Na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r. poz. 395, 398, 650, 1629, 2212 i 2244) zarządza się, co następuje:

Załączniki do zarządzenia nr 69 Komendanta Głównego Policji
z dnia 31 grudnia 2018 r.

Załącznik nr 1

SPOSÓB PROWADZENIA KSIĄG RACHUNKOWYCH

Rozdział 1

Postanowienia ogólne

§ 1. 1. Jednostka prowadzi rachunkowość zgodnie z przepisami ustawy UOR, z uwzględnieniem zasad określonych w art. 40 ustawy FP.

2. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych jednostki przestrzegane są zasady rachunkowości, do których należą w szczególności:

1) zasada rzetelnego i jasnego obrazu (art. 4 ust. 1 ustawy UOR) - przyjęte zasady (polityka) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy;

2) zasada wyższości treści nad formą (art. 4 ust. 2 ustawy UOR) - zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną;

3) zasada memoriału (art. 6 ust. 1 i art. 20 ust. 1 ustawy UOR) - w księgach rachunkowych ujmuje się wszystkie osiągnięte, przypadające na rzecz jednostki przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym;

4) zasada kasowa (art. 40 ust. 2 pkt 1 ustawy FP) - w księgach rachunkowych ujmuje się dochody i wydatki w terminie ich zapłaty, niezależnie od rocznego budżetu, którego dotyczą;

5) zasada istotności (art. 4 ust. 4 ustawy UOR) - w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości można zastosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy jednostki;

6) zasada ciągłości (art. 5 ust. 1 ustawy UOR) - przyjęte zasady (politykę) rachunkowości należy stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, w tym także dokonywania odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, ustalania wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych tak, aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne. Wykazane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia stany aktywów i pasywów ujmowane są w tej samej wysokości, w otwartych na następny rok obrotowy księgach rachunkowych. W celu rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji można, ze skutkiem od pierwszego dnia roku obrotowego, bez względu na datę podjęcia decyzji, zmienić dotychczasowe rozwiązania na inne, przewidziane ustawą UOR (art. 8 ust. 2 ustawy UOR);

7) zasada budżetowania brutto (art. 11 ust. 1 ustawy FP) - wydatki jednostki pokrywane są bezpośrednio z budżetu, natomiast pobrane dochody odprowadzane są bezpośrednio na rachunek dochodów budżetu państwa.

§ 2. Księgi rachunkowe jednostki prowadzi się w siedzibie jednostki, 02-542 Warszawa, ul. Domaniewska 36/38.

Rozdział 2

Technika prowadzenia ksiąg rachunkowych

§ 3. 1. Księgi rachunkowe jednostki otwiera się na początek każdego roku obrotowego, tj. na dzień 1 stycznia, a zamyka na dzień kończący rok obrotowy, przy czym ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki następuje do dnia 30 kwietnia roku następnego.

2. Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi.

3. Księgi rachunkowe jednostki są prowadzone przy użyciu komputera, za pomocą systemu SWOP w module finansowo-księgowym SKOP-FK, który zapewnia automatyczną kontrolę ciągłości zapisów oraz przenoszenia obrotów i sald.

§ 4. Księgi rachunkowe są:

1) trwale oznaczone skróconą nazwą jednostki, nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania;

2) prowadzone są w języku i walucie polskiej (w złotych i groszach);

3) wyraźnie oznaczone, co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia.

§ 5. Księgi rachunkowe podlegają wydrukowaniu nie później niż na koniec roku obrotowego. Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na informatyczny nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych.

§ 6. Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą:

1) dziennik;

2) księgę główną;

3) księgi pomocnicze;

4) zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych;

5) wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

§ 7. 1. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone:

1) rzetelnie - co oznacza, że dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty;

2) bezbłędnie - co oznacza, że wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych;

3) sprawdzalnie - co oznacza możliwość stwierdzenia poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, w szczególności przez:

a) udokumentowanie zapisów pozwalających na identyfikację dowodów i sposobu ich ujęcia w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych,

b) uporządkowanie zapisów w sposób chronologiczny i systematyczny według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych,

c) zapewnienie kontroli kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych w księgach rachunkowych,

d) zapewnienie dostępu do zbiorów danych pozwalających na uzyskanie, w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy, jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych;

4) bieżąco - co oznacza, że:

a) pochodzące z nich informacje umożliwiają terminowe sporządzanie sprawozdań, w tym finansowych, i innych dokumentów, w tym deklaracji podatkowych, oraz terminowe dokonanie rozliczeń finansowych,

b) zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane co najmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, w terminie umożliwiającym sporządzenie sprawozdań, a za rok obrotowy - nie później niż do 85. dnia następującego po dniu bilansowym,

c) ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.

2. Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, bezbłędne, sprawdzalne i bieżące, gdy wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, które wpłynęły do WK do 3. dnia następnego miesiąca.

§ 8. 1. Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, na okres nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany, z zastosowaniem właściwych procedur i środków chroniących przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu.

2. Zapis księgowy zawiera co najmniej:

1) datę dokonania operacji gospodarczej;

2) określenie rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu dowodu księgowego oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji;

3) opis albo ustalony w odrębnym trybie skrót lub kod opisu operacji;

4) kwotę i datę zapisu;

5) oznaczenie kont, których dotyczy.

3. Zapisy księgowe dotyczące operacji wyrażonych w walutach obcych powinny być dokonywane w sposób umożliwiający ustalenie kwot zarówno w walucie polskiej, jak i obcej.

4. Zapisy w dzienniku i na kontach księgi głównej powinny być powiązane ze sobą w sposób umożliwiający ich sprawdzanie.

5. Uporządkowane chronologicznie i systematycznie zapisy powinny być powiązane z zapisami wynikającymi ze stosowanej formy i techniki prowadzenia ksiąg rachunkowych.

§ 9. 1. Zapisy w dzienniku zawierają chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Dziennik powinien umożliwić uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej.

2. Dziennik powinien zawierać:

1) kolejną numerację dziennika;

2) obroty dziennika miesięczne oraz narastająco w miesiącach i w roku obrotowym.

3. Przy prowadzeniu kilku dzienników należy sporządzać zestawienia zawierające obroty poszczególnych dzienników oraz ich łączne obroty miesięczne (narastająco).

§ 10. 1. Zbiór danych kont księgi głównej (ewidencji syntetycznej) stanowi zbiór zapisów w porządku systematycznym z zachowaniem chronologii, na kontach przewidzianych w zakładowym planie kont, określonym w załączniku nr 7 do zarządzenia.

2. Konta księgi głównej powinny być uprzednio lub równolegle dokonane z zapisami w dzienniku.

3. Zbiór danych kont księgi głównej uzgadnia się z zapisami dziennika; obroty wszystkich kont powinny być zgodne z obrotami dziennika.

4. Konta ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna) są prowadzone dla:

1) środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów umorzeniowych;

2) rozrachunków z kontrahentami;

3) rozrachunków z pracownikami, w szczególności przez imienną ewidencję wynagrodzeń pracowników zapewniającą uzyskanie informacji z całego okresu zatrudnienia;

4) operacji sprzedaży i zakupu;

5) kosztów i istotnych dla jednostki składników aktywów;

6) operacji gotówkowych ujmowanych w raportach kasowych.

5. Sumy sald kont pomocniczych powinny być zgodne z saldami właściwych kont księgi głównej.

6. Konta ksiąg pomocniczych, służące uszczegółowieniu i uzupełnieniu zapisów kont księgi głównej, prowadzi się w porządku systematycznym jako wyodrębnione zbiory danych w ramach kont księgi głównej, tak aby suma sald początkowych i obrotów na kontach ksiąg pomocniczych stanowiła saldo początkowe i obroty odpowiedniego konta księgi głównej.

§ 11. 1. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych należy:

1) ujmować w dzienniku wyłącznie zapisy sprawdzone;

2) nie udostępniać zbioru w celu modyfikacji (dokonywania jakichkolwiek zmian) poza wprowadzaniem - w razie potrzeby - dowodów korekt księgowych;

3) zapewnić automatyczną kontrolę całości zapisów i przenoszenia obrotów;

4) dokonywać wydruków dziennika zgodnie z zasadami określonymi w niniejszym załączniku.

2. Wydruki komputerowe powinny być:

1) trwale oznakowane nazwą jednostki oraz zrozumiałą nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej;

2) wyraźnie oznakowane pod względem roku obrotowego, miesiąca i daty sporządzenia;

3) automatycznie numerowane na poszczególnych stronach z oznaczeniem pierwszej i ostatniej ("koniec wydruku") oraz sumowane w sposób ciągły w miesiącach i w roku obrotowym.

3. Ponadto wydruki komputerowe powinny zawierać:

1) symbole lub nazwy poszczególnych kont;

2) salda kont na początek roku;

3) daty początku i końca okresu, którego dotyczą;

4) nazwę programu sporządzającego wydruk;

5) faktyczną datę sporządzenia wydruku;

6) zapisy na poszczególnych kontach oznaczone numerem pozycji, pod którą zostały zaksięgowane w dzienniku;

7) obroty Wn i Ma miesięcznie oraz narastająco od początku roku i sumę obrotów;

8) salda kont na koniec okresu, na jaki sporządzony jest wydruk oraz sumę ogółem sald Wn i Ma.

4. Zapisy księgowe powinny być zapisane na informatycznym nośniku danych, zapewniającym trwałość zapisu informacji, w dwóch egzemplarzach, przechowywanym w WK, przy czym:

1) na koniec każdego miesiąca - zapis na informatycznym nośniku danych dotyczący zbiorów dziennika (zbiór, dekret), powinien zawierać:

a) kolejną numerację stron i poszczególnych pozycji,

b) datę miesiąca, którego operacje dotyczą i datę sporządzenia wydruku,

c) księgę obrotów;

2) do 15. dnia każdego miesiąca - zapis na informatycznym nośniku danych, zapewniającym trwałość zapisu:

a) kont księgi głównej (ewidencji syntetycznej),

b) kont ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej),

c) zestawienie obrotów i sald (bilans globalny i syntetyczny).

5. Na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządza się zestawienie sald wszystkich kont pomocniczych zawierających, oprócz danych wymienionych w ust. 3, również:

1) symbole lub nazwy kont pomocniczych;

2) symbole lub nazwy konta księgi głównej (ewidencji syntetycznej), której dotyczą poszczególne konta ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna);

3) salda kont oraz ich łączne sumy.

6. Bilans otwarcia tworzony jest na podstawie danych bilansu zamknięcia roku ubiegłego.

Rozdział 3

Określenie roku obrotowego oraz okresów sprawozdawczych

§ 12. 1. Przyjmuje się, że rokiem obrotowym jest okres roku budżetowego, obejmujący rok kalendarzowy od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia.

2. W skład roku obrotowego wchodzą okresy sprawozdawcze, za które sporządza się sprawozdania:

1) miesięczne - na koniec każdego miesiąca;

2) kwartalne - na koniec każdego kwartału;

3) półroczne - na koniec pierwszego półrocza;

4) roczne - na koniec roku.

§ 13. Dane w sprawozdaniach wykazuje się:

1) na podstawie ewidencji księgowej jednostki - kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych;

2) w zakresie planu - w kwotach wynikających z planu finansowego jednostki, po uwzględnieniu zmian dokonanych w trybie przepisów zawartych w ustawie FP;

3) w zakresie wykonania - narastająco od początku roku do końca okresu sprawozdawczego;

4) w zakresie sprawozdań w układzie zadaniowym - według katalogu funkcji, zadań, podzadań oraz działań obowiązujących w danych okresach sprawozdawczych.

§ 14. 1. Rodzaje sporządzanych sprawozdań wynikają z obowiązujących przepisów prawa oraz wytycznych dysponenta budżetu państwa wyższego stopnia.

2. Sprawozdania sporządza się zgodnie z przepisami dotyczącymi sprawozdawczości budżetowej oraz wytycznymi Dyrektora BF lub Głównego Księgowego Resortu Komendy Głównej Policji.

3. Sprawozdania powinny być sporządzone rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz opatrzone podpisem GK i kierownika jednostki lub osoby przez nich upoważnione.

4. Sprawozdania budżetowe sporządza się w formie dokumentu elektronicznego, który opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym w rozumieniu ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1579 oraz z 2018 r. poz. 650 i 1544), weryfikowanym za pomocą ważnego certyfikatu, natomiast sprawozdanie przekazywane na elektroniczną skrzynkę podawczą może być opatrzone potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP, o którym mowa w ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2017 r. poz. 570 oraz z 2018 r. poz. 100, 1544 i 1669).

§ 15. Sprawozdania, które nie są przekazywane w systemie informatycznym TREZOR i na elektroniczną skrzynkę podawczą jednostki w systemie ePUAP, sporządza się w formie papierowej.

Załącznik nr 2

OPIS SYSTEMU SWOP MODUŁU FINANSOWO-KSIĘGOWEGO SKOP-FK

Rozdział 1

Opis systemu SWOP modułu finansowo-księgowego SKOP-FK

§ 1. W jednostce stosowany jest następujący system i programy informatyczne:

1) system SWOP wersja 6.1. składający się z:

a) modułu finansowo-księgowego SKOP-FK,

b) modułu zarządzania kadrami,

c) modułu zarządzania płacami,

d) modułu środki trwałe,

e) modułu zarządzania gospodarką materiałową;

2) programu informatycznego NBP "VIDEO-TEL" - Bankowość Elektroniczna;

3) programu informatycznego obsługi budżetu państwa MF "TREZOR";

4) programu informatycznego - BGK@24 Biznes;

5) programu informatycznego - BGK-Zlecenia;

6) programu informatycznego MANKO - system ewidencji magazynowej składników majątku;

7) programu informatycznego "Płace funkcjonariuszy Policji";

8) programu informatycznego "System Kadrowo-płacowy pracowników cywilnych";

9) programu informatycznego ewidencji majątku trwałego;

10) programu informatycznego "Płatnik";

11) programu informatycznego NBE "Bankowość Elektroniczna NBP".

§ 2. 1. Moduł finansowo-księgowy SKOP-FK w systemie SWOP został napisany w języku Visual Basic. Aplikacja pracuje w architekturze klient - serwer. Moduł ten służy do bieżącej, chronologicznej ewidencji operacji księgowych, w tym do:

1) zakładania i utrzymania w aktualnym stanie kartoteki kont księgowych;

2) ewidencjonowania dokumentów księgowych i na ich podstawie tworzenia ksiąg rachunkowych;

3) sporządzania zestawień syntetycznych i analitycznych dotyczących kont księgowych.

2. Moduł finansowo-księgowy SKOP-FK zapewnia możliwość:

1) uzyskania w dowolnej chwili informacji o stanach i obrotach na kontach syntetycznych i analitycznych, wynikających z ewidencji księgowej;

2) kontroli zarejestrowanych dokumentów przed zaksięgowaniem;

3) jednoczesnego księgowania dla różnych miesięcy obrachunkowych;

4) zabezpieczenia danych przez:

a) definiowanie identyfikatorów operatorów,

b) definiowanie haseł dostępu;

5) pracy w trybie "wielodostępu" (wielu użytkowników jednocześnie);

6) komunikatów informujących o kolejnych czynnościach oraz popełnionych błędach.

3. Szczegółowy opis funkcji poszczególnych modułów modułu finansowo-księgowego SKOP-FK przedstawia dokumentacja opisowo-techniczna oprogramowania.

4. Strukturę budowy poszczególnych kont pomocniczych określa załącznik do dokumentacji opisowo-technicznej modułu finansowo-księgowego SKOP-FK.

5. Dokumentacja, o której mowa w ust. 3 i 4, jest przechowywana w WK.

§ 3. Moduł finansowo-księgowy SKOP-FK obejmuje następujące moduły funkcjonalne:

1) MODUŁ DEKRETY KSIĘGOWE - tworzenie dokumentów polecenia księgowania, księgowanie zweryfikowanych dokumentów księgowych;

2) MODUŁ KSIĘGI RACHUNKOWE - księgowanie na kontach księgi głównej, dzienniku zapisów, kartach kontowych, księgach pomocniczych, zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej - kontrola zapisów księgowych, przegląd księgowań;

3) MODUŁ REJESTRY - rejestracja dokumentów księgowych, rejestry VAT, generowanie księgowań z rejestru, rejestry pomocnicze, kontrola rejestrów;

4) MODUŁ BANKI - rejestracja wyciągów bankowych, generowanie polecenia księgowania z rejestru wyciągów bankowych wraz z księgowaniem;

5) MODUŁ KASA - rejestracja operacji kasowych, raporty kasowe, dekretacja operacji kasowych, generowanie polecenia księgowania operacji kasowych wraz z księgowaniem;

6) MODUŁ SPRAWOZDAWCZOŚĆ - tworzenie, naliczanie i sporządzanie sprawozdań budżetowych i finansowych;

7) MODUŁ GENERATOR DOKUMENTÓW - generowanie dokumentów potwierdzeń sald, not odsetkowych, not księgowych oraz wezwań do zapłaty;

8) MODUŁ KARTOTEKI - kartoteki i katalogi systemowe z uwzględnieniem klasyfikacji dochodów i wydatków budżetowych, klasyfikacji wydatków strukturalnych, katalogu programów i projektów, zadań, podzadań i działań;

9) MODUŁ USTAWIENIA - służący do obsługi funkcji administratora modułu finansowo-księgowego SKOP-FK.

§ 4. 1. System SWOP to zbiór elementów tworzących system informatyczny, składający się oprogramowania o różnej funkcjonalności i przeznaczeniu, powiązany ze sobą w całość na poziomie jednostki.

2. System SWOP posiada budowę modułową przy czym, cała istota tego systemu polega na tym, że moduły są ze sobą wzajemnie powiązane, czyli tworzą system zintegrowany. Moduły SWOP.GM i SWOP. ST i SWOP Płace są źródłem danych przesyłanych automatycznie do modułu finansowo-księgowego SKOP-FK przez utworzone powiązania. Poszczególne moduły są ze sobą wzajemnie zintegrowane nie tylko w obszarze technologii (baza danych, platforma sprzętowa i systemowa), ale również poprzez przesyłanie danych pomiędzy modułami.

§ 5. 1. Program informatyczny, o którym mowa w § 1 pkt 2:

1) stanowi aplikację instalowaną w komputerze, pracującą w środowisku Windows;

2) służy do archiwizowania danych użytkownika, zarówno pobranych jak i wysłanych do banku;

3) zapewnia możliwość:

a) zdalnego korzystania z najważniejszych usług bankowych, takich jak składanie zleceń,

b) opracowywania raportów, które można drukować i wysyłać w postaci pliku w wybranym transporcie,

c) tworzenia szablonów raportów zgodnie z potrzebami użytkownika,

d) importu zleceń przelewów oraz kartotek adresowych z zewnętrznych systemów finansowo-księgowych,

e) importu zleceń przelewów z aplikacji ZUS-Płatnik,

f) wysyłanie zleceń przelewów do innych systemów,

g) tworzenia zestawień danych, ich sortowanie i przedstawianie w postaci wykresów.

2. Program informatyczny, o którym mowa w § 1 pkt 2, został wdrożony w dniu 20 sierpnia 2003 r.

§ 6. 1. Program informatyczny, o którym mowa w § 1 pkt 3, to Informatyczny System Obsługi Budżetu Państwa TREZOR 3.0 wdrożony przez MF.

2. Głównym celem wdrożenia systemu TREZOR 3.0 jest usprawnienie wymiany informacji pomiędzy dysponentami środków budżetowych oraz MF w zakresie realizacji następujących procesów budżetowych:

1) planowania budżetu państwa, którego celem jest opracowanie projektu ustawy budżetowej oraz planu finansowego;

2) wykonywania budżetu państwa, obejmującego przekazywanie dysponentom środków na wydatki, zarządzanie płynnością budżetu państwa oraz prowadzenie rachunkowości budżetu państwa;

3) sprawozdawczości budżetowej, który polega na sporządzaniu i przekazywaniu okresowych sprawozdań dysponentów środków budżetowych z wykonania budżetu państwa;

4) opracowywania raportów dla kierownictwa, obejmującego generowanie wszelkich raportów dotyczących planowania oraz wykonywania budżetu państwa.

§ 7. Program informatyczny, o którym mowa w § 1 pkt 4:

1) stanowi aplikację instalowaną w komputerze, pracującą w środowisku Windows;

2) służy do obsługi rachunków bankowych posiadanych przez jednostkę w BGK;

3) zapewnia możliwość:

a) zdalnego korzystania z najważniejszych usług bankowych, takich jak składanie zleceń,

b) uzyskania informacji dotyczącej obrotów i sald na rachunkach bankowych,

c) przejrzenia operacji bieżących na rachunku,

d) wysyłanie zleceń przelewów do innych systemów,

e) wczytania (importu) przelewów z pliku w wybranym formacie danych.

§ 8. Program informatyczny, o którym mowa w § 1 pkt 5:

1) stanowi aplikację instalowaną w komputerze, pracującą w środowisku Windows;

2) został stworzony do obsługi systemu przepływu środków europejskich i krajowego współfinansowania;

3) umożliwia wprowadzanie zleceń płatności w formie elektronicznej, a także bieżące informowanie instytucji o statusie zlecenia.

§ 9. 1. Program informatyczny, o którym mowa w § 1 pkt 6:

1) pracuje w środowisku bazodanowym "SCO FoxBASE+ 2.1.2d" pod kontrolą systemu operacyjnego "SCO Unix 5.0.5m";

2) służy do prowadzenia ewidencji magazynowej składników majątku;

3) składa się z następujących części:

a) rejestr kart magazynowych - stany zapasów magazynowych,

b) rejestr dowodów przyjęcia,

c) rejestr dowodów wydania,

d) rejestr dowodów p-w-z,

e) sprawozdawczość magazynowa,

f) administrator magazynów,

g) planowanie - rozdzielniki,

h) administrator systemu.

2. Program informatyczny, o którym mowa w § 1 pkt 6, został wdrożony w dniu 1 stycznia 2002 r.

§ 10. 1. Program informatyczny, o którym mowa w § 1 pkt 7:

1) pracuje w środowisku bazodanowym "Microsoft FozPro 2.6" pod kontrolą systemu operacyjnego "SCOUnix5.0.5e";

2) służy do sporządzania list płac oraz wykazów dodatkowych należności funkcjonariuszy Policji;

3) zapewnia możliwość "generowania KEDU do Płatnika ZUS" - w formie eksportu danych na informatyczny nośnik danych.

