Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 i art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz.U. z 2009 r. Nr 84 poz. 712) oraz w związku z Porozumieniem w sprawie dofinansowania Działania 5.4 Rozwój potencjału trzeciego sektora oraz Działania 5.5 Rozwój dialogu społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki nr: KL/D5.4,5.5/2007/1, zawartym w dniu 29 października 2007 r. pomiędzy Ministrem Rozwoju Regionalnego Panią Grażyną Gęsicką a Ministrem Pracy i Polityki Społecznej Panią Joanną Kluzik-Rostkowską wraz z późniejszymi aneksami, ustala się, co następuje:

1) Powierzam Departamentowi do realizacji projekt pt. „Model współpracy administracji publicznej i organizacji pozarządowych - wypracowanie i upowszechnienie standardów współpracy”, zwany dalej „projektem”, współfinansowany z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki i przyznaję dofinansowanie na realizację projektu w wysokości nieprzekraczającej 100% kwoty całkowitych wydatków kwalifikowalnych projektu w kwocie 6 141 226,40 PLN, w tym:

a) płatności ze środków europejskich w kwocie 5 220 042,44 PLN (słownie: pięć milionów dwieście dwadzieścia tysięcy czterdzieści dwa złote i 44/100) stanowiące 85% środków publicznych przeznaczonych na realizację projektu,

b) współfinansowania krajowego w kwocie 921 183,96 PLN (słownie: dziewięćset dwadzieścia jeden tysięcy sto osiemdziesiąt trzy złote i 96/100) stanowiącego 15% środków publicznych przeznaczonych na realizację projektu.

2) Okres realizacji projektu jest zgodny z okresem wskazanym w aktualnym wniosku o dofinansowanie projektu.

3) Koszty pośrednie Projektu systemowego rozliczane są na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków.

4) Zadania Beneficjenta systemowego w zakresie współpracy z Departamentem Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Priorytetu V Dobre rządzenie Działania 5.4 i 5.5 PO KL określa Zarządzenie Nr 17 Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 sierpnia 2008 roku (z późn. zm.) w sprawie ustalania zasad współpracy pomiędzy Departamentem Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego a pozostałymi komórkami organizacyjnymi Ministerstwa Pracy Polityki Społecznej oraz Centrum Rozwoju Zasobów Ludzkich w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki i Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2007-2013 z późniejszymi zmianami.

5) Zakres zadań związanych z realizacją projektu określa Załącznik nr 1 do decyzji.

6) Wydatki poniesione przez Beneficjenta systemowego przed dniem wydania niniejszej decyzji zostaną uznane zakwalifikowalne zgodnie z obowiązującymi przepisami, jeżeli zostały poniesione w okresie realizacji projektu, wymienionym we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu, stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszej decyzji.

7) Decyzja może zostać uchylona przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej w przypadku wystąpienia okoliczności, które uniemożliwiają dalsze wykonywanie postanowień zawartych w decyzji.

8) Załącznikami do niniejszej decyzji są:

a) załącznik nr 1: Zakres zadań Departamentu pełniącego funkcję Beneficjenta systemowego związanych z realizacją projektu w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki;

b) załącznik nr 2: Wniosek o dofinansowanie realizacji projektu;

c) załącznik nr 3: Harmonogram płatności;

d) załącznik nr 4: Wymagania w odniesieniu do informatycznego systemu finansowo-księgowego;

e) załącznik nr 5: Oświadczenia o kwalifikowalności podatku VAT;

f) załącznik nr 6: Wzór oświadczenia o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych;

g) załącznik nr 7: Zakres danych osobowych powierzonych do przetwarzania;

h) załącznik nr 8: Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych na poziomie beneficjenta i podmiotów przez niego umocowanych,

i) załącznik nr 9: Wzór odwołania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych na poziomie beneficjenta i podmiotów przez niego umocowanych.

9) Zmiana załączników wymienionych w pkt 5, 6 i 8 nie wymaga zmiany niniejszej decyzji.

10) Dyrektor Departamentu Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego jest upoważniony do zatwierdzania zmian w załącznikach do decyzji, wymienionych w pkt 5, 6 i 8.

