Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1

[1] 1. Zarządzenie określa tryb i zasady udzielania, rozliczania i kontroli wykonania dotacji celowych Ministra Spraw Zagranicznych dla podmiotów wymienionych w art. 127 ust. 1 pkt 1 lit. a, b i e ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm).

2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) dotacji celowej – rozumie się przez to środki w rozumieniu art. 127 ustawy pochodzące z budżetu państwa;

2) komisji – rozumie się przez to komisję konkursową powołaną w drodze decyzji przez Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej;

3) Ministerstwie – rozumie się przez to Ministerstwo Spraw Zagranicznych;

4) organizacjach pozarządowych – rozumie się przez to organizacje pozarządowe w rozumieniu art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536, z późn. zm.) oraz podmioty, o których mowa w art. 3 ust. 3 tej ustawy;

5) postępowaniu dotacyjnym – rozumie się przez to procedurę zlecania realizacji zadań publicznych przez Ministerstwo w drodze otwartego konkursu ofert, rozpoczynającą się wnioskiem o jej wszczęcie, a kończącą się zatwierdzeniem rozliczenia przyznanej dotacji;

6) rozporządzeniu – rozumie się przez to rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty realizacji i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2011 r. Nr 6, poz. 25);

7) ustawie – rozumie się przez to ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.);

8) ustawie o działalności pożytku publicznego – rozumie się przez to ustawę z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536, z późn. zm.);

9) właściwym członku kierownictwa – rozumie się przez to odpowiednio Ministra Spraw Zagranicznych, sekretarza stanu, podsekretarza stanu nadzorującego komórkę organizacyjną występującą z wnioskiem o wszczęcie postępowania dotacyjnego oraz nadzorującego postępowanie dotacyjne;

10) właściwej komórce organizacyjnej – rozumie się przez to właściwą merytorycznie komórkę organizacyjną Ministerstwa, której dyrektor występuje z wnioskiem o wszczęcie postępowania dotacyjnego;

11) wnioskodawcy – rozumie się przez to podmiot, którzy złożył wniosek projektowy;

12) wniosku projektowym – rozumie się przez to ofertę na realizację zleconego zadania publicznego w rozumieniu art. 47 ustawy;

13) wykonawcę – rozumie się przez to podmiot, z którym zawarta została umowa na realizację zadania publicznego i któremu przyznana została dotacja celowa na jego realizację.

§ 2

1. Dotacji celowych, dla podmiotów określonych w § 1 ust. 1, udziela się w drodze konkursu.

2. Przepisów zarządzenia nie stosuje się w przypadku, gdy tryb i zasady udzielania lub rozliczania dotacji określają odrębne przepisy, umowa międzynarodowa lub porozumienie o współpracy zawarte przez Ministra Spraw Zagranicznych z jednostką sektora finansów publicznych, będącą państwową osoba prawną.

3. Do udzielania pomocy humanitarnej na podstawie art. 11a ustawy o działalności pożytku publicznego oraz na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 16 września z 2011 r. o współpracy rozwojowej (Dz. U. Nr 234, poz. 1386) nie stosuje się przepisów niniejszego zarządzenia dotyczących wszczęcia postępowania dotacyjnego oraz komisji konkursowej, zasad oceny i wyboru wniosków projektowych.

§ 3

1. Dotacje celowe nie mogą być przyznawane podmiotom, w których pracownicy Ministerstwa lub placówek zagranicznych pełnią funkcje w organach zarządzających lub organach kontroli lub nadzoru, chyba, że zostali skierowani do pełnienia tych funkcji przez Ministra Spraw Zagranicznych lub pełnią te funkcje w podmiocie należącym do sektora finansów publicznych albo w fundacji, której fundatorem jest Skarb Państwa.

2. Z postępowania dotacyjnego wyklucza się podmioty, które na dzień zakończenia naboru wniosków projektowych:

1) nie przedstawiły wymaganego przed tym terminem sprawozdania z realizacji zadania publicznego;

2) nie dokonały wymaganego zwrotu niewykorzystanej części dotacji;

3) nie dokonały wymaganego zwrotu dotacji lub jej części wykorzystanej niezgodnie z przeznaczeniem, pobranej nienależnie lub w nadmiernej wysokości;

4) nie dokonały wymaganego zwrotu dotacji lub jej części wykorzystanej niezgodnie z warunkami umowy;

5) co do których z przyczyn leżących po stronie tego podmiotu nie zakończono kontroli rozliczenia dotacji.