2. Program informatyczny, o którym mowa w § 1 pkt 7, został wdrożony w 2003 r.

§ 11. 1. Program informatyczny, o którym mowa w § 1 pkt 8:

1) pracuje w środowisku bazodanowym "SCO FoxBASE+ 2.1.2d" pod kontrolą systemu operacyjnego "SCO Unix 5.0.5e";

2) służy do sporządzania list płac oraz wykazów dodatkowych należności pracowników;

3) zapewnia możliwość "emisji danych do Płatnika" - w formie eksportu danych na informatyczny nośnik danych.

2. Program informatyczny, o którym mowa w § 1 pkt 8, został wdrożony w dniu 1 stycznia 1999 r.

§ 12. 1. Program informatyczny, o którym mowa w § 1 pkt 9:

1) pracuje w środowisku bazodanowym "SCO FoxBASE+ 2.1.2d" pod kontrolą systemu operacyjnego "SCO Unix 5.0.5m";

2) służy do prowadzenia ewidencji składników majątku;

3) zapewnia możliwość:

a) bieżącej ewidencji składników majątku,

b) uzyskiwania informacji ze zbiorów:

- sumy wartości początkowych,

- sumy zwiększeń lub zmniejszeń,

- sumy umorzeń z lat poprzednich,

- sumy odpisów amortyzacji w roku bieżącym,

- sumy aktualnych wartości środków trwałych,

c) bieżącego dokonywania odpisów amortyzacyjnych i innych operacji na składnikach majątku.

2. Program informatyczny, o którym mowa w § 1 pkt 9, został wdrożony w dniu 1 stycznia 2002 r.

§ 13. 1. Program informatyczny, o którym mowa w § 1 pkt 10:

1) pracuje w środowisku bazodanowym "Microsoft SQL Server 2005" pod kontrolą systemu operacyjnego "Microsoft Windows XP Professional";

2) służy do przeprowadzania operacji przekazywania składek na ubezpieczenie społeczne.

2. Program informatyczny, o którym mowa w § 1 pkt 10, został wdrożony w 1999 r.

§ 14. 1. Program informatyczny, o którym mowa w § 1 pkt 11:

1) realizuje kanał bankowości elektronicznej wspomagający obsługę rachunków bankowych;

2) charakteryzuje się następującymi cechami:

a) zapewnia ciągłość obsługi klientów NBP w trybie 24/7/365 w zakresie składania zleceń oraz obsługi zapytań,

b) spełnia wymagane standardy bezpieczeństwa w zakresie transmisji danych, ochrony dostępu do danych, bezpieczeństwa transakcji oraz ochrony sesji pracy z systemem,

c) dostarcza, oprócz podstawowego kanału WWW, również alternatywne sposoby dostępu do rachunków i wybranych usług: drogę awaryjną oraz kanał mobilny,

d) posiada interfejs użytkownika wykorzystujący nowoczesne rozwiązania technologiczne dla aplikacji webowych, zapewniający elastyczny, wygodny, intuicyjny i ergonomiczny dostęp do funkcji i danych systemu.

2. Program informatyczny, o którym mowa w § 1 pkt 11, został wdrożony w dniu 8 września 2015 r.

Rozdział 2

Ochrona danych oraz zbiorów ksiąg rachunkowych

§ 15. 1. Ochrona danych w module finansowo-księgowym SKOP-FK podzielona jest na trzy grupy:

1) ochrona przed niepowołanym dostępem do bazy danych;

2) ochrona przed utratą spójności danych;

3) ochrona przed utratą całości lub części danych.

2. Ochrona, o której mowa w ust. 1 pkt 1, polega na utworzeniu dla każdej osoby, która będzie korzystała z systemu SWOP kodu (nazwy użytkownika), jako oddzielnego wejścia do systemu operacyjnego; każdy z zakładanych użytkowników ma indywidualne hasło, każdorazowe włączenie do systemu wymaga podania tego hasła. Ten poziom zabezpieczeń uniemożliwia wejście do systemu SWOP osobom nieuprawnionym. Każde hasło w systemie jest zakodowane i nie istnieje możliwość jego rozkodowania.

3. Ochrona, o której mowa w ust. 1 pkt 2, polega na blokowaniu, z wypisaniem na monitorze komunikatu błędu, wprowadzenia danych niezgodnych z zawartością kartotek systemowych. Wprowadzone są również kody określające źródło pochodzenia poszczególnych dekretów. Tak dostarczone polecenia księgowania opisane są odpowiednimi kodami i rodzajami dokumentów księgowych, które nie są dostępne z poziomu manualnej rejestracji poleceń księgowania.

4. Ochrona, o której mowa w ust. 1 pkt 3, polega na wykorzystaniu mechanizmów składowania baz danych "BACKUP DATABASE", ochraniając dane przed utratą oraz kopiowaniu danych na informatyczny nośnik danych w postaci taśmy magnetycznej lub dysku CD-R. Taki sposób archiwizacji zabezpiecza kompleksowo wszystkie bazy danych systemu SWOP równocześnie, w tym modułu finansowo-księgowego SKOP-FK. Wykorzystując ten system zabezpieczenia składowanie danych odbywa się raz dziennie na taśmie magnetycznej lub dysku CD-R w cyklu tygodniowym np. jedna taśma na poszczególny dzień tygodnia. Jako dodatkowe zabezpieczenie wszystkie informatyczne nośniki danych, na których zostały zapisane dane, przechowuje się w specjalnej ogniotrwałej szafie w wydzielonym pomieszczeniu jednostki.

§ 16. Szczegółowe zasady ochrony danych osobowych, stanowiące odrębny dokument, zawarte są w politykach bezpieczeństwa określonych przez kierownika jednostki dla poszczególnych podsystemów systemu SWOP.

§ 17. 1. Wprowadza się dla modułu finansowo-księgowego SKOP-FK obowiązek:

1) wykonywania przez administratora modułu finansowo-księgowego SKOP-FK kopii bezpieczeństwa na bezpiecznych informatycznych nośnikach danych;

2) kontrolowania informatycznych nośników danych na obecność wirusów przy pomocy specjalnego oprogramowania i ich uaktualnionych wersji każdorazowo, gdy zachodzi podejrzenie zawirusowania.

2. Kopie bezpieczeństwa przeznaczone do archiwizacji muszą być zabezpieczone hasłem uniemożliwiającym odczyt przez osoby nieupoważnione.

§ 18. 1. Poza zabezpieczeniem, o którym mowa w § 17 pkt 1, dokonuje się archiwizacji dokumentów i ksiąg rachunkowych, które mogą być w dowolnym momencie dostępne do odczytu poza aplikacją systemu SWOP.

2. Po zamknięciu ksiąg danego roku budżetowego tworzy się w systemie SWOP wydruki wszystkich ksiąg rachunkowych i każdy z tych wydruków zapisuje się w wybranym formacie obsługiwanym przez program ACROBAT READER. Wysłanie do odpowiedniego formatu umożliwia narzędzie tworzące wydruki (ikona "koperta" na ekranie podglądu wydruku).

3. Po wykonaniu wszystkich wydruków i wysłaniu, o którym mowa w ust. 2, całość ksiąg rachunkowych zapisuje się na informatycznym nośniku danych.

§ 19. 1. Sprzęt komputerowy, za pomocą którego prowadzone są księgi rachunkowe, znajduje się w pomieszczeniach zamkniętych, a dostęp do komputera jest możliwy jedynie za pomocą haseł, które mają osoby upoważnione.

2. Komputery zabezpieczone są przed awariami spowodowanymi nagłym brakiem zasilania przez zewnętrzny system podtrzymujący napięcie (UPS), umożliwiający bezpieczne zamknięcie systemu.

§ 20. Bieżące dokumenty księgowe są przechowywane w zabezpieczonych szafach w WK. Pozostałe dokumenty księgowe zabezpieczone są w specjalnie do tego przeznaczonym archiwum.

Załącznik nr 3

INSTRUKCJA W SPRAWIE ZASAD FUNKCJONOWANIA GOSPODARKI KASOWEJ

Rozdział 1

Postanowienia ogólne

§ 1. Instrukcja reguluje zasady funkcjonowania gospodarki kasowej w jednostce.

§ 2. Odpowiedzialność za organizację gospodarki kasowej ponosi kierownik jednostki.

Rozdział 2

Sposób wyodrębnienia kasy i jej funkcjonowanie

§ 3. 1. Kasa w jednostce zlokalizowana jest w siedzibie jednostki przy ul. Domaniewskiej 36/38 w Warszawie.

2. Kasa zlokalizowana jest w budynku, który podlega stałej ochronie.

3. Kasa jest wydzielona, a jej okna oraz drzwi wyjściowe zostały odpowiednio zabezpieczone, przy jednoczesnym zapewnieniu jej prawidłowego funkcjonowania.

4. Kasa została wyposażona w urządzenia alarmowe.

5. Wydzielone stanowisko kasjera uniemożliwia swobodny dostęp do kasy osobom postronnym.

§ 4. Kasa realizuje obsługę kasową interesantów w dni robocze, w godzinach określonych w zarządzeniu kierownika jednostki w sprawie regulaminu pracy jednostki. Informacje o godzinach otwarcia kasy zamieszcza się przed wejściem głównym do budynku oraz na drzwiach pomieszczenia kasowego.

§ 5. Kasa prowadzona jest przez osobę, której powierzono funkcję kasjera, odpowiedzialną za gotówkę w kasie i dokonywanie operacji kasowych.

§ 6. 1. W czasie dokonywania operacji kasowych przy okienku kasowym może znajdować się tylko jedna osoba.

2. Wypłata gotówki następuje za okazaniem dowodu tożsamości przez osobę odbierającą należność, po złożeniu własnoręcznego podpisu wraz z datą, a w przypadku osoby upoważnionej dodatkowo po przedłożeniu pisemnego upoważnienia.

3. Po odejściu od okienka kasowego reklamacji w sprawie wpłat i wypłat gotówki nie uwzględnia się.

§ 7. W kasie przechowuje się:

1) pogotowie kasowe, którego wysokość określa Dyrektor BF odrębną decyzją wydawaną na dany rok budżetowy;

2) gotówkę podjętą z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajowo wydatków, w zatwierdzonej przez GK, lub osobę przez niego upoważnioną, specyfikacji podjęcia gotówki;

3) gotówkę pochodzącą z bieżących wpłat do kasy;

4) gotówkę w formie depozytu, otrzymaną od osób fizycznych lub prawnych i podlegającą zwrotowi tym osobom;

5) środki funduszu operacyjnego.

§ 8. Środki pieniężne z tytułu dokonanych do kasy wpłat należy odprowadzić na rachunek bankowy nie później niż w dniu następnym, po odpowiednim ich zabezpieczeniu.

§ 9. 1. Gotówka podjęta z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajów wydatków powinna być wydatkowana na cel określony w specyfikacji, o której mowa w § 7 pkt 2. Niewykorzystaną część gotówki pobraną z banku można przeznaczyć na inne cele po dokonaniu korekty w tej specyfikacji.

2. Gotówka podjęta z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajów wydatków, a nie zrealizowanych w danym dniu, może być przechowywana w kasie przez 7 dni roboczych, pod warunkiem należytego jej zabezpieczenia.

3. Gotówka przechowywana w kasie w formie depozytu, podlegająca zwrotowi osobie fizycznej lub prawnej, która depozyt złożyła, nie może być wykorzystywana na pokrywanie wydatków budżetowych oraz realizację wypłat ze środków pozabudżetowych.

§ 10. 1. Niewykorzystane środki pieniężne przechowywane w kasie są zwracane na rachunek bieżący wydatków jednostki ostatniego dnia roboczego każdego miesiąca.

2. Zasady określonej w ust. 1 można nie stosować do niewykorzystanych środków pieniężnych przeznaczonych na wypłatę należności dla policjantów i pracowników cywilnych, do kwoty nie przekraczającej 350 000,00 zł.

§ 11. Gotówki, o której mowa w § 9 ust. 2 i 3, i środków pieniężnych, o których mowa w § 10 ust. 2, nie wlicza się do wysokości pogotowia kasowego.

§ 12. Przyjęta do kasy gotówka, stanowiąca dochód Skarbu Państwa, powinna być przekazana na rachunek bieżący dochodów jednostki w dniu wpływu lub w uzasadnionych przypadkach, w zależności od wysokości przyjętej gotówki oraz właściwego jej zabezpieczenia - z częstotliwością umożliwiającą zachowanie terminów określonych w przepisach dotyczących wpłat pobranych dochodów budżetowych do budżetu Państwa.

§ 13. 1. Pogotowie kasowe w miarę wykorzystania, powinno być na bieżąco uzupełniane do określonej wysokości, o której mowa w § 7 pkt 1, w najbliższym możliwym dniu roboczym.

2. Pogotowie kasowe ponad określoną wysokość, o której mowa w § 7 pkt 1, należy odprowadzić na rachunek bankowy w dniu, w którym nastąpi przekroczenie, a jeżeli istnieją warunki odpowiedniego zabezpieczenia przechowywanej gotówki - w dniu następnym.

§ 14. 1. Kasjer może przechowywać w kasie w formie depozytu zaplombowane kasety lub koperty zawierające: gotówkę, pieczątki, druki ścisłego zarachowania itp.

2. Ewidencję przyjętych i wydanych depozytów prowadzi kasjer.

3. Ewidencja, o której mowa w ust. 2, musi zawierać, co najmniej następujące dane:

1) numer kolejnego depozytu;

2) określenie deponowanego przedmiotu, a przy deponowaniu gotówki jej kwotę;

3) datę i godzinę przyjęcia depozytu;

4) określenie podmiotu, którego własność stanowi depozyt;

5) datę i godzinę zwrotu depozytu oraz podpis osoby upoważnionej do podjęcia depozytu i podpis kasjera.

4. Kasjer wystawia pokwitowanie przyjęcia depozytu na wezwanie.

Rozdział 3

Dokumentacja kasowa

§ 15. 1. Dokumentację kasową stanowią:

1) dokumenty operacyjne kasy:

a) dowód wpłaty "KP",

b) dowód wypłaty "KW",

d) raporty kasowe "RK",

e) czek gotówkowy,

f) bankowy dowód wpłaty;

2) dokumenty źródłowe lub dyspozycyjne:

a) dowody zakupu i sprzedaży - faktury , faktury korygujące,

b) listy płac (uposażeń policjantów i wynagrodzeń pracowników),

c) listy wypłat zasiłków,

d) listy wypłat równoważników i innych świadczeń,

e) rachunki wynikające z zawartych umów cywilnoprawnych (umowy zlecenia, umowy o dzieło, itp.),

g) wnioski o zaliczki, udzielone wyłącznie w zakresie określonym w odrębnych przepisach,

h) rozliczenia delegacji służbowej,

i) inne dowody akceptowane przez GK lub osobę przez niego upoważnioną,

j) wykazy i zestawienia dodatkowych należności,

k) dowody wpłat do banku;

3) dokumenty organizacyjne kasy:

a) instrukcja w sprawie gospodarki kasowej,

b) umowa o odpowiedzialności materialnej,

c) karta opisu stanowiska pracy,

d) protokoły przyjęcia - przekazania kasy,

e) protokoły kontroli kasy,

f) karty wzorów podpisów osób upoważnionych do dokonywania dyspozycji, bankowych i zatwierdzania dowodów księgowych,

g) protokoły inwentaryzacyjne;

4) inne dokumenty:

a) rejestr przechowywanych depozytów,

b) rejestr druków ścisłego zarachowania.

§ 16. 1. Dowód wpłaty "KP" wystawia kasjer lub osoba upoważniona podczas przyjmowania środków pieniężnych do kasy. Dowód wpłaty "KP" wystawia się w trzech egzemplarzach, z których:

1) oryginał - jest dołączany do raportu kasowego "RK";

2) pierwsza kopia - stanowi pokwitowanie dla wpłacającego;

3) druga kopia - pozostaje do rozliczenia w bloczku.

2. Dowód wpłaty "KP" zawiera:

1) nazwę jednostki;

2) określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny;

3) datę dokonania operacji;

4) imię, nazwisko i adres osoby lub nazwę i adres podmiotu dokonującego wpłaty;

5) dokładny tytuł wpłaty;

6) kwotę wpłaty wyrażoną cyfrowo i słownie;

7) podpis wystawiającego, w przypadku wydruku komputerowego - tylko nadruk imienia i nazwiska;

8) podpis kasjera.

§ 17. W dowodzie wpłaty "KP" nie można dokonywać żadnych poprawek (wymazywania, przeróbek), ani zmian kwot wpłaty gotówki wyrażonej cyframi i słownie. Błędy popełnione w tym zakresie poprawia się przez anulowanie błędnego dowodu i wystawienie nowego prawidłowego dowodu.

§ 18. Anulowanie dowodu wpłaty "KP" polega na jego przekreśleniu po przekątnej oraz umieszczeniu adnotacji "anulowano" wraz z datą i podpisem osoby, która dokument unieważniła. Anulowane formularze dowodów wpłaty "KP" przechowywane są w bloczku.

§ 19. 1. Dowód wypłaty "KW" potwierdza wypłatę gotówki w kasie. Wystawia się go na podstawie dokumentu źródłowego, który został zaakceptowany do wypłaty przez upoważnioną do tego osobę. Pracownik zobowiązany do wykonania tych czynności zamieszcza na dowodach kasowych swój podpis i datę.

2. Dowód wypłaty "KW" wystawia się w trzech egzemplarzach, z których:

1) oryginał - jest dołączany do raportu kasowego;

2) pierwsza kopia - stanowi pokwitowanie dla pobierającego gotówkę;

3) druga kopia - pozostaje do rozliczenia w bloczku.

3. Dowód wypłaty "KW" zawiera:

1) nazwę jednostki;

2) określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny;

3) datę dokonania operacji;

4) nazwę i adres odbiorcy lub imię i nazwisko osoby i jej adres;

5) dokładny tytuł wypłaty;

6) kwotę wypłaty wyrażoną cyfrowo i słownie;

7) podpis wystawiającego;

8) podpis kasjera;

9) podpis otrzymującego gotówkę.

§ 20. W przypadku błędów w dowodzie wypłaty "KW" oraz anulowania dowodu, należy przyjąć procedurę określoną w § 17 i § 18.

§ 21. 1. Raport kasowy "RK" to zestawienie wszystkich operacji kasowych dotyczących wpłat i wypłat dokonywanych przez kasjera w danym okresie.

2. Dopuszczona jest możliwość sporządzenia raportu kasowego "RK" za okres dłuższy niż jeden dzień lecz nie dłuższy niż 5 dni. W takim przypadku okres sporządzenia raportu nie może wykraczać poza okres sprawozdawczy.

3. Raport kasowy "RK" sporządza według aplikacji systemowej modułu finansowo-księgowego SKOP-FK. Raport kasowy sporządza się w dwóch egzemplarzach. Wpisywane są w nim wpłaty i wypłaty z podziałem na poszczególne dni dokonania operacji kasowych, które dokonywane są w sposób chronologiczny i systematyczny, z zachowaniem liczby porządkowej operacji, podaniem symbolu i numeru źródłowego dowodu kasowego oraz krótkiej treści operacji.

§ 22. 1. Rejestrowanie operacji kasowych w raporcie kasowym "RK" odbywa się przez wpisywanie przez kasjera wpłat i wypłat gotówki na bieżąco w kolejnych dniach w prowadzonym zestawieniu.

2. Raport kasowy "RK" sporządza się oddzielnie dla:

1) wydatków budżetowych;

2) dochodów budżetowych;

3) środków sum depozytowych i na zlecenie;

4) środków ZFŚS;

5) środków FSEP;

6) pogotowia kasowego;

7) FWP;

8) innych otwieranych rachunków bankowych w ciągu roku obrotowego.

3. Raport kasowy "RK" zawiera m.in.:

1) nazwę jednostki;

2) oznaczenie okresu za jaki jest sporządzany;

3) numer raportu;

4) podpisy osób sporządzających i kontrolujących.

4. Do raportu kasowego "RK" dołącza się dowody dokumentujące poszczególne operacje kasowe.

5. Raport kasowy "RK" zamyka się sumowaniem wpłat i wypłat gotówkowych oraz obliczeniem stanu końcowego gotówki według następującej reguły, tj. stan początkowy gotówki na dzień rozpoczęcia raportu plus wpłaty, minus wypłaty, co daje stan końcowy na dzień zamknięcia raportu.

§ 23. Kasjer sporządza raport kasowy "RK" w dwóch egzemplarzach, z których:

1) oryginał podpisuje i przekazuje wraz z dowodami księgowymi do sprawdzenia pod względem formalno-rachunkowym Naczelnikowi WK lub innej wyznaczonej przez niego osobie;

2) kopię pozostawia w kasie.

§ 24. W dowodach źródłowych wypłat gotówki z kasy umieszcza się adnotacje dotyczące raportu kasowego "RK" wraz z pozycją, datą i podpisem kasjera.

§ 25. 1. Czek gotówkowy służy do udokumentowania podjęcia gotówki z banku. Czek gotówkowy zawiera m.in.:

1) nazwę banku;

2) numer czeku;

3) numer rachunku bankowego;

4) imię i nazwisko osoby, która ma pobrać gotówkę;

5) oznaczenie daty i miejsca wystawienia czeku;

6) podpisy osób upoważnionych do dysponowania środkami pieniężnymi.

2. Czek gotówkowy wypełnia się zgodnie z obowiązującą instrukcją bankową.

3. Na czeku nie można dokonywać żadnych poprawek. W razie popełnienia pomyłki w jego wypełnieniu - blankiet czeku należy anulować przez napisanie "anulowany" oraz postawienie daty i podpisu osoby anulującej czek. Czek anulowany pozostaje w jednostce.

4. Czeki powinny być wykorzystywane w kolejności wynikającej z numeracji nadanej przez bank. Numer czeku, na podstawie, którego nastąpiło przyjęcie gotówki do kasy zamieszcza się również na dowodzie wpłaty "KP" oraz w raporcie kasowym "RK".

§ 26. Bankowy dowód wpłaty wystawia się przy przekazywaniu środków pieniężnych na rachunek bankowy. Po przyjęciu gotówki, oryginał bankowego dowodu wpłaty pozostaje w banku, kopię otrzymuje wpłacający i umieszcza ją pod raportem kasowym "RK", jako dowód rozchodu gotówki z kasy.

§ 27. 1. Wszystkie operacje kasowe muszą być udokumentowane kasowymi dowodami źródłowymi lub zastępczymi własnymi dowodami kasowymi.

2. Wpłat gotówkowych dokonuje się na podstawie dowodów kasowych wpłaty "KP". Muszą one być podpisane przez kasjera przyjmującego gotówkę.

§ 28. 1. Dowody kasowe wpłaty "KP" oraz dowody kasowe wypłaty "KW" są drukami ścisłego zarachowania i podlegają ewidencji w rejestrze druków ścisłego zarachowania.

