§ 1

Zarządzenie określa system oceny i usprawniania kontroli zarządczej w działach administracji rządowej kierowanych przez Ministra Spraw Zagranicznych.

§ 2

Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) Ministerstwie - rozumie się przez to Ministerstwo Spraw Zagranicznych;

2) jednostce organizacyjnej - rozumie się przez to jednostkę podległą lub nadzorowaną przez Ministra Spraw Zagranicznych, wymienioną w załączniku do obwieszczenia Ministra Spraw Zagranicznych w sprawie wykazu jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra Spraw Zagranicznych;

3) komórce organizacyjnej - rozumie się przez to komórkę organizacyjną Ministerstwa wymienioną w zarządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie nadania statutu Ministerstwu Spraw Zagranicznych;

4) oświadczeniu o stanie kontroli zarządczej - rozumie się przez to oświadczenie składane przez Ministra za poprzedni rok w zakresie kierowanych przez niego działów administracji rządowej.

§ 3

1. Kontrolę zarządczą stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

2. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:

1) zgodności działania z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;

2) skuteczności i efektywności działania;

3) wiarygodności sprawozdań;

4) ochrony zasobów;

5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;

6) efektywności i skuteczności przepływu informacji;

7) zarządzania ryzykiem.

3. Ocena stanu kontroli zarządczej w działach administracji rządowej kierowanych przez Ministra Spraw Zagranicznych ma na celu uzyskanie informacji o stopniu zapewnienia przez kontrolę zarządczą osiągania celów, o których mowa w § 3 ust. 2.

§ 4

1. Sekretarze stanu, podsekretarze stanu, dyrektor generalny służby zagranicznej, dyrektorzy komórek organizacyjnych i kierownicy jednostek organizacyjnych podejmują działania w celu zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w nadzorowanych lub kierowanych komórkach organizacyjnych i jednostkach organizacyjnych, zgodnie ze standardami kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych.

2. Komórka organizacyjna właściwa w sprawach obsługi dyrektora generalnego służby zagranicznej koordynuje działania związane z oceną stanu kontroli zarządczej oraz procesem jej usprawniania w działach administracji rządowej kierowanych przez Ministra Spraw Zagranicznych.

§ 5

Źródłami informacji na temat stanu kontroli zarządczej w działach administracji rządowej kierowanych przez Ministra Spraw Zagranicznych są:

1) wyniki monitorowania, o którym mowa w § 6 ust. 2;

2) wyniki samooceny;

3) wyniki zadań audytowych;

4) ustalenia kontroli przeprowadzonych przez komórkę organizacyjną właściwą w sprawie instytucjonalnej kontroli wewnętrznej i instytucje zewnętrzne;

5) wyniki analizy skarg i wniosków wpływających do Ministerstwa;

6) ustalenia rzecznika dyscypliny finansów publicznych i komisji orzekającej w sprawach o naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

§ 6

1. Monitorowanie kontroli zarządczej prowadzone jest przez osoby wymienione w § 4 ust. 1 oraz przez pełnomocników Ministra Spraw Zagranicznych.

2. Monitorowanie, o którym mowa w ust. 1, polega w szczególności na ustaleniu, czy:

1) działania nadzorowanych jednostek oraz podległych pracowników pozostają w zgodzie z przepisami prawa, zasadami przyjętymi w jednostce oraz ze standardami kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych;

2) nadano odpowiednią rangę zapewnieniu jakości wykonywanych zadań i usług;

3) zadania i odpowiedzialność poszczególnych komórek organizacyjnych i jednostek organizacyjnych oraz pracowników zostały przypisane w sposób jasny i przejrzysty;

4) zasoby, w tym finansowe, są zużywane oszczędnie, celowo, efektywnie i terminowo oraz są dostatecznie zabezpieczone i nadzorowane;

5) plany działalności, programy, zamierzenia i cele są nadzorowane i osiągalne;

6) dane i informacje publikowane lub udostępniane wewnątrz i na zewnątrz Ministerstwa i jednostek organizacyjnych są dokładne, wiarygodne i aktualne;

7) ryzyka związane z realizacją zadań są na bieżąco identyfikowane i analizowane celem ciągłej poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej;

8) przestrzegane są zasady etycznego postępowania;

9) realizowane są działania w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej.

3. Informacja o efektach monitorowania prowadzonego przez osoby wymienione w ust. 1 zbierana jest, co najmniej raz do roku.

4. Osoby wymienione w ust. 1 przekazują informację na temat efektów monitorowania za rok poprzedni, w terminie 2 tygodni od uruchomienia procesu zbierania informacji przez komórkę organizacyjną właściwą w sprawach obsługi dyrektora generalnego służby zagranicznej.

§ 7

1. Samoocena to sformalizowana, dotycząca określonego przedziału czasu, ocena systemu kontroli zarządczej dokonywana przez osoby wymienione w § 6 ust. 1, co najmniej raz w roku.

2. Proces samooceny, uruchamiany jest przez komórkę organizacyjną właściwą w sprawach obsługi dyrektora generalnego służby zagranicznej przy wykorzystaniu dedykowanego kwestionariusza samooceny.