3. Z postępowania dotacyjnego wyklucza się podmioty, w których osoby, wobec których orzeczono zakaz pełnienia funkcji związanych z dysponowaniem środkami publicznymi, pełnią funkcje w organach zarządzających bądź zostały upoważnione do podpisania umowy dotacji lub jej rozliczenia.

4. Pracownicy Ministerstwa i placówek zagranicznych nie mogą być podwykonawcami umów dotacji ani wykonywać innych zajęć zarobkowych na rzecz podmiotu, który realizuje zadanie publiczne sfinansowane lub dofinansowane ze środków dotacji przyznanych przez Ministra.

4a. Z udziału w postępowaniu dotacyjnym wyklucza się fundacje, które w dwóch okresach sprawozdawczych poprzedzających to postępowanie w sposób uporczywy nie dopełniają obowiązku, o którym mowa w art. 12 ust. 2 ustawy z dnia 6 kwietnia 1984 r. o fundacjach (Dz. U. z 1991 r. Nr 46, poz. 203, z późn. zm.).

Rozdział 2

Wszczęcie postępowania dotacyjnego

§ 4

1. Konkurs ogłasza się na wniosek właściwej komórki organizacyjnej z jej inicjatywy własnej lub na podstawie wniosków projektowych zgłoszonych przez organizacje pozarządowe.

2. Podstawą wszczęcia postępowania dotacyjnego jest wniosek o wszczęcie postępowania zatwierdzony przez właściwego członka kierownictwa. Wzór wniosku określony został w załączniku nr 1 do zarządzenia.

3. Załącznikiem do wniosku, o którym mowa w ust. 2, jest projekt ogłoszenia o konkursie oraz projekt regulaminu konkursu. Ramowy wzór ogłoszenia o wszczęciu postępowania dotacyjnego oraz ramowy wzór regulaminu konkursu określone zostały odpowiednio w załącznikach nr 2 i 3 do zarządzenia.

4. Dokumenty, o których mowa w ust. 3, podlegają opublikowaniu w Biuletynie Informacji Publicznej, na stronie internetowej Ministerstwa oraz w siedzibie Ministerstwa.

5. Termin składania wniosków projektowych w konkursie nie może być krótszy niż 21 dni od momentu publikacji, o której mowa w ust. 4.

6. Wnioski projektowe składane przez organizacje pozarządowe z własnej inicjatywy podlegają ocenie właściwej merytorycznie komórki organizacyjnej pod względem celowości realizacji zadania publicznego, w terminie nieprzekraczającym 1 miesiąca od dnia wpłynięcia wniosku projektowego.

7. Wnioskodawca jest informowany o ocenie wniosku projektowego, o której mowa w ust. 6, a w przypadku uzyskania pozytywnej opinii właściwej komórki organizacyjnej oraz jej akceptacji przez właściwego członka kierownictwa, wnioskodawca jest informowany o trybie i terminie ogłoszenia otwartego konkursu ofert. Postępowanie dotacyjne organizowane z inicjatywy organizacji pozarządowych przeprowadza się zgodnie z przepisami zarządzenia.

Rozdział 3

Komisja konkursowa, zasady oceny i wyboru wniosków projektowych

§ 5

1. Obsługę kancelaryjną i administracyjną postępowania dotacyjnego zapewnia właściwa komórka organizacyjna.

2. Oceny i wyboru wniosków projektowych złożonych w ramach postępowania dotacyjnego dokonuje komisja.

3. Komisja składa się z przewodniczącego, jego zastępcy lub zastępców, sekretarza oraz z co najmniej czterech innych członków.

4. Komisję powołuje na wniosek dyrektora właściwej komórki organizacyjnej dyrektor generalny służby zagranicznej w drodze decyzji wyznaczając imiennie przewodniczącego komisji, jego zastępcę lub zastępców i sekretarza oraz wskazując liczbę członków i nazwę komórek organizacyjnych, z których pochodzą. Członkowie komisji niewyznaczeni imiennie są wskazywani pisemnie przez dyrektorów komórek organizacyjnych wymienionych w treści decyzji, a członkowie komisji będący przedstawicielami organizacji pozarządowych wyznaczani są pisemnie przez dyrektora właściwej komórki organizacyjnej po przeprowadzeniu naboru, o którym mowa w ust. 6. W razie nieobecności członka Komisji będącego pracownikiem Ministerstwa, niewyznaczonego imiennie przez dyrektora generalnego służby zagranicznej, dyrektor odpowiedniej komórki organizacyjnej wyznacza pisemnie innego pracownika do pracy w komisji, jeżeli jest to niezbędne dla zapewnienia właściwego przebiegu prac komisji. Wzór decyzji w sprawie powołania komisji określony został w załączniku nr 4 do zarządzenia.

