Na podstawie art. 175 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.²⁾) zarządza się, co następuje:

§ 1. 1. Ustala się regulamin dokonywania wydatków przy wykorzystaniu służbowych kart płatniczych w Ministerstwie Gospodarki, stanowiący załącznik do zarządzenia.

2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o służbowej karcie płatniczej rozumie się przez to kartę płatniczą, określoną w art. 4 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Prawo bankowe (Dz. U. z 2002 r. Nr 72, poz. 665, z późn. zm.³⁾).

§ 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załącznik
do zarządzenia Ministra Gospodarki
z dnia 17 stycznia 2012 r. (poz. 4)

Regulamin
dokonywania wydatków przy wykorzystaniu służbowych kart płatniczych w Ministerstwie Gospodarki

§ 1. Regulamin dokonywania wydatków przy wykorzystaniu służbowych kart płatniczych w Ministerstwie Gospodarki, zwany dalej „regulaminem”, określa:

1) funkcje, stanowiska i zakres obowiązków służbowych uprawniających do korzystania ze służbowej karty płatniczej;

2) tryb i warunki przyznawania służbowej karty płatniczej i ustalania wysokości miesięcznych limitów wydatków;

3) rodzaje towarów i usług, za które może być dokonywana zapłata za pomocą służbowej karty płatniczej;

4) przypadki, kiedy może być dokonana wypłata gotówki za pomocą służbowej karty płatniczej;

5) sposób prowadzenia ewidencji wydanych służbowych kart płatniczych;

6) sposób i terminy rozliczania płatności dokonanych przy wykorzystaniu służbowej karty płatniczej.

§ 2. Służbowa karta płatnicza, zwana dalej „kartą”, może być przyznana pracownikowi Departamentu Budżetu i Finansów, który:

1) jest zatrudniony:

a) na podstawie umowy o pracę, mianowania lub powołania,

b) na stanowisku specjalisty, starszego specjalisty, głównego specjalisty lub naczelnika wydziału;

2) nie pozostaje w okresie wypowiedzenia umowy o pracę;

3) w zakresie swoich obowiązków jest odpowiedzialny za realizację zadań związanych z podróżami służbowymi pracowników Ministerstwa Gospodarki, zwanego dalej „Ministerstwem”.

§ 3. 1. Dyrektor Departamentu Budżetu i Finansów, zwany dalej „Dyrektorem”, składa do Dyrektora Generalnego Ministerstwa, zwanego dalej „Dyrektorem Generalnym”, wniosek o przyznanie karty osobie spełniającej warunki, o których mowa w § 2.

2. We wniosku, o którym mowa w ust. 1, Dyrektor proponuje wysokość miesięcznego limitu wydatków.

§ 4. 1. Dyrektor Generalny ustala wysokość miesięcznych limitów wydatków na podstawie wniosku, o którym mowa w § 3.

2. Miesięczny limit wydatków karty nie może przekroczyć kwoty 20.000,00 zł (słownie: dwadzieścia tysięcy złotych).

§ 5. 1. Karta przyznawana jest osobie, której Dyrektor Generalny przyznał prawo do korzystania z karty, zwanej dalej „Użytkownikiem karty”, na podstawie umowy o wydanie karty, zwanej dalej „umową”, zarejestrowanej w bazie umów Ministerstwa.

2. Wraz z zawarciem umowy Użytkownik karty składa oświadczenie o wyrażeniu zgody na potrącanie z wynagrodzenia w przypadku dokonania wydatku, o którym mowa w § 11 ust. 1, oraz o zapoznaniu się z regulaminem i ustalonym przez bank regulaminem korzystania z kart płatniczych.

3. Wzór oświadczenia, o którym mowa w ust. 2, stanowi załącznik do regulaminu.

§ 6. 1. Karta może być wykorzystywana wyłącznie przez Użytkownika karty.

2. Użytkownik karty, który przestanie spełniać warunki, o których mowa w § 2, zwraca kartę Dyrektorowi w terminie 7 dni.

3. Udostępnianie karty innej osobie jest niedozwolone i stanowi podstawę do zablokowania karty oraz żądania jej natychmiastowego zwrotu.

4. Użytkownik karty podejmuje wszelkie dostępne działania w celu zabezpieczenia karty przed jej zgubieniem, zniszczeniem, uszkodzeniem lub kradzieżą.

§ 7. 1. Karta może być wykorzystywana do dokonywania wydatków z tytułu rezerwacji i noclegów w hotelach oraz opłat konferencyjnych w związku z podróżami służbowymi pracowników Ministerstwa.

2. Dokonywanie innych wydatków niż określone w ust. 1, wymaga uzyskania uprzedniej pisemnej zgody Dyrektora Generalnego.

3. Użytkownikowi karty, który dokonał innych wydatków niż określone w ust. 1 i nie uzyskał zgody, o której mowa w ust. 2, zostaje wystawiona nota obciążeniowa w wysokości stanowiącej równowartość tych wydatków, powiększonych o koszty operacji bankowych związanych z tymi wydatkami, niezwłocznie po otrzymaniu przez Ministerstwo miesięcznego wyciągu z karty.

§ 8. Wypłata gotówki za pomocą karty jest niedozwolona.

§ 9. 1. Ewidencję kart prowadzi Departament Budżetu i Finansów.

2. Ewidencja, o której mowa w ust. 1, jest prowadzona w sposób umożliwiający ustalenie ilości wydanych kart, liczby Użytkowników kart, wysokości przyznanych miesięcznych limitów wydatków oraz okresów na jakie karty zostały wydane.

§ 10. 1. Użytkownik karty dokumentuje każdy wydatek dokonany przy wykorzystaniu karty, przez przedstawienie faktury, rachunku lub innego równoważnego dowodu księgowego, w terminie 14 dni od dnia dokonania wydatku.

2. Wydatki dokonane za pomocą Internetu dokumentuje się przez przedstawienie wydruku z Internetu, który potwierdza dokonanie wydatku i stanowi zastępczy dowód księgowy do czasu złożenia dowodu księgowego, o którym mowa w ust. 1.

3. W przypadku braku możliwości udokumentowania wydatku w sposób lub w terminie, o którym mowa w ust. 1, Użytkownik karty składa pisemne oświadczenie, w którym podaje:

1) przyczynę braku dowodu księgowego;

2) okoliczności uzasadniające dokonanie wydatku;

3) związek dokonanego wydatku z podróżą służbową pracownika Ministerstwa lub okoliczność, o której mowa w § 7 ust. 2.

4. Użytkownik karty opisuje każdy dowód księgowy dokumentujący wydatek dokonany przy wykorzystaniu karty, w sposób umożliwiający ustalenie:

1) okoliczności uzasadniających dokonanie wydatku;

2) związku dokonanego wydatku z podróżą służbową pracownika Ministerstwa lub okoliczności, o której mowa w § 7 ust. 2.

5. Dowody księgowe, o których mowa w ust. 1 i 2, sprawdzane są pod względem merytorycznym oraz formalno-rachunkowym.

6. Przeliczenia walut na walutę polską dokonuje Centrum Rozliczeniowe Kart PolCard S.A.

7. Ewidencja wydatków dokonanych przy wykorzystaniu karty jest prowadzona w systemie finansowo-księgowym Qrezus.

§ 11. 1. W przypadku dokonania przez Użytkownika karty wydatku, który:

1) nie został udokumentowany w sposób lub w terminie, o którym mowa w § 10,

2) nie pozostaje w związku z podróżą służbową pracownika Ministerstwa

- Dyrektor niezwłocznie pisemnie informuje o tym Dyrektora Generalnego.

2. Dyrektor Generalny może zatwierdzić wydatek, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, po otrzymaniu notatki, sporządzonej na podstawie oświadczenia, o którym mowa w § 10 ust. 3.

3. Dyrektor Generalny może wydać pisemne polecenie uznania wydatku, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, za pozostający w związku z podróżą służbową pracownika Ministerstwa.

4. Dyrektor Generalny przekazuje niezwłocznie do Kancelarii Prezesa Rady Ministrów kopię polecenia, o którym mowa w ust. 3.

§ 12. 1. Jeśli Dyrektor Generalny:

1) nie zatwierdził wydatku, o którym mowa w § 11 ust. 1 pkt 1,

2) nie wydał pisemnego polecenia uznania wydatku, o którym mowa w § 11 ust. 1 pkt 2, za pozostający w związku z podróżą służbową pracownika Ministerstwa

- Użytkownikowi karty zostaje wystawiona nota obciążeniowa w wysokości stanowiącej równowartość dokonanego wydatku, powiększonego o koszty operacji bankowych związanych z tym wydatkiem.

2. Nota obciążeniowa, o której mowa w ust. 1, wystawiana jest po otrzymaniu przez Ministerstwo miesięcznego wyciągu z karty.

§ 13. Jeśli Użytkownik karty nie dokona lub dokona w niepełnej wysokości zwrotu należności z tytułu noty obciążeniowej, o której mowa w § 7 ust. 3 i w § 12 ust. 1, należność ta podlega potrąceniu z najbliższego wynagrodzenia za pracę Użytkownika karty.

§ 14. Wykorzystanie karty w sposób niezgodny z regulaminem lub umową powoduje odpowiedzialność pracowniczą, dyscyplinarną lub karną na zasadach określonych w odrębnych przepisach.

Załącznik
do Regulaminu
dokonywania wydatków
przy wykorzystaniu
służbowych kart płatniczych
w Ministerstwie Gospodarki

OŚWIADCZENIE

Wyrażam zgodę na potrącanie z wynagrodzenia za pracę należności z tytułu nieprawidłowego używania służbowej karty BGK-VISA Business Officium o numerze ....................., wydanej na podstawie umowy nr...................o wydanie do używania karty BGK-VISA Business Officium.

Oświadczam, że zapoznałem/am się z „Regulaminem karty BGK-VISA Business Officium” oraz „Regulaminem dokonywania wydatków przy wykorzystaniu służbowych kart płatniczych w Ministerstwie Gospodarki”.