Załącznik do zarządzenia Nr 3 Ministra Gospodarki
z dnia 7 lutego 2011 r. (poz. 7)

REGULAMIN KOMITETU AUDYTU DLA DZIAŁU ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ GOSPODARKA [1]

I. Postanowienia ogólne

§ 1

Regulamin komitetu audytu, zwany dalej „regulaminem”, określa:

1) szczegółowy zakres zadań komitetu audytu, zwanego dalej „komitetem”;

2) skład komitetu;

3) sposób działania komitetu;

4) sposób i tryb dostępu komitetu do dokumentów, informacji i innych materiałów związanych z funkcjonowaniem kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego;

5) sposób i tryb współpracy członków komitetu z kierownikami oraz pracownikami;

6) sposób i tryb współpracy członków komitetu z kierownikami komórek audytu wewnętrznego;

7) tryb postępowania w sprawach o wyrażenie zgody na rozwiązanie stosunku pracy oraz zmianę warunków płacy i pracy kierowników komórek audytu wewnętrznego;

8) sprawozdawczość;

9) funkcję audytu zewnętrznego.

§ 2

Celem komitetu jest doradztwo świadczone na rzecz Ministra Gospodarki, zwanego dalej „Ministrem” w zakresie zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej oraz skutecznego audytu wewnętrznego w Ministerstwie Gospodarki, zwanym dalej „Ministerstwem”, oraz w jednostkach w dziale administracji rządowej gospodarka, zwanego dalej „działem”.

II. Szczegółowy zakres zadań komitetu

§ 3

Do zadań komitetu należy w szczególności:

1) sygnalizowanie istotnych ryzyk w Ministerstwie oraz w jednostkach w dziale;

2) wyznaczanie priorytetów do rocznych i strategicznych planów audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz w jednostkach w dziale;

3) sygnalizowanie istotnych słabości kontroli zarządczej oraz przedstawianie Ministrowi propozycji jej usprawnień;

4) przegląd wyników audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz w jednostkach w dziale i monitorowanie ich wdrożenia;

5) przegląd sprawozdań z wykonania planu audytu wewnętrznego oraz z oceny kontroli zarządczej w Ministerstwie oraz w jednostkach w dziale;

6) monitorowanie efektywności pracy audytu wewnętrznego, w tym przeglądanie wyników wewnętrznych i zewnętrznych ocen pracy komórek audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz w jednostkach w dziale;

7) wyrażanie zgody na rozwiązanie stosunku pracy oraz zmianę warunków płacy i pracy kierowników komórek audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz w jednostkach w dziale.

§ 4

1. W związku z realizacją zadania, o którym mowa w § 3 pkt 6, Przewodniczący komitetu, zwany dalej „Przewodniczącym” może zwrócić się do Ministra lub kierownika jednostki w dziale z umotywowanym wnioskiem o przeprowadzenie zewnętrznej oceny pracy komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz w jednostce w dziale.

2. Komitet rozpatruje pisemne wnioski kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz kierowników komórek audytu wewnętrznego w jednostkach w dziale, dotyczące bieżących problemów w prowadzeniu audytu wewnętrznego. Komitet może opiniować funkcjonowanie komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz w jednostkach w dziale.

3. Komitet w sprawach wynikających z realizowanych przez niego zadań współpracuje z Ministrem Finansów w zakresie koordynacji audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych.

III. Skład komitetu

§ 5

1. Komitet składa się z trzech osób, w tym:

1) Przewodniczącego;

2) dwóch członków niezależnych.

2. Przewodniczący spośród członków niezależnych wyznacza Sekretarza.

3. Minister powołuje członków komitetu na czas nieokreślony i ich odwołuje.

4. Przewodniczącego wskazuje Minister spośród osób w randze sekretarza lub podsekretarza stanu w Ministerstwie.

5. Członkiem niezależnym komitetu może być osoba spełniająca wymogi, o których mowa w § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2009 r. w sprawie komitetu audytu (Dz. U. Nr 226, poz. 1826).

