Na podstawie § 5 ust. 5 Zarządzenia Nr 11 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 10 kwietnia 2009 r. w sprawie ustanowienia Rady Programowej Forum Polsko-Czeskiego przy Ministrze Spraw Zagranicznych, postanawia się co następuje:

§ 1. Powołuje się Komisję Konkursową do oceny ofert w otwartym konkursie Ministra Spraw Zagranicznych „Wspieranie rozwoju stosunków polsko-czeskich”, zwaną dalej „Komisją Konkursową”.

§ 2. 1. W skład Komisji Konkursowej wchodzą:

1) Przewodniczący - dyrektor Departamentu Strategii i Planowania Polityki Zagranicznej;

2) Zastępca Przewodniczącego - zastępca dyrektora Departamentu Europy Środkowej i Południowej;

3) Członkowie:

a) Administrator Forum - przedstawiciel Departamentu Dyplomacji Publicznej i Kulturalnej,

b) jeden przedstawiciel Departamentu Dyplomacji Publicznej i Kulturalnej,

c) jeden przedstawiciel Departamentu Europy Środkowej i Południowej,

d) jeden przedstawiciel Departamentu Wschodni,

e) jeden przedstawiciel Departamentu Polityki Bezpieczeństwa,

f) jeden przedstawiciel Departamentu Unii Europejskiej,

g) jeden przedstawiciel Departamentu Zagranicznej Polityki Ekonomicznej.

2. Przewodniczący Komisji Konkursowej może zapraszać do udziału w jego pracach z głosem doradczym, przedstawicieli innych komórek organizacyjnych, urzędów, instytucji lub organizacji.

3. W razie nieobecności któregoś z członków Komisji Konkursowej, dyrektor komórki organizacyjnej tego członka Komisji Konkursowej może wyznaczyć innego pracownika do zastępstwa w pracach Komisji Konkursowej.

4. Administrator Forum pełni jednocześnie funkcję Sekretarza Komisji.

Do zadań Komisji Konkursowej należy ocena, w oparciu o wcześniej ustalone kryteria, najkorzystniejszych ofert i rekomendowania podmiotu (lub podmiotów) do realizacji zadania, o którym mowa w regulaminie konkursu.

§ 4. Przewodniczący Komisji Konkursowej może zlecać przygotowanie opinii i innych materiałów niezbędnych do prac Komisji.

§ 5. 1. Posiedzenia Komisji Konkursowej zwołuje Przewodniczący z własnej inicjatywy lub na wniosek członka Zespołu.

2. O terminie planowanych posiedzeń członkowie Komisji są zawiadamiani pocztą elektroniczną przez Administratora Forum lub uzgadniają go na kolejnych posiedzeniach Komisji.

3. Przewodniczący na okres nieobecności wyznacza zastępcę spośród członków Komisji Konkursowej.

4. Do podjęcia decyzji przez Komisję wymagana jest obecność co najmniej pięciu członków Komisji.

5. Członek Komisji nieobecny na posiedzeniu może przekazać swoje uwagi na piśmie.

6. Pracownicy powołani w skład Komisji Konkursowej zostają zwolnieni z obowiązków służbowych wykonywanych przez nich w komórkach organizacyjnych Ministerstwa Spraw Zagranicznych na czas niezbędny do wykonywania obowiązków w Komisji Konkursowej.

§ 6. 1. Każda zgłoszona oferta jest oceniana przez minimum dwóch członków Komisji.

2. Ocena ofert dokonywana jest na standardowej karcie oceny ofert, opracowywanej przez Administratora Forum i zatwierdzanej przez Komisję na pierwszym posiedzeniu po upływie terminu zgłaszania ofert w konkursie.

3. Wyniki oceny ofert są omawiane na posiedzeniu Komisji. Jeżeli ocena punktowa tej samej oferty przyznana przez dwóch członków Komisji różni się o ponad 30 punktów. Przewodniczący lub inna osoba z Komisji wyznaczona przez Przewodniczącego - po zapoznaniu się z ofertą - wystawia własną ocenę.

4. Spośród ofert spełniających wszystkie wymagania formalne i ocenionych pozytywnie przez minimum dwóch oceniających, tworzy się listę rankingową.

5. Kolejność ofert na liście rankingowej ustala się w drodze konsensusu w oparciu o liczbę punktów, jakie dana oferta otrzymała w wyniku oceny przez każdego oceniającego.

6. W przypadku rozbieżnych opinii, uniemożliwiających osiągnięcie konsensusu. Komisja podejmuje decyzję w głosowaniu jawnym, zwykłą większością głosów.

7. W przypadku, gdy głosy rozłożą się po równo, decydujący głos ma Przewodniczący Komisji.

8. Rekomendację Komisji otrzymują oferty ocenione najlepiej w ramach dostępnej puli środków.

§ 7. Członkowie Komisji mają obowiązek ujawnienia konfliktu interesów pojawiającego się przy ocenie ofert i nie uczestniczą w ocenie ofert, których konflikt ten dotyczy. Członkowie Komisji nie mogą być zatrudnieni w żadnym charakterze przy realizacji ofert dofinansowanych w ramach konkursu.

§ 8. Komisja konkursowa przedstawia Radzie Programowej Forum Polsko-Czeskiego do oceny i zatwierdzenia listę podmiotów rekomendowanych przez Komisję Konkursową do wykonania zadania, wraz z kwotami dotacji przyznanymi poszczególnym jednostkom.

§ 9. Decyzja wchodzi w życie z dniem podpisania.