Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1

1. Zarządzenie określa tryb i zasady udzielania, rozliczania i kontroli wykonania dotacji celowych Ministra Spraw Zagranicznych dla podmiotów wymienionych w art. 127 ust. 1 pkt 1 lit. a, b i e ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm).

2. Przepisów zarządzenia nie stosuje się w przypadku, gdy tryb i zasady udzielania lub rozliczania dotacji określają odrębne przepisy lub umowa międzynarodowa.

3. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) dotacji celowej - rozumie się przez to środki pochodzące z budżetu państwa, w rozumieniu art. 127 ustawy;

2) dyrektorze generalnym - rozumie się przez to Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej;

3) głównym księgowym resortu - rozumie się przez to Głównego Księgowego obsługującego dysponenta głównego środków części 45 budżetu państwa;

4) kierowniku komórki organizacyjnej - rozumie się przez to dyrektora komórki organizacyjnej lub osobę go zastępującą;

5) komisji - rozumie się przez to komisję konkursową powołaną w drodze decyzji przez Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej;

6) Ministerstwie - rozumie się przez to Ministerstwo Spraw Zagranicznych;

7) Ministrze - rozumie się przez to dysponenta głównego środków części 45 budżetu państwa;

8) organizacjach pozarządowych - rozumie się przez to organizacje pozarządowe oraz podmioty, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873, z późn. zm.);

9) postępowaniu dotacyjnym - rozumie się przez to procedurę zlecania realizacji zadań publicznych przez Ministerstwo, rozpoczynającą się wnioskiem o jej wszczęcie, a kończącą się zatwierdzeniem rozliczenia przyznanej dotacji;

10) rozporządzeniu - rozumie się przez to rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 grudnia 2005 r. w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. Nr 264, poz. 2207);

11) ustawie - rozumie się przez to ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.);

12) ustawie o działalności pożytku publicznego - rozumie się przez to ustawę z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873, z późn. zm.);

13) właściwym członku kierownictwa - rozumie się przez to odpowiednio Ministra Spraw Zagranicznych, sekretarza stanu, podsekretarza stanu nadzorującego komórkę organizacyjną występującą z wnioskiem o wszczęcie postępowania dotacyjnego oraz nadzorującego postępowanie dotacyjne;

14) właściwej komórce organizacyjnej - rozumie się przez to właściwą merytorycznie komórkę organizacyjną Ministerstwa, której kierownik występuje z wnioskiem o wszczęcie postępowania dotacyjnego;

15) wnioskodawcy - rozumie się przez to podmiot, którzy złożył wniosek projektowy;

16) wniosku projektowym - rozumie się przez to ofertę na realizację zleconego zadania publicznego w rozumieniu art. 47 ustawy;

17) wykonawcę - rozumie się przez to podmiot, z którym zawarta została umowa na realizację zadania publicznego i któremu przyznana została dotacja celowa na jego realizację.

§ 2

Dotacji celowych, dla podmiotów określonych w § 1 ust. 1, udziela się w drodze konkursu.

§ 3

1. Dotacje celowe nie mogą być przyznawane podmiotom, w których pracownicy Ministerstwa lub placówek zagranicznych pełnią funkcje w organach zarządzających lub organach kontroli lub nadzoru lub są ich fundatorem chyba, że zostali skierowani do pełnienia tych funkcji przez Ministra Spraw Zagranicznych.

2. Z postępowania dotacyjnego wyklucza się podmioty, które na dzień zakończenia naboru wniosków projektowych:

1) nie przedstawiły wymaganego przed tym terminem sprawozdania z realizacji zadania;

2) nie dokonały wymaganego zwrotu niewykorzystanej części dotacji;

3) nie dokonały wymaganego zwrotu dotacji lub jej części wykorzystanej niezgodnie z przeznaczeniem, pobranej nienależnie lub w nadmiernej wysokości;

4) nie dokonały wymaganego zwrotu dotacji lub jej części wykorzystanej niezgodnie z warunkami umowy;

5) co, do których z przyczyn leżących po stronie tego podmiotu nie zakończono kontroli rozliczenia dotacji.