5. W skład komisji nie może wchodzić dyrektor właściwej komórki organizacyjnej, który działając na podstawie upoważnienia Ministra, będzie podpisywał umowę o dotację.

6. Kandydatów na członków komisji reprezentujących organizacje pozarządowe Ministerstwo dokonuje w drodze otwartego naboru.

7. Najpóźniej w dniu ogłoszenia konkursu właściwa komórka organizacyjna publikuje na stronach internetowych i w siedzibie Ministerstwa, a w miarę możliwości także na portalach poświęconych działalności organizacji pozarządowych, zaproszenie do zgłaszania kandydatów na członków komisji, według wzoru określonego w załączniku nr 8 do zarządzenia.

8. Właściwa komórka organizacyjna dokonuje formalnej weryfikacji zgłoszeń, zgodnie z kryteriami opisanymi w zaproszeniu, o którym mowa w ust. 7. Kandydatów spełniających kryteria formalne umieszcza się w drodze losowania na liście, według kolejności wylosowania. Na losowanie zaprasza się kandydatów oraz przedstawicieli zgłaszających ich organizacji pozarządowych. Do komisji dyrektor właściwej komórki organizacyjnej wyznacza osoby wylosowane w pierwszej kolejności. W przypadku konieczności wyłączenia członka komisji jej skład uzupełnia się o kolejne osoby z listy.

9. Ilość przedstawicieli organizacji pozarządowych nie powinna być mniejsza niż 10% ogółu członków komisji, jednak nie mniej niż 2 osoby chyba, że liczba kandydatów spełniających wymagania jest mniejsza lub nie zgłoszono przedstawicieli organizacji pozarządowych.

10. Przewodniczący komisji może zapraszać do udziału w jej pracach, z głosem doradczym lub jako niezależnych obserwatorów, przedstawicieli innych komórek organizacyjnych Ministerstwa, urzędów, instytucji lub organizacji, a także ekspertów.

11. Do osób, określonych w ust. 10, stosuje się przepisy dotyczące zapobiegania konfliktowi interesów wśród członków komisji, określone w § 6 ust. 3–7.

12. Szczegółowy sposób i tryb działania komisji określa regulamin pracy komisji przyjęty przez komisję i zatwierdzony przez dyrektora właściwej komórki organizacyjnej. Regulamin pracy komisji zawiera w szczególności:

1) zasady organizacji pracy komisji i podkomisji w przypadku ich utworzenia;

2) sposób oceny wniosków projektowych i zasady podejmowania decyzji o wyborze wniosków projektowych najkorzystniejszych do sfinansowania, w tym wagę przyznawaną poszczególnym kryteriom wynikającym z regulaminu konkursu;

3) obowiązki i uprawnienia przewodniczącego, zastępcy przewodniczącego, sekretarza i członków komisji, z zastrzeżeniem ust. 13.

13. Do zadań przewodniczącego komisji należy w szczególności:

1) organizacja pracy komisji, w tym zwoływanie posiedzeń komisji;

2) zapewnienie podczas prac komisji bezstronności i przejrzystości jej prac;

3) zapewnienie stosowania i przestrzegania postanowień regulaminu konkursu oraz regulaminu pracy komisji przez wszystkich członków komisji;

4) nadzór nad dokumentacją związaną z pracą komisji.

14. Do zadań komisji należy w szczególności:

1) ocena wniosków projektowych złożonych w postępowaniu dotacyjnym i wybór najkorzystniejszych wniosków projektowych w oparciu o kryteria ustalone w regulaminie konkursu;

2) sporządzenie uzasadnienia wyboru lub odrzucenia wniosków projektowych;

3) przedstawienie do akceptacji właściwego członka kierownictwa listy wniosków projektowych rekomendowanych do realizacji wraz z proponowanymi kwotami dotacji dla poszczególnych wnioskodawców;

4) przedstawienie do akceptacji właściwego członka kierownictwa ewentualnie listy wniosków rezerwowych, które mogą zostać dofinansowane w przypadku rezygnacji z realizacji zadania publicznego przez wnioskodawcę znajdującego się na liście wniosków rekomendowanych lub do uzyskania w inny sposób dodatkowych środków finansowych.

