§ 1

W załączniku do zarządzenia Nr 42 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie nadania regulaminu organizacyjnego Ministerstwu Spraw Zagranicznych (Dz. Urz. Min. Spraw Zagr. z 2011 r. Nr 1, poz. 1 oraz Nr 3, poz. 20), wprowadza się następujące zmiany:

1) § 27 otrzymuje brzmienie:

„Sposób przekazywania obowiązków i dokumentów w przypadku zmiany na stanowiskach pracy w ministerstwie i w placówkach zagranicznych określa regulamin pracy Ministerstwa Spraw Zagranicznych i placówek zagranicznych.”;

2) w § 30 ust. 2 otrzymuje brzmienie:

„Minister Spraw Zagranicznych zwołuje, nie rzadziej niż raz w miesiącu, spotkania koordynacyjne z udziałem przewodniczącego Komitetu Audytu i dyrektora generalnego oraz dyrektorów i pełnomocników realizujących zadania w zakresie obsługi ministerstwa (Zarząd). W razie nieobecności, Minister Spraw Zagranicznych wyznacza innego członka Kierownictwa MSZ do przewodniczenia spotkaniu.”;

3) § 40 otrzymuje brzmienie:

„Departament Dyplomacji Publicznej i Kulturalnej (DDPK)

1) analizuje i określa strategiczne kierunki rozwoju dyplomacji publicznej i kulturalnej, wyznacza obszary priorytetowe w działaniach placówek zagranicznych w sferze promocji publicznej i kulturalnej oraz zapewnia instrumenty służące ich realizacji;

2) prowadzi monitoring i dokonuje syntetycznych analiz wizerunku Polski w mediach i opiniotwórczych środowiskach zagranicznych oraz programuje i prowadzi długofalowe działania służące kształtowaniu pozytywnego wizerunku Polski za granicą, we współpracy z właściwymi komórkami organizacyjnymi nadzorującymi placówki zagraniczne;

3) wspiera działania promujące polską kulturę, język, turystykę i naukę realizowane w ramach innych działów;

4) nadzoruje działania placówek zagranicznych w obszarach współpracy kulturalnej, edukacyjnej i naukowej, informacji ogólnej oraz długofalowej współpracy z instytucjami kultury, nauki i środkami przekazu;

5) inicjuje, przygotowuje i negocjuje projekty umów międzynarodowych i programów wykonawczych w zakresie współpracy kulturalnej, edukacyjnej, naukowej, informacyjnej oraz dotyczącej wymiany młodzieży;

6) inicjuje i organizuje wizyty studyjne w Polsce przedstawicieli środowisk opiniotwórczych za granicą, a zwłaszcza osób istotnie wpływających na interesy i relacje międzynarodowe RP, organizatorów życia kulturalnego oraz przedstawicieli mediów;

7) współpracuje z krajowymi i zagranicznymi instytucjami oraz organizacjami pozarządowymi w zakresie dyplomacji publicznej, promocji kulturalnej i naukowej za granicą;

8) realizuje zewnętrzne działania informacyjno-promocyjne na rzecz Przewodnictwa RP w Radzie UE.”;

4) § 58 otrzymuje brzmienie:

„Biuro Administracji (BA)

1) wykonuje funkcje dysponenta III stopnia jednostki budżetowej Ministerstwo Spraw Zagranicznych (Centrala MSZ) na podstawie udzielonych upoważnień w tym: opracowywanie budżetu w układzie tradycyjnym i zadaniowym w zakresie finansowym, nadzór nad jego realizacją i przygotowywanie sprawozdań w tym zakresie, zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującymi;

2) prowadzi księgi rachunkowe jednostki budżetowej Ministerstwo Spraw Zagranicznych (Centrala MSZ), realizuje dyspozycje wydatkowania środków pieniężnych; dokonuje kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym; dokonuje wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych;