11) Decyzja wraz z załącznikami wchodzi w życie z dniem podpisania, t.j. 14 lipca 2010 r.

Decyzję wydano w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach; jeden otrzymuje Departament Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego pełniący funkcję Instytucji Wdrażającej (Instytucji Pośredniczącej II stopnia), drugi otrzymuje Departament Pożytku Publicznego.

Załącznik do decyzji Nr 5
Ministra Pracy i Polityki Społecznej
z dnia 14.07.2010 r.

Załącznik nr 1

Zakres zadań Departamentu pełniącego funkcję Beneficjenta systemowego
związanych z realizacją projektu w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL)

1. Departament Pożytku Publicznego Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, zwany dalej „Beneficjentem systemowym”, wykonuje następujące zadania:

1) realizuje projekt systemowy w oparciu o harmonogram realizacji projektu załączony do aktualnego wniosku o dofinansowanie, oraz na podstawie decyzji Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 lipca 2010 r.;

2) zobowiązuje się stosować zasady zawarte w Szczegółowym Opisie Priorytetów Programu, wydanym w trybie art. 35 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2009 r. Nr 84 poz. 712), oraz aktualne zasady zawarte w Systemie Realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 10 września 2007 r. (z późniejszymi zmianami) dostępnym na stronie internetowej www.efs.gov.pl, wydanym na podstawie art. 26 ust. 1 pkt 8 powołanej wyżej ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju. Departament Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego, zwany dalej „DWF”, zobowiązany jest powiadomić Beneficjenta systemowego o wszelkich zmianach wytycznych, o których mowa wyżej. Powiadomienie następuje w formie elektronicznej na wskazany we wniosku adres poczty elektronicznej. Za datę obowiązywania wytycznych uznaje się datę wejścia w życie wyznaczoną przez Instytucję Zarządzającą

3) przygotowuje i składa wniosek o płatność do DWF zgodnie z Załącznikiem nr 3 do decyzji, o której mowa w pkt 1 oraz informacją o wszystkich uczestnikach Projektu, zgodnie z zakresem informacji określonym w Załączniku nr 7 do decyzji, w terminie 10 dni roboczych od zakończenia okresu rozliczeniowego (kwartału), z zastrzeżeniem, że końcowy wniosek o płatność składany jest w terminie do 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia okresu realizacji projektu. Harmonogram, o którym mowa w zdaniu pierwszym, może być aktualizowany. Wzór wniosku o płatność stanowi załącznik do Systemu Realizacji PO KL, o którym mowa w pkt 2, Zasad finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki;

4) zobowiązuje się do usunięcia błędów w złożonym wniosku o płatność lub złożenia pisemnych wyjaśnień, w szczególności do złożenia kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem dokumentów księgowych dotyczących Projektu w wyznaczonym przez DWF terminie;

5) rozlicza realizowany projekt systemowy zgodnie z aktualnymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki dostępnymi na stronie internetowej www.efs.gov.pl oraz z zasadami określonymi przez Instytucję Zarządzającą PO KL, o których mowa w pkt 2;

6) zapewnia, że wszystkie płatności pomiędzy Beneficjentem systemowym a Partnerem bądź pomiędzy Partnerami, związane z realizacją Projektu, będą dokonywane za pośrednictwem rachunku bankowego, pod rygorem nieuznania poniesionych wydatków za kwalifikowalne;

7) zapewnia we współpracy z Biurem Budżetu i Finansów wyodrębnioną ewidencję księgową dotyczącą realizacji projektu w sposób przejrzysty tak, aby możliwa była identyfikacja poszczególnych operacji księgowych zgodnie z Załącznikiem nr 4 do decyzji, o której mowa w pkt 1. Obowiązek zapewnienia wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczy również wszystkich Partnerów w zakresie tej części projektu, za której realizację odpowiadają;

8) zobowiązuje się ująć każdy wydatek kwalifikowalny we wniosku o płatność przekazywanym do DWF w terminie do 3 miesięcy od dnia jego poniesienia;

9) zobowiązuje się do rozliczenia 100% kwalifikowanych wydatków poniesionych w ramach projektów systemowych w ramach złożonych wniosków o płatność;