3. Osoby wymienione w § 6 ust. 1 przekazują wyniki samooceny w terminie 2 tygodni od uruchomienia procesu przez komórkę organizacyjną właściwą w sprawach obsługi dyrektora generalnego służby zagranicznej.

§ 8

Komórka organizacyjna właściwa w sprawie instytucjonalnej kontroli wewnętrznej oraz audytu wewnętrznego przygotowuje informacje w zakresie określonym w § 5 pkt 3-5 w terminie 2 tygodni od uruchomienia procesu przez komórkę organizacyjną właściwą w sprawach obsługi dyrektora generalnego służby zagranicznej.

§ 9

1. Rzecznik dyscypliny finansów publicznych i komisja orzekająca w sprawach o naruszenie dyscypliny finansów publicznych przygotowują informacje w zakresie określonym w § 5 pkt 6 na podstawie kwestionariuszy przekazanych przez komórkę organizacyjną właściwą w sprawach obsługi dyrektora generalnego służby zagranicznej.

2. Podmioty określone w ust. 1 dokonują zwrotu kwestionariuszy w terminie 2 tygodni od uruchomienia procesu przez komórkę organizacyjną właściwą w sprawach obsługi dyrektora generalnego służby zagranicznej.

§ 10

Dyrektor generalny służby zagranicznej określi wzory kwestionariuszy i schematów stosowanych w procesie pozyskiwania informacji na temat stanu kontroli zarządczej w działach administracji rządowej kierowanych przez Ministra Spraw Zagranicznych.

§ 11

1. Każdy pracownik może zgłaszać bezpośredniemu przełożonemu uwagi dotyczące funkcjonowania i usprawniania kontroli zarządczej w działach administracji rządowej kierowanych przez Ministra Spraw Zagranicznych.

2. Osoby wymienione w § 6 ust. 1 podejmują na bieżąco środki zaradcze wobec wszelkich zaobserwowanych problemów w funkcjonowaniu kontroli zarządczej, w szczególności poprzez:

1) zmianę i aktualizację funkcjonujących procedur i procesów w zakresie właściwości;

2) inicjowanie zmian i aktualizacji funkcjonujących procedur i procesów, będących właściwością innych podmiotów.

3. Każdorazowo wraz z samooceną, a także na wniosek dyrektora komórki organizacyjnej właściwej w sprawach obsługi dyrektora generalnego służby zagranicznej, dyrektorzy komórek organizacyjnych oraz kierownicy jednostek organizacyjnych przesyłają informację na temat stwierdzonych problemów w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej wraz z planem wdrożenia adekwatnych środków zaradczych i usprawniających, a także wykazem już podjętych działań, w terminie określonym przez dyrektora komórki organizacyjnej właściwej w sprawach obsługi dyrektora generalnego służby zagranicznej.

4. Plan wdrożenia środków zaradczych i usprawniających podlega zatwierdzeniu przez dyrektora generalnego służby zagranicznej lub upoważnioną przez niego osobę, po uprzedniej konsultacji z właściwym członkiem Kierownictwa Ministerstwa.

5. Informacje, o których mowa w § 6 ust. 3, § 7 ust. 3, § 8, § 9 ust. 1 i § 11 ust. 3, podlegają analizie, monitorowaniu i gromadzeniu w komórce organizacyjnej właściwej w sprawach obsługi dyrektora generalnego służby zagranicznej.

6. Komórka organizacyjna właściwa w sprawach obsługi dyrektora generalnego służby zagranicznej sporządza sprawozdanie z wykonania planu wdrożenia środków zaradczych i usprawniających 2 razy w roku: do 15 sierpnia według stanu na dzień 31 lipca oraz do 15 lutego według stanu na dzień 31 grudnia, a także każdorazowo na wniosek Ministra Spraw Zagranicznych.

§ 12

1. Komórka organizacyjna właściwa w sprawach obsługi dyrektora generalnego służby zagranicznej, na podstawie źródeł wymienionych w § 5, w terminie do dnia 31 marca, przygotowuje projekt oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni oraz harmonogram wdrożenia ewentualnych działań usprawniających wskazanych w projekcie oświadczenia.

2. Komórka organizacyjna właściwa w sprawach obsługi dyrektora generalnego służby zagranicznej przekazuje projekt oświadczenia oraz harmonogram, o którym mowa w ust. 1, do Komitetu Audytu w celu zaopiniowania.

3. Komitet Audytu przekazuje do komórki organizacyjna właściwej w sprawach obsługi dyrektora generalnego służby zagranicznej opinię na temat projektu oświadczenia oraz harmonogramu, o którym mowa w ust. 1, w terminie 2 tygodni od ich otrzymania.

4. Komórka organizacyjna właściwa w sprawach obsługi dyrektora generalnego służby zagranicznej przekazuje projekt oświadczenia o stanie kontroli zarządczej oraz harmonogram, o którym mowa w ust. 1, wraz z opinią Komitetu Audytu Ministrowi Spraw Zagranicznych, za pośrednictwem dyrektora generalnego służy zagranicznej.

5. Harmonogram wdrożenia działań usprawniających wskazanych w projekcie oświadczenia podlega zatwierdzeniu przez Ministra Spraw Zagranicznych.

§ 13

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą od dnia 1 stycznia 2011 r.