Na podstawie art. 6 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.¹⁾) oraz na podstawie § 3 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375) zarządza się, co następuje:

Załączniki do zarządzenia nr 36 Ministra Gospodarki
z dnia 28 grudnia 2009 r. (poz. 6)

Załącznik nr 1

Przedmiot i zakres instrukcji kancelaryjnej

§ 1

1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej „instrukcją”, określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Ministerstwie Gospodarki, zwanym dalej „Ministerstwem”.

2. Określone w instrukcji zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem, bądź utratą dokumentacji od chwili jej wpływu lub powstania w Ministerstwie do momentu przekazania jej do archiwum zakładowego lub do zniszczenia.

3. Przedmiotem instrukcji są zasady postępowania z dokumentacją jawną.

4. Do postępowania z dokumentacją zawierającą informacje niejawne stosuje się przepisy ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631, z późn. zm.¹⁾).

Objaśnienie określeń użytych w instrukcji

§ 2

Użyte w instrukcji określenia oznaczają:

1) akta sprawy – całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, kopie, rysunki itp.) zawierającą dane lub informacje, które byty, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy;

2) aprobata – wyrażenie zgody na sposób załatwienia sprawy, treść pisma lub dokumentu;

3) archiwum zakładowe – archiwum zakładowe Ministerstwa w tym EOD ARCHIWUM;

4) dekretacja – adnotację pisemną lub elektroniczną umieszczaną na wpływającej dokumentacji lub do niej dołączaną, przydzielającą ją do załatwienia, która może dodatkowo zawierać dyspozycje co do terminu i sposobu załatwienia sprawy;

5) departament – istniejące w Ministerstwie: Gabinet Polityczny Ministra, departament, biuro oraz Sekretariat Ministra;

6) dokument – akt w postaci papierowej lub elektronicznej uwierzytelniony, stwierdzający stan prawny albo służący do wykonywania określonych uprawnień i obowiązków, decyzji, orzeczeń, umów, poleceń, wypłat;

7) dokumentacja – wszelkiego rodzaju przechowywane w Ministerstwie dokumenty w nim powstające lub do niego napływające (pisma oraz wypełnione formularze, plany, rysunki, fotokopie, kserokopie, nośniki informatyczne itp.) bez względu na postać i sposób ich wytworzenia;

8) Dyrektor Generalny – Dyrektora Generalnego Ministerstwa Gospodarki;

9) egzemplarz aktowy pism – pozostający w aktach sprawy jeden z egzemplarzy wysłanego lub przekazanego pisma z oryginalnym podpisem;

10) EOD – elektroniczny obieg dokumentów jako system teleinformatyczny zapewniający ochronę tajemnic prawnie chronionych, składający się z oprogramowania oraz współpracujących ze sobą urządzeń informatycznych;

11) faksymile – odcisk pieczęci wiernie odtwarzającej odręczny podpis;

12) kancelaria ogólna – Wydział Kancelarii Ogólnej i Komunikacji Elektronicznej Sekretariatu Ministra, wykonujący ogólną obsługę kancelaryjną Ministerstwa;

13) kierujący departamentem – Szefa Gabinetu Politycznego Ministra, dyrektora departamentu, biura, Sekretariatu Ministra, zastępcę lub osobę upoważnioną;

14) klasyfikacja – podział rzeczowy dokumentacji według zagadnień rzeczowych, wyrażony w wykazie akt;

15) końcowa klasa z rzeczowego wykazu akt – klasę, zgodnie z którą zakłada się teczkę aktową i dla której w wykazie akt została określona kategoria archiwalna;

16) Minister – Ministra Gospodarki;

17) nośnik informatyczny – materiał lub urządzenie służące do zapisywania, przechowywania i odczytywania danych w postaci cyfrowej (np. pamięć typu flash, taśmę magnetyczną, dysk, macierz dyskową itp.);

18) odwzorowanie cyfrowe – kopię cyfrową dokumentacji istniejącej na nośniku papierowym, umożliwiającą zapoznanie się z jej treścią bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru;

19) parafa – skrót oryginalnego podpisu lub inicjały zastępujące podpis;

20) pieczątka wpływu – odcisk pieczęci zawierający datę wpływu na nośniku papierowym;

21) pismo – postać papierową dokumentacji dotyczącą sprawy (podanie, wniosek, zapytanie, interpelacja, odpowiedź, opracowanie, notatka, sprawozdanie, raport, informacja, list, skarga obywatela lub instytucji itp.) wraz z załącznikami;

22) przesyłka – dokumentację otrzymaną lub wysyłaną, za pomocą listu, paczki, faksu, wiadomości poczty elektronicznej. Elektronicznej Skrzynki Podawczej, informacji elektronicznej przekazanej za pomocą wiadomości poczty elektronicznej lub nośnika informatycznego;

23) referent – pracownik załatwiający na podstawie dekretacji daną sprawę;

24) rejestr – narzędzie w ramach EOD lub formularz w postaci papierowej, służące do ewidencjonowania pojedynczych pism lub dokumentów, np. w zależności od ich typu, rodzaju itp., w tym wykaz pism wytworzony przy użyciu systemu EOD;

25) sekretariat – stanowisko pracy wchodzące w skład departamentu, realizujące zadania obsługi sekretarskiej;

26) spis spraw – narzędzie w ramach EOD lub formularz w postaci papierowej, służące do chronologicznego rejestrowania spraw w danym roku kalendarzowym w departamencie, w tym wykaz spraw generowany automatycznie przy użyciu systemu EOD;

27) sprawa – zdarzenie lub stan rzeczy wymagający podjęcia i wykonania czynności urzędowych, wyrażających się m.in. w tworzeniu i kompletowaniu akt sprawy;

28) teczka – narzędzie informatyczne w EOD umożliwiające stworzenie zbioru danych grupującego jednorodne lub rzeczowo pokrewne akta spraw w postaci elektronicznej lub danych je opisujących w ramach końcowego hasła klasyfikacyjnego. W przypadku dokumentacji w postaci papierowej funkcję tę pełni teczka aktowa;

29) teczka aktowa – teczkę wiązaną, skoroszyt, segregator itp., w której gromadzi się i przechowuje jednorodne lub pokrewne tematycznie akta spraw lub sprawy objętych tą samą końcową klasą wykazu akt, dla której ustalono kategorię archiwalną;

30) wykaz akt – rzeczowy wykaz akt, stanowiący jednolitą rzeczową klasyfikację dokumentacji, oznaczoną w poszczególnych pozycjach hastami klasyfikacyjnymi i odpowiadającymi im symbolami liczbowymi oraz kategorią archiwalną;

31) załącznik – każdy element dokumentacji dołączony do pisma podstawowego (przewodniego) w postaci papierowej lub elektronicznej. Pojedynczym załącznikiem są wszystkie elementy dokumentacji zszyte, sklejone lub trwale złączone, broszury, książki i inne przedmioty;

32) znak akt – zespół symboli określających przynależność sprawy i jej akt do określonego departamentu i do określonej klasy z wykazu akt;

33) znak sprawy – zespół symboli, na które składają się: oznaczenie departamentu, symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, numer, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw, dwie ostatnie cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęta.

Podział dokumentacji na kategorie archiwalne

§ 3

1. Dokumentacja wytworzona, gromadzona i przechowywana w Ministerstwie dzieli się ze względu na jej wartość archiwalną na:

1) materiały archiwalne;

2) dokumentację niearchiwalną.

2. Materiały archiwalne to ta część dokumentacji posiadająca znaczenie polityczne, społeczne, gospodarcze, historyczne, kulturalne i naukowe, w tym wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany – bez względu na sposób ich wytworzenia – oraz fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofoniczne oraz inna dokumentacja.

Materiały archiwalne stanowią część składową państwowego zasobu archiwalnego, są przechowywane wieczyście i nie mogą być zniszczone. Do oznaczenia kategorii archiwalnej tej dokumentacji używa się symbolu „A”.

3. Dokumentacja niearchiwalną to ta część dokumentacji, która posiada czasową wartość praktyczną, dowodowo-prawną oraz dla celów kontrolnych i nie stanowi materiałów archiwalnych. Do oznaczenia kategorii archiwalnej tej dokumentacji używa się symbolu „B”, z tym że:

1) symbolem „B” z dodaniem cyfr arabskich (np. B5, B10, itp.) oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania i po uznaniu jej za nieprzydatną przez departament podlega brakowaniu. Okres przechowywania oznaczony cyframi arabskimi liczy się w pełnych latach kalendarzowych od 1 stycznia roku następnego po ostatecznym załatwieniu sprawy (np. akta oznaczone symbolem „B5” i dotyczące spraw zakończonych w 2009 r. należy przechowywać do 1 stycznia 2015 r.). Zniszczenie dokumentacji następuje na podstawie zgody Dyrektora Archiwum Akt Nowych;

2) symbolem „BE” z dodaniem cyfr arabskich (np. BE5, BE10, itp.) oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji, która po upływie określonego dla tej dokumentacji okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie (okres przechowywania liczy się tak jak w punkcie 1) Ekspertyzę przeprowadza na wniosek podmiotu Archiwum Akt Nowych, które może dokonać zmiany kwalifikacji archiwalnej dokumentacji;

3) symbolem „Bc” oznacza się kategorię archiwalną akt posiadających krótkotrwale znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu może być brakowana w departamencie bez przekazywania jej do archiwum zakładowego, ale w porozumieniu z archiwum.

4. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Archiwum Akt Nowych w trakcie ekspertyzy lub wyrażania zgody na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej może dokonać zmiany kategorii archiwalnej dokumentacji, o której mowa w ust. 3.

5. Kwalifikację dokumentacji do kategorii A lub B określa rzeczowy wykaz akt.

Rzeczowy Wykaz Akt

§ 4

1. Właściwe i jednolite klasyfikowanie i kwalifikowanie akt powstających w toku działalności każdego departamentu stanowi jeden z podstawowych warunków prawidłowego zorganizowania i funkcjonowania pracy kancelaryjnej.

2. Wykaz akt stanowi zestawienie symboli i haseł klasyfikacyjnych, ujętych według podziału rzeczowego akt występujących w działalności Ministerstwa. Wykaz akt stwarza warunki dla zastosowania jednolitego oznaczania akt, jak również ich kwalifikowania według wartości archiwalnej.

3. Budowa wykazu akt jest niezależna od struktury organizacyjnej Ministerstwa. Akta tematycznie jednorodne (dotyczące tego samego zagadnienia lub rodzaju dokumentacji) występujące w różnych departamentach mają te same symbole i hasła klasyfikacyjne. Wyróżniają je symbole literowe, stanowiące oznaczenie nazwy departamentu.