10) monitoruje projekt zgodnie z aktualnymi Zasadami systemu sprawozdawczości Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, stanowiącymi część Systemu Realizacji, o którym mowa w pkt 2;

11) informuje DWF w formie pisemnej o problemach, zmianach oraz nieprawidłowościach w realizacji projektu systemowego, w szczególności o zamiarze zaprzestania jego realizacji;

12) weryfikuje, m. in. poprzez oświadczenia czy personel projektu Beneficjenta systemowego oraz Partnerów nie wykonuje innych funkcji/zadań w ramach innych projektów, które mogą powodować uszczerbek dla wykonywania zadań związanych z projektem systemowym;

13) gromadzi dane niezbędne do zarządzania finansowego, monitoringu, weryfikacji, audytów i oceny projektu;

14) przedstawia, na pisemne wezwanie DWF, wszelkie informacje i wyjaśnienia związane z realizacją projektu systemowego, w terminie określonym w wezwaniu;

15) przechowuje wszelką dokumentację związaną z realizacją projektu systemowego do dnia 31 grudnia 2020 r., w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo, oraz informuje DWF o miejscu archiwizacji dokumentów związanych z realizowanym Projektem systemowym;

16) zobowiązuje się poddać kontroli, zarówno w swojej siedzibie, w siedzibie Partnerów jak i w miejscu realizacji Projektu, dokonywanej przez DWF oraz inne uprawnione podmioty w zakresie prawidłowości realizacji Projektu. Zapewnia DWF oraz innym uprawnionym do kontroli podmiotom prawo wglądu we wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu, w tym: dokumenty elektroniczne oraz dokumenty związane z częściami projektu realizowanymi bezpośrednio przez Partnerów i wykonawców Projektu, przez cały okres ich przechowywania;

17) zobowiązuje się do zachowania zasady trwałości projektu, o której mowa w art. 57 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999;

18) wypełnia zadania związane z prowadzeniem działań informacyjnych i promocyjnych kierowanych do opinii publicznej, informujących o finansowaniu realizacji projektu systemowego przez Unię Europejską zgodnie z wymogami zawartymi w aktualnych Wytycznych w zakresie informacji i promocji dostępnymi na stronie internetowej www.efs.gov.pl;

19) dokonuje niezbędnych zmian w Projekcie systemowym pod warunkiem ich zgłoszenia w formie pisemnej do DWF nie później niż na 1 miesiąc przed planowanym zakończeniem realizacji projektu. Przekazuje do DWF aktualny wniosek wraz z odpowiednim uzasadnieniem. Akceptacja DWF następuje w terminie 15 dni roboczych od dnia otrzymania, dokonywana jest w formie pisemnej i nie wymaga formy aneksu do niniejszej decyzji;

20) może dokonywać przesunięć w budżecie projektu określonym we wniosku o sumie kontrolnej: 6FBC-1678-44ED-22E3 do 10% wartości środków w odniesieniu do zadania, z którego przesuwane są środki jak i do zadania, na które przesuwane są środki w stosunku do zatwierdzonego wniosku bez konieczności informowania DWF. W takim przypadku Beneficjent systemowy niezwłocznie przesyła aktualny wniosek do DWF. Przesunięcia, o których mowa w zdaniu pierwszym, nie mogą:

a) zwiększać łącznej wysokości wydatków dotyczących cross-financingu w ramach Projektu;

b) zwiększać łącznej wartości zadania odnoszącego się do zarządzania Projektem;

Zwiększenie łącznej kwoty przeznaczonej na wynagrodzenia personelu¹ w ramach zadania odnoszącego się do zarządzania projektem wymaga zgody Instytucji Wdrażającej (Instytucji Pośredniczącej II stopnia).

