Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1

1. Zarządzenie określa zasady i tryb:

1) pozyskiwania nieruchomości na potrzeby siedzib placówek zagranicznych i rezydencji kierowników przedstawicielstw dyplomatycznych;

2) najmu nieruchomości na potrzeby Ministerstwa Spraw Zagranicznych, zwanego dalej „Ministerstwem”.

2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o pozyskiwaniu nieruchomości rozumie się przez to nabycie, najem lub uzyskanie innych praw do nieruchomości.

3. W przypadku, gdy w jednej miejscowości znajduje się wiele nieruchomości pozostających we władaniu placówek, w procesie decyzyjnym należy uwzględniać gospodarowanie całym zasobem tych nieruchomości.

4. Zasady pozyskiwania mieszkań na potrzeby członków służby zagranicznej innych niż rezydencje kierowników przedstawicielstw dyplomatycznych regulują odrębne przepisy.

§ 2

Przy pozyskiwaniu nieruchomości należy kierować się:

1) potrzebami służby zagranicznej i zadaniami Ministerstwa;

2) zasadami racjonalnego gospodarowania środkami publicznymi i uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów;

3) potrzebą ochrony i budowania pozytywnego wizerunku Rzeczypospolitej Polskiej;

4) wymogami bezpieczeństwa;

5) względami protokolarnymi;

6) potrzebą zapewnienia nieruchomościom wysokich standardów technicznych i funkcjonalnych, sprzyjających ochronie środowiska oraz potrzebami użytkowników, zwłaszcza osób niepełnosprawnych.

§ 3

Za legalność, celowość, gospodarność, rzetelność i efektywność procesu pozyskiwania nieruchomości odpowiada:

1) dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach infrastruktury (całość procesu);

2) dyrektorzy innych komórek organizacyjnych – w zakresie swoich zadań chyba, że złożyli zastrzeżenia do protokołu rozbieżności;

3) dyrektor generalny służby zagranicznej, zwany dalej „dyrektorem generalnym” – w zakresie podejmowanych decyzji i zatwierdzanych wniosków oraz nadzoru;

4) inni uczestnicy procesu – w zakresie powierzonych im zadań.

§ 4

1. Dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach infrastruktury sporządza:

1) roczne i wieloletnie plany pozyskiwania nieruchomości – do dnia 30 czerwca poprzedniego roku;

2) sprawozdania z realizacji rocznych i wieloletnich planów pozyskiwania nieruchomości – do dnia 31 marca roku następnego.

2. Plany, o których mowa w ust. 1 pkt 1, wymagają zaopiniowania przez dyrektorów komórek organizacyjnych właściwych w sprawach:

1) finansów;

2) bezpieczeństwa dyplomatycznego;

3) osobowych;

4) nadzoru pracy placówek na potrzeby, których planuje się pozyskiwać nieruchomości;

5) protokołu dyplomatycznego.

3. Plany, o których mowa w ust. 1 pkt 1, zaopiniowane przez dyrektora generalnego, zatwierdza Minister Spraw Zagranicznych.

4. Sprawozdania, o których mowa w ust. 1 pkt 2, zaopiniowane przez dyrektora generalnego, przedkłada się Ministrowi Spraw Zagranicznych.

§ 7

1. Zespół, o którym mowa w § 6, sporządza program funkcjonalno-użytkowy określający wymogi w stosunku do pozyskiwanej nieruchomości.

2. Wymogi, o których mowa w ust. 1, dotyczą w szczególności:

1) funkcji nieruchomości;

2) obsady etatowej w powiązaniu z funkcjami;

3) powierzchni z podziałem na poszczególne funkcje;

4) warunków:

a) bezpieczeństwa i ochrony informacji niejawnych,

b) obsługi interesantów,

c) infrastruktury informatycznej i łączności,

d) lokalizacji, zgodnie z zaleceniami określonymi w § 8 ust. 2,

e) funkcji wizerunkowo-promocyjnej,

f) mieszkalnych, jeżeli nieruchomość ma pełnić taką funkcję,

g) innych zapewniających funkcjonalność.

3. Dla każdego z wymogów określa się:

1) wartości minimalne – podlegające bezwzględnemu spełnieniu;

2) wartości zalecane.

