Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1

1. Zarządzenie określa:

1) zasady wykorzystywania nośników danych cyfrowych, zwanych dalej „nośnikami”;

2) zasady wdrożenia i eksploatacji systemu Bezpieczny Pendrive;

3) zadania komórek organizacyjnych Ministerstwa Spraw Zagranicznych i placówek zagranicznych oraz obowiązki zatrudnionych w nich pracowników związane z wdrożeniem, utrzymaniem, użytkowaniem i zarządzaniem systemem Bezpieczny Pendrive oraz innymi nośnikami.

2. Nośniki służą przechowywaniu zarówno informacji jawnych, jak i niejawnych, przy czym zasady postępowania z nośnikami zawierającymi informacje niejawne, w tym szczególne zasady ich przechowywania określają przepisy o ochronie informacji niejawnych.

§ 2

Pojęcia używane w zarządzeniu są zgodne z definicjami zawartymi w słowniku obowiązujących pojęć dla potrzeb Księgi Norm Teleinformatycznych i Teletechnicznych, ustalonym w odrębnym trybie.

§ 3

1. Każdy nośnik używany w środowisku teleinformatycznym Ministerstwa Spraw Zagranicznych i placówek zagranicznych, z wyłączeniem płyt CD i DVD, powinien posiadać unikalny numer seryjny pozwalający na powiązanie go z indywidualnym użytkownikiem lub rolą pełnioną w danym systemie teleinformatycznym.

2. Z zastrzeżeniem ust. 3 i 4, w środowisku teleinformatycznym Ministerstwa Spraw Zagranicznych i placówek zagranicznych możliwe jest używanie wyłącznie następujących nośników stanowiących własność pracodawcy:

1) określonych w zarządzeniu przenośnych nośników danych;

2) innych nośników danych zainstalowanych trwale w sprzęcie teleinformatycznym przekazanym użytkownikowi przez pracodawcę;

3) zarejestrowanych płyt CD i DVD.

3. Dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach teleinformatyki w uzasadnionych przypadkach może wyrazić zgodę na używanie innych nośników, niż określone w ust. 1, w szczególności dla celów sporządzania dokumentacji fotograficznej, szkoleniowych lub testowych.

4. W przypadku konieczności jednorazowego transferu danych z nośnika, innego niż określony w ust. 2 i 3 do środowiska teleinformatycznego Ministerstwa Spraw Zagranicznych i placówek zagranicznych użytkownik jest obowiązany zwrócić się do komórki organizacyjnej właściwej w sprawach teleinformatyki a w placówce zagranicznej do właściwego regionalnego administratora systemów teleinformatycznych o sprawdzenie tego nośnika przy pomocy zaktualizowanego oprogramowania antywirusowego i przeprowadzenie transferu danych.

§ 4

W środowisku teleinformatycznym Ministerstwa Spraw Zagranicznych i placówek zagranicznych zabrania się używania nośników stanowiących własność użytkowników, a w szczególności dokonywania czynności polegających na kopiowaniu, przegrywaniu plików, montowaniu, demontowaniu urządzeń, wgrywaniu, przegrywaniu oprogramowania oraz danych w celu przeniesienia lub skopiowania informacji ze sprzętu teleinformatycznego pracodawcy na nośniki inne, niż określone w zarządzeniu lub nośniki stanowiące własność użytkowników.

Rozdział 2

System Bezpieczny Pendrive

§ 6

1. W Ministerstwie Spraw Zagranicznych i w placówkach zagranicznych wprowadza się do eksploatacji system Bezpieczny Pendrive, służący do bezpiecznego przetwarzania, przechowywania i przenoszenia służbowych informacji jawnych.

2. System Bezpieczny Pendrive składa się z serwera zarządzającego opartego o zwirtualizowany system VMware ACE i szyfrowanych przenośnych nośników danych Iron Key w wersji Enterprise z licencją na serwer Ministerstwa Spraw Zagranicznych zwanych dalej „pendrive” spełniających następujących parametry:

1) pojemność min. 4GB;

2) model S200 AES 256 bit;

3) standard FIPS: 140-2 Level 3;

4) kompatybilność z systemami: Windows XP/VI-STA/7, Windows 2000, MAC OS X, Linux 2.60.

3. Warunkiem dopuszczenia pendriva do użytkowania jest przypisanie go w karcie ewidencyjnej określonemu użytkownikowi przez administratora systemu Bezpieczny Pendrive.