21) zobowiązuje się, przy zlecaniu dostaw i usług koniecznych dla realizacji projektu, do stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223 poz. 1655 z późn. zm.);

22) zobowiąże partnera do stosowania zasady konkurencyjności w przypadku realizacji zamówień przekraczających wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14 tys. euro netto² polegającej na:

a) wysłaniu zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych wykonawców danego zamówienia; równocześnie zamieszczenia na swojej stronie internetowej (o ile posiada taką stronę) oraz w swojej siedzibie powyższego zapytania ofertowego; zapytanie ofertowe powinno zawierać w szczególności opis przedmiotu zamówienia, kryteria oceny oferty oraz termin składania ofert;

b) w przypadku gdy pomimo wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców Partner otrzyma tylko jedną ofertę, uznaje się zasadę konkurencyjności za spełnioną;

c) wyborze przez Partnera najkorzystniejszej spośród złożonych ofert w oparciu o ustalone w zapytaniu ofertowym kryteria oceny; wybór oferty jest dokumentowany protokołem, do którego załączane są zebrane oferty;

d) kryteria oceny, o których mowa pod literą c) mogą określić wymagania dotyczące zatrudnienia osób niepełnosprawnych, bezrobotnych lub osób, o których mowa przepisach o zatrudnieniu socjalnym; kryterium może dotyczyć również wyboru ofert tylko złożonych przez podmioty ekonomii społecznej;

e) wszelkie czynności związane z realizacją zamówienia Partner dokonuje w formie pisemnej, przy czym dla udokumentowania czynności innych niż zawarcie umowy i sporządzenie protokołu z wyboru najkorzystniejszej oferty, dopuszczalna jest forma elektroniczna i faks;

f) w przypadku gdy Partner stwierdzi, że na rynku nie istnieje trzech potencjalnych wykonawców może zostać wezwany - na wniosek Beneficjenta systemowego, DWF lub organów kontrolnych - do przedstawienia uzasadnienia wskazującego na obiektywne przesłanki potwierdzające jego stwierdzenie;

Wartość zamówienia, o którym mowa powyżej, ustalana jest zgodnie ze średnim kursem złotego w stosunku do euro, o którym mowa w art. 35 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655, z późn. zm.).

Zasad, o których mowa w powyżej, nie stosuje się w odniesieniu do osób lub usług rozliczanych w ramach kosztów personelu w projekcie.

23) w przypadku stwierdzenia naruszenia przez Beneficjenta systemowego przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655) mogą być dokonywane korekty finansowe. Korekty finansowe ustala się zgodnie z aktualnym dokumentem pt. „Wymierzanie korekt finansowych za naruszenie prawa zamówień publicznych związane z realizacją projektów współfinansowanych ze środków funduszy UE” zamieszczonym na stronie internetowej Instytucji Zarządzającej: www.efs.gov.pl;

24) zobowiązuje się przetwarzać dane osobowe w imieniu i na rzecz Instytucji Zarządzającej na warunkach opisanych w niniejszym punkcie. Na podstawie Porozumienia w sprawie powierzenia przetwarzania danych osobowych w ramach realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki zawartego pomiędzy Instytucją Zarządzającą i Instytucją Wdrażającą (Instytucją Pośredniczącą II stopnia) z dnia 20 sierpnia 2008 roku, nr KL\MPiPS-IP2\DO\2008\1 (wraz z późniejszymi aneksami) oraz w związku z art. 31 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późn. zm.). Przetwarzając powierzone dane osobowe Beneficjent systemowy stosuje następujące zasady:

a) przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne jeżeli osoba, której dane dotyczą wyrazi zgodę na ich przetwarzanie. Niewyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych jest równoznaczne z brakiem możliwości udzielenia wsparcia w ramach Programu. Wzór oświadczenia o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych stanowi Załącznik nr 6 do decyzji. Oświadczenia przechowuje Beneficjent systemowy w swojej siedzibie,

b) dane osobowe mogą być przetwarzane przez Beneficjenta systemowego wyłącznie w celu udzielenia wsparcia, realizacji projektu, ewaluacji, kontroli, monitoringu i sprawozdawczości w ramach Programu w zakresie określonym w Załączniku nr 7 do decyzji,

c) przy przetwarzaniu danych osobowych Beneficjent systemowy przestrzega zasad wskazanych w niniejszym punkcie, w ustawie o ochronie danych osobowych powołanej wyżej oraz w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024),

d) Beneficjent systemowy nie decyduje o celach i środkach przetwarzania powierzonych danych osobowych,

