Akt prawny
archiwalny
Wersja archiwalna od 2012-06-13 do 2014-02-13
Wersja archiwalna od 2012-06-13 do 2014-02-13
archiwalny
ZARZĄDZENIE Nr 27
MINISTRA SPRAW ZAGRANICZNYCH1)
z dnia 16 sierpnia 2010 r.
w sprawie realizacji projektu „Modelowanie, parametryzacja i usprawnianie procesów funkcjonowania Ministerstwa i placówek zagranicznych” oraz projektu „Elektroniczny Obieg Dokumentów”
(ostatnia zmiana: DUMSZ. z 2012 r., poz. 18)
Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2003 r. Nr 24, poz. 199, z późn. zm.2)), zarządza się, co następuje:
§ 1
1. Zarządzenie określa zasady prowadzenia działań w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, zwanym dalej „Ministerstwem” oraz w placówkach zagranicznych, w ramach projektów:
1) „Modelowanie, parametryzacja i usprawnianie procesów funkcjonowania Ministerstwa i placówek zagranicznych”, zwanego dalej „Projektem Usprawniania Procesowego”;
2) „Elektroniczny Obieg Dokumentów Ministerstwa Spraw Zagranicznych”, zwanego dalej „Projektem EOD”.
2. Projekt Usprawniania Procesowego ma na celu:
1) usprawnienie procesów funkcjonowania Ministerstwa i placówek zagranicznych;
2) zapewnienie aktualności i kompletności modelu procesowego;
3) zapewnienie wsparcia merytorycznego w zakresie definiowania wymagań funkcjonalnych dla systemów i narzędzi informatycznych wspomagających procesy;
4) propagowanie zarządzania procesowego w Ministerstwie i w placówkach zagranicznych.
3. Projekt EOD prowadzony we współpracy z zewnętrznym Wykonawcą ma na celu uzyskanie jednolitego, bezpiecznego i niezawodnego zarówno pod względem sprzętowym, programowym jak i funkcjonalnym, systemu zwanego Elektronicznym Obiegiem Dokumentów Ministerstwa Spraw Zagranicznych obejmującego system przepływu dokumentów (workflow) i system wydruku, służącego realizacji zadań wynikających z codziennych potrzeb pracowników Ministerstwa oraz placówek zagranicznych.
4. [1] Projekt Usprawniania Procesowego zakończy się z chwilą wdrożenia I etapu Projektu EOD.
5. [2] Projekt EOD zakończy się nie później niż do dnia 30 maja 2014 r.
§ 2
1. [3] W celu realizacji w Ministerstwie Projektu Usprawniania Procesowego oraz Projektu EOD powołuje się Komitet Sterujący Projektem Usprawniania Procesowego i Komitet Sterujący EOD, Kierownika Projektu Usprawniania Procesowego, Kierownika Projektu EOD, Właścicieli Procesów Głównych, Właścicieli procesów niższego poziomu funkcjonowania Ministerstwa, zwanych dalej „Właścicielami Podprocesów” oraz Zespoły Projektowe.
1a. [4] Ilekroć w zarządzeniu mówi się o „Komitecie Sterującym” należy przez to rozumieć odpowiednio Komitet Sterujący Projektu Usprawniania Procesowego lub Komitet Sterujący EOD.
2. [5] (uchylony).
§ 3
1. [6] W skład Komitetu Sterującego Projektu Usprawniania Procesowego wchodzą:
1) Przewodniczący Komitetu Sterującego – dyrektor komórki właściwej w sprawach obsługi Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej;
2) Pełnomocnik Ministra Spraw Zagranicznych ds. Informatyzacji;
3) Pełnomocnik Ministra Spraw Zagranicznych ds. Kontroli Zarządczej i Procedur Antykorupcyjnych;
4) Właściciele Procesów Głównych MSZ;
5) Dyrektor komórki właściwej w sprawach informatyki i telekomunikacji w Ministerstwie;
6) Dyrektor komórki właściwej w sprawach zarządzania informacją i wiedzą w Ministerstwie;
7) Przedstawiciel podmiotu zaangażowanego w realizację Projektu EOD jako Główny Wykonawca.