3) prowadzi obsługę kasową i bankową, obsługę wynagrodzeń, ZFŚS, depozyty, obsługę kart służbowych i kontrolę formalno-rachunkową umów zlecenia;

4) rozlicza podróże służbowe, urlopowe, przesiedleniowe, kurierskie i losowe oraz świadczenia z nimi związane;

5) administruje powierzchnią użytkową w obiektach krajowych ministerstwa;

6) prowadzi ewidencję składników majątku ministerstwa oraz dokonuje jego inwentaryzacji;

7) realizuje zaopatrzenie materiałowo-techniczne ministerstwa w zakresie środków trwałych, niskocennych i wyposażenia oraz bieżących napraw i konserwacji sprzętu i wyposażenia w kraju;

8) realizuje zaopatrzenie materiałowo-techniczne placówek zagranicznych w wybranym asortymencie wyposażenia;

9) zabezpiecza potrzeby komórek organizacyjnych ministerstwa w zakresie logistycznym niezbędnym do realizacji wykonywanych przez nie zadań, w tym dokonuje przemieszczeń majątku ruchomego w obiektach krajowych ministerstwa oraz realizuje obsługę w zakresie poligrafii;

10) realizuje obsługę logistyczną delegacji zagranicznych, konferencji, narad i innych spotkań organizowanych w kraju, w tym zapewnia obsługę teletechniczną delegacji, konferencji oraz innych spotkań organizowanych przez ministerstwo w obiektach krajowych;

11) prowadzi sprawy w zakresie bieżącego utrzymania wyposażenia (meble, urządzenia biurowe, RTV, AGD) w obiektach krajowych, w celu zapewnienia należytego stanu technicznego, zawiera i zapewnia realizację umów z partnerami zewnętrznymi, w tym nadzoruje prace konserwatorów zewnętrznych;

12) zapewnia funkcjonowanie recepcji wewnętrznej, obsługę sal konferencyjnych i szkoleniowych, poczty wewnętrznej oraz dystrybucję prasy w obiektach ministerstwa;

13) realizuje ochronę obiektów krajowych niechronionych przez Biuro Ochrony Rządu oraz obsługę biur przepustek i parkingów ministerstwa;

14) organizuje i zapewnia realizację zadań obrony cywilnej w ministerstwie;

15) prowadzi gospodarkę samochodową w kraju oraz zarządza taborem samochodowym w kraju;

16) prowadzi gospodarkę magazynową ministerstwa;

17) organizuje i zapewnia realizację obowiązków wynikających z zakresu ochrony przeciwpożarowej.”;

5) § 63 otrzymuje brzmienie:

„Biuro Infrastruktury (BI)

1) opracowuje i przedkłada do zatwierdzenia projekty rocznych i wieloletnich planów rzeczowo-finansowych w zakresie zarządzania i administrowania nieruchomościami i majątkiem ruchomym w placówkach zagranicznych;

2) opracowuje i przedkłada do zatwierdzenia projekty rocznych i wieloletnich planów rzeczowo-finansowych w zakresie inwestycji i remontów nieruchomości w kraju oraz inwestycji, remontów i bieżącego utrzymania nieruchomości w placówkach zagranicznych;

3) opracowuje i przedkłada do zatwierdzenia projekty rocznych i wieloletnich planów obrotu nieruchomościami w kraju i za granicą oraz nadzoruje sprawy z zakresu obrotu tymi nieruchomościami;

4) prowadzi sprawy z zakresu inwestycji i remontów nieruchomości krajowych;

5) prowadzi sprawy w zakresie bieżącego utrzymania nieruchomości w kraju w celu zapewnienia należytego stanu technicznego, w tym nadzoruje prace konserwatorów wewnętrznych oraz zawiera umowy z partnerami zewnętrznymi;

6) zapewnia wsparcie eksperckie przygotowania i prowadzenia projektów remontowych i budowlanych w placówkach zagranicznych oraz nadzoruje przygotowanie i prowadzenie projektów remontowych i budowlanych przez kierowników placówek zagranicznych i inne podmioty;

