§ 1.

Zarządzenie określa proces zarządzania ryzykiem w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej, zwanym dalej „Ministerstwem”.

§ 2.

Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) analizie ryzyka – należy przez to rozumieć proces oceny zdefiniowanych czynników ryzyka pod kątem ustalonych parametrów, prawdopodobieństwa ich wystąpienia oraz potencjalnego skutku;

2) apetycie na ryzyko – należy przez to rozumieć poziom ryzyka, który Ministerstwo akceptuje zanim podejmie działania zapobiegawcze;

3) celach – należy przez to rozumieć formalnie ustalony i przewidywany do osiągnięcia w przyszłości, wynikający z potrzeb społeczeństwa i państwa, stan rzeczy, który zamierza osiągnąć dysponent środków publicznych;

4) czynniku ryzyka – należy przez to rozumieć zidentyfikowane zdarzenie, mogące mieć negatywny wpływ na realizację celów lub zadań Ministerstwa;

5) ewaluacji ryzyka – należy przez to rozumieć proces oceny poddanych analizie czynników ryzyka w połączeniu z przyjętym, akceptowalnym poziomem apetytu na ryzyko;

6) identyfikacji ryzyka – należy przez to rozumieć proces wyznaczania potencjalnych czynników ryzyka mogących mieć negatywny wpływ na realizację założonych celów oraz zadań;

7) Kierownictwu Ministerstwa – należy przez to rozumieć Ministra Pracy i Polityki Społecznej, zwanego dalej „Ministrem”, Sekretarzy i Podsekretarzy Stanu w Ministerstwie oraz Dyrektora Generalnego Ministerstwa;

8) komórce organizacyjnej Ministerstwa – należy przez to rozumieć departament, biuro oraz wyodrębnione stanowisko w Ministerstwie;

9) kierowniku komórki organizacyjnej Ministerstwa – należy przez to rozumieć dyrektora departamentu, biura oraz osobę wyznaczoną przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa do kierowania wyodrębnionym stanowiskiem;

10) korupcji – należy przez to rozumieć obiecywanie, proponowanie, wręczanie przez jakąkolwiek osobę, bezpośrednio, lub pośrednio jakichkolwiek nienależnych korzyści osobie pełniącej funkcję publiczną dla niej samej lub dla jakiejkolwiek innej osoby w zamian za działanie lub zaniechanie działania w wykonywaniu jej funkcji, a także żądanie lub przyjmowanie przez osobę pełniącą funkcję publiczną bezpośrednio lub pośrednio, jakichkolwiek nienależnych korzyści dla niej samej lub dla jakiejkolwiek innej osoby, lub przyjmowanie propozycji lub obietnic takich korzyści, w zamian za działanie lub zaniechanie działania w wykonywaniu jej funkcji;

11) mechanizmach kontrolnych – należy przez to rozumieć funkcjonujące w Ministerstwie procedury i regulacje wewnętrzne, minimalizujące prawdopodobieństwo oraz skutki następstw zdarzeń mających wpływ na realizację celów;

12) nieprawidłowości – należy przez to rozumieć jakiekolwiek naruszenie przepisu prawa Unii Europejskiej wynikające z działania lub zaniechania działań przez Ministerstwo, które spowodowało lub mogłoby spowodować szkodę dla środków budżetu państwa, ogólnego budżetu Unii Europejskiej lub budżetów przez nią zarządzanych albo przez zmniejszenie lub utratę dochodów pobieranych bezpośrednio w imieniu Unii Europejskiej albo przez nieuzasadniony wydatek;

13) oszustwie – należy przez to rozumieć:

a) wykorzystanie lub przedstawienie nieprawdziwych, niepoprawnych lub niepełnych oświadczeń lub dokumentów, które ma na celu sprzeniewierzenie lub bezprawne zatrzymanie środków z budżetu państwa, budżetu ogólnego Unii Europejskiej lub budżetów zarządzanych przez lub w imieniu Unii Europejskiej,

b) nieujawnienie informacji z naruszeniem przepisów, powodujące efekt określony w pkt a,

c) wykorzystanie środków do celów innych niż te, dla których były pierwotnie przyznane;

14) ryzyku – należy przez to rozumieć miarę lub ocenę zagrożenia lub niebezpieczeństwa wynikającego z prawdopodobnych zdarzeń niezależnych od Ministerstwa albo z możliwych konsekwencji podjęcia decyzji;

15) właścicielu ryzyka – należy przez to rozumieć osobę, która jest odpowiedzialna za zarządzanie, aktualizowanie i kontrolowanie wszystkich aspektów przypisanego jej konkretnego ryzyka, włącznie z zastosowaniem wybranych reakcji w odpowiedzi na zagrożenia;

16) zarządzaniu ryzykiem – należy przez to rozumieć logiczną i systematyczną metodę tworzenia kontekstu, identyfikacji, analizy i ewaluacji ryzyka oraz nadzoru i informowania o ryzyku w sposób, który wspomoże Ministerstwo w realizacji celów i zadań.

§ 3.

