Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. 1. W celu realizacji misji oraz zapewnienia wysokich standardów działania Ministerstwa Spraw Zagranicznych i placówek zagranicznych, jak również budowania trwałej kultury organizacyjnej opartej na filozofii zarządzania jakością i wartościach etycznych stosuje się system zarządzania jakością i system przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym.

§ 2.Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) Ministrze - oznacza to Ministra Spraw Zagranicznych;

2) Ministerstwie - oznacza to Ministerstwo Spraw Zagranicznych;

3) jakości - oznacza to spełnienie wymagań mających zastosowanie do działania Ministerstwa;

4) doskonaleniu - oznacza to działania mające na celu zwiększenie zdolności do spełnienia wymagań;

5) Kierownictwie Ministerstwa - oznacza to Ministra, sekretarzy stanu, podsekretarzy stanu i dyrektora generalnego służby zagranicznej, zwanego dalej „dyrektorem generalnym”;

6) Księdze Jakości - oznacza to dokument opisujący system zarządzania jakością i system przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym, stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia;

7) podejściu procesowym - oznacza to systematyczną identyfikację procesów oraz odpowiednie zarządzanie tymi procesami i ich wzajemnymi powiązaniami;

8) procedurze - oznacza to ustalony sposób postępowania;

9) placówce zagranicznej - oznacza to przedstawicielstwo dyplomatyczne, stałe przedstawicielstwo przy organizacji międzynarodowej, urząd konsularny, instytut polski lub inną placówkę podległą Ministrowi, mającą siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej;

10) regulaminie - oznacza to regulamin organizacyjny Ministerstwa;

11) Systemie Zarządzania Jakością - oznacza to system zgodny z wymaganiami normy PN-EN ISO 9001:2009;

12) Systemie Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym - oznacza to system zgodny w wymaganiami dodatkowymi do PN-EN ISO 9001:2009;

13) wymaganiach - oznacza to wymagania wynikające z: przepisów prawa oraz z możliwych do realizacji potrzeb i oczekiwań stron zainteresowanych działaniem Ministerstwa oraz placówek zagranicznych, jak również wymagania własne ustanowione przez Ministerstwo.

Rozdział 2

System Zarządzania Jakością

§ 3. 1. System Zarządzania Jakością to zestaw wzajemnie powiązanych lub wzajemnie na siebie oddziałujących elementów służących kierowaniu, koordynowaniu i nadzorowaniu działań zapewniających osiąganie zakładanych celów Ministerstwa i placówek zagranicznych dotyczących jakości.

2. Zakres Systemu Zarządzania Jakością został określony w Księdze Jakości.

3. System Zarządzania Jakością funkcjonuje zgodnie z zasadami i procedurami określonymi w Księdze Jakości.

4. System Zarządzania Jakością oparty jest na podejściu procesowym.

5. Stosowanie zasad i procedur Systemu Zarządzania Jakością jest obowiązkiem pracowników Ministerstwa i placówek zagranicznych objętych tym systemem.

Rozdział 3

System Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym

§ 4. 1. System Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym to część systemu zarządzania ukierunkowana na zapewnienie zaufania, że Ministerstwo i placówki zagraniczne wdrożyły rozwiązania eliminujące lub w znacznym stopniu ograniczające możliwość występowania zjawisk korupcyjnych.

2. Zakres i zasady Systemu Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym zostały określone w Księdze Jakości.

3. Stosowanie zasad i procedur Systemu Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym jest obowiązkiem pracowników Ministerstwa i placówek zagranicznych objętych tym systemem.

Rozdział 4

Pełnomocnik Systemu Zarządzania Jakością

§ 5. 1. Ustanawia się Pełnomocnika Systemu Zarządzania Jakością, zwanego dalej „Pełnomocnikiem SZJ”.

2. Pełnomocnika SZJ wyznacza i odwołuje Minister w drodze decyzji.

§ 6.1. Zakres działania Pełnomocnika SZJ obejmuje opracowanie, wdrożenie, stosowanie i ciągłe doskonalenie Systemu Zarządzania Jakością.