§ 8

1. Minimalne wymogi bezpieczeństwa dla pozyskiwanych nieruchomości określa komórka organizacyjna właściwa w sprawach bezpieczeństwa placówek, uwzględniając aktualną kategoryzację placówek zagranicznych pod względem bezpieczeństwa i na podstawie aktualnej analizy stanu bezpieczeństwa.

2. Ustala się następujące zalecenia przestrzenne i funkcjonalne dla siedzib placówek zagranicznych:

1) prestiżowa lokalizacja;

2) dostęp do sieci drogowej zapewniającej optymalną komunikację i dogodne warunki ewakuacji;

3) posiadanie, co najmniej dwóch wejść, zarówno do budynku jak i na teren posesji;

4) usytuowanie budynku na działce w sposób umożliwiający swobodną kontrolę terenu wokół budynku, w przypadku, gdy nieruchomość nie stanowi samodzielnego budynku, budynek powinien być wyposażony w systemy kontroli terenu wokół niego;

5) zapewnienie miejsc parkingowych dla pojazdów służbowych na terenie posesji lub garaży w budynku;

6) zapewnienie warunków dla strefowania funkcji bez kolizji komunikacyjnych i dostępu.

§ 9

1. Do programu funkcjonalno-użytkowego komórka organizacyjna właściwa w sprawach infrastruktury załącza szacunek przewidywanych kosztów związanych z pozyskaniem nieruchomości i jej ewentualną zabudową lub adaptacją zgodnie z wymogami, o których mowa w § 7 ust. 2, oparty o udokumentowaną analizę cen na rynku miejscowym.

2. Komórka organizacyjna właściwa w sprawach infrastruktury uzgadnia z komórką organizacyjną właściwą w sprawach finansów możliwości i źródła finansowania kosztów, o których mowa w ust. 1. Uzgodnienie wymaga parafy głównego księgowego resortu.

3. Program funkcjonalno-użytkowy wraz z szacunkiem przewidywanych kosztów podlega zatwierdzeniu przez dyrektora generalnego.

§ 10

1. Po zatwierdzeniu programu funkcjonalno-użytkowego Zespół sporządza harmonogram pozyskania nieruchomości, w którym określa zadania związane z pozyskaniem nieruchomości na potrzeby placówki, terminy ich realizacji i osoby lub komórki organizacyjne odpowiedzialne za ich realizację, a w szczególności:

1) podmiot odpowiedzialny za przeprowadzenie rozeznania rynku i wybór wstępnych lokalizacji;

2) podmiot zawierający umowę z prawnikiem lub pośrednikiem, o których mowa w ust. 2, w przypadku powierzenia im zadań.

2. Harmonogram może powierzać zadania:

1) w zakresie obsługi prawnej – prawnikowi, specjaliście w zakresie prawa miejscowego;

2) w zakresie rozeznania rynku i prowadzenia negocjacji – pośrednikowi, osobie fizycznej lub prawnej posiadającej odpowiednie uprawnienia, doświadczenie, ubezpieczenie oraz rekomendacje,

przy czym prawnik, o którym mowa w pkt 1 nie może być pośrednikiem, o którym mowa w pkt 2 ani osobą z nim powiązaną.

3. Harmonogram zatwierdza dyrektor generalny.

§ 11

1. Podmiot wskazany w harmonogramie, we współpracy z komórką organizacyjną właściwą w sprawach infrastruktury, przeprowadza badanie rynku miejscowego i dokonuje wstępnego wyboru nieruchomości spełniających wymogi określone w programie funkcjonalno-użytkowym. Lista nieruchomości przedstawiana jest dyrektorowi komórki organizacyjnej właściwej w sprawach infrastruktury, który rekomenduje dyrektorowi generalnemu najlepsze propozycje do przeprowadzenia wizji lokalnej.