3. Z postępowania dotacyjnego wyklucza się podmioty, w których osoby, wobec których orzeczono zakaz pełnienia funkcji związanych z dysponowaniem środkami publicznymi, pełnią funkcje w organach zarządzających bądź zostały upoważnione do podpisania umowy dotacji lub jej rozliczenia. Z postępowania dotacyjnego wyklucza się podmioty, w których funkcje w organach zarządzających pełnią osoby, wobec których orzeczono zakaz pełnienia funkcji związanych z dysponowaniem środkami publicznymi.

4. Pracownicy Ministerstwa i placówek zagranicznych nie mogą być podwykonawcami umów dotacji ani wykonywać innych zajęć zarobkowych na rzecz podmiotu, który realizuje zadanie sfinansowane lub dofinansowane ze środków dotacji przyznanych przez Ministra.

Rozdział 2

Wszczęcie postępowania dotacyjnego

§ 4

1. Konkurs ogłasza się na wniosek komórki organizacyjnej z jej inicjatywy własnej lub na podstawie wniosków projektowych podmiotów wymienionych w § 1 ust. 1.

2. Wnioski projektowe składane przez podmioty wymienione w § 1 ust. 1 z własnej inicjatywy podlegają ocenie właściwej merytorycznie komórki organizacyjnej pod względem celowości realizacji zadania, w terminie nieprzekraczającym 1 miesiąca od dnia wpłynięcia wniosku projektowego.

3. Wnioskodawca jest informowany o ocenie wniosku projektowego, o której mowa w ust. 2, a w przypadku uzyskania pozytywnej opinii właściwej komórki organizacyjnej oraz jej akceptacji przez właściwego członka kierownictwa, wnioskodawca jest informowany o trybie i terminie ogłoszenia otwartego konkursu ofert. Postępowanie dotacyjne przeprowadza się zgodnie z przepisami zarządzenia.

4. Zaakceptowany przez kierownika komórki organizacyjnej właściwej w sprawach prawnych oraz właściwej w sprawach finansowych wniosek o wszczęcie postępowania dotacyjnego, kierownik właściwej komórki organizacyjnej przesyła do zatwierdzenia przez właściwego członka kierownictwa. Wzór wniosku o wszczęcie postępowania dotacyjnego określony został w załączniku nr 1 do zarządzenia.

5. Wraz z wnioskiem, o którym mowa w ust. 4, przesyłany jest projekt ogłoszenia o konkursie oraz projekt regulaminu konkursu. Regulamin konkursu określa w szczególności kryteria oceny wniosków projektowych, ich wagę oraz określa, które kryteria muszą być spełnione na minimalnym poziomie, aby wniosek projektowy podlegał dalszej ocenie. Regulamin konkursu opracowywany jest na podstawie ramowego wzoru regulaminu konkursu. Ramowy wzór ogłoszenia o wszczęciu postępowania dotacyjnego określony został w załączniku nr 2 do zarządzenia, ramowy wzór regulaminu konkursu określony został w załączniku nr 3 do zarządzenia.

6. Zatwierdzone przez właściwego członka kierownictwa dokumenty, o których mowa w ust. 5, podlegają ogłoszeniu w Biuletynie Informacji Publicznej, na stronie internetowej Ministerstwa oraz w siedzibie Ministerstwa.

7. Termin składania wniosków projektowych w konkursie nie może być krótszy niż 21 dni od momentu opublikowania dokumentów, o których mowa w ust 5. W przypadku konieczności udzielania dotacji na realizację zadania, którego potrzeby realizacji nie można było wcześniej przewidzieć, termin ten może zostać skrócony za zgodą właściwego członka kierownictwa, o ile zadanie nie jest zlecane organizacjom pozarządowym.

§ 5

1. Obsługę kancelaryjną i administracyjną postępowania dotacyjnego zapewnia właściwa komórka organizacyjna.

2. Oceny i wyboru wniosków projektowych złożonych w ramach postępowania dotacyjnego dokonuje komisja.

3. Komisja składa się z przewodniczącego, jego zastępcy lub zastępców, sekretarza oraz z co najmniej czterech innych członków.

