Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. Decyzja określa:

1) zakres informacyjny, rzeczowy i terytorialny zbioru danych Biura Spraw Wewnętrznych Policji, zwanego dalej "WZI BSWP", wewnętrzną strukturę, właściwości i przeznaczenie WZI BSWP;

2) procedury przetwarzania informacji w WZI BSWP;

3) procedury nadawania, zmiany i cofania uprawnień do przetwarzania informacji w WZI BSWP oraz osoby upoważnione do działania w tym zakresie w imieniu Komendanta Głównego Policji.

§ 2. Użyte w decyzji określenia i skróty oznaczają:

1) BSWP - Biuro Spraw Wewnętrznych Policji;

2) PBE - opracowane w Komendzie Głównej Policji, zwanej dalej "KGP", "Procedury Bezpiecznej Eksploatacji System Niejawny Policji (SNP)";

3) SWB - dokument "Szczególne Wymagania Bezpieczeństwa dla Systemu Niejawnego Policji (SNP)";

4) administrator informacji - osobę realizującą zadania związane z zapewnieniem bezpiecznej eksploatacji WZI BSWP, w zakresie funkcjonalnym oraz przetwarzanych danych, zgodnie z zadaniami zawartymi w PBE;

5) administrator lokalny - osobę wykonującą czynności pomocniczo-nadzorcze związane z zapewnieniem prawidłowej obsługi stanowiska dostępowego, zgodnie z zadaniami zawartymi w PBE;

6) administrator techniczny - osobę wykonującą czynności techniczne związane z obsługą stanowiska dostępowego, zgodnie z zadaniami zawartymi w PBE;

7) operacja przetwarzania informacji - przetwarzanie informacji w sposób, o którym mowa w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 21 lipca 2016 r. w sprawie przetwarzania informacji przez Policję;

8) operator stanowiska dostępowego - osobę uprawnioną do przetwarzania informacji w WZI BSWP w imieniu własnym lub na zlecenie innych osób upoważnionych w tym zakresie, posiadającą poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą "poufne" lub wyższą;

9) osoba upoważniona - osobę uprawnioną do przetwarzania informacji w WZI BSWP, posiadającą poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą "poufne" lub wyższą;

10) identyfikator WZI BSWP - niepowtarzalny numer nadawany automatycznie przez system teleinformatyczny WZI BSWP informacjom wprowadzanym;

11) komórka rejestrująca - komórkę organizacyjną BSWP, w której pełni służbę policjant lub jest zatrudniony pracownik Policji, rejestrujący daną informację w WZI BSWP;

12) sprawa operacyjna - jedną z form pracy operacyjnej, o których mowa w zarządzeniu nr pf-634 Komendanta Głównego Policji z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie metod i form wykonywania przez Policję czynności operacyjno-rozpoznawczych, zmienionym zarządzeniem nr pf-1292 z dnia 19 grudnia 2008 r., zarządzeniem nr pf-671 z dnia 7 czerwca 2011 r., zarządzeniem nr pf-11 z dnia 31 marca 2014 r. oraz zarządzeniem nr pf-59 z dnia 6 października 2014 r.

Rozdział 2

Zakres informacyjny i przeznaczenie WZI BSWP

§ 3. 1. W BSWP prowadzi się WZI BSWP obejmujący zakresem informacyjnym terytorium całego kraju, w którym przetwarza się w szczególności informacje o:

1) przestępstwach ściganych z oskarżenia publicznego, co do których zachodzi uzasadnione przypuszczenie, że zostały popełnione przez policjantów lub pracowników Policji lub z ich udziałem;

2) policjantach lub pracownikach Policji podejrzanych o popełnienie przestępstw, o których mowa w pkt 1;

3) czynnościach operacyjno-rozpoznawczych wykonywanych w związku z przestępstwami, o których mowa w pkt 1;

4) przedsięwzięciach zapobiegających popełnianiu przestępstw przez policjantów i pracowników Policji.

2. W WZI BSWP przetwarza się informacje, w tym dane osobowe, o których mowa w art. 14 ust. 4 oraz art. 20 ust. 1, 2a, 2b i 15 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji.

