Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1

Zarządzenie określa:

1) zasady powierzania podmiotom zewnętrznym, zgodnie z art. 43 i 45 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) Nr 810/2009 z dnia 13 lipca 2009 r. ustanawiającego Wspólnotowy Kodeks Wizowy (kodeks wizowy) (Dz.U.UE.L.2009.243.1), określonych czynności w zakresie przyjmowania wniosków wizowych;

2) czynności w zakresie przyjmowania wniosków wizowych, które mogą zostać powierzone do wykonania podmiotom zewnętrznym;

3) tryb postępowania przy powierzaniu czynności, o których mowa w pkt 2;

4) zadania komórek organizacyjnych Ministerstwa Spraw Zagranicznych i placówek zagranicznych, w których wykonywane są czynności konsularne, związane z powierzaniem podmiotom zewnętrznym określonych czynności w zakresie przyjmowania wniosków wizowych.

§ 2

Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) akredytacji - oznacza to oficjalne potwierdzenie przez właściwego terytorialnie konsula, że pośredniczący podmiot komercyjny jest upoważniony do dokonywania określonych czynności w zakresie przyjmowania wniosków wizowych;

2) kodeksie wizowym - oznacza to Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) Nr 810/2009 z dnia 13 lipca 2009 r. ustanawiające Wspólnotowy Kodeks Wizowy (kodeks wizowy) (Dz.U.UE.L.2009.243.1);

3) podmiocie zewnętrznym - oznacza to osobę prawną albo osobę fizyczną działającą w państwie przyjmującym i posiadającą zgodnie z prawem tego państwa zdolność do wykonywania czynności w zakresie pośrednictwa wizowego, będącą usługodawcą zewnętrznym lub pośredniczącym podmiotem komercyjnym w rozumieniu art. 43 i 45 kodeksu wizowego;

4) pośrednictwie wizowym - oznacza to wykonywanie określonych w zarządzeniu czynności przez podmiot zewnętrzny określony w art. 43 i 45 kodeksu wizowego;

5) pośredniczącym podmiocie komercyjnym - oznacza to prywatną agencję administracyjną, firmę transportową lub biuro podróży (organizatora wycieczek lub jego przedstawiciela);

6) ustawie o ochronie danych osobowych - oznacza to ustawę z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.);

7) ustawie - Prawo zamówień publicznych - oznacza to ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.).

Rozdział 2

Powierzanie czynności podmiotom zewnętrznym

§ 3

1. Celem powierzania podmiotom zewnętrznym określonych czynności w zakresie przyjmowania wniosków wizowych jest ułatwienie cudzoziemcom dostępu do informacji na temat postępowania w sprawie wydawania wiz oraz ułatwienie procedury rozpatrywania wniosków wizowych.

2. Powierzanie podmiotom zewnętrznym określonych czynności w zakresie przyjmowania wniosków wizowych może nastąpić wyłącznie na zasadach i w trybie, które zostały określone w zarządzeniu oraz zgodnie z wymogami zawartymi w kodeksie wizowym, bez uszczerbku dla przepisów o zamówieniach publicznych.

3. Współpraca z podmiotami zewnętrznymi w zakresie przyjmowania wniosków wizowych prowadzona jest na podstawie:

1) umowy cywilnoprawnej - w przypadku współpracy z usługodawcami zewnętrznymi w rozumieniu art. 43 kodeksu wizowego;

2) akredytacji - w przypadku pośredniczących podmiotów komercyjnych, o których mowa w art. 45 ust. 1 kodeksu wizowego.

4. Z tytułu wykonywania pośrednictwa wizowego usługodawca zewnętrzny, o którym mowa w art. 43 kodeksu wizowego, będzie mógł pobierać od osób ubiegających się o wizę dodatkową opłatę za usługę pośrednictwa wizowego w wysokości i na zasadach określonych w umowie, o której mowa w ust. 3 pkt 1.

§ 4

1. Podmiotowi zewnętrznemu można powierzyć wykonywanie jednej lub więcej z poniższych czynności:

1) udzielanie ogólnych informacji na temat wymogów wizowych i formularzy wniosków wizowych;

2) informowanie osób ubiegających się o wizę o wymaganych dokumentach dołączanych do wniosków wizowych;

3) przyjmowanie danych i wniosków i przekazywanie wniosków właściwej placówce zagranicznej;

4) pobieranie identyfikatorów biometrycznych łącznie z wnioskiem (jedynie w przypadku współpracy z usługodawcami zewnętrznymi, o których mowa w art. 43 kodeksu wizowego);

5) pobieranie należnej opłaty;

6) planowanie terminów osobistych wizyt w placówce zagranicznej lub u pośrednika;

7) przyjmowanie dokumentów podróży od placówki zagranicznej i zwracanie ich osobie ubiegającej się o wizę;

8) powiadamianie o odmowie wydania wizy.

