§ 1. 1. Zarządzenie określa zasady prowadzenia przez przełożonych dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem służbowym policjantów oraz sposób prowadzenia akt osobowych.

2. Dokumentację związaną ze stosunkiem służbowym policjanta gromadzi się w aktach osobowych.

§ 2. 1. Akta osobowe policjanta zakłada się w komórce organizacyjnej właściwej w sprawach osobowych jednostki organizacyjnej Policji właściwej dla miejsca pełnienia służby przez policjanta, zwanej dalej „komórką kadrową”, z zastrzeżeniem ust. 2 i 3.

2. Akta osobowe policjantów pełniących służbę w Komendzie Głównej Policji i Centralnym Pododdziale Kontrterrorystycznym Policji „BOA”, Komendanta Centralnego Biura Śledczego Policji i jego zastępców, Komendanta Biura Spraw Wewnętrznych Policji i jego zastępców, dowódcy Centralnego Pododdziału Kontrterrorystycznego Policji „BOA” i jego zastępców, Komendanta Centralnego Biura Zwalczania Cyberprzestępczości i jego zastępców, Dyrektora Centralnego Laboratorium Kryminalistycznego Policji i jego zastępców, komendantów wojewódzkich (Stołecznego) Policji i ich zastępców, Komendanta-Rektora Akademii Policji w Szczytnie i Zastępcy Komendanta-Prorektora Akademii Policji w Szczytnie oraz komendantów szkół policyjnych i ich zastępców są prowadzone i przechowywane w komórce kadrowej Komendy Głównej Policji.

2a. Akta osobowe policjantów pełniących służbę w Centralnym Biurze Śledczym Policji, Biurze Spraw Wewnętrznych Policji, Centralnym Biurze Zwalczania Cyberprzestępczości oraz Centralnym Laboratorium Kryminalistycznym Policji są prowadzone i przechowywane odpowiednio w komórce kadrowej Centralnego Biura Śledczego Policji, Biura Spraw Wewnętrznych Policji, Centralnego Biura Zwalczania Cyberprzestępczości albo Centralnego Laboratorium Kryminalistycznego Policji.

3. Akta osobowe policjantów pełniących służbę w komendach wojewódzkich (Stołecznej) Policji oraz komisariatach specjalistycznych Policji i innych jednostkach organizacyjnych Policji funkcjonujących na terenie objętym zasięgiem działania komendantów wojewódzkich (Stołecznego) Policji, z wyłączeniem jednostek, o których mowa w ust. 4 i 5, a także komendantów powiatowych (miejskich, rejonowych) Policji i ich zastępców, są prowadzone i przechowywane w komórkach kadrowych komend wojewódzkich (Stołecznej) Policji.

4. Akta osobowe policjantów pełniących służbę w komendach powiatowych (miejskich, rejonowych) Policji oraz komisariatach Policji funkcjonujących na terenie objętym zasięgiem działania komendantów powiatowych (miejskich, rejonowych) są prowadzone i przechowywane w komórkach kadrowych komend powiatowych (miejskich, rejonowych) Policji.

5. Akta osobowe policjantów pełniących służbę w Akademii Policji w Szczytnie oraz szkołach policyjnych są prowadzone i przechowywane odpowiednio w komórce kadrowej Akademii Policji w Szczytnie oraz komórkach kadrowych szkół policyjnych.

§ 4. 1. Na pierwszej stronie okładki akt osobowych wpisuje się nazwisko, imię (imiona), imię ojca i numer identyfikacyjny policjanta.

2. Na drugiej stronie okładki przykleja się:

1) fotografię policjanta, którą należy uaktualniać co 10 lat;

2) kopertę, w której umieszcza się Kartę zastępczą, której wzór określa załącznik nr 1 do zarządzenia.

2a. Bezpośrednio za okładką umieszcza się Kartę zapoznania z aktami osobowymi, której wzór określa załącznik nr 1a do zarządzenia.

3. Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane.

4. Każda część akt osobowych musi zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów.

5. W trzeciej części akt osobowych, bezpośrednio po wykazie znajdujących się w tej części dokumentów, umieszcza się Kartę przebiegu służby, której wzór określa załącznik nr 2 do zarządzenia.

§ 5. 1. Dokumenty gromadzone w aktach osobowych mogą być składane w oryginale, a także jako odpisy lub kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem.