e) Beneficjent systemowy, w przypadku przetwarzania powierzonych danych osobowych w systemie informatycznym, zobowiązuje się do przetwarzania ich wyłącznie w systemie informatycznym Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego 2007, który Instytucja Wdrażająca (Instytucja Pośrednicząca II Stopnia) przekazuje Beneficjentowi systemowemu,

f) w stosunkach pomiędzy Instytucją Wdrażającą (Instytucją Pośredniczącą II Stopnia), w tym w celu ustalenia zakresu ewentualnych roszczeń regresowych, wszelką odpowiedzialność, tak wobec osób trzecich, jak i wobec Instytucji Wdrażającej (Instytucji Pośredniczącej II Stopnia), za szkody wynikające z wykorzystania przez Beneficjenta systemowego systemu informatycznego innego niż Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego 2007, a które nie powstałyby w przypadku wykorzystania systemu informatycznego Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego 2007, ponosi w całości Beneficjent systemowy,

g) Instytucja Wdrażająca (Instytucja Pośrednicząca II Stopnia) w imieniu Instytucji Zarządzającej umocowuje Beneficjenta systemowego do powierzenia przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonującym zadania związane z udzielaniem wsparcia i realizacją Projektu, w tym w szczególności realizującym badania ewaluacyjne, jak również podmiotom realizującym zadania związane z kontrolą, monitoringiem i sprawozdawczością prowadzone w ramach Programu, jedynie wyjątkowo, pod warunkiem, że Beneficjent systemowy zawrze z podmiotem, któremu powierzono przetwarzanie danych osobowych umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych w kształcie zasadniczo zgodnym z postanowieniami niniejszego punktu,

h) Beneficjent systemowy przed rozpoczęciem przetwarzania danych osobowych podejmie środki zabezpieczające zbiór danych, o których mowa w art. 36-39 ustawy o ochronie danych osobowych oraz w rozporządzeniu wykonawczym,

i) do przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczeni jedynie pracownicy Beneficjenta systemowego oraz pracownicy podmiotów, którym Beneficjent systemowy powierzył przetwarzanie danych osobowych, posiadający imienne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych; wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych stanowi Załącznik nr 8 do decyzji, o której mowa w pkt 1,

j) imienne upoważnienia, o których mowa pod lit. i) są ważne do dnia odwołania, nie później jednak niż do dnia 31 grudnia 2015 r. Upoważnienie wygasa z chwilą ustania zatrudnienia upoważnionego pracownika,

k) Beneficjent systemowy w imieniu Instytucji Zarządzającej wydaje i odwołuje swoim pracownikom imienne upoważnienia do przetwarzania danych osobowych. Upoważnienia przechowuje w swojej siedzibie; wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych oraz wzór odwołania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych zostały określone odpowiednio w Załączniku nr 8 i 9 do decyzji, o której mowa w pkt 1,

I) Instytucja Wdrażająca (Instytucja Pośrednicząca II Stopnia) w imieniu Instytucji Zarządzającej umocowuje Beneficjenta systemowego do dalszego umocowywania podmiotów, o których mowa pod lit. g), do wydawania oraz odwoływania ich pracownikom upoważnień do przetwarzania danych osobowych. W takim wypadku stosuje się odpowiednie postanowienia dotyczące Beneficjenta systemowego w tym zakresie,

m) Beneficjent systemowy prowadzi ewidencję pracowników upoważnionych do przetwarzania danych osobowych w związku z wykonywaniem decyzji, o której mowa w pkt 1,

n) Beneficjent systemowy jest zobowiązany do podjęcia wszelkich kroków służących zachowaniu przez pracowników mających dostęp do powierzonych danych osobowych, danych osobowych w poufności,

o) Beneficjent systemowy niezwłocznie informuje DWF o:

- wszelkich przypadkach naruszenia tajemnicy danych osobowych lub o ich niewłaściwym użyciu,