1a. [7] W skład Komitetu Sterującego Projektu EOD wchodzą:
1) Przewodniczący Komitetu Sterującego – Pełnomocnik Ministra Spraw Zagranicznych ds. Informatyzacji;
2) Pełnomocnik Ministra Spraw Zagranicznych ds. Kontroli Zarządczej i Procedur Antykorupcyjnych;
3) Właściciele Procesów Głównych MSZ;
4) Dyrektor komórki właściwej w sprawach informatyki i telekomunikacji w Ministerstwie;
5) Dyrektor komórki właściwej w sprawach zarządzania informacją i wiedzą w Ministerstwie;
6) Przedstawiciel podmiotu zaangażowanego w realizację Projektu EOD jako Główny Wykonawca.
2. Przedstawiciel podmiotu zaangażowanego w realizację Projektu EOD będzie uczestniczył w pracach Komitetu Sterującego jedynie w obszarach związanych bezpośrednio z Projektem EOD. W szczególności nie będzie uczestniczył w spotkaniach Komitetu Sterującego dotyczących jedynie Projektu Usprawniania Procesowego.
3. Do zadań Komitetu Sterującego należy:
1) podejmowanie na wniosek Kierowników Projektów lub z własnej inicjatywy kluczowych decyzji dla Projektów na każdym etapie ich realizacji;
2) zarządzanie realizowanymi Projektami pod kątem optymalizacji osiągania ich celów oraz minimalizacji ryzyka;
3) powoływanie i zmiana na wniosek Kierowników Projektów składu osobowego Zespołów Projektowych;
4) ustalenie strategii realizacji Projektów;
5) monitorowanie postępu prac projektowych;
6) podejmowanie decyzji w sprawach projektowych przedkładanych w formie wniosków do decyzji Komitetu Sterującego;
7) reprezentowanie Projektów na forum zewnętrznym;
8) ocenianie Kierowników Projektów.
4. Spotkania Komitetu Sterującego odbywają się nie rzadziej niż raz na kwartał.
§ 4
1. Przewodniczący Komitetu Sterującego jest odpowiedzialny za osiągnięcie założonych celów Projektów, w tym zakładanych przez Projekty korzyści. W związku z tym może on w imieniu Ministerstwa jednoosobowo podejmować kluczowe decyzje dotyczące Projektu.
2. Do zadań Przewodniczącego Komitetu Sterującego należą:
1) zwoływanie i przewodniczenie posiedzeniom Komitetu Sterującego;
2) określanie celów oraz uzasadnienia realizacji Projektów;
3) rekomendowanie dla Komitetu Sterującego powołania lub zmiany Kierowników Projektów;
4) powoływanie biegłych i ekspertów.
§ 5
1. Główny Dostawca reprezentuje interesy podmiotów dostarczających produkty Projektów. Na Głównego Dostawcę powołuje się:
1) [8] dla Projektu Usprawniania Procesowego – zastępca dyrektora komórki właściwej w sprawach obsługi Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej;
2) dla Projektu EOD – dyrektora komórki właściwej do spraw informatyki i telekomunikacji w Ministerstwie.
2. Do zadań Głównego Dostawcy należy:
1) zawieranie niezbędnych umów z wykonawcami wewnętrznymi i zewnętrznymi;
2) zapewnienie zasobów wymaganych do realizacji Projektów;
3) bieżące informowanie Komitetu Sterującego oraz Kierowników Projektów o wszelkich istotnych zmianach dotyczących Projektów, w tym w szczególności o zmianach: uzasadnienia biznesowego, kosztów, zakresu, harmonogramu.
§ 6
1. Kierownik Projektu Usprawnienia Procesowego oraz Kierownik Projektu EOD zostaną wskazani przez Przewodniczącego Komitetu Sterującego i określeni imiennie w kartach Projektów.
