§ 1

1. Zarządzenie określa:

1) kategorie i sposób organizacji zbiorów danych teleadresowych wykorzystywanych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i w placówkach zagranicznych;

2) zadania komórek organizacyjnych Ministerstwa Spraw Zagranicznych i placówek zagranicznych oraz obowiązki zatrudnionych w nich pracowników związane z tworzeniem, aktualizacją i zarządzaniem zbiorami danych teleadresowych MSZ;

3) zakres danych wchodzących w skład zbiorów danych teleadresowych MSZ;

4) zasady udostępniania i ochrony danych, zawartych w zbiorach danych teleadresowych MSZ.

2. Przepisy zarządzenia stosuje się także do gromadzenia, przetwarzania i aktualizacji danych teleadresowych podmiotów zewnętrznych, w tym konsulów honorowych, w zbiorach danych teleadresowych MSZ. Dane te są organizowane w zbiorze danych, prowadzonym przez każdą komórkę i jednostkę organizacyjną oddzielnie od danych teleadresowych MSZ.

3. Zarządzenie nie dotyczy odrębnych baz danych prowadzonych na własne potrzeby przez jednostki organizacyjne.

4. Przepisy zarządzenia odnoszące się do zadań komórek organizacyjnych oraz obowiązków zatrudnionych w nich pracowników związanych z tworzeniem, aktualizacją i zarządzaniem zbiorami danych teleadresowych MSZ stosuje się odpowiednio do zadań oraz obowiązków pracowników gospodarstwa pomocniczego - Zarząd Obsługi Ministerstwa Spraw Zagranicznych.

5. Dane teleadresowe MSZ oraz dane podmiotów zewnętrznych, o których mowa w ust. 2 stanowią własność pracodawcy, podlegającą ochronie. Kierownicy komórek organizacyjnych i jednostek organizacyjnych mają obowiązek zapewnienia takiej organizacji pracy, aby dane te zabezpieczyć przed utratą, zwłaszcza w przypadku zmian na stanowiskach pracy w kierowanych przez nich komórkach lub jednostkach organizacyjnych.

§ 2

W rozumieniu zarządzenia:

1) „danymi teleadresowymi MSZ” są informacje, dotyczące Ministerstwa Spraw Zagranicznych oraz placówek zagranicznych, które pozwalają na identyfikację osoby i pełnionej przez nią funkcji oraz informacje umożliwiające nawiązanie kontaktu z taką osobą. W szczególności do danych teleadresowych należą: adres miejsca pracy, stanowisko służbowe zajmowane przez daną osobę, jej miejsce w strukturze urzędu, pełniona funkcja, numer telefonu stacjonarnego, numer telefonu komórkowego, numer faksu, adres poczty elektronicznej, adres miejsca zamieszkania oraz inne informacje właściwe dla wykorzystywanych środków łączności;

2) „zbiorami danych teleadresowych MSZ” są uporządkowane i zarządzane przez administratora bazy danych w postaci elektronicznej oraz drukowanej, służące gromadzeniu, przetwarzaniu i wyszukiwaniu informacji umożliwiających kontakt stużbowy.

§ 3

Ustala się cztery kategorie danych teleadresowych. Zakres danych każdego poziomu dostępu przedstawiony został w załączniku do niniejszego zarządzenia.

§ 4

1. Dane zawarte w zbiorach danych teleadresowych MSZ przeznaczone są wyłącznie do komunikacji służbowej dla potrzeb Ministerstwa Spraw Zagranicznych i placówek zagranicznych, zarówno w relacjach wewnętrznych, jak i relacjach z podmiotami zewnętrznymi. Ich ujawnienie podmiotom zewnętrznym może nastąpić wyłącznie z racji wykonywania obowiązków służbowych z zachowaniem należytej dbałości o zapobieganie ich wykorzystaniu w celach innych niż służbowe.

2. Dane teleadresowe publikowane na stronach internetowych Ministerstwa Spraw Zagranicznych i placówek zagranicznych przeznaczone są do użytku zewnętrznego i są ogólno dostępne.

§ 5

1. Dyrektor komórki organizacyjnej oraz kierownik placówki zagranicznej jest obowiązany bez zbędnej zwłoki spowodować wprowadzanie, aktualizowanie oraz okresową weryfikację danych teleadresowych dotyczących kierowanej przez siebie komórki organizacyjnej lub placówki zagranicznej oraz dane teleadresowe podmiotów zewnętrznych, z którymi utrzymuje kontakt służbowy, w tym zapewnić usuwanie danych osób, które zakończyły pracę w Ministerstwie Spraw Zagranicznych lub w placówce zagranicznej.

2. W odniesieniu do danych teleadresowych konsulów honorowych obowiązki związane z aktualizacją zbioru nadzoruje dyrektor komórki realizującej sprawy konsularne.

3. Dyrektorzy komórek organizacyjnych oraz kierownicy placówek zagranicznych wyznaczają spośród podległych im pracowników sekretariatu osobę odpowiedzialną za wprowadzanie i aktualizowanie danych teleadresowych, o których mowa w ust. 1 za pomocą właściwego oprogramowania dostarczonego przez komórkę właściwą do spraw teleinformatycznych oraz zgodnie z wytycznymi dotyczącymi jego stosowania.

4. Osoby wyznaczone zgodnie z ust. 3 mają obowiązek prowadzenia wykazów najważniejszych danych teleadresowych w formie papierowej.

5. Za niedopełnienie obowiązków, o których mowa w ust. 1-3 dyrektorzy komórek organizacyjnych, kierownicy placówek zagranicznych, a także wyznaczone przez nich osoby ponoszą odpowiedzialność służbową.

§ 6

1. Każdy pracownik jest obowiązany dbać o aktualność danych teleadresowych dotyczących jego osoby.

2. W przypadku zmiany w stosunku pracy pracownika lub innej zmiany skutkującej koniecznością aktualizacji danych teleadresowych pracownik jest obowiązany niezwłocznie zgłosić osobie, o której mowa w § 5 ust. 3 lub dyrektorowi komórki organizacyjnej albo kierownikowi placówki zagranicznej, w której jest zatrudniony potrzebę aktualizacji danych teleadresowych.

3. Za niedopełnienie obowiązków określonych w ust. 1 i 2 pracownik ponosi odpowiedzialność służbową.

§ 7

1. W Ministerstwie Spraw Zagranicznych tworzy się funkcję głównego administratora danych teleadresowych MSZ, którego zadaniem jest nadzór nad funkcjonowaniem zbiorów danych teleadresowych MSZ oraz przestrzeganiem przepisów niniejszego zarządzenia.

2. Główny administrator danych teleadresowych MSZ monitoruje wykonywanie obowiązków określonych w niniejszym zarządzeniu oraz wydaje wytyczne i polecenia dyrektorom komórek organizacyjnych oraz kierownikom placówek zagranicznych.

3. Funkcję głównego administratora danych teleadresowych MSZ pełni dyrektor komórki właściwej do spraw zarządzania informacją zgodnie z regulaminem organizacyjnym MSZ.

4. Dyrektor komórki właściwej do spraw teleinformatycznych jest odpowiedzialny za zapewnienie infrastruktury teleinformatycznej, mechanizmów aktualizacji oraz oprogramowania niezbędnego do funkcjonowania zbiorów danych teleadresowych MSZ.

5. Dyrektor komórki właściwej do zarządzania kadrami odpowiada za nadzór nad aktualizacją danych teleadresowych zawartych w informatycznym systemie właściwym dla obsługi kadrowo-płacowej resortu spraw zagranicznych oraz jest odpowiedzialny za udostępnianie aktualnego i uporządkowanego wykazu stanowisk służbowych dla potrzeb synchronizacji wszystkich zbiorów danych teleadresowych MSZ.