2. Formularze dowodów kasowych, o których mowa w ust. 1, są:

1) połączone w bloczki, oznaczone nazwą jednostki oraz ponumerowane w sposób trwały, przed oddaniem do użytkowania kasjerowi;

2) wystawiane przez kasjera ręcznie w trzech egzemplarzach;

3) numerowane z zachowaniem ciągłości numeracji w ciągu roku obrotowego.

3. Na okładce każdego bloczka, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, należy zamieścić:

1) kolejny numer bloczka formularzy;

2) numery kolejne formularzy w danym bloczku (od nr.........do nr............);

3) datę wydania do użytkowania oraz datę zwrotu (wydano dnia ............, zwrócono dnia ............).

§ 29. 1. Rejestr, o którym mowa w § 28 ust. 1, jest prowadzony w BF.

2. Bloczki, o których mowa w § 28 ust. 2 pkt 1,wydawane są osobom upoważnionym wyłącznie za pokwitowaniem w rejestrze, o którym mowa w § 28 ust. 1.

Rozdział 4

Kontrola kasy

§ 30. 1. Funkcjonowanie kasy podlega kontroli: bieżącej, doraźnej i okresowej.

2. Kontrola bieżąca kasy polega na codziennym sprawdzaniu przez kasjera zgodności rzeczywistego stanu gotówki ze stanem gotówki wynikającym z raportów kasowych "RK" i pozostałych dokumentów kasowych nie ujętych w raporcie.

3. Kontrolę doraźną kasy przeprowadza się:

1) przy przekazywaniu lub przejmowaniu kasy;

2) w przypadku stwierdzenia przez kasjera niedoboru lub nadwyżki;

3) w przypadku stwierdzenia kradzieży lub włamania;

4) na polecenie kierownika jednostki, Dyrektora BF lub GK.

4. Kontroli doraźnej kasy dokonuje wyznaczona komisja w obecności kasjera.

5. Kontrola okresowa kasy powinna nastąpić nie rzadziej niż trzy razy w roku obrachunkowym.

§ 31. 1. Rozchód gotówki z kasy nieudokumentowany rozchodowymi dowodami kasowymi (tj. źródłowymi dowodami kasowymi i zastępczymi własnymi dowodami kasowymi) stanowi niedobór kasowy i obciąża kasjera.

2. Zdarzenia losowe, kradzież z włamaniem, wydanie gotówki pod przymusem utraty życia lub zdrowia, podstępne zagarnięcie gotówki w wyniku przedstawienia sfałszowanych dokumentów nie obciążają kasjera - stanowią straty nadzwyczajne.

3. W przypadku zdarzeń, o których mowa w ust. 2, obowiązkiem kasjera jest natychmiastowe zgłoszenie tego faktu Dyrektorowi BF lub GK.

4. Gotówka w kasie nieudokumentowana przychodowymi dowodami kasowymi wpłaty "KP" stanowi nadwyżkę kasową.

§ 32. 1. Zasady i warunki wymiany wartości nominalnej zużytych lub uszkodzonych znaków pieniężnych, reguluje § 3, § 4 i § 10 zarządzenia NR 31/2013 Prezesa Narodowego Banku Polskiego z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu wymiany znaków pieniężnych, które wskutek zużycia lub uszkodzenia przestają być prawnym środkiem płatniczym na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. Urz. NBP z 2018 r. poz. 11).

2. Kasjer w przypadku przyjęcia do kasy uszkodzonego znaku pieniężnego:

1) sporządza protokół w trzech egzemplarzach zawierający następujące dane:

a) nazwisko, imię i adres osoby, która przedstawiła znak uszkodzony (o ile jest to możliwe),

b) wartość nominalną, serię i numer znaku, datę emisji,

c) dane dotyczące przyczyn zużycia, uszkodzenia, rodzaju zanieczyszczenia znaku pieniężnego oraz szczegółowy opis uszkodzeń znaku,

d) datę i miejsce sporządzenia protokołu oraz podpisy osoby przedstawiającej do wymiany znak pieniężny oraz kasjera;

2) przedstawia w banku uszkodzony znak pieniężny do wymiany.

3. Osoba zainteresowana kwituje na protokole odbiór równowartości uszkodzonego znaku pieniężnego.

4. Zasady i sposób wymiany znaków pieniężnych, które zostały uszkodzone w wyniku badań wykonywanych w ramach czynności dochodzeniowo-śledczych reguluje § 7 i § 8 ust. 7 zarządzenia, o którym mowa w ust. 1.

§ 33. 1. Podczas wpłaty gotówki, w przypadku otrzymania fałszywego lub budzącego wątpliwość co do autentyczności krajowego lub zagranicznego znaku pieniężnego, kasjer:

1) zatrzymuje znak pieniężny i żąda dowodu osobistego od osoby wpłacającej;

2) sporządza protokół w trzech egzemplarzach ujmując w nim następujące dane:

a) numer protokołu i datę oraz miejsce sporządzenia,

b) nazwę i adres miejsca, w którym wpłacono znak pieniężny,

c) nazwę i adres osoby prawnej przedstawiającej znak pieniężny z wpisaniem imienia, nazwiska, adresu i stanowiska służbowego osoby ją reprezentującej, a w przypadku wpłaty przez osobę fizyczną - imię, nazwisko, adres oraz numer i serię dowodu osobistego,

d) wartość nominalną, serię i numer znaku, datę emisji zatrzymanego znaku pieniężnego.

2. Protokół, o którym mowa w ust. 1 pkt 2 podpisuje kasjer i osoba przedstawiająca znak pieniężny, o którym mowa w ust. 1.

3. Znak pieniężny, o którym mowa w ust. 1, jest depozytem i nie stanowi podstawy wystawienia dowodu kasowego wpłaty "KP".

4. Obowiązkiem kasjera jest niezwłoczne powiadomienie o zaistniałym fakcie bezpośredniego przełożonego.

§ 34. 1. Dowody kasowe należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnieniem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

2. Dowody kasowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych jednostki, przechowuje się w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na miesiące.

3. Dowody kasowe przechowuje się przez okres 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dokumenty kasowe dotyczą.

Rozdział 5

Wymagania, obowiązki i odpowiedzialność kasjera

§ 35. Kasjerem może być osoba:

1) posiadająca co najmniej średnie wykształcenie;

2) niekarana za przestępstwa gospodarcze lub wykroczenia przeciwko mieniu;

3) posiadająca nienaganną opinię;

4) posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych;

5) legitymująca się praktyką w księgowości finansowej lub posiadająca przeszkolenie w zakresie prowadzenia gospodarki kasowej.

§ 36. 1. Kasjer odpowiada materialnie za: stan gotówki w kasie, prawidłowe udokumentowanie operacji kasowych, funkcjonowanie kasy oraz powierzone mienie.

2. Kasjer, przyjmując obowiązki, składa pisemną deklarację o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie i zobowiązuje się do przestrzegania przepisów w zakresie prowadzenia gospodarki kasowej.

3. Odpowiedzialność materialna kasjera rozpoczyna się z dniem określonym w umowie oraz przyjęciem protokołu przekazania lub przyjęcia kasy, a kończy z chwilą dokonania inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej i dokonania ostatecznego rozliczenia potwierdzonego protokołem.

§ 37. 1. Funkcji kasjera nie łączy się z innymi funkcjami o charakterze dyspozycyjnym i kontrolnym w zakresie obrotu pieniężnego, w tym w szczególności z funkcją GK.

2. Kasjer posiada jednoznacznie określony zakres obowiązków i odpowiedzialności, zgodny z obowiązującymi przepisami.

3. Zakres obowiązków i odpowiedzialności kasjera ustala GK, a następnie przedkłada do zatwierdzenia Dyrektorowi BF.

§ 38. 1. Do obowiązków kasjera należy przestrzeganie zasad gospodarki kasowej, a w szczególności:

1) odpowiednie przechowywanie i zabezpieczenie wartości pieniężnych;

2) przeprowadzanie operacji gotówkowych w formie dokonywania wypłat i przyjmowania wpłat;

3) podejmowanie gotówki z rachunków bankowych;

4) odprowadzanie przyjętych wpłat na rachunki bankowe najpóźniej na drugi dzień po przyjęciu wpłaty;

5) sporządzanie dokumentacji z przeprowadzonych operacji kasowych;

6) informowanie bezpośredniego przełożonego o niedoborach lub nadwyżkach środków pieniężnych w kasie, stwierdzonych włamaniach do kasy, kradzieżach, naruszonych lub uszkodzonych zabezpieczeniach pomieszczenia kasy.

2. Kasjer zobowiązany jest:

1) przyjmować do realizacji tylko dokumenty podpisane przez upoważnione do tego osoby;

2) żądać okazania dowodu tożsamości od osób, którym wypłaca gotówkę;

3) żądać pokwitowania odbioru gotówki za przedłożone faktury i rachunki;

4) sprawdzać saldo gotówki w kasie z saldem raportu kasowego "RK" przed zakończeniem dnia.

3. Przejęcie stanu kasy następuje na podstawie komisyjnego protokołu przejęcia.

4. W protokole, o którym mowa w ust. 3, podaje się wyniki przeliczenia wszelkich wartości pieniężnych, jakie są przekazywane pracownikowi czasowo przejmującemu kasę. Protokół podpisują zarówno osoba przekazująca jak i osoba przyjmująca stan kasy.

§ 39. Kasjer nie może sporządzać dokumentów kasowych stanowiących podstawę wypłat gotówkowych.

§ 40. 1. Kasjer ponosi odpowiedzialność w zakresie znajomości i stosowania obowiązujących przepisów dotyczących dokonywania operacji kasowych, zabezpieczenia i przechowywania gotówki oraz jej transportu.

2. Kasjer ponosi odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków, w tym za:

1) niewłaściwe zabezpieczenie przechowywanej gotówki;

2) braki gotówki w kasie będące wynikiem zaniedbania obowiązków;

3) wypłacenia gotówki na podstawie dowodów niezatwierdzonych do wypłaty;

4) wypłacenie gotówki osobom nieupoważnionym;

5) naruszenie przepisów z zakresu prowadzenia gospodarki kasowej.

3. Kasjer ponosi odpowiedzialność karną na zasadach określonych w ustawie z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny (Dz. U. z 2018 r. poz. 1600 i 2077).

Rozdział 6

Ochrona i transport wartości pieniężnych

§ 41. 1. Wartości pieniężne są przechowywane w warunkach zapewniających należytą ochronę przed zniszczeniem, utratą lub zagarnięciem.

2. Wszelkie uwagi i wątpliwości dotyczące technicznej organizacji kasy, w szczególności funkcjonowania zabezpieczeń w postaci alarmów, zamków kasjer natychmiast zgłasza na piśmie GK, który przy pomocy innych wyznaczonych w tym celu osób (co najmniej dwóch), niezwłocznie dokonuje czynności mających na celu utrwalenie i udokumentowanie naruszonych zabezpieczeń kasy. Sporządzona dokumentacja jest niezwłocznie przekazywana kierownikowi jednostki.

3. Naczelnik WK lub osoba przez niego upoważniona co najmniej raz na kwartał dokonuje kontroli zabezpieczenia pomieszczeń kasowych. Z przeprowadzonej kontroli sporządza notatkę służbową, którą przedkłada kierownikowi jednostki.

§ 42. 1. Komplet kluczy od kas pancernych lub innych pojemników bezpiecznych oraz od drzwi wejściowych do pomieszczeń kasowych jest pobierany codziennie, od dyżurnego obiektu, przez kasjera, za pokwitowaniem. Po zakończonym dniu pracy kasjer w metalowej zaplombowanej kasetce przekazuje komplet kluczy do dyżurnego obiektu.

2. Zaplombowany komisyjnie zapasowy komplet kluczy od kas pancernych lub innych pojemników bezpiecznych i drzwi wejściowych jest zdeponowany u Dyrektora BF.

3. Zamki i klucze (oryginały i duplikaty) do szafy pancernej lub innego pojemnika bezpiecznego oraz od drzwi wejściowych do pomieszczenia kasy należy wymienić na nowe, w razie ich zgubienia lub nie wyjaśnionego zerwania plomb zabezpieczających pojemnik, w którym przechowywane są klucze.

4. Po zakończonym dniu pracy kasjer zabezpiecza pomieszczenie kasowe między innymi przez:

1) zamknięcie na klucz i zaplombowanie szaf pancernych lub innych pojemników bezpiecznych oraz drzwi wejściowych;

2) zamknięcie okien;

3) włączenie dodatkowej instalacji alarmowej;

4) zdeponowanie kluczy od szaf pancernych, innych pojemników bezpiecznych i drzwi wejściowych w sposób określony w ust. 1.

5. Przed rozpoczęciem pracy kasjer obowiązany jest sprawdzić czy nie zostały naruszone plomby drzwi wejściowych, szaf pancernych lub innych pojemników bezpiecznych oraz czy nie była uruchamiana instalacja alarmowa.

§ 43. 1. Transport wartości pieniężnych powinien odbywać się przy użyciu odpowiednich zabezpieczeń technicznych.

2. Transport wartości pieniężnych nieprzekraczających 0,2 jednostki obliczeniowej nie wymaga ochrony fizycznej i zabezpieczenia technicznego.

3. Wartości pieniężne większe niż 1 jednostka obliczeniowa transportowane są bankowozem.

4. Transport wartości pieniężnych jest chroniony:

1) przez jednego policjanta - przy transporcie wartości pieniężnych powyżej 1 do 8 jednostek obliczeniowych, z zastrzeżeniem § 7 ust. 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 września 2010 r. w sprawie wymagań, jakimi powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz. U. z 2016 r. poz. 793);

2) przez dwóch policjantów - przy transporcie wartości pieniężnych powyżej 8 do 24 jednostek obliczeniowych;

3) przez trzech policjantów - przy transporcie wartości pieniężnych powyżej 24 do 50 jednostek obliczeniowych;

4) przez czterech policjantów - przy transporcie wartości pieniężnych powyżej 50 jednostek obliczeniowych.

5. Transport wartości pieniężnej nieprzekraczający 1 jednostki obliczeniowej, może być wykonywany przy użyciu nieoznakowanego samochodu osobowego, wyposażonego w środki łączności. Osoba transportująca jest chroniona przez co najmniej jednego policjanta wyposażonego w broń palną.

6. Ochronę wartości pieniężnych transportowanych pojazdami mechanicznymi wykonują policjanci wyposażeni w dwa niezależne środki łączności.

7. Warunki techniczne, jakim powinny odpowiadać pojazdy specjalne lub przystosowane do transportu wartości pieniężnych zostały określone w rozporządzeniu, o którym mowa w ust. 4 pkt 1.

8. Na dwa dni przed planowanym konwojem GK zwraca się pisemnie do właściwego kierownika o spowodowanie zabezpieczenia transportu wartości pieniężnych zgodnie z przyjętymi w jednostce zasadami.

Rozdział 7

Przepisy końcowe

§ 44. W sprawach nieuregulowanych niniejszą instrukcją stosuje się przepisy powszechnie obowiązujące.

§ 45. Dopuszcza się stosowanie rozwiązań określonych przez kierownika jednostki - innych niż wskazane w niniejszej instrukcji - w zakresie ochrony obiektów, przechowywania kluczy od kas pancernych oraz od drzwi wejściowych do pomieszczeń kasowych.

Załącznik nr 5

METODY WYCENY AKTYWÓW I PASYWÓW ORAZ USTALENIA WYNIKU FINANSOWEGO

Rozdział 1

Postanowienia ogólne

§ 1. 1. Ewidencja rzeczowych składników majątku stanowi podstawowe źródło informacji niezbędnych do prawidłowego zarządzania tymi składnikami i powinna:

1) ujmować wszystkie operacje finansowo-księgowe związane z przychodem i rozchodem rzeczowych składników majątku;

2) wykazywać rzeczywiste stany składników majątkowych i rzeczowych aktywów obrotowych poszczególnych rodzajów rzeczowych składników majątku;

3) być uzgadniana ze stanem rzeczywistym poprzez inwentaryzację przeprowadzoną za pomocą spisu z natury, drogą porównania lub weryfikacji składników.

2. Ewidencja rzeczowych składników majątku stanowi integralną część rachunkowości, której zadaniem jest:

1) księgowe ujęcie wszystkich operacji gospodarczych związanych z nabyciem, wytworzeniem i otrzymaniem rzeczowych składników majątku oraz ich rozchodem;

2) ustalenie stanów składników majątkowych oraz zapasu wymienionych składników;

3) uzgodnienie ewidencji wartościowej z ewidencją ilościowo-wartościową, co najmniej dwa razy do roku, tj. na dzień 30 czerwca i 31 grudnia;

4) uzgodnienie ewidencji wartościowej z ewidencją ilościowo-wartościową w magazynach do 10. dnia następnego miesiąca;

5) uzgodnienie danych z ewidencji szczegółowej z danymi wynikającymi z ewidencji pomocniczej prowadzonej przez administratorów sprzętu pozostającego w użytkowaniu pracowników biur jednostki, CBŚP, CBZC i BSWP co najmniej raz w roku.

§ 2. Ewidencja i obrót rzeczowymi składnikami majątkowymi realizowana jest w podziale na następujące grupy asortymentowe:

1) środki trwałe;

2) środki trwałe w budowie;

3) wartości niematerialne i prawne;

4) pozostałe środki trwałe;

5) pozostałe wartości niematerialne i prawne;

6) zbiory biblioteczne;

7) rzeczowe aktywa obrotowe (materiały);

8) zbiór historyczny jednostki.

§ 3. 1. Urządzenia ewidencyjne rzeczowych składników majątkowych stanowią:

1) ewidencja syntetyczna - zawierająca zapisy o zdarzeniach gospodarczych w ujęciu wartościowym, prowadzona przez BF zgodnie z zasadą chronologii i podwójnego zapisu;

2) ewidencja analityczna - zawierająca zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów ewidencji syntetycznej, prowadzona jest przez BF z zachowaniem zasady zapisu powtórzonego;

3) ewidencja szczegółowa - prowadzona przez BŁil, BLP, dysponentów funduszu operacyjnego (obejmuje wszystkie składniki majątkowe zakupione ze środków funduszu operacyjnego), BZB, będąca uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów ewidencji analitycznej, prowadzona w ujęciu ilościowo-wartościowym i ilościowym.

2. Podstawą zapisów ewidencyjnych, o których mowa w ust. 1, są zatwierdzone tzn. zaakceptowane przez osoby upoważnione dowody dokonania operacji gospodarczych.

§ 4. Ewidencja syntetyczna w ujęciu wartościowym, o której mowa w § 3 ust. 1 pkt 1, prowadzona jest w BF na kontach:

1) 011 "Środki trwałe";

2) 013 "Pozostałe środki trwałe";

3) 014 "Zbiory biblioteczne";

4) 015 "Mienie zlikwidowanych jednostek";

5) 020 "Wartości niematerialne i prawne";

6) 023 "Pozostałe wartości niematerialne i prawne";

7) 070 "Umorzenie wartości niematerialnych i prawnych";

8) 071 "Umorzenie środków trwałych";

9) 072 "Umorzenia pozostałych środków trwałych";

10) 073 "Umorzenie pozostałych wartości niematerialnych i prawnych";

11) 074 "Umorzenie zbiorów bibliotecznych";

12) 080 "Środki trwałe w budowie (Inwestycje)";

13) 310 "Materiały".

§ 5. Ewidencja analityczna w ujęciu wartościowym, o której mowa w § 3 ust. 1 pkt 2, prowadzona jest w BF na:

1) koncie 011:

a) według niżej wymienionych grup rodzajowych środków trwałych, określonych w rozporządzeniu Rady Ministrów w sprawie klasyfikacji środków trwałych (KŚT):

- grupa 0 - grunty,

- grupa 1 - budynki i lokale,

- grupa 2 - obiekty inżynierii lądowej i wodnej,

- grupa 3 - kotły i maszyny energetyczne,

- grupa 4 - maszyny, urządzenia i aparaty ogólnego zastosowania,

- grupa 5 - specjalistyczne maszyny, urządzenia i aparaty,

- grupa 6 - urządzenia techniczne,

- grupa 7 - środki transportu,

- grupa 8 - narzędzia, przyrządy, ruchomości i wyposażenia,

b) w ramach danej grupy rodzajowej środka trwałego (KŚT), dokonuje się dalszego podziału analitycznego według komórek organizacyjnych jednostki:

- BLP,

- BŁil,

- dysponentów funduszu operacyjnego (niejawne środki trwałe, zakupione ze środków funduszu operacyjnego);

2) koncie 013 - w podziale na komórki organizacyjne i rodzaj pozostałych środków trwałych;

3) koncie 020 - w podziale na:

a) BLP,

b) BŁil,

c) dysponentów funduszu operacyjnego (niejawne środki trwałe, zakupione ze środków funduszu operacyjnego);

4) koncie 023 - według zasad określonych dla konta 020;

5) koncie 070 - według zasad określonych dla konta 020;

6) koncie 071 - według zasad określonych dla konta 011;

7) koncie 072 - według zasad określonych dla konta 013;

8) koncie 073 - według zasad określonych dla konta 023;

9) koncie 080 - według:

a) realizowanych zadań inwestycyjnych wynikających z planu finansowego jednostki na inwestycje,

b) klasyfikacji budżetowej,

c) źródła finansowania;

10) na koncie 310 - do 5. dnia następnego miesiąca ujmuje się wartość stanów magazynowych w szczegółowości zgodnej z klasyfikacją analityczną wydatków budżetowych oraz podziałem na poszczególne magazyny.

§ 6. Ewidencja szczegółowa, o której mowa w § 3 ust. 1 pkt 3, prowadzona jest:

1) w ujęciu ilościowo-wartościowym przez BŁil i BLP w zakresie obejmującym środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne, których wartość przekracza kwotę określoną w ustawie o PD oraz podlega amortyzacji metodą liniową;

2) w ujęciu ilościowo-wartościowym przez BŁil i BLP w zakresie pozostałych środków trwałych oraz pozostałych wartości niematerialnych i prawnych o wartości nieprzekraczającej kwoty określonej w ustawie o PD, których wartość odnosi się w ciężar kosztów w momencie oddania ich do używania;

3) w ujęciu ilościowo-wartościowym i ilościowym w BZB w zakresie zbiorów bibliotecznych.

§ 7. Ewidencję składników majątku, o której mowa w § 3 ust. 1 pkt 2 i 3, prowadzi się w szczegółowości źródeł finansowania - w podziale na:

1) składniki majątku finansowane ze środków budżetowych;

2) składniki majątku finansowane ze środków funduszy strukturalnych i funduszy spójności;

3) składniki majątku finansowane z działalności pozabudżetowej.

