§ 1. Zarządzenie określa metody i formy brakowania dokumentacji niearchiwalnej w komórkach i jednostkach organizacyjnych Policji, przeprowadzanego w szczególności z zastosowaniem przepisów zarządzenia nr 43 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 28 września 2017 r. w sprawie trybu brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz sposobu postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w przypadku trwałego zaprzestania działalności przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych oraz organy i jednostki organizacyjne podległe temu ministrowi lub przez niego nadzorowane (Dz. Urz. Min. Spraw Wew. i Ad. poz. 59).

§ 3. Do zadań archiwów i składnic akt Policji w zakresie brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B" oznaczonej symbolem „B" lub „BE" należy w szczególności:

1) wydzielenie dokumentacji, dla której upłynął okres przechowywania wskazany w jednolitym rzeczowym wykazie akt Policji;

2) sporządzenie wykazu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania, którego wzór określa załącznik nr 1 do zarządzenia;

3) przekazanie wykazu, o którym mowa w pkt 2, kierownikowi komórki lub jednostki organizacyjnej Policji, której dokumentacja niearchiwalna podlega brakowaniu, lub jego następcy prawnemu, w celu dokonania oceny jej przydatności oraz zgłoszenia w formie pisemnej uwag lub wniosków dotyczących brakowania tej dokumentacji;

4) komisyjne niszczenie dokumentacji niearchiwalnej;

5) sporządzenie protokołu zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej;

6) naniesienie zmian w ewidencji archiwalnej, wynikających z protokołu brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B" oznaczonej symbolem „B" lub „BE".

§ 4. 1. Brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B" oznaczonej symbolem „B" lub „BE" dokonuje się nie wcześniej niż po dniu 1 stycznia roku następującego po roku, w którym upływa okres jej przechowywania.

2. Brakowania, o którym mowa w ust. 1:

1) dokonuje się w sposób systematyczny wyłącznie w archiwach oraz składnicach akt Policji;

2) dokonuje komisja w składzie co najmniej trzech osób, powołana przez kierownika jednostki organizacyjnej Policji lub osobę przez niego upoważnioną. W skład komisji wchodzą policjanci i pracownicy archiwum lub składnicy akt Policji oraz wytwórców akt lub ich następców prawnych.

3. W przypadku brakowania dokumentacji niejawnej, wszyscy członkowie komisji oraz osoby uprawnione do zatwierdzania protokołów, powinni posiadać aktualne uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych, o klauzuli równej lub wyższej od klauzuli tajności dokumentów podlegających brakowaniu oraz aktualne zaświadczenia o odbyciu szkolenia z zakresu ochrony informacji niejawnych.

§ 5. 1. W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B" oznaczonej symbolem „BE" komisja, o której mowa w § 4 ust. 2 pkt 2, przeprowadza ekspertyzę archiwalną.

2. Ekspertyza archiwalna może być przeprowadzona również w przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B" oznaczonej symbolem „B".

3. Ekspertyzę archiwalną:

1) przeprowadza się w sytuacji nadzwyczajnej;

2) można przeprowadzić w trakcie porządkowania zasobu archiwum lub składnicy akt Policji.

4. Sposób i tryb przeprowadzania ekspertyzy archiwalnej w przypadkach, o których mowa w ust. 3, określa kierownik jednostki organizacyjnej Policji, będącej dysponentem dokumentacji, lub osoba przez niego pisemnie upoważniona. Przepis § 6 pkt 1 stosuje się odpowiednio.

§ 6. Do zadań komisji, o której mowa w § 4 ust. 2 pkt 2, należy w szczególności:

1) w przypadku przeprowadzenia ekspertyzy archiwalnej - sporządzenie protokołu ekspertyzy archiwalnej, którego wzór określa załącznik nr 2 do zarządzenia;

2) sporządzenie protokołu brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B" oznaczonej symbolem „B" lub „BE", którego wzór określa załącznik nr 3 do zarządzenia;

3) przekazanie protokołu, o którym mowa w pkt 2, do zatwierdzenia, zgodnie z właściwością określoną w § 7 ust. 1.

§ 8. 1. Komisyjnego zniszczenia, o którym mowa w § 3 pkt 4, dokonuje się z udziałem policjantów lub pracowników archiwum albo składnicy akt Policji pod nadzorem członka komisji, o której mowa w § 4 ust. 2 pkt 2. Zabrania się pozostawiania dokumentacji bez nadzoru.