6. Dyrektor komórki właściwej do zarządzania kadrami odpowiada za archiwizację danych teleadresowych byłych pracowników Ministerstwa Spraw Zagranicznych i placówek zagranicznych, przy czym kierownicy placówek są obowiązani przekazywać te dane do komórki właściwej do zarządzania kadrami niezwłocznie po ustaniu stosunku pracy pracownika, który był zatrudniony przez kierownika placówki zagranicznej.

7. Dyrektor komórki odpowiedzialnej za strony internetowe MSZ odpowiada za nadzór nad aktualizacją oraz okresową weryfikacją ogólnych danych teleadresowych wszystkich placówek zagranicznych i komórek organizacyjnych na głównej stronie internetowej Ministerstwa Spraw Zagranicznych oraz na lokalnych stronach placówek zagranicznych. Dyrektor komórki odpowiedzialnej za strony internetowe MSZ może upoważnić redaktorów regionalnych w placówkach zagranicznych do weryfikowania danych teleadresowych placówek zagranicznych.

§ 8

1. Dostęp do danych poziomu zerowego mają pracownicy miejscowi, o których mowa w art. 2 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. o służbie zagranicznej (Dz. U. Nr 128, poz. 1403, z późn. zm.) oraz obywatele polscy posiadający miejsce stałego lub tymczasowego pobytu w państwie przyjmującym i zatrudnieni w placówkach zagranicznych zgodnie z prawem polskim.

2. Każdy pracownik jest uprawniony do dostępu do danych teleadresowych poziomu pierwszego, z zastrzeżeniem ust. 1.

3. Do dostępu do danych poziomu drugiego uprawnieni są dyrektorzy komórek organizacyjnych i kierownicy placówek.

4. Do dostępu do danych poziomu trzeciego uprawnieni są członkowie Kierownictwa Ministerstwa Spraw Zagranicznych oraz użytkownicy wyznaczeni przez Ministra Spraw Zagranicznych lub Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej.

5. Dyrektorzy komórek organizacyjnych oraz kierownicy placówek zagranicznych mają prawo wystąpić o udzielenie drugiego poziomu dostępu wybranym pracownikom. Drugiego poziomu dostępu nie udziela się pracownikom miejscowym oraz obywatelom polskim posiadającym miejsce stałego lub tymczasowego pobytu w państwie przyjmującym.

6. Dyrektorzy komórek organizacyjnych oraz kierownicy placówek zagranicznych mają prawo wystąpić o rozszerzenie poziomu dostępu do dyrektora komórki pełniącej funkcję administratora danych teleadresowych. Po konsultacji z dyrektorami komórek właściwych do spraw bezpieczeństwa dyplomatycznego i ochrony informacji niejawnych, dyrektor może udzielić zgody na rozszerzenie poziomu dostępu i przekazać do realizacji do dyrektora komórki właściwej do spraw teleinformatycznych.

7. Osoba uprawniona do dostępu do danych drugiego lub trzeciego poziomu może przekazać określone dane innemu pracownikowi w celu jednorazowego służbowego wykorzystania. Osoba, której takie dane zostały przekazane, odpowiada za ich ochronę przed nieuprawnionym ujawnieniem.

§ 9

Zakres i zasady ochrony danych osobowych zawartych w zbiorach danych teleadresowych MSZ określają przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. - Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.) oraz akty wewnętrzne określone w zarządzeniu Nr 21 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 23 października 2009 r. w sprawie zasad ochrony danych osobowych przetwarzanych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, placówkach zagranicznych oraz gospodarstwie pomocniczym Ministerstwa Spraw Zagranicznych - Zarząd Obsługi.

§ 10

Traci moc zarządzenie Nr 1 Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej z dnia 30 stycznia 2009 r. w sprawie danych teleadresowych wykorzystywanych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i placówkach zagranicznych.

§ 11

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.