1. Proces zarządzania ryzykiem określa ogólne zasady zarządzania ryzykiem.

2. Proces zarządzania ryzykiem obejmuje:

1) identyfikację oraz okresową aktualizację celów i zadań Ministerstwa;

2) identyfikację zasobów niezbędnych do realizacji celów i zadań;

3) identyfikację ryzyka, w tym czynników o charakterze korupcyjnym, oszustw lub nieprawidłowości;

4) analizę ryzyka, w tym określenie rodzaju mechanizmów kontrolnych oraz ich znaczenia dla zdefiniowanych zdarzeń;

5) ewaluację ryzyka, w tym określenie rodzaju reakcji na ryzyko oraz akceptowalnego poziomu apetytu na ryzyko;

6) określenie właścicieli ryzyka oraz terminów wdrożenia reakcji na zidentyfikowane zdarzenia;

7) informowanie pracowników Ministerstwa o wynikach procesu zarządzania ryzykiem;

8) aktualizowanie wyników procesu zarządzania ryzykiem.

§ 4.

1. Procesem zarządzania ryzykiem w Ministerstwie kieruje osoba wyznaczona przez Ministra spośród pracowników Ministerstwa, zwana dalej „koordynatorem”.

2. Do obowiązków koordynatora należy:

1) opracowanie oraz aktualizowanie wewnętrznych regulacji dotyczących procesu zarządzania ryzykiem w Ministerstwie;

2) sporządzenie oraz aktualizowanie zbiorczego zestawienia zidentyfikowanych celów i zadań Ministerstwa;

3) koordynowanie czynności w ramach procesu zarządzania ryzykiem, w tym określanie harmonogramu prac;

4) stała współpraca z właścicielami ryzyka oraz aktualizowanie wyników procesu zarządzania ryzykiem;

5) dokumentowanie struktury oraz zasad zarządzania poszczególnymi zagrożeniami;

6) dokumentowanie procesu zarządzania ryzykiem i opracowywanie informacji zbiorczych o zidentyfikowanych i poddanych ocenie czynników ryzyka dla Kierownictwa Ministerstwa oraz kierowników komórek organizacyjnych Ministerstwa.

3. Koordynator na podstawie zebranej dokumentacji opracowuje okresowe podsumowanie procesu zarządzania ryzykiem.

§ 5.

1. Koordynator przedstawia Ministrowi wyniki procesu zarządzania ryzykiem, które zawierają informacje o zagrożeniach w zadaniach obarczonych największym ryzykiem, zaproponowanych przez komórki organizacyjne Ministerstwa dodatkowych czynnościach kontrolnych oraz terminach ich wdrożenia.

2. Informacje, o których mowa w ust. 1, koordynator przekazuje do wiadomości Kierującego Stanowiskiem do Spraw Audytu Wewnętrznego.

3. Proces zarządzania ryzykiem jest procesem ciągłym.

4. Czynności związane z identyfikacją, analizą oraz ewaluacją ryzyka przeprowadzane są przynajmniej raz w roku na wniosek koordynatora.

5. Kierownicy komórek organizacyjnych Ministerstwa mają możliwość aktualizacji wyników procesu zarządzania ryzykiem w ciągu roku kalendarzowego. Czynności przeprowadzane są w szczególności w przypadku:

1) wprowadzania nowych procesów w systemie zarządzania;

2) podziału lub łączenia zadań objętych systemem zarządzania;

3) wystąpienia zjawiska korupcji w Ministerstwie.

§ 6.

1. W każdej komórce organizacyjnej monitoruje się prawidłowość, rzetelność i terminowość wykonania założonych celów i zadań, zgodnie z metodologią przejętą w Ministerstwie.

2. Za osiągnięcie założonych rezultatów w ramach celów i zadań odpowiedzialny jest kierownik komórki organizacyjnej Ministerstwa.

3. Za proces zarządzania ryzykiem na poziomie komórki organizacyjnej Ministerstwa odpowiedzialny jest kierownik komórki organizacyjnej Ministerstwa.

4. Kierownik każdej komórki organizacyjnej Ministerstwa wyznacza pracownika komórki odpowiedzialnego za kontakty z koordynatorem oraz za udokumentowanie czynności, identyfikacji, analizy oraz ewaluacji ryzyka na poziomie komórki organizacyjnej Ministerstwa.

§ 7.

1. W celu ustalenia stopnia wpływu czynnika ryzyka na realizowane zadania dokonywana jest jego analiza w skali od 1 do 5.

2. Koordynator przy współudziale Stanowiska do Spraw Audytu Wewnętrznego przeprowadza spotkania szkoleniowe, na których jest przedstawiana metodologia procesu zarządzania ryzykiem.

3. Proces zarządzania ryzykiem na poziomie komórki organizacyjnej Ministerstwa przeprowadzany jest w oparciu o instrukcję wypełniania arkusza oceny oraz dokumentowany jest w formie kart oceny ryzyka.

4. Koordynator procesu każdorazowo, do dnia 30. września roku kalendarzowego, aktualizuje instrukcję wypełniania arkusza oceny oraz wzór karty oceny ryzyka.

5. Dokumentowanie procesu zarządzania ryzykiem realizowane jest w formie karty oceny ryzyka.

§ 8.

1. Każdy pracownik Ministerstwa ma możliwość informowania kierownika komórki organizacyjnej Ministerstwa, w której jest zatrudniony, o negatywnych zdarzeniach mających wpływ na realizację celów i zadań oraz wskazywania potencjalnych źródeł zagrożeń.

2. Niezależną ocenę procesu zarządzania ryzykiem w Ministerstwie może przeprowadzać Stanowisko do Spraw Audytu Wewnętrznego.

3. Wyniki procesu zarządzania ryzykiem wykorzystywane są przez Stanowisko do Spraw Audytu Wewnętrznego na etapie przygotowywania rocznego planu audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

§ 9.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.