Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2012 r. poz. 391) zarządza się, co następuje:

Załącznik do zarządzenia nr 23
Ministra Pracy i Polityki Społecznej
z dnia 29 czerwca 2015 r.

POLITYKA PRZECIWDZIAŁANIA KORUPCJI I NADUŻYCIOM FINANSOWYM W MINISTERSTWIE PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ

I. Wprowadzenie

Celem Polityki przeciwdziałania korupcji oraz nadużyciom finansowym w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej, zwanej dalej „Polityką”, jest promowanie kultury organizacyjnej ułatwiającej zapobieganie i wykrywanie nadużyć finansowych oraz oszustw, a także wdrożenie i rozwój procedur pomocnych w identyfikowaniu nadużyć finansowych i przestępstw o charakterze korupcyjnym. Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej (MPiPS) zapewnia, że wszystkie przypadki nadużyć finansowych, korupcji oraz konfliktu interesów rozpatrywane będą w oparciu o przepisy prawa krajowego i europejskiego.

Podstawowym celem wdrożenia polityki przeciwdziałania korupcji w MPiPS jest realizacja Rządowego Programu Przeciwdziałania Korupcji na lata 2014–2019, wprowadzonego uchwałą nr 37 Rady Ministrów z dnia 1 kwietnia 2014 r. (Dz. U. poz. 299), zwanego dalej „Programem”, oraz stworzenie skutecznych mechanizmów przeciwdziałania nadużyciom finansowym.

II. Definicje

Ilekroć w Polityce jest mowa o:

1) konflikcie interesów – należy przez to rozumieć sytuację, gdy pracownik urzędu reprezentując państwo czy działając w imieniu państwa, jednocześnie jest powiązany albo zaangażowany, na poziomie wyznawania wartości, przekonań, ale też czynnej pracy, na rzecz podmiotu trzeciego, w procesy czy działania, którymi dany urząd administruje;

2) mapie zagrożeń korupcyjnych – należy przez to rozumieć alokację poszczególnych czynników ryzyka korupcji w korelacji ze strukturą MPiPS;

3) korupcji – należy przez to rozumieć obiecywanie, proponowanie, wręczanie przez jakąkolwiek osobę, bezpośrednio lub pośrednio, jakichkolwiek nienależnych korzyści osobie pełniącej funkcję publiczną dla niej samej lub dla jakiejkolwiek innej osoby w zamian za działanie lub zaniechanie działania w wykonywaniu jej funkcji, a także na żądaniu lub przyjmowaniu przez osobę pełniącą funkcję publiczną bezpośrednio lub pośrednio jakichkolwiek nienależnych korzyści, dla niej samej lub dla jakiejkolwiek innej osoby, lub przyjmowaniu propozycji lub obietnic takich korzyści, w zamian za działanie lub zaniechanie działania w wykonywaniu jej funkcji;

4) nieprawidłowości – należy przez to rozumieć jakiekolwiek naruszenie przepisu prawa wynikające z działania lub zaniechania działań przez MPiPS, które spowodowało lub mogłoby spowodować szkodę dla środków budżetu państwa, ogólnego budżetu Unii Europejskiej lub budżetów przez nią zarządzanych, albo przez zmniejszenie lub utratę dochodów pobieranych bezpośrednio w imieniu Unii Europejskiej albo przez nieuzasadniony wydatek;

5) oszustwie – należy przez to rozumieć:

a) wykorzystanie lub przedstawienie nieprawdziwych, niepoprawnych lub niepełnych oświadczeń lub dokumentów, które ma na celu sprzeniewierzenie lub bezprawne zatrzymanie środków z budżetu państwa, budżetu ogólnego Unii Europejskiej lub budżetów zarządzanych przez lub w imieniu Unii Europejskiej,

b) nieujawnienie informacji z naruszeniem przepisów, powodujące efekt określony w pkt a,

c) wykorzystanie środków do celów innych niż te, dla których były pierwotnie przyznane;

6) zwalczaniu nadużyć finansowych – należy przez to rozumieć wprowadzenie w MPiPS skutecznych, efektywnych i adekwatnych mechanizmów, uwzględniających zdefiniowane rodzaje ryzyka.

III. Odpowiedzialność

W MPiPS odpowiedzialność za zarządzanie ryzykiem nadużyć finansowych i korupcji została przypisana osobom odpowiedzialnym za realizację celów i zadań MPiPS. Osoby te odpowiedzialne są za:

– zapewnienie skutecznego, efektywnego i adekwatnego systemu kontroli zarządczej w obszarze ich odpowiedzialności;

– zapobieganie i identyfikowanie nadużyć finansowych;

– zapewnienie należytej staranności i wdrażania działań zapobiegawczych w przypadku wykrycia nadużyć finansowych lub korupcji;

– podejmowanie działań naprawczych, w tym nakładanie i egzekwowanie kar administracyjnych.

Obowiązki związane z techniczną obsługą sprawozdawczości w ramach procedury zarządzania ryzykiem nadużyć finansowych i korupcji powierzone zostały koordynatorowi do spraw procesu zarządzania ryzykiem oraz koordynatorowi do spraw wdrożenia Rządowego Programu Przeciwdziałania Korupcji w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej, którzy odpowiedzialni są za:

– podejmowanie regularnego przeglądu ryzyka przy pomocy osób odpowiedzialnych za realizację celów i zadań MPiPS,

– opracowanie efektywnego planu polityki zwalczania nadużyć finansowych i korupcji,

– budowanie świadomości występowania nadużyć wśród pracowników przez szkolenia,

– powiadamianie i współpracę z właściwymi organami w przypadku stwierdzenia nadużyć finansowych i korupcji.