- wszelkich czynnościach z własnym udziałem w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych prowadzonych w szczególności przed Generalnym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych, urzędami państwowymi, policją lub przed sądem,

p) Beneficjent systemowy zobowiązuje się do udzielenia DWF lub Instytucji Zarządzającej na każde żądanie, informacji na temat przetwarzania wszystkich danych osobowych, o których mowa w niniejszym punkcie, a w szczególności niezwłocznego przekazywania informacji o każdym przypadku naruszenia przez niego i jego pracowników obowiązków dotyczących ochrony danych osobowych,

q) Beneficjent systemowy umożliwi DWF oraz Instytucji Zarządzającej lub podmiotom przez nie upoważnionym, w miejscach, w których są przetwarzane powierzone dane osobowe, dokonanie kontroli zgodności z ustawą o ochronie danych osobowych i rozporządzeniem wykonawczym oraz z decyzją o której mowa w pkt 1; zawiadomienie o zamiarze przeprowadzenia kontroli powinno być przekazane podmiotowi kontrolowanemu co najmniej 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem kontroli,

r) w przypadku powzięcia przez DWF lub Instytucję Zarządzającą wiadomości o rażącym naruszeniu przez Beneficjenta systemowego zobowiązań wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych i rozporządzenia wykonawczego lub decyzją o której mowa w pkt 1, Beneficjent systemowy umożliwi DWF lub Instytucji Zarządzającej lub podmiotom przez nie upoważnionym dokonanie niezapowiedzianej kontroli, w celu, o którym mowa pod literą q),

s) kontrolerzy DWF, Instytucji Zarządzającej, lub podmiotów przez nie upoważnionych, mają w szczególności prawo:

- wstępu, w godzinach pracy Beneficjenta systemowego, za okazaniem imiennego upoważnienia, do pomieszczenia, w którym jest zlokalizowany zbiór powierzonych do przetwarzania danych osobowych, oraz pomieszczenia, w którym są przetwarzane powierzone dane osobowe poza zbiorem danych osobowych, i przeprowadzenia niezbędnych badań lub innych czynności kontrolnych w celu oceny zgodności przetwarzania danych osobowych z ustawą, rozporządzeniem oraz decyzją, o której mowa w pkt 1,

- żądać złożenia pisemnych lub ustnych wyjaśnień oraz wzywać i przesłuchiwać pracowników w zakresie niezbędnym do ustalenia stanu faktycznego,

- wglądu do wszelkich dokumentów i wszelkich danych mających bezpośredni związek z przedmiotem kontroli oraz sporządzania ich kopii,

- przeprowadzania oględzin urządzeń, nośników oraz systemu informatycznego służącego do przetwarzania danych osobowych,

t) Beneficjent systemowy jest zobowiązany do zastosowania się do zaleceń dotyczących poprawy jakości zabezpieczenia danych osobowych oraz sposobu ich przetwarzania sporządzonych w wyniku przeprowadzonych przez DWF, Instytucję Zarządzającą lub przez podmioty przez nie upoważnione albo przez inne instytucje upoważnione do kontroli na podstawie odrębnych przepisów,

u) ustalenia określone w pkt 24 stosuje się odpowiednio do przetwarzania danych osobowych przez Partnerów Projektu systemowego;

25) przekazuje wszelkie informacje niezbędne do nadzorowania realizacji projektu przez DWF;

26) zobowiązuje się wszelkie wątpliwości związane z realizacją projektu wyjaśniać w formie pisemnej;

27) Beneficjent systemowy zobowiązuje się do zastrzeżenia w umowie z wykonawcą prawa wglądu do dokumentów wykonawcy związanych z realizowanym Projektem, w tym dokumentów finansowych w przypadku zlecania wykonawcy części zadań w ramach Projektu;

28) zobowiązuje się do zastrzeżenia w umowie z wykonawcą w przypadku zlecania części zadań w ramach Projektu, że autorskie prawa majątkowe do utworu będącego wynikiem zlecenia przysługują Ministerstwu Pracy i Polityki Społecznej z jednoczesnym udzieleniem licencji na rzecz Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej na korzystanie z ww. utworów;

29) DWF nie ponosi odpowiedzialności wobec osób trzecich za szkody powstałe w związku z realizacją Projektu;

30) prawa i obowiązki Beneficjenta systemowego wynikające z umowy nie mogą być przenoszone na osoby trzecie. Powyższy przepis nie obejmuje przenoszenia praw w ramach partnerstwa;

31) Beneficjent systemowy zobowiązuje się wprowadzić prawa i obowiązki Partnerów wynikające z decyzji w zawartej z nimi umowie partnerstwa, w tym odpowiedzialność wobec osób trzecich za działania wynikające z decyzji.

2. Wydatki w ramach Projektu systemowego mogą obejmować koszt podatku od towarów i usług, zgodnie ze złożonym przez Beneficjenta systemowego i/lub Partnera oświadczeniem stanowiącym Załącznik nr 5 do decyzji;

3. Kwota dofinansowania pochodząca ze środków europejskich niewydatkowana z końcem roku budżetowego, pozostaje do dyspozycji Beneficjenta systemowego w następnym roku budżetowym;

4. DWF dokonuje weryfikacji formalno-rachunkowej i merytorycznej wniosku o płatność, w terminie do 20 dni roboczych od daty jego otrzymania, przy czym termin ten dotyczy każdej złożonej przez Beneficjenta systemowego wersji wniosku o płatność. W przypadku gdy:

1) w ramach projektu jest dokonywana kontrola i złożony został końcowy wniosek o płatność,

2) DWF zlecił kontrolę doraźną w związku ze złożonym wnioskiem o płatność,

Termin weryfikacji ulega wstrzymaniu do dnia przekazania do DWF informacji o wykonaniu/zaniechaniu wykonania zaleceń pokontrolnych;

5. Jeżeli na podstawie wniosków o płatność lub czynności kontrolnych uprawnionych organów zostanie stwierdzone, że środki na finansowanie Projektu systemowego są przez Beneficjenta systemowego:

1) wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem,

2) wykorzystane z naruszeniem procedur, o których mowa w art. 184 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. 2009 Nr 157 poz. 1240),

3) pobrane nienależnie lub w nadmiernej wysokości,

- DWF informuje o wystąpieniu nieprawidłowości właściwą komórkę organizacyjną Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, która zawiadamia o ujawnionych okolicznościach, wskazujących na naruszenie dyscypliny finansów publicznych rzecznika dyscypliny;

- DWF rozlicza nieprawidłowość poprzez zarejestrowanie kwoty w rejestrze obciążeń na projekcie.

¹ Personel projektu rozumiany jest zgodnie z definicją zawartą w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL.

² Nie dotyczy Partnerów, którzy są zobowiązani do stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych.

Załącznik do decyzji Nr 5
Ministra Pracy i Polityki Społecznej
z dnia 14.07.2010 r.

Załącznik nr 2

Wniosek o dofinansowanie projektu
PROGRAM OPERACYJNY KAPITAŁ LUDZKI

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj

Załącznik do decyzji Nr 5
Ministra Pracy i Polityki Społecznej
z dnia 14.07.2010 r.

Załącznik nr 3

Wzór harmonogramu płatności³⁾

³⁾ Harmonogram powinien zostać sporządzony w ujęciu maksymalnie kwartalnym.

⁴⁾ W przypadku pierwszej transzy w miejsce okresu za jaki składany będzie wniosek o płatność należy podać datę wypłaty pierwszej transzy.

Załącznik do decyzji Nr 5
Ministra Pracy i Polityki Społecznej
z dnia 14.07.2010 r.

Załącznik nr 4

Wymagania w odniesieniu do informatycznego systemu finansowo-księgowego

1. Przed poniesieniem wydatków w ramach Projektu, Beneficjent planuje i wprowadza odpowiednią odrębną ewidencję księgową w obszarze ksiąg rachunkowych. Planując ewidencję księgową i dobierając odpowiednie konta księgowe beneficjent bierze pod uwagę:

| potrzeby informacyjne związane ze sprawozdawczością w zakresie wydatków kwalifikowanych w projektach w ramach PO KL (podział kosztów na odpowiednie kategorie zgodnie z zatwierdzonym budżetem projektu),

| obowiązujące przepisy,

| techniczne możliwości posiadanego przez siebie systemu księgowego.

