§ 1. Zarządzenie określa system oceny i usprawniania kontroli zarządczej w działach administracji rządowej kierowanych przez Ministra Spraw Zagranicznych.

§ 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) Ministerstwie - rozumie się przez to Ministerstwo Spraw Zagranicznych;

2) jednostce organizacyjnej - rozumie się przez to jednostkę podległą lub nadzorowaną przez Ministra Spraw Zagranicznych, wymienioną w załączniku do obwieszczenia Ministra Spraw Zagranicznych w sprawie wykazu jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra Spraw Zagranicznych;

3) komórce organizacyjnej - rozumie się przez to komórkę organizacyjną Ministerstwa wymienioną w zarządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie nadania statutu Ministerstwu Spraw Zagranicznych;

4) oświadczeniu o stanie kontroli zarządczej - rozumie się przez to oświadczenie składane przez Ministra za poprzedni rok w zakresie kierowanych przez niego działów administracji rządowej;

5) właścicielu procesu - zgodnie z Księgą Jakości rozumie się przez to osobę odpowiedzialną za prawidłowe zorganizowanie procesu w taki sposób, aby realizował on stawiany mu cel, ale nie ponoszącą odpowiedzialności za prawidłowość działania (wykonywanie zadań) poszczególnych komórek organizacyjnych uczestniczących w procesie i pracowników w nich pracujących.

§ 3. 1. Kontrolę zarządczą stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

2. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:

1) zgodności działania z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;

2) skuteczności i efektywności działania;

3) wiarygodności sprawozdań;

4) ochrony zasobów;

5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;

6) efektywności i skuteczności przepływu informacji;

7) zarządzania ryzykiem.

3. Ocena stanu kontroli zarządczej w działach administracji rządowej kierowanych przez Ministra Spraw Zagranicznych ma na celu uzyskanie informacji o stopniu zapewnienia osiągania celów, o których mowa w ust. 2.

§ 4. 1. Sekretarze stanu, podsekretarze stanu, dyrektor generalny służby zagranicznej, pełnomocnicy Ministra Spraw Zagranicznych, dyrektorzy komórek organizacyjnych i kierownicy jednostek organizacyjnych, właściciele procesów podejmują działania w celu zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w nadzorowanych lub kierowanych komórkach organizacyjnych i jednostkach organizacyjnych oraz w procesach, których są właścicielami, zgodnie ze standardami kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych.

2. Komórka organizacyjna właściwa w sprawach koordynacji kontroli zarządczej koordynuje działania związane z oceną stanu kontroli zarządczej oraz procesem jej usprawniania w działach administracji rządowej kierowanych przez Ministra Spraw Zagranicznych.

§ 5. Źródłami informacji na temat stanu kontroli zarządczej w działach administracji rządowej kierowanych przez Ministra Spraw Zagranicznych są w szczególności:

1) wyniki monitorowania kontroli zarządczej;

2) wyniki samooceny;

3) wyniki zadań audytowych;

4) ustalenia kontroli przeprowadzonych przez komórkę organizacyjną właściwą w sprawie instytucjonalnej kontroli wewnętrznej i instytucje zewnętrzne;

5) wyniki analizy skarg i wniosków wpływających do Ministerstwa.

§ 6. 1. Monitorowanie kontroli zarządczej prowadzone jest przez osoby wymienione w § 4 ust. 1.

2. Monitorowanie, o którym mowa w ust. 1, polega w szczególności na ustaleniu, czy:

1) działania nadzorowanych jednostek oraz podległych pracowników pozostają w zgodzie z przepisami prawa, zasadami przyjętymi w jednostce oraz ze standardami kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych;

2) nadano odpowiednią rangę zapewnieniu jakości wykonywanych zadań i usług;

3) zadania i odpowiedzialność poszczególnych komórek organizacyjnych i jednostek organizacyjnych oraz pracowników zostały przypisane w sposób jasny i przejrzysty;

4) zasoby, w tym finansowe, są zużywane oszczędnie, celowo, efektywnie i terminowo oraz są dostatecznie zabezpieczone i nadzorowane;

5) plany działalności, programy, zamierzenia i cele są nadzorowane i osiągalne;

6) dane i informacje publikowane lub udostępniane wewnątrz i na zewnątrz Ministerstwa i jednostek organizacyjnych są dokładne, wiarygodne i aktualne;

7) ryzyka związane z realizacją zadań są na bieżąco identyfikowane i analizowane celem ciągłej poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej;

8) przestrzegane są zasady etycznego postępowania;

9) realizowane są działania w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej.

3. Informacja o efektach monitorowania prowadzonego przez osoby wymienione w ust. 1 zbierana jest, co najmniej raz do roku.

4. Osoby wymienione w ust. 1 przekazują informację na temat efektów monitorowania za rok poprzedni, w terminie 2 tygodni od uruchomienia procesu zbierania informacji przez komórkę organizacyjną właściwą w sprawach koordynacji kontroli zarządczej.

§ 7. 1. Samoocena to sformalizowana, dotycząca określonego przedziału czasu, ocena systemu kontroli zarządczej dokonywana przez osoby wymienione w § 6 ust. 1, co najmniej raz w roku.

2. Proces samooceny, uruchamiany jest przez komórkę organizacyjną właściwą w sprawach koordynacji kontroli zarządczej przy wykorzystaniu dedykowanego kwestionariusza samooceny.

3. Osoby wymienione w § 6 ust. 1 przekazują wyniki samooceny w terminie 2 tygodni od uruchomienia procesu przez komórkę organizacyjną właściwą w sprawach koordynacji kontroli zarządczej.

§ 8. Komórka organizacyjna właściwa w sprawie instytucjonalnej kontroli wewnętrznej oraz audytu wewnętrznego przygotowuje informacje w zakresie określonym w § 5 pkt. 3-4 w terminie 2 tygodni od uruchomienia procesu przez komórkę organizacyjną właściwą w sprawach koordynacji kontroli zarządczej.

§ 9. Komórka organizacyjna właściwa w sprawie skarg i wniosków przygotowuje informacje w zakresie określonym w § 5 pkt 5 w terminie w terminie 2 tygodni od uruchomienia procesu przez komórkę organizacyjną właściwą w sprawach koordynacji kontroli zarządczej.

§ 10. Dyrektor generalny służby zagranicznej określi wzory kwestionariuszy i schematów stosowanych w procesie pozyskiwania informacji na temat stanu kontroli zarządczej w działach administracji rządowej kierowanych przez Ministra Spraw Zagranicznych.

§ 11. 1. Każdy pracownik zgłasza bezpośredniemu przełożonemu uwagi dotyczące funkcjonowania i usprawniania kontroli zarządczej w działach administracji rządowej kierowanych przez Ministra Spraw Zagranicznych.

2. Osoby wymienione w § 6 ust. 1 podejmują na bieżąco środki zaradcze wobec wszelkich zaobserwowanych problemów w funkcjonowaniu kontroli zarządczej, w szczególności poprzez:

1) zmianę i aktualizację funkcjonujących procedur i procesów w zakresie ich właściwości;

2) inicjowanie zmian i aktualizacji funkcjonujących procedur i procesów, będących właściwością innych podmiotów.

3. Każdorazowo wraz z samooceną, a także na wniosek dyrektora komórki organizacyjnej właściwej w sprawach koordynacji kontroli zarządczej, dyrektorzy komórek organizacyjnych oraz kierownicy jednostek organizacyjnych przesyłają informację na temat stwierdzonych problemów w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej wraz z propozycjami wdrożenia adekwatnych środków zaradczych i usprawniających, a także wykazem już podjętych działań, w terminie określonym przez dyrektora komórki organizacyjnej właściwej w sprawach koordynacji kontroli zarządczej.

4. Komórka organizacyjna właściwa w sprawach koordynacji kontroli zarządczej przygotowuje projekt planu wdrożenia środków zaradczych i usprawniających, przekazuje go do konsultacji Przewodniczącemu Komitetu Audytu, a następnie do zatwierdzenia dyrektorowi generalnemu służby zagranicznej.

5. Informacje, o których mowa w § 6 ust. 3, § 7 ust. 3, § 8, § 9 ust. 1 i § 11 ust. 3, podlegają analizie, monitorowaniu i gromadzeniu w komórce organizacyjnej właściwej w sprawach koordynacji kontroli zarządczej.

6. Komórka organizacyjna właściwa w sprawach koordynacji kontroli zarządczej nadzoruje realizację planu wdrożenia środków zaradczych i usprawniających oraz sporządza sprawozdanie z jego wykonania do 15 lutego według stanu na dzień 31 grudnia, a także każdorazowo na wniosek Ministra Spraw Zagranicznych.

§ 12. 1. Komórka organizacyjna właściwa w sprawach koordynacji kontroli zarządczej, na podstawie źródeł wymienionych w § 5, w terminie do dnia 31 marca, przygotowuje projekt oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni oraz harmonogram wdrożenia ewentualnych działań usprawniających wskazanych w projekcie oświadczenia.

2. Komórka organizacyjna właściwa w sprawach koordynacji kontroli zarządczej przekazuje projekt oświadczenia oraz harmonogram, o którym mowa w ust. 1, do Komitetu Audytu w celu zaopiniowania.

3. Komitet Audytu przekazuje do komórki organizacyjnej właściwej w sprawach koordynacji kontroli zarządczej opinię na temat projektu oświadczenia oraz harmonogramu, o którym mowa w ust. 1, w terminie 2 tygodni od ich otrzymania.

4. Komórka organizacyjna właściwa w sprawach koordynacji kontroli zarządczej przekazuje projekt oświadczenia o stanie kontroli zarządczej oraz harmonogram, o którym mowa w ust. 1, wraz z opinią Komitetu Audytu, Ministrowi Spraw Zagranicznych. Harmonogram wdrożenia działań usprawniających podlega zatwierdzeniu przez Ministra Spraw Zagranicznych.

§ 13. Traci moc zarządzenie nr 8 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 15 lutego 2011 r. w sprawie systemu oceny i usprawniania kontroli zarządczej w działach administracji rządowej kierowanych przez Ministra Spraw Zagranicznych.

§ 14. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą od dnia 11 lipca 2012 r.