Rozdział 2

Środki trwałe

§ 8. 1. Do środków trwałych jednostki zalicza się:

1) nieruchomości - w tym grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, budowle i budynki, a także będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego;

2) maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy;

3) ulepszenia w obcych środkach trwałych;

4) inwentarz żywy.

2. Jeżeli jednostka przyjęła do używania obce środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne na mocy umowy, zgodnie z którą jedna ze stron, zwana dalej "finansującym", oddaje drugiej stronie, zwanej dalej "korzystającym", środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne do odpłatnego używania lub również pobierania pożytków na czas oznaczony, środki te i wartości zalicza się do aktywów trwałych korzystającego, jeżeli umowa spełnia co najmniej jeden z następujących warunków:

1) przenosi własność jej przedmiotu na korzystającego po zakończeniu okresu, na który została zawarta;

2) zawiera prawo do nabycia jej przedmiotu przez korzystającego, po zakończeniu okresu, na jaki została zawarta, po cenie niższej od wartości rynkowej z dnia nabycia;

3) okres, na jaki została zawarta, odpowiada w przeważającej części przewidywanemu okresowi ekonomicznej użyteczności środka trwałego, lub prawa majątkowego, przy czym nie może on być krótszy niż 3/4 tego okresu. Prawo własności przedmiotu umowy może być przeniesione na korzystającego, po okresie, na jaki umowa została zawarta;

4) zawiera przyrzeczenie finansującego do zawarcia kolejnej umowy o oddanie w odpłatne używanie tego samego przedmiotu lub przedłużenia dotychczasowej umowy, na warunkach korzystniejszych od przewidzianych w aktualnej umowie;

5) przewiduje możliwość jej wypowiedzenia, z zastrzeżeniem, że wszelkie powstałe z tego tytułu koszty i straty poniesione przez finansującego pokrywa korzystający;

6) suma opłat, ustalona w dniu zawarcia umowy i przypadająca do zapłaty w okresie jej obowiązywania, przekracza 90 % wartości rynkowej przedmiotu umowy na ten dzień. W sumie opłat uwzględnia się wartość końcową przedmiotu umowy, którą korzystający zobowiązuje się zapłacić za przeniesienie na niego własności tego przedmiotu. Do sumy opłat nie zalicza się płatności na rzecz korzystającego za świadczenia dodatkowe, podatków oraz składek na ubezpieczenie tego przedmiotu, jeżeli korzystający pokrywa je niezależnie od opłat za używanie;

7) przedmiot umowy został dostosowany do indywidualnych potrzeb korzystającego i może on być używany wyłącznie przez korzystającego, bez wprowadzania w nim istotnych zmian.

§ 9. 1. Środki trwałe w budowie jednostki obejmują ogół poniesionych kosztów pozostających w bezpośrednim związku z niezakończoną jeszcze: budową, montażem lub przekazaniem do używania nowego lub ulepszeniem już istniejącego środka trwałego. Obejmują koszty poniesione w celu nadania środkom cechy kompletności i przydatności do użytku w momencie przyjęcia do używania oraz zwiększają wartość początkową środków trwałych, których dotyczą.

2. Środki trwałe w budowie (inwestycje) zarówno w ciągu roku obrotowego, jak i na dzień bilansowy wycenia się według rzeczywiście poniesionych nakładów (kosztu wytworzenia lub ceny nabycia), uwzględniając koszt obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu ich sfinansowania oraz różnice kursowe.

3. Do kosztów budowy można zaliczyć w szczególności:

1) koszty opracowania dokumentacji projektowej, zakupu i przygotowania gruntu pod budowę oraz ekspertyz, świadectw, operatów, studiów, pomiarów geodezyjnych i prac geologicznych oraz prac archeologicznych, dotyczących środków trwałych w budowie;

2) realizacji inwestycji budowlanej oraz innych zmian w obiektach budowlanych, wraz z usługami towarzyszącymi, w tym obsługę inwestorską;

3) ulepszenia obcych środków trwałych na potrzeby inwestora (użytkownika);

4) zakupu lub wytworzenia we własnym zakresie środków trwałych bez względu na ich wartość oraz innych przedmiotów - jeżeli są pierwszym wyposażeniem obiektów budowlanych;

5) transportu i montażu oraz inne koszty ponoszone w celu przekazania środków trwałych do używania;

6) zmian w środkach trwałych, powodujących ich ulepszenie w rozumieniu przepisów ustawy UOR;

7) zakupu wartości niematerialnych i prawnych, jeżeli ich wartość jest wyższa niż określona w ustawie PD lub jeżeli są pierwszym wyposażeniem nowych obiektów budowlanych - bez względu na ich wartość, sfinansowanych ze środków na inwestycje.

4. Do kosztów budowy nie zalicza się:

1) kar i odszkodowań związanych z realizowaną inwestycją, które traktuje się jako pozostałe koszty operacyjne;

2) kosztów remontów o charakterze odtworzeniowym;

3) kosztów przetargów, ogłoszeń, zawierania umów związanych z inwestycjami.

5. Koszty inwestycyjne, zmniejsza się o:

1) wartość materiałów odzyskanych z likwidowanego obiektu w związku z inwestycją rozpoczętą;

2) wartość materiałów zwróconych z realizowanej budowy, odpisanych uprzednio w koszty inwestycji.

§ 10. Ulepszenie w obcym środku trwałym, o którym mowa w § 9 ust. 3 pkt 3, jest to każdy wkład poczyniony w środku trwałym niestanowiącym własności lub współwłasności jednostki. Jednostka musi dysponować tym obiektem na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub użyczenia.

§ 11. 1. BLP i BŁil prowadzą ewidencję inwestycji finansowanych ze środków budżetu państwa, która:

1) obejmuje wszystkie inwestycje finansowane w części lub całości ze środków budżetu państwa oraz innych źródeł finansowania (fundusze strukturalne i fundusz spójności, działalność pozabudżetowa);

2) wyodrębnia dane dotyczące inwestycji wieloletnich.

2. Ewidencja inwestycji, o której mowa w ust. 1, zawiera:

1) wartość kosztorysową inwestycji i datę jej ustalenia, a jeżeli ta wartość została zmieniona - również datę akceptacji zmiany, w ewidencji dodatkowo odrębnie wykazuje się zmiany wartości kosztorysowej spowodowane wyłącznie zmianami cen;

2) łączną kwotę środków budżetu państwa ustaloną na finansowanie inwestycji od początku jej realizacji;

3) kwoty środków budżetu państwa, które zostały przekazane na finansowanie inwestycji od początku jej realizacji;

4) kwoty środków budżetu państwa, które mają być przeznaczone na finansowanie inwestycji w danym roku budżetowym i w kolejnych latach jej realizacji.

3. Każdą zmianę danych, o których mowa w ust. 2, należy wprowadzić w ewidencji nie później, niż w terminie 7 dni od dnia dokonania zmiany.

§ 12. 1. Wartość nakładów inwestycyjnych na poszczególne zadania, które objęte są ewidencją wartościową na koncie 080 "Środki trwałe w budowie (Inwestycje)" na koniec roku obrotowego oraz na dzień zakończenia, zaniechania oraz przejściowego wstrzymania inwestycji podlegają uzgodnieniu przez BLP i BŁil z ewidencją syntetyczną (wartościową) prowadzoną w BF.

2. Fakt uzgodnienia wartości nakładów inwestycyjnych, o którym mowa w ust. 1, winien zostać odpowiednio udokumentowany protokołem uzgodnienia, podpisanym przez Dyrektora BF, BLP lub BŁil lub osobę przez niego upoważnioną.

§ 13. 1. Podstawą do rozliczenia inwestycji zakończonych jest protokół odbioru końcowego inwestycji.

2. BLP i BŁil sporządzają rozliczenie inwestycji w trybie i terminach określonych w rozporządzeniu Rady Ministrów wydanym na podstawie art. 134 ustawy FP.

3. Rozliczenie inwestycji zawiera:

1) porównanie rzeczywistych kosztów, podstawowych efektów rzeczowych, okresu realizacji i źródeł finansowania inwestycji z odpowiednimi wielkościami planowanymi przy jej rozpoczynaniu oraz dokonanymi zmianami w okresie realizacji;

2) analizę i uzasadnienie różnic między wielkościami, o których mowa w pkt 1;

3) omówienie ważniejszych działań, które inwestor podjął w celu usunięcia nieprawidłowości występujących w okresie realizacji inwestycji.

§ 14. Ewidencja szczegółowa środków trwałych jednostki prowadzona jest w ujęciu ilościowo-wartościowym w formie:

1) księgi inwentarzowej;

2) karty środka trwałego;

3) tabeli amortyzacyjnej.

§ 15. 1. Księga inwentarzowa, o której mowa w § 10 pkt 1, stanowi wykaz środków trwałych, w której każdy środek trwały ujmowany jest w oddzielnej pozycji; numer pozycji przychodu jest numerem inwentarzowym środka trwałego, którym każdy środek trwały powinien być na stałe oznakowany; zapisów w księdze inwentarzowej dokonuje się w porządku chronologicznym z podaniem następujących danych:

1) w odniesieniu do przychodu:

a) daty przyjęcia,

b) numeru inwentarzowego,

c) nazwy środka trwałego oraz ewentualnej specyfiki części składowych,

d) wartości początkowej,

e) wartości po aktualizacji,

f) symbolu klasyfikacji środków trwałych,

g) rocznej stawki amortyzacji,

h) roku budowy lub produkcji,

i) daty przyjęcia do używania,

j) komórkę organizacyjną jednostki lub imię i nazwisko użytkownika,

k) numer faktury i nazwa dostawcy;

2) w odniesieniu do rozchodu:

a) numeru pozycji księgowania rozchodu,

b) numeru pozycji przychodu (inwentarzowy) rozchodowanego środka trwałego,

c) daty rozchodu,

d) wartości początkowej i wartości dotychczasowego umorzenia.

2. Celem prowadzenia księgi inwentarzowej jest zabezpieczenie ciągłości numeracji wszystkich składników majątkowych oraz wartości środków trwałych, będących w używaniu przez jednostkę w ciągu dłuższego okresu czasu.

§ 16. Karta środka trwałego, o której mowa w § 10 pkt 2, jest otwierana odrębnie dla każdego środka trwałego w momencie przyjęcia do używania i służącej przez cały okres eksploatacji, która powinna zawierać:

1) wszystkie niezbędne dla identyfikacji obiektu informacje, a w szczególności: numer inwentarzowy, nazwę obiektu, wartość początkową, datę przyjęcia do używania, stawkę amortyzacyjną, dotychczasowe umorzenie, miejsce używania;

2) wpisy, dokonywane na bieżąco, odnośnie dokonanych remontów, przebudowy, rozbudowy, rekonstrukcji, adaptacji, modernizacji;

3) zmiany użytkownika środka trwałego.

§ 17. 1. Tabela amortyzacyjna, o której mowa w § 10 pkt 3, stanowi podstawę obliczenia odpisów amortyzacyjnych, otwierana jest na podstawie danych wynikających z kart inwentarzowych środków trwałych na początek danego roku. Amortyzacja naliczana jest dla grup rodzajowych wynikających z KŚT i stanowi podstawę do ujęcia w ewidencji syntetycznej wartości odpisów amortyzacyjnych środków trwałych za dany rok obrotowy.

2. Tabelę amortyzacyjną sporządza BLP i BŁil.

3. Tabela amortyzacyjna powinna zawierać:

1) określenie okresu, którego dotyczą;

2) określenie grupy rodzajowej lub zespołu grup środków trwałych i miejsce ich użytkowania lub wskazanie osoby odpowiedzialnej za środki trwałe;

3) wartość początkową środków trwałych ujętych w tabeli amortyzacyjnej;

4) roczną kwotę odpisów z tytułu amortyzacji;

5) datę wpisania i skreślenia środka trwałego z ewidencji.

4. W tabeli amortyzacyjnej muszą być zaewidencjonowane wszelkie zmiany w stanie środków trwałych, które powodują zmianę wysokości naliczonej amortyzacji (umorzenia).

§ 18. 1. Przyjmuje się następujące daty ujęcia środków trwałych w ewidencji:

1) przyjęcie środka trwałego w budowie - datę zakończenia środka trwałego w budowie tzn. protokolarnego przyjęcia środka trwałego do użytkowania;

2) przyjęcie środka trwałego z bezpośredniego zakupu - datę przyjęcia do eksploatacji;

3) nieodpłatne przyjęcie - datę sporządzenia protokołu przyjęcia.

2. Późniejszy termin ujęcia środków trwałych w ewidencji, niż określony w ust. 1, uznaje się za ujawnienie środka trwałego, natomiast rozchód środków trwałych z tytułu sprzedaży ewidencjonuje się pod datą wydania kupującemu, natomiast środki trwałe postawione w stan likwidacji do czasu ich ostatecznego zlikwidowania ujmuje się na koncie pozabilansowym według wartości netto środka trwałego.

§ 19. 1. Dane z ewidencji syntetycznej z danymi wynikającymi z ewidencji szczegółowej, a także dane ewidencji analitycznej z ewidencją szczegółową należy uzgadniać w terminie, o którym mowa w § 1 ust. 2 pkt 3 i 4.

2. Fakt uzgodnienia ewidencji syntetycznej z ewidencją szczegółową wymaga udokumentowania. Dokument uzgodnienia posiadający adnotację o dokonaniu uzgodnienia podpisują Dyrektor BLP, BŁiI i BF lub osoby przez nich upoważnione.

§ 20. Środki trwałe wycenia się w ciągu roku obrotowego i ujmuje w ewidencji według wartości początkowej, którą stanowi:

1) w razie odpłatnego nabycia - cena nabycia, która obejmuje:

a) cenę zakupu należną sprzedającemu pomniejszoną o ewentualne rabaty, opusty i inne zmniejszenia,

b) cło, podatek akcyzowy oraz inne opłaty związane z nabyciem,

c) koszty transportu, załadunku, i wyładunku,

d) koszty przystosowania, montażu, prób i innych czynności poprzedzających oddanie obiektu do używania, w tym montażu instalacji i uruchomienia programów oraz systemów komputerowych,

e) obciążający zakup podatek od towarów i usług (ujęty w fakturze), w części niepodlegającej odliczeniu lub zwrotowi,

f) podatek od towarów i usług w przypadku zakupu z odwrotnym obciążeniem,

g) odsetki za zwłokę w zapłacie zobowiązań, prowizje oraz różnice kursowe od zobowiązań i przedpłat dotyczących środków trwałych w budowie,

h) koszty szkolenia, których przeprowadzenie jest warunkiem koniecznym do rozpoczęcia pracy z urządzeniem, a ich zasadniczym celem nie jest podnoszenie kwalifikacji pracowników,

i) koszty nabycia oprogramowania systemowego (stanowiącego element zestawu komputerowego), którego nie można zaliczyć do wartości niematerialnych i prawnych;

2) w razie wytworzenia we własnym zakresie - koszt wytworzenia;

3) w razie nabycia w drodze spadku, darowizny lub w inny nieodpłatny sposób - wartość rynkowa z dnia nabycia, a w przypadku umowy darowizny lub umowy o nieodpłatnym przekazaniu według wartość w niej określonej;

4) w razie otrzymania na podstawie decyzji właściwego organu (przekazującego) - wartość określona w tej decyzji;

5) w razie ujawnienia w wyniku przeprowadzonej inwentaryzacji - wartość wynikająca z posiadanych dokumentów, a gdy ich brak, wartość godziwa.

§ 21. 1. Wartość początkową środka trwałego powiększają koszty jego ulepszenia, polegającego na przebudowie, rozbudowie, modernizacji lub rekonstrukcji i powodującego, że wartość użytkowa tego środka po zakończeniu ulepszenia przewyższa posiadaną przy przyjęciu do używania wartość użytkową, mierzoną okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych przy pomocy ulepszonego środka trwałego, kosztami eksploatacji lub innymi miarami.

2. Środki trwałe uważa się za ulepszone, gdy suma wydatków poniesionych na ich przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym przekracza kwotę, o której mowa w art.16g ust. 1 ustawy PD, i wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do używania, mierzonej w szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów, uzyskiwanych za pomocą ulepszonych środków trwałych kosztami ich eksploatacji, przy czym:

1) przebudowa stanowi zmianę istniejącego stanu (konstrukcji, funkcji) środka na inny;

2) rozbudowa stanowi powiększenie środka trwałego (budynku, zespołu komputerowego), rozszerzenie budowli, obszaru już zabudowanego, dobudowanie nowych elementów lub obiektów, dodanie nowych jednostek, rozszerzenie, rozwinięcie;

3) rekonstrukcja to odtworzenie (odbudowa) zużytego całkowicie lub częściowo środka trwałego na podstawie zachowanych fragmentów;

4) adaptacja polega na przystosowaniu (przerobieniu) środka trwałego do wykorzystania go w innym celu niż wskazywało jego pierwotne przeznaczenie albo na nadaniu nowych cech użytkowych;

5) modernizacja to unowocześnienie środka trwałego.

§ 22. 1. Bez względu na wysokość poniesionych nakładów, w celu przywrócenia pierwotnego stanu technicznego i użytkowego środka trwałego wraz z wymianą zużytych składników technicznych oraz wykorzystywania składnika majątku, w tym samym celu, wydatki uznaje się za poniesione na remont okresowy, bieżący, kapitalny lub konserwację.

2. Wartość początkowa i dotychczas dokonane odpisy amortyzacyjne i umorzeniowe od środków trwałych mogą, na podstawie odrębnych przepisów prawa, ulegać aktualizacji wyceny.

3. Aktualizacji wyceny środków trwałych dokonuje się przy zastosowaniu metody szczegółowej, która polega na przeliczeniu wartości początkowej i dotychczasowego umorzenia poszczególnych środków trwałych przez wskaźnik przeliczeniowy.

4. Na dzień bilansowy środki trwałe wycenia się według ceny nabycia lub kosztu wytworzenia lub wartości przeszacowanej, pomniejszonej o odpisy amortyzacyjne (umorzeniowe).

§ 23. 1. Środki trwałe amortyzuje się przy zastosowaniu stawek określonych w "Wykazie rocznych stawek amortyzacyjnych", stanowiących załącznik nr 1 do ustawy PD.

2. Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się od wartości początkowej poszczególnych środków trwałych począwszy od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym ten środek przekazano do używania, do końca tego miesiąca, w którym następuje zrównanie sumy odpisów amortyzacyjnych z ich wartością początkową lub, w którym postawiono je w stan likwidacji lub zbyto.

3. Od ujawnionych środków trwałych, nie objętych poprzednio ewidencją, amortyzację nalicza się począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym środek ten wprowadzono do ewidencji.

4. Odpisy amortyzacyjne dokonywane są metodą liniową, jednorazowo na ostatni dzień roku obrotowego, w terminie do dnia 20 lutego roku następnego.

5. W przypadku zmiany wartości początkowej środka trwałego stawka amortyzacyjna nie ulega zmianie.

6. Stawkę odpisu amortyzacyjnego od używanych środków trwałych, po raz pierwszy wprowadzonych do ewidencji (ujawnionych), oblicza się według następującego wzoru:

gdzie:

A - stopa rocznej amortyzacji w %,

E - przewidywany okres dalszego użytkowania środka trwałego wyrażony w latach.

§ 24. 1. Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się na podstawie zatwierdzonego Planu amortyzacji.

2. Za opracowanie Planu amortyzacji, o którym mowa w ust. 1, oraz ustalenie stawek amortyzacji odpowiedzialność ponosi Dyrektor BLP i BŁiI w odniesieniu do składników majątkowych objętych ewidencją szczegółową ilościowo-wartościową środków trwałych, prowadzoną w poszczególnych komórkach organizacyjnych jednostki.

3. Sporządzenie Planu amortyzacji powinno odbyć się w terminie umożliwiającym naliczenie odpisów amortyzacyjnych za dany rok obrotowy.

§ 25. Nie amortyzuje się i nie umarza gruntów i praw wieczystego użytkowania gruntów oraz dóbr kultury (dzieła sztuki i eksponaty muzealne).

§ 26. Środki trwałe, które są użytkowane przez jednostkę na podstawie umowy użyczenia, najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze podlegają ewidencji i amortyzacji u jednej ze stron umowy (porozumienia).

§ 27. Na koniec roku obrotowego dokonuje się uzgodnienia ewidencji ilościowo-wartościowej prowadzonej w formie tabel amortyzacyjnych z ewidencją wartościową umorzenia środków trwałych. Przepis § 19 ust. 2 stosuje się odpowiednio.

§ 28. Jednorazowo, przez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia do używania, mogą być umarzane:

1) książki i inne zbiory biblioteczne;

2) środki dydaktyczne, w tym także środki transportu, służące do nauczania i wychowywania w szkołach i placówkach oświatowych;

3) odzież i umundurowanie;

4) meble i dywany;

5) inwentarz żywy.

§ 29. 1. Środki trwałe postawione w stan likwidacji ewidencjonuje się w BF w ujęciu wartościowym na koncie pozabilansowym "Środki trwałe w likwidacji".

2. Szczegółowe zasady likwidacji składników majątkowych jednostki, określają odrębne przepisy prawa.

3. Podstawę do usunięcia z ewidencji syntetycznej środków trwałych stanowi dowód "LT" - likwidacja środka trwałego.

4. Środki trwałe postawione w stan likwidacji, do czasu ich sprzedaży, bądź przekazania do fizycznego zniszczenia są przekazywane do magazynów BLP lub BŁiI jako depozyt.

Rozdział 3

Pozostałe środki trwałe

§ 30. Pozostałe środki trwałe, to środki trwałe, o których mowa w § 8, które dodatkowo:

1) zostały nabyte za kwotę (w przedziale) od 600,00 zł do 10 000,00 zł;

2) należą (bez względu na wartość nabycia) do grupy asortymentów, takich jak:

a) sprzęt RTV i AGD,

b) broń,

c) sprzęt oraz narzędzia elektryczne specjalistyczne,

d) sprzęt teleinformatyczny;

3) zostały wymienione w rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. poz. 1911) asortyment, bez względu na wartość nabycia tj.:

a) meble i dywany,

b) inwentarz żywy - zakup inwentarza żywego pokrywany jest z bieżących wydatków paragrafu 425 bez względu na wartość,

c) odzież i umundurowanie,

d) środki dydaktyczne służące procesowi dydaktyczno-wychowawczemu realizowanemu w szkołach Policji.

