Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1

Zarządzenie określa:

1) zasady eksploatacji przenośnych telefonów satelitarnych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i w placówkach zagranicznych;

2) zasady przydziału oraz ponoszenia opłat z tytułu eksploatacji przenośnych telefonów satelitarnych, powierzonych pracownikowi przez pracodawcę w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i w placówkach zagranicznych.

§ 2

Pojęcia używane w zarządzeniu są zgodne z definicjami zawartymi w słowniku obowiązujących pojęć dla potrzeb Księgi Norm Teleinformatycznych i Teletechnicznych, ustalonym w odrębnym trybie.

§ 3

1. W Ministerstwie Spraw Zagranicznych i w placówkach zagranicznych wprowadza się do eksploatacji przenośne telefony satelitarne Inmarsat Phone Pro oraz Iridium 9555 Satelite Phone.

2. Wycofuje się z użytku przenośne telefony satelitarne inne, niż określone w ust. 1.

3. Dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach teleinformatyki upoważniony jest do wydania i aktualizowania instrukcji określającej szczegółowe zasady użytkowania oraz administrowania przenośnymi telefonami satelitarnymi.

4. Użytkownicy, ponoszą odpowiedzialność służbową za przestrzeganie zasad użytkowania przenośnych telefonów satelitarnych, określonych w zarządzeniu i instrukcji, o której mowa w ust. 3.

5. Przenośne telefony satelitarne służą wyłącznie do prowadzenia rozmów i przekazywania wiadomości tekstowych (sms) zawierających informacje jawne.

§ 4

1. Przenośne telefony satelitarne wspierają łączność Ministerstwa i placówek zagranicznych w sytuacjach kryzysowych, w szczególności w przypadku:

1) ewakuacji placówki zagranicznej;

2) stanu klęski żywiołowej;

3) konfliktów zbrojnych lub innych stanów zagrożenia bezpieczeństwa.

2. Przenośne telefony satelitarne zapewniają łączność Ministerstwa i placówek zagranicznych niezależnie od wystąpienia sytuacji kryzysowych, w przypadkach, gdy koszt nawiązania połączenia satelitarnego jest niższy niż przy użyciu innych, dostępnych środków łączności oraz w przypadkach awarii i przeciążeń lokalnych naziemnych systemów łączności.

3. Przenośne telefony satelitarne pozwalają na:

1) nawiązanie połączenia głosowego z abonentami: satelitarnych, komórkowych oraz stacjonarnych sieci telefonicznych;

2) wysyłanie wiadomości tekstowych (sms);

3) lokalizację pozycji użytkownika aparatu za pomocą wbudowanego modułu GPS.

4. Usługa globalnej łączności satelitarnej aktywowana jest na karcie SIM.

5. Aktywacja karty SIM w systemie globalnej łączności satelitarnej realizowana jest poprzez dostawcę usługi satelitarnej na wniosek administratora systemu.

Rozdział 2

Zadania dyrektora komórki organizacyjnej właściwej w sprawach teleinformatyki

§ 5

Dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach teleinformatyki:

1) pełni funkcję organizatora zadań mających na celu zapewnienie usługi przenośnej łączności satelitarnej;

2) wyznacza administratora przenośnej telefonii satelitarnej, sprawującego nadzór nad realizacją zadań związanych z funkcjonowaniem usługi mobilnej łączności satelitarnej;

3) sprawuje nadzór nad wykonywaniem obowiązków przez administratora przenośnych telefonów satelitarnych;

4) w uzasadnionych przypadkach, w tym na wniosek dyrektora komórki organizacyjnej, może przydzielić przenośne telefony satelitarne osobom innym, niż zajmującym stanowiska lub pełniącym funkcje określone w załączniku nr 1;

5) zapewnia sprawną organizację dystrybucji kart SIM oraz przenośnych telefonów satelitarnych do pracowników Ministerstwa oraz placówek zagranicznych zajmujących stanowiska lub pełniących funkcje określone w załączniku nr 1;

6) planuje środki finansowe na zapewnienie funkcjonowania usługi przenośnej łączności satelitarnej;

7) współpracuje z dyrektorami komórek organizacyjnych właściwych w sprawach obsługi dysponenta głównego i dysponenta trzeciego stopnia (Centrala Ministerstwa) w celu wykonania zadań określonych w zarządzeniu;

