Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1

Zarządzenie określa zasady i tryb postępowania w procesie planowania, realizacji budżetu i sprawozdawczości z działalności oraz wydatków budżetowych dokonywanych przez przedstawicielstwa dyplomatyczne, stałe przedstawicielstwa przy organizacjach międzynarodowych, urzędy konsularne oraz instytuty polskie w części dotyczącej dyplomacji publicznej i kulturalnej.

§ 2

Ilekroć w zarządzeniu mowa o:

1) Ministerstwie – oznacza to Ministerstwo Spraw Zagranicznych;

2) Departamencie – oznacza to komórkę Ministerstwa właściwą dla spraw dyplomacji publicznej i kulturalnej;

3) placówce zagranicznej – oznacza to przedstawicielstwo dyplomatyczne, stałe przedstawicielstwo przy organizacji międzynarodowej, urząd konsularny, instytut polski;

4) twórcy – oznacza to autora, artystę, wykonawcę etc, którego działalność chroniona jest prawem autorskim;

5) kontrahencie – oznacza to osobę fizyczną lub podmiot wykonujący działalność gospodarczą;

6) rocznym, półrocznym lub kwartalnym planie działalności – oznacza to propozycje projektów placówek zagranicznych na dany okres w zakresie dyplomacji publicznej i kulturalnej.

§ 3

1. Przyznane placówce zagranicznej środki budżetowe przeznaczone na finansowanie działalności w zakresie dyplomacji publicznej i kulturalnej za granicą powinny być wykorzystane w sposób planowy na działalność mającą na celu kształtowanie pozytywnego wizerunku Polski w świecie oraz przychylnej Polsce zagranicznej opinii publicznej poprzez:

1) upowszechnianie wiedzy o Polsce współczesnej, w tym kierunkach, celach i priorytetach polskiej polityki zagranicznej, promocję poszczególnych regionów Polski oraz promocję sukcesu polskiej transformacji i Polski jako wiarygodnego partnera;

2) upowszechnianie rzetelnej wiedzy o historii Polski;

3) upowszechnianie wiedzy o szeroko pojętej polskiej kulturze poprzez promocję najważniejszych osiągnięć we wszystkich dziedzinach kultury i humanistyki;

4) promocję dzieł powstałych za granicą, a dotyczących Polski oraz włączanie artystów, naukowców, popularyzatorów i innych osób związanych z Polską biografią lub aktywnością społeczną do uczestnictwa w życiu kulturalnym, naukowym i społecznym kraju;

5) promocję polskiej nauki, edukacji i szkolnictwa wyższego, a także na wspieranie polonistyk zagranicznych oraz nauki języka polskiego jako języka obcego;

6) inne działania mające na celu promocję interesów Polski.

2. W celu realizacji zadań wymienionych w ust. 1, placówki zagraniczne mogą dokonywać wydatków na realizację przedsięwzięć uzasadnionych charakterem, miejscem, zasięgiem oddziaływania oraz celem i efektem promocyjnym, a w szczególności ponosić koszty:

1) przygotowania, organizacji, reklamy, oprawy medialnej i dokumentacji przedsięwzięć promocyjnych organizowanych samodzielnie lub wspólnie z partnerami działającymi w kraju urzędowania;

2) przygotowania i realizacji wizyt studyjnych (wzór wniosku placówki zagranicznej o realizację wizyty studyjnej określa załącznik nr 4 do zarządzenia);

3) publikacji książek, pojedynczych artykułów prasowych bądź całych wkładek poświęconych polskiej problematyce i innych materiałów promujących wiedzę o Polsce;

4) zakupu i dystrybucji materiałów promocyjnych, gadżetów, książek, informatorów i innych publikacji;

5) członkostwa w organizacjach i uczestnictwa w seminariach i konferencjach służących realizacji zadań;

6) nagród rzeczowych fundowanych przez placówkę w ramach przedsięwzięć o charakterze konkursowym – własnych bądź organizowanych z inspiracji lub przy udziale placówki zagranicznej przez instytucje kraju przyjmującego;

7) ekspertyz, służących skutecznej realizacji zadań;

8) organizacji konferencji prasowych;

9) tworzenia, utrzymania, modernizacji oraz hostingu serwisów internetowych placówki zagranicznej;

10) tłumaczenia na języki obce materiałów informacyjnych, w tym na potrzeby stron internetowych;

11) kampanii promocyjnych Polski w mediach zagranicznych i na nośnikach reklamy zewnętrznej;

12) innych zadań wskazanych przez dyrektora Departamentu.