4. Komisję powołuje na wniosek kierownika właściwej komórki organizacyjnej dyrektor generalny w drodze decyzji wyznaczając imiennie przewodniczącego komisji, jego zastępcę lub zastępców i sekretarza oraz wskazując liczbę członków i nazwę komórek organizacyjnych, z których pochodzą. Członkowie komisji niewyznaczeni imiennie są wskazywani pisemnie przez kierowników komórek organizacyjnych wymienionych w treści decyzji, a członkowie komisji będący przedstawicielami organizacji pozarządowych wyznaczani są pisemnie przez kierownika właściwej komórki organizacyjnej po przeprowadzeniu naboru, o którym mowa w ust. 6. W razie nieobecności członka Komisji będącego pracownikiem Ministerstwa, kierownik odpowiedniej komórki organizacyjnej wyznacza pisemnie innego pracownika do pracy w komisji. Wzór wniosku o powołanie komisji oraz decyzji w sprawie powołania komisji określony został odpowiednio w załączniku nr 4 i nr 5 do zarządzenia.

5. W skład komisji nie może wchodzić kierownik właściwej komórki organizacyjnej, który działając na podstawie upoważnienia Ministra, będzie podpisywał umowę o dotację.

6. Kandydatów na członków komisji reprezentujących organizacje pozarządowe Ministerstwo dokonuje w drodze otwartego naboru.

7. Najpóźniej w dniu ogłoszenia konkursu właściwa komórka organizacyjna publikuje na stronach internetowych i w siedzibie Ministerstwa, a w miarę możliwości także za pomocą newslettera i na portalach poświęconych działalności organizacji pozarządowych, zaproszenie do zgłaszania kandydatów na członków komisji, według wzoru określonego w załączniku nr 10 do zarządzenia.

8. Właściwa komórka organizacyjna dokonuje formalnej weryfikacji zgłoszeń, zgodnie z kryteriami opisanymi w zaproszeniu, o którym mowa w ust. 7. Kandydatów spełniających kryteria formalne umieszcza się w drodze losowania na liście, według kolejności wylosowania. Na losowanie zaprasza się kandydatów oraz przedstawicieli zgłaszających ich organizacji pozarządowych. Do komisji kierownik właściwej komórki organizacyjnej wyznacza osoby wylosowane w pierwszej kolejności. W przypadku konieczności wyłączenia członka komisji jej skład uzupełnia się o kolejne osoby z listy.

9. Ilość przedstawicieli organizacji pozarządowych nie powinna być mniejsza niż 10% ogółu członków komisji, jednak nie mniej niż 2 osoby chyba, że liczba kandydatów spełniających wymagania jest mniejsza.

10. Przewodniczący komisji może zapraszać do udziału w jej pracach, z głosem doradczym lub jako niezależnych obserwatorów, przedstawicieli innych komórek organizacyjnych Ministerstwa, urzędów, instytucji lub organizacji, a także ekspertów.

11. Do osób, określonych w ust. 10, stosuje się przepisy dotyczące zapobiegania konfliktowi interesów wśród członków komisji, określone w § 6 ust. 3-9.

12. Szczegółowy sposób i tryb działania komisji określa regulamin pracy komisji przyjęty przez komisję i zatwierdzony przez kierownika właściwej komórki organizacyjnej. Regulamin pracy komisji zawiera w szczególności:

1) zasady organizacji pracy komisji i podkomisji w przypadku ich utworzenia;

2) sposób oceny wniosków projektowych i zasady podejmowania decyzji o wyborze wniosków projektowych najkorzystniejszych do sfinansowania, w tym wagę przyznawaną poszczególnym kryteriom wynikającym z regulaminu konkursu;

3) obowiązki i uprawnienia przewodniczącego, zastępcy przewodniczącego, sekretarza i członków komisji, z zastrzeżeniem ust. 13.

13. Do zadań przewodniczącego komisji należy w szczególności:

1) organizacja pracy komisji, w tym zwoływanie posiedzeń komisji;

2) zapewnienie podczas prac komisji bezstronności i przejrzystości jej prac;

3) zapewnienie stosowania i przestrzegania postanowień regulaminu konkursu oraz regulaminu pracy komisji przez wszystkich członków komisji;

4) nadzór nad dokumentacją związaną z pracą komisji.

14. Do zadań komisji należy w szczególności:

1) ocena wniosków projektowych złożonych w postępowaniu dotacyjnym i wybór najkorzystniejszych wniosków projektowych w oparciu o kryteria ustalone w regulaminie konkursu;

2) sporządzenie uzasadnienia wyboru lub odrzucenia wniosków projektowych;

3) przedstawienie do akceptacji właściwego członka kierownictwa listy wniosków projektowych rekomendowanych do realizacji wraz z proponowanymi kwotami dotacji dla poszczególnych wnioskodawców oraz ewentualnie listy wniosków rezerwowych wraz z proponowanymi kwotami dotacji dla poszczególnych.