3. Do przetwarzania informacji w WZI BSWP stosuje się system teleinformatyczny opatrzony świadectwem akredytacji bezpieczeństwa teleinformatycznego, wydanym w trybie określonym w przepisach o ochronie informacji niejawnych. Szczegółowy sposób zapewnienia bezpieczeństwa teleinformatycznego oraz sprawnego funkcjonowania WZI BSWP pod względem technicznym określają PBE i SWB.

§ 4. 1. WZI BSWP prowadzi się w celu:

1) zwalczania przestępstw popełnianych przez policjantów i pracowników Policji przez wykorzystywanie informacji w nim zgromadzonych do planowania i koordynowania czynności operacyjno-rozpoznawczych i dochodzeniowo-śledczych, a zwłaszcza analizy kryminalnej i typowania osób podejrzanych o popełnianie przestępstw;

2) podejmowania przedsięwzięć zapobiegających przestępczości w Policji na podstawie analizy kryminalnej i statystycznej informacji w nim zgromadzonych.

2. Analizę kryminalną i statystyczną oraz typowanie osób podejrzanych o popełnianie przestępstw prowadzi się na polecenie Komendanta BSWP lub jego zastępcy albo na wniosek kierownika komórki organizacyjnej BSWP.

3. Zakres i formy analizy kryminalnej i statystycznej prowadzonej na podstawie informacji zgromadzonych w WZI BSWP określa Komendant BSWP.

Rozdział 3

Sposób administrowania WZI BSWP i udostępniania informacji w nim przetwarzanych

§ 5. 1. Upoważnia się Komendanta BSWP do wykonywania czynności wchodzących w zakres funkcji administratora WZI BSWP oraz administratora danych osobowych przetwarzanych w tym zbiorze danych.

2. Upoważnia się Komendanta BSWP i jego zastępców do:

1) zatwierdzania, w imieniu Komendanta Głównego Policji, wniosku o nadanie lub odebranie uprawnień dostępu do WZI BSWP przez policjantów lub pracowników BSWP, którego wzór określa załącznik nr 11 do PBE;

2) udostępniania informacji z WZI BSWP podmiotom, osobom i organom, o których mowa w § 8 ust. 1 i 2.

3. Upoważnia się kierowników komórek organizacyjnych BSWP do udostępniania informacji z WZI BSWP podmiotom, o których mowa w § 8 ust. 1 pkt 3, na zapytania skierowane do tych komórek, zgodnie z ich właściwością miejscową.

4. Upoważnia się Komendanta BSWP, jego zastępców oraz kierowników komórek organizacyjnych BSWP do wyznaczania komisji do usunięcia danych osobowych z WZI BSWP.

§ 6. 1. Kierownicy komórek organizacyjnych BSWP występują do Komendanta BSWP o zatwierdzenie wniosku, o którym mowa w § 5 ust. 2 pkt 1.

2. Zatwierdzony wniosek przekazuje się dyrektorowi Biura Łączności i Informatyki KGP, zgodnie z trybem określonym w PBE.

3. W przypadku zmiany zakresu czynności służbowych realizowanych przez policjanta lub pracownika BSWP, upoważnionego do przetwarzania informacji w WZI BSWP, kierownik komórki organizacyjnej BSWP niezwłocznie sporządza wniosek, o którym mowa w § 5 ust. 2 pkt 1.

4. Kierownik komórki organizacyjnej BSWP niezwłocznie kieruje do Komendanta BSWP wniosek o odebranie uprawnień dostępu do WZI BSWP w przypadku:

1) zawieszenia policjanta BSWP w czynnościach służbowych;

2) zawieszenia pracownika BSWP w pełnieniu obowiązków albo zawieszenia stosunku pracy tego pracownika;

3) przeniesienia policjanta BSWP do innej jednostki organizacyjnej Policji;

4) zmiany warunków zatrudnienia pracownika BSWP, polegającej na świadczeniu pracy w innej jednostce organizacyjnej Policji;

5) zwolnienia policjanta BSWP ze służby w Policji albo rozwiązania stosunku pracy z pracownikiem BSWP.