2. W wizji lokalnej udział biorą osoby wyznaczone przez dyrektorów komórek organizacyjnych właściwych w sprawach: infrastruktury i bezpieczeństwa placówek zagranicznych, a w razie potrzeby także innych komórek i jednostek organizacyjnych zainteresowanych pozyskaniem nieruchomości. W ramach wizji lokalnej przeprowadzane są rozmowy z właścicielem nieruchomości bądź jego upełnomocnionym przedstawicielem, które obejmują w szczególności kwestie:

1) ceny nabycia lub wysokości czynszu oraz opłat związanych z eksploatacją nieruchomości;

2) stanu prawnego nieruchomości, w szczególności obciążeń nieruchomości;

3) ewentualnej zabudowy lub adaptacji nieruchomości na potrzeby placówki;

4) dostosowania nieruchomości do obowiązujących wymogów ochrony przeciwpożarowej;

5) stanu technicznego nieruchomości;

6) dostosowania nieruchomości do wymogów związanych z dostępem do niej dla osób niepełnosprawnych.

3. Z wizji lokalnej sporządza się protokół.

4. W oparciu o wyniki wizji lokalnej dla każdej wizytowanej nieruchomości komórka organizacyjna właściwa w sprawach infrastruktury przygotowuje ocenę spełniania przez nieruchomość wymogów określonych w programie funkcjonalno-użytkowym, ocenę stanu technicznego nieruchomości, kosztów niezbędnych prac adaptacyjnych lub modernizacyjnych (w przypadku nieruchomości gruntowej – kosztów zabudowy) oraz kosztów utrzymania nieruchomości. Do dokumentu dołącza się:

1) ocenę spełnienia wymagań bezpieczeństwa przygotowaną przez komórkę organizacyjną właściwą w sprawach bezpieczeństwa placówek zagranicznych;

2) ocenę stanu prawnego nieruchomości i wymagań dotyczących umowy zakupu lub najmu przygotowaną przez komórkę organizacyjną właściwą w sprawach prawnych lub miejscowego prawnika.

5. Dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach infrastruktury sporządza notatkę rekomendującą wybraną nieruchomość lub kilka wybranych nieruchomości dla dyrektora generalnego, który podejmuje decyzję w sprawie wyboru nieruchomości i formy jej pozyskania. Notatka podlega parafowaniu przez głównego księgowego resortu w zakresie zgodności z planem finansowym. Załącznikiem do notatki jest protokół z przeprowadzonej wizji lokalnej.

6. W przypadku zakupu nieruchomości dyrektor generalny przygotowuje wniosek Ministra Spraw Zagranicznych do ministra właściwego do spraw Skarbu Państwa o wyrażenie zgody, o której mowa w art. 135 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 oraz z 2010 r. Nr 28, poz. 146, Nr 123, poz. 835 i Nr 152, poz. 1020).

7. W przypadku odrzucenia przez dyrektora generalnego rekomendowanej w notatce nieruchomości, dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach infrastruktury dokonuje ponownej oceny dotychczas rozpatrywanych nieruchomości bądź powtarza procedurę wyboru nieruchomości.

§ 12

1. Osoba wskazana w harmonogramie przygotowuje negocjacje w celu zawarcia umowy skutkującej pozyskaniem nieruchomości.

2. Negocjacje przeprowadza się zgodnie z przepisami zarządzenia Nr 13 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 23 kwietnia 2010 r. w sprawie umów cywilnoprawnych zawieranych na potrzeby Ministerstwa Spraw Zagranicznych oraz placówek zagranicznych (Dz. Urz. Min. Spraw Zagr. Nr 2, poz. 22) lub przeprowadzane są przez pośrednika, jeżeli było to przewidziane w harmonogramie.

3. Negocjatorzy zobowiązani są złożyć oświadczenie według wzoru określonego w załączniku nr 1 do zarządzenia.

4. Z przebiegu negocjacji negocjatorzy sporządzają i po podpisaniu przedkładają dyrektorowi generalnemu protokół, który powinien zawierać:

1) oznaczenie miejsca i terminu przeprowadzenia negocjacji;

2) przedmiot negocjacji;

3) imiona i nazwiska negocjatorów;

4) dokładne dane identyfikacyjne właściciela nieruchomości oraz osób reprezentujących go w negocjacjach, jeśli nie działa osobiście, ze wskazaniem dokumentów potwierdzających ich właściwe umocowanie do negocjacji;

5) wynik negocjacji, w tym istotne postanowienia lub tekst umowy;

6) inne elementy istotne z punktu widzenia przebiegu i wyniku negocjacji.