15. Wraz z listą wniosków projektowych, które uzyskały rekomendację komisji do przyznania dotacji, komisja może przedstawić listę wniosków rezerwowych, które mogą zostać dofinansowane w przypadku rezygnacji z realizacji zadania przez wnioskodawcę znajdującego się na liście wniosków rekomendowanych lub uzyskania w inny sposób dodatkowych środków finansowych.

16. Kierownik właściwej komórki organizacyjnej na wniosek przewodniczącego komisji może zlecać, w tym podmiotom zewnętrznym, przygotowanie opinii i innych materiałów niezbędnych do prac komisji. Zlecenia dokonuje się zgodnie z przepisami obowiązującymi w Ministerstwie.

17. Przewodniczący komisji na okres swojej nieobecności wskazuje pisemnie zastępcę, któremu powierza kierowanie pracami komisji.

18. Nadzór nad pracami komisji sprawuje właściwy członek kierownictwa.

19. Przewodniczący komisji informuje właściwego członka kierownictwa o przebiegu prac komisji.

Rozdział 3

Ocena formalna i merytoryczna wniosków projektowych

§ 6

1. Wnioski projektowe powinny zostać sporządzone w oparciu o wzór oferty określony w załączniku nr 1 do rozporządzenia.

2. Komisja dokonuje oceny wniosków projektowych pod względem formalnym oraz merytorycznym.

3. Przed przystąpieniem do oceny wniosków projektowych każdy członek komisji składa deklarację dotyczącą powiązania z wnioskodawcami w danym postępowaniu dotacyjnym. Wzór deklaracji określony został w załączniku nr 6 do zarządzenia.

4. Do członków komisji stosuje się przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071, z późn. zm.) dotyczące wyłączenia pracownika.

5. Ze składu komisji wyłącza się osoby, które pozostają w stosunku pracy lub umowy cywilnoprawnej z którymkolwiek z wnioskodawców lub są ich członkami w okresie trwania danego postępowania dotacyjnego.

6. Ze składu komisji wyłącza się osoby, których małżonkowie oraz krewni i powinowaci do drugiego stopnia, a także osoby związane z nimi z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli są członkami organów zarządzających, nadzorujących lub kontrolnych któregokolwiek z wnioskodawców.

7. Ze składu komisji wyłącza się osoby będące reprezentantami organizacji pozarządowych, które są wnioskodawcami.

8. W pozostałych zadeklarowanych przypadkach potencjalnego konfliktu interesów, decyzję o zakresie prac danego członka w komisji podejmuje zespół powołany przez dyrektora właściwej komórki organizacyjnej z udziałem Pełnomocnika Ministra Spraw Zagranicznych do spraw reformy kontroli merytorycznej, przeciwdziałania nadużyciom i opracowania procedur antykorupcyjnych lub osoby przez niego wyznaczonej na czas jego nieobecności. Zespół podejmuje decyzje zgodnie z wytycznymi określonymi w załączniku nr 7 do zarządzenia.

9. W przypadku konieczności całkowitego wyłączenia członka komisji powołanego imiennie przez dyrektora generalnego z udziału w procedurze dotacyjnej, ze względu na zaistnienie okoliczności wymienionych w ust. 4-8, właściwa komórka organizacyjna przygotowuje projekt decyzji dyrektora generalnego zmieniającej skład komisji i powołującej w jej skład nowych członków. Do momentu dokonania zmian w składzie komisji, komisja może kontynuować swoje prace, bez udziału członków podlegających wyłączeniu. Członkowie podlegający wyłączeniu mogą podejmować wyłącznie czynności niecierpiące zwłoki ze względu na interes społeczny lub ważny interes wnioskodawców.

§ 7

1. Oceny wniosków projektowych pod względem formalnym dokonują minimum dwaj członkowie komisji wyznaczeni przez przewodniczącego komisji. Z oceny formalnej sporządzany jest protokół zatwierdzany przez komisję.

