Akt prawny
archiwalny
Wersja archiwalna od 2022-01-05 do 2022-05-19
Wersja archiwalna od 2022-01-05 do 2022-05-19
archiwalny
DECYZJA NR 39
KOMENDANTA GŁÓWNEGO POLICJI
z dnia 16 lutego 2021 r.
w sprawie prowadzenia centralnego zbioru informacji, w tym danych osobowych, o badaniach psychologicznych w Policji o nazwie „SYNAPS”
(ostatnia zmiana: DUKGP. z 2022 r., poz. 1)
Na podstawie art. 25 ust. 2 pkt 4, art. 35a ust. 1 oraz art. 46b ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji (Dz. U. z 2020 r. poz. 360, 956, 1610, 2112 i 2320), art. 6 ust. 1 lit. a i c rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 04.05119 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.1) ) oraz § 8 ust. 2 zarządzenia nr 2 Komendanta Głównego Policji z dnia 1 kwietnia 2016 r. w sprawie regulaminu Komendy Głównej Policji (Dz. Urz. KGP poz. 13, z późn. zm.2) ) postanawia się, co następuje:
Rozdział 1
Przepisy ogólne
§ 1. 1. W Policji prowadzi się centralny zbiór informacji, w tym danych osobowych, o badaniach psychologicznych o nazwie „SYNAPS”, zwany dalej „SYNAPS”.
2. SYNAPS prowadzi się w Komendzie Głównej Policji, zwanej dalej „KGP”, Centralnym Biurze Śledczym Policji, zwanym dalej „CBŚP”, Biurze Spraw Wewnętrznych Policji, zwanym dalej „BSWP”, oraz komendach wojewódzkich (Komendzie Stołecznej) Policji.
3. SYNAPS prowadzi się w celu zapewnienia sprawnej oraz prawidłowej realizacji zadań w zakresie przeprowadzenia:
1) testu psychologicznego określającego predyspozycje intelektualne i osobowościowe kandydatów ubiegających się o przyjęcie do służby w Policji;
2) badań psychologicznych policjantów do służby na określonych stanowiskach lub w określonych komórkach organizacyjnych jednostek organizacyjnych Policji.
§ 2. Użyte w niniejszej decyzji określenia i skróty oznaczają:
1) administrator – Komendanta Głównego Policji będącego administratorem w rozumieniu art. 4 pkt 7 rozporządzenia PE i Rady(UE) 2016/679, w odniesieniu do informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w SYNAPS;
2) administrator techniczny systemu SYNAPS – policjanta lub pracownika wyznaczonego przez kierownika komórki organizacyjnej KGP właściwej w sprawach informatyki, realizującego zadania związane z utrzymaniem właściwego funkcjonowania technicznego i informatycznego systemu SYNAPS, posiadającego uprawnienie dostępu do systemu SYNAPS oraz upoważnienie do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w systemie SYNAPS w zakresie, o którym mowa w § 9 ust. 1 pkt 1 lit. a i d oraz pkt 2 lit. a i d;
2a) [1] anonimizacja – nieodwracalna zmiana danych w systemie SYNAPS polegająca na automatycznym, zgodnie z ustalonymi kryteriami, usunięciu danych umożliwiających zidentyfikowane osoby;
3) identyfikator kadrowy – indywidualny numer nadawany policjantowi lub pracownikowi Policji przez komórkę organizacyjną właściwą w sprawach kadr i szkolenia;
4) komórka organizacyjna właściwa w sprawach psychologii – komórkę organizacyjną, znajdującą się w strukturze biura KGP, CBŚP, BSWP lub komendy wojewódzkiej (Komendy Stołecznej) Policji, realizującą zadania w zakresie opieki psychologicznej i psychoedukacji, psychologii zarządzania zasobami ludzkimi oraz psychologii policyjnej stosowanej;
5) koordynator merytoryczny SYNAPS – użytkownika SYNAPS, wyznaczonego przez dyrektora biura KGP, w strukturach którego znajduje się komórka właściwa w sprawach psychologii, sprawującego nadzór nad funkcjonowaniem SYNAPS w Policji i pełniącego służbę lub zatrudnionego w komórce organizacyjnej KGP właściwej w sprawach psychologii, który posiada upoważnienie do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS oraz uprawnienie dostępu do systemu SYNAPS w zakresie pełnym, obejmującym informacje, w tym dane osobowe, przetwarzane w SYNAPS przez jednostki organizacyjne Policji;
6) osoba upoważniona – osobę posiadającą upoważnienie do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS w zakresie lokalnym, obejmującym dostęp do informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w SYNAPS odpowiednio zgodnie z zakresem właściwym dla KGP, CBŚP, BSWP lub komendy wojewódzkiej (Komendy Stołecznej) Policji, z wyłączeniem informacji, o których mowa w § 9 ust. 2, nieposiadającą dostępu do systemu SYNAPS;
7) rozporządzenie PE i Rady(UE) 2016/679 – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.);
8) system SYNAPS – informatyczny system Policji, będący częścią SYNAPS, w którym znajdują się psychologiczne narzędzia diagnostyczne oraz informacje, w tym dane osobowe, przetwarzane w SYNAPS, do korzystania z którego uprawnione są komórki organizacyjne właściwe w sprawach psychologii;
9) ustawa ODO – ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781);
10) użytkownik SYNAPS – psychologa policyjnego posiadającego upoważnienie do przetwarzania w zakresie lokalnym informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS oraz uprawnienie dostępu do systemu SYNAPS w zakresie lokalnym, obejmującym dostęp do informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS odpowiednio zgodnie z zakresem właściwym dla KGP, CBŚP, BSWP lub komendy wojewódzkiej (Komendy Stołecznej) Policji.
Rozdział 2
Administrowanie informacjami przetwarzanymi w SYNAPS
§ 3. 1. Zadania oraz związane z tym obowiązki i uprawnienia administratora, wynikające z przepisów rozporządzenia PE i Rady(UE) 2016/679 i ustawy ODO, zwane dalej „administrowaniem”, w imieniu Komendanta Głównego Policji w zakresie określonym w niniejszej decyzji realizuje dyrektor biura KGP, w strukturze którego znajduje się komórka właściwa w sprawach psychologii.
2. Do wykonywania w imieniu Komendanta Głównego Policji zadań administratora danych w SYNAPS, zgodnie z przepisami określonymi w art. 5, art.12, art.13 ust.1 lit. a-c, e i ust. 2, art.15 ust. 1, art. 16, art. 17 ust. 1 lit. a, b, d i e, art. 18 ust. 1 lit. a oraz ust. 2 i 3, art. 24, art. 25, art. 30, art. 32 oraz art. 33 rozporządzenia PE i Rady(UE) 2016/679, upoważnia się Komendanta CBŚP, Komendanta BSWP oraz komendantów wojewódzkich (Komendanta Stołecznego) Policji, zgodnie z właściwością.
3. Do wykonywania, w imieniu Komendanta Głównego Policji, zadań administratora w odniesieniu do spraw technicznych dotyczących działania systemu SYNAPS, w zakresie jego utrzymania oraz zapewnienia pełnej funkcjonalności pod względem technicznym i bezpieczeństwa teleinformatycznego, upoważnia się dyrektora biura KGP właściwego w sprawach informatyki.
4. Dyrektor biura KGP właściwy w sprawach informatyki za pośrednictwem administratora technicznego systemu SYNAPS realizuje następujące zadania w systemie SYNAPS:
1) zapewnia poprawną pracę systemu SYNAPS w zakresie infrastruktury sprzętowej, sieciowej i systemowej;
2) wykonuje kopie zapasowe systemu;
3) monitoruje parametry działania systemu;
4) wykonuje instalacje poprawek i nowych wersji systemu;
5) dokonuje parametryzacji zasad złożoności haseł i definiowania polityki zmiany haseł,
6) zakłada konta dla administratora technicznego systemu SYNAPS;
7) dokonuje zmiany lub odblokowywania haseł dla koordynatorów merytorycznych SYNAPS.
5. Dyrektor biura KGP, w strukturze którego znajduje się komórka właściwa w sprawach psychologii oraz kierownicy jednostek organizacyjnych Policji, o których mowa w § 3 ust. 2, zapewniają aktualność, integralność, legalność, prawidłowość i poufność przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS w odniesieniu do informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w podległych im komórkach lub jednostkach organizacyjnych Policji.