7) określa standardy w zakresie funkcjonalności, infrastruktury oraz estetyki wewnętrznej i zewnętrznej obiektów budowlanych w kraju i w placówkach zagranicznych;

8) określa standardy i nadzoruje administrowanie majątkiem ruchomym użytkowanym przez placówki zagraniczne;

9) zapewnia projektowanie, nadzór techniczny, konserwację i modernizację systemów ochrony i kontroli dostępu w nieruchomościach w kraju i w placówkach zagranicznych;

10) gromadzi, aktualizuje i udostępnia w ramach systemowych baz danych dokumentację wszystkich spraw własnościowych i technicznych ministerstwa i placówek zagranicznych;

11) sprawuje nadzór nad wdrożeniem jednolitego systemu sterowania nadrzędnego instalacjami, urządzeniami i systemami przy budowie nowych obiektów budowlanych, modernizacji istniejących i adaptacji obiektów wynajmowanych;

12) analizuje i wdraża nowe metody, techniki oraz technologie zarządzania infrastrukturą techniczną w stosunku do nieruchomości w kraju i w placówkach zagranicznych;

13) weryfikuje plany finansowe placówek zagranicznych w zakresie środków w dyspozycji biura oraz sprawuje nadzór merytoryczny nad realizacją wydatków;

14) współdziała z Protokołem Dyplomatycznym w zakresie spraw związanych z nieruchomościami przedstawicielstw dyplomatycznych, urzędów konsularnych i organizacji międzynarodowych akredytowanych w Rzeczypospolitej Polskiej, jeżeli mają one związek z zadaniami biura;

15) inicjuje działania w zakresie racjonalizacji zatrudnienia w placówkach zagranicznych na stanowiskach realizujących zadania w zakresie infrastruktury.”;

6) § 68 otrzymuje brzmienie:

„Biuro Rzecznika Prasowego MSZ (BRP)

1) zapewnia obsługę merytoryczną oraz organizacyjno-techniczną Rzecznika Prasowego MSZ w zakresie jego kompetencji;

2) organizuje i obsługuje w zakresie współpracy z dziennikarzami, konferencje i wywiady prasowe oraz spotkania z przedstawicielami mediów Kierownictwa MSZ i Rzecznika Prasowego MSZ;

3) na wniosek departamentów kierunkowych i we współpracy z Rzecznikiem Prasowym MSZ upowszechnia w środkach masowego przekazu i organizuje oprawę medialną wybranych wydarzeń związanych z działaniami ministerstwa, w tym w zakresie przygotowań i sprawowania Przewodnictwa RP w Radzie UE;

4) w porozumieniu z Rzecznikiem Prasowym MSZ odpowiada na pytania kierowane do ministerstwa w trybie ustawy - Prawo Prasowe oraz ustawy o dostępie do informacji publicznej;

5) opracowuje na podstawie wytycznych Kierownictwa MSZ i Rzecznika Prasowego MSZ oraz informacji z departamentów kierunkowych, oświadczenia i komunikaty prasowe oraz sprostowania;

6) współpracuje z instytucjami rządowymi i pozarządowymi w zakresie działalności merytorycznej Biura Rzecznika Prasowego MSZ oraz koordynuje przepływ informacji z zakresu działań medialnych ministerstwa do jednostek prasowych innych ministerstw;

7) odpowiada za prawidłowe redagowanie treści, ich publikowanie oraz spójność w portalach internetowych ministerstwa. Określa cele, prognozuje rozwój i przyjmuje strategię komunikacyjną dla portali internetowych ministerstwa;

8) uczestniczy w realizacji zadań w zakresie obsługi medialnej na rzecz Przewodnictwa RP w Radzie UE;

9) zapewnia oprawę fotograficzną wydarzeń medialnych z udziałem Kierownictwa MSZ;

10) zapewnia akredytację przy ministerstwie korespondentów zagranicznych w Polsce.”.

§ 2

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 września 2011 r.