2. Dokumenty, o których mowa w § 3 ust. 2 pkt 2 lit. f, wyłącza się z akt osobowych po zatarciu kary lub upływie okresu próby, a wpisy dokonane w Karcie przebiegu służby czyni się nieczytelnymi. Przepisów § 6 ust. 1 i 2 nie stosuje się.

§ 6. 1. Wyłączenie z akt osobowych policjanta zgromadzonych w nich dokumentów może nastąpić tylko w przypadkach określonych w odrębnych przepisach.

2. W przypadku wyłączenia dokumentu z akt osobowych:

1) w miejsce po wyłączonym dokumencie włącza się notatkę służbową lub protokół, określające podstawę prawną oraz przyczyny wyłączenia dokumentu;

2) dokonuje się odpowiedniej adnotacji w wykazie, o którym mowa w § 4 ust. 4.

3. Sposób postępowania z wyłączonym dokumentem określają odrębne przepisy.

§ 7. Komórka kadrowa udostępnia akta osobowe:

1) policjantom, dla których te akta założono;

2) przełożonym właściwym w sprawach osobowych w odniesieniu do akt wszystkich podległych policjantów, a także policjantów ubiegających się o przeniesienie do podległych im jednostek i komórek organizacyjnych Policji;

3) kierownikom komórek kadrowych oraz policjantom i pracownikom tych komórek w odniesieniu do policjantów pełniących służbę w przydzielonych im do obsługi kadrowej jednostkach lub komórkach organizacyjnych Policji, a także ubiegających się o przeniesienie do tych jednostek lub komórek;

4) kierownikom jednostek lub komórek organizacyjnych Policji w odniesieniu do wszystkich akt osobowych podległych im policjantów, a także policjantów ubiegających się o przeniesienie do tych jednostek lub komórek;

5) bezpośrednim przełożonym policjantów;

6) policjantom lub pracownikom komórek organizacyjnych Policji właściwych w sprawach ochrony informacji niejawnych - w związku z prowadzonymi postępowaniami sprawdzającymi;

7) policjantom lub pracownikom prowadzącym postępowania administracyjne, dyscyplinarne albo skargowe;

8) policjantom lub pracownikom upoważnionym przez przełożonego właściwego w sprawach osobowych;

9) upoważnionym pracownikom organów nadzoru i kontroli oraz sądów i prokuratur - zgodnie z zasadami określonymi w odrębnych przepisach.

§ 8. 1. Po zwolnieniu policjanta ze służby, akta osobowe przekazuje się do właściwego dla ostatniego miejsca pełnienia służby archiwum Policji, zgodnie z zasadami określonymi w odrębnych przepisach.

2. Do archiwum, o którym mowa w ust. 1, przekazuje się także dokumenty zgromadzone po zwolnieniu policjanta ze służby, w celu włączenia ich do archiwalnych akt osobowych policjanta.

§ 9. 1. Z akt osobowych podlegających udostępnieniu podmiotom, o których mowa w § 7 pkt 9, można na czas udostępnienia wyłączyć dokumenty, które nie pozostają w związku z celem udostępnienia tych akt. W miejsce wyłączonych dokumentów włącza się notatkę służbową, określającą nazwy dokumentów i przyczyny ich wyłączenia oraz miejsce przechowywania.

2. Przypadki udostępnienia akt osobowych poza komórkę kadrową odnotowuje się w Karcie zastępczej, o której mowa w § 4 ust. 2 pkt 2. Karta zastępcza pozostaje w komórce kadrowej, w której akta osobowe są prowadzone i przechowywane.

3. Udostępnienie policjantowi prowadzonych dla niego akt osobowych następuje na jego pisemny wniosek skierowany do kierownika komórki kadrowej, w której prowadzone są akta osobowe. Udostępnienie akt następuje w obecności osoby odpowiedzialnej za prowadzenie tych akt.

§ 9a. 1. Każdorazowe zapoznanie się z aktami osobowymi wymaga potwierdzenia przez osobę zapoznającą się w Karcie zapoznania, o której mowa w § 4 ust. 2a.

2. Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy:

1) przełożonych policjanta;

2) policjantów i pracowników komórek kadrowych wykonujących czynności w ramach realizacji zadań komórki kadrowej określonych odrębnymi przepisami.

§ 10. Akta osobowe założone przed dniem wejścia w życie zarządzenia prowadzi się zgodnie z zasadami określonymi w zarządzeniu.

§ 11. Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.