15. Dyrektor właściwej komórki organizacyjnej na wniosek przewodniczącego komisji może zlecać, w tym podmiotom zewnętrznym, przygotowanie opinii i innych materiałów niezbędnych do prac komisji. Zlecenia dokonuje się zgodnie z przepisami obowiązującymi w Ministerstwie.

16. Przewodniczący komisji na okres swojej nieobecności wskazuje pisemnie zastępcę, któremu powierza kierowanie pracami komisji, jeżeli dyrektor generalny służby zagranicznej wyznaczył w decyzji więcej niż jednego zastępcę.

17. Nadzór nad pracami komisji sprawuje właściwy członek kierownictwa.

18. Przewodniczący komisji informuje właściwego członka kierownictwa o przebiegu prac komisji.

§ 6

1. Wnioski projektowe powinny zostać sporządzone w oparciu o wzór oferty określony w załączniku nr 1 do rozporządzenia.

2. Komisja dokonuje oceny wniosków projektowych pod względem formalnym oraz merytorycznym.

3. Przed przystąpieniem do oceny wniosków projektowych każdy członek komisji składa deklarację dotyczącą powiązania z wnioskodawcami w danym postępowaniu dotacyjnym. Wzór deklaracji określony został w załączniku nr 5 do zarządzenia.

4. Do członków komisji stosuje się przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071, z późn. zm.) dotyczące wyłączenia pracownika.

5. Zasady wyłączania osób ze składu komisji określone są w załączniku nr 6 do zarządzenia.

6. Do członków komisji stosuje się zasady wyłączania ze składu komisji lub z oceny wniosków projektowych określone w załączniku nr 6 do zarządzenia.

7. W przypadku konieczności całkowitego wyłączenia członka komisji powołanego imiennie przez dyrektora generalnego służby zagranicznej z udziału w procedurze dotacyjnej, ze względu na zaistnienie okoliczności wymienionych w załączniku nr 6 do zarządzenia, właściwa komórka organizacyjna przygotowuje projekt decyzji dyrektora generalnego służby zagranicznej zmieniającej skład komisji i powołującej w jej skład nowych członków. Do momentu dokonania zmian w składzie komisji, komisja może kontynuować swoje prace, bez udziału członków podlegających wyłączeniu. Członkowie podlegający wyłączeniu mogą podejmować wyłącznie czynności niecierpiące zwłoki ze względu na interes społeczny lub ważny interes wnioskodawców.

§ 7

1. Oceny wniosków projektowych pod względem formalnym dokonują minimum dwaj członkowie komisji wyznaczeni przez przewodniczącego komisji.

2. Wnioski projektowe, które nie spełniają wymagań formalnych określonych w regulaminie konkursu, w szczególności:

1) złożone zostały przez wnioskodawców do tego nieuprawnionych;

2) ich zakres tematyczny nie odpowiada założeniom określonym w regulaminie konkursu;

3) zostały złożone po regulaminowym terminie zgłoszenia wniosków projektowych;

podlegają odrzuceniu bez ich oceny merytorycznej.

3. Jeżeli ocena formalna prowadzona jest odrębnie od oceny merytorycznej z oceny formalnej sporządzany jest protokół zatwierdzany przez przewodniczącego komisji i jego zastępcę lub zastępców, jeśli zostali powołani oraz przez członków komisji, o których mowa w ust. 1.

4. W przypadku, o którym mowa w ust. 3, lista wnioskodawców, którzy złożyli wnioski projektowe odrzucone pod względem formalnym, jest publikowana w formie elektronicznej na stronie internetowej Ministerstwa niezwłocznie po zatwierdzeniu przez właściwego członka kierownictwa.

§ 8

1. Ocena wniosków projektowych pod względem merytorycznym odbywa się na podstawie kryteriów określonych w regulaminie konkursu.

2. Każdy wniosek projektowy, spełniający wymogi formalne, jest oceniany pod względem merytorycznym przez minimum dwóch członków komisji.