Rozdział 2

Umowy i wynagrodzenia

§ 4

1. Umowy zawierane przez placówki zagraniczne powinny być sporządzane zgodnie z wewnętrznymi przepisami Ministerstwa w sprawie wymogów dla umów cywilnoprawnych zawieranych na potrzeby Ministerstwa oraz placówek zagranicznych.

2. Maksymalną wysokość honorarium wypłacanego twórcom ustala corocznie Departament, powiadamiając o tym placówki zagraniczne w formie pisemnej. Po uzyskaniu zgody Departamentu, możliwe jest przyznanie honorarium wyższego, jeśli istnieją ku temu szczególne powody, uzasadnione przewidywanym efektem promocyjnym lub charakterem danego przedsięwzięcia.

3. W szczególnie uzasadnionych sytuacjach pokrywanie kosztów honorariów i kosztów podróży twórców, na pisemny wniosek placówki zagranicznej, może być dokonywane w kraju przez Departament.

4. Honoraria dla osób podlegających obowiązkowi podatkowemu w Polsce podlegają opodatkowaniu zgodnie z polskimi przepisami, o czym placówka zagraniczna ma obowiązek poinformować twórcę przed zaciągnięciem wobec niego jakichkolwiek zobowiązań. Przed wypłatą honorarium w państwie przyjmującym osobie podlegającej obowiązkowi podatkowemu w Polsce, placówka zagraniczna zobowiązana jest do podpisania z nią umowy o dzieło i do pobrania zaliczki na podatek dochodowy oraz do powiadomienia o tym, w formie pisemnej, komórki organizacyjnej właściwej w sprawach osobowych.

5. Podstawą wypłaty honorariów przez Departament jest faktura wystawiona na podstawie wcześniejszego zlecenia dla agencji impresaryjnej lub innej stosownej instytucji w kraju lub rachunek wystawiony przez twórcę na podstawie zawartej z nim przed planowanym przedsięwzięciem umowy o dzieło.

6. Przy wypłacie wynagrodzenia innego niż honorarium (określonego zgodnie ze szczegółową klasyfikacją wskazaną w załączniku nr 5 do zarządzenia) w państwie przyjmującym osobie podlegającej obowiązkowi podatkowemu w Polsce, placówka zagraniczna zobowiązana jest do podpisania z nią umowy zlecenia i do pobrania zaliczki na podatek dochodowy, składki na ubezpieczenie zdrowotne, a na mocy oświadczenia zleceniobiorcy – także składki na ubezpieczenia społeczne oraz do powiadomienia o tym, w formie pisemnej, komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach osobowych.

7. Umowy z osobami fizycznymi nie podlegającymi obowiązkowi podatkowemu w Polsce zawiera się według prawa państwa przyjmującego. Wypłata honorarium bądź wynagrodzenia realizowana jest na podstawie rachunku wystawionego przez twórcę lub kontrahenta. Honoraria osób podlegających obowiązkowi podatkowemu za granicą (w tym obywateli polskich) podlegają opodatkowaniu w kraju, gdzie występuje obowiązek podatkowy.

8. W przypadku zawierania umowy na wniosek placówki zagranicznej przez Departament, placówka zagraniczna podaje z odpowiednim wyprzedzeniem w formie pisemnej dane twórcy lub kontrahenta.

Rozdział 3

Planowanie

§ 5

1. Wysokość środków na działalność w zakresie dyplomacji publicznej i kulturalnej placówki zagranicznej jest ustalana przez Departament na podstawie:

1) zadań dla placówek zagranicznych w zakresie dyplomacji publicznej i kulturalnej przedstawionych przez Departament na dany rok;

2) rocznego planu działalności w zakresie dyplomacji publicznej i kulturalnej na rok następny przedstawionego przez placówkę zagraniczną;

3) analizy działalności oraz wykonania budżetu w zakresie dyplomacji publicznej i kulturalnej przez placówkę zagraniczną w roku poprzednim;

4) projektów zgłoszonych przez placówkę zagraniczną w trybie innym niż plany kwartalne lub półroczne opisane w § 7 ust. 1 i 2.