2. W uzasadnionych przypadkach, za zgodą dyrektora komórki organizacyjnej właściwej w sprawach konsularnych, podmiotowi zewnętrznemu można powierzyć wykonywanie innych czynności niezwiązanych z wydawaniem wiz.

3. Analiza wniosków, ewentualne przeprowadzanie dodatkowych rozmów z wnioskodawcami, podejmowanie decyzji w sprawie wniosków oraz druk i umieszczanie naklejek wizowych dokonywane są wyłącznie przez placówkę zagraniczną.

4. Pośrednicy nie mają dostępu do systemów informatycznych SISA/IS. Dostęp do SISA/IS jest zastrzeżony wyłącznie dla upoważnionego personelu placówek zagranicznych.

Rozdział 3

Współpraca z usługodawcami zewnętrznymi

§ 5

1. Podstawą współpracy z usługodawcą zewnętrznym jest umowa cywilnoprawna, która spełnia wymogi określone w załączniku X do kodeksu wizowego.

2. Ramowy wzór umowy o wykonywaniu pośrednictwa wizowego został określony w załączniku nr 1 do zarządzenia. Ramowy wzór umowy wraz ze wskazanymi w nim załącznikami podlegają każdorazowo odpowiedniemu opracowaniu i stosownym modyfikacjom, w szczególności w zakresie warunków istniejących w państwie wykonywania umowy. Zakres modyfikacji nie może naruszać postanowień zawartych w załączniku X do kodeksu wizowego ani przepisów antykorupcyjnych zawartych w § 11 załącznika nr 1 do zarządzenia.

3. Umowa z usługodawcą zewnętrznym musi zostać zawarta w formie pisemnej.

4. W sprawach związanych z wyborem usługodawcy zewnętrznego oraz zawarcia umowy stosuje się:

1) przepisy ustawy - Prawo zamówień publicznych;

2) przepisy zarządzenia Nr 13 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 23 kwietnia 2010 r. w sprawie umów cywilnoprawnych zawieranych na potrzeby Ministerstwa Spraw Zagranicznych oraz placówek zagranicznych;

3) przepisy zarządzenia Nr 23 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 22 czerwca 2010 r. w sprawie wytycznych dotyczących udzielania zamówień publicznych przez placówki zagraniczne oraz przez Zarząd Obsługi Ministerstwa Spraw Zagranicznych.

5. Umowę, o której mowa w ust. 1, zawiera kierownik placówki zagranicznej z osobą upoważnioną do reprezentowania usługodawcy zewnętrznego.

6. Wskazane jest, aby współpraca z usługodawcą zewnętrznym obejmowała, co najmniej jeszcze jedno państwo członkowskie, bez uszczerbku dla przepisów o zamówieniach publicznych i zasad konkurencji.

7. Umowa o wykonywaniu pośrednictwa wizowego może być zawarta z podmiotem, który spełnia warunki dotyczące:

1) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania;

2) posiadania wiedzy i doświadczenia;

3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia;

4) sytuacji ekonomicznej i finansowej, a ponadto brak jest podstaw do wykluczenia takiego podmiotu z powodu okoliczności wymienionych w art. 24 ustawy - Prawo zamówień publicznych.

8. Ponadto, przed zawarciem umowy, usługodawca zewnętrzny składa oświadczenie, że:

1) nie prowadzi działalności godzącej w interesy bądź wizerunek Rzeczypospolitej Polskiej;

2) będzie prowadził pośrednictwo wizowe w zgodzie z przepisami prawa Rzeczypospolitej Polskiej, prawa państwa przyjmującego oraz interesem publicznym;

3) brak jest konfliktu interesów, czyli sytuacji, w której inna działalność prowadzona przez usługodawcę zewnętrznego lub jego powiązania mogłyby wpływać na jego bezstronność i rzetelność wykonywania umowy;

4) będzie stosował zabezpieczenia ochrony danych, tj. przestrzegał przepisów ustawy o ochronie danych osobowych, przepisów aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie, przepisów określonych w załączniku X do kodeksu wizowego oraz standardów ochrony danych, co najmniej równorzędnych standardom określonym w dyrektywie 95/46/WE.