2. Niszczenie dokumentacji niearchiwalnej może być dokonane w siedzibie podmiotu zewnętrznego.

3. Pomoc techniczną, w tym transport, załadunek i wyładunek dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia, zapewniają komórki organizacyjne właściwe do spraw logistyki.

4. Konwojowanie transportu dokumentacji niejawnej do miejsca niszczenia oraz ochronę podczas procesu niszczenia, organizuje się zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 2011 r. w sprawie nadawania, przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów zawierających informacje niejawne (Dz. U. poz. 1603).

5. Po zakończeniu procesu niszczenia dokumentacji niearchiwalnej członek komisji nadzorujący niszczenie sporządza protokół zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej, którego wzór określa załącznik nr 4 do zarządzenia.

§ 9. 1. Brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B" oznaczonej symbolem „BC" dokonuje się w komórkach lub jednostkach organizacyjnych Policji, będących dysponentami tej dokumentacji.

2. Brakowania, o którym mowa w ust. 1, dokonuje komisja powołana przez kierownika komórki lub jednostki organizacyjnej Policji, który zatwierdza protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia.

3. Do zadań komisji, o której mowa w ust. 2, należy w szczególności dokonanie oceny przydatności dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia.

§ 10. 1. Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B" oznaczonej symbolem „BC" przeznaczonej do zniszczenia sporządza się w dwóch egzemplarzach. W protokole umieszcza się liczby dzienne dokumentów lub numery teczek z rejestru teczek. Egzemplarz nr 1 przechowuje się w komórce lub jednostce organizacyjnej Policji, będącej dysponentem tej dokumentacji. W przypadku umieszczenia na protokole numerów teczek z rejestru teczek, do egzemplarza nr 1 i 2 protokołu dołącza się spisy zawartości, spisy spraw tych teczek lub przeglądy akt, na których umieszczone są liczby dzienne dokumentów. Egzemplarz nr 2 protokołu przechowuje archiwum lub składnica akt Policji.

2. Wzór protokołu, o którym mowa w ust. 1, zawierający dokumentację jawną określa załącznik nr 5 do zarządzenia.

3. W przypadku brakowania dokumentacji oznaczonej klauzulą tajności, wzór protokołu określa załącznik nr 6 do zarządzenia.

§ 11. 1. Zgodę na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej, o której mowa w § 9 ust. 1, wydaje kierownik komórki lub jednostki organizacyjnej Policji, w strukturach której znajduje się archiwum lub składnica akt Policji, albo osoba przez niego pisemnie upoważniona, po uprzedniej kontroli brakowanej dokumentacji przez policjanta lub pracownika archiwum albo składnicy akt Policji.

2. W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej klauzulą tajności, podlega ona również ocenie kierownika kancelarii tajnej albo pracownika innej niż kancelaria tajna komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za przetwarzanie informacji niejawnych, wyznaczonego przez kierownika tej komórki organizacyjnej.

§ 12. Zatwierdzenia protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B" oznaczonej symbolem „BC" przeznaczonej do zniszczenia i wydania zgody na zniszczenie tej dokumentacji nie może dokonywać ta sama osoba.

§ 13. 1. Zniszczenia dokumentacji, o której mowa w § 9 ust. 1, dokonuje się w komórce będącej dysponentem dokumentacji w urządzeniu technicznym, w sposób uniemożliwiający odtworzenie lub odczytanie treści dokumentu.

2. Członkowie komisji, o której mowa w § 9 ust. 2, lub pracownicy wyznaczeni przez kierownika komórki lub jednostki organizacyjnej Policji zapewniają stały nadzór nad procesem niszczenia dokumentacji do czasu jego zakończenia. Zabrania się pozostawiania dokumentacji bez nadzoru.

3. Zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej może być dokonane w siedzibie podmiotu zewnętrznego, z zachowaniem warunków, o których mowa w ust. 1 i 2.

4. W przypadku brakowania dokumentacji niejawnej stosuje się wymogi określone w § 4 ust. 3.

§ 14. 1. Po zakończeniu procesu niszczenia dokumentacji niearchiwalnej, o której mowa § 9 ust. 1, sporządza się protokół zniszczenia tej dokumentacji według wzoru określonego w załączniku nr 4 do zarządzenia.

2. Protokoły zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej sporządza się w dwóch egzemplarzach i dołącza odpowiednio do protokołów oceny dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B" oznaczonej symbolem „BC" przeznaczonej do zniszczenia.

§ 15 . Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia, z mocą od dnia 1 marca 2017 r.¹⁾