§ 1.

Ustanawia się strukturę organizacyjną dla projektu budowy nowej siedziby Stałego Przedstawicielstwa Rzeczpospolitej Polskiej przy Unii Europejskiej, dalej zwanego „Projektem”, w skład której wchodzą Komitet Sterujący, Kierownik Projektu, Koordynator - Pełnomocnik oraz Zespół Projektowy.

§ 2.

Komitet Sterujący

1. Do zadań Komitetu Sterującego należy:

1) nadzorowanie i kontrola postępu prac nad Projektem w odniesieniu do warunków dotyczących programu funkcjonalno-użytkowego, specyfikacji warunków technicznych, harmonogramu realizacji, budżetu i jakości Projektu;

2) akceptowanie na wniosek Kierownika Projektu osób do pełnienia funkcji w Zespole Projektowym;

3) ocena pracy Kierownika Projektu i osób wchodzących w skład zespołu Projektowego oraz rekomendowanie ewentualnych zmian;

4) rozstrzyganie krytycznych problemów dotyczących Projektu;

5) podejmowanie kluczowych decyzji dotyczących Projektu;

6) zatwierdzenie wymaganej formy i zawartości raportów przedkładanych przez Kierownika Projektu dotyczących postępu prac nad Projektem;

7) weryfikacja rezultatów i planów prezentowanych przez Kierownika Projektu;

8) reprezentowanie Projektu oraz podejmowanie decyzji dotyczących kontynuacji, wstrzymania albo zakończenia Projektu.

2. Przewodniczącym Komitetu Sterującego jest Dyrektor Generalny Służby Zagranicznej.

3. W skład Komitetu Sterującego wyznacza się:

1) kierującego Biurem Infrastruktury i Logistyki - Pana Andrzeja Niedźwieckiego - na Zastępcę Przewodniczącego Komitetu Sterującego;

2) na członków Komitetu Sterującego:

a) zastępcę kierownika Stałego Przedstawicielstwa Rzeczypospolitej Polskiej przy Unii Europejskiej - Pana Jerzego Drożdża,

b) dyrektora Biura Bezpieczeństwa Dyplomatycznego - Pana Grzegorza Poznańskiego,

c) zastępcę Dyrektora Biura Informatyki i Telekomunikacji - Pana Dariusza Matyska.

4. Komitet Sterujący będzie realizował swoje zadania na podstawie dokumentów zatwierdzonych w odrębnym trybie przez Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej, dla potrzeb realizacji Projektu oraz raportów i wniosków przedkładanych przez Kierownika Projektu.

5. Przewodniczący kieruje pracami Komitetu Sterującego.

6. Spotkania Komitetu Sterującego odbywają się stosownie do potrzeb, nie rzadziej jednak niż raz w miesiącu.

§ 3.

Wykonując zadania określone w § 2 Komitet Sterujący współpracuje z dyrektorami komórek organizacyjnych i kierownikami placówek zagranicznych jeżeli ich udział w wykonaniu szczegółowego zadania jest konieczny.

§ 4.

1. Obsługę organizacyjno-techniczną Komitetu Sterującego zapewnia Biuro Infrastruktury i Logistyki.

2. Osoby wchodzące w skład Komitetu Sterującego zwolnione są z wykonywania innych obowiązków służbowych na czas niezbędny do prac nad Projektem.

§ 5.

Kierownik Projektu

1. Kierownik Projektu odpowiada za całość prac związanych z realizacją projektu i jego przeprowadzenie.

2. Do zadań kierownika projektu należy:

1) przygotowanie planu Projektu oraz procedur zarządzania;

2) przygotowanie i dotrzymanie terminów harmonogramu projektu;

3) przygotowanie i zarządzanie budżetem i kosztami Projektu;

4) zatwierdzanie wraz z Koordynatorem - Pełnomocnikiem (kontrasygnata) płatności dla wykonawców w ramach realizacji prac budowlanych, projektowych i innych zgodnie z uprawnieniami otrzymanymi od Komitetu Sterującego;