2. Do zadań Pełnomocnika SZJ należy w szczególności:

1) kierowanie opracowaniem, wdrożeniem i doskonaleniem Systemu Zarządzania Jakością;

2) przygotowanie Systemu Zarządzania Jakością do certyfikacji;

3) upowszechnienie znajomości polityki jakości i polityki antykorupcyjnej, prawidłowego rozumienia pojęcia jakości, jak również stosowania zasad i procedur systemu zarządzania jakością, o których mowa w Księdze Jakości;

4) planowanie i nadzór nad realizacją audytów jakości zgodnie z właściwą procedurą określoną w Księdze Jakości;

5) nadzorowanie skuteczności wdrożenia działań korekcyjnych, korygujących i zapobiegawczych dotyczących Systemu Zarządzania Jakością, zgodnie z właściwymi procedurami określonymi w Księdze Jakości, utrzymywanie kontaktów zewnętrznych w sprawach związanych z Systemem Zarządzania Jakością, z zachowaniem zasad wynikających z regulaminu;

6) przedstawianie, co najmniej raz w roku, Kierownictwu Ministerstwa sprawozdania z działania Systemu Zarządzania Jakością, jego skuteczności oraz potrzeb, w tym w zakresie niezbędnych zasobów, związanych z jego doskonaleniem;

7) przygotowywanie i organizowanie przeglądów zarządzania zgodnie z właściwą procedurą określoną w Księdze Jakości;

8) nadzorowanie dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością zgodnie z właściwą procedurą określoną w Księdze Jakości;

3. W zakresie określonym w ust. 1 i 2 Pełnomocnik SZJ może wydawać polecenia służbowe dyrektorom komórek organizacyjnych oraz kierownikom placówek zagranicznych objętych tym systemem.

§ 7.1. Pełnomocnik SZJ może powierzyć wykonanie działań, o których mowa w § 6 osobie podlegającej mu służbowo.

2. Pełnomocnik SZJ współpracuje z Przedstawicielem Kierownictwa ds. systemu przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym oraz Pełnomocnikiem Ministra Spraw Zagranicznych ds. Procedur Antykorupcyjnych.

Rozdział 5

Przedstawiciel kierownictwa Ministerstwa ds. systemu przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym

§ 8. 1. Powołuje się Przedstawiciela Kierownictwa Ministerstwa ds. systemu przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym zwanego dalej Przedstawicielem Kierownictwa.

2. Przedstawiciela Kierownictwa, z grona Kierownictwa Ministerstwa, wyznacza i odwołuje Minister w drodze decyzji.

§ 9.1. Zakres działania Przedstawiciela Kierownictwa obejmuje: opracowanie, wdrożenie, stosowanie i ciągłe doskonalenie systemu przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym.

2. Do zadań Przedstawiciela Kierownictwa należy w szczególności:

1) kierowanie opracowaniem, wdrożeniem i doskonaleniem systemu przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym;

2) współdziałanie z Pełnomocnikiem SZJ w zakresie certyfikacji SZJ i SPZK;

3) zapewnienie upowszechniania w Ministerstwie i placówkach zagranicznych wiedzy o zagrożeniach korupcyjnych oraz rozwiązaniach im przeciwdziałającym;

4) nadzorowanie przestrzegania zasad i procedur systemu przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym określonych w Księdze Jakości;

5) nadzorowanie realizacji audytów jakości w zakresie dotyczącym systemu przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym, zgodnie z właściwą procedurą określoną w Księdze Jakości;

6) nadzorowanie skuteczności wdrożenia działań korygujących i zapobiegawczych dotyczących systemu przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym.

2. W zakresie określonym w ust. 1 i 2 Przedstawiciel Kierownictwa może wydawać polecenia służbowe dyrektorom komórek organizacyjnych oraz kierownikom placówek zagranicznych objętych tym systemem.

§ 10.1. Przedstawiciel Kierownictwa współpracuje z Pełnomocnikiem SZJ oraz Pełnomocnikiem Ministra Spraw Zagranicznych ds. Procedur Antykorupcyjnych.

2. Przedstawiciel Kierownictwa może upoważnić Pełnomocnika Ministra Spraw Zagranicznych ds. Procedur Antykorupcyjnych do wykonywania w jego imieniu zadań określonych w § 9.

§ 11.1. Księga Jakości stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia.

2. Zmiana załącznika nr 2 do Księgi Jakości - „Wykaz podstawowych aktów prawnych regulujących funkcjonowanie Ministerstwa w obszarach objętych SZJ i SPZK, w których mogą występować zagrożenia korupcyjne”, nie wymaga zmiany zarządzenia.

3. Upoważnionym do zmiany i zatwierdzania załącznika nr 2 do Księgi Jakości jest Pełnomocnik Ministra Spraw Zagranicznych ds. Procedur Antykorupcyjnych.

4. Zmiana organigramu funkcjonalnego MSZ zawartego w Księdze Jakości nie wymaga zmiany zarządzenia.

5. Upoważnionym do zmiany i zatwierdzania organigramu funkcjonalnego MSZ jest Pełnomocnik SZJ.

§ 12.Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 maja 2012 r.