§ 2. Użyte w decyzji określenia oznaczają:

1) rozporządzenie 2016/679 - rozporządzenie PE i Rady (UE) 2016/679) z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119/1 z 04.05.2016, str. 1 oraz Dz. Urz. UE L 127/2 z 23.05.2018, str. 2);

2) [1] rozporządzenie - rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 12 stycznia 2022 r. w sprawie postępowania kwalifikacyjnego w stosunku do kandydatów ubiegających się o przyjęcie do służby w Policji (Dz. U. poz. 109);

3) identyfikator kadrowy - indywidualny numer nadawany policjantowi lub pracownikowi Policji przez komórkę organizacyjną właściwą w sprawach kadr i szkolenia;

4) jednostka szkoleniowa - Wyższą Szkołę Policji w Szczytnie lub szkołę policyjną;

5) kandydat - osobę ubiegającą się o przyjęcie do służby w Policji;

6) kwestionariusz osobowy kandydata - kwestionariusz osobowy kandydata do służby, którego wzór określa załącznik nr 1 do rozporządzenia;

7) użytkownik CRDK-II - uprawniony do dostępu do CRDK-II policjant albo pracownik Policji;

8) postępowanie kwalifikacyjne - postępowanie prowadzone w stosunku do kandydatów w trybie określonym w rozporządzeniu;

9) SWOP - System Wspomagania Obsługi Policji;

10) dokumentacja SWOP - prowadzona dla SWOP dokumentacja dotycząca ochrony przetwarzanych danych osobowych.

§ 4. [2] Informacje, o których mowa w § 3, są wprowadzane do CRDK-II przez użytkowników CRDK-II niezwłocznie po zakończeniu każdego etapu postępowania kwalifikacyjnego lub po stwierdzeniu okoliczności określonych w art. 25 ust. 19 ustawy o Policji.

§ 5. 1. Kierownika komórki organizacyjnej Komendy Głównej Policji, zwanej dalej „KGP”, właściwej w sprawach doboru kandydatów, upoważnia się do wykonywania, w imieniu Komendanta Głównego Policji, zadań administratora danych przetwarzanych w CRDK-II.

2. [3] Kierowników komórek organizacyjnych Centralnego Biura Śledczego Policji, zwanego dalej „CBŚP”, Biura Spraw Wewnętrznych Policji, zwanego dalej „BSWP”, Centralnego Biura Zwalczania Cyberprzestępczości, zwanego dalej „CBZC”, komend wojewódzkich (Stołecznej) Policji właściwych w sprawach doboru kandydatów do służby oraz kierowników komórek organizacyjnych jednostek szkoleniowych, realizujących zadania z zakresu przeprowadzania etapów postępowania kwalifikacyjnego, o których mowa odpowiednio w § 10-12, § 41 i § 48 rozporządzenia - w odniesieniu do danych przetwarzanych w CRDK-II - upoważnia się do wykonywania w imieniu Komendanta Głównego Policji zadań administratora danych zgodnie z przepisami określonymi w art. 5, art. 12, art. 13 ust.1 lit. a, b, c, f i ust. 2, art. 15 ust. 1, art. 16, art. 17 ust. 1 lit. a, d i e, art. 18 ust. 1 lit. a, oraz ust. 2 i 3, art. 24, art. 25, art. 29 oraz art. 32 rozporządzenia 2016/679.

§ 6. 1. Przetwarzanie informacji w CRDK-II odbywa się z wykorzystaniem następujących operacji:

1) rejestrowania - polegającego na wprowadzeniu informacji po raz pierwszy do CRDK-II,

2) przeglądania - polegającego na zapoznaniu się z informacjami wprowadzonymi do CRDK-II,

3) weryfikowania - polegającego na sprawdzaniu poprawności, kompletności i prawidłowości informacji wprowadzonych do CRDK-II,

4) modyfikowania - polegającego na zmianie zawartości informacji wprowadzonych do CRDK-II lub ich uzupełnianiu,

5) [4] udostępnienia - polegającego na przekazywaniu informacji wprowadzonych do CRDK-II pomiędzy zarządzającymi i prowadzącymi postępowanie kwalifikacyjne, o których mowa w art. 25 ust. 17 ustawy o Policji,

6) usuwania - polegającego na usunięciu informacji wprowadzonych do CRDK-II w sposób uniemożliwiający dalsze ich przetwarzanie

- zwanych dalej „operacjami przetwarzania”.

2. Użytkownicy CRDK-II wykonują operacje przetwarzania:

1) bezpośrednio poprzez dokonanie odpowiedniej operacji;

2) pośrednio poprzez wypełnienie protokołu modyfikacji/usunięcia danych w CRDK-II, którego wzór określa załącznik do decyzji, i przekazanie go kierownikowi komórki organizacyjnej KGP właściwej w sprawach doboru kandydatów.

§ 7. 1. Do przetwarzania danych w CRDK-II dopuszcza się użytkownika CRDK-II, który:

1) odbył przeszkolenie w zakresie zasad bezpieczeństwa zbiorów danych osobowych prowadzonych w systemach informatycznych na zasadach określonych w dokumentacji SWOP;

2) posiada uprawnienia do dostępu do CRDK-II oraz do wykonywania poszczególnych operacji przetwarzania, zwane dalej „uprawnieniami do dostępu do CRDK-II”, przyznane na podstawie wniosku, którego wzór określa załącznik nr 8 do Polityki bezpieczeństwa SWOP;

3) posiada upoważnienie do przetwarzania danych osobowych zawartych w CRDK-II, którego wzór określa załącznik nr 7 do Polityki bezpieczeństwa SWOP.

2. [5] Przeszkolenie, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, zapewnia komórka organizacyjna właściwa w sprawach bezpieczeństwa teleinformatycznego oraz ochrony danych osobowych odpowiednio w KGP, CBŚP, BSWP, CBZC, w komendzie wojewódzkiej (Stołecznej) Policji lub jednostce szkoleniowej.

3. Tryb nadawania upoważnień do przetwarzania danych osobowych zawartych w CRDK-II oraz uprawnień do dostępu do CRDK-II jest określony w instrukcji zarządzania systemem teleinformatycznym przetwarzającym dane osobowe SWOP.

4. Uprawnienia do dostępu do CRDK-II mogą być nadawane użytkownikom CRDK-II:

1) z komórki organizacyjnej KGP właściwej w sprawach doboru kandydatów, którzy pełnią rolę użytkowników centralnych - w pełnym zakresie operacji przetwarzania;

2) [6] z komórek organizacyjnych KGP, CBŚP, BSWP, CBZC, komend wojewódzkich (Stołecznej) Policji właściwych w sprawach doboru kandydatów, którzy pełnią rolę użytkowników lokalnych w zakresie określonym w § 6 ust. 1 pkt 1-5;

3) [7] z komórek organizacyjnych jednostek szkoleniowych realizujących zadania z zakresu przeprowadzania etapów postępowania kwalifikacyjnego, o których mowa w § 10 ust. 1 pkt 2 i 3 rozporządzenia, którzy pełnią rolę użytkowników szkolnych w zakresie określonym w § 6 ust. 1 pkt 1 i 4, i tylko w odniesieniu do wyników uzyskanych przez kandydatów z tych etapów.

5. W przypadkach uzasadnionych rodzajem wykonywanych czynności służbowych można nadać uprawnienie do dostępu do CRDK-II lub upoważnienie do przetwarzania danych osobowych innym, niż użytkownicy CRDK-II policjantom i pracownikom Policji, po spełnieniu odpowiednio warunków, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 3. Przepisy ust. 2-4 stosuje się odpowiednio.

§ 8. 1. [8] Komendanta CBŚP, Komendanta BSWP, Komendanta CBZC, komendantów wojewódzkich (Stołecznego) Policji, kierowników jednostek szkoleniowych oraz kierowników, o których mowa w § 5, upoważnia się do przetwarzania danych osobowych w CRDK-II.

2. Zasady prowadzenia ewidencji użytkowników CRDK-II i innych osób uprawnionych do dostępu do CRDK-II lub upoważnionych do przetwarzania danych osobowych są określone w Polityce bezpieczeństwa SWOP.

§ 9. 1. Dane osobowe kandydata przechowuje się w CRDK-II nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu ich przetwarzania.

2. Dane osobowe kandydata usuwa się z CRDK-II bez zbędnej zwłoki w przypadku:

1) osiągnięcia celu, w którym zostały zebrane;

2) stwierdzenia, że dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem;

3) nakazującego usunięcie danych prawomocnego rozstrzygnięcia uprawnionego organu.

3. Dane osobowe kandydata bez zbędnej zwłoki podlegają sprostowaniu lub ograniczeniu ich przetwarzania - w przypadku:

1) stwierdzenia, że dane osobowe zgromadzone w CRDK-II są niekompletne, nieaktualne lub nieprawdziwe;

2) wystąpienia okoliczności, o których mowa w art. 18 ust. 1 lit. a rozporządzenia 2016/679.

4. [9] Dane osobowe kandydata można przetwarzać w CRDK-II przez okres niezbędny do realizacji celów postępowania kwalifikacyjnego, nie dłużej jednak niż przez okres:

1) 2 miesięcy od dnia odstąpienia od prowadzenia postępowania kwalifikacyjnego z przyczyny określonej w § 57 ust. 1 pkt 1 lit. a rozporządzenia;

2) 6 miesięcy od dnia odstąpienia od prowadzenia postępowania kwalifikacyjnego z przyczyn określonych w § 57 ust. 1 pkt 1 lit. b rozporządzenia;

3) 12 miesięcy od dnia odstąpienia od prowadzenia postępowania kwalifikacyjnego z przyczyny określonej w § 57 ust. 1 pkt 1 lit. c rozporządzenia;

4) 12 miesięcy od dnia odstąpienia od prowadzenia postępowania kwalifikacyjnego z przyczyny określonej w § 57 ust. 1 pkt 1 lit. d rozporządzenia;

5) 12 miesięcy od dnia odstąpienia od prowadzenia postępowania kwalifikacyjnego z przyczyn określonych w § 57 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia;

6) w którym nie upłynął termin, o którym mowa w § 31 ust. 3 rozporządzenia, jeżeli wobec kandydata zostało zakończone postępowanie kwalifikacyjne.

5. Protokół modyfikacji/usunięcia danych w CRDK-II sporządza się z czynności:

1) usunięcia danych osobowych kandydata;

2) modyfikowania danych, z wyjątkiem danych osobowych.

6. Protokół, o którym mowa w ust. 5 pkt 1, akceptuje kierownik lub zastępca kierownika komórki organizacyjnej KGP właściwej w sprawach doboru kandydatów.

7. Protokoły, o których mowa w ust. 5, przechowuje się przez okres 12 miesięcy.