4. Budowa wykazu akt jest oparta na systemie dziesiętnym, zbudowanym według następujących reguł:

1) tematyka zagadnień występujących w Ministerstwie podzielona jest na klasy rzeczowe pierwszego rzędu oznaczone symbolami jednocyfrowymi rozpoczynając od „0”;

2) klasy pierwszego rzędu dzielą się na klasy drugiego rzędu oznaczone symbolami dwucyfrowymi, np. klasa „0” na klasy „00”, „01”, „02” itd.;

3) klasy drugiego rzędu dzielą się na klasy trzeciego rzędu oznaczone symbolami trzycyfrowymi, np. klasa „01” na klasy „010”, „011”, „012” itd.;

4) w zależności od potrzeb klasy trzeciego rzędu dzielą się – według tych samych zasad – na klasy czwartego rzędu oznaczone symbolami czterocyfrowymi, a klasy czwartego rzędu na klasy piątego rzędu oznaczone symbolami pięciocyfrowymi.

5. Zastosowany w wykazie akt system dziesiętny, dzięki możliwości rozbudowania klas na klasy niższego rzędu, pozwala na wprowadzenie do wykazu nowych, nawet bardzo szczegółowych pozycji, stwarzając w ten sposób warunki dla dalszej, szczegółowej klasyfikacji akt w miarę zwiększania lub zmiany zakresu działania poszczególnych departamentów Ministerstwa.

6. Zmiany w wykazie akt mogą być dokonane tylko na podstawie zarządzenia Ministra wydanego w porozumieniu z Dyrektorem Archiwum Akt Nowych, z zastrzeżeniem ust. 7.

7. Departamenty mogą rozbudować dla własnych potrzeb poszczególne klasy trzeciego i niższych rzędów – na bardziej szczegółowe klasy niższego rzędu, przy spełnieniu następnych wymogów:

1) rozbudowywać można wyłącznie końcowe klasy wykazu akt, to jest takie, dla których w wykazie została określona kategoria archiwalna;

2) w klasach powstałych w wyniku rozbudowania danej klasy należy zachować tę samą kategorię archiwalną, co w klasie rozbudowywanej;

3) klasę należy rozbudowywać na co najmniej dwie klasy niższego rzędu, ale nie na więcej niż na dziesięć (z końcowymi cyframi symboli klasyfikacyjnych od 0 do 9).

8. Rozbudowy klas, o której mowa w ust. 7, departament dokonuje w porozumieniu z Biurem Administracyjnym. Informację o dokonaniu rozbudowy klas departament niezwłocznie przekazuje archiwum zakładowemu.

9. Każda komórka organizacyjna sporządza wyciąg z wykazu akt, zawierający spis tych klas, które są używane przez pracowników departamentu. Kopię wyciągu należy przekazać do archiwum zakładowego.

10. Wyciąg z wykazu akt zawiera wybrane przez kierującego departamentem pozycje wykazu akt, tj. symbole, hasła klasyfikacyjne, odpowiadającą im kwalifikację archiwalną i informacje z rubryki „uwagi”.

11. Wyciąg z wykazu akt może zawierać dodatkowe informacje ułatwiające referentom dobór klas do prowadzonych spraw.

System kancelaryjny

§ 5

1. W Ministerstwie obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na rzeczowym wykazie akt.

2. W bezdziennikowym systemie kancelaryjnym dokonuje się rejestracji spraw (nie poszczególnej dokumentacji dotyczącej danej sprawy) w spisach spraw. Bezdziennikowy system kancelaryjny oparty jest ponadto o system EOD, służący obok rejestracji spraw także do kontroli stanu ewidencyjnego i obiegu dokumentacji.

Podział prac kancelaryjnych

§ 6

1. Prace kancelaryjne w Ministerstwie wykonują:

1) kancelaria ogólna;

2) Wydział Prezydialny Sekretariatu Ministra;

3) sekretariaty Sekretarzy i Podsekretarzy Stanu oraz Dyrektora Generalnego;

4) sekretariaty departamentów;

5) referenci.

2. Do podstawowych prac kancelarii ogólnej należy:

1) przyjmowanie i ewidencjonowanie w EOD przesyłek jawnych oraz rozdział, tworzenie w EOD odwzorowań cyfrowych zawartej w nich dokumentacji, z zastrzeżeniem ust. 8 i przekazywanie jej do departamentów, a także rozdział i przekazywanie przesyłek o klauzuli „zastrzeżone” do departamentów i przesyłek o klauzuli „poufne” do kancelarii tajnej;

2) wysyłanie przesyłek na zewnątrz (ekspedycja), w tym również przesyłek o klauzuli „poufne” i „zastrzeżone” w formie listów poleconych;

3) pośredniczenie w wewnętrznym przekazywaniu pism w Ministerstwie.

3. Do podstawowych prac kancelaryjnych Wydziału Prezydialnego Sekretariatu Ministra należy:

1) przyjmowanie z kancelarii ogólnej pism adresowanych do Ministra;

2) przedkładanie dokumentacji do dekretacji Ministra lub osoby wyznaczonej przez Ministra;

3) przekazywanie dokumentacji zgodnie z dekretacją;

4) przyjmowanie i ewidencjonowanie projektów pism przeznaczonych do podpisu lub do wiadomości Ministra;

5) przekazywanie pism podpisanych przez Ministra do departamentów, w których zostały sporządzone;

6) prowadzenie odrębnej ewidencji przestrzegania wyznaczonych terminów załatwiania spraw.

4. Do podstawowych prac kancelaryjnych sekretariatów Sekretarzy Stanu, Podsekretarzy Stanu oraz Dyrektora Generalnego należy:

1) przyjmowanie, przedkładanie przesyłek do dekretacji Sekretarzy Stanu, Podsekretarzy Stanu i Dyrektora Generalnego oraz przedkładanie pism do podpisu tych osób;

2) rozdzielanie i przekazywanie dokumentacji do odpowiednich departamentów zgodnie z dekretacją;

3) prowadzenie odrębnej ewidencji przestrzegania terminów załatwiania spraw;

4) sporządzanie wykazu spraw niezałatwionych w wyznaczonych terminach oraz przedstawianie tego wykazu Sekretarzom Stanu, Podsekretarzom Stanu i Dyrektorowi Generalnemu;

5) przekazywanie akt spraw załatwionych przez bezpośredniego przełożonego do archiwum zakładowego.

5. Do podstawowych prac kancelaryjnych sekretariatów departamentów należy:

1) przyjmowanie dostarczonej do departamentu dokumentacji oraz przedkładanie kierującym departamentami do dekretacji z zastrzeżeniem § 11 ust. 6 instrukcji;

2) rozdzielanie pism w departamencie zgodnie z dekretacją;

3) przyjmowanie od wydziałów, zespołów, stanowisk do spraw departamentu pism przeznaczonych do podpisu albo parafowania przez kierujących departamentem;

4) przygotowanie pism przeznaczonych do podpisu kierujących departamentem i do wysłania;

5) przyjmowanie faksów oraz poczty elektronicznej wpływającej do sekretariatu departamentu oraz prowadzenie jej ewidencji w EOD;

6) ewidencjonowanie w EOD dokumentacji wpływającej z innych departamentów;

7) przekazywanie sekretariatom Sekretarzy Stanu, Podsekretarzy Stanu i Dyrektora Generalnego dokumentacji przeznaczonej do podpisu tych osób oraz przekazywanie – za pośrednictwem Wydziału Prezydialnego Sekretariatu Ministra – dokumentacji przeznaczonej do podpisu Ministra;

8) przekazywanie do kancelarii ogólnej dokumentacji przeznaczonej do wysłania oraz jej ewidencjonowanie w EOD;

9) prowadzenie kontroli terminów załatwiania spraw;

10) przekazywanie akt spraw załatwionych przez bezpośredniego przełożonego do archiwum zakładowego.

6. Do podstawowych prac kancelaryjnych referentów należy:

1) uzupełnianie opisów wpływów w EOD;

1a) uzupełnianie w niezbędnym zakresie odwzorowań cyfrowych otrzymanej dokumentacji;

1b) tworzenie w EOD odwzorowań cyfrowych pism wysyłanych po podpisaniu, w zakresie ustalonym przez kierującego departamentem;

2) przyjmowanie poczty elektronicznej wpływającej na adres e-mail referenta i wysyłanie poczty z tego adresu, a także prowadzenie ewidencji w EOD istotnej poczty elektronicznej (o istotności poczty elektronicznej dla sprawy decyduje referent);

3) rejestrowanie spraw w spisach spraw EOD i oznaczanie znakiem sprawy pism dotyczących spraw zarejestrowanych (znakowanie pism);

4) przygotowanie projektów pism oraz ich przedkładanie przełożonym w celu aprobaty;

5) przygotowanie rozdzielników pism;

6) zakładanie i prowadzenie teczek aktowych z aktami bieżącymi spraw i aktami spraw załatwionych;

7) ewidencjonowanie w EOD dokumentacji przekazywanej do innych departamentów;

8) przekazywanie akt spraw załatwionych do archiwum zakładowego.

7. Czynności, o których mowa w ust. 6 pkt 1, 1a, 1b, 3 i 5–8, wykonuje sekretariat, jeżeli regulamin wewnętrzny departamentu tak stanowi.

8. Tworzeniu w EOD odwzorowań cyfrowych nie podlegają:

1) dokumenty o formacie większym niż A4;

2) dokumenty zawierające dokumentację liczącą powyżej 20 stron;

3) faktury i dokumenty księgowe;

4) oferty pracy;

5) oferty szkoleniowe;

6) akta osobowe;

7) wnioski emerytów i rencistów o udzielenie pomocy materialnej lub rzeczowej;

8) pisma sądowe;

9) dokumenty MSZ na posiedzenia Komitetu do Spraw Europejskich;

10) dokumenty Centrum SOLVIT Polska.

Przekazywanie dokumentacji

§ 7

1. Dokumentację, w tym pocztę elektroniczną przekazuje się do właściwych departamentów i referentów z uwzględnieniem jedynie niezbędnych punktów pośrednich.

2. Przekazywanie dokumentacji sporządzonej w formie papierowej odbywa się za pokwitowaniem w EOD przez sekretariat departamentu.

3. Pokwitowanie przyjęcia dokumentacji przekazywanej drogą elektroniczną odbywa się w EOD.

Przyjmowanie przesyłek, a także faksów oraz pism przekazywanych pocztą elektroniczną

§ 8

1. Kancelaria ogólna przyjmuje i odbiera całość wpływów kierowanych do Ministerstwa w tym wiadomości poczty elektronicznej wpływającej na adres mg@mg.gov.pl i Elektroniczną Skrzynkę Podawczą.

Dotyczy to również przesyłek o klauzuli „poufne” i „zastrzeżone”, wpływających w formie listów poleconych.

2. Przesyłki zwykłe dostarczone po godzinach pracy albo w dni wolne od pracy przyjmowane są wyłącznie w budynku Ministerstwa przy pl. Trzech Krzyży 3/5 przez pełniącego dyżur pracownika Zespołu ds. Ochrony.

3. Pracownik, o którym mowa w ust. 2, odnotowuje przyjęcie poszczególnych przesyłek w prowadzonej dokumentacji i odpowiedzialny jest za ich przechowywanie oraz dostarczenie do kancelarii ogólnej, z zastrzeżeniem ust. 4.