2. Do zadań Kierownika Projektu w zakresie przypisanego mu Projektu należy:
1) dostarczenie produktów Projektu zgodnie z założeniami, zapewnienie ich jakości oraz realizacja Projektu w założonym budżecie, czasie oraz zakresie;
2) wnioskowanie do Komitetu Sterującego o powołanie lub zmianę w składzie Zespołu Projektowego;
3) przygotowanie dla Komitetu Sterującego możliwych wariantów realizacji Projektu wraz z rekomendacją;
4) wnioskowanie do Komitetu Sterującego we wszelkich kluczowych kwestiach dotyczących Projektu wymagających decyzji Komitetu Sterującego, w tym w szczególności tych związanych ze zmianą zakresu, harmonogramu lub budżetu Projektu;
5) realizacja decyzji Komitetu Sterującego;
6) prowadzenie harmonogramu Projektu;
7) bieżące zarządzanie Projektem w tym organizacja spotkań, planowanie prac, prace organizacyjne, motywowanie Zespołów Projektowych oraz kontrolowanie Projektu;
8) okresowe raportowanie prac projektowych do Komitetu Sterującego w postaci Raportu Okresowego Projektu;
9) zarządzanie ryzykiem oraz zmianami w Projekcie;
10) zapewnienie aktualnej dokumentacji projektowej;
11) ustalenie jednostek organizacyjnych odpowiedzialnych za eksploatację oraz dalszy rozwój rezultatów Projektu.
3. Kierownicy Projektów mogą występować do Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej z uzasadnionym wnioskiem o przyznanie dodatku zadaniowego pracownikowi wchodzącemu w skład Zespołu Projektowego.
§ 7
1. Właściciele Procesów Głównych pełnią w Projektach rolę Głównych Użytkowników reprezentując jednocześnie interesy podmiotów będących odbiorcami produktów Projektów.
2. Na Właścicieli Procesów Głównych wyznacza się:
1) „Zarządzanie i infrastruktura resortu spraw zagranicznych” – dyrektora komórki organizacyjnej właściwej w sprawach obsługi Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej;
2) „Kształtowanie i koordynacja polskiej polityki zagranicznej” – dyrektora komórki organizacyjnej właściwej w sprawach opracowywania koncepcji długofalowej polityki zagranicznej i europejskiej RP i monitorowania jej realizacji;
3) „Realizacja polskiej polityki zagranicznej” – dyrektora komórki organizacyjnej właściwej w sprawach obsługi Dyrektora Politycznego.
3. Do zadań Właścicieli Procesów Głównych w zakresie przypisanych im Procesów Głównych Ministerstwa należy:
1) odpowiedzialność za wszelkie produkty dostarczane przez użytkowników w ramach Projektów, w tym w szczególności za specyfikację wymagań oraz kryteria jakościowe oceny i odbioru produktów;
2) zapewnienie wykorzystania produktów dostarczanych w ramach Projektów;
3) zapewnienie zasobów do realizacji Projektów ze strony użytkowników;
4) bieżące informowanie Komitetu Sterującego oraz Kierowników Projektów o wszelkich istotnych zmianach dotyczących Projektów, w tym w szczególności o zmianach: uzasadnienia biznesowego, kosztów, zakresu, harmonogramu.
4. Dodatkowo dla Projektu Usprawniania Procesowego do zadań Właścicieli Procesów Głównych w zakresie przypisanych im Procesów Głównych Ministerstwa należy:
1) udział w zapewnieniu aktualności modelu procesów funkcjonowania Ministerstwa poprzez bieżące przekazywanie do Kierownika Projektu Usprawniania Procesowego informacji na temat zmian natury organizacyjnej i merytorycznej mających istotny wpływ na przebieg procesów;
2) akceptacja merytoryczna opracowanych przez Właścicieli Podprocesów modeli i usprawnień;
3) rekomendacja merytoryczna wdrożenia w Ministerstwie opracowanych modeli i usprawnień.
§ 8
1. Właścicielami Podprocesów są dyrektorzy komórek organizacyjnych, które pełnią funkcję jednostki wiodącej w danym podprocesie. W przypadku, gdy nie ma możliwości jednoznacznego określenia jednostki wiodącej lub Właściciela Podprocesu, rozstrzygającą decyzję podejmuje Komitet Sterujący na wniosek Właściciela Procesu Głównego.