6. Wykonywanie czynności administratora, o których mowa w ust. 1, nie dotyczy wyznaczania inspektora ochrony danych.
§ 4. 1. Dyrektor biura KGP, w strukturze którego znajduje się komórka właściwa w sprawach psychologii:
1) jest upoważniony do wykonywania kontroli i nadzoru nad przetwarzaniem informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS;
2) jest upoważniony do wydawania instrukcji lub wytycznych w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania czynności służbowych związanych z przetwarzaniem informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS wynikających z niniejszej decyzji;
3) wnioskuje i akceptuje zmiany w zakresie rozwiązań, funkcjonalności oraz innych modyfikacji w systemie SYNAPS.
2. Ogólny nadzór nad jakością i aktualnością informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w SYNAPS oraz nadzór nad zgodnością zakresu uprawnień dostępu do systemu SYNAPS z zadaniami służbowymi, a także z procedurami nadawania i odwoływania uprawnień dostępu do systemu SYNAPS sprawują dyrektor biura KGP, w strukturze którego znajduje się komórka właściwa w sprawach psychologii oraz kierownicy jednostek organizacyjnych, o których mowa w § 3 ust. 2, zgodnie z właściwością.
3. Nadzór, o którym mowa w ust. 2, sprawuje się poprzez wyjaśnienie stwierdzonych rozbieżności lub wątpliwości w zakresie przetwarzania informacji, w tym danych osobowych w SYNAPS.
4. Koordynator merytoryczny SYNAPS:
1) analizuje operacje wykonywane w systemie SYNAPS;
2) sprawuje nadzór merytoryczny nad użytkowaniem systemu SYNAPS w jednostkach organizacyjnych Policji, w tym realizowaniem zadań określonych w § 1 ust. 3 i ich dokumentowaniem;
3) konsultuje z użytkownikami SYNAPS wyniki badań związane z realizacją zadań, o których mowa w § 1 ust. 3;
4) koordynuje określanie profili wymagań do badań psychologicznych na poszczególne stanowiska w Policji;
5) wykonuje czynności techniczno-organizacyjne w systemie SYNAPS;
6) opracowuje projekty aktów prawnych i dokumentów związanych z funkcjonowaniem SYNAPS.
5. Dyrektor biura KGP, w strukturach którego znajduje się komórka właściwa w sprawach psychologii, wyznacza co najmniej trzech koordynatorów merytorycznych SYNAPS w celu zapewnienia sprawnego funkcjonowania SYNAPS i prawidłowej realizacji zadań, o których mowa w § 1 ust. 3.
6. Kierownik komórki organizacyjnej KGP właściwej w sprawach psychologii spośród osób, o których mowa w ust. 5, wyznacza koordynatora merytorycznego SYNAPS odpowiedzialnego za realizowanie zadań wymienionych w ust. 4 pkt 1 oraz pkt 4-6.
Rozdział 3
Procedura nadawania, odwoływania oraz ewidencjonowania upoważnień do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS oraz uprawnień dostępu do systemu SYNAPS
§ 5. 1. Do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS lub w systemie SYNAPS dopuszcza się osobę, która:
1) odbyła przeszkolenie w zakresie ochrony danych osobowych, potwierdzone zaświadczeniem oraz wypełniła oświadczenie o zobowiązaniu się do zapewnienia bezpieczeństwa informacji, w tym danych osobowych przetwarzanych w SYNAPS lub systemie SYNAPS oraz ochrony przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem danych osobowych i ich przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem. Fakt zaznajomienia się z wymienionymi przepisami policjant lub pracownik Policji potwierdza własnoręcznym podpisem;
2) posiada upoważnienie do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS.
2. Przeszkolenie w zakresie ochrony danych osobowych, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, przeprowadza komórka organizacyjna właściwa w sprawach ochrony danych osobowych KGP, CBŚP, BSWP lub komendy wojewódzkiej (Komendy Stołecznej) Policji.
3. Przed dopuszczeniem do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS osoba zapoznaje się z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
4. Upoważnienie do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS nadaje się lub odwołuje się na pisemny wniosek kierownika komórki organizacyjnej właściwej w sprawach psychologii lub osoby koordynującej pracę tej komórki.
5. Upoważnienie do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS nadaje lub odwołuje odpowiednio dyrektor lub zastępca dyrektora biura KGP, w strukturze którego znajduje się komórka organizacyjna właściwa w sprawach psychologii, komendant lub zastępca komendanta CBŚP, komendant lub zastępca komendanta BSWP, komendant lub zastępca komendanta wojewódzkiego (Komendanta Stołecznego) Policji.
6. Zatwierdzony wniosek, o którym mowa w ust. 4, podlega niezwłocznej realizacji. Wniosek niezatwierdzony z powodu braków formalnych zwraca się wnioskodawcy.
7. Wzór wniosku o nadanie upoważnienia do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS stanowi załącznik nr 1 do decyzji.
8. Wzór wniosku o odwołanie upoważnienia do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS stanowi załącznik nr 2 do decyzji.
§ 6. 1. Uprawnienie dostępu do systemu SYNAPS nadaje się użytkownikowi SYNAPS, który odbył przeszkolenie w zakresie obsługi technicznej systemu SYNAPS i stosowania psychologicznych narzędzi diagnostycznych znajdujących się w systemie SYNAPS, potwierdzone zaświadczeniem.
2. Przeszkolenie, o którym mowa w ust. 1 przeprowadza koordynator merytoryczny SYNAPS. Zaświadczenie o przeszkoleniu i materiały szkoleniowe zapewnia komórka organizacyjna KGP właściwa w sprawach psychologii. Wzór zaświadczenia określa załącznik nr 3 do decyzji.
3. Uprawnienie dostępu do systemu SYNAPS nadaje się:
1) koordynatorowi merytorycznemu SYNAPS w zakresie określonym w § 10 ust. 1 pkt 1-6;
2) użytkownikowi SYNAPS w zakresie określonym w § 10 ust. 1 pkt 1-5;
3) administratorowi technicznemu systemu SYNAPS w zakresie niezbędnym do utrzymania właściwego funkcjonowania technicznego i informatycznego systemu SYNAPS.
4. Uprawnienie dostępu do systemu SYNAPS nadaje się lub odwołuje się na pisemny wniosek:
1) kierownika lub zastępcy kierownika jednostki organizacyjnej Policji, o którym mowa § 3 ust. 2 lub kierownika komórki organizacyjnej KGP właściwej w sprawach psychologii - dla użytkownika SYNAPS;
2) dyrektora lub zastępcy dyrektora biura KGP właściwego w sprawach informatyki - dla administratora technicznego systemu SYNAPS.
5. Uprawnienie dostępu do systemu SYNAPS nadaje lub odwołuje dyrektor lub zastępca dyrektora biura KGP, w strukturze którego znajduje się komórka organizacyjna właściwa w sprawach psychologii.
6. Zatwierdzony wniosek, o którym mowa w ust. 4, podlega niezwłocznej realizacji. Wniosek niezatwierdzony z powodu braków formalnych zwraca się wnioskodawcy.
7. Zatwierdzony wniosek o nadanie uprawnienia dostępu do systemu SYNAPS uznaje się za nadanie upoważnienia do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych w tożsamym zakresie, bez konieczności nadawania odrębnych upoważnień do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w tym systemie.
8. Wzór wniosku o nadanie uprawnienia dostępu do systemu SYNAPS stanowi załącznik nr 4 do decyzji.
9. Wzór wniosku o odwołanie uprawnienia dostępu do systemu SYNAPS stanowi załącznik nr 5 do decyzji.
10. [2] Dyrektor lub zastępca dyrektora biura KGP, w strukturze którego znajduje się komórka organizacyjna właściwa w sprawach psychologii, z własnej inicjatywy lub na wniosek kierownika jednostki organizacyjnej Policji, o którym mowa w § 3 ust. 2 lub jego zastępcy albo kierownika komórki organizacyjnej KGP właściwej w sprawach psychologii, na skutek ujawnienia działań w istotny sposób naruszających przepisy decyzji może zawiesić uprawnienie dostępu do systemu SYNAPS koordynatorowi merytorycznemu SYNAPS lub użytkownikowi SYNAPS na czas niezbędny do wyjaśnienia sprawy.
11. [3] Kierownik jednostki organizacyjnej Policji, o którym mowa w § 3 ust. 2 lub jego zastępca albo kierownik komórki organizacyjnej KGP właściwej w sprawach psychologii, występuje o zawieszenie uprawnienia dostępu do systemu SYNAPS użytkownika SYNAPS, który ubiega się o przyjęcie do służby w Policji, niezwłocznie po złożeniu przez niego dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 2 pkt 1 ustawy o Policji. Zawieszenie uprawnienia ustaje z dniem następującym po dniu, w którym wykonano test psychologiczny, o którym mowa w § 1 ust. 3 pkt 1.
12. [4] Wzór wniosku o zawieszenie/przywrócenie uprawnienia dostępu do systemu SYNAPS stanowi załącznik nr 6 do decyzji.
§ 7. 1. Ewidencję nadanych upoważnień, o których mowa w § 5 ust. 4 i 5, prowadzi się w komórce organizacyjnej właściwej w sprawach psychologii właściwej dla miejsca pełnienia służby lub pracy osoby, której nadano upoważnienie.
2. Ewidencja upoważnień, o której mowa w ust. 1, zawiera:
1) imię i nazwisko;
2) identyfikator kadrowy;
3) nazwę jednostki i komórki organizacyjnej Policji;
4) stanowisko służbowe;
5) datę nadania oraz odwołania upoważnienia;
6) nadany zakres upoważnienia;
7) numer upoważnienia, na który składa się liczba porządkowa i rok wydania.
3. Kierownik komórki organizacyjnej właściwej w sprawach psychologii lub osoba koordynująca pracę tej komórki:
1) dokonuje na bieżąco weryfikacji nadanych upoważnień w zakresie zgodności z realizowanymi zadaniami służbowymi;
2) niezwłocznie składa wniosek o odwołanie nadanego upoważnienia, jeżeli osoba, której nadano upoważnienie:
a) została zawieszona w pełnieniu obowiązków,
b) została przeniesiona do pełnienia służby lub wykonywania pracy w innej jednostce lub komórce organizacyjnej Policji,
c) zakończyła wykonywanie zadań w jednostce lub komórce organizacyjnej Policji albo został z nią rozwiązany stosunek służbowy lub stosunek pracy przed upływem okresu, na który udzielono upoważnienia,
d) zmarła;
3) składa wniosek o odwołanie upoważnienia przed podpisaniem karty obiegowej w związku z rozwiązaniem stosunku służbowego lub stosunku pracy osoby, której nadano upoważnienie.
4. Ewidencję upoważnień, o których mowa w ust. 1, prowadzi się w postaci elektronicznej albo papierowej.
§ 8. 1. Ewidencję nadanych uprawnień dostępu do systemu SYNAPS, o których mowa w § 6 ust. 5, prowadzi wyznaczony przez kierownika komórki organizacyjnej KGP właściwej w sprawach psychologii koordynator merytoryczny SYNAPS.
2. Ewidencja uprawnień, o której mowa w ust. 1, zawiera:
1) imię i nazwisko;
2) identyfikator kadrowy;
3) nazwę jednostki i komórki organizacyjnej Policji;
4) stanowisko służbowe;
5) datę nadania oraz odwołania uprawnienia;
6) wnioskowany zakres uprawnienia;
7) numer uprawnienia, na który składa się liczba porządkowa i rok wydania.
3. Kierownik jednostki lub komórki organizacyjnej wnioskujący o nadanie uprawnienia, o którym mowa w § 6 ust. 4:
1) dokonuje na bieżąco weryfikacji nadanych uprawnień w zakresie zgodności z realizowanymi zadaniami służbowymi;
2) niezwłocznie składa wniosek o odwołanie nadanego uprawnienia, jeżeli osoba, której nadano uprawnienie:
a) została zawieszona w czynnościach służbowych lub w pełnieniu obowiązków,
b) została przeniesiona do pełnienia służby lub wykonywania pracy w innej jednostce lub komórce organizacyjnej Policji,
c) zakończyła wykonywanie zadań w jednostce lub komórce organizacyjnej Policji albo został z nią rozwiązany stosunek służbowy lub stosunek pracy przed upływem okresu, na który udzielono upoważnienia,
d) zmarła;
3) składa wniosek o odwołanie uprawnienia przed podpisaniem karty obiegowej w związku z rozwiązaniem stosunku służbowego lub stosunku pracy osoby, której nadano uprawnienie.
Rozdział 4
Informacje przetwarzane w SYNAPS
§ 9. 1. W SYNAPS przetwarza się w szczególności informacje, w tym dane osobowe:
1) kandydatów ubiegających się o przyjęcie do służby w Policji, w związku z realizacją zadania, o którym mowa w § 1 ust. 3 pkt 1:
a) nazwisko i imię,
b) data urodzenia,
c) płeć,
d) numer ewidencyjny PESEL,
e) numer z Centralnego Rejestru Doboru Kandydatów,
f) poziom wykształcenia,
g) wyniki oceny predyspozycji intelektualnych i osobowościowych,
h) opinię psychologiczną,
i) [5] dane dotyczące zdrowia, w rozumieniu art. 4 pkt 15 rozporządzenia PE i Rady(UE) 2016/679;
2) policjantów, w związku z realizacją zadania o którym mowa w § 1 ust. 3 pkt 2:
a) nazwisko i imię,
b) stopień policyjny,
c) imię ojca,
d) numer ewidencyjny PESEL,
e) numer identyfikacyjny,
f) poziom wykształcenia,
g) stanowisko służbowe,
h) nazwę komórki i jednostki organizacyjnej Policji,
i) wyniki badania psychologicznego,
j) ocenę predyspozycji intelektualnych i osobowościowych badanego,
k) opinię końcową z badania psychologicznego,
l) [6] dane dotyczące zdrowia, w rozumieniu art. 4 pkt 15 rozporządzenia PE i Rady(UE) 2016/679;
3) użytkowników SYNAPS:
a) nazwisko i imię,
b) identyfikator kadrowy,
c) numer ewidencyjny PESEL,
d) stanowisko służbowe,
e) nazwę komórki i jednostki organizacyjnej Policji,
f) [7] wyniki badań wykonanych w celach szkoleniowych lub w związku z realizacją zmian, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 3, realizowanych w uzgodnieniu z koordynatorem merytorycznym SYNAPS;
4) administratorów technicznych systemu SYNAPS:
a) nazwisko i imię,
b) identyfikator kadrowy,
c) stanowisko służbowe,
d) nazwę komórki i jednostki organizacyjnej Policji;
5) osób upoważnionych:
a) nazwisko i imię,
b) identyfikator kadrowy,
c) stanowisko służbowe,
d) nazwę komórki i jednostki organizacyjnej Policji.
2. [8] Dostęp do psychologicznych narzędzi diagnostycznych znajdujących się w systemie SYNAPS oraz informacji, o których mowa w ust. 1 pkt 1 lit. g, pkt 2 lit. i oraz pkt 3 lit. f mają wyłącznie koordynatorzy merytoryczni SYNAPS oraz użytkownicy SYNAPS.
3. Nadzór nad aktualnością i poprawnością wprowadzania informacji, o których mowa w ust. 1, sprawuje kierownik komórki organizacyjnej właściwej w sprawach psychologii lub osoba wyznaczona do koordynowania pracą tej komórki, zgodnie z właściwością.
§ 10. 1. Podczas realizacji zadań, o których mowa w § 1 ust. 3, wykonuje się następujące czynności:
1) rejestrowania – polegającego na wprowadzaniu danych po raz pierwszy do SYNAPS;
2) przeglądania – polegającego na zapoznaniu się z danymi znajdującymi się w SYNAPS;
3) weryfikowania – polegającego na sprawdzaniu poprawności, kompletności i prawidłowości informacji zarejestrowanych w SYNAPS;
4) modyfikowania – polegającego na zmianie treści danych zarejestrowanych w SYNAPS lub ich uzupełnieniu;
5) przekazywania – polegającego na udostępnieniu danych ze zbioru innej uprawnionej lub upoważnionej osobie;
6) usuwania – polegającego na usunięciu lub anonimizacji danych w sposób uniemożliwiający ich dalsze przetwarzanie.
2. W odniesieniu do każdej operacji przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w systemie SYNAPS rejestruje się:
1) datę oraz godzinę jej rozpoczęcia i zakończenia;
2) imię i nazwisko koordynatora merytorycznego SYNAPS, administratora technicznego systemu SYNAPS lub użytkownika SYNAPS, który wykonuje operację oraz jednostkę organizacyjną Policji, na rzecz której operacja jest wykonywana;
3) zakres danych, do których miał dostęp użytkownik SYNAPS.
3. Operacje przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w systemie SYNAPS wykonuje koordynator merytoryczny SYNAPS, użytkownik SYNAPS lub administrator techniczny systemu SYNAPS w przypadku, gdy zachodzą okoliczności uzasadniające wykonanie określonej operacji przetwarzania.
§ 11. Dane osobowe przetwarza się w SYNAPS z zachowaniem wymogów określonych w polityce ochrony danych osobowych, której obowiązek opracowania i wdrożenia wynika z art. 24 ust. 2 rozporządzenia PE i Rady(UE) 2016/679.
Rozdział 5
Procedura anonimizowania oraz usuwania informacji, w tym danych osobowych, z SYNAPS
§ 12. 1. Informacje, w tym dane osobowe, przetwarzane w systemie SYNAPS anonimizuje się w sposób automatyczny po upływie:
1) 12 miesięcy od dnia wykonania testu psychologicznego, o którym mowa w § 1 ust. 3 pkt 1, w przypadku negatywnej opinii psychologicznej;
2) 24 miesięcy od dnia wykonania testu psychologicznego, o którym mowa w § 1 ust. 3 pkt 1, w przypadku pozytywnej opinii psychologicznej;
3) 12 miesięcy od dnia wykonania badania, o którym mowa w § 1 ust. 3 pkt 2.
2. [9] Konto użytkownika SYNAPS usuwa z systemu SYNAPS koordynator merytoryczny SYNAPS w ciągu miesiąca od dnia odwołania uprawnienia dostępu do systemu SYNAPS.
3. Dokumentacja SYNAPS w formie papierowej archiwizowana jest lub niszczona zgodnie z przepisami archiwizacyjnymi obowiązującymi w Policji.
4. W przypadku, gdy dane osobowe zostaną zebrane lub są przetwarzane z naruszeniem przepisów rozporządzenia PE i Rady(UE) 2016/679 i ustawy ODO administrator bez zbędnej zwłoki powoduje ich usunięcia.
Rozdział 6
Przepisy przejściowe i końcowe
§ 13. Dyrektor biura KGP, w strukturze którego znajduje się komórka właściwa w sprawach psychologii, dyrektor biura KGP właściwego w sprawach informatyki oraz kierownicy jednostek organizacyjnych Policji, o których mowa w § 3 ust. 2, dostosują dokumentację wynikającą z przepisów niniejszej decyzji w terminie 3 miesięcy od dnia jej wejścia w życie. Do tego czasu upoważnienia do przetwarzania danych osobowych SYNAPS oraz uprawnienia dostępu do systemu SYNAPS wydane na podstawie decyzji, o której mowa w § 14, zachowują swoją ważność.
§ 14. Traci moc decyzja nr 387 Komendanta Głównego Policji z dnia 6 października 2014 r. w sprawie prowadzenia centralnego zbioru informacji o badaniach psychologicznych SYNAPS (Dz. Urz. KGP poz. 119).
§ 15. Decyzja wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.
1) Zmiana wymienionego rozporządzenia została ogłoszona w Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018, str. 2.
2) Zmiany wymienionego zarządzenia zostały ogłoszone w Dz. Urz. KGP z 2016 r. poz. 69, z 2017 r. poz. 44, z 2018 r. poz. 2, 106 i 126, z 2019 r. poz. 105 i 126 oraz z 2020 r. poz. 16.
Załączniki do decyzji nr 39 Komendanta Głównego Policji
z dnia 16 lutego 2021 r.
Załącznik nr 1
WZÓR - WNIOSEK O NADANIE UPOWAŻNIENIA DO PRZETWARZANIA INFORMACJI, W TYM DANYCH OSOBOWYCH, W SYNAPS
Załącznik nr 2
WZÓR - WNIOSEK O ODWOŁANIE UPOWAŻNIENIA DO PRZETWARZANIA INFORMACJI, W TYM DANYCH OSOBOWYCH, W SYNAPS
Załącznik nr 3
WZÓR – ZAŚWIADCZENIE
Załącznik nr 4
WZÓR - WNIOSEK O NADANIE UPRAWNIENIA DOSTĘPU DO SYSTEMU SYNAPS
[1] § 2 pkt 2a dodany przez § 1 pkt 1 decyzji nr 438 Komendanta Głównego Policji z dnia 21 grudnia 2021 r. zmieniającej decyzję w sprawie prowadzenia centralnego zbioru informacji, w tym danych osobowych, o badaniach psychologicznych w Policji o nazwie „SYNAPS” (Dz.Urz.KGP. z 2022 r. poz. 1). Zmiana weszła w życie 5 stycznia 2022 r.
[2] § 6 ust. 10 dodany przez § 1 pkt 2 decyzji nr 438 Komendanta Głównego Policji z dnia 21 grudnia 2021 r. zmieniającej decyzję w sprawie prowadzenia centralnego zbioru informacji, w tym danych osobowych, o badaniach psychologicznych w Policji o nazwie „SYNAPS” (Dz.Urz.KGP. z 2022 r. poz. 1). Zmiana weszła w życie 5 stycznia 2022 r.
[3] § 6 ust. 11 dodany przez § 1 pkt 2 decyzji nr 438 Komendanta Głównego Policji z dnia 21 grudnia 2021 r. zmieniającej decyzję w sprawie prowadzenia centralnego zbioru informacji, w tym danych osobowych, o badaniach psychologicznych w Policji o nazwie „SYNAPS” (Dz.Urz.KGP. z 2022 r. poz. 1). Zmiana weszła w życie 5 stycznia 2022 r.
[4] § 6 ust. 12 dodany przez § 1 pkt 2 decyzji nr 438 Komendanta Głównego Policji z dnia 21 grudnia 2021 r. zmieniającej decyzję w sprawie prowadzenia centralnego zbioru informacji, w tym danych osobowych, o badaniach psychologicznych w Policji o nazwie „SYNAPS” (Dz.Urz.KGP. z 2022 r. poz. 1). Zmiana weszła w życie 5 stycznia 2022 r.
[5] § 9 ust. 1 pkt 1 lit. i) dodana przez § 1 pkt 3 lit. a) decyzji nr 438 Komendanta Głównego Policji z dnia 21 grudnia 2021 r. zmieniającej decyzję w sprawie prowadzenia centralnego zbioru informacji, w tym danych osobowych, o badaniach psychologicznych w Policji o nazwie „SYNAPS” (Dz.Urz.KGP. z 2022 r. poz. 1). Zmiana weszła w życie 5 stycznia 2022 r.
[6] § 9 ust. 1 pkt 2 lit. k) dodana przez § 1 pkt 3 lit. a) decyzji nr 438 Komendanta Głównego Policji z dnia 21 grudnia 2021 r. zmieniającej decyzję w sprawie prowadzenia centralnego zbioru informacji, w tym danych osobowych, o badaniach psychologicznych w Policji o nazwie „SYNAPS” (Dz.Urz.KGP. z 2022 r. poz. 1). Zmiana weszła w życie 5 stycznia 2022 r.
[7] § 9 ust. 1 pkt 3 lit. f) w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 3 lit. a) decyzji nr 438 Komendanta Głównego Policji z dnia 21 grudnia 2021 r. zmieniającej decyzję w sprawie prowadzenia centralnego zbioru informacji, w tym danych osobowych, o badaniach psychologicznych w Policji o nazwie „SYNAPS” (Dz.Urz.KGP. z 2022 r. poz. 1). Zmiana weszła w życie 5 stycznia 2022 r.
[8] § 9 ust. 2 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 3 lit. b) decyzji nr 438 Komendanta Głównego Policji z dnia 21 grudnia 2021 r. zmieniającej decyzję w sprawie prowadzenia centralnego zbioru informacji, w tym danych osobowych, o badaniach psychologicznych w Policji o nazwie „SYNAPS” (Dz.Urz.KGP. z 2022 r. poz. 1). Zmiana weszła w życie 5 stycznia 2022 r.
[9] § 12 ust. 2 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 4 decyzji nr 438 Komendanta Głównego Policji z dnia 21 grudnia 2021 r. zmieniającej decyzję w sprawie prowadzenia centralnego zbioru informacji, w tym danych osobowych, o badaniach psychologicznych w Policji o nazwie „SYNAPS” (Dz.Urz.KGP. z 2022 r. poz. 1). Zmiana weszła w życie 5 stycznia 2022 r.
[10] Załącznik nr 5 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 5 decyzji nr 438 Komendanta Głównego Policji z dnia 21 grudnia 2021 r. zmieniającej decyzję w sprawie prowadzenia centralnego zbioru informacji, w tym danych osobowych, o badaniach psychologicznych w Policji o nazwie „SYNAPS” (Dz.Urz.KGP. z 2022 r. poz. 1). Zmiana weszła w życie 5 stycznia 2022 r.
[11] Załącznik nr 6 dodany przez § 1 pkt 6 decyzji nr 438 Komendanta Głównego Policji z dnia 21 grudnia 2021 r. zmieniającej decyzję w sprawie prowadzenia centralnego zbioru informacji, w tym danych osobowych, o badaniach psychologicznych w Policji o nazwie „SYNAPS” (Dz.Urz.KGP. z 2022 r. poz. 1). Zmiana weszła w życie 5 stycznia 2022 r.