IV. Środki przeciwdziałania nadużyciom finansowym

W MPiPS funkcjonują adekwatne środki zwalczania nadużyć finansowych i korupcji w oparciu o wyniki procesu zarządzania ryzykiem, zgodne z art. 125 pkt 4c rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (Dz. U. L 347/461 z 20.12.2013 r., s. 320). MPiPS zarządza ryzykiem przy wykorzystaniu narzędzi informatycznych oraz zapewnia, że pracownicy są świadomi ryzyka nadużyć finansowych oraz zapewnione są dla nich szkolenia z zakresu identyfikacji i zwalczania nadużyć finansowych i korupcji.

Kierownictwo MPiPS prowadzi systematyczne działania w zakresie usprawniania systemu kontroli zarządczej.

Zarządzanie ryzykiem korupcyjnym oraz ryzykiem nadużyć finansowych realizowane jest zgodnie z metodologią zarządzania ryzkiem przyjętą w MPiPS.

V. Obszary funkcjonowania Polityki

1. Obszar analiz i kontroli

Działania mające na celu prowadzenie stałych kontroli, analiz, okresowych przeglądów rozwiązań w zakresie przeciwdziałania korupcji. Wypracowanie procedur zgłaszania nadużyć finansowych i korupcji do odpowiednich podmiotów krajowych oraz do Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych. Działania te będą realizowane w szczególności przez:

– realizację zadań kontrolnych

– realizację zadań audytowych,

– opracowanie analiz dla kierownictwa MPiPS dotyczących informacji o możliwych do wystąpienia nieprawidłowościach korupcyjnych w MPiPS i jednostkach podległych i nadzorowanych.

2. Obszar zarządzania zasobami ludzkimi

Działania mające na celu zarządzanie kompetencjami pracowników MPiPS w zakresie konfliktu interesów, skutków korupcji, sankcji związanych z korupcją i przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym, będą realizowane w szczególności przez:

– identyfikację stanowisk wrażliwych (zagrożonych korupcją),

– szczególny nadzór nad podejmowaniem dodatkowych zajęć przez pracowników MPiPS,

– usprawnienie procesu składania i analizy oświadczeń o stanie majątkowym,

– ochronę pracowników zgłaszających podejrzenia nadużyć finansowych lub korupcji przed represjami.

3. Obszar komunikacji i edukacji

Działania mające na celu kształtowanie i propagowanie postaw etycznych oraz podnoszenie świadomości zagrożeń korupcyjnych wśród pracowników i klientów MPiPS. Działania te będą realizowane w szczególności przez:

– wdrożenie na stronach internetowych i w intranecie MPiPS systemu powiadamiania o nieprawidłowościach,

– akcje informacyjne na stronach internetowych i intranetowych MPiPS,

– współpracę w zakresie wymiany wiedzy z innymi urzędami centralnymi i jednostkami podległymi i nadzorowanymi,

– raportowanie stanów ewentualnego zagrożenia korupcją w materiałach dotyczących kontroli zarządczej,

– systematyczne szkolenie pracowników MPiPS z zakresu identyfikacji i zwalczania nadużyć finansowych.

4. Obszar zamówień publicznych oraz gospodarowania mieniem i środkami publicznymi.

Działania mające na celu wzmocnienie przejrzystości, konkurencyjności i obiektywizmu procesu udzielania zamówień publicznych oraz gospodarowania mieniem i środkami publicznymi, będą realizowane w szczególności przez:

– systematyczny przegląd i aktualizację procedur zamówień publicznych oraz gospodarowania mieniem i środkami publicznymi,

– doraźne kontrole lub audyty wybranych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, wynikające z analizy ryzyka.

5. Obszar tworzenia regulacji wewnętrznych i legislacji przygotowywanej przez MPiPS

Działania mające na celu wypracowanie i wdrożenie mechanizmów oceny projektów aktów prawnych, okresowej oceny efektywności oraz jakości obowiązujących przepisów pod względem antykorupcyjnym, będą realizowane w szczególności przez systematyczny przegląd i aktualizację regulacji wewnętrznych pod kątem zagrożeń korupcyjnych.

6. Obszar rozwiązań systemowych

W ramach obszaru rozwiązań systemowych realizowane będą następujące działania:

– wdrożenie systemu przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym w MPiPS uwzględniającego mapę zagrożeń korupcyjnych, która powstanie i będzie aktualizowana na podstawie usystematyzowanego i udokumentowanego szacowania ryzyka,

– opracowanie mechanizmów reagowania na zagrożenia korupcyjne, w szczególności w kontaktach pracownik urzędu – klient urzędu.

VI. Zgłaszanie nadużyć

MPiPS zarządza przypadkami wykrytych nadużyć, oszustw oraz korupcji w oparciu o przepisy prawa krajowego i wspólnotowego właściwe dla zakresu zidentyfikowanych nieprawidłowości.