2. Do zadań Właściciela Podprocesu należy:
1) kontrola efektywności podprocesów, w szczególności kontrola zdefiniowanych kluczowych wskaźników wydajności;
2) opracowywanie, we współpracy z przedstawicielami innych komórek organizacyjnych uczestniczących w podprocesie i Kierownikiem Projektu Usprawniania Procesowego, modeli i propozycji usprawnień do podległych podprocesów;
3) udział w zapewnieniu aktualności modelu map procesów funkcjonowania Ministerstwa poprzez bieżącą analizę zmian natury organizacyjnej i merytorycznej mających istotny wpływ na przebieg podległych podprocesów i przekazywanie informacji o powyższych zmianach do odpowiedniego Właściciela Procesu Głównego oraz do Kierownika Projektu Usprawniania Procesowego, jak również poprzez aktywny udział w spotkaniach dotyczących aktualizacji modelu map procesów funkcjonowania Ministerstwa;
4) zapewnienie terminowości prac Zespołów Projektowych opracowujących propozycje modeli, usprawnień i aktualizacji do podległych podprocesów.
3. Po zakończeniu Projektu Usprawniania Procesowego działania w obszarze usprawniania procesów będą prowadzone w ramach bieżących obowiązków służbowych.
4. Informacje o podprocesach podlegających danej jednostce wiodącej, w szczególności jednoznaczne przypisanie Właścicieli Podprocesów oraz zadania w obszarze zarządzania procesami zostaną zawarte w regulaminach wewnętrznych poszczególnych komórek organizacyjnych Ministerstwa.
§ 9
1. Podmiotami odpowiedzialnymi za przygotowanie oraz wytworzenie produktów powstających w wyniku realizacji Projektów są Zespoły Projektowe.
2. Skład i struktura Zespołów Projektowych określana jest przez Kierowników Projektów w uzgodnieniu z osobami nadzorującymi dany Projekt i z Właścicielami Procesów Głównych. Członkowie Zespołów Projektowych są wyznaczani na podstawie pisemnej decyzji Przewodniczącego Komitetu Sterującego.
3. Jeżeli w skład Zespołów Projektowych wchodzą podmioty spoza Ministerstwa, ich praca powinna opierać się o stosowne umowy, których treść jest zgodna z odpowiednimi przepisami prawa.
§ 10
1. Udzielenie urlopu pracowniczego albo polecenia wyjazdu służbowego dłuższego niż dwa dni, a także wyznaczenia innego stanowiska członkowi Zespołu Projektowego wymaga konsultacji z Kierownikiem Projektu. Członek Zespołu Projektowego ma obowiązek przekazania właściwego wniosku do zaopiniowania do Kierownika Projektu, w którym uczestniczy.
2. Przepis ust. 1 stosuje się także do udzielenia urlopu pracowniczego albo polecenia wyjazdu służbowego dłuższego niż dwa dni, a także wyznaczenia innego stanowiska Właścicielowi Procesu Głównego, przy czym akceptacji w takim przypadku udziela Przewodniczący Komitetu Sterującego.
§ 11
Szczegółowe ustalenia odnośnie Projektów takie jak: cele Projektów i kryteria oceny ich realizacji, uzasadnienie realizacji Projektów i oczekiwane korzyści, produkty Projektów podlegające odbiorowi, skład Zespołów Projektowych oraz lista ryzyk projektowych zostaną określone w dokumentacji projektowej.
§ 12
Traci moc zarządzenie Nr 16 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 30 listopada 2008 r. w sprawie realizacji projektu „Modelowanie, parametryzacja i usprawnienie procesów funkcjonowania Ministerstwa i placówek zagranicznych oraz wdrożenie systemu wspomagającego obieg dokumentów” w Ministerstwie Spraw Zagranicznych (Dz. Urz. Min. Spraw Zagr. Nr 6, poz. 199).
§ 13
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
|
|
1) Minister Spraw Zagranicznych kieruje działami administracji rządowej: sprawy zagraniczne oraz członkostwo Rzeczypospolitej Polskiej w Unii Europejskiej, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 1 i 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2009 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. Nr 220 poz. 1725).
2) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2003 r. Nr 80, poz. 717, z 2004 r. Nr 238, poz. 2390 i Nr 273, poz. 2703 z 2005 r. Nr 169, poz. 1414 i Nr 249, poz. 2104, z 2006 r. Nr 45, poz. 319, Nr 170, poz. 1217 i Nr 220, poz. 1600, z 2008 r. Nr 227, poz. 1505, z 2009 r. Nr 42, poz. 337, Nr 98, poz. 817 i Nr 161, poz. 1277 oraz z 2010 r. Nr 57, poz. 354.
[1] § 1 ust. 4 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 1 lit. a) zarządzenia nr 19 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 13 czerwca 2012 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie realizacji projektu „Modelowanie, parametryzacja i usprawnianie procesów funkcjonowania Ministerstwa i placówek zagranicznych” oraz projektu „Elektroniczny Obieg Dokumentów” (Dz.U.MSZ. poz. 18). Zmiana weszła w życie 13 czerwca 2012 r.
[2] § 1 ust. 5 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 1 lit. b) zarządzenia nr 19 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 13 czerwca 2012 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie realizacji projektu „Modelowanie, parametryzacja i usprawnianie procesów funkcjonowania Ministerstwa i placówek zagranicznych” oraz projektu „Elektroniczny Obieg Dokumentów” (Dz.U.MSZ. poz. 18). Zmiana weszła w życie 13 czerwca 2012 r.
[3] § 2 ust. 1 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 2 lit. a) zarządzenia nr 19 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 13 czerwca 2012 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie realizacji projektu „Modelowanie, parametryzacja i usprawnianie procesów funkcjonowania Ministerstwa i placówek zagranicznych” oraz projektu „Elektroniczny Obieg Dokumentów” (Dz.U.MSZ. poz. 18). Zmiana weszła w życie 13 czerwca 2012 r.
[4] § 2 ust. 1a dodany przez § 1 pkt 2 lit. b) zarządzenia nr 19 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 13 czerwca 2012 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie realizacji projektu „Modelowanie, parametryzacja i usprawnianie procesów funkcjonowania Ministerstwa i placówek zagranicznych” oraz projektu „Elektroniczny Obieg Dokumentów” (Dz.U.MSZ. poz. 18). Zmiana weszła w życie 13 czerwca 2012 r.
[5] § 2 ust. 2 uchylony przez § 1 pkt 2 lit. c) zarządzenia nr 19 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 13 czerwca 2012 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie realizacji projektu „Modelowanie, parametryzacja i usprawnianie procesów funkcjonowania Ministerstwa i placówek zagranicznych” oraz projektu „Elektroniczny Obieg Dokumentów” (Dz.U.MSZ. poz. 18). Zmiana weszła w życie 13 czerwca 2012 r.
[6] § 3 ust. 1 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 3 lit. a) zarządzenia nr 19 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 13 czerwca 2012 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie realizacji projektu „Modelowanie, parametryzacja i usprawnianie procesów funkcjonowania Ministerstwa i placówek zagranicznych” oraz projektu „Elektroniczny Obieg Dokumentów” (Dz.U.MSZ. poz. 18). Zmiana weszła w życie 13 czerwca 2012 r.
[7] § 3 ust. 1a dodany przez § 1 pkt 3 lit. b) zarządzenia nr 19 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 13 czerwca 2012 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie realizacji projektu „Modelowanie, parametryzacja i usprawnianie procesów funkcjonowania Ministerstwa i placówek zagranicznych” oraz projektu „Elektroniczny Obieg Dokumentów” (Dz.U.MSZ. poz. 18). Zmiana weszła w życie 13 czerwca 2012 r.
[8] § 5 ust. 1 pkt 1 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 4 zarządzenia nr 19 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 13 czerwca 2012 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie realizacji projektu „Modelowanie, parametryzacja i usprawnianie procesów funkcjonowania Ministerstwa i placówek zagranicznych” oraz projektu „Elektroniczny Obieg Dokumentów” (Dz.U.MSZ. poz. 18). Zmiana weszła w życie 13 czerwca 2012 r.
