Na podstawie art. 34 ust. I ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2003 r. Nr 24, poz. 199, z późn. zm.²) w zw. z art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104, z późn. zm.³) zarządza się, co następuje:

§ 1. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) „zadaniach wrażliwych” - rozumie się przez to zadania, przy wykonywaniu których pracownicy mogą być szczególnie podatni na wpływy szkodliwe dla gospodarki finansowej lub wizerunku jednostki, zgodnie z definicją określoną w Standardach kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych stanowiących załącznik do Komunikatu Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. (Dz. Urz. Ministra Finansów Nr 7, poz. 58);

2) „środkach zaradczych” - rozumie się przez to środki mające ograniczyć możliwość występowania szkodliwych wpływów i ich negatywne skutki, zgodnie z Wytycznymi do samooceny kontroli finansowej w jednostce sektora finansów publicznych, opublikowanymi przez Ministerstwo Finansów w maju 2007 r.

§ 2. Ustala się wykaz zadań wrażliwych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.

§ 3. 1. Dyrektorzy właściwych komórek organizacyjnych zapoznają pracowników z wykazem o którym mowa w § 2.

2. Dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach zarządzania informacją opublikuje wykaz na stronie internetowej oraz wewnętrznym serwisie intranetowym Ministerstwa Spraw Zagranicznych.

3. Dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach osobowych spowoduje uwzględnienie wykazu zadań wrażliwych w procesie opisywania i wartościowania stanowisk pracy.

§ 4. 1. Ustala się wykaz dodatkowych środków zaradczych uzupełniających obowiązujące procedury oraz zadań związanych z przygotowaniem ich projektów stanowiący załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.

2. Za przygotowanie projektów odpowiedzialni są dyrektorzy właściwych komórek organizacyjnych, określeni w załączniku nr 2.

3. Projekty podlegają uzgodnieniu z Pełnomocnikiem Ministra Spraw Zagranicznych do spraw reformy kontroli wewnętrznej, przeciwdziałania nadużyciom i procedur antykorupcyjnych.

4. Nadzór nad przygotowaniem i wdrożeniem środków zaradczych, o których mowa w zarządzeniu, sprawuje dyrektor generalny służby zagranicznej.

5. W terminie do dnia 31 stycznia 2010 r. dyrektor generalny służby zagranicznej przedstawi Ministrowi Spraw Zagranicznych sprawozdanie z realizacji niniejszego zarządzenia z wyszczególnieniem procedur dotychczasowych oraz stworzonych na podstawie niniejszego zarządzenia.

§ 5. 1. W terminie do dnia 30 września każdego roku, Pełnomocnik Ministra Spraw Zagranicznych do spraw reformy kontroli wewnętrznej, przeciwdziałania nadużyciom i procedur antykorupcyjnych dokonuje przeglądu zidentyfikowanych zadań wrażliwych oraz oceny poziomu stosowanych środków zaradczych w stosunku do szacowanego ryzyka.

2. Po dokonaniu przeglądu, Pełnomocnik zaproponuje aktualizację wykazu zadań wrażliwych oraz podjęcie dodatkowych środków zaradczych.

§ 6. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załącznik nr 1 do zarządzenia nr 23 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 31.10.2009 r. w sprawie identyfikacji zadań wrażliwych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych oraz wypracowania środków zaradczych

Wykaz zadań wrażliwych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych

Zadaniami wrażliwymi są zadania, przy wykonywaniu których pracownicy mogą być szczególnie podatni na wpływy szkodliwe dla gospodarki finansowej lub wizerunku jednostki.

1. Zamówienia publiczne (także poza PZP):

1.1. Przygotowywanie i przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, w szczególności:

1.1.1. Planowanie oraz wprowadzanie korekt do planu zamówień publicznych, w szczególności w zakresie:

1.1.1.2. rozpoznania rynku i szacowania wartości zamówienia.

1.1.1.3. opracowania SIWZ lub innego odpowiedniego dokumentu, w tym opisania przedmiotu zamówienia.

1.1.2. Wykonywanie funkcji kierownika zamawiającego (w szczególności: wybór trybu postępowania, zatwierdzanie specyfikacji, wykluczanie wykonawców, odrzucanie ofert, decyzja o wyborze najkorzystniejszej oferty).

1.1.3. Udział w pracach komisji.

1.1.4. Podpisywanie umowy (zaciąganie zobowiązań).

1.2. Szczególne typy zamówień:

1.2.1. poniżej progu określonego w PZP,

1.2.2. analizy i ekspertyzy,

1.2.3. inwestycje,

1.2.4. zamówienia informatyczne, telekomunikacyjne i modernizacyjne,

1.2.5. zakupów towarów i usług w ramach funduszu dyspozycyjnego

1.2.6. wyłączone z PZP na podstawie art. 4 pkt 5 (tajemnica lub istotny interes bezpieczeństwa państwa),

1.2.7. zamówienia na placówkach (szerszy tryb z wolnej ręki) - w zakresie nadzoru z MSZ.

1.3. Odbiór zamówienia publicznego (w szczególności: odbiór ilościowy i jakościowy dostarczonych towarów, nadzór nad wykonywaniem i odbiór jakościowy usług, nadzór inwestycyjny i odbiór ilościowo-jakościowy robót budowlanych).

1.4. Zatwierdzanie faktury pod względem merytorycznym.

1.5. Naliczanie kar umownych.

1.6. Dokonywanie zmian w umowie (aneksy).

2. Gospodarka finansowa i majątkowa

2.1.1 Bieżąca kontrola finansowo-księgowa - czynności kontrolne wykonywane przez Głównego Księgowego.

2.1.2 Bieżąca kontrola finansowa - kontrola dokumentów finansowo-księgowych.

2.2. Dokonywanie zapłaty wynagrodzenia dla wykonawców.

2.3. Gospodarka nieruchomościami:

2.3.1. najem powierzchni biurowych na potrzeby MSZ w kraju na warunkach rynkowych,

2.3.2. zakup nieruchomości na potrzeby placówek zagranicznych, w tym: siedzib placówek, rezydencji ambasadorów i mieszkań - w zakresie kompetencji komórek organizacyjnych MSZ,

2.3.3. najem nieruchomości na potrzeby placówek zagranicznych, w tym: siedzib placówek, rezydencji ambasadorów i mieszkań - w zakresie kompetencji komórek organizacyjnych MSZ,

2.3.4. sprzedaż lub wynajem nieruchomości za granicą - w zakresie kompetencji komórek organizacyjnych MSZ.

2.4. Gospodarowanie dziełami sztuki, w tym na placówkach (w zakresie nadzoru).

2.5. Prowadzenie magazynów.

2.6. Prowadzenie kasy.

2.7. Zamawianie, odbiór, przechowywanie i dystrybucja druków ścisłego zarachowania (naklejki wizowe, książeczki paszportowe, dokumenty podróży).

2.8. Prowadzenie działań windykacyjnych wobec obywateli polskich, którym udzielono pomocy finansowej w ramach działalności konsularnej.

2.9. Inwentaryzacja mienia w kraju.

2.10. Nadzór nad działalnością finansową jednostek podległych i nadzorowanych (w tym placówek zagranicznych).

2.11. Nadzór nad działalnością fundacji.

3. Dotacje, konkursy, nagrody

3.1. Udzielanie i kontrola rozliczenia dotacji przyznawanych w ramach Polskiej Pomocy Rozwojowej z rezerwy celowej budżetu państwa.

3.2. Udzielanie i kontrola rozliczenia dotacji związanych z promocją Polski za granicą.

3.4. Udzielanie i kontrola rozliczenia dotacji z innych tytułów.

3.3. Przyznawanie nagród z Funduszu dyspozycyjnego,

4. Wydawanie decyzji w sprawach indywidualnych (także poza Kpa)

4.1. Wpływ na rozstrzygnięcia dotyczące wydawania wiz, dokumentów uprawniających do małego ruchu granicznego, Kart Polaka.

4.2. Nadzór nad wydawaniem decyzji w sprawach 4.1, zarządzanie ryzykiem.

4.3. Wydawanie postanowień dot. wniosków eksportowych na uzbrojenie i sprzęt wojskowy oraz towary podwójnego zastosowania.

4.4. Legalizacja polskich dokumentów urzędowych przeznaczonych do obrotu prawnego za granicą.

5. Zagraniczna polityka ekonomiczna

5.1. Wspieranie polskich przedsiębiorców na rynkach zagranicznych.

6. Zasoby ludzkie

6.1 Proces rekrutacji i selekcji, w tym:

6.1.1 rekrutacja na stanowiska w centrali, rotacja wewnętrzna.

6.1.2. rekrutacja na wyższe stanowiska w służbie cywilnej.

6.1.3. rekrutacja na stanowiska na placówkach, rotacja zewnętrzna.

6.1.4 wykonywanie czynności z zakresu prawa pracy,

6.1.5 udział w pracach komisji rekrutacyjnej, konkursowej bądź selekcyjnej.

6.2. Podejmowanie decyzji w zakresie wynagradzania i awansowania.

6.3. Podejmowanie decyzji w zakresie nagradzania.

6.4. Kierowanie na szkolenia i studia, krajowe i zagraniczne.

6.5. Przygotowywanie wniosków i orzekanie w zakresie odpowiedzialności dyscyplinarnej.

6.6. Przygotowywanie wniosków i orzekanie w zakresie odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

7. Obsługa prawna

7.1. Reprezentowanie interesów Polski i występowanie przed sądami i trybunałami międzynarodowymi, w tym prowadzenie negocjacji ugodowych ze skarżącymi.

7.2. Reprezentowanie interesów MSZ / Skarbu Państwa i występowanie przed sądami krajowymi (w sprawach których nie przejęła Prokuratoria SP).

7.3. Udział w procesie legislacyjnym dotyczącym aktów normatywnych oraz wewnętrznych aktów prawnych i procedur.

8. Pozostałe

8.1. Przeprowadzanie kontroli w MSZ oraz podległych i nadzorowanych jednostkach organizacyjnych.

8.2. Wykonywanie zadań z zakresu procedur antykorupcyjnych.

8.3. Prowadzenie spraw związanych z nieruchomościami przedstawicielstw dyplomatycznych, urzędów konsularnych i organizacji międzynarodowych w RP.

8.4. Określanie warunków pobierania nauki poza granicami kraju przez dzieci członków służby zagranicznej.

Załącznik nr 2 do zarządzenia nr 23 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 31.10.2009 r. w sprawie identyfikacji zadań wrażliwych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych oraz wypracowania środków zaradczych

Wykaz dodatkowych środków zaradczych oraz zadań związanych z przygotowaniem ich projektów

Środki zaradcze: środki mające ograniczyć możliwość występowania szkodliwych wpływów i ich negatywne skutki.