§ 6

1. Kierownik placówki zagranicznej występuje do dyrektora komórki organizacyjnej właściwej w sprawach konsularnych z wnioskiem o zgodę na wszczęcie procedury zawarcia umowy cywilnoprawnej o wykonywanie pośrednictwa wizowego z usługodawcą zewnętrznym zawierającym przynajmniej:

1) proponowany zakres powierzania określonych czynności usługodawcy zewnętrznemu wraz z uzasadnieniem;

2) informacje o przepisach regulujących zasady prowadzenia pośrednictwa wizowego w państwie przyjmującym;

3) wnioski z przeprowadzonego rozeznania rynku usług pośrednictwa wizowego.

2. Po uzyskaniu zgody, o której mowa w ust. 1, jeżeli zachodzi konieczność przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z przepisami ustawy - Prawo zamówień publicznych, kierownik placówki zagranicznej:

1) przeprowadza postępowanie w jednym z trybów konkurencyjnych albo

2) zaprasza wybranego wykonawcę do negocjacji w trybie z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 10 ustawy - Prawo zamówień publicznych, z zastrzeżeniem § 7 ust. 2.

§ 7

1. Po wyrażeniu zgody, o której mowa w § 6 ust. 1, jeżeli nie zachodzi konieczność przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz w przypadku, o którym mowa w § 6 ust. 2 pkt 2, kierownik placówki zagranicznej przeprowadza konkurs.

2. W przypadku, o którym mowa w § 6 ust. 2 pkt 2, do negocjacji w trybie z wolnej ręki zaprasza się wykonawcę wyłonionego w drodze konkursu.

3. Kierownik placówki zagranicznej wszczyna konkurs, kierując do wybranych przez siebie podmiotów, jeżeli jest to możliwe nie mniej niż do trzech, zaproszenie do składania ofert na wykonywanie pośrednictwa wizowego, wyznaczając jednocześnie termin ich nadesłania.

4. W zaproszeniu należy precyzyjnie określić zakres czynności oraz zasady ich wykonywania oraz określić informacje, których żąda się od oferentów.

5. W celu dokonania oceny złożonych ofert, kierownik placówki zagranicznej powołuje Komisję składającą się przynajmniej z trzech członków służby zagranicznej, w tym przynajmniej jednego posiadającego doświadczenie w sprawach konsularnych oraz ustala kryteria oceny ofert.

6. Osoby wchodzące w skład komisji, przed przystąpieniem do oceny ofert, składają oświadczenie o treści określonej w załączniku nr 2 do zarządzenia.

§ 8

1. Z przebiegu prac Komisji, o której mowa w § 7 ust. 5, sporządzany jest protokół.

2. Komisja obowiązana jest - w granicach, w jakich dopuszcza to miejscowe prawo oraz w konsultacji z komórką organizacyjną właściwą w sprawach konsularnych - do weryfikacji istotnych dla podjęcia rozstrzygnięcia informacji przedłożonych przez oferentów, a w szczególności obowiązana jest dokładnie sprawdzić wypłacalność i rzetelność podmiotu, z którym ma być zawarta umowa, łącznie z niezbędnymi pozwoleniami, wpisem w rejestrze, statutem spółki, umowami z bankami oraz upewnić się, czy nie zachodzi konflikt interesów.

3. Komisja rozstrzyga wszystkie kwestie w drodze uzgodnienia stanowisk wszystkich jej członków i przewodniczącego, a w razie niemożności osiągnięcia konsensusu, przewodniczący Komisji może zarządzić przeprowadzenie głosowania. W przypadku równej liczby głosów, rozstrzyga głos przewodniczącego.

4. Kryteria oceny ofert uwzględniają wysokość wynagrodzenia za usługi płaconego przez placówkę i/lub pobieranego od wnioskodawców. Tabela zawierająca porównanie ofert w zakresie kryteriów oceny powinna stanowić załącznik do protokołu prac Komisji.

5. Wybór oferty lub ofert przez Komisję wymaga pisemnego uzasadnienia.

6. Komisja może nie wybrać żadnej z ofert. W takim przypadku postępowanie podlega zamknięciu przez przewodniczącego Komisji.

7. Kierownicy placówek zagranicznych odpowiedzialni są za nadzór i kontrolę, o których mowa w art. 43 ust. 11 kodeksu wizowego.