§ 31. Do pozostałych środków trwałych stosuje się następujące zasady:

1) pozostałe środki trwałe o wartości poniżej 600 zł, które nie zostały ujęte w katalogu wyłączeń, są odpisywane w ciężar kosztów w momencie ich zakupu i ujmowane w ewidencji ilościowej;

2) wartość nabycia pozostałych środków trwałych jest finansowana ze środków przeznaczonych na wydatki bieżące, zgodnie z planem finansowym jednostki;

2) pozostałe środki trwałe wycenia się w ciągu roku obrotowego i ujmuje w ewidencji księgowej według cen nabycia;

3) odpisy amortyzacyjne pozostałych środków trwałych uznawane są za koszt w 100% ich wartości. Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się jednorazowo, przez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia ich do używania.

§ 32. 1. Dane z ewidencji syntetycznej z danymi wynikającymi z ewidencji szczegółowej pozostałych środków trwałych, a także dane ewidencji analitycznej z ewidencją szczegółową, należy uzgadniać w terminie, o którym mowa w § 1 ust. 2 pkt 3.

2. Fakt uzgodnienia ewidencji syntetycznej z ewidencją szczegółową pozostałych środków trwałych wymaga udokumentowania. Dokument uzgodnienia posiadający adnotację o dokonaniu uzgodnienia podpisują Dyrektor BLP, BŁiI i BF lub osoby przez nich upoważnione.

§ 33. 1. Pozostałe środki trwałe podlegają ewidencji:

1) wartościowej - prowadzonej w BF w układzie według grup wydatków,

2) ilościowo-wartościowej - prowadzonej przez BLP i BŁiI

- w sposób umożliwiający porównanie danych z ewidencją księgową.

2. Ewidencja ilościowo-wartościowa pozostałych środków trwałych przekazanych do używania przez komórki organizacyjne jednostki jest prowadzona w księgach inwentarzowych.

3. Do księgi inwentarzowej wpisuje się poszczególne pozostałe środki trwałe, nadając oddzielny numer inwentarzowy, wpisując: miejsce użytkowania, wartość pozostałego środka trwałego, nazwę pozostałego środka trwałego, datę wpisu, datę przyjęcia do użytkowania, rok budowy lub produkcji, nr fabryczny lub inne dane identyfikacyjne.

4. Dyrektor BLP i BŁiI opracowuje i aktualizuje - każdy w zakresie swojej właściwości - katalog wyłączeń pozostałych środków trwałych o wartości poniżej 600 zł, które będą podlegały ewidencji ilościowo-wartościowej. Katalogi wyłączeń oraz ich aktualizacja podlegają przekazaniu i przechowywaniu w WK.

5. Ewidencja pozostałych środków trwałych, o których mowa w ust. 4, powinna być zgodna z ustawą UOR oraz przepisami w sprawie szczegółowych zasad oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetu jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.

§ 34. 1. Pozostałe środki trwałe postawione w stan likwidacji ewidencjonuje się w BF w ujęciu wartościowym na koncie pozabilansowym "Pozostałe środki trwałe w likwidacji".

2. Szczegółowe zasady likwidacji składników majątkowych jednostki określają odrębne przepisy prawa.

3. Podstawę do usunięcia z ewidencji syntetycznej środków trwałych stanowi dowód "LT PS" - likwidacja środka trwałego.

4. Pozostałe środki trwałe postawione w stan likwidacji, do czasu ich sprzedaży, bądź przekazania do fizycznego zniszczenia, są przekazywane do magazynów BLP, BŁiI jako depozyt.

5. Dyrektor BLP i BŁiI określi szczegółowe zasady ewidencji pozostałych środków trwałych postawionych w stan likwidacji i przekazanych do depozytu.

Rozdział 4

Inwentarz żywy

§ 35. 1. Inwentarz żywy ewidencjonowany jednostki jest ilościowo-wartościowo w ewidencji szczegółowej w BLP.

2. Ewidencja ilościowo-wartościowa jest prowadzona w księdze inwentarzowej w sposób umożliwiający ustalenie miejsca użytkowania, osoby odpowiedzialnej za powierzony składnik majątku.

3. Księga inwentarzowa powinna zawierać elementy wymienione dla pozostałych środków trwałych.

§ 36. Inwentarz żywy, bez względu na wartość, podlega spisaniu w koszty w miesiącu przyjęcia do używania.

Rozdział 5

Urządzenia ewidencyjne, sposób ich prowadzenia oraz wyceny wartości niematerialnych i prawnych

§ 37. Wartości niematerialne i prawne to nabyte przez jednostkę zaliczane do aktywów trwałych prawa majątkowe, nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki, a w szczególności:

1) autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje;

2) prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz zdobniczych;

3) know-how.

§ 38. 1. Wartości niematerialne i prawne, których kwota przekracza wartość określoną w art.16f ust. 1 ustawy PD są ewidencjonowane w ujęciu:

1) wartościowym - na koncie 020 "Wartości niematerialne i prawne" przez BF;

2) ilościowo-wartościowym - w formie: księgi inwentarzowej, karty inwentarzowej wartości niematerialnych i prawnych oraz tabeli amortyzacyjnej prowadzonych przez BLP, BŁiI i dysponentów funduszu operacyjnego, zgodnie z ich merytoryczną właściwością.

2. Wartości niematerialne i prawne, o których mowa w ust. 1, wprowadza się do ewidencji najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania. Późniejszy termin wprowadzenia uznaje się za ujawnienie wartości niematerialnych.

3. Ewidencja szczegółowa wartości niematerialnych i prawnych w ujęciu ilościowo-wartościowym, o których mowa w ust. 1, prowadzona jest w księgach inwentarzowych wartości niematerialnych i prawnych, i powinna zawierać elementy określone dla ksiąg inwentarzowych środków trwałych.

4. Dla wartości niematerialnych i prawnych, o których mowa w ust. 1, prowadzone są szczegółowe karty inwentarzowe wartości niematerialnych i prawnych, które winny zawierać informacje określone dla kart inwentarzowych środków trwałych.

§ 39. 1. Wartości niematerialne i prawne, których kwota nie przekracza wartości określonej w art.16f ust. 1 ustawy PD, ewidencjonowane są w ujęciu wartościowym na koncie 023 "Pozostałe wartości niematerialne i prawne".

2. Wartości niematerialne i prawne, o których mowa w ust. 1, podlegają spisaniu w koszty w momencie przyjęcia ich do używania.

3. Ewidencja szczegółowa wartości niematerialnych i prawnych w ujęciu ilościowo-wartościowym, o których mowa w ust. 1, prowadzona jest w księgach inwentarzowych wartości niematerialnych i prawnych i powinna zawierać elementy określone dla ksiąg inwentarzowych pozostałych środków trwałych.

4. Dla wartości niematerialnych i prawnych, o których mowa w ust. 1, prowadzone są szczegółowe karty inwentarzowe, które winny zawierać informacje określone dla kart inwentarzowych pozostałych środków trwałych.

§ 40. 1. Wartości niematerialne i prawne wycenia się w ciągu roku obrotowego według ceny nabycia.

2. Koszty wdrożenia wartości niematerialnych i prawnych obciążają koszty bieżące jednostki.

3. Na dzień bilansowy wartości niematerialne i prawne wycenia się według ceny nabycia, pomniejszonej o odpisy amortyzacyjne (umorzeniowe).

§ 41. 1. Wartości niematerialne i prawne o wartości początkowej wyższej od wartości ustalonej w przepisach art. 16f ust. 1 ustawy PD podlegają umarzaniu metodą liniową na podstawie aktualnego Planu amortyzacji.

2. Za opracowanie Planu amortyzacji oraz ustalenie stawek amortyzacji odpowiedzialność ponosi Dyrektor BLP i BŁiI oraz dysponenci funduszu operacyjnego - zgodnie z właściwością.

§ 42. 1. Stawka amortyzacyjna dla poszczególnych wartości niematerialnych i prawnych ustalana jest na cały okres amortyzacji przed rozpoczęciem dokonywania odpisów amortyzacyjnych.

2. Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się poprzez systematyczne, planowe rozłożenie wartości początkowej na ustalony okres amortyzacji.

3. Okres dokonywania odpisów amortyzacyjnych od wartości niematerialnych i prawnych nie może być krótszy niż :

1) od licencji na programy komputerowe oraz od praw autorskich - 24 miesiące;

2) od poniesionych kosztów zakończonych prac rozwojowych - 12 miesięcy;

3) od pozostałych wartości niematerialnych i prawnych - 60 miesięcy.

4. Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się od wartości początkowej poszczególnych wartości niematerialnych i prawnych począwszy od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu w którym wartość przekazano do użytkowania, do końca tego miesiąca w którym następuje zrównanie wartości odpisów amortyzacyjnych z wartością początkową wartości niematerialnych i prawnych lub przeznaczenia ich do likwidacji lub stwierdzenia niedoboru.

§ 43. Uzgodnienie ewidencji ilościowo-wartościowej z wartościową, wartości niematerialnych i prawnych odbywa się w sposób określony dla uzgodnienia ewidencji środków trwałych, a w przypadku pozostałych wartości niematerialnych i prawnych obowiązują zasady ustalone dla pozostałych środków trwałych.

Rozdział 6

Urządzenia ewidencyjne zbiorów bibliotecznych

§ 44. 1. Zbiory biblioteczne (materiały biblioteczne) są to w szczególności dokumenty zawierające utrwalony wyraz myśli ludzkiej, przeznaczony do rozpowszechnienia, niezależnie od nośnika fizycznego i sposobu zapisu treści, a zwłaszcza: dokumenty graficzne (piśmiennicze, kartograficzne, ikonograficzne i muzyczne), dźwiękowe, wizualne i elektroniczne.

2. Do zbiorów bibliotecznych nie zalicza się wydawnictw, które są przeznaczone jako materiały pomocnicze do użytku pracowników jednostki, np.: katalogi, normy, instrukcje, wydawnictwa urzędowe i zawodowe, a także otrzymane nieodpłatnie wydawnictwa uznane za zbędne w bibliotekach.

§ 45. 1. Ewidencja zbiorów bibliotecznych, których mowa w § 44 ust. 2, prowadzona jest w BZB.

2. Zbiory biblioteczne, o których mowa w § 44 ust. 1, ewidencjonuje się wartościowo w księgach rachunkowych , a w BZB w ewidencji szczegółowej: ilościowo-wartościowo i ilościowo.

3. Ewidencję ilościowo-wartościową prowadzi się w księdze inwentarzowej księgozbioru.

4. Ewidencja ilościowa księgozbioru prowadzona jest w postaci metryczki książki.

5. Dowodem wypożyczenia (wydania) na zewnątrz pozycji z księgozbioru są indywidualne karty czytelników.

§ 46. Księga inwentarzowa zbioru bibliotecznego powinna zawierać, co najmniej:

1) datę wprowadzenia do księgozbioru;

2) numer inwentarzowy;

3) numer działu książki;

4) autora;

5) tytuł;

6) rok i miejsce wydania oraz nazwę wydawnictwa;

7) numer dokumentu, na podstawie, którego dokonano zapisów w księdze inwentarzowej księgozbioru (faktura, rachunek, umowa darowizny, protokół nieodpłatnego przekazania itp.);

8) wartość.

§ 7. 1. Zbiory biblioteczne wycenia się w trakcie roku obrotowego i wprowadza do ewidencji szczegółowej według ceny nabycia, a w przypadku otrzymania w formie darowizny i ujawnionej nadwyżki wycenia się komisyjnie w oparciu o szacunek ich aktualnej wartości.

2. Szacunkową wartość nabycia ustala się na podstawie okresowej wyceny opracowanej komisyjnie i zatwierdzonej przez Dyrektora BZB.

§ 48. Zbiory biblioteczne spisuje się w ciężar kosztów w miesiącu oddania ich do używania.

§ 49. Dyrektor BZB prowadzi gospodarkę zbiorami bibliotecznymi jednostki z uwzględnieniem przepisów wydanych na podstawie art. 27 ust. 6 ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (Dz. U z 2018 r. poz. 574 i 1669).

§ 50. Dyrektor BZB pisemnie określi zakres obowiązków osób odpowiedzialnych i innych osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone zbiory biblioteczne oraz podpisze umowy z wyznaczonymi osobami o odpowiedzialności materialnej wraz z zobowiązaniem do przestrzegania przepisów w zakresie gospodarowania zbiorami bibliotecznymi.

Rozdział 7

Materiały

§ 51. Materiały są to rzeczowe aktywa obrotowe, nabyte w celu zużycia ich na własne potrzeby lub też służące do wykonywania usług, zużywające się jednorazowo surowce, opakowania, paliwo, akcesoria samochodowe, smary, części zamienne, materiały konserwacyjno-remontowe, opał, itp.

§ 52. 1. Materiały zakupione w trakcie roku i ich zapasy z lat ubiegłych ujmuje się w ewidencji szczegółowej ilościowo-wartościowej według cen zakupu.

2. Przyjęte dostawy materiałów, na które brak jeszcze faktur (dostawy niefakturowane), wycenia się zgodnie z dokumentem zamówienia.

3. W sytuacji, gdy z zaokrągleń przy ewidencji materiałów w magazynach występują różnice między fakturą a dowodem przyjęcia magazynowego, jednostkową cenę zakupu zaokrągla się do dwóch miejsc po przecinku, z zachowaniem zasady powyżej 5 w górę, kwoty takiej różnicy księgowane są w pozostałe koszty operacyjne lub pozostałe przychody operacyjne.

4. Bezpośrednie koszty związane z zakupem materiałów, takie jak koszty transportu, załadunku, wyładunku, koszty ubezpieczenia przesyłki, ewidencjonuje się w koszty jednostki w okresie ich poniesienia.

5. Materiały ujawnione, a nie ujęte w ewidencji ilościowo-wartościowej ujmuje się według ceny zakupu podobnego, co do rodzaju asortymentu materiału lub poprzez ustalenie wartości godziwej.

6. Dla materiałów stosuje się ewidencję ilościowo-wartościową - dowody księgowe dotyczące gospodarki materiałowej są przekazywane na bieżąco, najpóźniej do 5. dnia następnego miesiąca.

7. Ewidencję analityczną materiałów prowadzi się według klasyfikacji wydatków budżetowych w ujęciu ilościowo-wartościowym - dane do ewidencji pomocniczej wprowadza się na bieżąco.

8. Nie ujmuje się na koncie "310" materiałów zwracanych do magazynu, które utraciły swoją pierwotną wartość, a nadają się do dalszego wykorzystania. Materiały te ujmujemy w ewidencji ilościowej.

§ 53. Rozchód materiałów z magazynu następuje w oparciu o metodę FIFO "pierwsze weszło, pierwsze wyszło".

§ 54. 1. W ewidencji magazynowej ujmuje się wyłącznie materiały, które fizycznie trafiły do magazynu.

2. Nie ujmuje się w ewidencji magazynowej materiałów przekazanych do bezpośredniego zużycia lub użytkowania. W takim przypadku na fakturze (rachunku) zamieszcza się adnotację o celu przeznaczenia nabytych materiałów oraz umieszcza się potwierdzenie osoby, której materiały zostały przekazane do wykorzystania lub użytkowania.

§ 55. 1. W magazynach jednostki można utrzymywać zapasy rzeczowych aktywów obrotowych w wysokości niezbędnej dla zapewnienia sprawności i ciągłości działania komórek organizacyjnych jednostki oraz podległych jednostek Policji.

2. Planując wielkości zapasów rzeczowych aktywów obrotowych należy kierować się zasadą oceny celowości ponoszonych wydatków na zakup rzeczowych aktywów obrotowych.

§ 56. Dyrektor BLP i BŁiI:

1) odpowiada za opracowanie szczegółowej instrukcji w sprawie prowadzenia gospodarki magazynowej w jednostce z uwzględnieniem postanowień określonych w zarządzeniu;

2) sprawuje nadzór w zakresie prowadzonej w jednostce gospodarki magazynowej, obejmującej w szczególności:

a) właściwe przechowywanie rzeczowych aktywów obrotowych w magazynach,

b) zabezpieczenie rzeczowych aktywów obrotowych przed ich zniszczeniem, uszkodzeniem z zachowaniem przepisów ppoż. i bhp,

c) bieżącą kontrolę gospodarki magazynowej i szczegółową ewidencję rzeczowych aktywów obrotowych,

d) pisemne wyznaczenie zakresów obowiązków magazynierów i innych osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone rzeczowe aktywa obrotowe,

e) podpisanie umów o odpowiedzialności materialnej (wspólnej odpowiedzialności materialnej) wraz ze zobowiązaniem do przestrzegania przepisów w zakresie gospodarki materiałowej i ewidencji szczegółowej rzeczowych aktywów obrotowych;

3) odpowiada za opracowanie szczegółowych zasad obiegu dokumentów magazynowych.

Rozdział 8

Ewidencja obrotu rzeczowymi składnikami majątku realizowanego w trybie nieodpłatnym

§ 57. Dyrektor BLP i BŁiI może:

1) przekazać nieodpłatnie do jednostek organizacyjnych Policji oraz innych jednostek budżetowych składniki majątkowe pozostające w jego dyspozycji;

2) przyjmować nieodpłatnie składniki majątkowe z jednostek organizacyjnych Policji oraz innych jednostek budżetowych na podstawie pisemnych porozumień zawartych pomiędzy kierownikiem jednostki przekazującej, a Dyrektorem BLP lub BŁiI, określających wartość przekazanego składnika majątku, według której wprowadzany jest do ewidencji jednostki otrzymującej.

§ 58. 1. Składniki majątku przekazane lub otrzymane nieodpłatnie podlegają ewidencji syntetycznej (wartościowej) na koncie 800 "Fundusz jednostki", ewidencji analitycznej oraz ewidencji szczegółowej ilościowo-wartościowej.

2. Ewidencja syntetyczna i analityczna w ujęciu wartościowym prowadzona jest przez BF na koncie 800 "Fundusz jednostki" i powinna umożliwić ustalenie:

1) wartości przekazanych składników majątkowych:

a) środków trwałych,

b) pozostałych środków trwałych;

2) wartości niematerialnych i prawnych;

3) pozostałych wartości niematerialnych i trwałych;

4) kontrahentów, do których przekazano lub od których otrzymano składniki majątkowe;

5) źródła finansowania.

§ 59. Na bieżąco, najpóźniej na dzień 31 grudnia, dokonuje się potwierdzenia wartości przekazanych lub otrzymanych składników majątkowych drogą pisemnego uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości, ujętych w księgach rachunkowych jednostki, stanów zwiększenia lub zmniejszenia aktywów.

Rozdział 9

Dokumenty obrotu rzeczowymi składnikami majątku oraz odpowiedzialność za mienie powierzone w komórkach organizacyjnych

§ 60. 1. Podstawą zapisów w ewidencji syntetycznej i szczegółowej są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi".

2. Dokumentami obrotu rzeczowymi składnikami majątku trwałego są:

1) dowody przychodowe:

a) OT - "Przyjęcie środka trwałego do używania",

b) OTPS - "Przyjęcie pozostałego środka trwałego",

c) dowód przyjęcia - dokument stwierdzający fizyczne przyjęcie składników majątkowych do magazynu lub bezpośrednio do użytkowania,

d) protokół zdekompletowania lub skompletowania środka trwałego,

e) protokół zdawczo-odbiorczy,

f) arkusz różnic inwentaryzacyjnych wraz z zatwierdzonym przez kierownika jednostki lub osobę upoważnioną sprawozdaniem z przeprowadzonej inwentaryzacji, o których mowa w załączniku nr 6 do zarządzenia;

2) dowody rozchodowe:

a) PT - "Przekazanie/przyjęcie środka trwałego" - nieodpłatne przekazanie środka trwałego używanego przez komórki organizacyjne jednostki innej jednostce,

b) PTPS - "Przekazanie/przyjęcie pozostałego środka trwałego" - nieodpłatne przekazanie pozostałego środka trwałego używanego przez komórki organizacyjne jednostki innej jednostce,

c) LT - "Likwidacja środka trwałego",

d) LTPS - "Likwidacja pozostałego środka trwałego",

e) "Protokół szkody" - decyzja kończąca postępowanie szkodowe,

f) "Protokół zdekompletowania/skompletowania",

g) dowód wydania - dokument stwierdzający wydanie z magazynu składnika majątkowego,

h) protokół wybrakowania/przeklasyfikowania,

g) arkusz różnic inwentaryzacyjnych wraz z zatwierdzonym przez kierownika jednostki lub osobę upoważnioną sprawozdaniem z przeprowadzonej inwentaryzacji, o których mowa w załączniku nr 6 do zarządzenia;

3) dowody przesunięcia między użytkownikami:

a) MT - "Zmiana miejsca użytkowania środka trwałego",

b) MTPS - "Zmiana miejsca użytkowania pozostałego środka trwałego",

c) ZU - "Zmiana użytkownika końcowego".

3. Dokumenty obrotu rzeczowymi składnikami majątku, o których mowa w ust. 2 pkt 1-3, mogą być sporządzane przy użyciu oprogramowania komputerowego w postaci wydruków. Wydruki są opatrzone czytelnym podpisem lub "parafką" na imiennej pieczątce.

§ 61. 1. Dowód przychodowy OT i OTPS wystawiany jest w dniu przyjęcia przez użytkownika środka trwałego lub pozostałego środka trwałego do używania.

2. Dowód przychodowy OT i OTPS wystawiany jest przez BLP i BŁiI.

3. Podstawę sporządzenia dowodu przychodowego OT i OTPS stanowią:

1) przy zakupie: faktura lub rachunek dostawcy wraz z protokołami wskazanymi w umowie;

2) przy zakupie połączonym z montażem: faktura lub rachunek dostawcy oraz wykonawcy montażu, wraz z protokołami wskazanymi w umowie;

3) w przypadku ujawnienia środka trwałego podczas inwentaryzacji; zatwierdzone przez kierownika jednostki sprawozdanie z przeprowadzonej inwentaryzacji, w trakcie której ujawniono środek trwały lub pozostały środek trwały oraz protokół ujawnienia;

4) dowód wydania z magazynu środka trwałego do używania;

5) Protokół zdekompletowania/skompletowania;

6) w przypadku wytworzenia we własnym zakresie protokół wytworzenia.

4. W dowodzie przychodowym OT i OTPS podlegają wypełnieniu wszystkie rubryki. Należy podać dokładną i pełną nazwę środka trwałego lub pozostałego środka trwałego, datę przekazania do użytkowania, dane charakterystyczne środka trwałego (ciężar, numer silnika, numer podwozia itp.), nazwę dostawcy, nr i datę faktury, miejsce użytkowania, wartość nabycia, numer inwentarzowy. Dowód przychodowy OT i OTPS podpisywany jest przez osobę, której przekazano środek trwały/pozostały środek trwały w używanie.

5. Dowód przychodowy OT i OTPS podpisywany jest przez kierownika komórki organizacyjnej jednostki lub upoważnioną przez niego osobę, a w przypadku przekazania środka trwałego/pozostałego środka trwałego do używania jednej osobie - podpisuje osoba, której powierzono pieczę nad przyjętymi środkami trwałymi.

6. Dowód przychodowy OT i OTPS sporządza się w czterech egzemplarzach, z których:

1) egz. nr 1-2 - pozostaje w BLP i BŁiI;

2) egz. nr 3 - przekazywany jest do BF;

3) egz. nr 4 - otrzymuje użytkownik środka trwałego.

§ 62. 1. Dowód przyjęcia sporządza osoba uprawniona do wystawiania dowodu.

2. Dowód przyjęcia winien zawierać:

1) nazewnictwo i indeks materiałowy;

2) ilości dostarczonego sprzętu i materiałów (wg stanu faktycznego i potwierdzonych dokumentów dostawy);

2) wartość dostarczonego sprzętu i materiałów;

5) podstawę przyjęcia dostawy;

6) dane dostawcy;

7) datę dostawy;

8) informacje dodatkowe dot. np.: sposobu odbioru, załączników do dowodu itp.

3. Dowód przyjęcia podlega sprawdzeniu i zatwierdzeniu przez Naczelnika lub Zastępcę Naczelnika właściwej komórki organizacyjnej BLP lub BŁiI, lub osoby przez niech upoważnione.

4. Dowód przyjęcia do magazynu powinien zawierać czytelne podpisy osób: sporządzających, sprawdzających, zatwierdzających i przyjmujących materiały do magazynu lub "parafkę" na pieczątce imiennej.

5. Dowód przyjęcia winien być sporządzony bezpośrednio po odbiorze dostawy lub w kolejnym dniu roboczym następującym po dniu odbioru; w uzasadnionych przypadkach dowód przyjęcia może być sporządzony w późniejszym terminie.

6. Dowód przyjęcia sporządza się w czterech egzemplarzach, z których:

1) egz. nr 1 - pozostaje w magazynie BLP;

2) egz. nr 2 i 3 - przekazywany j est do BŁiI lub BLP;

3) egz. nr 4 wraz z dowodem dostawy - przekazywany jest do BF.

§ 63. 1. Protokół skompletowania/zdekompletowania środka trwałego sporządza BLP, BŁiI.

2. Protokół ten sporządzany jest w przypadku ulepszenia środka trwałego.

3. Protokół zdekompletowania/skompletowania podlega zatwierdzeniu przez Dyrektora BLP, BŁiI lub upoważnione przez nich osoby.

4. Protokół skompletowania/zdekompletowania sporządzany jest w czterech egzemplarzach, z których:

1) egz. nr 1-2 - pozostaje w BLP, BŁiI;

2) egz. nr 3 - przekazywany jest do BF;

3) egz. nr 4 - otrzymuje użytkownik środka trwałego.

§ 64. 1. Protokół zdawczo-odbiorczy sporządza się w momencie przekazania środka trwałego jednostce nie podlegającej MSWiA na czas oznaczony, nieoznaczony, albo bez zastrzeżenia obowiązku zwrotu.

2. Protokół zdawczo-odbiorczy zawiera w szczególności:

1) oznaczenie stron;

2) nazwę, rodzaj i cechy identyfikujące składnik rzeczowy majątku ruchomego;

3) ilość składników rzeczowych majątku ruchomego oraz ich wartość;

4) niezbędne informacje o stanie techniczno-użytkowym składnika rzeczowego majątku ruchomego;

5) okres, w którym składnik rzeczowy majątku ruchomego będzie używany przez jednostkę korzystający;

6) miejsce i termin odbioru składnika majątku ruchomego;

7) podpisy z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska osób upoważnionych do podpisania protokołu.

3. Protokół zdawczo-odbiorczy sporządzany jest w czterech egzemplarzach, z których:

1) egz. nr 1-2 - pozostaje w BLP, BŁiI;

2) egz. nr 3 - jest przekazywany do BF;

3) egz. nr 4 - otrzymuje jednostka nie podlegająca MSWiA, do której przekazano środek trwały.

§ 65. 1. Dyrektor BLP lub BŁiI podejmuje decyzję o zmianie miejsca użytkowania środka trwałego.

2. Dowód przesunięcia MT i MTPS podlega zatwierdzeniu przez Dyrektora BLP lub BŁiI, lub upoważnione przez nich osoby.

3. Dowód przesunięcia MT i MTPS sporządzany jest w czterech egzemplarzach, z których:

1) egz. nr 1-2 - pozostaje w BLP, BŁiI;

2) egz. nr 3 - otrzymuje dotychczasowy użytkownik środka trwałego;

3) egz. nr 4 - otrzymuje użytkownik środka trwałego.

§ 66. 1. Naczelnik właściwej komórki organizacyjnej BLP lub BŁiI podejmuje decyzję o zmianie użytkownika końcowego środka trwałego.

2. Dowód przesunięcia ZU zatwierdza Naczelnik lub Zastępca Naczelnika;

3. Dowód przesunięcia ZU sporządzany jest w dwóch egzemplarzach, z których:

1) egz. nr 1 - pozostaje w BLP, BŁiI;

2) egz. nr 2 - otrzymuj e użytkownik środka trwałego.

§ 67. 1. Dowód rozchodowy PT i PTPS dokumentuje nieodpłatne przekazanie i przyjęcie środka trwałego. Sporządza się go w celu udokumentowania przekazania środka trwałego do innej jednostki Policji oraz jednostki podległej MSWiA lub przyjęcia z innej jednostki organizacyjnej Policji oraz jednostki podległej MSWiA.

2. Dowód rozchodowy PT i PTPS, po uprzednim zatwierdzeniu przez Dyrektora BLP, BŁiI oraz BZB lub upoważnione przez nich osoby, podlega podpisaniu przez GK.

3. Dowód rozchodowy PT i PTPS podpisywany jest przez osoby upoważnione, którym środek trwały został przekazany.

4. Dowód rozchodowy PT i PTPS sporządzany jest w czterech egzemplarzach, z których:

1) egz. nr 1-2 - pozostaje w BLP, BŁiI;

2) egz. nr 3 - jest przekazywany do BF;

3) egz. nr 4 - otrzymuje jednostka organizacyjna Policji oraz inna jednostka podległa MSWiA, do której przekazano środek trwały.

5. Dyrektor BLP, BŁiI oraz BZB zapewnia przekazanie egzemplarza nr 3 dowodu rozchodowego PT i PTPS do BF w terminie 14 dni od dnia przekazania środka trwałego do innej jednostki, o której mowa w ust. 1.

§ 68. 1. Dowód rozchodowy LT i LTPS wystawiany jest przez BLP, BŁiI.

2. Do dowodu rozchodowego LT i LTPS powinny być załączone następujące dokumenty:

1) w przypadku sprzedaży - faktura;

2) protokół stanu technicznego;

3) protokół wybrakowania;

4) w przypadku zdekompletowania lub skompletowania środka trwałego lub pozostałego środka trwałego - protokół zdekompletowania lub skompletowania.

3. Dowód rozchodowy LT i LTPS podlega zatwierdzeniu przez Dyrektora BLP, BŁiI lub upoważnione przez nich osoby.

4. Dowód rozchodowy LT i LTPS sporządza się w trzech egzemplarzach, z których:

1) egz. nr 1-2 - pozostaje w BLP, BŁiI;

2) egz. nr 3 - jest przekazywany do BF.

§ 69. 1. Dowód wydania wystawia BLP i BŁiI.

2. Dowód wydania podlega zatwierdzeniu przez Naczelnika lub Zastępcę Naczelnika właściwej komórki organizacyjnej BLP lub BŁiI, lub osoby przez nich upoważnione.

3. Dowód wydania z magazynu powinien zawierać czytelne podpisy osób: sporządzających, sprawdzających, zatwierdzających i odbierających materiały z magazynu lub "parafkę" na pieczątce imiennej.

4. Dowód wydania sporządza się w czterech egzemplarzach, z których:

1) egz. nr 1 - pozostaje w magazynie BLP;

2) egz. nr 2 - zostaje przekazany do BŁiI lub BLP;

3) egz. nr 3 - jest przeznaczony dla osoby odbierającej składniki majątkowe z magazynu;

4) egz. nr 4 - jest przeznaczony dla WK.

§ 70. Protokół szkody sporządza się w czterech egzemplarzach. Wzór protokołu szkody określa załącznik nr 1 do decyzji Komendanta Głównego Policji nr 419 z dnia 18 czerwca 2017 r. w sprawie postępowania w przypadku szkód wyrządzonych w mieniu Skarbu Państwa znajdującym się w dyspozycji jednostki oraz udzielenia upoważnienia do realizacji niektórych czynności w tym postępowaniu.

§ 71. 1. Protokół wybrakowania/przeklasyfikowania - wybrakowaniu podlega sprzęt wycofany z eksploatacji, przestarzały technicznie i niemający zastosowania w jednostkach organizacyjnych Policji oraz sprzęt, który na skutek awarii uległ uszkodzeniu lub zniszczeniu, a jego naprawa jest ekonomicznie nieopłacalna lub niemożliwa do wykonania.

2. Sprzęt i materiały kwalifikuje do wybrakowania komisja powołana przez kierownika jednostki lub osoba przez niego pisemnie upoważniona.

3. Przeklasyfikowania sprzętu dokonuje się komisyjnie.

4. Komisję do przeklasyfikowania uzbrojenia powołuje kierownik jednostki. W skład komisji należy powołać osoby o odpowiednich kwalifikacjach fachowych.

§ 72. W celu zidentyfikowania składników majątku, na dokumentach obrotu umieszcza się oznaczenie:

1) środki trwałe - "ŚT";

2) pozostałe środki trwałe - "PŚT";

3) niskocenne środki trwałe - "NŚT";

4) wartości niematerialne i prawne - "WNIP";

5) pozostałe wartości niematerialne i prawne - "PWNiP".

§ 73. 1. Dysponenci funduszu operacyjnego opracują wewnętrzne procedury obiegu dokumentów dotyczących zakupu składników majątkowych (niejawnych) ze środków funduszu operacyjnego z uwzględnieniem postanowień niniejszej instrukcji dla dysponentów funduszu operacyjnego.

2. Dysponenci funduszu operacyjnego ponoszą odpowiedzialność za dostarczenie informacji o środkach trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (niejawnych), które są objęte ewidencją syntetyczną (wartościową) prowadzoną przez BF.

3. Informacje, o których mowa w ust. 2, dysponenci funduszu operacyjnego przesyłają do BF według stanu:

1) na dzień 30 czerwca - do dnia 15 lipca;

2) na dzień 31 grudnia - do dnia 28 lutego roku następnego.

§ 74. 1. Kierownicy komórek organizacyjnych jednostki:

1) sprawują nadzór nad prawidłowym użytkowaniem mienia będącego na wyposażeniu podległych komórek;

2) są odpowiedzialni za zapewnienie warunków podległym policjantom i pracownikom dla prawidłowego przechowywania i zabezpieczenia mienia powierzonego z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się.

2. Kierownicy, o których mowa w ust. 1, wyznaczają osoby odpowiedzialne za prowadzenie rejestru składników majątku ruchomego użytkowanych w podległych komórkach organizacyjnych jednostki.

3. Rejestr, o którym mowa w ust. 2, jest prowadzony w sposób umożliwiający porównanie na koniec roku obrotowego stanu użytkowanych składników majątku ze stanem ewidencyjnym oraz identyfikację osób bezpośrednio użytkujących określone składniki majątku.

4. Osoba odpowiedzialna za prowadzenie rejestru, o którym mowa w ust. 2, lub inna wyznaczona przez kierownika komórki organizacyjnej jednostki, prowadzi rejestr zużycia materiałów eksploatacyjnych w komórce organizacyjnej jednostki.

§ 75. 1. Osoby bezpośrednio użytkujące składniki majątku ruchomego są zobowiązane do prawidłowej ich eksploatacji, zgodnie z przeznaczeniem oraz z zachowaniem zasad bezpieczeństwa i higieny służby i pracy, w szczególności należytej staranności w zapobieganiu ich uszkodzeniom.

2. Na osobach, którym mienie zostało powierzone z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się, spoczywa ponadto obowiązek pieczy przed jego utratą lub kradzieżą.

§ 76. 1. W ramach prowadzonej gospodarki finansowej Dyrektor BLP i BłiI lub osoby przez nich wskazane, na podstawie odrębnego upoważnienia i w zakresie w nim określonym, powierzają z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się mienie użytkowane w komórkach organizacyjnych jednostki policjantom i pracownikom tych komórek oraz przyjmują od tych osób deklaracje odpowiedzialności materialnej w zakresie powierzonego mienia w formie:

1) deklaracji o przyjęciu odpowiedzialności majątkowej - od policjantów;

2) umów o indywidualnej lub wspólnej odpowiedzialności materialnej - zawieranych z pracownikami.

2. Zasady i tryb powierzenia mienia z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się określają odrębne przepisy prawa.

Rozdział 10

Wycena środków pieniężnych, należności i zobowiązań, odsetki oraz ustalenie wyniku finansowego

§ 77. 1. Środki pieniężne w kasie i na rachunkach bankowych wycenia się w wartości nominalnej.

2. Środki pieniężne wyrażone w walutach obcych wycenia się nie później niż na koniec kwartału, według zasad obowiązujących na dzień bilansowy, po obowiązującym na ten dzień średnim kursie ogłoszonym dla danej waluty przez NBP.

§ 78. 1. Należności i zobowiązania jednostki wycenia się w wysokości wymagającej zapłaty.

2. Należności i zobowiązania wyrażone w walutach obcych wycenia się nie później niż na koniec kwartału, według zasad obowiązujących na dzień bilansowy, po obowiązującym na ten dzień średnim kursie ogłoszonym dla danej waluty przez NBP.

§ 79. Odsetki od należności, w tym również te, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału, w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

§ 80. Wynik finansowy jednostki stanowi różnicę między osiągniętymi przez jednostkę przychodami, a poniesionymi kosztami. Wynik finansowy jednostki ustalany jest na podstawie ewidencji na kontach zespołu 4 - Koszty według rodzajów i ich rozliczenie oraz zespołu 7 - Przychody, dochody i koszty.

Rozdział 11

Zbiór historyczny jednostki

§ 81. Zbiór historyczny jednostki podlega ewidencji ilościowej prowadzonej w BEH-MP w księgach inwentarzowych i ewidencyjnych, w sposób umożliwiający w szczególności ustalenie miejsca jego użytkowania oraz osoby odpowiedzialnej za powierzony składnik majątku.

§ 82. Inwentaryzacja zgodności wpisów w dokumentacji ewidencyjnej ze stanem faktycznym zbioru historycznego jednostki powinna odbywać się nie rzadziej, niż co cztery lata, zgodnie z przepisami ustawy UOR.

Załącznik nr 6

INSTRUKCJA W SPRAWIE PRZYGOTOWANIA, PRZEPROWADZANIA ORAZ ROZLICZANIA WYNIKÓW INWENTARYZACJI SKŁADNIKÓW AKTYWÓW I PASYWÓW JEDNOSTKI

Rozdział 1

Podstawa prawna

§ 1. Instrukcja w sprawie przygotowania, przeprowadzania oraz rozliczania wyników inwentaryzacji składników aktywów i pasywów jednostki, zwana dalej "Instrukcją", reguluje zasady przygotowania oraz rozliczenia wyników inwentaryzacji składników aktywów i pasywów jednostki i została opracowana na podstawie:

1) ustawy UOR;

2) ustawy z dnia 7 maja 1999 r. o odpowiedzialności majątkowej funkcjonariuszy Policji, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Celno-Skarbowej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Więziennej i Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego i Centralnego Biura Antykorupcyjnego (Dz.U. z 2018 r. poz. 388 );

3) działu V "Odpowiedzialność materialna pracowników" ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. 2018 poz. 917.);

4) rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 3 października 2016 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz. U. 2016 poz.1864 );

5) rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 31 stycznia 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2018 poz. 1911);

6) rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 4 kwietnia 2017 r. w sprawie szczegółowego sposobu gospodarowania niektórymi składnikami majątku Skarbu Państwa (Dz.U. z 2017 poz.729);

7) ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz.1458).

Rozdział 2

Przepisy ogólne

§ 2. Inwentaryzacja jest elementem rachunkowości, stanowiącym podstawową formę kontroli gospodarki składnikami aktywów i pasywów jednostki.

§ 3. 1. Podstawowym zadaniem inwentaryzacji jest okresowe ustalenie lub sprawdzenie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, celem rzetelnego prezentowania w sprawozdaniach finansowych.

2. Celem inwentaryzacji jest:

1) ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym;

3) udokumentowanie inwentaryzacji i jej wyników oraz wycenę składników majątkowych;

4) ustalenie różnic stwierdzonych między stanem rzeczywistym, a stanem księgowym;

5) wyjaśnienie różnic z podaniem przyczyn ich powstania;

6) rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych lub współodpowiedzialnych za powierzone im mienie;

7) rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im mienie w użytkowanie z obowiązkiem wyliczenia się z niego;

6) dokonanie oceny przydatności inwentaryzowanych składników majątku;

7) podjęcie decyzji w sprawie stwierdzonych różnic między stanem księgowym, a stanem rzeczywistym;

8) ocena prawidłowości zabezpieczenia mienia przed zniszczeniem, uszkodzeniem, kradzieżą i innymi możliwymi do przewidzenia zdarzeniami losowymi;

9) rozliczenie różnic w księgach rachunkowych danego roku obrotowego w celu doprowadzenia do zgodności zapisów księgowych ze stanami rzeczywistymi.

§ 4. 1. Przedmiotem inwentaryzacji są wszystkie ujęte w ewidencji aktywa i pasywa jednostki.

2. Inwentaryzacją obejmuje się również:

1) znajdujące się w jednostce obce składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone do przechowywania lub użytkowania;

2) własne składniki aktywów, które zostały powierzone innym jednostkom, w celu ich użytkowania lub przechowania.

Rozdział 3

Przedmiot inwentaryzacji

§ 5. W celu zapewnienia prawidłowości, rzetelności i wiarygodności przeprowadzając inwentaryzację należy przestrzegać następujących zasad:

1) terminowości i częstotliwości - polegającej na przeprowadzaniu inwentaryzacji w terminach zgodnych z harmonogramem i z zachowaniem częstotliwości wymaganej ustawą UOR, umożliwiających przygotowanie w sposób prawidłowy rocznego zamknięcia ksiąg rachunkowych;

2) zamkniętych drzwi - polegającej na tym, że w czasie inwentaryzacji metodą spisu z natury nie dokonuje się, o ile to możliwe, obrotu magazynowego;

3) jednokrotności - polegającej na tym, że każdy składnik majątku objęty spisem z natury może być ujęty w arkuszu spisu z natury tylko jeden raz;

4) rzetelnego obrazu - polegającej na ustaleniu stanu rzeczywistego inwentaryzowanych aktywów i pasywów;

5) kompletności - polegającej na kompletnym objęciu spisem z natury wszystkich składników majątkowych, objętych ewidencją bilansową, jak i nie objętych tą ewidencją, a będących na stanie jednostki;

6) kolejnych czynności - polegającej na określeniu kolejności prac w czasie inwentaryzacji;

7) zaskoczenia - polegającej na przeprowadzeniu spisu z natury w momencie nieoczekiwanym dla osób odpowiedzialnych materialnie i stosowanej do niezapowiedzianych kontroli gotówki w kasie, a także wobec osób, w stosunku do których istnieje ryzyko ograniczonego zaufania;

8) uczestnictwa w spisie z natury osób odpowiedzialnych za powierzone mienie - polegającej na tym, że w spisie z natury powinny uczestniczyć osoby odpowiedzialne za powierzone mienie lub osoby przez nie upoważnione;

9) komisyjności - polegającej na przeprowadzaniu spisu z natury, przez co najmniej dwuosobowe zespoły spisowe;

10) fachowości zespołów spisowych - polegającej na dobieraniu do zespołów spisowych, osób wykazujących znajomość merytoryczną spisywanych składników majątkowych.

§ 6. 1. Przeprowadzenie inwentaryzacji i jej wyniki powinny być udokumentowane w formie odpowiadającej wymogom określonym dla dokumentów księgowych.

2. Wyniki inwentaryzacji należy zaliczyć do roku obrotowego, w którym ją przeprowadzono.

§ 7. Zaniechanie przeprowadzenia lub rozliczenia inwentaryzacji albo przeprowadzenie lub rozliczenie inwentaryzacji w sposób niezgodny z przepisami ustawy UOR stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

Rozdział 4

Uczestnicy inwentaryzacji, ich obowiązki i odpowiedzialność

§ 8. Obowiązki w zakresie inwentaryzacji realizują:

1) kierownik jednostki;

2) GK;

3) GKI;

4) zespoły spisowe;

5) kontrolerzy inwentaryzacji;

6) osoby odpowiedzialna materialnie i osoba współodpowiedzialne materialnie;

7) osoby prowadząca ewidencję syntetyczną i analityczną;

8) inne osoby, np.: użytkownik mienia, osoba obecna przy spisie, inna osoba upoważnione.

§ 9. 1. GKI powołuje kierownik jednostki na wniosek GK.

2. Do obowiązków kierownika jednostki w zakresie inwentaryzacji należy:

1) określenie instrukcji inwentaryzacyjnej;

2) wprowadzenie harmonogramu inwentaryzacji;

3) podjęcie decyzji o przeprowadzeniu inwentaryzacji w zakresie określonym we wniosku Przewodniczącego GKI;

4) zapewnienie warunków i środków, a także należytej organizacji pracy w celu zagwarantowania prawidłowego przebiegu inwentaryzacji;

5) sprawowanie nadzoru nad całokształtem prac inwentaryzacyjnych;

6) podejmowanie stosownych decyzji odnośnie wniosków GKI po przeprowadzonej inwentaryzacji.

§ 10. 1. Do zadań GK w zakresie inwentaryzacji należy, w szczególności:

1) przedstawianie kierownikowi jednostki, za pośrednictwem Dyrektora BF wniosków w sprawie:

a) powołania przewodniczącego GKI,

b) zasad inwentaryzowania i rozliczania składników, których ilość ustała się w drodze obliczeń technicznych lub szacunków,

c) częściowego lub całkowitego unieważnienia spisów z natury oraz zarządzania ponownych spisów, jak również spisów dodatkowych i uzupełniających;

2) sprawowanie ogólnego nadzoru nad przygotowaniem, przebiegiem i rozliczeniem inwentaryzacji na każdym jej etapie;

3) uzgodnienie z Przewodniczącym GKI terminarza realizacji poszczególnych etapów czynności inwentaryzacyjnych objętych harmonogramem;

4) zapewnienie:

a) ustalenia łącznej wartości wszystkich składników majątkowych objętych inwentaryzacją,

b) zaopiniowania wniosków GKI zawartych w protokole jej obrad w sprawie weryfikacji i rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych,

d) wykonania decyzji kierownika jednostki dotyczącej rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, zwłaszcza w zakresie ujęcia ich w księgach rachunkowych roku obrotowego.

§ 11. 1. GK w ramach wykonywanych czynności, o których mowa w § 10, ma prawo żądać od kierowników komórek organizacyjnych jednostki pisemnej informacji o sposobie realizacji wniosków poinwentaryzacyjnych.

2. W przypadku wątpliwości, co do sposobu realizacji wniosków przez komórki organizacyjne jednostki GK może wyznaczyć ze składu GKI kontrolera do oceny poprawności realizacji wniosków poinwentaryzacyjnych, informując o tym kierownika komórki organizacyjnej jednostki.

3. Kontroler, o którym mowa w ust. 2, sporządza notatkę służbową z przeprowadzonych czynności, którą po zaopiniowaniu przez Dyrektora BF i GK przedstawia się niezwłocznie kierownikowi jednostki.

§ 12. 1. Osoby wchodzące w skład GKI powinny posiadać odpowiednie wykształcenie lub doświadczenie zawodowe w zakresie przeprowadzania inwentaryzacji, a jej przewodniczący powinien być osobą na stanowisku kierowniczym lub samodzielnym.

2. W skład GKI nie mogą wchodzić pracownicy BF, odpowiedzialni za gospodarkę majątkiem lub jego ewidencję.

3. W skład GKI wchodzą:

1) Przewodniczący;

2) Zastępca Przewodniczącego;

3) Sekretarz;

4) członek lub członkowie.

§ 13. 1. Do zadań Przewodniczącego GKI należy:

1) przedłożenie kierownikowi jednostki wniosków w sprawach:

a) powołania członków zespołów spisowych (komisji inwentaryzacyjnej) i kontrolerów inwentaryzacji,

b) zastosowania uproszczonych metod inwentaryzacji,

c) ustalenia pól spisowych, sposobów przeprowadzania inwentaryzacji oraz harmonogramu prac inwentaryzacyjnych lub jego zmian;

2) sformułowanie programu prac przygotowawczych do inwentaryzacji i dokonanie podziału ról w zakresie wykonania czynności inwentaryzacyjnych przez poszczególne osoby;

3) zawiadomienie właściwych kierowników komórek organizacyjnych jednostki o planowanym przeprowadzeniu czynności inwentaryzacyjnych w danej komórce organizacyjnej jednostki;

4) przeprowadzenie, w porozumieniu z GK, szkolenia przedinwentaryzacyjnego dla wszystkich zainteresowanych, w tym dla członków GKI i zespołów spisowych, kontrolerów inwentaryzacji oraz osób odpowiedzialnych materialnie;

6) przygotowanie dokumentacji inwentaryzacyjnej, a zwłaszcza arkuszy spisowych, protokołów inwetaryzacyjnych, tekstów oświadczeń wstępnych pracowników odpowiedzialnych materialnie;

7) umożliwienie zapoznania się z niniejszą Instrukcją, zarządzeniami i innymi dokumentami inwentaryzacyjnymi wszystkim zainteresowanym osobom uczestniczącym w czynnościach inwentaryzacyjnych;

8) zabezpieczenie ewidencji ilościowej i ilościowo-wartościowej w sposób uniemożliwiający zespołom spisowym korzystanie z niej w czasie inwentaryzacji, chyba że przewiduje to założona metoda inwentaryzacji uproszczonej;

9) wydawanie dyspozycji w sprawie ruchów składników majątku w czasie trwania prac inwentaryzacyjnych;

10) odbiór od zespołów spisowych po zakończeniu inwentaryzacji arkuszy spisowych wraz z innymi dokumentami (oświadczenia końcowe, materiały pomocnicze z obmiarów i przeliczeń), sprawdzenie ich poprawności oraz rozliczenie z pobranych formularzy;

11) czuwanie nad należytym i terminowym przebiegiem prac inwentaryzacyjnych oraz podejmowanie interwencji w przypadkach zakłóceń założonego ich toku;

12) weryfikacja, przy udziale pozostałych członków GKI, zebranych informacji, ustalenie przyczyn powstania różnic oraz sporządzenie protokołu z tych czynności, zawierającego zaopiniowane przez GK i radcę prawnego wnioski dla kierownika jednostki w sprawie rozliczenia różnic;

13) opracowanie sprawozdania z przygotowania, przebiegu i rozliczenia prac inwetaryzacyjnych.

2. Podczas nieobecności Przewodniczącego GKI, zadania realizuje jego zastępca.

§ 14. Do zadań GKI należy:

1) czuwanie nad całością przygotowania, przebiegu i rozliczenia inwentaryzacji;

2) przegląd pól spisowych przed inwentaryzacją w celu stwierdzenia prawidłowości ich przygotowania do inwentaryzacji;

3) przygotowanie projektu harmonogramu inwentaryzacji;

4) wydanie zespołom spisowym arkuszy spisowych odpowiednio ponumerowanych i zaparafowanych za pokwitowaniem - do rozliczenia;

5) organizacja spisów z natury oraz nadzór i kontrola nad ich przebiegiem;

6) dokonanie weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych w drodze zebrania wyjaśnień osób odpowiedzialnych materialnie, a także innych informacji na temat przyczyn ich powstania;

7) przygotowanie i sformułowanie wniosków w zakresie:

a) uznania różnic inwentaryzacyjnych (niedoborów i szkód) za mieszczące się w granicach ubytków naturalnych i innych niezawinionych,

b) dokonania kompensat niedoborów z nadwyżkami,

d) rozliczenia nadwyżek rzeczowych składników majątku obrotowego oraz pozostałych aktywów i pasywów,

e) uznania niedoborów i szkód za zawinione,

f) sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych i ich księgowego ujęcia,

g) przygotowania spisów z natury i innych czynności inwentaryzacyjnych,

h) zagospodarowania zapasów zbędnych, nadmiernych, uszkodzonych lub przestarzałych,

i) usprawnienia organizacji i sposobu przechowywania mienia, jego zabezpieczania przed marnotrawstwem, niszczeniem lub zaginięciem,

j) określenia uczestników szkolenia, o którym mowa w § 13 ust. 1 pkt 4.

§ 15. Do zadań zespołu spisowego należy:

1) uczestnictwo w szkoleniu, o którym mowa w § 13 ust. 1 pkt 4;

2) pobranie od Przewodniczącego GKI stosownej liczby odpowiednio oznaczonych arkuszy spisowych za pokwitowaniem; wzór arkusza spisu z natury określa załącznik nr 1 do Instrukcji;

3) przeprowadzenie spisów z natury oraz innych czynności inwentaryzacyjnych w przydzielonych polach spisowych, zgodnie z harmonogramem prac inwentaryzacyjnych oraz niniejszą Instrukcją;

4) uczestnictwo w czynnościach otwierania, zamykania i plombowania pomieszczeń pól spisowych w przypadku przerw w czasie trwania inwentaryzacji;

5) pobranie od osób materialnie odpowiedzialnych oświadczeń wstępnych i końcowych oraz o uzgodnieniu ewidencji magazynowej z ewidencją ilościowo-wartościową; wzór oświadczenia wstępnego określa załącznik nr 2 do Instrukcji; wzór oświadczenia końcowego załącznik nr 3 do Instrukcji;

6) dokonanie oceny przydatności inwentaryzowanych składników, stanu zabezpieczania składników i pomieszczeń;

7) terminowe przekazanie Przewodniczącemu GKI materiałów z zakończonej inwentaryzacji oraz opracowanie i złożenie sprawozdania z jej przebiegu; wzór sprawozdania Głównej Komisji Inwentaryzacyjnej (GKI) określa załącznik nr 4 do Instrukcji.

§ 16. 1. Zespół spisowy powołuje kierownik jednostki na wniosek Przewodniczącego GKI, wyznaczając spośród jego członków przewodniczącego zespołu spisowego.

2. Zespół spisowy składa się z co najmniej trzech członków.

3. Za zgodą Przewodniczącego GKI czynności inwentaryzacyjne mogą być wykonywane w zespołach spisowych składających się z dwóch członków, jeżeli w czynnościach tych uczestniczy osoba materialnie odpowiedzialna.

§ 17. 1. Kandydata na członka zespołu spisowego, spośród podległych policjantów lub pracowników, zgłaszają kierownicy komórek organizacyjnych jednostki odpowiedzialni za gospodarowanie powierzonym im majątkiem.

2. Członek zespołu spisowego powinien posiadać odpowiadające potrzebom inwentaryzacji przygotowanie i doświadczenie zawodowe.

3. Członek zespołu spisowego nie może być osobą bezpośrednio odpowiedzialną za gospodarkę składnikami majątku, osobą materialnie odpowiedzialną za powierzone jej mienie oraz osobą prowadzącą ewidencję główną.

4. Przepis ust. 3 nie stosuje się do pracownika księgowości, prowadzącego ewidencję środków pieniężnych w bankach, rozrachunków i innych aktywów oraz pasywów inwentaryzowanych drogą potwierdzenia sald lub weryfikacji.

§ 18. 1. Członek zespołu spisowego na czas wykonywania zadań w zakresie inwentaryzacji, do których został powołany, jest zwolniony od innych obowiązków służbowych.

2. Kierownik jednostki, w wyjątkowych przypadkach, na wniosek Przewodniczącego GKI i w uzgodnieniu z właściwymi kierownikami komórek organizacyjnych jednostki może odwołać członka zespołu spisowego, w szczególności w razie jego absencji albo nieprzewidzianej, spowodowanej pilnymi potrzebami jednostki konieczności wykonywania przez niego innych zadań.

3. Przewodniczący GKI może czasowo zwolnić członka zespołu spisowego z obowiązku wykonywania czynności inwentaryzacyjnych, jeżeli nie zakłóci to toku inwentaryzacji i jest niezbędne ze względu na pilną potrzebę realizacji zadań w komórce organizacyjnej jednostki, w której pełni on służbę lub jest zatrudniony.

§ 19. 1. W przypadku inwentaryzacji przeprowadzanej drogą porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych, wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic, w miejsce zespołu spisowego powołuje się komisję inwentaryzacyjną. Przepisy § 16-§ 18 stosuje się odpowiednio.

2. Do zadań komisji inwentaryzacyjnej należy również wykonywanie czynności wynikających z opisu drogi prowadzonej inwentaryzacji, a w szczególności sporządzenia protokołów, o których mowa w § 34 ust. 4 i § 35 ust. 6.

§ 20. 1. Kontrolera inwentaryzacji wyznacza kierownik jednostki na wniosek Przewodniczącego GKI spośród jej składu osobowego.

2. Kontrolera inwentaryzacji można wyznaczyć na każdym etapie inwentaryzacji, uwzględniając w szczególności możliwość powierzenia mu kontroli wniosków poinwentaryzacyjnych.

3. Do zadań kontrolera inwentaryzacji należy:

1) odbycie szkolenia, o którym mowa w § 13 ust. 1 pkt 4;

2) realizacja czynności kontrolnych w zakresie:

a) zgodności działania osób uczestniczących w inwentaryzacji, głównie zespołów spisowych, z informacjami przekazanymi w czasie szkolenia, o którym mowa w § 13 ust. 1 pkt 4, a także postanowieniami Instrukcji,

b) złożenia przez osoby odpowiedzialne za powierzone mienie oświadczeń wstępnych lub końcowych,

c) prawidłowości przeprowadzenia spisów z natury i innych czynności inwentaryzacyjnych, potwierdzonego parafą złożoną przy każdej kontrolowanej pozycji spisowej,

d) poprawności sporządzania arkuszy spisów z natury oraz dokonywania w nich ewentualnych poprawek;

3) dokonanie sprawdzenia prawidłowości przygotowania:

a) poszczególnych pól spisowych do inwentaryzacji,

b) ujęcia w ewidencji księgowej wszystkich składników majątkowych znajdujących się w polach spisowych,

c) przestrzegania zakazu ruchu (przyjmowania i wydawania) inwentaryzowanych składników majątkowych w czasie trwania spisów z natury,

d) sprawdzenia przebiegu prac inwentaryzacyjnych zgodnie z harmonogramem.

4. Z przeprowadzonych czynności kontrolerzy inwentaryzacji sporządzają protokoły lub sprawozdania, podpisywane również przez członków zespołów spisowych i osoby materialnie odpowiedzialne. W przypadku braku uwag dokonują oni odpowiednich adnotacji w stosownych pozycjach arkuszy (protokołów) spisowych opatrując je podpisami.

§ 21. Osoba materialnie odpowiedzialne lub współodpowiedzialne za składniki majątku przechowywanego w magazynie jest zobowiązana:

1) uczestniczyć w szkoleniu, o którym mowa w § 13 ust. 1 pkt 4;

2) należycie przygotować pola spisowe inwentaryzowanych składników oraz niezbędną do spisu dokumentację i ewidencję, w zakresie i terminach określonych w harmonogramie;

3) uzgodnić ewidencję prowadzoną w polu spisowym z ewidencją główną ilościową lub ilościowo-wartościową;

4) przekazać przedstawicielowi zespołu spisowego oświadczenie wstępne i końcowe;

5) uczestniczyć w pracach inwentaryzacyjnych oraz dopilnować:

a) prawidłowości liczenia, mierzenia, ważenia składników oraz ustalenia na tej podstawie ich ilości z natury i ujęcia w arkuszu spisowym,

b) kompletności wpisania do arkuszy wszystkich składników,

c) ujmowania na odrębnych arkuszach zapasów niepełnowartościowych oraz obcych;

6) upoważnić swoich pełnomocników do reprezentowania ich w razie niemożności uczestniczenia w inwentaryzacji;

7) podpisywać arkusze spisowe oraz dopilnować ich poprawnego sporządzenia;

8) udzielać zespołom spisowym i kontrolerom inwentaryzacji wszelkich niezbędnych wyjaśnień;

9) ustosunkowywać się do różnic inwentaryzacyjnych przez wyjaśnienie i wskazanie na piśmie przyczyn ich powstania i proponowanego sposobu ich rozliczenia;

10) zaktualizować ewidencję o stwierdzone różnice inwentaryzacyjne.

Rozdział 5

Przebieg i organizacja inwentaryzacji

§ 22. 1. Inwentaryzację zarządza kierownik jednostki w formie pisemnej decyzji, która określa:

1) zakres inwentaryzacji, wskazując rodzaj składników majątku podlegających inwentaryzacji oraz komórki organizacyjne jednostki, w których będzie przeprowadzana;

2) formy i drogi inwentaryzacji;

3) dzień, na który przeprowadza się inwentaryzację;

4) skład zespołu spisowego albo komisji inwentaryzacyjnej;

5) skład kontrolerów inwentaryzacji;

6) termin rozpoczęcia i zakończenia inwentaryzacji - zgodnie z planem inwentaryzacji;

7) termin złożenia sprawozdania przez GKI, określony w sposób umożliwiający ujęcie w księgach rachunkowych jednostki wyników inwentaryzacji w roku, którego dotyczy inwentaryzacja.

2. Projekt decyzji w sprawie zarządzenia inwentaryzacji, o której mowa w ust. 1, opracowuje Przewodniczący GKI. Do projektu decyzji załącza harmonogram prac inwentaryzacyjnych.

§ 23. Podstawę zarządzenia inwentaryzacji okresowej stanowi harmonogram inwentaryzacji.

§ 24. W ramach czynności poprzedzających przeprowadzenie inwentaryzacji należy:

1) powiadomić komórki organizacyjne o terminie rozpoczęcia i zakończenia spisu z natury lub innej formy przeprowadzenia inwentaryzacji;

2) zaewidencjonować wszystkie dowody obrotu rzeczowymi składnikami majątku na kontach księgi głównej i kontach ksiąg pomocniczych na dzień inwentaryzacji;

3) uzgodnić dane wynikające z ewidencji magazynowej z ewidencją ilościowo-wartościową prowadzoną w komórkach zaopatrujących według stanów na dzień inwentaryzacji;

4) uzgodnić dane ewidencji kont księgi głównej prowadzonej w komórce organizacyjnej z kontami ksiąg ewidencji szczegółowej prowadzonymi w komórkach zaopatrujących według stanów na dzień inwentaryzacji;

5) uzgodnić dane ewidencji szczegółowej z kontami ksiąg pomocniczych majątku podlegającego inwentaryzacji według stanów na dzień inwentaryzacji;

6) uporządkować rzeczowe składniki majątku podlegające inwentaryzacji, przez:

a) posegregowanie składników według rodzajów, gatunków lub kategorii,

b) uzupełnienie brakującego oznakowania, a w magazynach wywieszek zawierających symbole indeksu materiałowego,

d) wyodrębnienie materiałów uszkodzonych, niechodliwych i nieprzydatnych dla jednostki,

e) doprowadzenie materiałów w zwałach do regularnych brył geometrycznych ułatwiających ustalenie zapasu na podstawie obmiarów;

7) dokonać wszelkich niezbędnych przesunięć materiałów, środków trwałych i innych rzeczowych składników majątku do czasu rozpoczęcia inwentaryzacji;

8) przygotować pomieszczenia niezbędne do magazynowania przychodów materiałów nadchodzących w czasie trwania spisu z natury;

9) sprawdzić ważność legalizacji przyrządów pomiarowych wykorzystywanych przy spisie z natury.

10) nadzór nad właściwą realizacją czynności przygotowawczych do inwentaryzacji sprawują kierownicy komórek organizacyjnych jednostki lub wyznaczone przez nich osoby.

§ 25. Inwentaryzacja może być przeprowadzana w formie:

1) pełnej - polegającej na ustaleniu stanu wszystkich aktywów lub pasywów objętych inwentaryzacją;

2) wyrywkowej - polegającej na ustaleniu stanu rzeczywistego przedmiotu spisu z wydzielonego obszaru spisu.

Rozdział 6

Drogi inwentaryzacji

§ 26. 1. Inwentaryzację stanu aktywów lub pasywów przeprowadza się drogą:

1) spisu z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenie ewentualnych różnic;

2) potwierdzenia sald - polegającej na otrzymaniu od banków i uzyskaniu od kontrahentów potwierdzenia prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanów aktywów oraz powierzonych kontrahentom własnych aktywów, oraz wyjaśnienie rozliczenia ewentualnych różnic;

3) weryfikacji - polegającej na porównaniu danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników;

4) uproszczonymi - polegającymi na ustaleniu stanu rzeczywistego w sposób pośredni poprzez wykorzystanie metod zastępczych, takich jak pomiar, szacunek lub porównanie danych rzeczywistych z danymi ewidencyjnymi.

2. Inwentaryzacja przeprowadzona drogą spisu z natury może być przeprowadzane elektronicznie z wykorzystaniem systemów informatycznych, w szczególności w postaci czytników kodów kreskowych wraz z oprogramowaniem inwentaryzacyjnym. Arkusze spisu z natury mogą być sporządzane w postaci wydruków komputerowych z niewypełnionymi polami przeznaczonymi na wpisanie ilości i wartości stanu rzeczywistego (wpisu dokonuje zespół spisowy) oraz ilości i wartości stanu ewidencyjnego (wpisu dokonują osoby porównujące stan rzeczywisty ze stanem ewidencyjnym).

§ 27. 1. Spis z natury stanowi podstawową drogę inwentaryzacji.

2. W drodze spisu z natury przeprowadza się inwentaryzację:

1) aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych);

2) papierów wartościowych w postaci materialnej;

3) rzeczowych składników aktywów obrotowych;

4) środków trwałych oraz nieruchomości zaliczanych do inwestycji, a także maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie.

3. Spisem z natury należy również objąć znajdujące się w jednostce składniki aktywów będące własnością innych jednostek powierzone jej do przechowania lub używania i ujęte wyłącznie w ewidencji ilościowej, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu.

§ 28. Inwentaryzacja w drodze spisu z natury polega na:

1) ustaleniu rzeczywistej ilości poszczególnych składników majątku poprzez ich przeliczenie, zważenie i ujęcie ustalonej ilości w arkuszu spisu z natury;

2) wycenie spisanych ilości;

3) porównaniu wartości spisanych ilości z danymi ksiąg rachunkowych;

4) ustaleniu ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych i wyjaśnieniu przyczyn ich powstania.

§ 29. Spis z natury przeprowadza się w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej za składniki majątku lub innej osoby przez nią pisemnie upoważnionej.

§ 30. 1. Rzeczywistą ilość spisanych z natury składników majątku ustala zespół spisowy przez przeliczenie lub zmierzenie.

2. W czasie inwentaryzacji użytkownicy inwentaryzowanych składników są obowiązani okazywać je zespołowi spisowemu.

3. Przeliczenie składników majątku polega na fizycznym ustaleniu ich ilości w sztukach lub jej wielokrotnościach, np. 1000 sztuk, egzemplarzach, arkuszach, kompletach.

4. Znajdujące się na określonym polu spisowym składniki majątku objęte spisem z natury nie powinny być wydawane lub przyjmowane do czasu zakończenia spisu.

5. W wyjątkowych sytuacjach zespół spisowy może wyrazić zgodę na wydanie określonego składnika majątku, jeżeli jest to niezbędne dla zapewnienia bieżącej działalności jednostki. Wydanie składnika majątku w tym przypadku powinno nastąpić na specjalnie oznaczonych dowodach magazynowych umożliwiających odpowiednie ich ujęcie w księgach rachunkowych.

6. Bezpośrednio po ustaleniu rzeczywistej ilości składnika majątku zespół spisowy dokonuje wpisu do arkusza spisu z natury w sposób umożliwiający osobie materialnie odpowiedzialnej sprawdzenie prawidłowości wpisu.

§ 31. 1. Spis z natury przeprowadza się na arkuszach spisu z natury.

2. W niezbędnych przypadkach z arkuszy spisu z natury sporządza się zestawienia zbiorcze.

3. Arkusze spisu z natury stanowią druki ścisłego zarachowania. Wydawane są zespołom spisowym, po uprzednim ponumerowaniu i zaparafowaniu przez upoważnioną osobę, za pokwitowaniem z obowiązkiem rozliczenia się po zakończeniu określonych zadań inwentaryzacyjnych.

4. Zespół spisowy powinien wypełniać arkusze spisu z natury w sposób umożliwiający podział ujętych w nich składników majątku według: miejsc przechowywania, osób materialnie odpowiedzialnych, a także wyodrębnienie składników własnych i obcych z dalszym ich podziałem na pełnowartościowe i niepełnowartościowe.

5. Arkusze spisu z natury stanowią dowód księgowy i powinny zawierać następujące informacje:

1) nazwę jednostki (nadruk lub odciśnięcie stempla zawierającego nazwę jednostki);

2) numer kolejny arkusza spisu oraz oznaczenie uniemożliwiające ich zamianę np. podpis Przewodniczącego GKI;

3) określenie formy i drogi przeprowadzanej inwentaryzacji (np. pełna inwentaryzacja okresowa - spis z natury);

4) nazwę obszaru spisowego, tj. określenie magazyn, składowisko, komórka organizacyjna itp.;

5) datę rozpoczęcia i zakończenia spisu z natury, a jeżeli jest to niezbędne dla rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych, również godziny rozpoczęcia i zakończenia spisu z natury;

6) imię i nazwisko oraz podpisy:

a) osoby materialnie odpowiedzialnej,

b) członków zespołu spisowego,

c) osób uczestniczących w spisie;

7) numer kolejny pozycji arkusza spisu;

8) szczegółowe określenie składnika majątku, w tym także symbol identyfikujący np. numer inwentarzowy, symbol kodu towarowo-materiałowego lub indeks;

9) ilość stwierdzoną w czasie spisu z natury, cenę jednostkową nabycia lub zakupu, jednostkę miary i wartość wynikającą z przemnożenia ilości składnika majątku stwierdzonej w czasie spisu z natury przez cenę jednostkową;

10) ilość stwierdzoną w czasie spisu z natury oraz jednostkę miary, w przypadku niemożności określenia ceny.

6. W arkuszach spisu z natury niedopuszczalne jest:

1) pozostawienie niewypełnionych wierszy;

2) korygowanie błędnych zapisów przez zamazywanie, wycieranie, lub przerabianie dokonanych zapisów.

7. Poprawianie błędnego zapisu polega na skreśleniu zapisu nieprawidłowego w taki sposób, żeby pierwotna treść była czytelna i wpisaniu poprawnego zapisu. Przy każdym poprawionym zapisie powinien być zamieszczony podpis członka zespołu spisowego i osoby materialnie odpowiedzialnej.

§ 32. 1. W przypadku prowadzenia spisu z natury za pomocą kolektora:

1) przepisy § 31 ust. 2-7 stosuje się odpowiednio;

2) dane o przedmiocie spisu, o których mowa w § 31 ust. 5 pkt 8, podlegają weryfikacji i sprawdzeniu w trakcie inwentaryzacji.

2. Do czynności wykonywane przez zespół spisowy za pomocą kolektora należy:

1) odczytanie indeksu lub numeru inwentarzowego przedmiotu spisu;

2) sprawdzenie zgodność zapisów na wyświetlaczu kolektora ze stanem rzeczywistym;

3) wpisanie stwierdzonej ilości składnika majątku do kolektora w sposób umożliwiający osobie materialnie odpowiedzialnej sprawdzenie prawidłowości wpisu.

§ 33. W razie stwierdzenia w toku kontroli nierzetelności spisu lub w późniejszym terminie, że spis z natury w całości lub w części został przeprowadzony nieprawidłowo, niezbędne jest ponowne przeprowadzenie całości lub odpowiedniej części spisu z natury.

§ 34. 1. Drogą potwierdzenia sald inwentaryzuje się w szczególności:

1) aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki, w tym papiery wartościowe w formie zdematerializowanej;

2) należności z wyjątkiem należności spornych, z tytułów publicznoprawnych;

3) zobowiązania;

4) powierzone kontrahentom własne składniki aktywów.

2. Inwentaryzacji drogą potwierdzenia sald dokonuje WK we współpracy z komisją inwentaryzacyjną.

3. Uzgodnienie sald odbywa się w formie pisemnej przy wykorzystaniu formularzy dostępnych w punktach sprzedaży druków akcydensowych lub wydruków komputerowych.

4. Po przeprowadzeniu inwentaryzacji drogą potwierdzenia sald sporządza się protokół zbiorczy z przeprowadzonych czynności; wzór protokołu zbiorczego z inwentaryzacji przeprowadzonej drogą potwierdzenia sald określa załącznik nr 5 do Instrukcji.

§ 35. 1. Drogą weryfikacji przeprowadza się inwentaryzację:

1) środków trwałych, do których dostęp jest szczególnie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości;

2) należności spornych i wątpliwych;

3) w bankach należności zagrożonych;

4) należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych;

5) należności z tytułów publicznoprawnych;

6) środków trwałych w budowie (inwestycji);

7) wartości niematerialnych i prawnych;

2. Drogą weryfikacji inwentaryzuje się aktywa i pasywa wymienione w § 27 ust. 2 i § 34 ust. 1, jeżeli przeprowadzenie spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe.

3. Celem inwentaryzacji w drodze weryfikacji jest stwierdzenie, czy rzeczywiście posiadane dokumenty potwierdzają istnienie określonego stanu rzeczy oraz czy jest realne saldo (w przypadku weryfikacji sald) i prawidłowo wycenione.

4. Inwentaryzacji w drodze weryfikacji dokonuje WK we współpracy z komisją inwentaryzacyjną, właściwymi komórkami merytorycznymi jednostki, radcą prawnym w zakresie należności spornych.

5. Ujawnione w toku weryfikacji różnice (nieprawidłowości i rozbieżności) między stanem rzeczywistym, a stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

6. Po przeprowadzeniu inwentaryzacji drogą weryfikacji sporządza się protokół z wykonanych czynności; wzór protokołu z inwentaryzacji przeprowadzonej drogą weryfikacji określa załącznik nr 6 do Instrukcji.

§ 36. 1. Inwentaryzacja drogą uproszczoną może być przeprowadzona, jeżeli skutki tego uproszczenia nie wywrą istotnego, negatywnego wpływu na prawidłowe, jasne i rzetelne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki.

2. Uproszczona metoda inwentaryzacji polega na:

1) zastąpieniu spisów z natury porównaniem danych ewidencyjnych ze stanem w naturze oraz ustaleniu i wyjaśnieniu stwierdzonych różnic;

2) wykorzystaniu w trakcie spisów z natury informacji zawartych w ewidencjach.

3. Uproszczona metoda inwentaryzacji może być stosowana w przypadku:

1) konieczności przeprowadzenia kontroli majątku przy podejrzeniu kradzieży, malwersacji lub nadużyć ze strony osób odpowiedzialnych materialnie lub z zewnątrz;

2) księgozbioru znajdującego się na stanie jednostki;

3) środków trwałych, pozostałych środków trwałych, w tym niskocennych składników majątkowych, składników majątkowych obcych, które są użytkowane na nieokreślonym obszarze spisu.

4. Zgodę na przeprowadzenie inwentaryzacji drogą uproszczoną wydaje kierownik jednostki.

5. Po przeprowadzeniu inwentaryzacji drogą uproszczoną sporządza się protokół z przeprowadzonych czynności.

Rozdział 7

Terminy i częstotliwość inwentaryzacji

§ 37. 1. Inwentaryzację zarządza kierownik jednostki.

2. Inwentaryzacja może być przeprowadzona okresowo lub doraźnie.

3. W jednym terminie powinny być spisane składniki majątkowe znajdujące się w położonych blisko siebie komórkach organizacyjnych jednostki, chyba że zostaną stworzone warunki wykluczające samowolne przemieszczanie składników majątkowych.

§ 38. 1. Inwentaryzację okresową przeprowadza się zgodnie z zatwierdzonym przez kierownika jednostki harmonogramem inwentaryzacji.

2. Terminy i częstotliwość inwentaryzacji okresowej ustala się zgodnie z ustawą UOR w czteroletnim harmonogramem inwentaryzacji, o którym mowa w ust. 1, określającym: zakres, formy i drogi inwentaryzacji z podziałem na lata.

3. Harmonogram, o którym mowa w ust. 1, opracowuje Przewodniczący GKI w porozumieniu z GK oraz przy współudziale kierowników komórek organizacyjnych jednostki.

4. W przypadku inwentaryzacji okresowej opracowuje się szczegółowe roczne harmonogramy inwentaryzacji.

§ 39. Inwentaryzację wartości paliwa w pojazdach transportowych przeprowadza się drogą weryfikacji co roku, według stanu na dzień 31 grudnia.

§ 40. Gotówkę w kasie należy inwentaryzować częściej niż raz w roku, przy czym obowiązkowo według stanu na dzień 31 grudnia.

§ 41. Inwentaryzację doraźną przeprowadza się w szczególności:

1) zaistnienia zdarzeń losowych;

2) zmiany osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im składniki majątku;

3) kontroli i rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych;

4) likwidacji jednostki lub komórki organizacyjnej;

5) nieobecności w pracy osoby materialnie współodpowiedzialnej ponad czas określony w umowie o wspólnej odpowiedzialności materialnej za łącznie powierzone mienie.

§ 42. Inwentaryzacje doraźne przeprowadzane w okresie pokrywającym się z terminami wynikającymi z ustawy o rachunkowości mogą być uznane przez kierownika jednostki za inwentaryzacje okresowe wykonane w ramach inwentaryzacji rocznej.

§ 43. Inwentaryzację planowaną należy zarządzać na ostatni dzień miesiąca.

Rozdział 8

Dokumenty inwentaryzacyjne

§ 44. 1. Zarządzenie inwentaryzacji, przeprowadzenie inwentaryzacji i jej rozliczenie powinny być udokumentowane w formie odpowiadającej wymogom określonym dla dokumentów formalnych, prawnych i księgowych.

2. Dokumenty inwentaryzacyjne powinny być odpowiednio dobrane po uwzględnieniu przedmiotu inwentaryzacji i drogi inwentaryzacji.

§ 45. Dokumentacja inwentaryzacyjna w szczególności to:

1) czteroletni harmonogram inwentaryzacji;

2) harmonogram inwentaryzacji na rok;

3) instrukcja inwentaryzacyjna;

4) zarządzenie lub decyzja o inwentaryzacji;

5) inne dokumenty np. oświadczenia, zaświadczenia, pełnomocnictwa, upoważnienia, protokoły z przeprowadzonych czynności przedinwentaryzacyjnych, protokoły z przeprowadzonych w trakcie inwentaryzacji czynności kontrolnych itd.;

6) arkusze spisu z natury;

7) potwierdzenia sald;

8) sprawozdanie zespołu spisowego z przeprowadzonych czynności inwentaryzacyjnych;

9) zbiorcze zestawienia arkuszy spisu z natury;

10) zestawienia różnic inwentaryzacyjnych;

11) zestawienia kompensat niedoborów i nadwyżek;

12) protokoły z rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, wraz z dokumentacją wyjaśniającą różnice inwentaryzacyjne;

13) sprawozdania GKI z przeprowadzonej inwentaryzacji.

Rozdział 9

Wycena, ustalenie oraz rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych

§ 46. 1. Wycenie podlegają rzeczowe składniki majątku objęte inwentaryzacją, dla których jednostka prowadzi ewidencję syntetyczną oraz szczegółową w ujęciu ilościowo-wartościowym.

2. Poszczególne rodzaje rzeczowych składników majątku wycenia się zgodnie z uregulowaniami zawartymi w instrukcji w sprawie szczegółowych zasad wyceny, ewidencji i obrotu składników majątkowych w jednostce.

3. Ujawnione w trakcie porównania, zawinione niedobory w składnikach majątku objętych ewidencją szczegółową w ujęciu ilościowym, wycenia się według ceny rynkowej lub wartości godziwej.

§ 47. 1. Wyceny rzeczowych składników majątku objętych inwentaryzacją dokonują komórki organizacyjne jednostki prowadzące ewidencję szczegółową w ujęciu ilościowo-wartościowym.

2. Wyceny rzeczowych składników majątku objętych inwentaryzacją dokonuje się na zbiorczych zestawieniach wyników inwentaryzacji.

3. Zbiorcze zestawienie arkuszy spisu z natury sporządza zespół spisowy przy współudziale GKI tylko wtedy, gdy tego samego rodzaju składniki majątkowe spisane są na kilku arkuszach spisowych. Zestawienie powinno być sporządzone w sposób zapewniający możliwość powiązania poszczególnych pozycji z arkuszami spisów z natury, przez wskazanie numerów arkuszy spisów z natury i pozycji spisu na arkuszu.

4. W przypadku przeprowadzenia inwentaryzacji przy użyciu systemów informatycznych, w szczególności w postaci kolektora wraz z oprogramowaniem informatycznym, zestawienia zbiorcze mogą być sporządzone w postaci wydruków komputerowych.

§ 48. 1. Wycenie podlegają własne rzeczowe składniki majątku objęte inwentaryzacją, dla których w jednostce jest prowadzona ewidencja ilościowo-wartościowa.

2. Obce składniki majątku podlegają wycenie tylko wtedy, gdy są ujmowane w ewidencji wartościowej. Za podstawę wyceny przyjmuję się w tym przypadku wartość wynikającą z ewidencji.

§ 49. W zależności od drogi przeprowadzania inwentaryzacji różnice inwentaryzacyjne są ustalane:

1) przy inwentaryzacji drogą spisu z natury:

a) składników ewidencjonowanych w ujęciu ilościowo-wartościowym - przez porównanie ilości poszczególnych składników majątku ustalonych w toku spisu z natury z ilością wynikającą z ewidencji,

b) składników ewidencjonowanych wyłącznie w ujęciu wartościowym - przez porównanie ogólnej wartości składników majątku wynikającej ze spisu z natury z ich wartością wynikającą z ksiąg rachunkowych (niedobór/nadwyżka). Różnice inwentaryzacyjne ustala osoba prowadząca ewidencję szczegółową;

2) przy inwentaryzacji drogą uproszczoną (z wykorzystaniem urządzeń ewidencji głównej) bezpośrednio - w trakcie jej trwania - przez porównanie stanu rzeczywistego ze stanem ewidencyjnym. Ewentualne różnice inwentaryzacyjne zespół spisowy ustala w porozumieniu z komórką organizacyjną jednostki prowadzącą ewidencję szczegółową/główną i ujmuje w odrębnych arkuszach spisowych;

3) przy inwentaryzacji drogą weryfikacji - przez porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami.

§ 50. 1. Różnice inwentaryzacyjne ujmuje się w zestawieniach różnic sporządzonych w sposób umożliwiający:

1) ustalenie łącznej sumy różnic inwentaryzacyjnych, z podziałem na miejsca ich powstania oraz osób materialnie odpowiedzialnych lub współodpowiedzialnych;

2) powiązanie poszczególnych pozycji zestawienia różnic z pozycjami arkuszy spisu z natury.

2. Wzór arkusza różnic inwentaryzacyjnych określa załącznik nr 7 do Instrukcji.

3. Zestawienie różnic stanowi podstawę korekty stanów w ewidencji:

1) analitycznej prowadzonej w ujęciu:

a) ilościowym w magazynie i komórkach organizacyjnych,

b) ilościowo-wartościowym w komórkach zaopatrujących;

2) syntetycznej.

§ 51. Różnice inwentaryzacyjne mogą być:

1) uznane za nieistotne, niepowodujące konieczności korygowania stanu ewidencyjnego;

2) uznane za naturalne, powstałe na skutek nominalnych, nieuniknionych niedociągnięć lub właściwości składnika lub warunków jego składowania;

3) uznane za niezawinione, powstałe w szczególności na skutek pomyłkowej zamiany asortymentów, co uzasadnia dokonanie kompensaty nadwyżek z niedoborami;

4) uznane za zawinione.

§ 52. 1. GKI, po stwierdzeniu nadwyżek lub niedoborów przekraczających normalne ubytki naturalne, żąda wyjaśnienia na piśmie od osób odpowiedzialnych lub współodpowiedzialnych materialnie za stan składników majątku, przekazując osobie zainteresowanej jeden egzemplarz różnic inwentaryzacyjnych wraz z pismem określającym termin złożenia wyjaśnień.

2. Wyjaśnienia złożone przez zainteresowanych, po zaopiniowaniu przez właściwego przełożonego i akceptacji przez zespół spisowy, są przekazywane do GKI, która:

1) dokonuje ich oceny;

2) weryfikuje różnice inwentaryzacyjne;

3) przygotowuje wnioski, co do sposobu rozliczenia różnic.

§ 53. 1. Niedobory i nadwyżki inwentaryzacyjne ujmowane w ewidencji analitycznej doprowadza się do zgodności do stanu rzeczywistego przez dopisanie nadwyżek i odpisanie niedoborów.

2. Niedobory i nadwyżki w ewidencji syntetycznej ujmuje się zgodnie z zakładowym planem kont.

3. Niedobory oraz nadwyżki rzeczowych składników majątku wycenia się według cen ewidencyjnych, w jakich są ujmowane księgowo.

§ 54. W przypadku pełnej odpowiedzialności majątkowej sprawcy wysokość roszczenia z tytułu niedoboru nowego składnika majątku ustała się według wartości ewidencyjnej (wartości nabycia), z uwzględnieniem aktualnej ceny nabycia nowego składnika majątku. Wysokość roszczenia z tytułu niedoboru używanego składnika majątku ustała się z uwzględnieniem stopnia jego zużycia. Wysokość roszczenia powiększa się o utracone przez jednostkę korzyści, jeżeli wynika to z charakteru niedoboru i zakresu odpowiedzialności majątkowej jego sprawcy.

§ 55. 1. Niedobory i nadwyżki inwentaryzacyjne mogą być kompensowane, jeżeli odpowiadają łącznie następującym warunkom:

1) zostały stwierdzone w ramach jednego (tego samego) spisu z natury i w tym samym polu spisowym;

2) dotyczą jednej osoby odpowiedzialnej lub jednego zespołu pracowników, którzy przyjęli wspólną odpowiedzialność materialną za powierzone mienie;

3) zostały stwierdzone w podobnych składnikach majątku lub dotyczą składników majątku w podobnych opakowaniach i o podobnym przeznaczeniu, co może uzasadnić możliwość omyłek ze strony osób odpowiedzialnych.

2. Wniosek w sprawie kompensaty niedoborów i nadwyżek inwentaryzacyjnych sporządza GKI, uwzględniając w nim:

1) wyszczególnienie różnic, z podaniem nazw rzeczowych składników majątku, ich symboli, jednostek miary, cen i wartości;

2) rezultat kompensaty w ujęciu wartościowym, w razie pokrycia braków składników droższych nadwyżką składników o niższej wartości;

3) uzasadnienie wykazujące przyczyny w powstaniu niedoborów i nadwyżek.

3. Ilość oraz wartość niedoborów i nadwyżek podlegających kompensacie ustala się przyjmując za podstawę mniejszą ilość stwierdzonego niedoboru lub nadwyżki i niższą cenę składników majątku wykazujących różnice inwentaryzacyjne.

4. Powstałe w wyniku kompensaty różnice wartościowe ujmuje się w ewidencji księgowej, zgodnie z zakładowym planem kont.

5. Przepisów ust. 1-4 nie stosuje się do niedoborów i nadwyżek środków trwałych i pozostałych środków trwałych w używaniu.

§ 56. 1. Rozliczenie wyników inwentaryzacji przez GKI obejmuje w szczególności:

1) sprawdzenie poprawności dokumentacji inwentaryzacyjnej, wyceny inwentaryzowanych składników oraz ustalenia różnic inwentaryzacyjnych;

2) wyjaśnienie przyczyn powstania różnic oraz innych okoliczności przez osoby materialnie odpowiedzialne lub współodpowiedzialne;

3) przeprowadzenie, w miarę potrzeby, inwentaryzacji uzupełniającej;

4) analizę, weryfikację i wyjaśnienie przyczyn powstania różnic, ewentualne uwzględnienie ubytków, zaników oraz innych okoliczności, a także rozpatrzenie i rozważenie wniosków w sprawie kompensat niedoborów z nadwyżkami;

5) opracowanie i przedstawienie kierownikowi jednostki wniosków w sprawie sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.

2. Wnioski GKI, o których mowa w ust. 1 pkt 5, są ujmowane w odrębnym protokole, które po zaopiniowaniu przez GK i radcę prawnego pod względem formalno-prawnym, są przedstawiane kierownikowi jednostki do zatwierdzenia wraz ze sprawozdaniem z zarządzonej inwentaryzacji; wzór protokołu z posiedzenia Głównej Komisji Inwentaryzacyjnej KGP w sprawie różnic inwentaryzacyjnych określa załącznik nr 8 do Instrukcji.

3. Zatwierdzone przez kierownika jednostki wnioski, o których mowa w ust. 1 pkt 5, stanowią podstawę:

1) zaksięgowania rozliczenia różnic, doprowadzenia stanów ewidencyjnych do stanów rzeczywistych odniesienia na przychody, koszty lub na obciążenie osób odpowiedzialnych materialnie;

2) dokonania kompensat niedoborów i nadwyżek;

3) windykacji należności z tytułu niedoborów i szkód od osób odpowiedzialnych materialnie.

4. Rozliczenia wyników inwentaryzacji składników majątku zakupionego ze środków funduszu operacyjnego, dokonują dysponenci funduszu operacyjnego, przekazując je do BF wyłącznie w ujęciu wartościowym, z uwzględnieniem podziału na grupy majątku określone przez GK.

§ 57. Szczególne zasady spisu z natury rzeczowych składników majątkowych zakupionych ze środków funduszu operacyjnego określają dysponenci tego funduszu na podstawie upoważnienia udzielonego w odrębnej decyzji.

§ 58. 1. Na podstawie protokołu lub sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji sporządzonego przez zespół spisowy oraz własnych ustaleń - Przewodniczący GKI opracowuje sprawozdanie z przebiegu zarządzonej inwentaryzacji, które przedkłada kierownikowi jednostki do zatwierdzenia w terminie określonym w jej harmonogramie.

2. Do sprawozdania załącza się pełną dokumentację źródłową przeprowadzonej inwentaryzacji.

3. Wzór sprawozdania z inwentaryzacji przeprowadzonej metodą spisu z natury określa załącznik nr 9 do Instrukcji.

4. Ze sprawozdania sporządza się wyciągi i przesyła je wraz z odpowiednimi załącznikami do komórek organizacyjnych jednostki, których mienie objęte było inwentaryzacją.

Rozdział 10

Przepisy końcowe

§ 59. Wyniki i ustalenia dokonane w trakcie inwentaryzacji powinny być wykorzystane do usprawnienia kierowania jednostką, poprawy gospodarności i skuteczności zabezpieczania mienia, rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych w drodze windykacji równowartości niedoborów uznanych za zawinione przez te osoby, zagospodarowania składników zbędnych, nadmiernych lub uszkodzonych.

§ 60. Do dokumentowania czynności inwentaryzacyjnych można stosować inne, niż określone w Instrukcji, wzory druków powszechnie dostępnych i używanych w tym zakresie.

§ 61. Przepisy Instrukcji w zakresie inwentaryzacji mają odpowiednie zastosowanie do porównania stanu faktycznego składników majątkowych objętych ewidencją szczegółową w ujęciu ilościowym, pozaksięgowym.

Załączniki do Instrukcji

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj