Akt prawny
archiwalny
Wersja archiwalna od 2010-10-29 do 2011-01-01
Wersja archiwalna od 2010-10-29 do 2011-01-01
archiwalny
ZARZĄDZENIE Nr 41 MINISTRA GOSPODARKI
z dnia 29 października 2010 r.
w sprawie zasad (polityki) rachunkowości w Ministerstwie Gospodarki
Na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, Nr 157, poz. 1241 i Nr 165, poz. 1316 oraz z 2010 r. Nr 47, poz. 278), art. 53 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1241, z późn. zm.1)) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861) zarządza się, co następuje:
§ 1
Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:
1) resorcie - rozumie się przez to dysponenta głównego Ministerstwa Gospodarki;
2) urzędzie - rozumie się przez to jednostkę budżetową, dysponenta trzeciego stopnia.
§ 2
1. Ustala się:
1) wykaz kont syntetycznych obowiązujących w Ministerstwie Gospodarki, stanowiący załącznik nr 1 i 2 do zarządzenia;
2) wykaz kont analitycznych obowiązujących w Ministerstwie Gospodarki:
a) urzędu - stanowiący załącznik nr 3 do zarządzenia,
b) resortu - stanowiący załącznik nr 4 i nr 5 do zarządzenia;
3) opis systemu finansowo-księgowego, przetwarzania i ochrony danych, stanowiący załącznik nr 6 do zarządzenia.
2. Dyrektor Departamentu Budżetu i Finansów w miarę potrzeb wynikających z przeprowadzonych operacji gospodarczych jest uprawniony do uzupełniania wykazu kont, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 2.
§ 3
1. Rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy.
2. Okresami sprawozdawczymi są miesiące, kwartały, półrocze lub rok, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
§ 4
1. Księgi rachunkowe są prowadzone w siedzibie Ministerstwa Gospodarki, z wykorzystaniem systemu informatycznego.
2. Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą: dziennik, księgę główną (konta syntetyczne), księgi pomocnicze (konta analityczne) a także zestawienia obrotów i sald księgi głównej, sald kont ksiąg pomocniczych oraz wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).
3. Księga inwentarzowa prowadzona jest w Biurze Administracyjnym.
4. Przelewy bankowe dotyczące:
1) działalności budżetowej są sporządzane w Systemie Bankowości Elektronicznej „enbepe” firmy SYGNITY S.A.;
2) płatności ze środków europejskich są sporządzane w Systemie Bankowości Elektronicznej BGK.
5. Dla potrzeb rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych stosuje się program „Płatnik”.
6. Programy, o których mowa w ust. 1 oraz w ust. 4-6, powinny spełniać wymagania określone w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz w odrębnych przepisach.
§ 5
1. Księgi rachunkowe są prowadzone w języku polskim i w walucie polskiej, w złotych i groszach. Podstawę zapisów w księgach rachunkowych stanowią dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczych (dowody źródłowe) oraz dowody księgowe sporządzone przez jednostkę.
2. Dowód księgowy powinien zawierać:
1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru indentyfikacyjnego;
2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3) opis operacji gospodarczych oraz jej wartości, a jeżeli jest to możliwe, określonych także w jednostkach naturalnych;
4) datę dokonania operacji gospodarczych, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą, datę jego sporządzenia.
3. Dowód księgowy może zawierać:
1) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
2) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za wykonanie tych czynności.
4. Dekretacja dowodów księgowych ujmowanych w księgach rachunkowych jest umieszczana obok dekretacji zawartej na pieczątce „Przyjęto dyspozycję do wypłaty ze środków ......”.
5. Na dowodzie księgowym jest zamieszczana pieczęć „Ujęto w księgach rachunkowych w m-cu .......”.
6. Ewidencję operacji gospodarczych prowadzi się zgodnie z treścią ekonomiczną, w porządku chronologicznym i systematycznym, na bieżąco, w kolejności dat ich dokonania oraz z podziałem na poszczególne okresy sprawozdawcze, w sposób wiarygodny i kompletny.
7. W ewidencji księgowej ujmuje się kwoty zobowiązań wynikające z przekazanych faktur, rachunków i innych dokumentów księgowych sprawdzonych pod względem merytorycznym w miesiącu sprawozdawczym. W przypadku dowodów księgowych przekazanych do Departamentu Budżetu i Finansów w następnym miesiącu, do ewidencji księgowej okresu sprawozdawczego przyjmuje się te dowody księgowe, które wpłynęły nie później niż do czwartego dnia każdego miesiąca, a w przypadku gdy dzień ten przypada w dzień wolny od pracy - do ostatniego dnia roboczego przed tym dniem. Po tym terminie dokumenty są ujmowane w ewidencji księgowej w miesiącu, w którym wpłynęły do Departamentu Budżetu i Finansów. Zgodnie z zasadą istotności powyższy zapis księgowy nie będzie miał znaczącego wpływu na wynik finansowy.
8. Zapis księgowy powinien zawierać:
1) datę dokonania operacji gospodarczej - datę sprzedaży;
2) określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu księgowego oraz datę wystawienia dowodu księgowego;
3) opis operacji gospodarczych zapisany w sposób zrozumiały;
4) kwotę i datę zapisu księgowego, ujęcie w księgach rachunkowych oraz datę wpływu dowodu księgowego do właściwego wydziału budżetu w Departamencie Budżetu i Finansów;
5) oznaczenie kont, których dotyczy.
9. Księgi rachunkowe prowadzi się na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów księgowych, z wykorzystaniem systemu informatycznego.
10. Na strukturę konta analitycznego w ramach urzędu składa się:
1) xxx - trzycyfrowy symbol konta;
2) xx - dwucyfrowy symbol części budżetowej;
3) xxxxx - pięciocyfrowy symbol rozdziału klasyfikacji budżetowej;
4) xxxx - czterocyfrowy symbol paragrafu klasyfikacji budżetowej, przy czym czwarta cyfra informuje o źródle finansowania;
5) xxx - numer zadania;
6) xx - numer nadany dla departamentu realizującego zadanie.
11. Na strukturę konta analitycznego w ramach resortu składa się:
1) xxx - trzycyfrowy symbol konta;
2) xx - dwucyfrowy symbol informujący o kategorii wydatków i dochodów;
3) xx - dwucyfrowy symbol części budżetowej;
4) xxxxx - pięciocyfrowy symbol rozdziału klasyfikacji budżetowej;
5) xxxx - czterocyfrowy symbol paragrafu klasyfikacji budżetowej, przy czym czwarta cyfra informuje o źródle finansowania;
6) xxx, xxxx - symbol numeru zadania z planu rzeczowo-finansowego (uzupełniany w zależności od potrzeb);
7) xx - dwucyfrowy symbol Programu Operacyjnego (uzupełniany w zależności od potrzeb).
12. Konta ksiąg pomocniczych (analityka) zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej (syntetyka). Prowadzone są one w ujęciu systematycznym, w postaci komputerowych zbiorów danych uzgodnionych z saldami i zapisami księgi głównej. Na podstawie zapisów na kontach księgi głównej na koniec każdego okresu sprawozdawczego sporządzane jest zestawienie obrotów i sald.
13. Konta analityczne są tworzone w miarę potrzeb. Zaktualizowany plan kont analitycznych jest zatwierdzany przez Głównego Księgowego Urzędu bądź przez Głównego Księgowego Resortu.
14. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania dowodu źródłowego, operacja gospodarcza jest udokumentowana za pomocą dowodu księgowego zastępczego.
15. Wykorzystywany w Ministerstwie Gospodarki system informatyczny zapewnia automatyczną kontrolę ciągłości zapisów księgowych oraz przenoszenia obrotów i sald. Księgi rachunkowe są prowadzone na bieżąco, z odzwierciedleniem stanu rzeczywistego i zapewnieniem kompletności ujęcia wszystkich operacji gospodarczych, zgodnie z ich treścią ekonomiczną.
16. Zapisy księgowe powinny posiadać automatycznie nadane kolejne numery pozycji oraz umożliwić ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść tych zapisów.
17. Zapisy w księgach rachunkowych są dokonywane w sposób zapewniający ich trwałość, a obroty są liczone w sposób ciągły. Wydruki komputerowe składają się z automatycznie numerowanych stron i są sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły i narastająco. Księgi rachunkowe są drukowane na koniec roku obrotowego. Na koniec każdego okresu sprawozdawczego sporządza się zestawienie obrotów i sald.
18. Każdy zapis w księgach rachunkowych powinien mieć przypisany symbol rodzaju dokumentu, zgodnie z symbolami wymienionymi w tabeli nr 1 i 2.