8. Usługodawca zewnętrzny, z którym zawarto umowę o wykonywanie pośrednictwa wizowego, podlega wpisowi do rejestru, prowadzonego przez kierownika placówki zagranicznej. Rejestr zawiera nazwę usługodawcy zewnętrznego, jego dane teleadresowe oraz informację o podpisanej z usługodawcą zewnętrznym umowie. Rejestr podlega bieżącej aktualizacji.

9. Kierownik placówki zagranicznej podaje do ogólnej wiadomości wykaz usługodawców zewnętrznych, z którymi zawarł umowy o wykonywanie pośrednictwa wizowego.

Rozdział 4

Współpraca z pośredniczącymi podmiotami komercyjnymi

§ 9

1. Powierzenie wykonywania określonych czynności w zakresie pośredniczenia w przyjmowaniu wniosków wizowych może nastąpić również na podstawie akredytacji udzielanej pośredniczącym podmiotom komercyjnym. Podmioty te nie są uprawnione do pobierania identyfikatorów biometrycznych.

2. Akredytacji udziela właściwy terytorialnie konsul, po uzyskaniu opinii dyrektora komórki organizacyjnej właściwej w sprawach konsularnych.

3. Akredytacja może być udzielona pośredniczącemu podmiotowi komercyjnemu, który spełnia warunki określone w § 5 ust. 8 pkt 1-3.

4. Przed udzieleniem akredytacji należy ponadto sprawdzić:

1) aktualny status pośredniczącego podmiotu komercyjnego, a w szczególności: licencję, wpis do rejestru, umowy z bankami;

2) obowiązujące umowy z partnerami komercyjnymi mającymi siedzibę na terytorium państw członkowskich, oferującymi zakwaterowanie i inne usługi związane z wycieczkami zorganizowanymi;

3) umowy z firmami transportowymi, które muszą obejmować podróż do miejsca przeznaczenia oraz zagwarantowaną, ustaloną na określoną datę, podróż powrotną.

5. Pośredniczący podmiot komercyjny, któremu udzielono akredytacji, podlega wpisowi do rejestru, prowadzonego przez właściwego terytorialnie konsula. Rejestr zawiera nazwę pośredniczącego podmiotu komercyjnego, jego dane teleadresowe oraz informację o udzielonej akredytacji. Rejestr podlega bieżącej aktualizacji.

§ 10

1. Akredytacja podlega cofnięciu w przypadku zaistnienia przyczyny powodującej, że pośredniczący podmiot komercyjny nie spełnia któregokolwiek z wymogów, określonych w § 5 ust. 8 pkt 1-3.

2. Niezależnie od zaistnienia przyczyn określonych w ust. 1, akredytacja może być cofnięta w każdym czasie, jeżeli jest to uzasadnione ze względu na interes publiczny bądź, jeżeli przemawiają za tym względy bezpieczeństwa.

3. Cofnięcia akredytacji dokonuje właściwy terytorialnie konsul, po uzyskaniu opinii dyrektora komórki organizacyjnej właściwej w sprawach konsularnych.

4. Cofnięcie akredytacji następuje poprzez oświadczenie właściwego terytorialnie konsula, w którym wskazane są przesłanki cofnięcia akredytacji.

5. Cofnięcie akredytacji skutkuje wykreśleniem pośredniczącego podmiotu komercyjnego z rejestru, o którym mowa § 9 ust. 5.

§ 11

1. Właściwy terytorialnie konsul podaje do ogólnej wiadomości wykaz akredytowanych pośredniczących podmiotów komercyjnych, z którymi prowadzi współpracę.

2. W ramach lokalnej współpracy schengeńskiej wymienia się wykazy pośredniczących podmiotów komercyjnych, którym została przyznana akredytacja lub którym akredytację cofnięto, wraz z uzasadnieniem decyzji o cofnięciu akredytacji.

3. W ramach lokalnej współpracy schengeńskiej wymienia się informacje na temat działania akredytowanych pośredniczących podmiotów komercyjnych dotyczące wykrytych nieprawidłowości, odrzuconych wniosków przekazanych przez pośredniczące podmioty komercyjne oraz na temat wykrytych form fałszerstw dokumentów podróży, a także zaplanowanych, lecz niedoszłych do skutku wycieczek.

Rozdział 5

Przepis końcowy

§ 12

W sprawach nieuregulowanych zarządzeniem stosuje się odpowiednio przepisy kodeksu wizowego, ustawy o ochronie danych osobowych oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie.

§ 13

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.