2. Wnioski projektowe, które nie spełniają wymagań formalnych określonych w regulaminie konkursu, w szczególności:

1) złożone zostały przez podmioty do tego nieuprawnione;

2) ich zakres tematyczny nie odpowiada założeniom określonym w regulaminie konkursu;

3) zostały złożone po regulaminowym terminie zgłoszenia wniosków projektowych;

podlegają odrzuceniu bez ich oceny merytorycznej.

§ 8

1. Wszystkie wnioski projektowe poprawne formalnie są udostępniane członkom komisji do oceny pod względem merytorycznym.

2. Ocena wniosków projektowych pod względem merytorycznym odbywa się na podstawie kryteriów określonych w regulaminie konkursu.

3. Każdy wniosek projektowy jest oceniany pod względem merytorycznym przez minimum dwóch członków komisji.

4. Członek komisji nieobecny na posiedzeniu przekazuje swoje oceny w formie przewidzianej w regulaminie pracy komisji. Każda z ocen przekazywana w formie innej niż pisemna musi być potwierdzona podpisem niezwłocznie po ustaniu przyczyn nieobecności na posiedzeniu komisji.

5. Do podjęcia przez komisję decyzji w zakresie rekomendacji udzielenia dotacji wymagana jest obecność, co najmniej połowy członków komisji.

6. Komisja wystawia ocenę dla danego wniosku projektowego w oparciu o oceny wystawione przez poszczególnych członków komisji opiniujących wniosek projektowy oraz uwagi pozostałych członków komisji, zgodnie z regulaminem prac komisji.

7. Wnioski projektowe, które uzyskały pozytywną ocenę komisji i mieszczą się w limicie środków finansowych przeznaczonych na konkurs, są kwalifikowane do umieszczenia na liście wniosków rekomendowanych do realizacji i udzielenia dotacji.

8. Wnioski projektowe, które uzyskały minimalną pozytywną ocenę komisji i nie mieszczą się w limicie środków finansowych przeznaczonych na konkurs, mogą być zakwalifikowane do umieszczenia na liście wniosków rezerwowych rekomendowanych do realizacji i udzielenia dotacji, w przypadku rezygnacji z realizacji zadania przez wnioskodawcę umieszczonego na liście wniosków rekomendowanych do realizacji i udzielenia dotacji lub uzyskania w inny sposób dodatkowych środków finansowych.

9. Kolejność na liście wniosków rekomendowanych oraz rezerwowych ustala się w porządku malejącym na postawie ocen przyznanych przez komisję.

§ 9

1. Z prac komisji sporządzany jest protokół końcowy, który jest przekazywany do zatwierdzenia właściwemu członkowi kierownictwa.

2. Protokół zawiera w szczególności:

1) datę i nazwę postępowania;

2) imię i nazwisko:

a) przewodniczącego,

b) zastępcy lub zastępców,

c) sekretarza,

d) pozostałych członków komisji;

3) liczbę zgłoszonych wniosków projektowych, z podziałem na wnioski projektowe spełniające wymogi formalne oraz ich nie spełniające;

4) ocenę merytoryczną wraz z uzasadnieniem wystawioną przez komisję poszczególnym wnioskom projektowym spełniającym wymogi formalne wraz ze wskazaniem rekomendacji do udzielenia dotacji lub jej braku;

5) ewentualne zdania odrębne członków komisji;

6) listę wniosków projektowych rekomendowanych do udzielenia dotacji;

7) listę wniosków projektowych rezerwowych (opcjonalnie);

8) podpisy członków komisji.

§ 10

Właściwy członek kierownictwa, na podstawie przekazanego przez komisję protokołu końcowego, podejmuje decyzję o udzieleniu lub odmowie udzielenia dotacji wnioskodawcy lub wnioskodawcom umieszczonym na liście wniosków projektowych rekomendowanych do realizacji i do udzielenia dotacji oraz na liście wniosków projektowych rezerwowych.

§ 11

1. Ogłoszenie wyników postępowania dotacyjnego następuje niezwłocznie po podjęciu decyzji o przyznaniu dotacji.

2. Ogłoszenie wyników postępowania dotacyjnego podlega publikacji wraz z nazwą zadania publicznego, listą wniosków projektowych rekomendowanych i wysokością przyznanej każdemu z nich dotacji oraz ewentualnie listą wniosków projektowych rezerwowych na stronie internetowej Ministerstwa oraz w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa. Ramowy wzór ogłoszenia określony został w załączniku nr 8 do zarządzenia.