6. Członkowie niezależni wykonują swoje zadania za wynagrodzeniem ustalanym zgodnie z § 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2009 r. w sprawie komitetu audytu. Wynagrodzenia członków niezależnych komitetu są wypłacane kwartalnie na podstawie informacji o liczbie posiedzeń komitetu, w których wziął udział niezależny członek komitetu. Informacje o powyższym przekazuje Biuro Audytu Wewnętrznego, Ewaluacji i Kontroli w Ministerstwie do Departamentu Budżetu i Finansów w Ministerstwie w ostatnim tygodniu kwartału. Okresem rozliczeniowym jest kwartał.

7. W przypadku odwołania ze składu komitetu osoby pełniącej funkcję Przewodniczącego lub niezależnego członka komitetu powodującego zmniejszenie składu komitetu poniżej wymaganej liczby, o której mowa w art. 290 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.). Minister niezwłocznie uzupełnia skład komitetu.

IV. Sposób działania komitetu

§ 6

1. Komitet pracuje na posiedzeniach, które prowadzi Przewodniczący.

2. Posiedzenia komitetu odbywają się co najmniej raz na kwartał.

3. Posiedzenia komitetu zwołuje Przewodniczący. W przypadku gdy Przewodniczący nie może z jakiejkolwiek przyczyny zwołać posiedzenia, zwołuje je członek komitetu, wyznaczony przez Przewodniczącego.

4. Posiedzenia komitetu mogą być zwoływane przez Przewodniczącego z inicjatywy Ministra, a także na umotywowany pisemny wniosek członka komitetu oraz Dyrektor Biura Audytu Wewnętrznego, Ewaluacji i Kontroli w Ministerstwie.

5. W posiedzeniu komitetu mają obowiązek uczestniczyć wszyscy jego członkowie. Członek komitetu, który nie może wziąć udziału w posiedzeniu powinien niezwłocznie zawiadomić o tym Przewodniczącego.

6. Pracami komitetu kieruje Przewodniczący, a w razie jego nieobecności członek komitetu, wyznaczony przez Przewodniczącego.

7. Każdemu z członków komitetu przysługuje prawo wnioskowania o umieszczenie określonych spraw w porządku obrad.

8. Przewodniczący może zdecydować o zdjęciu sprawy z porządku obrad, w szczególności w celu uzupełnienia wniosku lub uzyskania opinii.

9. We wszystkich posiedzeniach komitetu uczestniczy Dyrektor Biura Audytu Wewnętrznego, Ewaluacji i Kontroli w Ministerstwie lub osoba przez niego upoważniona. W posiedzeniach komitetu mogą brać udział inne osoby zaproszone przez Przewodniczącego lub na wniosek członków komitetu lub Dyrektora Biura Audytu Wewnętrznego, Ewaluacji i Kontroli w Ministerstwie po konsultacji z Przewodniczącym.

10. Dyrektor Biura Audytu Wewnętrznego, Ewaluacji i Kontroli w Ministerstwie oraz osoby zaproszone na posiedzenia komitetu uczestniczą w posiedzeniu bez prawa głosu.

11. Przewodniczący jest odpowiedzialny za przygotowanie porządku obrad każdego posiedzenia komitetu. Przewodniczący może zlecić przygotowanie odpowiednich materiałów członkowi komitetu.

12. Przewodniczący lub wyznaczony przez niego członek komitetu zawiadamia członków komitetu o terminie zwołania posiedzenia, co najmniej na pięć dni przed posiedzeniem, a w szczególnych przypadkach na dwa dni przed posiedzeniem oraz przesyła porządek obrad wraz z materiałami.

13. Z posiedzeń komitetu sporządzany jest protokół. Protokół z posiedzenia komitetu zawiera:

1) kolejny numer protokołu;

2) datę posiedzenia;

3) porządek obrad;

4) treść podjętych uchwał;

5) wyniki głosowania;

6) treść zdania odrębnego;

7) inne postanowienia.