4. W przypadku dłuższej przerwy w pracy urzędu, pracownicy Zespołu ds. Ochrony, pełniący dyżur na kolejnych zmianach, przekazują sobie przesyłki i wszystkie obowiązki z tym związane, aż do czasu przyjęcia przesyłek przez kancelarię ogólną.

Przekazanie przesyłek do kancelarii ogólnej powinno nastąpić w najbliższy dzień roboczy rano.

5. Do przyjmowania faksów oraz poczty elektronicznej wpływającej do departamentów upoważnione są sekretariaty departamentów oraz referenci spraw. Kierujący departamentem może także upoważnić innych pracowników departamentu do przyjmowania poczty elektronicznej departamentu.

6. Sekretariaty departamentów prowadzą w EOD ewidencję wpływu faksów i poczty elektronicznej wpływającej do sekretariatu departamentu.

7. Pieniądze i przesyłki wartościowe kancelaria ogólna przekazuje niezwłocznie do kasy Ministerstwa.

8. Przesyłki w postaci paczek przekazuje się właściwym adresatom, po uprzednim sprawdzeniu stanu opakowania i dokonaniu ewentualnej adnotacji na opakowaniu o jego uszkodzeniu.

9. Przesyłki adresowane do innej instytucji kancelaria ogólna zwraca niezwłocznie do urzędu pocztowego lub Punktu Wymiany Korespondencji Międzyresortowej.

10. Dokumenty dotyczące posiedzeń Komitetu do Spraw Europejskich, sygnowane znakiem Komitetu do Spraw Europejskich, dostarczane są niezwłocznie do departamentu właściwego do spraw koordynacji przygotowania materiałów przewidzianych do rozpatrzenia na posiedzeniu Komitetu do Spraw Europejskich.

Godziny odbioru przesyłek i ich przekazywania

§ 9

1. Kancelaria ogólna odbiera przesyłki z urzędu pocztowego w miarę ich przygotowania nie rzadziej niż dwa razy dziennie, oraz z Punktu Wymiany Korespondencji Międzyresortowej dwukrotnie w ciągu dnia w godzinach wymiany, tj. w godzinach 9³⁰–10¹⁵oraz 12³⁰–13¹⁵.

2. Przesyłki odebrane z Punktu Wymiany Korespondencji Międzyresortowej oraz z urzędu pocztowego:

1) kancelaria ogólna obowiązana jest przekazać niezwłocznie, w przypadku gdy:

a) adresowane są do Ministra, Sekretarzy Stanu, Podsekretarzy Stanu oraz Dyrektora Generalnego,

b) pochodzą od Prezesa Rady Ministrów oraz z Kancelarii Prezesa Rady Ministrów,

c) opatrzone są adnotacją „doręczyć natychmiast”, „b. pilne” albo „pilne”;

2) Pozostałe przesyłki kancelaria ogólna przekazuje:

a) z pierwszej wymiany do godziny 12⁰⁰,

b) z drugiej wymiany do godziny 15⁰⁰,

c) odebrane z urzędu pocztowego – dwa razy dziennie w tych samych godzinach.

3. Kancelaria ogólna przekazuje adresatom wszystkie przesyłki za pokwitowaniem w EOD.

Otwieranie i sprawdzanie przesyłek

§ 10

1. Kancelaria ogólna otwiera wszystkie przesyłki przeznaczone dla Ministerstwa, z wyłączeniem przesyłek:

1) adresowanych:

a) do Ministra, Sekretarzy Stanu, Podsekretarzy Stanu i Dyrektora Generalnego,

b) do poszczególnych pracowników, jeżeli są oznaczone stosownym zastrzeżeniem (np. „do rąk własnych”, „w sekretariatach nie otwierać”, itp.);

2) oznaczonych jako:

a) przesyłki o klauzuli „poufne” i „zastrzeżone” (zakaz otwierania dotyczy drugiej, wewnętrznej koperty), które kancelaria ogólna za pokwitowaniem przekazuje Kancelarii Tajnej (przesyłki o klauzuli „poufne” oraz przesyłki przesłane spoza Ministerstwa o klauzuli „zastrzeżone” adresowane do Ministra) albo właściwemu sekretariatowi (przesyłki o klauzuli „zastrzeżone”),

b) skierowane do działających w Ministerstwie organizacji związkowych,

c) przesyłki pieniężne i wartościowe,

d) oferty przetargowe,

e) oferty w konkursach ogłoszonych przez Ministra,

f) oferty kandydatów w naborze na stanowiska pracy,

g) przesyłki, których nadawcą są Krajowy Rejestr Karny, Centralny Zarząd Służby Więziennej oraz urzędy stanu cywilnego.

2. Po otwarciu przesyłki kancelaria ogólna sprawdza czy:

1) do pisma dołączona jest podana w nim liczba załączników;

2) wewnątrz znajdują się wszystkie pisma, których znaki umieszczone zostały na kopercie lub opakowaniu.

3. Brak załączników należy odnotować na piśmie przewodnim.

Jeśli przesyłka zawiera tylko załączniki bez pisma przewodniego, należy dokonać odpowiedniej adnotacji na kopercie lub opakowaniu.

4. Jeżeli w przesyłce brak jest pisma, którego znak podano na kopercie lub opakowaniu, kancelaria ogólna obowiązana jest dokonać odpowiedniej adnotacji na kopercie lub opakowaniu.

5. Kancelaria ogólna w każdym przypadku dołącza kopertę do pisma zawartego w przesyłce przez nią otwieranej.

6. Przesyłki oraz pisma opatrzone odciskiem pieczątki wpływu kancelaria ogólna ewidencjonuje w EOD.

7. Kancelaria ogólna umieszcza odcisk pieczątki wpływu:

1) na kopercie przesyłki nieotwieranej;

2) w przypadku przesyłki otwieranej:

a) na pierwszej stronie pisma zawartego w przesyłce, albo

b) na kopercie, jeżeli na pierwszej stronie pisma odcisk pieczątki wpływu nie może być umieszczony, np. ze względu na charakter dokumentu.

W obrębie odcisku pieczątki wpływu znajduje się odcisk daty wpływu i wpisuje się symbol literowy departamentu (adresata), któremu pismo zostaje przekazane, oraz numer z EOD, pod którym pismo zostało zewidencjonowane w kancelarii ogólnej.

8. Nie wymagają ewidencjonowania:

1) prasa, biuletyny, publikacje, reklamy itp.;

2) przesyłki i pisma adresowane do innej instytucji;

3) oferty szkoleniowe.

9. Sekretariaty departamentów. Sekretarzy i Podsekretarzy Stanu oraz Dyrektora Generalnego otwierają otrzymane przesyłki niepodlegające otwarciu przez kancelarię ogólną, z wyjątkiem przesyłek oznaczonych zastrzeżeniem „do rąk własnych”, „w sekretariatach nie otwierać” itp.

10. Po otwarciu przesyłki, o której mowa w ust. 9 właściwy sekretariat sprawdza, czy:

1) przesyłka nie zawiera pisma mylnie skierowanego;

2) do pisma przewodniego dołączona jest podana w nim liczba załączników;

3) przesyłka zawiera wszystkie pisma, których znaki zostały umieszczone na kopercie lub opakowaniu.

11. Pisma i przesyłki mylnie skierowane właściwy sekretariat przesyła niezwłocznie do właściwego odbiorcy, za pośrednictwem kancelarii ogólnej.

12. Jeżeli w przesyłce brak jest pisma, którego znak został umieszczony na kopercie (lub opakowaniu), albo załączników podanych w piśmie przewodnim, właściwy sekretariat obowiązany jest niezwłocznie powiadomić o tym nadawcę.

13. Właściwy sekretariat zachowuje przy pismach koperty dołączone przez kancelarię ogólną, a ponadto w każdym przypadku dołącza koperty do pism zawartych w otwieranych przez niego przesyłkach.

14. Decyzję o włączeniu koperty do akt sprawy podejmuje referent sprawy, stosownie do wymogów wynikających z przepisów prawa oraz potrzeb prowadzonego postępowania.

15. Przedmioty wartościowe oraz pieniądze, ujawnione przez kancelarię ogólną lub właściwy sekretariat w przesyłce nieoznaczonej jako wartościowa, należy przekazać niezwłocznie do kasy Ministerstwa za pokwitowaniem, dokonując odpowiedniej adnotacji na piśmie.

Rozdzielanie i przydzielanie pism

§ 11

1. Podziału pism dokonuje kancelaria ogólna, przekazując je do adresata wskazanego przez nadawcę. W przypadku braku takiego wskazania, rozdziału dokonuje się biorąc pod uwagę właściwość departamentu do załatwienia sprawy, wynikającą z zakresu działania określonego regulaminem organizacyjnym Ministerstwa.

2. Błędnie przekazane pisma departament niezwłocznie przekazuje do kancelarii ogólnej po dokonaniu adnotacji w EOD, z ewentualną sugestią skierowania pisma.

3. Pisma przekazane z kancelarii ogólnej, adresowane do Ministra Wydział Prezydialny Sekretariatu Ministra, po uzyskaniu dekretacji Ministra lub osoby przez Ministra wyznaczonej i dokonaniu adnotacji w EOD przekazuje właściwym departamentom.

4. Pisma otrzymane z kancelarii ogólnej, sekretariatów Sekretarzy i Podsekretarzy Stanu, sekretariatu Dyrektora Generalnego oraz Wydziału Prezydialnego Sekretariatu Ministra – sekretariaty departamentów niezwłoczne przedkładają do dekretacji kierującym departamentami.

Dekretacja pism powinna zawierać datę jej dokonania, ewentualną dyspozycję, co do terminu i sposobu załatwienia sprawy oraz parafę osoby dekretującej, powinna być dokonana także w EOD.

Jeżeli dekretacja dotyczy dokumentów poczty elektronicznej, to czynności dokonuje się tylko w EOD.

5. Otrzymane od kierujących departamentami pisma sekretariaty po uzupełnieniu dekretacji w EOD przekazują, zgodnie z dekretacja, do odpowiednich komórek departamentu lub referentów.

6. Kierujący departamentem może ustalić, aby określone rodzaje pism i dokumentów poczty elektronicznej były przydzielane i przekazywane przez sekretariat bezpośrednio właściwym wydziałom, zespołom, stanowiskom do spraw lub referentom.

7. Sekretariaty obowiązane są monitorować terminowość załatwiania spraw za pomocą EOD a w przypadku nie dotrzymania terminu informować kierujących departamentami o każdej zwłoce w załatwianiu spraw objętych terminem.

Rejestrowanie spraw i znakowanie pism

§ 12

1. Rejestrowanie sprawy polega na wpisaniu jej przez referenta (osobę wykonującą) do spisu spraw (Załącznik nr 1). Wpisanie do spisu spraw odbywa się automatycznie przez zarejestrowanie sprawy w EOD.

2. Sprawę rejestruje się tylko raz, na podstawie pierwszego dokumentu w danej sprawie, otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz departamentu.

3. Znak sprawy, stanowiący stałą cechę rozpoznawczą wszystkich dokumentów tej sprawy dotyczących, składa się z następujących elementów:

1) ustalonego przez regulamin organizacyjny Ministerstwa symbolu literowego departamentu oraz cyfry rzymskiej oznaczającej, zgodnie z regulaminem wewnętrznym departamentu, komórkę tego departamentu: wydział, zespół lub stanowisko do spraw (np. BDG-III);

2) symbolu klasyfikacyjnego hasła z wykazu akt (np. 074);

3) kolejnego numeru, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw;

4) ostatnich dwóch cyfr roku.

Poszczególne elementy znaku sprawy powinny być oddzielone kreskami poziomymi, a element końcowy (ostatnie dwie cyfry roku) kreską pionową. Przykład pełnego znaku sprawy: BDG-lll-074-2/09.

W przypadku, gdy wykaz akt przewiduje zakładanie w obrębie danej klasy rzeczowej wykazu akt odrębnych teczek aktowych dla poszczególnych rodzajów spraw lub podmiotów, znak sprawy uzupełnia się o oznaczenie cyfrą arabską danego rodzaju spraw lub podmiotu, umieszczone bezpośrednio po symbolu klasyfikacyjnym hasła z wykazu akt. Przykład uzupełnionego znaku sprawy: DWD-ll-5300-1-1/10, gdzie cyfra „1” następująca bezpośrednio po symbolu klasyfikacyjnym hasła oznacza, że sprawa dotyczy podsumowania współpracy np. z Francją.

4. Znak sprawy wpisuje na pierwszym piśmie w danej sprawie w dniu jej otrzymania do załatwienia – referent tej sprawy.

5. Znak sprawy wpisuje się na pierwszej stronie pisma, o którym mowa w ust. 4, z lewej strony nad treścią pisma.

6. Każdy nowy dokument, dotyczący sprawy już zarejestrowanej, otrzymuje ten sam znak sprawy. Dokumenty wychodzące otrzymują znak sprawy rozszerzony o kolejny numer wychodzącego dokumentu wdanej sprawie, w formie: np. BDG-lll-074-2/1/09.

7. Spis spraw prowadzi EOD oddzielnie dla każdej teczki aktowej założonej dla hasła z końcowej klasy rzeczowej wykazu akt.

8. Nie podlegają rejestracji w EOD sprawy wymagające specjalnej formy ewidencjonowania (np. dokumenty księgowe, akta osobowe pracowników). Sprawy te należy ewidencjonować w sposób dla nich ustalony w przepisach prawnych i w odpowiednich systemach elektronicznych.

Teczki aktowe

§ 13

1. Teczki aktowe zakłada się w miarę powstawania akt spraw – zgodnie z wykazem akt. Teczki aktowe stosowane są wyłącznie w przypadku dokumentacji w postaci papierowej.

2. Końcowej klasie z rzeczowego wykazu akt powinna odpowiadać teczka zawierająca akta jednorodne tematycznie, o tym samym symbolu i haśle klasyfikacyjnym oraz kategorii archiwalnej.

3. Każda teczka aktowa z aktami bieżącymi spraw powinna zawierać na wierzchniej stronie następujące oznaczenia:

1) na środku u góry – nazwę Ministerstwa oraz departamentu;

2) w lewym górnym rogu – znak akt złożony z symbolu departamentu i jego komórki, symbolu klasyfikacyjnego hasła z wykazu akt (np. BDG-lll-074);

3) w prawym górnym rogu – symbol kategorii archiwalnej dokumentacji z wykazu akt (dla kategorii A - symbol „A”, a dla kategorii B symbol B z dodaniem cyfr arabskich oznaczających okres przechowywania dokumentacji – np. „B10”);

4) na środku – tytuł akt (teczki), tj. hasto klasyfikacyjne dokumentacji z wykazu akt;

5) na środku pod tytułem teczki – rok założenia teczki;

6) na środku na dole teczki – numer kolejny teczki ze spisu zdawczo-odbiorczego.

Przykładowy wzór opisu teczki aktowej z aktami bieżącymi spraw stanowi Załącznik nr 2 do Instrukcji.

4. Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe teczki aktowe i nowe spisy spraw.

5. Sprawy niezakończone ostatecznie w ciągu roku załatwia się w roku następnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowego spisu spraw.

6. Zmiana znaku sprawy, z równoczesnym wpisaniem sprawy do nowego spisu spraw i przeniesieniem wszystkich akt sprawy do teczki nowego roku, następuje tylko w razie konieczności wznowienia z urzędu sprawy zakończonej albo, gdy po 1 stycznia następnego roku wpłynie nowe pismo dotyczące tej sprawy. W spisie spraw z poprzedniego roku w rubryce „uwagi” dokonuje się wówczas adnotacji „przeniesiono pod znak: .../...”, podając znak sprawy nadany w nowym roku kalendarzowym.

Załatwianie spraw

§ 14

1. Sprawy załatwia się w formie przewidzianej przepisami prawa.

2. Referenci załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu lub stopnia ich pilności.

3. Referent sporządzający projekt pisma umieszcza na kopii projektu (po lewej stronie, poniżej ewentualnej informacji o liczbie załączników i o adresach otrzymujących pismo do wiadomości) swoje imię i nazwisko, stanowisko służbowe, parafę oraz datę.

4. Aprobata projektu pisma przez przełożonego następuje przez umieszczenie parafy i daty pod parafą referenta sporządzającego pismo. Parafa osoby aprobującej projekt pisma powinna być opatrzona jego pieczęcią imienną.

5. Jeżeli załatwienie sprawy następuje poprzez sporządzenie odpowiedzi opatrzonej podpisem elektronicznym, to przygotowanie dokumentu następuje przy użyciu formatu określonego w przepisach szczególnych.

6. Sprawy wewnątrz Ministerstwa mogą być załatwiane w formie ustnej, jeżeli nie narusza to przepisów prawa. Fakt takiego załatwienia sprawy należy odnotować na piśmie lub w szczególnych przypadkach sporządzić notatkę o sposobie i dacie załatwienia sprawy.

Sporządzanie odpisów i uwierzytelnionych kopii

§ 15

1. Sporządzając odpis należy zachować wszelkie cechy pisma lub dokumentu, z którego sporządza się odpis. Jeśli odpis sporządza się z oryginału, po prawej stronie pod tekstem należy umieścić napis „Odpis”. Jeżeli natomiast odpis sporządza się z odpisu, umieszcza się napis „Odpis z odpisu”.

2. Jeżeli z oryginału sporządza się uwierzytelnioną kopię, należy tę kopię uwierzytelnić pieczęcią „za zgodność z oryginałem” oraz podpisem uwierzytelniającego i datą dokonania uwierzytelnienia na każdej stronie kopii.

3. Każdy odpis i uwierzytelniona kopia powinny być starannie sprawdzone przez osobę, która je sporządza, z tym, że ostateczna korekta należy do obowiązków referenta załatwiającego sprawę.

Terminy załatwienia spraw i ponaglenia

§ 16

1. Terminy załatwienia spraw wynikają z obowiązujących przepisów, ustaleń lub z poleceń zwierzchników.

2. Sprawy wymagające terminowego załatwienia przez poszczególnych referentów, przekazania przez inne departamenty Ministerstwa albo nadesłania przez inne jednostki organizacyjne odpowiedzi lub wyjaśnień do załatwianych w departamencie spraw, jak również sprawy wymagające wznowienia w określonym terminie – należy oznaczać w poszczególnych departamentach w EOD, który automatycznie informuje o sprawach pilnych i przeterminowanych.

3. Dopilnowanie realizacji wyznaczonych terminów załatwienia spraw należy do obowiązków referentów, osób kierujących komórkami departamentu oraz jego sekretariatu.

4. Sekretariat obowiązany jest na bieżąco informować kierującego departamentem o sprawach, które nie zostały załatwione w terminie.

Kierujący departamentem podejmuje odpowiednie decyzje w tym zakresie.

7. W przypadku niezałatwienia sprawy w wyznaczonym terminie przez inny departament Ministerstwa lub inną jednostkę organizacyjną, obowiązkiem departamentu Ministerstwa (referenta) oczekującego na załatwienie sprawy jest przeprowadzenie interwencji w departamencie Ministerstwa lub jednostce organizacyjnej, która nie załatwiła sprawy w terminie.

8. Kierujący departamentami powinni systematycznie kontrolować wykonywanie czynności kancelaryjnych zleconych podległym pracownikom, a w szczególności sprawdzać okresowo stan spraw niezałatwionych i terminy załatwienia spraw.

9. Kontrolę załatwienia spraw w zakresie wyznaczonym przez Ministra prowadzi Wydział Prezydialny Sekretariatu Ministra.

Podpisywanie pism

§ 17

1. Uprawnienia do podpisywania pism określają: regulamin organizacyjny Ministerstwa, zarządzenie Ministra ws. podziału pracy w kierownictwie Ministerstwa i regulaminy wewnętrzne departamentów.

2. Pismo przed podpisaniem powinno być oznaczone znakiem sprawy.

3. Podpis na piśmie umieszcza się w obrębie napisu określającego imię, nazwisko i stanowisko służbowe albo w obrębie odcisku odpowiedniej pieczątki.

4. Podpis odręczny można zastąpić jego faksymilą, gdy konieczna jest większa liczba egzemplarzy pisma. Jeśli zastosowano faksymile, egzemplarz aktowy powinien być podpisany odręcznie.

5. Faksymile nie można umieszczać na dokumentach.

6. Podpis składa się na co najmniej dwu egzemplarzach pisma, z których jeden pozostaje w aktach sprawy (egzemplarz aktowy pism).

7. Referent oraz osoba aprobująca treść pisma umieszczają swoje parafy na egzemplarzu aktowym, według zasad określonych w § 14 ust. 3–5.

8. Pisma przeznaczone do podpisu Ministra, przedkładane są za pośrednictwem Wydziału Prezydialnego Sekretariatu Ministra. Do podpisu przedkłada się oryginał pisma wraz z odpowiednią liczbą egzemplarzy ostatniej strony pisma, na której składany jest podpis, oraz akta sprawy.

9. Pismo opatruje datą w dniu jego podpisania osoba podpisująca pismo.

Przygotowywanie pism i przesyłek do wysłania i wysyłanie przesyłek

§ 18

1. Pisma przygotowują do wysłania na zewnątrz Ministerstwa sekretariaty departamentów, które sprawdzają, czy pismo jest podpisane, oznaczone znakiem sprawy, opatrzone datą oraz czy dołączone są odpowiednie załączniki.

Pismo nieodpowiadające powyższym wymogom sekretariat zwraca do uzupełnienia referentowi.

2. Do obowiązków sekretariatów departamentów należy ponadto:

1) potwierdzenie (na egzemplarzu aktowym pisma lub w ewidencji pism przekazywanych do wysłania) faktu przekazania pisma do wysyłki na zewnątrz;

2) przygotowanie przesyłek przez kopertowanie pism, adresowanie i kodowanie kopert (lub paczek) – jeżeli regulamin wewnętrzny departamentu nie stanowi inaczej;

3) przekazanie przygotowanych przesyłek do kancelarii ogólnej – do wysłania;

4) zwrot referentowi egzemplarzy aktowych wysłanych pism z ewentualnymi aktami sprawy lub włożenie ich do odpowiedniej teczki aktowej.

3. Przesyłki wysyła się listami zwykłymi, poleconymi, priorytetowymi, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru itp.

Brak dyspozycji na kopercie oznacza, że przesyłkę należy wysłać listem zwykłym.

4. Przesyłki pilne wysyła się niezwłocznie.

5. W przypadku przesyłek przekazywanych do Punktu Wymiany Korespondencji Międzyresortowej stosuje się uproszczony sposób adresowania kopert poprzez umieszczenie imienia, nazwiska i stanowiska służbowego adresata oraz nazwy urzędu.

6. Przesyłki miejscowe, podlegające wysłaniu za pośrednictwem Punktu Wymiany Korespondencji Międzyresortowej, dostarczone do kancelarii ogólnej najpóźniej do:

1) godziny 9⁰⁰ – przekazuje się na pierwszą wymianę;

2) godziny 12⁰⁰ – przekazuje się na drugą wymianę.

7. Przesyłki przeznaczone do wysłania w danym dniu za pośrednictwem ekspedytu kurierskiego powinny być dostarczone do kancelarii ogólnej najpóźniej do godziny 11³⁰.

8. Tryb przesyłania poczty kurierskiej (dyplomatycznej) określają odrębne przepisy.

9. Kancelaria ogólna:

1) segreguje przesyłki przeznaczone do wysłania;

2) umieszcza na kopertach odciski pieczątki: „opłata pocztowa zryczałtowana”, bądź frankuje przesyłki;

3) prowadzi ewidencję wysłanych przesyłek (korespondencji);

4) dostarcza przesyłki na pocztę lub do Punktu Wymiany Korespondencji Międzyresortowej – zależnie od przeznaczenia.

10. Doręczanie przesyłek urzędom miejscowym odbywa się w Punkcie Wymiany Korespondencji Międzyresortowej, gdzie gońcy kwitują sobie wzajemnie odbiór przesyłek na kartach doręczeń. Gońcy ci powinni posiadać stałe upoważnienie do odbioru przesyłek w Punkcie Wymiany.

11. Pozostałe przesyłki miejscowe oraz zamiejscowe, dostarczone najpóźniej do godziny 14⁰⁰, wysyła się za pośrednictwem urzędu pocztowego o godzinie 15⁰⁰.

Przechowywanie akt

§ 19

1. Akta spraw przydzielonych do załatwienia i w toku załatwiania, przechowywane są w odpowiednich teczkach aktowych przez referentów tych spraw lub w EOD.

2. Akta spraw powinny być zabezpieczone przed wglądem osób postronnych, uszkodzeniem, zniszczeniem i utratą.

3. Akta spraw ostatecznie załatwionych oraz niepotrzebnych do spraw bieżących przechowuje się w departamentach przez okres najwyżej dwóch lat.

4. Akta spraw załatwionych przechowuje się w teczkach aktowych prowadzonych według wykazu akt.

5. W obrębie teczki akta poszczególnych spraw powinny być ułożone w kolejności liczb porządkowych spisu spraw.

6. W przypadku potrzeby wyjęcia akt z teczki aktowej, należy w ich miejsce włożyć kartę z adnotacją zawierającą datę wyjęcia i nazwisko pracownika, u którego znajdują się akta.

Przekazywanie akt spraw załatwionych do archiwum zakładowego

§ 20

1. Departamenty przekazują akta spraw załatwionych w postaci papierowej do archiwum zakładowego po upływie 2 lat od dnia 1 stycznia roku następującego po roku, w którym sprawy załatwiono. Przed przekazaniem akt departamenty dokonują – w wyznaczonych dla nich terminach – przeglądu akt zbędnych do pracy bieżącej. W wypadkach uzasadnionych potrzebami departamentu akta mogą być przekazane po upływie 1 roku, za zgodą archiwum zakładowego.

2. Akta przekazuje się do archiwum kompletnymi rocznikami.

3. Jeżeli niektóre akta okażą się nadal potrzebne do pracy bieżącej, można z nich korzystać na zasadzie wypożyczania z archiwum.

4. Dokumentacja przekazywana do archiwum zakładowego powinna zostać uporządkowana przez departament lub jednostkę organizacyjną, w której powstała lub była gromadzona. Przez uporządkowanie dokumentacji należy rozumieć:

1) ułożenie dokumentacji spraw wewnątrz teczek aktowych (sprawami, w przypadku materiałów archiwalnych w obrębie spraw chronologicznie – przy czym pismo rozpoczynające sprawę powinno znaleźć się na wierzchu); nie należy łączyć w jednej teczce akt o różnych kategoriach archiwalnych;

2) wyłączenie zbędnych kopii pism;

3) odłożenie do teczek spisów spraw;

4) usunięcie z teczek elementów metalowych i plastikowych (np. wąsy metalowe, koszulki itp.);

5) opisanie teczek aktowych przez umieszczenie na tytułowej (wierzchniej) stronie teczki:

a) na środku u góry – pełnej nazwy Ministerstwa oraz nazwy departamentu lub jednostki organizacyjnej, w której tworzono lub gromadzono dokumentację,

b) w lewym górnym rogu – symbolu kategorii archiwalnej departamentu i symbolu klasyfikacyjnego dokumentacji z wykazu akt,

c) w prawym górnym rogu – symbolu kategorii archiwalnej dokumentacji z wykazu akt, a w odniesieniu do dokumentacji niearchiwalnej również okresu jej przechowywania wyrażonego cyfrą arabską (np. „B10”),

d) na środku – tytułu akt (teczki aktowej), tj. hasła klasyfikacyjnego dokumentacji z wykazu akt oraz określenia rodzaju akt zawartych w teczce,

e) pod tytułem – dat skrajnych akt, tj. rocznych dat akt najwcześniej i najpóźniej sporządzonych oraz numeru kolejnego tomu,

f) na środku na dole teczki – numer kolejny teczki ze spisu zdawczo-odbiorczego,

g) w prawym dolnym rogu – liczby stron w teczce (w przypadku akt kat. A);

6) umieszczenie materiałów archiwalnych (kat. A) wyłącznie w bezkwasowych teczkach wiązanych, a tych w tekturowych pudłach;

7) w teczkach zawierających materiały archiwalne (kat. A) ponumerowanie stron, usunięcie z akt metalowych elementów i spięcie akt plastikowymi klipsami;

8) w uzasadnionych przypadkach podzielenie akt na tomy i ich ponumerowanie;

9) przekazywanie akt osobowych odbywa się w formie uzgodnionej z archiwum zakładowym.

5. Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego odbywa się na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych akt przekazywanych przez departamenty, sporządzonych w czterech egzemplarzach dla materiałów archiwalnych (kat. A) i trzech egzemplarzach dla dokumentacji niearchiwalnej (kat. B). Trzy egzemplarze spisów dokumentacji kat. A i dwa egzemplarze spisów dokumentacji kat. B są przeznaczone dla archiwum zakładowego, jeden egzemplarz spisów jest przeznaczony dla departamentu przekazującego dokumentację. Spisy zdawczo-odbiorcze potwierdzające przekazanie dokumentów do archiwum zakładowego powinny być przechowywane w sekretariacie departamentu lub w innym wyznaczonym przez dyrektora departamentu miejscu. Wzór spisu zdawczo-odbiorczego akt stanowi załącznik nr 3 do Instrukcji.

6. Osoba sporządzająca spis zdawczo-odbiorczy wypełnia rubryki nr 1–5 formularza spisu.

7. Spisy zdawczo-odbiorcze podpisuje osoba sporządzająca spis, kierujący departamentem przekazującym dokumentację oraz naczelnik archiwum zakładowego.

8. Archiwum może odmówić przejęcia dokumentacji w przypadku:

1) gdy dokumentacja nie została uporządkowana w sposób uregulowany przepisami instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego i niniejszej instrukcji;

2) gdy spisy zdawczo-odbiorcze zawierają błędy lub niedokładności;

3) gdy przekazywana dokumentacja nie odpowiada spisom zdawczo-odbiorczym.

9. Dla informacji i dokumentacji elektronicznej wprowadzonej do EOD funkcję archiwum zakładowego pełni EOD ARCHIWUM. Informacje zapisane na nośniku elektronicznym stanowiące materiały archiwalne należy wydrukować i przekazać z w/w zasadami. Przekazywanie dokumentacji niearchiwalnej zapisanej na nośnikach elektronicznych powinno odbywać się zgodnie z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz. U. Nr 206, poz. 1517) oraz rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 206, poz. 1519).

Wykorzystanie narzędzi informatycznych w czynnościach kancelaryjnych

§ 21

1. Dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych w czynnościach kancelaryjnych Ministerstwa pod warunkiem zapewnienia ochrony danych przetwarzanych w systemach teleinformatycznych, w tym zwłaszcza danych osobowych.

2. Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza Departament Gospodarki Elektronicznej przez:

1) dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników;

2) odpowiednie archiwizowanie danych na nośnikach informatycznych.

3. Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach zabezpiecza się przez system haseł identyfikujących pracownika, ograniczających dostęp do danych osobom nieposiadającym odpowiednich uprawnień.

4. W przypadku przetwarzania danych osobowych do ich zabezpieczania należy stosować przepisy o ochronie danych osobowych.

Postępowanie z materiałami archiwalnymi oraz dokumentacją niearchiwalną w przypadku reorganizacji lub likwidacji departamentu

§ 22

1. W przypadku przejęcia części lub całości funkcji zreorganizowanego lub zlikwidowanego departamentu przez prawnego następcę należy przekazać mu (na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego) akta spraw niezakończonych. Kopię tego spisu należy przekazać do archiwum zakładowego Ministerstwa.

Pozostałe akta uporządkowane zgodnie z przepisami Instrukcji kancelaryjnej należy przekazać do archiwum zakładowego Ministerstwa.

2. W przypadku reorganizacji Ministerstwa, dokumentację należy przekazać do archiwum zakładowego według zasad określonych w ust. 1.

Przepisy końcowe

§ 23

1. Kierujący departamentami powinni regularnie kontrolować czynności kancelaryjne wykonywane przez podległych im referentów.

2. Kontrola ta polega na sprawdzaniu:

1) terminowości i prawidłowości załatwiania spraw;

2) prawidłowości zarządzania dokumentacją, ustalonego instrukcją;

3) prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejestrów i teczek aktowych;

4) terminowości przekazywania akt do archiwum zakładowego;

5) przekazania spraw w przypadku odejścia lub zmiany stanowiska pracy.

¹⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 104, poz. 708, Nr 104, poz. 711, Nr 149, poz. 1078, Nr 218, poz. 1592 i Nr 220, poz. 1600 oraz z 2008 r. Nr 171 poz. 1056.

Załączniki do Instrukcji Kancelaryjnej

Załącznik nr 1

SPIS SPRAW

Załącznik nr 2

NAZWA MINISTERSTWA I DEPARTAMENTU

Załącznik nr 3

Załącznik nr 2

RZECZOWY WYKAZ AKT

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj

Załącznik nr 3

Postanowienia ogólne

§ 1

1. Instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego, zwana dalej „Instrukcją”, określa organizację i zakres działania archiwum zakładowego w Ministerstwie Gospodarki, zwanym dalej „Ministerstwem”, oraz zasady i tryb postępowania z dokumentacją przejmowaną przez archiwum zakładowe, zasady przechowywania, udostępniania i przekazywania materiałów archiwalnych do Archiwum Akt Nowych oraz dokumentacji niearchiwalnej do wybrakowania.

2. Instrukcja ustala zasady i tryb postępowania z aktami spraw załatwionych: jawnymi oraz niejawnymi oznaczonymi klauzulą „zastrzeżone”.

3. Archiwum zakładowe podlega bezpośrednio dyrektorowi Biura Administracyjnego. Nadzór nad działalnością archiwum zakładowego sprawuje Dyrektor Generalny Ministerstwa, zwany dalej „Dyrektorem Generalnym”.

4. Archiwum zakładowe prowadzone jest przez Wydział Archiwum Zakładowego Biura Administracyjnego.

5. Archiwum zakładowe sprawuje merytoryczny nadzór nad EOD (Elektroniczny Obieg Dokumentów) i EOD ARCHIWUM.

Podział dokumentacji na kategorie archiwalne

§ 2

1. Dokumentacja wytworzona, gromadzona i przechowywana w Ministerstwie dzieli się na:

1) materiały archiwalne – kategoria archiwalna dokumentacji oznaczona symbolem „A”;

2) dokumentację niearchiwalną – kategoria archiwalna dokumentacji oznaczona symbolem „B”.

2. Zasady podziału dokumentacji na kategorie archiwalne określa Instrukcja kancelaryjna, stanowiąca załącznik nr 1 do zarządzenia.

Zakres działania archiwum zakładowego

§ 3

1. Archiwum zakładowe przechowuje materiały archiwalne (kat. A) i dokumentację niearchiwalną (kat. B).

2. Do zakresu działania archiwum zakładowego należy:

1) przejmowanie dokumentacji z poszczególnych departamentów i jednostek organizacyjnych;

2) przechowywanie i zabezpieczenie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej pełnej ewidencji;

3) udostępnianie dokumentacji osobom upoważnionym;

4) przygotowywanie i przekazywanie materiałów archiwalnych (kat. A) do Archiwum Akt Nowych zgodnie z obowiązującymi przepisami;

5) inicjowanie komisyjnego brakowania dokumentacji niearchiwalnej (kat. B) oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę, po uzyskaniu zgody Archiwum Akt Nowych.

Personel

§ 4

1. Za całokształt pracy archiwum zakładowego odpowiedzialny jest naczelnik Wydziału Archiwum Zakładowego Biura Administracyjnego.

2. Do podstawowych obowiązków naczelnika Wydziału Archiwum Zakładowego Biura Administracyjnego należy:

1) sporządzanie rocznego planu pracy archiwum zakładowego, z uwzględnieniem ilości dokumentacji przeznaczonej do:

a) przejęcia z departamentów i jednostek organizacyjnych,

b) uporządkowania,

c) przekazania do Archiwum Akt Nowych,

d) wybrakowania;

2) sporządzanie sprawozdania z rocznej działalności archiwum zakładowego, z uwzględnieniem ilości:

a) dokumentacji przejętej z poszczególnych departamentów i jednostek organizacyjnych, z uwzględnieniem podziału na kat. A i kat. B,

b) dokumentacji udostępnionej i wypożyczonej,

c) materiałów archiwalnych przekazanych do Archiwum Akt Nowych,

d) dokumentacji niearchiwalnej wybrakowanej i przekazanej na makulaturę.

3. Z chwilą rozwiązania stosunku pracy z naczelnikiem Wydziału Archiwum Zakładowego Biura Administracyjnego, archiwum zakładowe powinno być protokolarnie przekazane następcy.

4. Do podstawowych obowiązków pracownika archiwum zakładowego należy prowadzenie prac wymienionych w § 3 ust. 2 oraz stałe pogłębianie kwalifikacji zawodowych w ścisłym kontakcie z Archiwum Akt Nowych.

5. Sprawozdanie z działalności archiwum zakładowego naczelnik Wydziału Archiwum Zakładowego Biura Administracyjnego składa dyrektorowi Biura Administracyjnego do końca roku kalendarzowego. Jeden egzemplarz sprawozdania przekazuje do wiadomości Archiwum Akt Nowych wraz z czwartym egzemplarzem spisów zdawczo-odbiorczych akt kat. A, przejętych w roku sprawozdawczym, dyrektor Biura Administracyjnego składa Dyrektorowi Generalnemu coroczne sprawozdanie z wykonania zadań przez archiwum zakładowe.

6. Pracownicy zatrudnieni w archiwum powinni posiadać wykształcenie, co najmniej średnie i ukończony kurs archiwalny I stopnia.

Naczelnik Wydziału Archiwum Zakładowego Biura Administracyjnego powinien posiadać wykształcenie wyższe i ukończony kurs archiwalny I i II stopnia.

Lokal archiwum zakładowego

§ 5

1. Lokal archiwum zakładowego składa się z dwu rodzajów pomieszczeń:

a) magazynów archiwalnych,

b) pomieszczeń biurowych.

2. Magazyn archiwum powinien być wyposażony w:

a) regały metalowe i inne urządzenia do przechowywania dokumentacji,

b) sprzęt do mierzenia temperatury i wilgotności powietrza (wymagana temperatura od 17°C do 19°C, wilgotność od 55% do 65%),

c) sprzęt przeciwpożarowy (gaśnica proszkowa i koc przeciwpożarowy, worki ewakuacyjne) oraz instrukcję przeciwpożarową, dostosowaną do potrzeb archiwum zakładowego.

3. Magazyn archiwum powinien być suchy, przewietrzony, zabezpieczony przed bezpośrednim działaniem promieni słonecznych.

4. Magazyn archiwum powinien być zabezpieczony przed włamaniem przez okratowanie okien, drzwi wzmocnione blachą, zastosowanie dwóch zamków atestowanych. Wskazane są instalacje: antywłamaniowa i przeciwpożarowa. Klucze do archiwum zakładowego powinny być przechowywane na portierni, zawsze pod kontrolą pracownika wewnętrznej służby ochrony.

5. W przypadku stwierdzenia utraty dokumentacji lub włamania do pomieszczeń archiwum zakładowego, dyrektor Biura Administracyjnego zobowiązany jest do powiadomienia Dyrektora Generalnego oraz policji. Równocześnie należy przeprowadzić własne postępowanie wyjaśniające.

6. Palenie tytoniu w pomieszczeniach archiwum zakładowego jest zabronione.

7. W pomieszczeniach archiwum zakładowego nie należy przechowywać przedmiotów, niebędących wyposażeniem archiwum.

8. Prawo wstępu do pomieszczeń archiwum zakładowego mają wyłącznie pracownicy archiwum, ich bezpośredni przełożeni oraz upoważnieni przedstawiciele organów kontrolnych za okazaniem upoważnienia.

9. Po zakończeniu pracy pomieszczenia archiwum zakładowego są zamykane i plombowane.

Przejmowanie dokumentacji spraw załatwionych

§ 6

1. Archiwum zakładowe przejmuje dokumentację spraw załatwionych po dwuletnim okresie przechowywania w departamentach, liczonym od 1 stycznia roku następującego po roku, w którym sprawy załatwiono. Na uzasadniony wniosek zainteresowanego departamentu, archiwum zakładowe może przejąć dokumentację po rocznym okresie przechowywania.

2. Archiwum zakładowe przejmuje dokumentację kompletnymi rocznikami. Dokumentacja spraw załatwionych potrzebna nadal do celów służbowych może być wypożyczona na okres uzgodniony z pracownikiem archiwum zakładowego, po jej zewidencjonowaniu i umieszczeniu odpowiedniej adnotacji w spisie zdawczo-odbiorczym.

3. Przejęcie dokumentacji należy poprzedzić jej przeglądem w departamencie, dokonanym przez pracownika archiwum zakładowego w celu sprawdzenia, czy dokumentacja została prawidłowo skompletowana, uporządkowana i zewidencjonowana.

4. Dokumentacja przejmowana przez archiwum zakładowe powinna zostać uporządkowana przez departament, w którym powstała lub była gromadzona. Przez uporządkowanie dokumentacji należy rozumieć:

1) ułożenie dokumentacji spraw wewnątrz teczek aktowych w porządku przewidzianym w Instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa (sprawami, w przypadku materiałów archiwalnych w obrębie spraw chronologicznie – przy czym pismo rozpoczynające sprawę powinno znaleźć się na wierzchu);

2) opisanie teczek aktowych przez umieszczenie na tytułowej (wierzchniej) stronie teczki:

a) na środku u góry – pełnej nazwy Ministerstwa oraz nazwy departamentu, w którym tworzono lub gromadzono dokumentację,

b) w lewym górnym rogu – znaku akt, złożonego z symbolu departamentu i symbolu klasyfikacyjnego dokumentacji z rzeczowego wykazu akt,

c) w prawym górnym rogu – symbolu kategorii archiwalnej dokumentacji z wykazu akt, a w odniesieniu do dokumentacji niearchiwalnej, również okresu jej przechowywania wyrażonego cyfrą arabską (np. „B10”),

d) na środku – tytułu akt (teczki aktowej), tj. hasła klasyfikacyjnego dokumentacji z rzeczowego wykazu akt z bliższym określeniem zawartości teczki,

e) pod tytułem – dat skrajnych akt, tj. rocznych dat akt najwcześniej i najpóźniej sporządzonych oraz numeru kolejnego tomu,

f) na środku na dole teczki – numer kolejny teczki ze spisu zdawczo – odbiorczego;

g) w prawym dolnym rogu – liczby stron w teczce (w przypadku akt kat. A);

3) umieszczenie materiałów archiwalnych (kat. A) wyłącznie w bezkwasowych teczkach wiązanych, a tych w tekturowych pudłach przyjaznych dla nośnika papierowego;

4) w teczkach zawierających materiały archiwalne (kat. A) ponumerowanie stron, usunięcie z akt metalowych elementów i spięcie akt plastikowymi klipsami;

5) w uzasadnionych przypadkach podzielenie akt na tomy i ich ponumerowanie;

6) przekazywanie akt osobowych odbywa się w formie uzgodnionej z archiwum zakładowym.

5. Przejmowanie dokumentacji przez archiwum zakładowe odbywa się na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych akt przekazywanych przez departamenty – sporządzonych w czterech egzemplarzach dla materiałów archiwalnych (kat. A) i w trzech egzemplarzach dla dokumentacji niearchiwalnej (kat. B). Trzy egzemplarze spisów dokumentacji kat. A i dwa egzemplarze spisów dokumentacji kat. B są przeznaczone dla archiwum zakładowego (z tego jeden egzemplarz spisów dokumentacji kat. A archiwum zakładowe przesyła do Archiwum Akt Nowych), pozostały egzemplarz jest przeznaczony dla departamentu przekazującego dokumentację.

6. Spisy zdawczo-odbiorcze podpisuje kierujący departamentem przekazującym dokumentację oraz naczelnik Wydziału Archiwum Zakładowego Biura Administracyjnego.

7. Naczelnik Wydziału Archiwum Zakładowego Biura Administracyjnego odmawia przejęcia dokumentacji, jeżeli:

1) dokumenty nie zostały uporządkowane zgodnie z przepisami;

2) w spisie zdawczo-odbiorczym są błędy lub niedokładności;

3) przekazywana dokumentacja nie odpowiada spisom zdawczo-odbiorczym.

8. Naczelnik Wydziału Archiwum Zakładowego Biura Administracyjnego zawiadamia swego bezpośredniego przełożonego oraz kierującego departamentem, który przygotował dokumentację do przekazania, o powodach nieprzejęcia dokumentacji.

9. Przekazywanie do archiwum zakładowego załatwionych (wykorzystanych) dokumentów oznaczonych klauzulą „zastrzeżone” odbywa się na zasadach określonych w niniejszej Instrukcji oraz zgodnie z § 13 Szczegółowych wymagań w zakresie ochrony informacji niejawnych, oznaczonych klauzulą „zastrzeżone” w komórkach organizacyjnych Ministerstwa Gospodarki zawartych w Instrukcji w sprawie postępowania z materiałami niejawnymi w Ministerstwie Gospodarki z dnia 9 maja 2006 r.

Postępowanie z dokumentacją elektroniczną

§ 7

1. Dla informacji i dokumentacji elektronicznej wprowadzonej do EOD funkcję archiwum zakładowego pełni EOD ARCHIWUM.

2. Przechowywanie informacji i dokumentacji elektronicznej w EOD ARCHIWUM powinno odbywać się zgodnie z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. Nr 206, poz. 1518).

3. Dokumentacja spraw prowadzonych w EOD przechowywana jest w EOD ARCHIWUM przez okres przewidziany w Rzeczowym Wykazie Akt.

4. Zgodnie z art. 19 ust. 1 ww. rozporządzenia MSWiA, elektroniczne materiały archiwalne przechowywane w EOD ARCHIWUM przekazywane są do Archiwum Akt Nowych na nośnikach elektronicznych, bądź za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

5. System EOD ARCHIWUM powinien zapewnić realizację procedur opisanych w powyższym rozporządzeniu MSWiA, w szczególności umożliwiać tworzenie spisów spraw niezbędnych przy przekazywaniu dokumentacji prowadzonej przez komórki organizacyjne oraz przekazanie na brakowanie i do AAN. EOD ARCHIWUM zabezpieczy przechowywanie dokumentacji przed nieautoryzowanym usuwaniem. Usuwanie dokumentacji z EOD ARCHIWUM może nastąpić jedynie po uzyskaniu zgody z departamentu i AAN.

6. W przypadku dokumentacji zapisanej na nośnikach elektronicznych przedmiotem ochrony powinien być zapis (dane), natomiast ochrona nośników służy jedynie realizacji tego celu.

7. Procedury informatyczne (np. EOD) powinny zapewnić cykliczne wykonywanie kopii bezpieczeństwa całości zgromadzonych danych na bezpiecznych nośnikach i przechowywanie ich w odpowiednio zabezpieczonym miejscu, którym może być wydzielona część archiwum, z tym że:

1) pomieszczenie powinno być chłodne, suche i zaciemnione, nienarażone na promieniowanie ultrafioletowe;

2) temperatura w pomieszczeniu powinna wynosić 18°–22° C, wilgotność 40–50%.

8. W przypadku nośników typu płyt CD-R, DVD-R należy przestrzegać następujących zasad:

1) do opisu na płycie nie należy używać twardych i ostrych przyborów (ołówków, długopisów), ale specjalnych pisaków, których tusz nie zawiera rozpuszczalników, mogących uszkodzić płytę;

2) płyty należy przechowywać w odpowiednich opakowaniach tak, aby zabezpieczyć je przed zanieczyszczeniami i ograniczyć wpływ czynników zewnętrznych, w szczególności nie wystawiać płyt na działanie promieni słonecznych.

9. W przypadku przejmowania nośników elektronicznych przez archiwum należy:

1) przejmować wyłącznie nośniki szczegółowo opisane, opisujące ich zawartość (tematykę) z podaniem nazwy i wersji zastosowanego edytora tekstu;

2) przejmować na podstawie ewidencji tych nośników sporządzonej przez przekazującego.

10. Przekazywanie dokumentacji zapisanej na nośnikach elektronicznych powinno odbywać się zgodnie z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz. U. Nr 206, poz. 1517) oraz rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 206, poz. 1519).

Przechowywanie i ewidencja dokumentacji papierowej w archiwum zakładowym

§ 8

1. Akta w archiwum można układać:

1) według podziału na departamenty i jednostki organizacyjne, pozostawiając rezerwę miejsca na przyjęcie nowych roczników akt;

2) sukcesywnie, w kolejności numerów spisów zdawczo-odbiorczych.

2. Układ teczek aktowych na półkach może być:

1) pionowy – systemem bibliotecznym (od lewej ku prawej stronie);

2) poziomy – teczka na teczce od dołu ku górze w kolejności sygnatur.

3. Wybór pozostawia się pracownikowi archiwum, który powinien wybrać rozwiązanie dostosowane do warunków panujących w magazynie.

4. Jedną część magazynu (lub osobny magazyn) należy przeznaczyć dla materiałów archiwalnych (kat. A) a drugą dla dokumentacji niearchiwalnej (kat. B).

5. Ewidencję dokumentacji w archiwum zakładowym stanowią:

1) spisy zdawczo-odbiorcze akt przekazywanych do archiwum zakładowego – załącznik nr 1 do Instrukcji;

2) wykaz spisów zdawczo-odbiorczych, do którego wpisuje się poszczególne spisy zdawczo-odbiorcze w kolejności ich wpływów, nadając im kolejną numerację – załącznik nr 2 do Instrukcji;

3) karty udostępniania dokumentacji – załącznik nr 3 do Instrukcji;

4) spisy dokumentacji niearchiwalnej (aktowej), przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie – załącznik nr 4 do Instrukcji;

5) protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej – załącznik nr 5 do Instrukcji;

6) protokoły braku lub uszkodzenia udostępnionych akt;

7) spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych, przekazywanych do Archiwum Państwowego – załącznik nr 6 do Instrukcji;

8) spisy zdawczo – odbiorcze akt osobowych – załącznik nr 7 do Instrukcji.

6. Otrzymane z departamentów spisy zdawczo-odbiorcze akt rejestruje się w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych i nadaje im kolejne numery z tego wykazu. Numer spisu zdawczo-odbiorczego, łamany przez numer pozycji w tym spisie, stanowi sygnaturę teczki. Jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego przechowuje się w kolejności numerów zgodnie z ich rejestracją w wykazie spisów, a drugi w teczce prowadzonej oddzielnie dla poszczególnego departamentu lub jednostki organizacyjnej Ministerstwa.

7. Archiwum prowadzi dwa zbiory spisów zdawczo-odbiorczych:

1) zbiór I stanowią pierwsze egzemplarze (oryginały) spisów zdawczo-odbiorczych, ułożone według kolejności numerów porządkowych, pod którymi zostały zarejestrowane w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych;

2) zbiór II stanowią drugie egzemplarze (kopie) spisów zdawczo-odbiorczych, przechowywane w teczkach złożonych oddzielnie dla poszczególnych departamentów i jednostek organizacyjnych, zbór ten służy do udostępniania akt.

8. W archiwum mogą być również stosowane inne urządzenia ewidencyjne, w szczególności skorowidze alfabetyczne, rejestry, inwentarze tematyczne, księgi inwentarzowe nośników informatycznych.

9. Pełną ewidencję dokumentacji przechowuje się w archiwum zakładowym wieczyście w oddzielnych teczkach.

Teczki te nie mogą być wynoszone z pomieszczeń archiwum.

Karty udostępniania dokumentacji przechowywane są w archiwum przez okres dwóch lat, licząc od daty zwrotu akt.

Udostępnianie dokumentacji w archiwum zakładowym

§ 9

1. Dokumentacja przechowywana w archiwum zakładowym może być udostępniana upoważnionym pracownikom na miejscu, za zgodą kierującego departamentem, z którego akta pochodzą.

2. Wypożyczenie dokumentacji dla celów służbowych, naukowych i innych poza Ministerstwo może nastąpić wyłącznie w przypadkach uzasadnionych i za pisemną zgodą Dyrektora Generalnego lub osoby przez niego upoważnionej.

3. Korzystanie z dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym odbywa się stosownie do przepisów:

1) ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.¹⁾);

2) ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198, z późn. zm.²⁾);

3) ustawy z dnia 26 stycznia 1984 r. – Prawo prasowe (Dz. U. Nr 5, poz. 24, z późn. zm.³⁾);

4) rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji i zadań rzeczników prasowych w urzędach organów administracji rządowej (Dz. U. Nr 4, poz. 36);

5) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.⁴⁾);

6) ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631, z późn. zm.⁵⁾).

4. Wypożyczenia dokumentacji z archiwum zakładowego dokonuje wyłącznie pracownik archiwum zakładowego.

5. Wypożyczenie dokumentacji z archiwum zakładowego odbywa się na podstawie „karty udostępnienia”, którą podpisuje osoba korzystająca z dokumentacji i kierujący departamentem lub jednostką organizacyjną.

Potwierdzenia zwrotu dokumentacji na „karcie udostępnienia” dokonuje pracownik archiwum w obecności zdającego.

6. W miejsce wypożyczonej dokumentacji wkłada się zakładkę do akt.

7. Wypożyczający dokumentację ponosi pełną odpowiedzialność za całość akt i ich zwrot w wyznaczonym terminie. Stan akt przy ich zwrocie obowiązany jest sprawdzić pracownik archiwum zakładowego.

8. Wypożycza się wyłącznie całe teczki aktowe.

9. W przypadku stwierdzenia braków lub uszkodzeń wypożyczonej dokumentacji, pracownik archiwum zakładowego sporządza protokół, który podpisują: wypożyczający dokumentację, jego bezpośredni przełożony i pracownik archiwum zakładowego.

10. Protokół sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden wkłada się w miejsce brakujących akt, drugi przechowuje w przeznaczonej do tego celu teczce, a trzeci przekazuje kierującemu departamentem, który akta wypożyczył – celem wyjaśnienia okoliczności sprawy.

Wydzielanie dokumentacji

§ 10

1. W pierwszym półroczu każdego roku archiwum zakładowe dokonuje przeglądu dokumentacji, w trakcie którego ma nastąpić:

1) wyłączenie materiałów archiwalnych (kat. A), podlegających przekazaniu do Archiwum Akt Nowych;

2) wydzielenie dokumentacji niearchiwalnej (kat. B), przeznaczonej na makulaturę;

3) wydzielenie dokumentacji oznaczonej symbolem „BE” podlegającej ekspertyzie Archiwum Akt Nowych.

2. Wydzielenia dokumentacji dokonuje się komisyjnie na wniosek naczelnika Wydziału Archiwum Zakładowego Biura Administracyjnego.

3. W celu dokonania wydzielenia dokumentacji niearchiwalnej (kat. B) przeznaczonej na makulaturę Dyrektor Generalny powołuje komisję.

4. W skład komisji wchodzą:

a) dyrektor Biura Administracyjnego,

b) przedstawiciele departamentów, których akta podlegają wydzieleniu,

c) naczelnik Wydziału Archiwum Zakładowego Biura Administracyjnego oraz pracownik archiwum zakładowego.

5. Do zadań komisji należy:

1) typowanie materiałów archiwalnych (kat. A), podlegających przekazaniu do Archiwum Akt Nowych;

2) typowanie dokumentacji (kat. BE), podlegającej ekspertyzie;

3) ocena przydatności do celów praktycznych i kwalifikowanie dokumentacji niearchiwalnej (kat. B) do przekazania na makulaturę lub do zniszczenia albo przedłużenie okresu przechowywania;

4) sporządzenie w dwóch egzemplarzach protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej;

5) sporządzenie w dwóch egzemplarzach spisu dokumentacji niearchiwalnej, przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub do zniszczenia.

6. Komisja nie może zmienić kwalifikacji dokumentacji, zaliczonej do kat. A w wykazie akt, może natomiast przedłużyć okres przechowywania dokumentacji niearchiwalnej (kat. B).

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

§ 11

1. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej polega na: ocenie jej przydatności do celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i następnie przekazaniu jej na makulaturę lub zniszczeniu we własnym zakresie.

2. Dokumentację przeznaczoną do zniszczenia należy wydzielić i przechowywać w takiej kolejności, w jakiej została wyszczególniona w spisie przekazanym do Archiwum Akt Nowych – do czasu otrzymania zgody na jej zniszczenie.

Z akt tych należy wyłączyć oryginały dokumentów osobistych, jak np. metryki, świadectwa, zaświadczenia itp. Dokumenty te należy przechowywać w archiwum zakładowym i zwracać na żądanie zainteresowanym osobom za pośrednictwem jednostki organizacyjnej, która akta przekazała.

3. Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej wraz ze spisem dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub do zniszczenia (dwa egzemplarze) komisja, o której mowa w § 10 ust. 3, przedkłada Dyrektorowi Generalnemu lub osobie przez niego upoważnionej w celu uzyskania akceptacji. Jeden egzemplarz protokołu oceny oraz jeden egzemplarz spisu podlegają przekazaniu do Archiwum Akt Nowych w celu uzyskania zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej.

4. Wniosek do Dyrektora Archiwum Akt Nowych o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej składa Dyrektor Generalny.

5. Pracownik archiwum zakładowego, po uzyskaniu zgody Dyrektora Archiwum Akt Nowych na brakowanie i po przekazaniu do składnicy surowców wtórnych dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia lub zniszczeniu jej we własnym zakresie, dokonuje w spisach zdawczo-odbiorczych adnotacji o wybrakowaniu tych akt. Archiwum zakładowe przechowuje dokumenty brakowania, o których mowa w ust. 3, wraz z dowodami przekazania nieprzydatnej dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę, bądź protokołami jej zniszczenia (dokumentacja ta stanowi akta kat. A).

6. Ministerstwo obowiązane jest na żądanie Archiwum Akt Nowych umożliwić mu przeprowadzenie ekspertyzy archiwalnej.

7. W przypadku stwierdzenia niewłaściwego brakowania dokumentacji niearchiwalnej, tj. niewłaściwej oceny jej przydatności albo niezgodnego z przepisami sporządzenia protokołu oceny i spisu akt przeznaczonych do zniszczenia. Archiwum Akt Nowych może dokonać zmiany kwalifikacji akt i polecić ponowne przeprowadzenie procedury brakowania.

8. Akta kat. BE wydzielone przez Komisję do ekspertyzy należy zgrupować w jednym miejscu archiwum a ich spis przesłać do Archiwum Akt Nowych, z prośbą o przeprowadzenie ekspertyzy.

9. Po przeprowadzeniu ekspertyzy, akta zakwalifikowane do dalszego przechowywania należy umieścić we właściwym miejscu ich przechowywania, zmieniając ich kwalifikację archiwalną stosownie do ustaleń ekspertyzy. Zmianę kwalifikacji akt należy również odnotować w spisie zdawczo-odbiorczym.

10. Akta kat. BE, co do których ekspertyza nie wykazała potrzeby zmiany kwalifikacji archiwalnej, podlegają brakowaniu.

Przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Akt Nowych

§ 12

1. Ministerstwo przekazuje materiały archiwalne (kat. A) do Archiwum Akt Nowych nie później niż po upływie 25 lat od momentu ich wytworzenia.

2. Materiały archiwalne występujące w formie papierowej przekazuje się na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych materiałów archiwalnych przekazywanych do Archiwum Państwowego, które sporządza się w trzech egzemplarzach (załącznik nr 6).

Spisy podpisują naczelnik Wydziału Archiwum Zakładowego Biura Administracyjnego, dyrektor Biura Administracyjnego i Dyrektor Generalny.

3. Materiały archiwalne występujące w postaci dokumentu elektronicznego przekazuje się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego zapisanego w jednym z formatów określonych w przepisach wydanych na podstawie rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz. U. Nr 206, poz. 1517).

4. Do spisów zdawczo-odbiorczych należy dołączyć notatkę o działalności Ministerstwa, a także rzeczowy wykaz akt obowiązujący w okresie, z którego pochodzą przekazywane akta. Oprócz nośnika papierowego, ewidencję materiałów archiwalnych należy sporządzić również na nośniku elektronicznym (płycie CD-R).

5. Przy przekazywaniu materiałów archiwalnych dwa egzemplarze spisu zdawczo-odbiorczego otrzymuje Archiwum Akt Nowych, trzeci egzemplarz pozostaje w archiwum zakładowym. Do spisu przeznaczonego dla Archiwum Akt Nowych dołącza się informację zawierającą podstawowe dane dotyczące zmian organizacyjnych, jakie nastąpiły w czasie, z którego pochodzą przekazywane materiały archiwalne.

6. Wniosek do Dyrektora Archiwum Akt Nowych w sprawie przekazania materiałów archiwalnych przedstawia Dyrektor Generalny.

7. Szczegółowe zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego określają przepisy § 10, 12 i 13 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375).

8. Materiały archiwalne przed przekazaniem do Archiwum Akt Nowych należy uporządkować i zabezpieczyć zgodnie z przepisami § 14–17 rozporządzenia wymienionego w ust. 7.

9. Koszty związane z przekazywaniem materiałów archiwalnych ponosi Ministerstwo.

Kontrola archiwum zakładowego

§ 13

1. Prawo kontroli archiwum zakładowego mają:

1) osoby upoważnione przez Dyrektora Generalnego;

2) przedstawiciele Archiwum Akt Nowych, legitymujący się upoważnieniem do przeprowadzenia kontroli.

2. Z kontroli przeprowadzonej przez przedstawicieli Archiwum Akt Nowych sporządza się protokół oraz ewentualne zalecenia pokontrolne. Protokół podpisuje osoba kontrolująca, naczelnik Wydziału Archiwum Zakładowego Biura Administracyjnego, dyrektor Biura Administracyjnego i Dyrektor Generalny.

3. Zgodnie z odrębnymi przepisami kontrole archiwum zakładowego mogą przeprowadzać również przedstawiciele Najwyższej Izby Kontroli oraz organa prokuratury.

Postępowanie z materiałami archiwalnymi oraz dokumentacją niearchiwalną w przypadku ustania działalności Ministerstwa

§ 14

W sprawach postępowania z materiałami archiwalnymi oraz dokumentacją niearchiwalną w przypadku ustania działalności jednostki organizacyjnej, stosuje się:

1) w stosunku do dokumentacji papierowej przepisy § 11 i 15 ust. 4 rozporządzenia, o którym mowa w § 12 ust. 7;

2) w stosunku do dokumentacji elektronicznej przepisy § 16, 18 ust. 4 i 19 ust. 1 rozporządzenia, o którym mowa w § 7 ust. 2.

¹⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 104, poz. 708, Nr 170, poz. 1217 i Nr 220, poz. 1600, z 2007 r. Nr 64, poz. 426, z 2008 r. Nr 227, poz. 1505 oraz z 2009 r. Nr 39, poz. 307 i Nr 166, poz. 1317.

²⁾ Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2002 r. Nr 153, poz. 1271, z 2004 r. Nr 240, poz. 2407 oraz z 2005 r. Nr 65, poz. 565 i Nr 132, poz. 1110.

³⁾ Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 1988 r. Nr 41, poz. 324, z 1989 r. Nr 34, poz. 187, z 1990 r. Nr 29, poz. 173, z 1991 r. Nr 100, poz. 442, z 1996 r. Nr 114, poz. 542, z 1997 r. Nr 88, poz. 554 i Nr 121, poz. 770, z 1999 r. Nr 90, poz. 999, z 2001 r. Nr 112, poz. 1198, z 2002 r. Nr 153, poz. 1271, z 2004 r. Nr 111, poz. 1181, z 2005 r. Nr 39, poz. 377 oraz z 2007 r. Nr 89, poz. 590.

⁴⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2002 r. Nr 153, poz. 1271, z 2004 r. Nr 25, poz. 219 i Nr 33, poz. 285, z 2006 r. Nr 104, poz. 708 i Nr 104, poz. 711, oraz 2007 r. Nr 165 poz. 1170 i Nr 176, poz. 1238.

⁵⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 104, poz. 708, Nr 104, poz. 711, Nr 149, poz. 1078, Nr 218, poz. 1592 i Nr 220, poz. 1600 oraz 2008 r. Nr 171, poz. 1056.

Załączniki do Instrukcji

Załącznik nr 1

Spis zdawczo-odbiorczy akt

Załącznik nr 2

Załącznik nr 3

Karta udostępnienia akt

Załącznik nr 4

SPIS DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ (AKTOWEJ) PRZEZNACZONEJ NA MAKULATURĘ LUB ZNISZCZENIE

Załącznik nr 5

Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej

Załącznik nr 6

SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY

Załącznik nr 7

Akta osobowe pracowników klasa RWA-120 kat. BE-50