3. W przypadku konkursu skierowanego do organizacji pozarządowych i innych podmiotów prowadzących działalność pożytku publicznego, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego, miejsce i termin publikacji ogłoszenia muszą być dodatkowo zgodne z obowiązkiem informacyjnym wskazanym w art. 13 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego.

4. W Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa ogłaszany jest również wykaz jednostek, którym przyznano dotację wraz z kwotami dotacji przyznanych poszczególnym jednostkom w danym roku. Obwieszczenie powinno być opublikowane do końca roku, za który wykaz został sporządzony. Sporządzenie i publikację obwieszczenia zapewnia właściwa komórka organizacyjna.

Rozdział 4

Zawarcie umowy dotacji, nadzór nad jej realizacją oraz rozliczenie dotacji

§ 12

Przyznanie dotacji na realizację zadania publicznego odbywa się na podstawie umowy. Umowa powinna być zawarta bez zbędnej zwłoki oraz spełniać wymogi zawarte w art. 150 i art. 151 ust. 2 ustawy oraz być sporządzona w oparciu o ramowy wzór umowy, stanowiący załącznik nr 2 do rozporządzenia.

§ 13

1. Umowa, o której mowa w § 12, zawierana jest w imieniu Ministra Spraw Zagranicznych przez kierownika właściwej komórki organizacyjnej, działającego na podstawie upoważnienia Ministra Spraw Zagranicznych.

2. Przed podpisaniem umowa powinna być parafowana przez radcę prawnego Ministerstwa oraz głównego księgowego resortu (w zakresie wstępnej kontroli, o której mowa w art. 54 ust. 1 pkt 3 ustawy).

3. Dla każdej umowy prowadzona jest karta umowy, której ramowy wzór został określony w załączniku nr 9 do zarządzenia.

§ 14

1. Rozliczenie dotacji polega na dokonaniu kontroli i oceny realizacji zadania, a w szczególności:

1) stanu realizacji zadania;

2) efektywności, rzetelności i jakości wykonania zadania;

3) prawidłowości wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania;

4) prowadzenia dokumentacji określonej w przepisach prawa i w postanowieniach umowy.

2. Rozliczenie dotacji odbywa się na postawie informacji zawartych w sprawozdaniu z realizacji zadania. Sprawozdanie sporządzane jest w oparciu o wzór stanowiący załącznik nr 3 do rozporządzenia.

3. Właściwa komórka organizacyjna, której kierownik podpisał umowę dotacji, przeprowadza kontrolę merytoryczną sprawozdania oraz sprawdza czy przedstawione wydatki zostały poniesione zgodnie z umową dotacji. W trakcie kontroli uwzględnia się wyniki bieżącego nadzoru nad realizacją projektu sprawowanego przez właściwą komórkę organizacyjną.

4. Właściwa komórka organizacyjna, o której mowa w ust. 3, dokonuje również sprawdzenia następujących elementów sprawozdania, przed przekazaniem go do kontroli komórki właściwej w sprawach finansowych:

1) kompletności wymaganej umową dokumentacji;

2) czytelności wszystkich kopii dokumentów finansowych;

3) zgodności na wszystkich złożonych dokumentach kwot dotacji otrzymanej, kwot zrealizowanych wydatków ze środków dotacji, odsetek bankowych i kwoty podlegającej zwrotowi;

4) w przypadku dokumentów obcojęzycznych (faktur, rachunków, umów) kompletność opisów w języku polskim umożliwiających ich prawidłową weryfikację (nazwa wystawcy, nazwa odbiorcy, data wystawienia dokumentu, numer dokumentu, kwota, przedmiot zakupu);

5) obecność kursów wymiany kwot na złoty polski w przypadku dokumentów finansowych opiewających na kwoty wyrażone w walutach obcych;

6) prawidłowość numeracji dokumentów finansowych podanych w sprawozdaniu w stosunku do nadanych im przez wystawcę, oraz prawidłowość dat ich wystawienia i kwot sfinansowanych z dotacji;

7) prawidłowość opisania lub opieczętowania kopii dowodów księgowych poniesionych wydatków sformułowaniem „sfinansowano/lub sfinansowano częściowo z dotacji Ministerstwa umowa nr .... w kwocie .......”, ich poświadczenia za zgodność fotokopii z oryginałem i opatrzenia podpisem osoby upoważnionej do przygotowania sprawozdania.