Rozdział 3

Przenośny twardy dysk

§ 8

1. Dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach teleinformatyki może przydzielić pracownikom tej komórki oraz komórki organizacyjnej właściwej w sprawach infrastruktury i komórki organizacyjnej właściwej w sprawach ochrony informacji niejawnych, a także pracownikom wykonującym funkcje regionalnych administratorów sieci teleinformatycznych (RAST) i regionalnych administratorów systemów zabezpieczeń technicznych (RASZT) przenośny twardy dysk – Lenovo ThinkPad USB Secure Hard Drive.

2. Innym osobom niezajmującym stanowisk albo niepełniącym funkcji określonych w załączniku, o którym mowa w ust. 3, przenośny twardy dysk może zostać przydzielony za zgodą dyrektora komórki organizacyjnej właściwej w sprawach teleinformatyki na uzasadniony wniosek dyrektora komórki organizacyjnej lub kierownika placówki zagranicznej.

3. Wykaz stanowisk i funkcji osób, którym może zostać przydzielony twardy dysk określa załącznik nr 1 do zarządzenia.

Rozdział 4

Płyty CD i DVD

§ 9

1. Płyty CD i DVD, stanowiące własność pracodawcy i przekazane użytkownikowi po zapisaniu na nich danych podlegają niezwłocznej rejestracji w kancelarii obsługującej komórkę organizacyjną lub placówkę zagraniczną.

2. Przepisy zarządzenia stosuje się do płyt CD i DVD, z tym, że:

1) dla płyt CD i DVD nie wyznacza się administratora;

2) do czasowego przekazywania płyt CD i DVD nie stosuje się przepisów rozdziału 8 – ich przekazanie pomiędzy użytkownikami wymaga odnotowania w kancelarii obsługującej komórkę organizacyjną lub placówkę zagraniczną;

3) ewidencję płyt CD i DVD prowadzi właściwa kancelaria obsługująca komórkę organizacyjną lub placówkę zagraniczną.

Rozdział 5

Zadania komórki organizacyjnej właściwej w sprawach teleinformatyki

§ 10

1. Dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach teleinformatyki:

1) pełni funkcję organizatora (gestora) Systemu Bezpieczny Pendrive w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i w placówkach zagranicznych;

2) wyznacza spośród podległych sobie pracowników administratorów poszczególnych nośników w Ministerstwie Spraw Zagranicznych oraz określa ich szczegółowe obowiązki w instrukcji, o której mowa w ust. 2;

3) sprawuje nadzór nad wykonywaniem obowiązków przez administratora poszczególnych nośników;

4) odpowiada za sprawną organizację dystrybucji nośników do pracowników Ministerstwa Spraw Zagranicznych i placówek zagranicznych;

5) odpowiada za planowanie środków finansowych na funkcjonowanie i rozwój poszczególnych nośników, w szczególności środki przeznaczone na zakup sprzętu, akcesoriów i licencji oprogramowania;

6) współpracuje z dyrektorami innych komórek organizacyjnych w celu wykonania zadań określonych w zarządzeniu;

7) odpowiada za prowadzenie wydzielonej ewidencji nośników.

2. Dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach teleinformatyki jest upoważniony do wydania instrukcji określającej:

1) szczegółowe obowiązki użytkowników i administratorów nośników;

2) szczegółowe zalecenia dotyczące bezpiecznego użytkowania przenośnych nośników pamięci;

3) szczegółowe zasady tworzenia i korzystania z haseł do przenośnych nośników;

4) szczegółowe zasady i sposób ewidencji nośników.

Rozdział 6

Obowiązki administratora systemu Bezpieczny Pendrive, administratora przenośnych dysków twardych oraz administratorów innych nośników

§ 11

Administrator jest obowiązany:

1) wykonywać obowiązki określone w instrukcji, o której mowa w § 10 ust. 2;

2) zapewnić ciągłość działania systemu Bezpieczny Pendrive, dysków twardych lub innych nośników;

3) zapewnić podstawowe szkolenie użytkownika systemu podczas wydania nośnika, a w szczególności poinstruować użytkownika w zakresie przestrzegania zasad bezpieczeństwa;

4) w przypadku wystąpienia zdarzenia zagrażającego bezpieczeństwu informacji zapisanych na nośniku ograniczyć uprawnienia dostępowe użytkownika włącznie z zablokowaniem dostępu do infrastruktury teleinformatycznej Ministerstwa Spraw Zagranicznych na czas niezbędny do wyjaśnienia zaistniałego zdarzenia;