5. Jeżeli w czasie negocjacji uzgodniony został z właścicielem nieruchomości lub reprezentującym go pełnomocnikiem projekt umowy dotyczącej pozyskania nieruchomości negocjatorzy mają obowiązek uprzedzić go, że projekt nie jest dokumentem zobowiązującym do dokonania czynności w nim uzgodnionych, bo podlega stosownym zatwierdzeniom i dopiero po ich uzyskaniu będzie mógł zostać podpisany, jako obowiązująca umowa lub renegocjowany. To samo dotyczy pośrednika, jeżeli zgodnie z harmonogramem prowadzi on negocjacje.

§ 13

Wynegocjowany projekt umowy podlega zasadom opiniowania określonym w zarządzeniu, o którym mowa w § 12 ust. 2. Projekt wynegocjowany i parafowany przez radcę prawnego z komórki organizacyjnej właściwej w sprawach prawnych lub miejscowego prawnika działającego na zlecenie placówki zagranicznej nie wymaga ponownego opiniowania przez radcę prawnego.

§ 15

Procedurę wyboru nieruchomości powtarza się w niezbędnym zakresie w przypadku negatywnego wyniku negocjacji lub negatywnego zaopiniowania projektu umowy.

Rozdział 3

Najem nieruchomości na potrzeby Ministerstwa

§ 16

1. Wszczęcie procedury mającej na celu najem nieruchomości na potrzeby Ministerstwa następuje na podstawie:

1) wniosku, którego wzór został określony w załączniku nr 2 do zarządzenia;

2) polecenia Ministra Spraw Zagranicznych lub dyrektora generalnego.

2. Wniosek podlega zatwierdzeniu przez dyrektora generalnego.

§ 17

1. Po zatwierdzeniu wniosku lub wydaniu polecenia, o których mowa w § 16 ust. 1, dyrektor generalny może ustanowić Zespół do spraw najmu wskazanej powierzchni, zwany dalej „Zespołem”.

2. Obsługę Zespołu zapewnia komórka organizacyjna właściwa w sprawach infrastruktury.

3. O ile charakter zadania nie wymaga ustanowienia Zespołu, za właściwy przebieg procesu i wykonanie zadań skutkujących zawarciem umowy najmu odpowiada dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach infrastruktury.

§ 18

1. W skład Zespołu, o którym mowa w § 17 ust. 1, wchodzą dyrektorzy lub wyznaczeni przez nich pracownicy komórek organizacyjnych właściwych w sprawach:

1) infrastruktury (jako przewodniczący);

2) obsługi dyrektora generalnego;

3) osobowych;

4) ochrony informacji niejawnych;

5) prawnych;

6) finansów;

7) informatyki i telekomunikacji;

8) komórki wnioskującej;

9) komórki (komórek) przewidzianej do użytkowania wynajętych pomieszczeń.

2. Przewodniczący Zespołu może zapraszać do udziału w jego pracach innych pracowników Ministerstwa.

§ 19

1. Zadaniem Zespołu, jeżeli został powołany, lub dyrektora komórki organizacyjnej właściwej w sprawach infrastruktury, jest przeprowadzenie procedury wyboru najkorzystniejszej oferty, obejmującej w szczególności:

1) przygotowanie szczegółowych wymagań dotyczących nieruchomości (program funkcjonalno-użytkowy);

2) zamieszczenie ogłoszeń dotyczących poszukiwania nieruchomości na stronach internetowych Ministerstwa oraz w portalach ogłoszeniowych;

3) rozesłanie ogłoszeń do agencji nieruchomości;

4) dokonanie kwalifikacji zgłaszanych ofert pod kątem spełniania wymagań;

5) wskazanie ofert najkorzystniejszych finansowo (krótka lista);

6) przeprowadzenie wizji lokalnych nieruchomości z krótkiej listy pod kątem:

a) szczegółowej oceny spełnienia wymogów,

b) oszacowania warunków, kosztów i terminów adaptacji pomieszczeń,

c) sprawdzenia pod względem formalnoprawnym dokumentacji dotyczącej najmowanej nieruchomości,

d) określenia wstępnych warunków najmu;

7) wytypowanie trzech najkorzystniejszych lokalizacji (chyba, że ilość lokalizacji spełniających wymagania będzie mniejsza);

8) przeprowadzenie szczegółowych negocjacji dotyczących warunków najmu, w tym warunków finansowych, trzech najkorzystniejszych lokalizacji;

9) przedstawienie rekomendacji w zakresie wyboru najkorzystniejszej oferty, a w przypadku, gdy oferty są porównywalne – przedstawienie najkorzystniejszych ofert;

10) prowadzenie bieżącej korespondencji w zakresie spraw dotyczących zadań Zespołu;

11) zamieszczenie na stronie internetowej Ministerstwa ogłoszenia o wyborze oferty;

12) sporządzenie sprawozdania z prac Zespołu.