8) odpowiada za prowadzenie ewidencji majątkowej przenośnych telefonów satelitarnych oraz kart SIM;

9) prowadzi sprawy formalnoprawne związane z wykorzystywaniem systemu przenośnej telefonii satelitarnej, w szczególności zawiera umowy cesji i składa oświadczenia o odpowiedzialności finansowej;

10) przy pomocy administratora przenośnej telefonii satelitarnej analizuje koszty funkcjonowania usługi przenośnej łączności satelitarnej, identyfikuje przypadki wykorzystania limitów kosztów eksploatacji oraz zleca właściwej komórce organizacyjnej wystawianie i rozliczenie not księgowych z tego tytułu.

Rozdział 3

Obowiązki administratora mobilnej telefonii satelitarnej

§ 6

Administrator przenośnej telefonii satelitarnej jest obowiązany:

1) ściśle współpracować z wyznaczonym przedstawicielem dostawcy usług telefonii satelitarnej;

2) w przypadku zagubienia przenośnego telefonu satelitarnego czy też karty SIM zablokować dostęp do usługi łączności satelitarnej na czas niezbędny do wyjaśnienia zaistniałego zdarzenia;

3) nadzorować bieżący stan kont wykorzystanych przez użytkowników kart SIM zawierających odpowiednią ilość jednostek taryfikacyjnych (odpowiadających minutom rozmów);

4) poinformować użytkownika, w przypadku, gdy przydzielony mu limit minut zbliża się do granicy wyczerpania;

5) uzupełnić stan konta karty SIM użytkownika lub przesłać mu odpowiedni kod doładowujący w przypadku wykorzystania limitu minut;

6) wnioskować do dyrektora generalnego służby zagranicznej o wyciągnięcie konsekwencji służbowych w stosunku do osób naruszających przepisy zarządzenia;

7) powiadomić inspektora bezpieczeństwa teleinformatycznego w Ministerstwie o przypadku kradzieży lub zagubienia przenośnego telefonu satelitarnego bądź karty SIM;

8) przeprowadzać w terminach określonych w instrukcji wydanej na podstawie § 3 ust. 3 okresowe testy połączeń z użytkownikami eksploatującymi przenośne telefony satelitarne, mające na celu sprawdzenie stanu ich gotowości do użycia.

Rozdział 4

Zasady przydziału przenośnych telefonów satelitarnych oraz kart SIM

§ 7

1. Przenośny telefon satelitarny przydziela się osobom, które uczestniczą w procesach zarządzania na szczeblu kierowniczym.

2. Przenośny telefon satelitarny może być przydzielony:

1) pracownikowi placówki zagranicznej mającej siedzibę w obszarach, w których;

a) brak jest możliwości skorzystania z innych środków łączności w tym z telefonii komórkowej;

b) występują zagrożenia wpływające na stabilność pracy naziemnych środków łączności oferowanych przez lokalnych dostawców usług telekomunikacyjnych;

c) koszt połączenia innymi dostępnymi środkami łączności jest wyższy niż koszt połączenia satelitarnego.

2) pracownikom udającym się w podróż służbową do miejsc położonych w obszarach, o których mowa w pkt 1.

2. Wykaz stanowisk i funkcji zajmowanych przez osoby, o których mowa w ust. 1 i 2 określa załącznik nr 1 do zarządzenia.

3. Przenośne telefony satelitarne przydzielane są osobom, o których mowa w ust. 1, na podstawie pisemnego wniosku użytkownika lub jego przełożonego.

Rozdział 5

Obowiązki użytkownika

§ 8

1. Przenośny telefon satelitarny jest urządzeniem przeznaczonym do celów służbowych.

2. W wyjątkowych sytuacjach użytkownik może wykorzystać przenośny telefon satelitarny do celów prywatnych, co pociąga za sobą obowiązek zwrotu kosztów powstałych w ten sposób dla pracodawcy.

3. Korzystając z przenośnego telefonu satelitarnego należy kierować się zasadą oszczędności, w szczególności nie należy korzystać z przenośnego telefonu satelitarnego, jeżeli istnieje możliwość skorzystania z innych, mniej kosztownych środków łączności.