5) wnioskować do dyrektora generalnego służby zagranicznej o wyciągnięcie konsekwencji służbowych w stosunku do osób naruszających przepisy zarządzenia;

6) współpracować z właściwą w sprawach szkoleń komórką organizacyjną Ministerstwa Spraw Zagranicznych w zakresie opracowywania materiałów szkoleniowych dla użytkowników nośników;

7) tworzyć i aktualizować dokumentację techniczną systemu Bezpieczny Pendrive, dysków twardych lub innych nośników oraz przedkładać ją do zatwierdzenia dyrektorowi komórki organizacyjnej właściwej w sprawach teleinformatyki.

Rozdział 9

Ewidencja nośników

§ 14

1. Nośniki wykorzystywane w środowisku teleinformatycznym Ministerstwa Spraw Zagranicznych i placówek zagranicznych podlegają ewidencji. Za nadzór nad prawidłowym prowadzeniem ewidencji nośników odpowiada dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach teleinformatyki.

2. Karta ewidencyjna nośnika powinna zawierać następujące dane:

1) imię i nazwisko administratora;

2) numer seryjny nośnika;

3) typ nośnika;

4) datę zamontowania lub udostępnienia;

5) datę wymontowania lub oddania;

6) imię i nazwisko użytkownika;

7) datę i powód przekazania nośnika do zniszczenia;

8) ilość sztuk;

9) datę usunięcia danych oraz nazwisko i podpis osoby, która je usunęła.

Rozdział 11

Niszczenie nośników

§ 16

1. Uszkodzone lub wycofane z eksploatacji nośniki, za zastrzeżeniem § 15 ust. 2, są niszczone w sposób trwale uniemożliwiający odczytanie ich zawartości. W przypadku placówek zagranicznych skutkuje to koniecznością przesłania nośników danych, z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych, do komórki organizacyjnej właściwej w sprawach teleinformatyki wraz z odpowiednim protokołem przekazania i kartą ewidencyjną.

2. Nośniki niszczone są dwuetapowo poprzez:

1) demagnetyzację przy pomocy demagnetyzera, w przypadku nośników wykorzystujących zjawisko magnetyzmu;

2) mechaniczne rozdrobnienie.

3. Niszczenie nośników przeprowadzane jest komisyjnie, przy udziale przynajmniej dwóch pracowników wyznaczonych przez dyrektora komórki organizacyjnej właściwej w sprawach teleinformatyki, a z jego przebiegu należy sporządzić pisemny protokół.

Rozdział 12

Przepisy przejściowe i końcowe

§ 17

Nie dłużej niż do końca pierwszego kwartału 2011 roku dopuszcza się stosowanie innych urządzeń typu pendrive, niż określonych w zarządzeniu wyłącznie dla potrzeb konsularnych.

§ 18

1. Do końca pierwszego kwartału 2011 roku użytkownicy przenośnych nośników pamięci stanowiących własność pracodawcy, innych niż określonych w zarządzeniu obowiązani są zdeponować je odpowiednio:

1) w Ministerstwie Spraw Zagranicznych – w komórce organizacyjnej właściwej w sprawach teleinformatyki;

2) w placówce zagranicznej – w miejscu określonym przez kierownika regionalnego administratora systemów teleinformatycznych (RAST).

2. Do końca pierwszego kwartału 2011 roku użytkownicy płyt CD i DVD obowiązani są przekazać je do zniszczenia lub zarejestrować zgodnie z instrukcją, o której mowa w § 10 ust. 2.

3. Do końca pierwszego kwartału 2011 roku, dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach teleinformatyki dokona ewidencji nośników, o której mowa w § 14 ust. 1.

4. Wszyscy pracownicy przechowujący służbowe dane cyfrowe na nośnikach nie stanowiących własności pracodawcy obowiązani są je trwale usunąć do końca pierwszego kwartału 2011 roku.

5. Dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach teleinformatyki w terminie 7 dni od wejścia zarządzenia w życie wyda zalecenia dotyczące usuwania danych cyfrowych.

6. Dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach teleinformatyki odpowiada za wdrożenie systemu informatycznego blokującego możliwość wykorzystania innych nośników niż określonych w zarządzeniu, w środowisku teleinformatycznym resortu.

§ 19

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.