2. Z przebiegu wizji lokalnej sporządza się protokół.

3. Negocjacje przeprowadza się zgodnie z przepisami zarządzenia, o którym mowa w § 12 ust. 2, z tym, że w przypadku powołania Zespołu negocjatorów wyznacza i wyposaża ich w instrukcję negocjacyjną przewodniczący Zespołu.

4. Przepisy § 12 ust. 4 i 5 stosuje się odpowiednio.

5. Członkowie Zespołu oraz negocjatorzy, przed przystąpieniem odpowiednio do oceny ofert lub negocjacji, zobowiązani są złożyć oświadczenie według wzoru określonego w załączniku nr 1 do zarządzenia.

§ 20

1. Rekomendację wyboru najkorzystniejszej oferty najmu nieruchomości wraz z wynikiem negocjacji odpowiednio Zespół lub dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach infrastruktury przedstawia do zaakceptowania dyrektorowi generalnemu.

2. W przypadku, gdy żadna oferta nie spełnia wymagań bądź nie mieści się w granicach racjonalnej gospodarki środkami publicznymi dyrektorowi generalnemu przedstawia się sprawozdanie, o którym mowa w § 19 ust. 1 pkt 12 bez rekomendacji wyboru oferty wraz z uzasadnieniem.

3. Do rekomendacji lub sprawozdania załącza się zestawienie ofert według wzoru określonego w załączniku nr 3 do zarządzenia.

§ 21

W przypadku zaakceptowania rekomendacji umowę najmu zawiera się zgodnie z przepisami zarządzenia, o którym mowa w § 12 ust. 2. Projekt uzgodniony i parafowany przez radcę prawnego z komórki organizacyjnej właściwej w sprawach prawnych, który brał udział w negocjacjach nie wymaga ponownego opiniowania przez radcę prawnego.

Rozdział 4

Realizacja inwestycji

§ 23

1. Po pozyskaniu nieruchomości:

1) dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach infrastruktury przedkłada dyrektorowi generalnemu projekt decyzji o ustanowieniu projektu inwestycyjnego w rozumieniu przepisów zarządzenia Nr 18 Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej z dnia 3 sierpnia 2010 r. w sprawie zarządzania projektami w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i na placówkach zagranicznych albo

2) w przypadku, gdy nie mają zastosowania przepisy zarządzenia, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach infrastruktury wydaje decyzję określającą zadania, osoby lub podmioty odpowiedzialne za ich wykonanie, terminy ich realizacji oraz strukturę zarządzania procesem inwestycyjnym.

2. Do projektu, o którym mowa w ust. 1, dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach infrastruktury dołącza szacunek kosztów realizacji inwestycji.

Rozdział 5

Przepisy przejściowe i końcowe

§ 24

1. Do czasu wdrożenia modułu elektronicznego obiegu dokumentów, o których mowa w zarządzeniu, dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach infrastruktury jest upoważniony do ustalania wzorów dokumentów oraz określania zasad ich uzgadniania i przesyłania przy wykorzystaniu poczty elektronicznej.

2. Do czasu likwidacji Zarządu Obsługi zadania dyrektora komórki organizacyjnej właściwej w sprawach infrastruktury określone w § 16–20 zarządzenia wykonuje dyrektor Zarządu Obsługi.

3. W terminie 60 dni od dnia wejścia w życie zarządzenia dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach infrastruktury opracuje wzory:

1) wniosku o zmianę lokalizacji;

2) programu funkcjonalno-użytkowego;

3) harmonogramu pozyskania nieruchomości.

§ 25

Sprawy, dotyczące najmu nieruchomości na potrzeby Ministerstwa, wszczęte przed wejściem w życie zarządzenia, prowadzi się na podstawie dotychczasowych przepisów.

§ 26

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.