4. Użytkownik odpowiada za utratę, zniszczenie lub inną szkodę dotyczącą przenośnego telefonu satelitarnego lub karty SIM na zasadach określonych w przepisach Kodeksu Pracy dotyczących odpowiedzialności za mienie pracodawcy powierzone pracownikowi.

5. Użytkownik otrzymujący przenośny telefon satelitarny na czas podróży służbowej obowiązany jest do zwrotu udostępnionego sprzętu niezwłocznie po powrocie z podróży służbowej.

6. Użytkownik przenośnego telefonu satelitarnego jest obowiązany:

1) chronić przenośny telefon satelitarny, kartę SIM, kody do karty SIM przed dostępem osób nieuprawnionych;

2) utrzymywać przenośny telefon satelitarny w stanie gotowości do wykonania połączenia, poprzez regularne ładowanie akumulatora oraz sprawdzanie, czy telefon znajduje się w zasięgu satelity;

3) przestrzegać zasad użytkowania, określonych w zarządzeniu i instrukcji, o której mowa w § 3 ust. 3, oraz stosować wytyczne i polecenia wydane w tym zakresie przez dyrektora komórki organizacyjnej właściwej w sprawach teleinformatyki oraz działającego z jego upoważnienia administratora przenośnej telefonii satelitarnej;

4) niezwłocznie powiadamiać bezpośredniego przełożonego oraz administratora mobilnej telefonii satelitarnej o przypadku kradzieży lub zagubienia przenośnego telefonu satelitarnego.

7. Użytkownik przenośnego telefonu satelitarnego wykonuje czynności związane z użytkowaniem telefonu osobiście, chyba, że przepisy instrukcji, o której mowa w § 3 ust. 3 stanowią inaczej.

8. Podstawą otrzymania przez użytkownika przenośnego telefonu satelitarnego jest umowa zawarta z pracodawcą, której wzór określa załącznik nr 2 do zarządzenia.

Rozdział 5

Przepisy szczególne

§ 9

1. Użytkownik uczestniczący w procesach zarządzania na szczeblu kierowniczym w trakcie podróży służbowej trwającej dłużej niż 6 godzin oraz każdorazowo w przypadku podróży służbowej, z którą łączy się konieczność przekroczenia granicy państwowej obowiązany jest posiadać przy sobie przydzielony mu przenośny telefon satelitarny.

2. W trakcie podróży służbowej odbywanej przez Ministra Spraw Zagranicznych przenośny telefon satelitarny powinien zawsze być do jego dyspozycji.

3. Instrukcja, o której mowa w § 3 ust. 3 może określać przypadki, w których wykonanie obowiązku, o którym mowa w ust. 1 i 2 można powierzyć osobie towarzyszącej użytkownikowi w podróży służbowej.

Rozdział 6

Koszty eksploatacji

§ 10

1. Z zastrzeżeniem ust. 2 koszty eksploatacji przenośnych telefonów satelitarnych ponosi pracodawca.

2. Użytkownik jest obowiązany zwrócić pracodawcy koszt rozmów przeprowadzonych w celach prywatnych oraz koszt rozmów przeprowadzonych bez uzasadnienia w sytuacjach innych niż określone w § 4 ust. 1-2.

3. Użytkownik ponosi odpowiedzialność za rzetelność i kompletność informacji o kosztach przeprowadzonych przez siebie rozmów prywatnych oraz przesłanych prywatnych wiadomości SMS.

4. Na podstawie informacji użytkownika komórka organizacyjna właściwa w sprawach finansowych, a w placówce zagranicznej osoba odpowiedzialna za sprawy administracyjno-finansowe sporządza wezwanie do zwrotu kosztów przeprowadzonych rozmów prywatnych.

5. Podstawą zwrotu kosztów, o których mowa w ust. 1 jest umowa, której wzór określa załącznik nr 2 do zarządzenia.

Rozdział 7

Przepisy końcowe

§ 11

Dyrektor komórki właściwej w sprawach teleinformatyki jest obowiązany do opracowania i wdrożenia w terminie 30 dni od wejścia w życie zarządzenia instrukcji, o której mowa w § 3 ust. 3.

§ 12

Zarządzenie wchodzi w życie w dniu podpisania.