2. Dyrektor Departamentu może zatwierdzać do realizacji w ciągu roku budżetowego projekty dodatkowe, na realizację których Departament zapewnia placówkom zagranicznym dodatkowe środki finansowe.

§ 6

1. Placówki zagraniczne przesyłają do Departamentu do dnia 1 grudnia propozycję planu wydatków na rok następny wraz z uzasadnieniem. Propozycję planu wydatków sporządza się według wzoru określonego w załączniku nr 2 do zarządzenia, a uzasadnienie merytoryczne według wzoru określonego w załączniku nr 1 do zarządzenia.

2. Kierownicy urzędów konsularnych i instytutów polskich jednocześnie przesyłają roczne plany działalności do wiadomości kierownikowi właściwego przedstawicielstwa dyplomatycznego, który może zgłaszać do nich uwagi w terminie 7 dni od daty otrzymania planu.

3. Placówki zagraniczne, które otrzymają środki w planie finansowym w innej wysokości niż wcześniej wnioskowały, zobowiązane są dostosować plan działalności do wysokości przyznanych im środków finansowych i uwzględnić odpowiednie korekty w szczegółowych planach (kwartalnych lub półrocznych) przesyłanych do Departamentu zgodnie z § 7 pkt. 1 i 2. Skorygowane plany działalności należy przesłać do Departamentu w ciągu 14 dni od daty otrzymania informacji o wysokości przyznanych środków finansowych.

§ 7

1. Placówki zagraniczne, które otrzymają w planie finansowym środki na działalność w zakresie dyplomacji publicznej i kulturalnej w wysokości przewyższającej 30 000 euro lub równowartość tej kwoty, przesyłają do Departamentu w terminach do 31 grudnia roku poprzedniego na I kwartał, do 31 marca na II kwartał, do 30 czerwca na III kwartał i do 30 września na IV kwartał każdego roku szczegółowe, kwartalne plany działalności, sporządzone według wzoru określonego w załączniku nr 3 do zarządzenia, które po akceptacji dyrektora Departamentu stanowią podstawę wydatkowania środków z budżetu placówki zagranicznej.

2. Placówki zagraniczne, które otrzymają w planie finansowym środki na działalność w zakresie dyplomacji publicznej i kulturalnej w wysokości niższej lub równej równowartości 30 000 euro przesyłają do Departamentu w terminach do 31 grudnia roku poprzedniego na I półrocze i do 31 maja na II półrocze szczegółowe półroczne plany działalności, sporządzone wg wzoru określonego w załączniku nr 3 do zarządzenia, które po akceptacji dyrektora Departamentu stanowią podstawę wydatkowania środków z budżetu placówki zagranicznej.

3. Wyznacznikiem w kwestii pisania pierwszego planu szczegółowego na dany rok (kwartalnego lub półrocznego) jest wysokość środków na działalność w zakresie dyplomacji publicznej i kulturalnej, jakie placówka zagraniczna otrzymała w roku poprzednim.

4. Projekty placówki zagranicznej nie ujęte w planie kwartalnym lub półrocznym, których realizacja jest według placówki zagranicznej konieczna, wymagają każdorazowo uzyskania zatwierdzenia przez dyrektora Departamentu, na podstawie otrzymanego przez niego pisemnego wniosku placówki zagranicznej.

Rozdział 4

Wykonanie budżetu i odpowiedzialność

§ 8

1. Środki na działalność w zakresie dyplomacji publicznej i kulturalnej są funduszem całej placówki zagranicznej, a nadzór nad realizacją tej działalności spoczywa na kierowniku placówki zagranicznej.

2. Podstawę do wydatkowania środków finansowych stanowi plan finansowy placówki zagranicznej ustalony na dany rok od 1 stycznia do 31 grudnia. Dokonywanie wydatków następuje w granicach kwot określonych w planie finansowym z uwzględnieniem przesunięć dokonanych zgodnie z § 11 ust. 1.

3. Realizacja wydatków powinna przebiegać w oparciu o zasady racjonalnego i oszczędnego gospodarowania z uwzględnieniem dyscypliny finansów publicznych.

4. Wydatkowanie środków finansowych przyznanych na działalność w zakresie dyplomacji publicznej i kulturalnej powinno odbywać się zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych oraz obowiązującymi w przedmiocie zamówień publicznych przepisami wewnętrznymi.

