Na podstawie art. 25 ust. 4 pkt 1 i ust. 10 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 227, poz. 1505 oraz z 2009 r. Nr 157, poz. 1241 i Nr 219, poz. 1706) zarządza się, co następuje:

Załącznik do zarządzenia Nr 6 Dyrektora Generalnego
Służby Zagranicznej z dnia 11 marca 2010 r. (poz. 20)

Instrukcja
w sprawie współdziałania komórek organizacyjnych Ministerstwa Spraw Zagranicznych oraz współpracy z podmiotami zewnętrznymi w przypadku wystąpienia sytuacji krytycznej

§ 1.

Dla celów niniejszej instrukcji sytuacja kryzysowa oznacza wszelkie sytuacje nadzwyczajne wymagające od wszystkich właściwych kompetencyjnie komórek Ministerstwa Spraw Zagranicznych, zwanego dalej Ministerstwem, działań lub gotowości do działania w trybie całodobowym.

§ 2.

Za odbiór informacji o sytuacjach kryzysowych ze źródeł zewnętrznych (media, serwisy informacyjne, instytucje państwowe, inne osoby prawne i fizyczne) i wewnętrznych Ministerstwa (placówki, komórki organizacyjne w Centrali) odpowiada Służba Dyżurna Centrum Operacyjnego Ministerstwa, zwana dalej „Służbą Dyżurną”.

§ 3.

O wystąpieniu sytuacji kryzysowej pracownik Służby Dyżurnej powiadamia koordynatora zarządzania kryzysowego w Centrum Operacyjnym, zwanego dalej „Koordynatorem” lub jego zastępcę. W razie braku kontaktu z Koordynatorem lub jego zastępcą. Służba Dyżurna powiadamia dyrektora Centrum Operacyjnego i z nim ustala wstępny rozdzielnik komunikatu, o którym mowa w § 4 ust. 2.

§ 4.

1. W zależności od źródła informacji, pracownik Służby Dyżurnej ustala wiarygodność i szczegóły:

1) w dostępnych źródłach otwartych;

2) poprzez kontakt z właściwymi polskimi przedstawicielstwami za granicą odpowiednimi do sytuacji kanałami łączności, wg kolejności: właściwy kompetencyjnie pracownik merytoryczny, zastępca szefa placówki, szef placówki.

2. Na podstawie zebranych danych, pracownik Służby Dyżurnej sporządza komunikat zawierający podstawowe informacje o możliwości wystąpienia kryzysu i przesyła go pocztą elektroniczną lub w razie potrzeby innymi kanałami łączności:

1) dyrektorowi Centrum Operacyjnego;

2) Koordynatorowi;

3) zastępcy koordynatora;

4) komórkom organizacyjnym Ministerstwa właściwym kompetencyjnie do działań w danej sytuacji kryzysowej.

3. Jeżeli informacje zawarte w komunikacie wskazują na możliwość wystąpienia kryzysu. Koordynator lub jego zastępca zawiadamia przewodniczącego Zespołu Zarządzania Kryzysowego Ministerstwa, zwanego dalej „Przewodniczącym Zespołu” i występuje z propozycją uruchomienia działań kryzysowych.

4. Przewodniczący Zespołu:

1) decyduje o rozpoczęciu działań kryzysowych lub poleca Centrum Operacyjnemu ustalenie dodatkowych okoliczności;

2) w przypadku decyzji o rozpoczęciu działań kryzysowych wyznacza spośród komórek organizacyjnych Ministerstwa komórkę kierującą i, o ile zachodzi taka potrzeba, komórkę wspierającą lub komórki wspierające;

3) ustala tryb współpracy z Rzecznikiem Prasowym Ministerstwa;

4) może zwołać, zależnie od oceny uzyskanych informacji, zebranie Zespołu Zarządzania Kryzysowego Ministerstwa, zwanego dalej „Zespołem” albo poszczególnych osób wchodzących w skład Zespołu;

5) zleca Koordynatorowi zwołanie zebrania osób - wyznaczonych, zgodnie z § 6 ust. 4 zarządzenia Nr 14 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 31 lipca 2009 r. w sprawie powołania zespołu zarządzania kryzysowego w Ministerstwie Spraw Zagranicznych (Dz. Urz. Min. Spraw Zagr. Nr 4, poz. 47, z późn. zm.), z komórki kierującej i komórek wspierających do współpracy z Koordynatorem - zwanych dalej „grupą roboczą”;

6) w miarę potrzeb powołuje ekspertów, w tym spoza Ministerstwa, w celu wsparcia działań kryzysowych resortu;

7) decyduje o ewentualnym uruchomieniu kryzysowego call centre, obsługiwanego przez przeszkolonych członków rezerwy konsularnej Ministerstwa;

8) decyduje o ewentualnym wysłaniu w rejon kryzysu przeszkolonych pracowników rezerwy konsularnej Ministerstwa;

9) podejmuje, na wniosek dyrektora komórki kierującej i Koordynatora, decyzję o zakończeniu działań w trybie kryzysowym.