Tabela nr 1 Oznaczenie symboli danego rodzaju dokumentu w rejestrze księgowym urzędu
| Lp. | SYMBOL | NAZWA |
| 1 | 2 | 3 |
| 1 | BO | Bilans otwarcia |
| 2 | DZ | Dowody zastępcze |
| 3 | FVAT | Faktury VAT |
| 4 | GM/1 | Magazyn upominków |
| 5 | GM/2 | Pozostałe magazyny |
| 6 | NAL | Należności |
| 7 | PK | Polecenie księgowania |
| 8 | PK - DEP | PK - Depozyt |
| 9 | PK - SOC | PK - Fundusz Socjalny |
| 10 | PK/Z-F | Zaangażowanie - osoby fizyczne |
| 11 | PK/Z-P | Zaangażowanie - osoby prawne |
| 1 | 2 | 3 |
| 12 | PL | Księgowania płac |
| 13 | PL-SOC | Księgowanie list - socjalny |
| 14 | PL-DEP | Księgowanie list - depozyt |
| 15 | PLAN | Plan finansowy |
| 16 | RK/DEP | Raport kasowy - depozyt |
| 17 | RK/DGO | Raport kasowy - dewizowy |
| 18 | RK/GWA | Raport kasowy - gwarancje bankowe |
| 19 | RK/RES | Raport kasowy - resort |
| 20 | RK/SOC | Raport kasowy - socjalny |
| 21 | RK/ZGO | Raport kasowy - złotowy |
| 22 | ŚR_TRW | Środki trwałe |
| 23 | WB/DEP | Wyciąg bank. - depozyt |
| 24 | WB/DGO | Wyciąg bank. - dochody |
| 25 | WB/SOC | Wyciąg bank. - socjalny |
| 26 | WB/WDP | Wyciąg bank. - dochody poślizgi |
| 27 | WB/WG | Wyciąg bank. - wydatki |
| 28 | WB/WGP | Wyciąg bank. - wydatki poślizgi |
| 29 | WB/WŚN | Wyciąg bank. - wydatki środki niewygasające |
| 30 | ZAGRAN | Delegacje zagraniczne |
| 31 | ZOB | Zobowiązania |
Tabela nr 2 Oznaczenie symboli danego rodzaju dokumentu w rejestrze księgowym resortu
| Lp. | SYMBOL | NAZWA |
| 1 | 2 | 3 |
| 1 | BO | Bilans Otwarcia |
| 2 | BZ | Bilans Zamknięcia |
| 3 | PF | Plan finansowy |
| 4 | DZ_G | Dokument zastępczy - Górnictwo i Kopalnictwo, Hutnictwo |
| 5 | DZ_PP | Dokument zastępczy - Przetwórstwo Przemysłowe |
| 6 | DZ_H | Dokument zastępczy - Handel |
| 7 | DZ_W | Dokument zastępczy - WPHI |
| 8 | DZ_OM | Dokument zastępczy - organizacje międzynarodowe |
| 9 | DZ_WH | Dokument zastępczy - WEH |
| 10 | DZ_P | Dokument zastępczy - pozostałe |
| 11 | FA_PP | Faktury VAT - Przetwórstwo Przemysłowe |
| 12 | FA_AP | Faktury VAT - WPHI |
| 13 | FA_OM | Faktury VAT - organizacje międzynarodowe |
| 14 | FA_H | Faktury VAT - Handel |
| 15 | NK_PP | Noty księgowe - Przetwórstwo Przemysłowe |
| 16 | NK_AP | Noty księgowe - WPHI |
| 17 | NK | Noty księgowe - pozostałe |
| 1 | 2 | 3 |
| 18 | NK_K | Noty księgowe korygujące |
| 19 | Z_G | Zaangażowanie środków - Górnictwo i Kopalnictwo, Hutnictwo |
| 20 | Z_PP | Zaangażowanie środków - Przetwórstwo Przemysłowe |
| 21 | Z_H | Zaangażowanie środków - Handel |
| 22 | Z_W | Zaangażowanie środków - WPHI |
| 23 | Z_OM_ | Zaangażowanie środków - organizacje międzynarodowe |
| 24 | Z_WH | Zaangażowanie środków - WEH |
| 25 | Z_P | Zaangażowanie środków - pozostałe |
| 26 | ZLP | Zaangażowanie lat przyszłych |
| 27 | K_BA | Koszty bankowe |
| 28 | PK_D | Polecenie księgowania/Dokumenty |
| 29 | PK_WB | Polecenie księgowania/Wyciągi bankowe |
| 30 | W_20 | Wyciąg bankowy - wydatki |
| 31 | D_20 | Wyciąg bankowy - dochody |
| 32 | NAL | Należności |
| 33 | FA_IG | Faktury - PO IG |
| 34 | ZF_IG | Zaangażowanie - faktury PO IG |
| 35 | NK_IG | Noty księgowe - PO IG |
| 36 | ZN_IG | Zaangażowanie - noty PO IG |
| 37 | P_IG | Zobowiązania pozostałe PO IG |
| 38 | ZP_IG | Zaangażowanie pozostałych zobowiązań PO IG |
| 39 | DZ_IG | Dokumenty zastępcze PO IG |
| 40 | Z_IG | Zaangażowanie PO IG |
| 41 | KB_IG | Koszty bankowe - PO IG |
| 42 | FA_IS | Faktury PO IiŚ |
| 43 | ZF_IS | Zaangażowanie - faktury PO IiŚ |
| 44 | NK_IS | Noty księgowe PO IiŚ |
| 45 | ZN_IS | Zaangażowanie - noty PO IiŚ |
| 46 | P_IS | Zobowiązania pozostałe PO IiŚ |
| 47 | ZP_IS | Zaangażowanie pozostałych zobowiązań PO IiŚ |
| 48 | DZ_IS | Dokumenty zastępcze PO IiŚ |
| 49 | Z_IS | Zaangażowanie PO IiŚ |
| 50 | KB_IS | Koszty bankowe - PO IiŚ |
| 51 | FA_KL | Faktury - PO KL |
| 52 | ZF_KL | Zaangażowanie - faktury PO KL |
| 53 | NK_KL | Noty księgowe PO IG |
| 54 | ZN_KL | Zaangażowanie - noty PO KL |
| 55 | P_KL | Zobowiązania pozostałe PO KL |
| 56 | ZP_KL | Zaangażowanie pozostałych zobowiązań PO KL |
| 57 | DZ_KL | Dokumenty zastępcze PO KL |
| 58 | Z_KL | Zaangażowanie PO KL |
| 1 | 2 | 3 |
| 59 | KB_KL | Koszty bankowe - PO KL |
| 60 | NK_WY | Noty księgowe - wynagrodzenia |
| 61 | Z_WY | Zaangażowanie środków - wynagrodzenia |
| 62 | BS | Dokumenty DOT |
| 63 | WBS | Wyciąg bankowy - DOT |
| 64 | POMOC | Pomoc |
| 65 | P_ŚE | Płatności ze środków europejskich |
| 66 | ZLP_UE | Zaangażowanie lat przyszłych - środki europejskie |
| 67 | Z_WS | Wydatki strukturalne |
| 68 | PO PT | Nieprawidłowości w ramach projektów PO PT |
| 69 | D_SN | Zobowiązania-środki niewygasające |
| 70 | Z_SN | Zaangażowanie środków-środki niewygasające |
| 71 | W_NW20 | Wyciąg bankowy-środki niewygasające |
19. Każda grupa dokumentów jest przechowywana w odrębnym segregatorze i podlega numeracji miesięcznej (poczynając od nr 1), która jest zgodna z numeracją komputerową w księgach rachunkowych (numer na dowodzie: rok,_miesiąc_i nr dowodu). W dzienniku nadawana jest numeracja roczna w odniesieniu do każdej paczki w rejestrze księgowym.
§ 6
1. W Ministerstwie Gospodarki, jako jednostce sektora finansów publicznych, dokonuje się wyceny aktywów i pasywów na dzień bilansowy, według ich wartości wynikającej z prowadzonej ewidencji finansowo-księgowej.
2. Ministerstwo Gospodarki przyjmuje w zasadach wyceny aktywów i pasywów następujące uproszczenia: opłacane z góry: składki, prenumeraty, bilety, wszelkie abonamenty, ubezpieczenia majątkowe i inne nie podlegają rozliczeniom w czasie za pośrednictwem rozliczeń międzyokresowych kosztów ze względu na nieistotny wpływ na sytuację finansową oraz na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej jednostki i wyniku finansowego; wydatki te księguje się w koszty miesiąca, w którym zostały poniesione.
3. Aktywa i pasywa wycenia się według metod określonych w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz zgodnie z instrukcją inwentaryzacyjną wprowadzoną zarządzeniem nr 42 Dyrektora Generalnego Ministerstwa Gospodarki z dnia 12 października 2009 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji inwentaryzacyjnej w Ministerstwie Gospodarki.
§ 7
1. Środki trwałe urzędu finansuje się ze środków pieniężnych przewidzianych na finansowanie inwestycji; środki te ewidencjonuje się na koncie 011 według rzeczywistych cen zakupu brutto tych środków.
2. Do środków trwałych zalicza się środki o wartości początkowej przekraczającej 3500 zł i przewidywanym okresie ich używania dłuższym niż rok. Umorzenie środków trwałych oblicza się od wartości początkowej według stawek określonych w wykazie rocznych stawek amortyzacyjnych, o których mowa w załączniku nr 1 do ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654, z późn. zm.2)).
3. Komputer, drukarka, urządzenie wielofunkcyjne, kserokopiarka albo notebook, jeżeli wartość początkowa tego sprzętu albo urządzenia przekracza 3500 zł brutto i okres używania jest dłuższy niż rok zalicza się do środków trwałych.
4. Odpisom amortyzacyjnym (umorzeniowym) podlegają środki trwałe urzędu na koniec roku obrotowego; są one ewidencjonowane na koncie 071.
5. W przypadku gdy nieumorzony środek trwały uległ w trakcie roku obrotowego likwidacji, sprzedaży lub przekazaniu, odpisów umorzeniowych dokonuje się do miesiąca, w którym był on używany.
§ 8
1. Pozostałe środki trwałe urzędu o wartości początkowej nie wyższej niż 3500 zł finansuje się ze środków na wydatki bieżące; są one ewidencjonowane na koncie 013 według rzeczywistych cen zakupu brutto tych środków (ewidencja ilościowo-wartościowa), z zastrzeżeniem ust. 4.
2. Jednorazowej amortyzacji (umorzeniu) podlegają pozostałe środki trwałe w dniu ich przyjęcia do używania; są one ewidencjonowane na koncie 072.
3. Pozostałe środki trwałe urzędu, których wartość początkowa jest równa bądź niższa od 500 zł, podlegają jedynie ewidencji ilościowej; środków tych nie ewidencjonuje się na koncie 013. Środki ewidencjonuje się w kartotekach osobistego wyposażenia pracownika.
4. Telefony komórkowe, bez względu na ich wartość, ewidencjonuje się w kartotekach osobistego wyposażenia pracownika.
§ 9
Zbiory biblioteczne urzędu finansuje się ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych; ewidencjonuje się je na koncie 014 według rzeczywistych cen zakupu brutto tych zbiorów. Zbiory te są w 100% umarzane w miesiącu wprowadzenia ich do ewidencji bibliotecznej.
§ 10
1. Wartości niematerialne i prawne urzędu, w szczególności: licencje na programy komputerowe, autorskie prawa majątkowe finansuje się ze środków:
1) pieniężnych przewidzianych na finansowanie inwestycji, gdy ich wartość przekracza 3500 zł a okres używania jest dłuższy niż rok; są one ewidencjonowane na koncie 020, według rzeczywistych cen zakupu brutto; roczna stawka amortyzacji licencji na programy komputerowe nie może być wyższa niż 50%;
2) przeznaczonych na wydatki bieżące, gdy ich wartość:
a) przekracza 3500 zł, a okres użytkowania jest krótszy niż rok; są one ewidencjonowane na koncie 021 według rzeczywistych cen zakupu brutto,
b) nie przekracza 3.500 zł; są one ewidencjonowane na koncie 021, według rzeczywistych cen zakupu brutto.
2. Wartości niematerialne i prawne, o których mowa w ust. 1 pkt 2, są umarzane jednorazowo w miesiącu przyjęcia ich do używania.
3. Wartości niematerialne i prawne, których wartość początkowa jest równa bądź niższa niż 500 zł, podlegają wyłącznie ewidencji ilościowej; wartości tych nie ujmuje się na koncie 021.
4. Licencje zaktualizowanego oprogramowania, niezależnie od ich wartości, są finansowane ze środków na wydatki bieżące i stanowią koszt Ministerstwa Gospodarki w dacie ich poniesienia.
5. Ulepszenie programu komputerowego nie zwiększa jego wartości początkowej, jest finansowane ze środków na wydatki bieżące i stanowi koszt Ministerstwa Gospodarki w dacie jego poniesienia.
§ 11
1. Krajowe i zagraniczne środki pieniężne przechowywane w kasie w postaci gotówki oraz krajowe środki pieniężne lokowane na rachunkach bankowych ewidencjonuje się na kontach zespołu 1 „Środki pieniężne i rachunki bankowe”.
2. Rozrachunki krajowe i zagraniczne oraz roszczenia ujmuje się na odpowiednich kontach zespołu 2 „Rozrachunki i roszczenia”.
3. Koszty działalności Ministerstwa Gospodarki ujmuje się na kontach zespołu 4 „Koszty według rodzaju i ich rozliczenie”. Koszty rodzajowe nie podlegają rozliczeniu na konta zespołu 5 „Koszty według typów działalności i ich rozliczenie”.
4. Przychody i koszty finansowe są ewidencjonowane na kontach zespołu 7 „Przychody i koszty ich uzyskania”.
5. Fundusz Ministerstwa Gospodarki, równowartość dokonanych wydatków na inwestycje, rozliczenie wyniku finansowego, straty i zyski oraz rozliczanie dotacji są ewidencjonowane na kontach zespołu 8 „Fundusze, rezerwy i wynik finansowy”.
6. Odsetek za zwłokę, których wysokość łącznie w ciągu roku kalendarzowego nie przekracza 6 zł nie nalicza się.
§ 12
1. Sprawozdania finansowe obejmujące: bilans, rachunek zysków i strat (wariant porównawczy) oraz zestawienie zmian w funduszu Ministerstwa Gospodarki na dzień 31 grudnia każdego roku kalendarzowego są sporządzane zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861).
2. Koszty działalności operacyjnej - dochody i wydatki w rachunku zysku i strat (wariant porównawczy) przedstawia tabela nr 3.
Tabela nr 3 Koszty działalności operacyjnej
| Amortyzacja | Amortyzacja księgowana na koncie 401 |
| Zużycie materiałów i energii | 421 Zakup materiałów i wyposażenia |
|
| 424 Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek |
|
| 426 Zakup energii |
|
| 474 Zakup materiałów papierniczych do sprzętu drukarskiego i urządzeń kserograficznych |
|
| 475 Zakup akcesoriów komputerowych |
| Usługi obce | 427 Zakup usług remontowych |
|
| 428 Zakup usług zdrowotnych |
|
| 430 Zakup usług pozostałych |
|
| 435 Zakup usług dostępu do sieci Internet |
|
| 436 Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych telefonii komórkowej |
|
| 437 Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych telefonii stacjonarnej |
|
| 438 Zakup usług obejmujących tłumaczenia |
|
| 439 Zakup usług obejmujących wykonanie ekspertyz, analiz i opinii |
|
| 440 Opłaty za administrowanie i czynsze za budynki, lokale i pomieszczenia garażowe |
| Podatki i opłaty | 414 Wpłaty na PFRON |
|
| 443 Różne opłaty i składki |
|
| 448 Podatek od nieruchomości |
|
| 450 Pozostałe podatki na rzecz budżetów jednostek samorządu terytorialnego |
|
| 453 Podatek od towarów i usług |
|
| 447 Cła |
|
| 449 Pozostałe podatki na rzecz budżetu państwa |
| Wynagrodzenia | 401 Wynagrodzenia osobowe pracowników |
|
| 402 Wynagrodzenia osobowe członków korpusu służby cywilnej |
|
| 404 Dodatkowe wynagrodzenie roczne |
|
| 405 Uposażenia żołnierzy zawodowych i nadterminowych oraz funkcjonariuszy |
|
| 407 Dodatkowe uposażenie roczne dla żołnierzy zawodowych oraz nagrody roczne dla funkcjonariuszy |
|
| 417 Wynagrodzenia bezosobowe |
|
| 419 Nagrody motywacyjne |
| Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia dla pracowników | 302 Wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń, a w szczególności: świadczenia rzeczowe, wynikające z przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy (w tym profilaktycznych posiłków i napojów), oraz ekwiwalenty za te świadczenia, a także ekwiwalenty za pranie odzieży roboczej wykonywane przez pracowników, ekwiwalenty za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego |
|
| 411 Składki na ubezpieczenia społeczne |
|
| 412 Składki na Fundusz Pracy |
|
| 444 Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych |
|
| 455 Szkolenia członków korpusu służby cywilnej |
|
| 470 Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej |
| Pozostałe koszty rodzajowe | 302 Wydatki osobowe niezaliczane do wynagrodzeń, a w szczególności: odszkodowania przysługujące od pracodawcy za przedmioty utracone lub uszkodzone wskutek wypadku przy pracy, odprawy pośmiertne |
|
| 441 Podróże służbowe krajowe |
|
| 442 Podróże służbowe zagraniczne |
|
| 443 Różne opłaty i składki |
|
| 454 Składki do organizacji międzynarodowych |
|
| 498 Zwroty dotyczące rozliczeń z Komisją Europejską |
| Inne świadczenia finansowane z budżetu | 304 Nagrody o charakterze szczególnym niezaliczone do wynagrodzeń |
|
| 305 Zasądzone renty |
|
| 311 Świadczenia społeczne |
| Pozostałe obciążenia | 298 Pozostałe rozliczenia z bankami |
Pozostałe przychody operacyjne
| Zysk ze zbycia niefinansowych aktywów trwałych | 087 Wpływy ze sprzedaży składników majątkowych |
| Pokrycie amortyzacji | Saldo konta 761 „Pokrycie amortyzacji” |
| Inne przychody operacyjne | 057 Grzywny, mandaty i inne kary pieniężne od osób fizycznych |
|
| 058 Grzywny i inne kary pieniężne od osób prawnych i innych jednostek organizacyjnych |
|
| 069 Wpływy z różnych opłat |
|
| 075 Dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego lub innych jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych oraz innych umów o podobnym charakterze |
|
| 083 Wpływy z usług |
|
| 087 Wpływy ze sprzedaży składników majątkowych |
|
| 097 Wpływy z różnych dochodów |
Pozostałe koszty operacyjne
| Pozostałe koszty operacyjne | 416 Pokrycie ujemnego wyniku finansowego i przejętych zobowiązań po likwidowanych i przekształcanych jednostkach zaliczanych do sektora finansów publicznych |
|
| 459 Kary i odszkodowania wypłacone na rzecz osób fizycznych |
|
| 460 Kary i odszkodowania wypłacone na rzecz osób prawnych i innych jednostek organizacyjnych |
|
| 461 Koszty postępowania sądowego i prokuratorskiego |
Przychody finansowe
| Dywidendy i udziały w zyskach | 074 Dywidendy i kwoty uzyskane ze zbycia praw majątkowych |
| Odsetki | 090 Odsetki od dotacji wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem lub pobranych w nadmiernej wysokości |
|
| 092 Pozostałe odsetki |
| Inne | Nadwyżka różnic kursowych dodatnich nad ujemnymi - Strona Ma konta 750 |
|
| 048 Wpływy z opłat za wydawanie zezwoleń na sprzedaż alkoholu |
|
| 097 Wpływy z różnych dochodów |
|
| 234 Wpływy do budżetu części zysku państwowych osób prawnych |
|
| 238 Wpłata do budżetu części zysku gospodarstwa pomocniczego |
|
| 240 Wpływy do budżetu nadwyżki dochodów własnych lub środków obrotowych |
|
| 291 Wpływy ze zwrotów dotacji wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem lub pobranych w nadmiernej wysokości |
|
| 851 Wpływy z różnych rozliczeń |
|
| 853 Środki pochodzące z budżetu Unii Europejskiej przeznaczone na finansowanie programów i projektów realizowanych przez jednostki sektora finansów publicznych |
Koszty finansowe
| Odsetki | 458 Pozost ałe odsetki |
| Inne | Nadwyżka różnic kursowych ujemnych nad dodatnimi - Strona Wn konta 750 |
3. Pozostała sprawozdawczość Ministerstwa Gospodarki jest prowadzona zgodnie z przepisami rozporządzenia:
1) Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103);
2) Prezesa Rady Ministrów z dnia 28 kwietnia 2010 r. w sprawie określenia wzorów formularzy sprawozdawczych, objaśnień co do sposobu ich wypełniania oraz wzorów kwestionariuszy i ankiet statystycznych stosowanych w badaniach statystycznych ustalonych w programie badań statystycznych statystyki publicznej na rok 2010 (Dz. U. Nr 106, poz. 676).
4. Sprawozdania miesięczne, kwartalne, półroczne i roczne podpisuje Dyrektor Departamentu Budżetu i Finansów, Główny Księgowy lub osoby przez nich upoważnione.
5. Kwalifikowanie dochodów, wydatków i kosztów odbywa się w sposób określony w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207).
§ 13
1. W ewidencji pozabilansowej jest ujmowane zaangażowanie środków budżetowych, środków europejskich, a także wydatki strukturalne.
2. Zaangażowanie:
1) środków budżetowych i środków europejskich jest wprowadzane do ewidencji na podstawie umów zawieranych z osobami fizycznymi i prawnymi;
2) wynagrodzeń jest wprowadzane do ewidencji na podstawie kwartalnych informacji zawartych umów o pracę z Biura Dyrektora Generalnego;
3) zobowiązań innych, niż wymienione w pkt 1 i 2 jest na bieżąco wprowadzane do ewidencji.
§ 14
Traci moc zarządzenie nr 37 Ministra Gospodarki z dnia 30 grudnia 2009 r. w sprawie zasad (polityki) rachunkowości w Ministerstwie Gospodarki.
§ 15
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
| Minister Gospodarki |
| Waldemar Pawlak |
|
|
1) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2010 r. Nr 28, poz. 146, Nr 96, poz. 620, Nr 123, poz. 835 i Nr 152, poz. 1020.
2) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2000 r. Nr 60, poz. 700 i 703, Nr 86, poz. 958, Nr 103, poz. 1100, Nr 117, poz. 1228 i Nr 122, poz. 1315 i 1324, z 2001 r. Nr 106, poz. 1150, Nr 110, poz. 1190 i Nr 125, poz. 1363, z 2002 r. Nr 25, poz. 253, Nr 74, poz. 676, Nr 93, poz. 820, Nr 141, poz. 1179, Nr 169, poz. 1384, Nr 199, poz. 1672, Nr 200, poz. 1684 i Nr 230, poz. 1922, z 2003 r. Nr 45, poz. 391, Nr 96, poz. 874, Nr 137, poz. 1302, Nr 180, poz. 1759, Nr 202, poz. 1957, Nr 217, poz. 2124 i Nr 223, poz. 2218, z 2004 r. Nr 6, poz. 39, Nr 29, poz. 257, Nr 54, poz. 535, Nr 93, poz. 894, Nr 121, poz. 1262, Nr 123, poz. 1291, Nr 146, poz. 1546, Nr 171, poz. 1800, Nr 210, poz. 2135 i Nr 254, poz. 2533, z 2005 r. Nr 25, poz. 202, Nr 57, poz. 491, Nr 78, poz. 684, Nr 143, poz. 1199, Nr 155, poz. 1298, Nr 169, poz. 1419 i 1420, Nr 179, poz. 1484, Nr 180, poz. 1495 i Nr 183, poz. 1538, z 2006 r. Nr 94, poz. 651, Nr 107, poz. 723, Nr 136, poz. 970, Nr 157, poz. 1119, Nr 183, poz. 1353, Nr 217, poz. 1589 i Nr 251, poz. 1847, z 2007 r. Nr 165, poz. 1169, Nr 171, poz. 1208 i Nr 176, poz. 1238, z 2008 r. Nr 141, poz. 888 i Nr 209, poz. 1316, z 2009 r. Nr 3, poz. 11, Nr 19, poz. 100, Nr 42, poz. 341, Nr 65, poz. 545, Nr 69, poz. 587, Nr 79 poz. 666, Nr 125, poz. 1035, Nr 127, poz. 1052, Nr 165, poz. 1316, Nr 157 poz. 1241 i Nr 215 poz. 1664 oraz z 2010 r. Nr 75 poz. 473.
Załączniki do zarządzenia nr 41 Ministra Gospodarki
z dnia 29 października 2010 r. (poz. 48)
Załącznik nr 1
WYKAZ KONT SYNTETYCZNYCH
1. Konta bilansowe
1.1. ZESPÓŁ 0 - MAJĄTEK TRWAŁY
011 Środki trwałe
013 Pozostałe środki trwałe
014 Zbiory biblioteczne
020 Wartości niematerialne i prawne
021 Pozostałe wartości niematerialne i prawne
071 Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
072 Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
080 Inwestycje (środki trwałe w budowie)
1.2. ZESPÓŁ 1 - ŚRODKI PIENIĘŻNE I RACHUNKI BANKOWE
101 Kasa
130 Rachunki bieżące jednostek budżetowych
135 Rachunki środków funduszy specjalnego przeznaczenia
139 Inne rachunki bankowe, środki na działalność wspomagającą badania
140 Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne
1.3. ZESPÓŁ 2 - ROZRACHUNKI I ROSZCZENIA
201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami
202 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami - fundusz socjalny
203 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami - środki niewygasąjące, różnice kursowe
204 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami - sumy na zlecenie
221 Należności z tytułu dochodów budżetowych
222 Rozliczenie dochodów budżetowych
223 Rozliczenie wydatków budżetowych
224 Rozliczenie udzielonych dotacji budżetowych
225 Rozrachunki z budżetami
226 Długoterminowe należności budżetowe
229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne
230 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń - fundusz socjalny, depozyt
231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń
232 Pozostałe rozrachunki z budżetami - fundusz socjalny, depozyt
233 Pozostałe potrącenia z wynagrodzeń
234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami
235 Rozrachunki z pracownikami - złotowe
236 Rozrachunki z pracownikami - dewizowe
240 Pozostałe rozrachunki, DOT
241 Pozostałe rozrachunki, depozyt, sumy do wyjaśnienia - różne rozliczenia
290 Odpisy aktualizujące należności
1.4. ZESPÓŁ 3 - MATERIAŁY I TOWARY
300 Rozliczenie zakupu
310 Materiały
1.5. ZESPÓŁ 4 - KOSZTY WEDŁUG RODZAJÓW I ICH ROZLICZENIE
400 Koszty według rodzajów
401 Amortyzacja
1.6. ZESPÓŁ 7 - PRZYCHODY I KOSZTY ICH UZYSKANIA
750 Przychody i koszty finansowe
760 Pozostałe przychody i koszty
761 Pokrycie amortyzacji
1.7. ZESPÓŁ 8 - FUNDUSZE, REZERWY I WYNIK FINANSOWY
800 Fundusz jednostki
810 Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje
811 Wydatki budżetowe dla jednostek budżetowych
812 Wydatki budżetowe - inwestycje
840 Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów
851 Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
860 Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy
2. Konta pozabilansowe
980 Plan finansowy wydatków budżetowych
981 Plan finansowy niewygasających wydatków
994 Gwarancje bankowe
998 Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego
999 Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat
Załącznik nr 2
WYKAZ KONT SYNTETYCZNYCH ŚRODKÓW EUROPEJSKICH
1. Konta bilansowe
1.1. ZESPÓŁ 0 - MAJĄTEK TRWAŁY
080 Inwestycje (środki trwałe w budowie)
1.2. ZESPÓŁ 1 - ŚRODKI PIENIĘŻNE I RACHUNKI BANKOWE
130 Rachunki bieżące jednostek budżetowych
137 Rachunek środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi
1.3. ZESPÓŁ 2 - ROZRACHUNKI I ROSZCZENIA
201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami
224 Rozliczenie udzielonych dotacji budżetowych oraz płatności z budżetu środków europejskich
227 Rozliczenie wydatków z budżetu środków europejskich
228 Rozliczenie środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi
230 Rozliczenia z budżetem środków europejskich
231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń
234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami
241 Pozostałe rozrachunki, depozyt, sumy do wyjaśnienia - różne rozliczenia
1.4. ZESPÓŁ 3 - MATERIAŁY I TOWARY
301 Rozliczenie zakupu
1.5. ZESPÓŁ 4 - KOSZTY WEDŁUG RODZAJÓW I ICH ROZLICZENIE
400 Koszty według rodzajów
401 Zużycie materiałów i energii
402 Usługi obce
404 Wynagrodzenia
405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia
409 Pozostałe koszty rodzajowe
1.6. ZESPÓŁ 7 - PRZYCHODY, DOCHODY I KOSZTY
750 Przychody finansowe
751 Koszty finansowe
760 Pozostałe przychody operacyjne
761 Pozostałe koszty operacyjne
1.7. ZESPÓŁ 8 - FUNDUSZE, REZERWY I WYNIK FINANSOWY
800 Fundusz jednostki
810 Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje
860 Wynik finansowy
2. Konta pozabilansowe
970 Płatności ze środków europejskich
971 Nieprawidłowości w ramach projektów PO PT
975 Wydatki strukturalne
980 Plan finansowy wydatków budżetowych
982 Plan wydatków środków europejskich
983 Zaangażowanie wydatków środków europejskich roku bieżącego
984 Zaangażowanie wydatków środków europejskich przyszłych lat
998 Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego
Załącznik nr 3
WYKAZ KONT ANALITYCZNYCH URZĘDU DLA KONT SYNTETYCZNYCH
Załącznik nr 4
WYKAZ KONT ANALITYCZNYCH RESORTU DLA KONT SYNTETYCZNYCH
Załącznik nr 5
WYKAZ KONT ANALITYCZNYCH DLA KONT SYNTETYCZNYCH ŚRODKÓW EUROPEJSKICH
Załącznik Nr 6
OPIS SYSTEMU FINANSOWO-KSIĘGOWEGO
1. Księgi rachunkowe
1.1. Księgi rachunkowe są prowadzone w siedzibie Ministerstwa Gospodarki przy użyciu systemu informatycznego QREZUS firmy QNT Systemy Informatyczne Sp. z o.o., w programie qrFK - wersja 5.00:
a) ewidencja ilościowa prowadzona jest w programie do obsługi środków trwałych - qrST - wersja 5.00;
b) ewidencja ilościowo-wartościowa prowadzona jest w programie do obsługi środków trwałych - qrST - wersja 5.00;
c) ewidencja ilościowo-wartościowa środków trwałych i pozostałych środków trwałych prowadzona jest w programie do obsługi środków trwałych - qrST - wersja 5.00.
1.2. System finansowo-księgowy funkcjonuje od 2005 r.
1.3. Gospodarka magazynowa jest prowadzona w programie komputerowym - qrGM - wersja 5.00.
1.4. Program płacowy - qrRP wersja 5.00.
1.5. Sprawozdania budżetowe - BD wersja 3.00
1.6. Kasa zapomogowo-pożyczkowa - qrKZP wersja 5.00.
1.7. Rozliczenie kosztów płac - RKP wersja 1.00
1.8. Wersje programów o których mowa w ust. 1-7 mogą ulec zmianie na wersje wyższe w wyniku wprowadzania zmian w funkcjonalności systemu Qrezus wynikających ze zmian przepisów oraz nowych potrzeb Ministerstwa Gospodarki.
1.9. Programy, o których mowa w ust. 1-4, spełniają wymagania określone w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
1.10. Zabezpieczenie danych w księgach rachunkowych Ministerstwa Gospodarki następuje przez: zabezpieczenie danych na różnych poziomach:
1.10.1. bazy danych firmy Sybase Co ver. 9.0. (w trakcie przygotowań do zmiany bazy danych na wersję 10.x.);
1.10.2. aplikacji poprzez zastosowanie unikalnych identyfikatorów użytkowników, haseł dostępu (funkcja systemowa Specjalne/Rejestr użytkowników/Dodaj dane) oraz nadawanie odpowiednich do zajmowanego stanowiska pracy uprawnień;
1.10.3. dostępu do sieci Ministerstwa Gospodarki - tylko przez użytkowników uprawnionych do korzystania z sieci, serwera;
1.10.4. stacji końcowych;
1.10.5. tworzenie kopii zapasowych;
1.10.6. ochronę fizyczną nośników, sprzętu przed kradzieżą, zniszczeniem lub niepowołanym dostępem.
2. Algorytmy stosowane w systemie finansowo-księgowym
2.1. Obliczanie not odsetkowych następuje według wzoru:
„odsetki = zaległość * stawka * ilość dni zalegania / 365”.
2.2. Obliczanie różnic kursowych w raportach kasowych i wyciągach bankowych wykonywane są metodą średniego ważonego kursu przychodów:
1) przychody_w_walucie_DOKUMENT = suma (przychody_w_walucie_pozycja);
2) rozchody_w_walucie_DOKUMENT = suma (rozchody_w_walucie_pozycja);
3) przychody_w_PLN_DOKUMENT = suma (przychody_w_walucie_pozycja * kurs_pozycja);
4) rozchody_w_PLN_DOKUMENT = suma (rozchody_w_walucie_pozycja * kurs_pozycja);
5) średni_kurs_przychodów = (przychody_w_PLN_DOKUMENT + saldo_pocz_pln) (przychody_w_walucie_ DOKUMENT + saldo_pocz_WAL);
6) różnica_kursowa dla dokumentu = rozchody_PLN_DOKUMENT - (rozchody_w_walucie_DOKUMENT * średni_kurs_przychodów);
2.3. Różnice kursowe przy regulowaniu zobowiązań i należności:
1) dla należności:
a) oblicz sumę obrotów WN w walucie S_WN_WAL i w PLN S_WN_PLN,
b) oblicz sumę obrotów MA w walucie S_MA_WAL i w PLN S_MA_PLN,
c) oblicz saldo MA obrotów wynikających z poprzednich różnic kursowych SA_MA_ROZ_PLN,
d) różnica kursowa = (S_WN_WAL / S_WN_PLN) * S_MA_WAL - (S_MA_PLN + SA_MA_ROZ_PLN).
2) dla zobowiązań:
a) oblicz sumę obrotów WN w walucie S_WN_WAL i w PLN S_WN_PLN,
b) oblicz sumę obrotów MA w walucie S_MA_WAL i w PLN S_MA_PLN,
c) oblicz saldo WN obrotów wynikających z poprzednich różnic kursowych SA_WN_ROZ_PLN,
d) różnica kursowa = (S_MA_WAL / S_MA_PLN) * S_WN_WAL - (S_WN_PLN + SA_ROZ_PLN).
3. Przetwarzanie danych
3.1. Ministerstwo Gospodarki przetwarza dane księgowe przy użyciu systemu informatycznego QREZUS firmy QNT Systemy Informatyczne sp. z o.o.
3.2. System Qrezus jest w pełni zintegrowanym zestawem funkcji, przy pomocy których użytkownicy mogą wprowadzać i analizować dane zgromadzone w jednym wspólnym repozytorium danych. Dla lepszej czytelności opisywane funkcje systemu pogrupowane są w programy (moduły).
3.3. Jednym z modułów systemu Qrezus jest program finansowo-księgowy Qwant. Program Qwant umożliwia realizację zadań należących do wykonania w obszarze pionu księgowego. Pozwala on na uzyskanie informacji niezbędnych dla sprawozdawczości finansowej oraz do celów szeroko pojętego zarządzania finansami podmiotu gospodarczego. Program ten jest dostosowany do struktury działania instytucji budżetowej.
3.4. Ewidencja księgowa może być oparta na bieżącym rejestrowaniu wszystkich zdarzeń gospodarczych oraz na okresowej sprawozdawczości budżetowej. Program umożliwia efektywną kontrolę wykorzystania posiadanych środków własnych oraz wpływających dochodów budżetowych. Cała funkcjonalność programu jest zorganizowana w postaci okien. Okna programu służą do wprowadzania danych, umożliwiają dokonywanie ich przetwarzania, a także pozwalają na prezentację zestawień oraz drukowanie wydawnictw. Okna programu są przywoływane na ekran przez użycie odpowiedniej opcji menu programu. Menu jest wielopoziomowe. Menu umożliwia użytkownikowi korzystanie z programu. Wszystkie jego funkcje są wywoływane przez wybranie odpowiedniej opcji menu.
3.5. Podstawowe cechy programu finansowo-księgowego Qwant:
1) definiowany przez użytkownika wykaz obsługiwanych Płatników;
2) definiowany przez użytkownika wykaz rejestrów księgowych;
3) definiowana przez użytkownika struktura konta;
4) definiowany przez użytkownika plan kont wraz z wykazem księgowań dozwolonych dla wskazanego konta;
5) definiowany przez użytkownika rejestr nośników kosztów;
6) prowadzenie rejestrów bankowych, kasowych, poleceń księgowania;
7) wielowalutowość, automatyczne obliczanie różnic kursowych;
8) dekretacja księgowań jednostronna, dwustronna, możliwość równoczesnego księgowania kosztów rodzajowych (4);
9) bieżąca kontrola bilansowania się dokumentów;
10) bieżące sprawdzanie poprawności wprowadzanych dokumentów;
11) rejestracja planu finansowego i jego kolejnych modyfikacji;
12) ostrzeganie o przekroczeniu budżetu na podstawie wprowadzonego planu;
13) obsługa klasyfikacji zadaniowej;
14) automatyczne tworzenie sprawozdań budżetowych Rb-23, Rb-27, Rb-28, Rb-28NW, Rb-Z, Rb-N, Rb-70;
15) możliwość „księgowania na czerwono”, prowadzenie na bieżąco analitycznych kart kontowych;
16) prowadzenie dziennika obrotów;
17) rozrachunki z kontrahentami;
18) rozrachunki z pracownikami, rozliczenia zaliczek i delegacji pracowników;
19) całkowicie definicyjny i automatyczny sposób rozliczania kosztów;
20) możliwość definicji liczby i rodzajów rozdzielników;
21) możliwość szczegółowej definicji obliczeń, szczegółowe karty kalkulacyjne zleceń;
22) różnorodne zestawienia (analityczne, syntetyczne) finansowe, rozrachunkowe, kosztowe z dowolnych urządzeń księgowych i dokumentów;
23) automatyczne tworzenie bilansu zamknięcia i otwarcia;
24) obsługa programu za pomocą list zleceń (menu);
25) ułatwienia wprowadzania danych (słowniki, listy wyboru), podpowiedzi dla operatora;
26) dostępny w każdej chwili kontekstowy pomocnik z informacją o sposobie postępowania.
3. 6. Główne procesy realizowane przez system:
definiowanie struktury konta księgowego;
definiowanie klasyfikacji budżetowej;
definiowanie syntetycznego i analitycznego planu kont;
definiowanie wykazu Płatników;
definiowanie wykazu rejestrów księgowych;
definiowanie wykazu kas;
definiowanie wykazu kont bankowych;
definiowanie sposobu analizy szczegółowej kosztów;
definiowanie zestawień księgowych.
3. 7. Dekretacja rozliczeń z kontrahentem dotyczących faktur otrzymanych po wskazaniu kontrahenta w rejestrze kontrahentów zostaje wyświetlony wykaz wszystkich nierozliczonych faktur. W wykazie należy wskazać te, które są rozliczane. System tworzy automatycznie dekrety zawierające pełną informację księgową.
3. 8. Dekretacja przekazanych zaliczek do rozliczeń z kontrahentem - po wskazaniu kontrahenta w rejestrze kontrahentów zostaje wyświetlony wykaz wszystkich nierozliczonych faktur. W wykazie należy wybrać właściwą fakturę i wskazać, że wprowadzany dokument to zaliczka. System tworzy automatycznie dekret zawierający pełną informację księgową.
3. 9. Dekretacja rozliczeń z pracownikiem - po wskazaniu pracownika w rejestrze zostaje wyświetlony wykaz wszystkich nierozliczonych operacji księgowanych na kontach rozliczeń z pracownikiem. W wykazie należy wskazać dokumenty, które są rozliczane. System tworzy automatycznie dekrety zawierające pełną informację księgową.
3. 10. Wprowadzanie dowolnych przychodów lub rozchodów - przychody lub rozchody nie związane z rozrachunkami z kontrahentem lub pracownikiem mogą być wprowadzone przez podanie informacji o koncie, KWocie przychodu lub rozchodu oraz opcjonalnie o numerze zlecenia, numerze kontrahenta, numerze osoby, symbolu faktury, numerze delegacji i dacie delegacji. Podczas wprowadzania pozycji w raporcie kasowym następuje kontrola poprawności wykonanej dekretacji. W czasie dekretacji dostępne są słowniki (rejestr kont, osób, kontrahentów), w których można wyszukiwać potrzebne dane.
3. 11. Emisja wymaganych dokumentów - w trakcie wprowadzania pozycji raportu kasowego można wydrukować dokumenty KP i KW, a po wprowadzeniu wszystkich pozycji - raport kasowy.
3. 12. Obliczanie różnic kursowych - w przypadku walutowego raportu kasowego, po wprowadzeniu wszystkich pozycji raportu, system automatycznie wylicza różnice kursowe wynikające z rozchodów metodą średniego ważonego kursu przychodów.
3. 13. Obliczanie sald końcowych raportu - na podstawie sald początkowych raportu bankowego oraz wszystkich pozycji raportu system automatycznie wylicza salda końcowe zarówno walutowe, jak i złotówkowe.
3. 14. Emisja przelewów - program umożliwia tworzenie przelewów, które mogą być albo wprowadzone ręcznie, albo utworzone automatycznie na podstawie wprowadzonych dokumentów księgowych. Przelewy mogą być wydrukowane lub przekazane w formie elektronicznej do banku.
3. 15. Dekretacja dokumentów polecenia księgowania PK - pozycje w dokumencie PK zawierają pozycje składające się z obrotów strony Wn i Ma. Dla każdej ze stron oprócz podania symbolu konta i KWoty system wymaga wprowadzenia dodatkowej informacji, której zakres jest definiowany przez użytkownika w trakcie wprowadzania syntetycznego planu konta. Podczas księgowania pozycji w dokumentach PK następuje kontrola poprawności wprowadzanych danych. Dostępne słowniki, pozwalają na wyszukanie potrzebnych danych.
3. 16. Kontrola poprawności wykonanych księgowań.
3. 16.1. Program na bieżąco kontroluje poprawność wykonanych księgowań. Jest to realizowane przez kontrolę:
1) występowania konta w planie kont;
2) bilansowania się pozycji;
3) zgodności kont przeciwstawnych;
4) wprowadzenia wymaganych rozwinięć analitycznych (np. symbol rozrachunku dla kont rozrachunkowych);
5) bilansowania się dokumentu;
6) poprawności wszystkich wprowadzonych rozwinięć analitycznych (zgodność ze słownikami).
3. 16.2. Definiowanie szablonów księgowych. Program umożliwia wprowadzenie schematów pomocnych w dekretacji wielopozycyjnych dokumentów - szablony księgowe przyśpieszają prace związane z dekretacją wielopozycyjnych dokumentów.
3. 16.3. Planowanie rozliczenia kosztów rozłożonych w czasie, z możliwością automatycznego tworzenia dokumentów księgowych na podstawie planu. Program umożliwia wprowadzenie harmonogramu rozliczania kosztów, które nie mogą być zaksięgowane w całości, w momencie poniesienia wydatku. Na koniec każdego okresu sprawozdawczego program automatycznie utworzy dekret księgowania kosztów na podstawie informacji zawartych w harmonogramach. To rozwiązanie pozwala na całkowitą automatyzację comiesięcznej aktualizacji kosztów rozliczanych okresowo.
3. 16.4. Wyszukiwanie dokumentów według różnych kryteriów. Program posiada rozbudowany moduł wyszukiwania dokumentów według dowolnych kryteriów, między innymi według zakresu dat, typu dokumentu, numeru konta, wprowadzonej KWoty, symbolu kontrahenta i symbolu osoby.
3. 16.5. Wprowadzanie planu i dokumentów zmian. Program umożliwia wprowadzenie planu jak i wszystkich kolejnych modyfikacji planu. Plan może być wprowadzany w układzie zadaniowym z możliwością automatycznej konwersji na plan obrotów kont księgowych.
3. 17. Analiza sald i kosztów.
3. 17.1. Analiza sald kont w ujęciach syntetycznym i analitycznym. Wykonanie analizy sald kont jest możliwe za pomocą zestawień obrotowych. Za pomocą tych zestawień można uzyskać informacje o saldach kont w wybranym dniu. Kryteria określające zawartość i postać zestawienia są definiowane przez użytkownika programu.
3. 17.2. Analiza sald kont w ujęciu syntetycznym - realizacja przez zestawienia obrotowe, umożliwia uzyskanie informacji o obrotach oraz saldach kont syntetycznych. Zestawienia te są wykonywane na podstawie dekretacji na kontach analitycznych, dlatego też wystarczy wprowadzać dekrety tylko dla kont analitycznych.
3. 17.3. Analiza sald kontrahentów/osób. Analizę tę przeprowadza się za pomocą sprawozdań rozrachunkowych z kontrahentami lub osobami. Zestawienia rozrachunkowe można wykonywać dla wybranych kont rozrachunkowych, wybranej grupy kontrahentów lub osób i za wybrany okres. Zestawienia mogą być wykonywane z pełną szczegółowością (z dokładnością do faktury) lub z grupowaniem według kontrahentów lub osób.
3. 17.4. Analiza kosztów w ujęciu rodzajowym. Analizę tę przeprowadza się za pomocą zestawień obrotowych analitycznych, syntetycznych lub kosztowych według rodzajów. Zestawienie kosztowe rodzajowe umożliwiają analizę rozdziału kosztów rodzajowych na konta kosztów według działalności. Zestawienia można wykonać za wybrany okres czasu i dla określonych kont oraz urządzeń księgowych.
3. 17.5. Analiza kosztów według działalności. Analizę te przeprowadza się za pomocą zestawień obrotowych analitycznych bądź syntetycznych, lub kosztowych według działalności.
3. 18. Zestawienia kosztowe według działalności umożliwiają analizę rozdziału kosztów rodzajowych przeksięgowanych na konta według działalności. Zestawienia można wykonać za wybrany okres czasu i dla określonych kont oraz urządzeń księgowych.
3. 18.1. Analiza kosztów według nośników kosztów. Analiza kosztów na poziomie niższym niż konto analityczne realizowana jest w oparciu o rejestr nośników kosztów. Można dokonać automatycznego grupowania dekretacji na kontach kosztowych według zdefiniowanego grupowania w układzie kalkulacyjnym. Numery umów (zleceń) wprowadzane są podczas dekretacji dokumentów.
3. 18.2. Windykacja należności. Program wykonuje automatycznie obliczanie i emisję not odsetkowych, upomnień i potwierdzeń sald na podstawie dekretacji należności oraz dokonanych wpłat.
3. 18.3. Tworzenie kalkulacji nośników kosztów. Proces tworzenia kalkulacji zleceń przebiega automatycznie w oparciu o wszystkie wykonane w rozliczanym miesiącu dekretacje. Tworzenie kalkulacji zleceń jest połączone z dodatkową kontrolą wykonanych dekretacji.
3.18.4. Wyksięgowanie różnic kursowych wynikające z rozrachunków prowadzonych w obcej walucie.
3. 18.5. Zamykanie miesiąca (lub innego okresu dekretacji) następuje przez podanie daty końca okresu dekretacji. Po jej wprowadzeniu program blokuje możliwość modyfikowania i dopisywania dokumentów z datą dekretacji wcześniejszą od podanej daty zamknięcia okresu. Dokumenty te można jedynie przeglądać i wykonywać na ich podstawie zestawienia.
3. 18.6. Zamykanie roku obrachunkowego obejmuje:
1) utworzenie bazy danych dla nowego roku obrachunkowego, utworzenie dokumentu bilansu zamknięcia oraz wygenerowanie dokumentu bilansu otwarcia;
2) utworzenie bazy danych dla nowego roku obrachunkowego pozwala na rozdzielenie danych zamykanego i otwieranego okresu obrachunkowego. W wyniku utworzenia nowej bazy, dane z poprzedniego roku są przechowywane w oddzielnej bazie niż dane z roku bieżącego. Dane z lat poprzednich są w każdej chwili dostępne do odczytu;
3) utworzenie bilansu zamknięcia realizowane jest na podstawie określonego przez użytkownika schematu przeksięgowania;
4) w czasie tworzenia bilansu otwarcia konta przenoszone są saldami i ewentualnie grupowane według określonego przez użytkownika schematu grupowania.
3. 18.7. Wszystkie dostępne wydruki i zestawienia są pogrupowane w rozwijanych grupach zleceń. Korzystając z nich jest do dyspozycji kilkadziesiąt zestawień prezentujących informacje o obrotach kont syntetycznych i analitycznych, stanie finansów placówki oraz rozrachunkach z kontrahentami i pracownikami.
3. 18.8. Zestawienie obrotów i sald umożliwia zdefiniowanie dowolnej liczby zestawień analitycznych bądź syntetycznych dowolnych grup kont.
Zestawienia:
1) mogą być uzyskiwane w różnych układach tzn. z wyróżnionym bilansem otwarcia, z obrotami narastającymi od początku roku, z saldami za cały okres obrachunkowy;
2) można wykonać dla dowolnego okresu obrachunkowego, włącznie z okresami archiwalnymi z lat ubiegłych. Wszystkie zestawienia są pokazywane w pierwszej kolejności na ekranie, następnie każde z nich może zostać wydrukowane;
3) zakupów są wykonywane dla aktualnego rejestru księgowego. Przedstawiają one wszystkie operacje kupna (operacje na kontach) w rozbiciu na poszczególne dni, kontrahentów i faktury;
4) mogą dotyczyć faktur i rachunków lub korekty faktur i rachunków;
5) budżetowe są w pełni sparametryzowane, jedynie forma zestawień budżetowych, zakres kont, typ kont, wyświetlane obroty są ustalane przez Użytkownika. Poszczególnym zestawieniom będącym definicjami realizowanych sprawozdań Użytkownik nadaje indywidualne nazwy, aby następnie mógł je wielokrotnie wykorzystywać. Najczęściej wykonywane zestawienia to: sprawozdania z dochodów i wydatków. Dzięki wbudowanemu pomocniczemu formularzowi do wprowadzenia i modyfikowania definicji zestawień program umożliwia Użytkownikowi ich modyfikację.
3.18.9. Zestawienie według zadań umożliwia kontrolę realizacji budżetu według zdefiniowanych zadań budżetowych. Zlecenie jest w pełni sparametryzowane. Forma zestawień budżetowych, zakres kont, typ kont, wyświetlone obroty są ustalane przez użytkownika. Poszczególnym zestawieniom będącym definicjami realizowanych sprawozdań użytkownik nadaje indywidualne nazwy, aby następnie mógł je wielokrotnie wykorzystywać.
3.19. Druki Rb - zestawienie to służy do przeglądania, edycji i drukowania druków Rb. Dostępne w programie formularze druków Rb zostały dostosowane do formatu ustalonego przez Ministra Finansów w rozporządzeniu z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Korzystając z funkcji programu oraz z dostarczonych definicji druków można przygotować i wydrukować sprawozdania budżetowe na formularzach oznaczonych symbolami:
1) Rb-23 - miesięczne/roczne sprawozdanie o stanie środków na rachunkach bankowych;
2) Rb-27 - miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych;
3) Rb-28 - miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych;
4) Rb-28NW - miesięczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków, które nie wygasły z upływem roku budżetowego;
5) Rb-Z - KWartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń;
6) Rb-N - KWartalne sprawozdanie o stanie należności;
7) Rb-70 - KWartalne sprawozdanie o zatrudnieniu i wynagrodzeniach.
3.19.1. Zestawienie kart kontowych służy do przedstawienia w porządku chronologicznym obrotów na wybranych kontach. Zestawienie może być wykonane niezależnie dla kont syntetycznych i analitycznych. Dzięki bardzo bogatemu zestawowi filtrów zestawienie to umożliwia analizę obrotów w różnych układach (dla wskazanego kontrahenta, klasyfikacji budżetowej i każdego innego elementu zapisu księgowego).
3.19.2. Zestawienie kart obrotów dziennych służy do przedstawienia stanu kont w rozbiciu na miesiące z uwzględnieniem podziału na poszczególne dni. Również to zestawienie może być wykonane niezależnie dla kont syntetycznych i analitycznych.
3.19.3. Zestawienie - rozrachunki - jest grupą podzleceń, za pomocą których można wykonać zestawienia rozrachunkowe z kontrahentami oraz z osobami fizycznymi. Ponadto można wykonać, a następnie wydrukować zestawienia i potwierdzenia sald kontrahentów oraz osób fizycznych.
3.19.4. Noty odsetkowe - program posiada funkcjonalność umożliwiającą przeprowadzanie analizy wystawionych not odsetkowych. Ponieważ informacja o wysłanej nocie może być usunięta z poziomu zestawienia, możliwe jest obliczenie noty odsetkowej.
3.19.5. Upomnienia - podobnie jak noty odsetkowe, analizie mogą być poddane wysłane wezwania do uregulowania należności. W przypadku usunięcia informacji o wysłanym upomnieniu, możliwe jest jego ponowne wydrukowanie.
3.19.6. Potwierdzenia sald - w tym zestawieniu mogą być analizowane, usuwane i ponownie drukowane potwierdzenia zgodności sald z wybranymi kontrahentami.
3.19.7. Karty wydatków - zestawienie to służy do wykonania sprawozdania o wydatkach i kosztach wskazanego konta w wybranym rejestrze księgowym.
4. Bezpieczeństwo i ochrona danych
4. 1. Bezpieczeństwo danych w odniesieniu do programu QWANT odbywa się przez zabezpieczenia dostępu danych na różnych poziomach:
1) bazy danych - program stosuje zaawansowaną technologicznie bazę danych firmy Sybase Co ver. 9.0, która gwarantuje wysoki stopień bezpieczeństwa danych w czasie eksploatacji programu;
2) aplikacji - stosowane są unikalne identyfikatory użytkowników, hasła dostępu (funkcja systemowa Specjalne/ Rejestr użytkowników/Dodaj dane) oraz nadawane są odpowiednie do zajmowanego stanowiska pracy uprawnienia;
3) stacji końcowych - tworzone są kopie zapasowe, stosowana jest ochrona fizyczna nośników, sprzętu przed kradzieżą, zniszczeniem oraz niepowołanym dostępem.
4. 2. Do systemu finansowo-księgowego mają dostęp wyłącznie osoby uprawnione. Dostęp ten polega na:
1) fizycznym dostępie do serwera systemu finansowo-księgowego;
2) logicznym dostępie do serwera systemu finansowo-księgowego;
3) fizycznym dostępie do stanowisk końcowych (stacji roboczych), na których zainstalowane jest oprogramowanie klienckie systemu finansowo-księgowego;
4) logicznym dostępie do systemu finansowo-księgowego kontrolowany jest w następujących etapach: logowanie użytkownika do domeny NT, logowanie użytkownika do systemu finansowo-księgowego.
4. 3. Dla prawidłowego przebiegu operacji logowania do domeny NT oraz do systemu finansowo-księgowego użytkownik logujący musi być wcześniej zarejestrowany w domenie lub w systemie i posiadać odpowiednie uprawnienia dostępu do zasobów sieciowych oraz do modułów systemu finansowo-księgowego;
4. 4. Dla większego bezpieczeństwa hasła dostępu są okresowo zmieniane.
5. Tworzenie kopii bezpieczeństwa
5. 1. Tworzenie kopii zapasowych (backup) baz danych systemu finansowo-księgowego przeprowadzane jest automatycznie i codziennie na serwerze. Możliwe jest także tworzenie kopii „na życzenie” przez uprawnione osoby (administratorów systemu/systemów) w trakcie pracy systemu na stanowiskach końcowych lub na serwerze. Przechowywane informacje traktowane są jako kopia zapasowa. Kopie bezpieczeństwa mogą być tworzone: automatycznie przez skrypt do backupu, przez administratora.
5. 2. Administrator może tworzyć kopie bezpieczeństwa w następujący sposób: uruchamiając odpowiedni skrypt, używając odpowiednich narzędzi: w tym przypadku tworzona jest kopia bezpieczeństwa tylko plików bazy danych *.db. lub tworzony jest backup pełny (pliki *.db oraz *.log) lub częściowy (tylko plik *.db lub *.log) - zależnie od wyboru administratora wykonującego backup.
5. 2.1. Kopie bezpieczeństwa są tworzone według planu i z uwzględnieniem:
1) regularnego sposobu tworzenia kopii bezpieczeństwa;
2) określenia czasu wymaganego do backupu / odtworzenia po awarii;
3) tworzenia dokumentacji z przeprowadzonych zadań;
4) śledzenia błędów, notowania nietypowych zachowań.
5. 2.2. Dla maksymalnego bezpieczeństwa danych znajdujących się w zbiorach baz danych zalecane jest codzienne tworzenie pełnych kopii bezpieczeństwa wszystkich baz. Operacja ta jest cykliczna i wykonywana automatycznie przez odpowiedni skrypt (program) wykorzystujący narzędzie Dbbackup - uruchamiany codziennie o określonej porze, w czasie gdy użytkownicy nie korzystają z zasobów systemu, a sama operacja jest bezpieczniejsza i mniej obciąża zasoby sieciowe.
5. 2.3. Skrypt wykonujący backup zawiera nazwę i hasło użytkownika uprawnionego do wykonywania backupu, w związku z tym szczególnie istotne jest zadbanie o bezpieczeństwo dostępu do stacji roboczej (stanowiska końcowego) służącego do wykonywania backupu.
5. 2.4. Dbbackup wykonuje kopie plików baz danych w trybie online, czyli przy działającym serwerze, więc nie jest wymagane wyłączenie na ten czas serwera. Zgodnie z zaleceniem kopie są tworzone w dni powszednie od poniedziałku do piątku. Narzędzie Dbbackup jednorazowo tworzy kopię tylko jednej bazy danych. Aby wykonać backup kilku baz Dbbackup musi być uruchomiony dla każdej instancji osobno. Ponieważ bazy danych firmy posiadają taką samą nazwę (z rozszerzeniem .db), każdą bazę należy umieszczać w osobnym katalogu. Przed zaimplementowaniem planu kopii zapasowych i po ewentualnych zmianach, operacja wykonywania backupu zostaje przetestowana. Na dysku, na którym jest wykonywana kopia należy zapewnić odpowiednią ilość wolnego miejsca.
5. 2.5. Standardowy skrypt do backupu może być modyfikowany i stanowić podstawę do zbudowania własnej dostosowanej do aktualnych warunków i potrzeb wersji końcowej skryptu do backupu. Backup może być wykonywany zarówno z potwierdzeniem (interakcją użytkownika) jak i bez potwierdzenia (nie jest wymagana interakcja użytkownika). Tworzona jest kopia bezpieczeństwa trzech baz serwera systemu finansowo-księgowego.
5. 2.6. Każda baza jest umieszczana w osobnym podkatalogu. W przypadku zmian haseł administracyjnych do baz należy również odpowiednio zmodyfikować pole pwd. Dla prawidłowego przebiegu operacji musi być wcześniej utworzony folder „backup” na dysku lokalnym c. Serwer systemu finansowo-księgowego komunikuje się ze stacjami roboczymi poprzez protokół TCP/IP.
5. 2.7. Kopie baz są umieszczane w odpowiednich folderach i powinny się tam znajdować tylko tymczasowo (najdłużej do kolejnej operacji, gdyż w przeciwnym wypadku zostaną zastąpione nowszą wersją). Są one przekopiowywane do innej lokalizacji, umieszczane na tasiemce i przechowywane w bezpiecznym miejscu (w sejfie, w specjalnym pomieszczeniu). Kopie baz są odpowiednio opisane: data wykonania kopii, nazwa zbioru/zbiorów zawartych w danej kopii.
