Na podstawie art. 34 ust. I ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2003 r. Nr 24, poz. 199, z późn. zm.²) w związku z § I ust. 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 listopada 2007 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. Nr 216, poz. 1605) zarządza się, co następuje:

§ 1. Ustanowienie projektu

1. Ustanawia się projekt „Usprawnienie systemu budżetowo-finansowego w MSZ” , zwany dalej „projektem”.

2. Celem projektu jest racjonalizacja planowania i wykonywania wydatków oraz wzmocnienie systemu kontroli finansowej, z uwzględnieniem zaleceń pokontrolnych NIK i zaleceń audytów wewnętrznych zakończonych w 2009 roku.

3. Strukturę organizacyjną projektu tworzą: Komitet Sterujący, Kierownik Projektu, Kierownik Zespołu Roboczego, Zespół Roboczy.

§ 2. Zakres projektu

1. Projekt obejmuje wykonanie:

1) zadań określonych w dokumencie „Harmonogram działań w związku z wystąpieniem pokontrolnym NIK” z dnia 27 maja 2009 r.;

2) zaleceń audytu wewnętrznego dotyczących procedur w zakresie planowania wydatków oraz procedur kontroli finansowej w zakresie realizacji wydatków.

2. Do projektu mogą zostać włączone, na polecenie Ministra Spraw Zagranicznych lub Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej, inne zadania realizujące cel projektu, w szczególności wynikające z planowanego połączenia Ministerstwa Spraw Zagranicznych z Urzędem Komitetu Integracji Europejskiej.

§ 3. Kierownik Projektu, Kierownik Zespołu Roboczego, Zespół Roboczy

1. Kierownikiem projektu jest dyrektor Biura Finansów.

2. Kierownik Projektu odpowiada za całość prac związanych z realizacją projektu i jego przeprowadzenie.

3. Kierownik Projektu:

1) powołuje Kierownika i członków Zespołu Roboczego;

2) wydaje wiążące polecenia Kierownikowi Zespołu Roboczego.

4. Kierownik Zespołu Roboczego:

1) kieruje pracą Zespołu Roboczego;

2) zapewnia sprawny obieg informacji między Kierownikiem Projektu, Zespołem Roboczym, komórkami organizacyjnymi MSZ i Komitetem Sterującym;

3) tworzy w miarę potrzeby w ramach Zespołu Roboczego grupy robocze.

5. Kierownik Projektu oraz Kierownik Zespołu Roboczego upoważnieni są do wydawania wiążących poleceń dyrektorom komórek organizacyjnych Ministerstwa Spraw Zagranicznych oraz placówek zagranicznych, w zakresie niezbędnym do realizacji projektu.

6. Obsługę organizacyjną Kierownika Projektu, Kierownika Zespołu Roboczego i Zespołu Roboczego zapewnia Biuro Finansów.

§ 4. Komitet Sterujący

1. Tworzy się Komitet Sterujący, którego zadaniem jest:

1) zatwierdzenie składu Zespołu Roboczego, zgłoszonego przez Kierownika Projektu;

2) opiniowanie przedłożonych przez Kierownika Projektu propozycji rozwiązań;

3) zatwierdzenie wyników wykonanych prac projektowych;

4) zapewnienie komunikacji z kierownictwem Ministerstwa Spraw Zagranicznych w istotnych sprawach związanych z projektem;

5) nadzór nad realizacją projektu, w tym przekazywanie Kierownikowi Projektu poleceń i wytycznych.

2. W skład Komitetu Sterującego wchodzą:

1) Przewodniczący - wyznaczony przez Ministra Spraw Zagranicznych Podsekretarz Stanu;

2) Członkowie:

a) Dyrektor Generalny Służby Zagranicznej,

b) Pełnomocnik Ministra Spraw Zagranicznych ds. Procedur Antykorupcyjnych,

c) Dyrektor Biura Kontroli i Audytu.

3. W posiedzeniach Komitetu Sterującego bierze udział Kierownik Projektu, Kierownik Zespołu Roboczego oraz inne osoby zaproszone przez Przewodniczącego.

4. Obsługę Komitetu Sterującego zapewnia Biuro Kontroli i Audytu.

§ 5. Harmonogram projektu

1. W terminie 7 dni od wejścia w życie niniejszego zarządzenia, Kierownik Projektu przedłoży Komitetowi Sterującemu do zatwierdzenia harmonogram realizacji projektu.

2. Zakończenie realizacji projektu powinno nastąpić nie później niż do dnia 31 grudnia 2009 r.

3. Przewodniczący Komitetu Sterującego jest upoważniony do modyfikacji terminów, określonych w harmonogramie, przy czym jeżeli modyfikacja opóźnia realizację projektu o więcej niż 30 dni, obowiązany jest uzyskać na nią pisemną zgodę Ministra Spraw Zagranicznych.

§ 6. Warunki realizacji projektu

1. Osoby wchodzące w skład Komitetu Sterującego oraz Zespołu Roboczego, a także inne osoby, które uczestniczą w realizacji projektu zwolnione są z wykonywania obowiązków służbowych na czas niezbędny do prac nad projektem.

2. Kierownik Zespołu Roboczego prowadzi wyodrębniony zbiór dokumentów powstałych w wyniku prac nad projektem. Dokumentacja zakończonych prac przekazywana jest do Biura Finansów, gdzie podlega archiwizacji, stosownie do obowiązujących przepisów.

3. Przewodniczący Komitetu Sterującego składa Ministrowi Spraw Zagranicznych okresowe raporty z realizacji projektu, zgodnie z harmonogramem, o którym mowa w § 5 ust. 1, oraz informuje go o zagrożeniach dla realizacji projektu.

§ 7. W terminie 30 dni od zakończenia projektu Przewodniczący Komitetu Sterującego przedstawi Ministrowi Spraw Zagranicznych sprawozdanie z jego realizacji.

§ 8. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.