5. Koordynator w szczególności:

1) ustala z dyrektorem komórki kierującej procedurę działań dla danej sytuacji i nadzoruje jej realizację;

2) ustala rozdzielnik dla wszystkich dalszych informacji dotyczących sytuacji kryzysowej, przesyłanych w obrębie Ministerstwa;

3) określa podmioty zewnętrzne, które będą odbiorcami informacji;

4) informuje członków Zespołu i grupy roboczej o trybie dalszych działań kryzysowych;

6. Dyrektor komórki kierującej w szczególności:

1) wyznacza, na wniosek Koordynatora, pracowników komórki kierującej do wsparcia Służby Dyżurnej oraz ustala i podaje do wiadomości Koordynatora tryb dyżurów zmianowych swoich pracowników, wspierających Służbę Dyżurną;

2) zapewnia wsparcie merytoryczne w sprawie;

3) odpowiada za sporządzanie przez komórkę kierującą, w miarę rozwoju sytuacji kryzysowej, analiz merytorycznych, przesyłanych przez Służbę Dyżurną właściwym kompetencyjnie adresatom w formie komunikatów mailowych;

4) wnioskuje, w porozumieniu z Koordynatorem, do Przewodniczącego o zakończenie działań kryzysowych, kiedy sytuacja już nie uzasadnia dalszego prowadzenia tych działań.

§ 5.

Centrum Operacyjne zapewnia:

1) koordynację działań kryzysowych;

2) przepływ informacji, w formie komunikatów mailowych, połączeń telefonicznych lub innych;

3) utrzymywanie łączności z podmiotami zewnętrznymi oraz placówkami;

4) organizację przyjazdu do Ministerstwa oraz zapewnienie miejsca pracy dla osób spoza resortu, współpracujących z Zespołem zgodnie z decyzją Przewodniczącego Zespołu;

5) kontakty robocze z instytucjami zewnętrznymi w zależności od charakteru sytuacji kryzysowej.

§ 6.

Centrala Ministerstwa kontaktuje się z placówkami w rejonie kryzysu za pośrednictwem Służby Dyżurnej. Placówka podaje bezpośrednie numery telefonów do swoich pracowników, wyznaczonych do prowadzenia działań kryzysowych. W porozumieniu z Rzecznikiem Prasowym Ministerstwa, Służba Dyżurna kieruje przedstawicieli mediów wprost do danej placówki lub działa w inny wskazany przez Rzecznika Prasowego Ministerstwa sposób.

§ 7.

O przekazaniu informacji o sytuacji kryzysowej do Rządowego Centrum Bezpieczeństwa decyduje Przewodniczący Zespołu, o czym powiadamia Służbę Dyżurną.

§ 8.

1. Służba Dyżurna przekazuje komunikat zawierający podstawowe informacje o możliwości wystąpienia kryzysu do Rządowego Centrum Bezpieczeństwa:

1) drogą elektroniczną, jeżeli treść informacji jest jawna;

2) systemem OPAL, jeżeli treść informacji ma klauzulę „zastrzeżone”;

3) z wykorzystaniem łączności szyfrowej obsługiwanej przez Biuro Informatyki i Telekomunikacji, jeżeli treść informacji ma klauzulę wyższą.

2. We wszystkich przypadkach Służba Dyżurna nawiązuje także łączność telefoniczną przez tzw. linię rządową z dyżurnym Rządowego Centrum Bezpieczeństwa.

§ 9.

W zależności od rozwoju sytuacji Przewodniczący, w porozumieniu z Koordynatorem w trybie § 2, ust. 2 zarządzenia Nr 14 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 31 lipca 2009 r., decyduje o nawiązaniu kontaktu z właściwymi kompetencyjnie podmiotami zewnętrznymi poza Rządowym Centrum Bezpieczeństwa i określa formę współpracy (łączność, spotkania, wymiana danych teleadresowych, częstotliwość i forma informacji). Informacje będą przekazywane według schematu opisanego w § 8.

§ 10.

Służba Dyżurna informuje Rządowe Centrum Bezpieczeństwa o podjęciu współdziałania z podmiotami zewnętrznymi oraz informuje o rozdzielniku, na który będzie przekazywała informacje w trakcie działań kryzysowych.

§ 11.

O ile sytuacja tego wymaga. Przewodniczący Zespołu zwraca się do Ministra Spraw Zagranicznych, proponując wystąpienie z wnioskiem do Prezesa Rady Ministrów o zwołanie posiedzenia Rządowego Zespołu Zarządzania Kryzysowego.

§ 12.

W przypadku uruchomienia działań kryzysowych na szczeblu Rządowego Zespołu Zarządzania Kryzysowego tryb wymiany informacji między Służbą Dyżurną, a właściwymi kompetencyjnie komórkami organizacyjnymi w innych instytucjach administracji państwowej - pozostaje jak w § 8.