14. Załącznik do protokołu stanowi podpisana lista obecności uczestników posiedzenia.

15. Protokół z posiedzeń komitetu podpisywany jest przez wszystkich członków komitetu obecnych na posiedzeniu.

16. Protokół z posiedzenia komitetu po podpisaniu przekazywany jest Ministrowi.

17. Obsługę organizacyjną komitetu zapewnia Biuro Audytu Wewnętrznego, Ewaluacji i Kontroli w Ministerstwie, natomiast protokołowanie jego posiedzeń należy do obowiązków Sekretarza. Protokoły z posiedzeń oraz wszelkie inne materiały posiadane przez komitet przechowuje Biuro Audytu Wewnętrznego, Ewaluacji i Kontroli w Ministerstwie.

18. Obsługę kancelaryjną komitetu realizuje stanowisko właściwe do obsługi Biura Audytu Wewnętrznego, Ewaluacji i Kontroli w Ministerstwie.

§ 7

1. Komitet wyraża opinie w formie uchwał.

2. Uchwały komitetu zapadają w głosowaniu jawnym, zwykłą większością głosów.

3. Członkowie komitetu mogą głosować nad podjęciem uchwały wyłącznie osobiście.

4. Uchwały podpisują wszyscy członkowie komitetu uprawnieni do głosowania.

5. Członek komitetu ma prawo zgłosić zdanie odrębne do uchwały, które podlega zaprotokołowaniu.

V. Sposób i tryb dostępu komitetu do dokumentów, informacji i innych materiałów związanych z funkcjonowaniem kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego

§ 8

1. Komitet ma dostęp do dokumentów, informacji i danych oraz do innych materiałów związanych z funkcjonowaniem Ministerstwa, oraz jednostek w dziale, w tym utrwalonych na elektronicznych nośnikach danych, jak również prawo do sporządzania kopii, odpisów, wyciągów, zestawień lub wydruków z zastrzeżeniem ust. 2.

2. Komitet prowadzi działania, o których mowa w ust. 1, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej.

3. Członkowie niezależni komitetu mogą przetwarzać informacje niejawne w rozumieniu ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228) wyłącznie w Biurze Audytu Wewnętrznego, Ewaluacji i Kontroli w Ministerstwie lub w jednostce w dziale.

VI. Sposób i tryb współpracy członków komitetu z kierownikami oraz pracownikami

§ 9

1. Członkowie komitetu w związku z realizacją zadań, o których mowa w § 3, są uprawnieni do:

1) odbywania indywidualnych spotkań z pracownikami Ministerstwa oraz z pracownikami jednostek w dziale;

2) występowania do dyrektorów komórek organizacyjnych w Ministerstwie oraz kierowników jednostek w dziale o przedłożenie określonych dokumentów, informacji, planów, sprawozdań i innych materiałów – związanych z funkcjonowaniem danej komórki organizacyjnej w Ministerstwie oraz jednostki w dziale, w szczególności dotyczących kontroli zarządczej oraz audytu wewnętrznego.

2. Członkowie komitetu podejmują działania, o których mowa w ust. 1 pkt 1 po uprzednim poinformowaniu Przewodniczącego i Dyrektora Biura Audytu Wewnętrznego, Ewaluacji i Kontroli w Ministerstwie, dyrektora właściwej komórki organizacyjnej w Ministerstwie oraz kierowników jednostek w dziale, a w przypadku działań wymienionych w ust. 1 pkt 2 w porozumieniu z Przewodniczącym, za pośrednictwem Dyrektora Biura Audytu Wewnętrznego, Ewaluacji i Kontroli w Ministerstwie.

3. Członkowie komitetu mają prawo do bieżącej współpracy z kierownikami komórek audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz w jednostkach w dziale, w tym wglądu do dokumentów audytu wewnętrznego. Członkowie komitetu informują na bieżąco Przewodniczącego i Dyrektora Biura Audytu Wewnętrznego, Ewaluacji i Kontroli w Ministerstwie o prowadzonych działaniach.

4. Kierownicy komórek organizacyjnych w Ministerstwie, kierownicy jednostek w dziale lub kierownicy komórek audytu wewnętrznego w jednostkach w dziale są obowiązani do przekazywania dokumentów, informacji, danych oraz innych materiałów na wniosek Dyrektora Biura Audytu Wewnętrznego, Ewaluacji i Kontroli w Ministerstwie.

VII. Sposób i tryb współpracy członków komitetu z kierownikami komórek audytu wewnętrznego

§ 10

1. Dyrektor Biura Audytu Wewnętrznego, Ewaluacji i Kontroli w Ministerstwie ma bezpośredni dostęp do Przewodniczącego, jak również do każdego z członków komitetu.

2. Kierownicy komórek audytu wewnętrznego w jednostkach w dziale utrzymują kontakt z komitetem za pośrednictwem Dyrektora Biura Audytu Wewnętrznego, Ewaluacji i Kontroli w Ministerstwie.

VIII. Tryb postępowania w sprawach o wyrażenie zgody na rozwiązanie stosunku pracy oraz zamianę warunków płacy i pracy kierowników komórek audytu wewnętrznego

§ 11

1. Komitet w sprawach dotyczących zgody na rozwiązanie stosunku pracy oraz zmianę warunków płacy i pracy kierowników komórek audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz w jednostkach w dziale, działa na pisemny wniosek odpowiednio Ministra, Dyrektora Generalnego Ministerstwa, kierowników jednostek w dziale lub kierownika komórki audytu wewnętrznego, którego sprawa dotyczy.

2. W postępowaniu, o którym mowa w ust. 1, mogą brać udział zainteresowani kierownicy komórek audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz w jednostkach w dziale, i odpowiednio Minister, Dyrektor Generalny Ministerstwa oraz właściwi kierownicy jednostek w dziale, zapewniając tym osobom możliwość swobodnego wyrażania opinii lub przedstawiania stanowiska w sprawie.

3. Członkowie komitetu przed przystąpieniem do rozpatrywania wniosku, o którym mowa w ust. 1, składają na ręce Przewodniczącego oświadczenie, że nie są narażeni na konflikt interesów. Jeżeli uczestniczenie członka komitetu w sprawach, o których mowa w ust. 1, powoduje konflikt interesów. Przewodniczący wyłącza go z głosowania.

4. Podejmując decyzję w sprawach, o których mowa w ust. 1, komitet bierze pod uwagę w szczególności opinię lub stanowisko, o których mowa w ust. 2, oraz oceny okresowe, o których mowa w § 3 pkt 6, a także inne dokumenty oceniające pracę kierowników komórek audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz w jednostkach w dziale pozostające w dyspozycji odpowiednio Ministra, Dyrektora Generalnego Ministerstwa oraz kierowników jednostek w dziale.

5. Stanowisko komitetu wyraża się w formie uchwały podjętej na posiedzeniu w trybie, o którym mowa w § 7 ust. 2–5.

IX. Sprawozdawczość

§ 12

1. Projekt sprawozdania komitetu z realizacji zadań w roku poprzednim przygotowuje członek komitetu wyznaczony przez Przewodniczącego.

2. Sprawozdanie podpisuje Przewodniczący.

3. Komitet składa do końca lutego każdego roku sprawozdanie z realizacji zadań w roku poprzednim Ministrowi oraz Ministrowi Finansów. Sprawozdanie to podlega publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej.

X. Funkcja audytu zewnętrznego

§ 13

1. W związku z realizacją zadań, o których mowa w § 3 pkt 1–3 i 7 Przewodniczący może zwrócić się do Ministra lub kierownika jednostki w dziale z umotywowanym wnioskiem o przeprowadzenie audytu zewnętrznego w Ministerstwie lub w jednostce w dziale.

2. Komitet dokonuje przeglądu wyników audytu zewnętrznego i monitoruje ich wdrożenie.