3. Członek komisji nieobecny na posiedzeniu przekazuje swoje oceny w formie przewidzianej w regulaminie pracy komisji.

4. Do podjęcia przez komisję decyzji w zakresie rekomendacji udzielenia dotacji wymagana jest obecność, ponad połowy członków komisji.

5. Komisja wystawia ocenę dla danego wniosku projektowego w oparciu o oceny wystawione przez poszczególnych członków komisji opiniujących wniosek projektowy oraz uwagi pozostałych członków komisji, zgodnie z regulaminem prac komisji.

6. Wnioski projektowe, które uzyskały pozytywną ocenę komisji i mieszczą się w limicie środków finansowych przeznaczonych na konkurs, są kwalifikowane do umieszczenia na liście wniosków projektowych rekomendowanych do realizacji i udzielenia dotacji.

7. Wnioski projektowe, które uzyskały pozytywną ocenę komisji i nie mieszczą się w limicie środków finansowych przeznaczonych na konkurs, mogą być zakwalifikowane do umieszczenia na liście wniosków projektowych rezerwowych rekomendowanych do realizacji i udzielenia dotacji, w przypadku rezygnacji z realizacji zadania publicznego przez wnioskodawcę umieszczonego na liście wniosków projektowych rekomendowanych do realizacji i udzielenia dotacji lub uzyskania w inny sposób dodatkowych środków finansowych.

8. Kolejność na liście wniosków projektowych rekomendowanych oraz rezerwowych ustala się w porządku malejącym na podstawie ocen przyznanych przez komisję.

§ 9

1. Z prac komisji sporządzany jest protokół końcowy, który jest przekazywany do zatwierdzenia właściwemu członkowi kierownictwa.

2. Protokół zawiera w szczególności:

1) datę sporządzenia i nazwę postępowania dotacyjnego;

2) imiona i nazwiska członków komisji;

3) informację zawierającą liczbę zgłoszonych wniosków projektowych, z podziałem na wnioski projektowe spełniające wymogi formalne oraz ich nie spełniające;

4) pełną listę wniosków projektowych wraz z oceną, jaką otrzymał dany wniosek, w tym ewentualne zdania odrębne członków komisji;

5) listę wniosków projektowych rekomendowanych do udzielenia dotacji, z proponowaną wysokością dofinansowania;

6) Iistę wniosków projektowych rezerwowych (opcjonalnie);

7) informację dot. deklaracji w sprawie potencjalnego konfliktu interesów;

8) podpisy członków komisji.

§ 10

1. Właściwy członek kierownictwa, na podstawie przekazanego przez komisję protokołu końcowego, podejmuje decyzję o udzieleniu lub odmowie udzielenia dotacji wnioskodawcy lub wnioskodawcom umieszczonym na liście wniosków projektowych rekomendowanych do realizacji i do udzielenia dotacji oraz na liście wniosków projektowych rezerwowych.

2. Właściwy członek kierownictwa oraz jego asystenci składają deklarację dotyczącą potencjalnego konfliktu interesów związanego z wnioskodawcami, których projekty są rekomendowane przez komisję. Stosuje się wzór deklaracji określony w załączniku nr 5 do zarządzenia, zmieniając odpowiednio określenie „członka komisji konkursowej” na „członka kierownictwa” albo „asystenta członka kierownictwa” oraz sformułowanie „którzy zgłosili wnioski projektowe w konkursie” na „których projekty są rekomendowane do realizacji i do udzielenia dotacji oraz których projekty są umieszczone na liście rezerwowej”. W przypadku zadeklarowania konfliktu interesów deklaracja jest przekazywana Ministrowi, który podejmuje decyzję o sposobie dalszego postępowania.

§ 11

1. Ogłoszenie wyników postępowania dotacyjnego zawiera informacje, o których mowa w art. 15 ust. 2h ustawy o działalności pożytku publicznego i podlega publikacji na stronie internetowej Ministerstwa, w siedzibie Ministerstwa w miejscu przeznaczonym na zamieszczanie ogłoszeń oraz w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa niezwłocznie po podjęciu decyzji o przyznaniu dotacji.

2. W Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa raz w roku ogłaszany jest zbiorczy wykaz jednostek, którym Ministerstwo przyznało dotację wraz z kwotami dotacji przyznanych poszczególnym jednostkom w danym roku. Publikacji obwieszczenia dokonuje się do końca pierwszego kwartału w roku następującym po roku, w którym przyznano dotacje. Sporządzenie i publikację obwieszczenia zapewnia komórka organizacyjna właściwa w sprawach prawnych, na podstawie danych przekazanych przez właściwe komórki organizacyjne do dnia 31 stycznia danego roku.