5. Komórka organizacyjna właściwa w sprawach finansowych udziela w trybie roboczym na prośbę właściwej komórki organizacyjnej, w możliwie najkrótszym terminie, wyjaśnień w kwestiach określonych w ust. 4.

6. Właściwa komórka organizacyjna po dokonaniu kontroli merytorycznej części finansowej sprawozdania oraz dokonaniu adnotacji „Zatwierdzono pod względem merytorycznym”, przekazuje w formie pisemnej finansową część sprawozdania do komórki organizacyjnej właściwej w sprawach finansowych w terminie 14 dni od dnia otrzymania, w przypadku zadań realizowanych za granicą w terminie 34 dni od dnia otrzymania. W przypadku stwierdzenia w toku kontroli merytorycznej, nieprawidłowości w wykorzystaniu środków wraz ze sprawozdaniem finansowym przekazywana jest informacja jednoznacznie określająca wydatki uznane za poniesione niezgodnie z umową dotacji. Do przekazywanego do komórki właściwej w sprawach finansowych sprawozdania komórka organizacyjna dołącza wypełnioną kartę umowy.

7. Komórka organizacyjna właściwa w sprawach finansowych, odpowiednio w ciągu 14 dni lub 24 dni w przypadku zadań realizowanych za granicą, dokonuje kontroli rozliczenia dotacji pod względem formalno-rachunkowym. Informacje o zastrzeżeniach lub ich braku przekazuje w formie pisemnej do właściwej komórki organizacyjnej, załączając kartę umowy.

8. W wypadku braku zastrzeżeń do sprawozdania główny księgowy parafuje sprawozdanie w zakresie dokonania kontroli, o której mowa w art. 54 ust. 1 pkt 3 ustawy.

9. Po kontroli głównego księgowego resortu kierownik właściwej komórki organizacyjnej, przygotowuje projekt pisma do wykonawcy w sprawie akceptacji rozliczenia przyznanej dotacji na podpis dysponenta głównego lub osoby działającej z jego upoważnienia. Projekt pisma parafuje główny księgowy resortu.

10. W przypadku stwierdzenia, że dotacja lub jej część została wydatkowana niezgodnie z warunkami umowy, niezgodnie z przeznaczeniem lub pobrana nienależnie lub w nadmiernej wysokości, dyrektor właściwej komórki organizacyjnej informuje wykonawcę o kwocie podlegającej zwrotowi i należnych odsetkach oraz o terminie zwrotu. Pismo parafuje główny księgowy resortu. Kopia pisma do wykonawcy oraz kopia karty umowy kierowane są do wiadomości komórki organizacyjnej właściwej w sprawach finansowych.

11. W przypadku nie dokonania zwrotu środków wraz z odsetkami w terminie określonym w piśmie, o którym mowa w ust. 10, dyrektor właściwej komórki organizacyjnej przygotowuje projekt decyzji określającej kwotę podlegającą zwrotowi oraz termin, od którego nalicza się odsetki. Decyzję wydaje dysponent główny lub osoba działająca z jego upoważnienia.

§ 15

1. W przypadku zaistnienia okoliczności wskazujących na naruszenie dyscypliny finansów publicznych przez podmiot, który otrzymał dotację, kierownik właściwej komórki organizacyjnej przygotowuje projekt zawiadomienia o ujawnionych okolicznościach, wskazujących na naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

2. Projekt zawiadomienia, po uzgodnieniu od strony formalnoprawnej z komórką właściwą w sprawach prawnych jest przedkładany w sposób określony w regulaminie organizacyjnym Ministrowi lub osobie przez niego upoważnionej do kierowania zawiadomień do Rzecznika dyscypliny finansów publicznych przy Ministrze Spraw Zagranicznych.

§ 16

Sposób przechowywania dokumentacji finansowej oraz jej wewnętrznego obiegu określony został odrębnymi przepisami.

§ 17

Postępowania konkursowe będące w toku w dniu wejścia w życie niniejszego zarządzenia realizowane są zgodnie z jego przepisami z wyłączeniem rozdziałów 1-3.

§ 18

W sprawach nieuregulowanych zarządzeniem stosuje się przepisy ustawy oraz ustawy o działalności pożytku publicznego.

§ 19

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.