Może to wymagać od beneficjenta wydzielenia w swojej ewidencji odrębnych kont - syntetycznych, analitycznych lub pozabilansowych, na których prowadzona będzie ewidencja wydatków kwalifikowanych w podziale na zadania związane z realizacją projektów PO KL.

2. Wymagana jest odrębna ewidencja zarówno dla kont kosztów, VAT, przychodów (jeżeli występują przychody związane z realizacją projektu), rachunku bankowego, jak i rozrachunków.

3. Prowadząc ewidencję księgową beneficjent opisuje w swojej polityce rachunkowości wyraźnie sposób powiązania dokumentu zarejestrowanego w informatycznych zbiorach ksiąg z dokumentem źródłowym znajdującym się w archiwum papierowych dokumentów, tj. zapewnia ścieżkę audytu.

4. System finansowo-księgowy beneficjenta pozwala uzyskać z ewidencji księgowej zestawienie (raport) zawierające co najmniej następujące dane, tj.:

| zewnętrzny numer faktury VAT lub innego dokumentu związanego z wydatkami,

| wewnętrzny (systemowy) numer dokumentu księgowego (ewidencyjny nr notowany przez operatorów na źródłowych dokumentach w celu identyfikacji zasobów komputerowych z archiwum źródłowych dokumentów),

| datę wystawienia dokumentu księgowego,

| określenie zakupionego towaru/usługi (rodzaj wydatku kwalifikowanego),

| kwotę wydatków kwalifikowanych (wydatki brutto kwalifikowane i VAT kwalifikowalny)

| datę zapłaty,

| informację na temat poniesienia wydatku w ramach cross-financingu.

5. Zestawienie (raport) sporządzane jest dla żądanego zakresu dat oraz ze wskazaną szczegółowością (syntetyka/analityka).

6. Zestawienie przekazywane jest wraz z wnioskiem o płatność w formacie PDF.

7. Wydrukowane zestawienie jest podpisywane przez odpowiednią osobę uwiarygodniającą zawartość danych w zestawieniu.

W przypadku, jeżeli instytucja rozliczająca projekt uzna dany wydatek za niekwalifikowalny, beneficjent dokonuje wyksięgowania tej pozycji z wyodrębnionej ewidencji dotyczącej wydatków kwalifikowanych związanych z realizacją projektu PO KL.

Załącznik do decyzji Nr 5
Ministra Pracy i Polityki Społecznej
z dnia 14.07.2010 r.

Załącznik nr 5

Oświadczenie o kwalifikowalności VAT

Załącznik do decyzji Nr 5
Ministra Pracy i Polityki Społecznej
z dnia 14.07.2010 r.

Załącznik nr 6⁶⁾

Oświadczenie uczestnika projektu o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych

⁶⁾ W przypadku deklaracji uczestnictwa osoby nieletniej oświadczenie powinno zostać podpisane przez daną osobę, jak również przez jej prawnego opiekuna

Załącznik do decyzji Nr 5
Ministra Pracy i Polityki Społecznej
z dnia 14.07.2010 r.

Załącznik nr 7

Zakres danych osobowych uczestników biorących udział w projektach realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

CZĘŚĆ PIERWSZA:
Dane instytucji objętych wsparciem, w tym ich pracowników

Dane wspólne

Dane instytucji, które otrzymują wsparcie w ramach EFS

Dane uczestników projektów (pracowników instytucji), którzy otrzymują wsparcie w ramach EFS

CZĘŚĆ DRUGA:
Dane osób objętych wsparciem jako niepracujące oraz pracujące, które uczestniczą we wsparciu z własnej inicjatywy

Dane wspólne

Dane uczestników projektów, którzy otrzymują wsparcie w ramach EFS

Załącznik do decyzji Nr 5
Ministra Pracy i Polityki Społecznej
z dnia 14.07.2010 r.

Załącznik nr 8

UPOWAŻNIENIE
Do przetwarzania danych osobowych uczestników projektu w ramach realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

Załącznik do decyzji Nr 5
Ministra Pracy i Polityki Społecznej
z dnia 14.07.2010 r.

Załącznik nr 9

ODWOŁANIE UPOWAŻNIENIA
Do przetwarzania danych osobowych uczestników projektu w ramach realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki