Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2003 r. Nr 24, poz. 199, z późn. zm.²) oraz w związku z § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 listopada 2007 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. Nr 216, poz. 1605) zarządza się, co następuje:

§ 1. W zarządzeniu Nr 47 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 22 grudnia 1998 roku w sprawie planowania i sprawozdawczości w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, przedstawicielstwach dyplomatycznych, stałych przedstawicielstwach przy organizacjach międzynarodowych, urzędach konsularnych i instytutach polskich (Dz. Urz. Min. Spraw Zagr. z 2007 r. Nr 5, poz. 178 z późn. zm.) wprowadza się następujące zmiany:

1) po § 17a dodaje się § 17b-17d w brzmieniu:

„Zasady planowania zadań placówek zagranicznych na 2009 rok.”

§ 17b. 1. Do planowania zadań placówek zagranicznych na 2009 rok nie stosuje się Rozdziału II zarządzenia.

2. Za przygotowanie zadań dla placówek zagranicznych na 2009 rok, innych niż przedstawicielstwa przy organizacjach międzynarodowych, odpowiadają, każdy w zakresie swojej właściwości, dyrektorzy departamentów nadzorujących, odpowiedzialnych za stosunki bilateralne z danymi państwami, zwanych dalej „departamentami nadzorującymi”.

3. Zadania dla placówek zagranicznych należy formułować w postaci jednego dokumentu obejmującego swoją treścią zadania wszystkich polskich placówek zagranicznych w państwie przyjmującym (ambasad, konsulatów generalnych i instytutów polskich) oraz w państwach dodatkowej akredytacji, adresowanego do kierownika przedstawicielstwa dyplomatycznego, jako adresata głównego.

4. Zadania dla placówek zagranicznych w państwie przyjmującym co do zasady nie powinny przekraczać czterech stron tekstu i powinny wskazywać konkretne cele programowe, jakie polskie placówki zagraniczne mają osiągnąć w danym roku. Stosownie do potrzeb w strukturze zadań dla placówek zagranicznych można wyodrębniać specyficzne zadania o charakterze tematycznym bądź regionalnym.

§ 17c. 1. Do dnia 10 lutego 2009 r., dyrektorzy departamentów innych niż określone w § 17b ust. 2 oraz dyrektorzy biur i pełnomocnicy ustanowieni przez Ministra Spraw Zagranicznych przygotowują, każdy w zakresie swojej właściwości, dokument „Wytyczne dla placówek zagranicznych z zakresu ..... na 2009 r.” i przedkładają go do akceptacji Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej oraz właściwego Sekretarza Stanu lub Podsekretarza Stanu, a następnie przekazują go do dyrektorów departamentów nadzorujących, oraz do placówek zagranicznych.

2. Wytyczne, o których mowa w ust. 1 powinny zawierać programowe wskazówki dotyczące zadań placówek zagranicznych na 2009 rok, w zakresie właściwości przygotowującej je komórki organizacyjnej. Stosownie do potrzeb w treści wytycznych można wyodrębniać specyficzne zadania programowe o charakterze tematycznym bądź regionalnym.

3. Do dnia 10 lutego 2009 r. kierownicy przedstawicielstw dyplomatycznych przesyłają do departamentów nadzorujących, sporządzone przez siebie tezy do zadań dla placówek zagranicznych na 2009 rok, uwzględniając również przewidywane zadania placówek innych niż przedstawicielstwo dyplomatyczne.

4. Do dnia 28 lutego 2009 r. dyrektorzy departamentów nadzorujących organizują narady poświęcone określeniu zadań dla placówek zagranicznych na 2009 rok, na które zapraszani są przedstawiciele departamentów i biur, o których mowa w ust. 1.

5. Podpisany przez dyrektora departamentu nadzorującego projekt zadań dla placówek zagranicznych na 2009 rok niezwłocznie po jego uzgodnieniu w wyniku narady, o której mowa w ust. 4 przesyłany jest do akceptacji Dyrektora Departamentu Strategii i Planowania Polityki Zagranicznej oraz właściwego Sekretarza lub Podsekretarza Stanu, a także do wiadomości dyrektorom wszystkich departamentów i biur.

6. Zaakceptowane zadania dla placówek zagranicznych na 2009 rok przesyłane są niezwłocznie do placówek zagranicznych.

§ 17d. 1. Po otrzymaniu zadań dla placówek zagranicznych na 2009 rok kierownik przedstawicielstwa dyplomatycznego organizuje naradę wszystkich kierowników placówek zagranicznych w państwach swojej akredytacji, zaś w przypadku, w którym w obszarze akredytacji kierownika przedstawicielstwa dyplomatycznego działa tylko jedna placówka zagraniczna - naradę wewnętrzną, której celem jest operacjonalizacja zadań dla poszczególnych placówek zagranicznych lub wewnętrznych komórek organizacyjnych, wchodzących w skład placówki zagranicznej. Operacjonalizacja zadań polega na skonkretyzowaniu celu sformułowanego w postaci programowej przez określenie jednego lub więcej konkretnych i szczegółowych celów operacyjnych.

2. W naradzie, o której mowa w ust. 1 mogą brać udział pracownicy placówek zagranicznych zapewniający obsługę zadań innych ministrów niż Minister Spraw Zagranicznych.

3. Z narady, o której mowa w ust. 1 należy sporządzić dokument „Uzgodnienia realizacji zadań placówek zagranicznych (placówki zagranicznej w ...... na 2009 rok), który, w przypadku gdy uczestniczą w niej kierownicy placówek zagranicznych działających w obszarze akredytacji kierownika przedstawicielstwa dyplomatycznego podpisywany jest przez wszystkich kierowników tych placówek.

4. Dokument, o którym mowa w ust. 3 kierownik przedstawicielstwa dyplomatycznego przekazuje niezwłocznie do dyrektora nadzorującego departamentu.

§ 17e. 1. Zadania dla placówek zagranicznych na 2009 rok oraz dokumenty, o których mowa w § 17d ust. 3 należy oznaczyć klauzulą „zastrzeżone”, chyba, że ze względu na treści zawarte w tych dokumentach należy im albo ich częściom nadać wyższą klauzulę.

2. Zadania dla placówek zagranicznych na 2009 rok mogą zostać w razie potrzeby udostępnione innym organom administracji publicznej lub ich przedstawicielom na ich wniosek, z zachowaniem zasad wynikających z przepisów ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631, z późn. zm.³).

§ 17f. Do planowania zadań stałych przedstawicielstw przy organizacjach międzynarodowych oraz dla przedstawicieli przy organizacjach międzynarodowych obsługiwanych przez placówki bilateralne stosuje się odpowiednio przepisy § 17a-17e zarządzenia, z tym, że:

1) za przygotowanie zadań dla stałych przedstawicielstw przy organizacjach międzynarodowych oraz dla przedstawicieli przy organizacjach międzynarodowych obsługiwanych przez placówki bilateralne odpowiadają, każdy w swoim zakresie, dyrektorzy departamentów odpowiedzialnych za nadzór nad współpracą Rzeczypospolitej Polskiej z tymi organizacjami:

a) Stałego Przedstawicielstwa Rzeczypospolitej Polskiej przy Narodach Zjednoczonych w Nowym Jorku - Dyrektor Departamentu Narodów Zjednoczonych i Praw Człowieka;

b) Stałego Przedstawicielstwa Rzeczypospolitej Polskiej przy Biurze Narodów Zjednoczonych w Genewie - Dyrektor Departamentu Narodów Zjednoczonych i Praw Człowieka;

c) Stałego Przedstawicielstwa Rzeczypospolitej Polskiej przy Biurze Narodów Zjednoczonych i innych organizacji międzynarodowych w Wiedniu - Dyrektor Departamentu Narodów Zjednoczonych i Praw Człowieka oraz Dyrektor Departamentu Polityki Bezpieczeństwa;

d) Stałego Przedstawicielstwa Rzeczypospolitej Polskiej przy Unii Europejskiej w Brukseli - Dyrektor Departamentu Unii Europejskiej;

e) Stałego Przedstawicielstwa Rzeczypospolitej Polskiej przy Organizacji Paktu Północnoatlantyckiego w Brukseli - Dyrektor Departamentu Polityki Bezpieczeństwa;

f) Stałego Przedstawicielstwa Rzeczypospolitej Polskiej przy Organizacji Współpracy Gospodarczej i Rozwoju w Paryżu - Dyrektor Departamentu Zagranicznej Polityki Ekonomicznej;

g) Stałego Przedstawicielstwa Rzeczypospolitej Polskiej przy Radzie Europy w Strasburgu - Dyrektor Departamentu Narodów Zjednoczonych i Praw Człowieka;

h) Stałego Przedstawiciela Rzeczypospolitej Polskiej przy UNESCO w Paryżu - Dyrektor Departamentu Narodów Zjednoczonych i Praw Człowieka;

i) Stałego Przedstawiciela Rzeczypospolitej Polskiej przy FAO w Rzymie - Dyrektor Departamentu Narodów Zjednoczonych i Praw Człowieka;

j) Stałego Przedstawiciela Rzeczypospolitej Polskiej przy Biurze Narodów Zjednoczonych w Nairobi - w zakresie spraw dotyczących UNEP i UN-HABITAT - Dyrektor Departamentu Narodów Zjednoczonych i Praw Człowieka.

2) W naradzie wewnętrznej, o której mowa w § 17d ust. 1 organizowanej przez przedstawiciela przy organizacji międzynarodowej obsługiwanego przez placówkę bilateralną uczestniczy kierownik bądź osoba wyznaczona przez kierownika placówki bilateralnej.

§ 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.