Akt prawny
archiwalny
Wersja archiwalna od 2013-02-15 do 2015-07-06
Wersja archiwalna od 2013-02-15 do 2015-07-06
archiwalny
ZARZĄDZENIE Nr 3
MINISTRA SPRAW ZAGRANICZNYCH1)
z dnia 15 lutego 2013 r.
w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji archiwalnej
Na podstawie art. 5 ust. 3 pkt 5 i art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 i Nr 171, poz. 1016) zarządza się, co następuje:
§ 1. Wprowadza się do stosowania w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i placówkach zagranicznych:
1) „Instrukcję Kancelaryjną”;
2) „Wykaz stosowanych oznaczeń przez placówki zagraniczne”;
3) „Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt Ministerstwa Spraw Zagranicznych i placówek zagranicznych”;
4) „Instrukcję Archiwalną”.
§ 2. 1. Instrukcja Kancelaryjna stanowiąca załącznik nr 1 do zarządzenia, określa proces obiegu dokumentów począwszy od wpływu lub powstania dokumentacji jawnej wewnątrz jednostki organizacyjnej do momentu jej uznania za część dokumentacji Archiwum MSZ.
2. Czynności kancelaryjne wykonywane są w systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EOD).
3. Dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach archiwum i zarządzania informacją po uzyskaniu akceptacji dyrektora generalnego służby zagranicznej, może wskazać wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, określonego w ust. 2, poprzez określenie symboli klasyfikacyjnych z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt Ministerstwa Spraw Zagranicznych i placówek zagranicznych, dla których ustanawia się odrębny sposób dokumentowania spraw.
4. Do zakończenia wdrażania systemu EOD w Ministerstwie i placówkach zagranicznych, dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach archiwum i zarządzania informacją upoważniony jest do wydawania wytycznych określających proces obiegu i gromadzenia dokumentów w formie tradycyjnej.
§ 3. 1. Wykaz stosowanych oznaczeń przez placówki zagraniczne stanowiący załącznik nr 2 do zarządzenia, określa symbole literowe dla placówek zagranicznych, które stosuje się do oznaczania spraw.
2. Dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach archiwum i zarządzania informacją w porozumieniu z dyrektorem komórki organizacyjnej właściwej w sprawach konsularnych oraz z Biurem Dyrektora Generalnego, po uzyskaniu akceptacji dyrektora generalnego służby zagranicznej, aktualizuje wykaz, o którym mowa w ust. 1.
§ 4. 1. Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt Ministerstwa Spraw Zagranicznych i placówek zagranicznych stanowiący załącznik nr 3 do zarządzenia stanowi podstawę oznaczania, rejestracji i łączenia dokumentacji w akta spraw oraz służy do grupowania dokumentacji nie tworzącej akt spraw, zarówno w przypadku dokumentacji zawierającej informacje jawne i niejawne.
2. Czynności, o których mowa w ust. 1, dokonywane są przy wszczynaniu spraw i skutkują ustaleniem kwalifikacji archiwalnej dokumentacji.
§ 5. Instrukcja Archiwalna, stanowiąca załącznik nr 4 do Zarządzenia, określa zasady i tryb postępowania z dokumentacją spraw zakończonych przekazywaną do Archiwum MSZ.
§ 6. 1. W przypadku spraw niezakończonych, powstałych i zgromadzonych w Ministerstwie i placówkach zagranicznych przed dniem wejścia w życie Zarządzenia, sprawy należy zakończyć w prowadzonych dotychczas rejestrach i założyć pod nowym numerem sprawy w systemie EOD. W rejestrach spraw czyni się wzmiankę o ponownym założeniu sprawy i odnotowuje się poprzedni oraz nowy znak sprawy w sposób umożliwiający odnalezienie wzajemnie powiązanych spraw.
2. W przypadku, gdy kategoria archiwalna określona dla dokumentacji powstałej i zgromadzonej przed dniem wejścia w życie zarządzenia różni się od kategorii archiwalnej określonej w nowym jednolitym rzeczowym wykazie akt, stosuje się kategorię archiwalną o wartości wyższej.
3. Dokumentacja, która przed dniem wejścia w życie zarządzenia nie została w Ministerstwie i placówkach zagranicznych zakwalifikowana do odpowiednich kategorii archiwalnych, jest kwalifikowana na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt, stanowiącego załącznik nr 3 do zarządzenia.
§ 7. Traci moc:
1) zarządzenie nr 25 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 22 grudnia 2000 r. sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, przedstawicielstwach dyplomatycznych, misjach dyplomatycznych urzędach konsularnych oraz instytutach polskich.;
2) zarządzenie nr 31 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 31 grudnia 2009 r. w sprawie wprowadzenia jednolitego rzeczowego wykazu akt dla Ministerstwa Spraw Zagranicznych i placówek zagranicznych (Dz. Urz. Min. Spraw Zagr. z 2010 r. Nr 1, poz. 2, z 2011 r. Nr 2, poz. 5, Nr 5, poz. 37 i Nr 6, poz. 49.
§ 8. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 15 lutego 2013 r.
Minister Spraw Zagranicznych: Radosław Sikorski
|
|
1) Minister Spraw Zagranicznych kieruje działami administracji rządowej: sprawy zagraniczne oraz członkostwo Rzeczypospolitej Polskiej w Unii Europejskiej na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 listopada 2011 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. Nr 248, poz. 1492).
Załącznik nr 1 do
zarządzenia nr 3
Ministra Spraw Zagranicznych
z dnia 15.02.2013 r.
INSTRUKCJA KANCELARYJNA
Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj
Załącznik nr 2 do
zarządzenia nr 3
Ministra Spraw Zagranicznych
z dnia 15.02.2013 r.
Wykaz stosowanych oznaczeń przez placówki zagraniczne
| Nazwa placówki | skrót |
|
|
|
| Ambasada RP w Afganistanie | AMB.KAB |
| Ambasada RP w Albanii | AMB.TIR |
| Ambasada RP w Algierii | AMB.ALG |
| Ambasada RP w Angoli | AMB.LUA |
| Ambasada RP w Arabii Saudyjskiej | AMB.RIJ |
| Ambasada RP w Argentynie | AMB.BAI |
| Ambasada RP w Armenii | AMB.ERY |
| Ambasada RP w Australii | AMB.CAN |
| Ambasada RP w Austrii | AMB.WIE |
| Ambasada RP w Azerbejdżanie | AMB.BAK |
| Ambasada RP w Belgii | AMB.BRU |
| Ambasada RP na Białorusi | AMB.MIN |
| Ambasada RP w Bośni i Hercegowinie | AMB.SAR |
| Ambasada RP w Brazylii | AMB.BRA |
| Ambasada RP w Bułgarii | AMB.SOF |
| Ambasada RP w Chile | AMB.SCH |
| Ambasada RP w Chinach | AMB.PEK |
| Ambasada RP w Chorwacji | AMB.ZAG |
| Ambasada RP na Cyprze | AMB.NIK |
| Ambasada RP w Czarnogórze | AMB.POD |
| Ambasada RP w Czechach | AMB.PRA |
| Ambasada RP w Danii | AMB.KOP |
| Ambasada RP w Egipcie | AMB.KAI |
| Ambasada RP w Estonii | AM B.TAL |
| Ambasada RP w Etiopii | AMB.ADD |
| Ambasada RP w Finlandii | AMB.HEL |
| Ambasada RP we Francji | AMB.PAR |
| Ambasada RP w Grecji | AMB.ATE |
| Ambasada RP w Gruzji | AMB.TBI |
| Ambasada RP w Hiszpanii | AMB.MAD |
| Ambasada RP w Holandii | AM B.HAG |
| Ambasada RP w Indiach | AMB.NDE |
| Ambasada RP w Indonezji | AMB.DZA |
| Ambasada RP w Iraku | AMB.BAG |
| Ambasada RP w Iranie | AMB.TEH |
| Ambasada RP w Irlandii | AMB.DUB |
| Ambasada RP w Izraelu | AMB.TAW |
| Ambasada RP w Japonii | AMB.TOK |
| Ambasada RP w Jordanii | AMB.AMM |
| Ambasada RP w Kanadzie | AMB.OTT |
| Ambasada RP w Katarze | AMB.DOH |
| Ambasada RP w Kazachstanie | AMB.AST |
| Ambasada RP w Kenii | AMB.NAI |
| Ambasada RP w Kolumbii | AMB.BOG |
| Ambasada RP w Korei Południowej | AMB.SEU |
| Ambasada RP w Korei Północnej | AMB.PJO |
| Ambasada RP na Kubie | AMB.HAW |
| Ambasada RP w Kuwejcie | AMB.KUW |
| Ambasada RP w Libanie | AMB.BEJ |
| Ambasada RP w Libii | AMB.TRY |
| Ambasada RP na Litwie | AMB.WIL |
| Ambasada RP w Luksemburgu | AMB.LUK |
| Ambasada RP na Łotwie | AMB.RYG |
| Ambasada RP w Macedonii | AMB.SKO |
| Ambasada RP w Malezji | AMB.KLU |
| Ambasada RP w Maroku | AMB.RAB |
| Ambasada RP w Meksyku | AMB.MEK |
| Ambasada RP w Mołdawii | AMB.KIS |
| Ambasada RP w Niemczech | AMB.BER |
| Ambasada RP w Nigerii | AMB.ABU |
| Ambasada RP w Norwegii | AMB.OSL |
| Ambasada RP w Nowej Zelandii | AMB.WEL |
| Ambasada RP w Pakistanie | AMB.ISL |
| Ambasada RP w Peru | AMB.LIM |
| Ambasada RP w Portugalii | AMB.LIZ |
| Ambasada RP w Rosji | AMB.MOS |
| Ambasada RP w RPA | AMB.PRE |
| Ambasada RP w Rumunii | AMB.BUK |
| Ambasada RP w Serbii | AMB.BEL |
| Ambasada RP w Singapurze | AMB.SIN |
| Ambasada RP na Słowacji | AMB.BRT |
| Ambasada RP w Słowenii | AMB.LUB |
| Ambasada RP w Stanach Zjednoczonych | AMB.WAS |
| Ambasada RP w Syrii | AMB.DAM |
| Ambasada RP w Szwajcarii | AMB.BEN |
| Ambasada RP w Szwecji | AMB.SZT |
| Ambasada RP w Tajlandii | AMB.BAN |
| Ambasada RP w Tunezji | AMB.TUN |
| Ambasada RP w Turcji | AMB.ANK |
| Ambasada RP na Ukrainie | AMB.KIJ |
| Ambasada RP w Uzbekistanie | AMB.TAS |
| Ambasada RP w Watykanie | AMB.WAT |
| Ambasada RP w Wenezueli | AMB.CAR |
| Ambasada RP na Węgrzech | AMB.BUD |
| Ambasada RP w Wielkiej Brytanii | AMB.LON |
| Ambasada RP w Wietnamie | AMB.HAN |
| Ambasada RP we Włoszech | AMB.RZY |
| Ambasada RP w Zjednoczonych Emiratach Arabskich | AMB.AZA |
| Biuro Przedstawiciela RP w Ramallah | SP.RAM |
| Instytut Polski w Berlinie | IP.BER |
| Instytut Polski w Bratysławie | IP.BRT |
| Instytut Polski w Brukseli | IP.BRU |
| Instytut Polski w Budapeszcie | IP.BUD |
| Instytut Polski w Bukareszcie | IP.BUK |
| Instytut Polski w Düsseldorfie | IP.DUS |
| Instytut Polski w Kijowie | IP.KIJ |
| Instytut Polski w Londynie | IP.LON |
| Instytut Polski w Madrycie | IP.MAD |
| Instytut Polski w Mińsku | IP.MIN |
| Instytut Polski w Moskwie | IP.MOS |
| Instytut Polski w Nowym Jorku | IP.NJO |
| Instytut Polski w Paryżu | IP.PAR |
| Instytut Polski w Pradze | IP.PRA |
| Instytut Polski w Rzymie | IP.RZY |
| Instytut Polski w Sankt Petersburgu | IP.SPE |
| Instytut Polski w Sofii | IP.SOF |
| Instytut Polski w Sztokholmie | IP.SZT |
| Instytut Polski w Tel Awiwie | IP.TAW |
| Instytut Polski w Tokio | IP.TOK |
| Instytut Polski w Wiedniu | IP.WIE |
| Instytut Polski w Wilnie | IP.WIL |
| Konsulat Generalny RP w Ałmaty | KG.ALM |
| Konsulat Generalny RP w Barcelonie | KG.BAR |
| Konsulat Generalny RP w Brześciu | KG.BRZ |
| Konsulat Generalny RP w Charkowie | KG.CHA |
| Konsulat Generalny RP w Chicago | KG.CHI |
| Konsulat Generalny RP w Doniecku | KG.DON |
| Konsulat Generalny RP w Edynburgu | KG.EDY |
| Konsulat Generalny RP w Grodnie | KG.GRO |
| Konsulat Generalny RP w Hamburgu | KG.HAM |
| Konsulat Generalny RP w Hongkongu | KG.HON |
| Konsulat Generalny RP w Irkucku | KG.IRK |
| Konsulat Generalny RP w Kaliningradzie | KG.KAL |
| Konsulat Generalny RP w Kantonie | KG.KAN |
| Konsulat Generalny RP w Kolonii | KG.KOL |
| Konsulat Generalny RP w Kurytybie | KG.KUR |
| Konsulat Generalny RP w Lilie | KG.LIL |
| Konsulat Generalny RP w Los Angeles | KG.LAN |
| Konsulat Generalny RP we Lwowie | KG.LWO |
| Konsulat Generalny RP w Lyonie | KG.LYO |
| Konsulat Generalny RP w Łucku | KG.LUK |
| Konsulat Generalny RP w Malmö | KG.MAL |
| Konsulat Generalny RP w Manchesterze | KG.MAN |
| Konsulat Generalny RP w Mediolanie | KG.MED |
| Konsulat Generalny RP w Monachium | KG.MON |
| Konsulat Generalny RP w Montrealu | KG.MOT |
| Konsulat Generalny RP w Mumbaju | KG.MUM |
| Konsulat Generalny RP w Nowym Jorku | KG.NJO |
| Konsulat Generalny RP w Odessie | KG.ODE |
| Konsulat Generalny RP w Ostrawie | KG.OST |
| Konsulat Generalny RP w Reykjaviku | KG.REY |
| Konsulat Generalny RP w Sankt Petersburgu | KG.SPE |
| Konsulat Generalny RP w Sao Paulo | KG.SPA |
| Konsulat Generalny RP w Sewastopolu | KG.SEW |
| Konsulat Generalny RP w Stambule | KG.STA |
| Konsulat Generalny RP w Sydney | KG.SYD |
| Konsulat Generalny RP w Szanghaju | KG.SZA |
| Konsulat Generalny RP w Toronto | KG.TOR |
| Konsulat Generalny RP w Vancouver | KG.VAN |
| Konsulat Generalny RP w Winnicy | KG.WIN |
| Agencja Konsularna RP w Irbilu | AK.IRB |
| Agencja Konsularna RP w Smoleńsku | AK.SMO |
| Stałe Przedstawicielstwo RP przy NATO w Brukseli | SP.NATO.BRU |
| Stałe Przedstawicielstwo RP przy OBWE w Wiedniu | SP.OBWE.WIE |
| Stałe Przedstawicielstwo RP przy Biurze NZ i |
|
| Organizacjach Międzynarodowych w Wiedniu | SP.ONZ.WIE |
| Stałe Przedstawicielstwo RP przy OECD w Paryżu | SP.OECD.PAR |
| Stałe Przedstawicielstwo RP przy ONZ w Genewie | SP.ONZ.GEN |
| Stałe Przedstawicielstwo RP przy ONZ w Nowym Jorku | SP.ONZ.NJO |
| Stałe Przedstawicielstwo RP przy RE w Strasburgu | SP.RE.STR |
| Stałe Przedstawicielstwo RP przy UE w Brukseli | SP.UE.BRU |
| Stałe Przedstawicielstwo RP przy UNESCO w Paryżu | SP. UNESCO. PAR |
| Warszawskie Biuro Handlowe w Tajpej | WBH.TAJ |
| Biuro Przedstawiciela Rzeczypospolitej Polskiej |
|
| przy Palestyńskiej Władzy Narodowej | BPPWN.RAM |
* Skróty tworzone są z trzech pierwszych liter nazwy miasta, w którym znajduje się placówka. W przypadkach skrótów identycznych stosowana jest kolejna litera z nazwy miasta. Przy miastach, których nazwa składa się z dwóch członów skrót jest tworzony z pierwszej litery pierwszego członu i dwóch pierwszych z drugiego członu.
Załącznik nr 3 do
zarządzenia nr 3
Ministra Spraw Zagranicznych
z dnia 15.02. 2013 r.
JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT
MINISTERSTWA SPRAW ZAGRANICZNYCH
I PLACÓWEK ZAGRANICZNYCH
Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj
Załącznik nr 4 do
zarządzenia nr 3
Ministra Spraw Zagranicznych
z dnia 15.02.2013 r.
INSTRUKCJA ARCHIWALNA
Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj
