§ 2. Użyte w zarządzeniu określenia oznaczają:

1) kierownik jednostki - kierownika jednostki organizacyjnej Policji wymienionej w § 1 ust. 1;

2) dyrektor biura - dyrektora biura lub innej równorzędnej komórki organizacyjnej Komendy Głównej Policji;

3) dieta - dietę na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, określoną w przepisach wydanych na podstawie art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2019 r. poz. 1040, 1043 i 1495).

§ 3. Wydatkami reprezentacyjnymi są wydatki uzasadnione potrzebą reprezentowania Policji, ponoszone na pokrycie kosztów:

1) podejmowania delegacji zagranicznych w ramach międzynarodowej współpracy Policji;

2) poczęstunków z okazji:

a) świąt państwowych oraz Święta Policji,

b) kontaktów z przedstawicielami organów władzy publicznej i innych podmiotów współpracujących z Policją;

3) zakupu upominków dla podejmowanych gości spoza Policji;

4) zakupu innych dóbr i usług dokonywanego na podstawie indywidualnych decyzji kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnionej, w granicach planowanych na ten cel środków budżetowych.

§ 4. 1. Wydatki, o których mowa w § 3 pkt 1, mogą obejmować:

1) koszty wyżywienia:

a) za każdą pełną lub rozpoczętą powyżej 8 godzin dobę pobytu delegacji - do wysokości trzykrotnej diety na jednego uczestnika,

b) za rozpoczętą, lecz nieprzekraczającą 8 godzin, dobę pobytu - do wysokości dwukrotnej diety na jednego uczestnika;

2) koszty jednorazowego przyjęcia - do wysokości trzykrotnej diety na jednego uczestnika;

3) koszty zakupu drobnego upominku - do wysokości trzykrotnej diety na jednego uczestnika;

4) wydatki na imprezy kulturalne - do wysokości dwukrotnej diety na jednego uczestnika;

5) inne uzasadnione wydatki, a w szczególności dotyczące zakwaterowania, opłat za usługi przewoźników turystycznych i przejazdów - w wysokości faktycznie poniesionych i udokumentowanych kosztów.

2. Przy organizacji wyżywienia i jednorazowego przyjęcia realizowanych systemem zleconym, stawki określone w ust. 1 pkt 1 i 2 mogą być zwiększone o kwotę marży, nie więcej niż o 100%.

3. Czas pobytu delegacji zagranicznej liczy się od chwili powitania do momentu pożegnania delegacji zagranicznej przez organizatora przedsięwzięcia.

§ 5. Przy ustalaniu wysokości świadczeń na rzecz uczestników delegacji zagranicznych mających charakter instruktażowo-szkoleniowy, realizowanych w jednostkach organizacyjnych Policji, o których mowa w § 1 ust. 1 pkt 3, stawki określone w § 4 pkt 1 i 2 obniża się o 50%.

§ 6. 1. W ramach kosztów podejmowania delegacji zagranicznych mogą być pokrywane wydatki z tytułu uczestnictwa w jednorazowym przyjęciu przedstawicieli strony zapraszającej:

1) opiekuna delegacji zagranicznej (osoby towarzyszącej),

2) tłumaczy,

3) innych osób w liczbie nieprzekraczającej liczby uczestników przyjęcia ze strony delegacji zagranicznej - do wysokości stawek określonych w § 4 ust. 1 pkt 2.

2. Osobom, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 2, przysługują dodatkowo świadczenia poniesione z tytułu:

1) kosztów wyżywienia - w wysokości stawek określonych w § 4 ust. 1 pkt 1;

2) wydatków na imprezy kulturalne - w wysokości stawek określonych w § 4 ust. 1 pkt 4;

3) innych uzasadnionych wydatków, a w szczególności zakwaterowania, opłat za usługi przewoźników turystycznych i przejazdów - w wysokości faktycznie poniesionych i udokumentowanych kosztów, z tym że wydatki dotyczące zakwaterowania i przejazdów są finansowane ze środków przeznaczonych na krajowe podróże służbowe.

§ 7. W szczególnie uzasadnionych przypadkach stawki określone w § 4-6, z wyjątkiem należności z tytułu krajowej podróży służbowej, mogą być przekroczone po uzyskaniu pisemnej zgody kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnionej.

§ 8. W przypadku delegacji zagranicznych podejmowanych na indywidualne zaproszenie Komendanta Głównego Policji koszty obsługi delegacji określa każdorazowo Komendant Główny Policji.

§ 9. Wydatkami okolicznościowymi są wydatki ponoszone na pokrycie kosztów:

1) posługi duszpasterskiej lub czynności objętych ceremoniałem pogrzebowym oraz zakupu wiązanek, wieńców, zniczy i kwiatów w związku z udziałem przedstawicieli Policji w uroczystościach pogrzebowych lub w innych uroczystościach okolicznościowych;

2) ogłoszenia w prasie nekrologu lub kondolencji w imieniu kierownictwa jednostki organizacyjnej Policji;

3) poczęstunku z udziałem przedstawicieli Policji i osób zaproszonych z okazji mianowania na wyższy stopień policyjny, wręczenia odznaczeń, pożegnania osób w związku z rozwiązaniem ich stosunku służbowego lub stosunku pracy oraz innych jubileuszy, rocznic i uroczystości uznanych za ważne w życiu służbowym lub osobistym policjantów i pracowników - do wysokości diety na jednego uczestnika;

4) zakupu symbolicznych upominków w celu uhonorowania policjantów i pracowników w przypadkach, o których mowa w pkt 3;

5) zakupu napojów bezalkoholowych lub innych artykułów spożywczych dla uczestników konferencji, narad, posiedzeń organów kolegialnych lub zespołów powołanych decyzją kierownika jednostki oraz odpraw służbowych - do wysokości 50% diety dziennie na jednego uczestnika.

§ 10. 1. Roczny limit wydatków reprezentacyjnych, o których mowa w § 3, oraz roczny limit wydatków okolicznościowych, o których mowa w § 9, określa, z zastrzeżeniem ust. 2 i 3, kierownik jednostki, na wniosek kierownika komórki organizacyjnej właściwej w sprawach finansowych jednostki, w ramach obowiązującej w jednostce procedury planowania budżetu.

2. Limit wydatków reprezentacyjnych na podejmowanie delegacji zagranicznych, o którym mowa w ust. 1, ustala się na podstawie planowanych wizyt przedstawicieli policji i organów ścigania państw obcych w ramach międzynarodowej współpracy Policji.

3. W rocznym limicie wydatków reprezentacyjnych, o których mowa w § 3, uwzględnia się limity wydatków reprezentacyjnych przyznawane bezpośrednio do dyspozycji osób na kierowniczych stanowiskach oraz do wysokości kwot określonych w załączniku do zarządzenia.

4. Przekroczenie łącznej kwoty limitów wydatków reprezentacyjnych określonych w załączniku do zarządzenia na stanowiskach kierowniczych w jednostce organizacyjnej Policji, o której mowa w § 1, w ramach poszczególnych rozdziałów klasyfikacji wydatków budżetowych, wymaga zgody Komendanta Głównego Policji.

§ 11. 1. Wydatki reprezentacyjne i okolicznościowe są dokonywane na podstawie decyzji:

1) kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnionej,

2) Komendanta Głównego Policji lub osoby przez niego upoważnionej - w przypadku jednostek organizacyjnych, o których mowa w § 1 ust. 1 pkt 5 i 6

- z uwzględnieniem wymogu oszczędności i gospodarności, a ich wielkość powinna być dostosowana do niezbędnych potrzeb.

2. Wydatki reprezentacyjne i okolicznościowe ponoszone są w ramach środków przeznaczonych na wydatki bieżące i zaliczane do właściwych pozycji klasyfikacji budżetowej.

3. Udokumentowanie i rozliczenie wydatków reprezentacyjnych i okolicznościowych następuje na zasadach określonych w przepisach o rachunkowości, z uwzględnieniem rodzaju przedsięwzięcia oraz liczby uczestników, w przypadkach, o których mowa w § 4 pkt 1-4 i § 9 pkt 3 i 4.

§ 12. Traci moc zarządzenie nr 144 Komendanta Głównego Policji z dnia 14 lutego 2008 r. w sprawie form i metod planowania i dokonywania wydatków reprezentacyjnych i okolicznościowych w jednostkach organizacyjnych Policji (Dz. Urz. KGP poz. 29, z późn. zm.³⁾).

§ 13. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 2 stycznia 2020 r.