5) zarządzanie komunikacją pomiędzy komórkami organizacyjnymi Ministerstwa Spraw Zagranicznych i placówkami zagranicznymi zaangażowanymi w realizację Projektu;

6) zapewnienie odpowiedniej współpracy i współdziałania między komórkami organizacyjnymi i Stałym Przedstawicielstwem Rzeczypospolitej Polskiej przy Unii Europejskiej;

7) przygotowywanie miesięcznych raportów dla Komitetu Sterującego;

8) dokonywanie odbiorów po przeprowadzeniu testów i uruchomień;

9) zarządzanie wszelkimi zmianami harmonogramu, budżetu, dokumentacji projektowej oraz ryzykiem.

3. Do pełnienia funkcji Kierownika Projektu wyznacza się Pana Dariusza Żebrowskiego.

4. Kierownik Projektu upoważniony jest do wydawania wiążących poleceń dyrektorom komórek organizacyjnych Ministerstwa Spraw Zagranicznych oraz kierownikom placówek zagranicznych, w zakresie niezbędnym do realizacji projektu.

5. Kierownik Projektu składa Komitetowi Sterującemu okresowe raporty z realizacji Projektu, oraz informuje go niezwłocznie o zagrożeniach dla realizacji Projektu.

6. Kierownik Projektu podlega bezpośrednio Komitetowi Sterującemu.

§ 6.

Koordynator - Pełnomocnik

1. Koordynator - Pełnomocnik w ramach struktury Projektu pełni rolę lidera obszaru i wspomaga Kierownika Projektu w wypełnianiu jego zadań.

2. Do zadań Koordynatora - Pełnomocnika należy:

1) opiniowanie Planu Projektu i procedur zarządzania przygotowanych przez Kierownika Projektu;

2) zgłaszanie Kierownikowi Projektu propozycji zmian do harmonogramów, struktury wydatków w ramach ustalonego budżetu, dokumentacji projektowej;

3) konsultowanie propozycji zmian z przyszłym użytkownikiem budynku;

4) zarządzanie zespołem specjalistów w Stałym Przedstawicielstwie Rzeczypospolitej Polskiej przy Unii Europejskiej w Brukseli oraz przydzielaniem im obszarów odpowiedzialności i bieżących zadań w Projekcie określają szczegółowy harmonogram realizacji, obszary odpowiedzialności;

5) kontrola i monitorowanie zarządzania przez firmę zarządzającą wykonawcami, projektantami, ekspertami i innymi organizacjami bezpośrednio realizującym lub zarządzającymi wykonawcami Projektu;

6) przygotowanie i uzgadnianie szczegółowego harmonogramu dokonywania odbiorów międzyoperacyjnych i końcowych;

7) kontrola jakości prowadzenia robót budowlanych i efektywności metod zarządzania stosowanych podczas realizacji robót budowlanych oraz inicjowanie działań naprawczych;

8) zatwierdzanie wraz z Kierownikiem Projektu (kontrasygnata) płatności dla wykonawców w ramach realizacji prac budowlanych, projektowych i innych zgodnie z uprawnieniami otrzymanymi od Komitetu Sterującego;

9) zatwierdzanie płatności dla wykonawców do kwot uzgodnionych z Kierownikiem Zamawiającego i Komitetem Sterującym w ramach udzielonego upoważnienia;

10) bieżące składanie sprawozdań Kierownikowi Zamawiającego.

3. Do pełnienia funkcji Koordynatora - Pełnomocnika wyznacza się Pana Richarda Pudlowskiego.

§ 7.

Zespół Projektowy

1. Zadania zespołu projektowego określa harmonogram realizacji projektu oraz bieżące polecenia wydawane przez Kierownika Projektu.

2. W skład zespołu projektowego wchodzą osoby zaakceptowane przez Komitet Sterujący na wniosek Kierownika Projektu.

3. Zespół Projektowy podlega Kierownikowi Projektu oraz - w zakresie określonym przez Kierownika Projektu - Koordynatorowi- Pełnomocnikowi.

§ 8.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.