5. Przy wydatkowaniu środków finansowych należy zwrócić uwagę na prawidłowe klasyfikowanie wydatków. Szczegółowy schemat klasyfikacji wydatków w zakresie dyplomacji publicznej i kulturalnej określa załącznik nr 5 do zarządzenia.

6. Przekroczenie wysokości przyznanych w budżecie środków stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych podlegające odpowiedzialności na podstawie przepisów ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

7. Placówka zagraniczna, która przy realizacji przedsięwzięcia korzysta ze środków złotowych pozostających w dyspozycji Departamentu (honoraria, koszty podróży, transportu itp.) ma obowiązek natychmiastowego potwierdzenia w formie pisemnej należytego wykonania usługi. W przypadku braku potwierdzenia, płatności nie będą realizowane.

8. W ramach realizacji poszczególnych projektów zatwierdzonych uprzednio przez Departament, kierownik placówki może samodzielnie podjąć decyzję o zwiększeniu wydatków na dany projekt do wysokości kwoty stanowiącej równowartość 10 % preliminowanego kosztu tego projektu. Kwota takiego zwiększenia jest pokrywana ze środków przeznaczonych na działalność w zakresie dyplomacji publicznej i kulturalnej znajdujących się w budżecie placówki i nie może dotyczyć wydatków kwalifikujących się do pokrycia z innych części budżetu placówki, a w szczególności z funduszu dyspozycyjnego.

9. Kierownik placówki niezwłocznie powiadamia Departament w formie pisemnej o wydatkach poniesionych na podstawie ust. 8.

§ 9

1. Do dokonywania wydatków na działalność w zakresie dyplomacji publicznej i kulturalnej stosuje się przepisy dotyczące gospodarowania środkami publicznymi oraz przepisy określające tryb ich wydatkowania, określone w ustawach i wydanych na ich podstawie aktach wykonawczych, przepisach niniejszego zarządzenia oraz instrukcji w sprawie kontroli i obiegu dokumentów księgowych na placówce.

2. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania dowodu księgowego od kontrahenta kierownik placówki zagranicznej może zezwolić pracownikowi dokonującemu operacji finansowej na udokumentowanie jej za pomocą zastępczego dowodu księgowego, jeżeli wypłata nie dotyczy operacji gospodarczej, której przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług.

3. Dowodami zastępczymi mogą być wystawione przez kontrahenta dowody dokumentujące dokonanie wydatku, a w szczególności: bilet, paragon czy dowód wpłaty. Dowodem zastępczym może być także oświadczenie, którego wzór określa załącznik nr 6 do zarządzenia, jedynie, jeżeli dotyczy zakupu kwiatów do sumy 50 euro (lub jej równowartości).

§ 10

1. Za właściwegospodarowanie materiałami na cele promocyjne odpowiedzialny jest kierownik placówki zagranicznej, który może upoważnić pracownika do dysponowania tymi materiałami w jego imieniu.

2. Zasady przyjmowania, ewidencjonowania i wydawania materiałów promocyjnych winny być zgodne z wewnętrznymi przepisami Ministerstwa w sprawie gospodarowania składnikami majątku w placówkach zagranicznych.

Rozdział 5

Zmiany w planach finansowych

§ 11

1. Kierownikplacówki może dokonywać przesunięć w planie finansowym pomiędzy poszczególnymi pozycjami budżetowymi (w ramach rozdziału) jedynie po uzyskaniu zgody dyrektora Departamentu i akceptacji dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach finansów.

2. W trzecim kwartale placówka zagraniczna ma obowiązek przeprowadzić analizę przewidywanych wydatków do końca roku. Jeśli placówka zagraniczna przewiduje, że nie wykorzysta w całości przyznanych środków finansowych na działalność w zakresie dyplomacji publicznej i kulturalnej, obowiązana jest w nieprzekraczalnym terminie do dnia 15 września zgłosić do Departamentu niewykorzystane kwoty z podaniem pozycji budżetowych w celu dokonania korekty planu finansowego placówki zagranicznej na dany rok (do wykorzystania załącznik nr 7 do zarządzenia). Przekroczenie tego terminu może skutkować nie przyznaniem placówce zagranicznej środków finansowych w roku następnym lub wyciągnięciem wobec osób odpowiedzialnych za realizację budżetu innych konsekwencji służbowych przewidzianych właściwymi przepisami.

§ 14

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.