Rozdział 4

Zawarcie umowy dotacji, nadzór nad jej realizacją oraz rozliczenie dotacji

§ 12

Przyznanie dotacji na realizację zadania publicznego odbywa się na podstawie umowy. Umowa powinna być zawarta bez zbędnej zwłoki oraz spełniać wymogi zawarte w art. 150 i art. 151 ust. 2 ustawy oraz być sporządzona w oparciu o ramowy wzór umowy, stanowiący załącznik nr 2 do rozporządzenia.

§ 13

1. Umowa, o której mowa w § 12, zawierana jest w imieniu Ministra Spraw Zagranicznych przez dyrektora właściwej komórki organizacyjnej, działającego na podstawie upoważnienia Ministra Spraw Zagranicznych.

2. Przed podpisaniem umowa powinna być parafowana przez radcę prawnego Ministerstwa oraz głównego księgowego resortu (w zakresie wstępnej kontroli, o której mowa w art. 54 ust. 1 pkt 3 ustawy), z zastrzeżeniem ust. 3.

3. Nie podlega parafie radcy prawnego Ministerstwa umowa, jeśli sporządzony został wzór umowy dla danego postępowania dotacyjnego zaakceptowany przez radcę prawnego Ministerstwa.

4. Umowa zawiera zobowiązanie wykonawcy do przechowywania i udostępniania na żądanie dokumentacji księgowej i merytorycznej związanej z realizacją umowy przez okres 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku, w którym nastąpiło zakończenie realizacji projektu.

5. Dla każdej umowy dotacji prowadzona jest karta umowy, której ramowy wzór został określony w załączniku nr 7 do zarządzenia.

§ 14

Właściwa komórka organizacyjna prowadzi nadzór nad realizacją umów.

§ 15

1. Rozliczenie dotacji polega na dokonaniu kontroli i oceny realizacji zadania publicznego, a w szczególności:

1) stanu realizacji zadania publicznego;

2) efektywności, rzetelności i jakości wykonania zadania publicznego;

3) prawidłowości wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania publicznego;

4) prowadzenia dokumentacji określonej w przepisach prawa i w postanowieniach umowy.

2. Rozliczenie dotacji odbywa się na podstawie informacji zawartych w sprawozdaniu z realizacji zadania publicznego. Sprawozdanie sporządzane jest w oparciu o wzór stanowiący załącznik nr 3 do rozporządzenia.

3. Właściwa komórka organizacyjna, której dyrektor podpisał umowę dotacji, przeprowadza kontrolę merytoryczną sprawozdania oraz sprawdza czy przedstawione wydatki zostały poniesione zgodnie z umową dotacji. W trakcie kontroli uwzględnia się wyniki bieżącego nadzoru nad realizacją projektu sprawowanego przez właściwą komórkę organizacyjną.

4. Właściwa komórka organizacyjna, o której mowa w ust. 3, dokonuje również sprawdzenia następujących elementów sprawozdania, przed przekazaniem go do kontroli komórki właściwej w sprawach finansowych:

1) kompletności wymaganej umową dokumentacji;

2) czytelności wszystkich kopii dokumentów finansowych, jeżeli żądano ich załączenia do sprawozdania;

3) zgodności na wszystkich złożonych dokumentach kwot dotacji otrzymanej, kwot zrealizowanych wydatków ze środków dotacji, odsetek bankowych i kwoty podlegającej zwrotowi oraz wydatkowanych kwot wkładu własnego;

4) w przypadku dokumentów obcojęzycznych (faktur, rachunków, umów) kompletność opisów w języku polskim umożliwiających ich prawidłową weryfikację (nazwa wystawcy, nazwa odbiorcy, data wystawienia dokumentu, numer dokumentu, kwota, przedmiot zakupu), jeżeli żądano ich załączenia do sprawozdania;

5) obecność kursów wymiany kwot na złoty polski w przypadku dokumentów finansowych opiewających na kwoty wyrażone w walutach obcych;

6) prawidłowość numeracji dokumentów finansowych podanych w sprawozdaniu w stosunku do nadanych im przez wystawcę, oraz prawidłowość dat ich wystawienia i kwot sfinansowanych z dotacji i wkładu własnego, jeżeli żądano ich załączenia do sprawozdania;

7) prawidłowość opisania lub opieczętowania kopii dowodów księgowych poniesionych wydatków sformułowaniem „sfinansowano/lub sfinansowano częściowo z dotacji Ministerstwa umowa nr .... w kwocie .......”, ich poświadczenia za zgodność fotokopii z oryginałem i opatrzenia podpisem osoby upoważnionej do przygotowania sprawozdania, jeżeli żądano ich załączenia do sprawozdania.

5. Komórka organizacyjna właściwa w sprawach finansowych udziela w trybie roboczym na prośbę właściwej komórki organizacyjnej, w możliwie najkrótszym terminie, wyjaśnień w kwestiach określonych w ust. 4.

6. Właściwa komórka organizacyjna po dokonaniu kontroli merytorycznej sprawozdania przekazuje w formie pisemnej finansową część sprawozdania do komórki organizacyjnej właściwej w sprawach finansowych wraz z ewentualnymi uwagami do sprawozdania mogącymi mieć wpływ na finansowe rozliczenie sprawozdania w terminie 14 dni od dnia otrzymania, w przypadku zadań realizowanych za granicą w terminie 34 dni od dnia otrzymania. W przypadku stwierdzenia w toku kontroli merytorycznej, nieprawidłowości w wykorzystaniu środków wraz ze sprawozdaniem finansowym przekazywana jest informacja jednoznacznie określająca wydatki uznane za poniesione niezgodnie z umową dotacji. Do przekazywanego do komórki właściwej w sprawach finansowych sprawozdania komórka organizacyjna dołącza wypełnioną kartę umowy.

7. W przypadku braku uwag do merytorycznej części sprawozdania lub zgłoszenia uwag nie mających wpływu na finansowe rozliczenie dotacji właściwa komórka organizacyjna przekazuje do komórki organizacyjnej właściwej w sprawach finansowych finansową część sprawozdania z adnotacją „zatwierdzono pod względem merytorycznym” wraz z projektem pisma akceptacyjnego na podpis dysponenta części budżetowej lub osoby działającej z jego upoważnienia.

8. Komórka organizacyjna właściwa w sprawach finansowych, odpowiednio w ciągu 14 dni lub 24 dni w przypadku zadań realizowanych za granicą, dokonuje kontroli rozliczenia dotacji pod względem formalno-rachunkowym. Informacje o zastrzeżeniach lub ich braku przekazuje w formie pisemnej do właściwej komórki organizacyjnej, załączając kartę umowy. W przypadku uwag wymagających wyjaśnień właściwa komórka organizacyjna prowadzi korespondencję z Wykonawcą dotyczącą zgłoszonych zastrzeżeń do finansowej części sprawozdania.

9. W wypadku braku zastrzeżeń do sprawozdania lub zgłoszenia zastrzeżeń nie mających wpływu na rozliczenie finansowe główny księgowy parafuje sprawozdanie w zakresie dokonania kontroli, o której mowa w art. 54 ust. 1 pkt 3 ustawy oraz projekt pisma do wykonawcy w sprawie akceptacji rozliczenia przyznanej dotacji, przygotowane przez właściwą komórkę organizacyjną.

10. Projekt pisma, o którym mowa w ust. 9 podpisuje dyrektor właściwej komórki organizacyjnej działający z upoważnienia dysponenta części budżetowej.

11. W przypadku stwierdzenia, że dotacja lub jej część została wydatkowana niezgodnie z warunkami umowy, niezgodnie z przeznaczeniem lub pobrana nienależnie lub w nadmiernej wysokości, dyrektor właściwej komórki organizacyjnej informuje wykonawcę w piśmie dotyczącym ostatecznego rozliczenia o kwocie podlegającej zwrotowi i należnych odsetkach oraz o terminie zwrotu. Pismo parafuje główny księgowy resortu. Kopia pisma do wykonawcy oraz kopia karty umowy kierowane są do wiadomości komórki organizacyjnej właściwej w sprawach finansowych.

12. W przypadku niedokonania zwrotu środków wraz z odsetkami w terminie określonym w piśmie, o którym mowa w ust. 11, dyrektor właściwej komórki organizacyjnej przeprowadza postępowanie administracyjne i w oparciu o zgromadzony materiał dowodowy przygotowuje projekt decyzji określającej kwotę podlegającą zwrotowi oraz termin, od którego nalicza się odsetki. Decyzję wydaje dysponent części budżetowej lub osoba działająca z jego upoważnienia.

§ 16

1. Właściwa komórka organizacyjna prowadzi kontrolę prawidłowości wykorzystania rozliczanych dotacji, obejmującą analizę źródłowej dokumentacji księgowej, o której mowa w § 13 ust. 4, załączanej na jej żądanie do sprawozdania, o którym mowa w § 15 ust. 2.

2. Kontrola, o której mowa w ust. 1, obejmuje co najmniej 10% udzielonych dotacji w ramach postępowań dotacyjnych przeprowadzonych przez właściwą komórkę organizacyjną w danym roku i prowadzona jest na podstawie wykazu kontroli prawidłowości wykorzystania rozliczanych dotacji w danym roku w oparciu o źródłową dokumentację księgową, zwanego dalej „wykazem”.

3. Wykaz sporządzany jest przez właściwą komórkę organizacyjną w porozumieniu z komórką organizacyjną właściwą w sprawach finansowych w terminie do 2 miesięcy od ogłoszenia wyników ostatniego postępowania dotacyjnego w danym roku.

4. Podstawą opracowania wykazu są kryteria określone przez właściwą komórkę organizacyjną w porozumieniu z komórką organizacyjną właściwą w sprawach finansowych zatwierdzone przez właściwego członka kierownictwa.

5. Wykaz określa w szczególności nazwy podmiotów podlegających kontroli, o której mowa w ust. 1 oraz liczbę sprawozdań wraz ze źródłową dokumentacją księgową, o której mowa w § 13 ust. 4.

6. W szczególnie uzasadnionych przypadkach właściwy członek kierownictwa może zarządzić kontrolę prawidłowości wykorzystania rozliczanych dotacji poza wykazem.

7. Kontrolę, o której mowa w ust. 1 oraz w ust. 6, właściwa komórka organizacyjna prowadzi we współpracy z komórką organizacyjną właściwą w sprawach finansowych.

8. Do podziału czynności i terminów w zakresie prowadzenia kontroli, o której mowa w ust. 1 i ust. 6 pomiędzy właściwą komórką organizacyjną oraz komórką organizacyjną właściwą w sprawach finansowych, stosuje się § 15 zarządzenia.

§ 17

1. W przypadku zaistnienia okoliczności wskazujących na naruszenie dyscypliny finansów publicznych przez podmiot, który otrzymał dotację, dyrektor właściwej komórki organizacyjnej przygotowuje projekt zawiadomienia o ujawnionych okolicznościach, wskazujących na naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

2. Projekt zawiadomienia, po uzgodnieniu od strony formalno-prawnej z komórką właściwą w sprawach prawnych, jest przedkładany w sposób określony w regulaminie organizacyjnym Ministrowi lub osobie przez niego upoważnionej do kierowania zawiadomień do Rzecznika dyscypliny finansów publicznych przy Ministrze Finansów.

§ 18

Sposób przechowywania dokumentacji finansowej oraz jej wewnętrznego obiegu określony został odrębnymi przepisami.

§ 19

W sprawach nieuregulowanych zarządzeniem stosuje się przepisy ustawy oraz ustawy o działalności pożytku publicznego.

§ 20

Postępowania konkursowe, co do których wniosek o wszczęcie postępowania został zatwierdzony przez właściwego członka kierownictwa do dnia wejścia w życie niniejszego zarządzenia, realizowane są na podstawie dotychczasowych przepisów, z zastrzeżeniem § 21.

§ 21

1. Wykaz, o którym mowa w § 16 ust. 2, dotyczący postępowań dotacyjnych przeprowadzonych przez właściwą komórkę organizacyjną w 2011 roku, zostanie sporządzony w terminie do 2 miesięcy od dnia wejścia w życie zarządzenia.

2. Liczba dotacji uwzględnionych w wykazie, o którym mowa w ust. 1, wynosi co najmniej 10% tych dotacji udzielonych w 2011 r., co do których w dniu wejścia w życie zarządzenia nie rozpoczął biegu termin na złożenie sprawozdania, o którym mowa w § 15 ust. 2.

§ 22

Traci moc zarządzenie Nr 31 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 13 września 2010 r. w sprawie zasad udzielania, rozliczania i kontroli wykonania dotacji celowych.

§ 23

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.