§ 7. Przed dopuszczeniem do przetwarzania informacji w WZI BSWP wyznaczeni przez Komendanta BSWP administratorzy lokalni:

1) zapoznają z PBE policjantów lub pracowników BSWP, posiadających dostęp do WZI BSWP;

2) prowadzą i aktualizują lokalną ewidencję operatorów, o której mowa w tych procedurach;

3) udzielają merytorycznej pomocy policjantom lub pracownikom BSWP posiadającym dostęp do WZI BSWP.

§ 8. 1. Uprawnionymi do otrzymywania informacji z WZI BSWP są:

1) Komendant Główny Policji i zastępcy Komendanta Głównego Policji;

2) kierownicy komórek organizacyjnych KGP, Komendant Centralnego Biura Śledczego Policji, dyrektor Centralnego Laboratorium Kryminalistycznego Policji oraz ich zastępcy;

3) komendanci wojewódzcy Policji, Komendant Stołeczny Policji, Komendant-Rektor Wyższej Szkoły Policji w Szczytnie, komendanci szkół policyjnych, oraz ich zastępcy;

4) pełnomocnik Komendanta Centralnego Biura Śledczego Policji do spraw Ochrony Informacji Niejawnych.

2. Informacje przetwarzane w WZI BSWP udostępnia się sądom, prokuratorom lub innym uprawnionym do tego podmiotom lub osobom, których dane przetwarzane są w tym zbiorze, w ustawowo przewidzianych przypadkach i trybie.

3. 0 zakresie informacji udzielanej podmiotom wymienionym w ust. 1 pkt 2-4 decyduje Komendant BSWP, z zastrzeżeniem ust. 4.

4. W przypadku gdy zapytanie podmiotów, o których mowa w ust. 1 pkt 3, o udostępnienie informacji z WZI BSWP, zostanie skierowane do właściwej miejscowo komórki organizacyjnej BSWP, o zakresie udzielanej informacji decyduje kierownik tej komórki.

5. Udostępnianie lub udzielanie informacji podmiotom, o których mowa w ust. 1 pkt 2-4, następuje w formie pisemnej odpowiedzi na wniosek, sporządzonej na podstawie informacji uzyskanych z WZI BSWP.

§ 9. Nadzór nad jakością przetwarzania informacji w WZI BSWP, sprawowany przez administratora informacji, polega na:

1) stałej analizie wykonywanych operacji przetwarzanych informacji;

2) monitorowaniu sposobu dokonania rejestracji zgodnie z trybem określonym w § 13.

Rozdział 4

Wprowadzanie informacji do WZI BSWP

§ 10. 1. Policjant lub pracownik BSWP wykonujący czynności służbowe, podczas lub w związku z którymi zaistniały okoliczności uzasadniające rejestrację, zwany dalej "rejestrującym", wprowadza te informacje do WZI BSWP albo, w przypadku braku możliwości technicznych dokonania rejestracji osobiście, przekazuje odpowiednio wypełniony formularz rejestracyjny operatorowi stanowiska dostępowego.

2. Rejestrujący jest odpowiedzialny za poprawność rejestracji dokonanej osobiście oraz za poprawność wypełnienia formularza rejestracyjnego w przypadku rejestracji dokonanej za pośrednictwem operatora stanowiska dostępowego.

3. Operator stanowiska dostępowego jest odpowiedzialny za zgodność informacji wprowadzonych do WZI BSWP z danymi zawartymi w otrzymanym formularzu rejestracyjnym.

4. Nadzór nad jakością i aktualnością danych zawartych w formularzach rejestracyjnych i wprowadzonych do WZI BSWP sprawują bezpośredni przełożeni rejestrujących, niezależnie od nadzoru sprawowanego przez administratora informacji.

§ 11. 1. Rejestracji osoby lub sprawy w WZI BSWP dokonuje się na podstawie:

1) formularzy określonych i wprowadzonych do użytku służbowego decyzją Komendanta BSWP;

2) informacji sporządzanych w jednostkach lub komórkach organizacyjnych Policji w ramach rozpoznania przestępczości i przesyłanych do właściwych miejscowo wydziałów BSWP;

3) informacji uzyskanych od organów prokuratury w związku z czynnościami prowadzonymi wobec policjantów i pracowników Policji.

2. Przed rejestracją osoby lub sprawy w WZI BSWP, rejestrujący lub operator stanowiska dostępowego jest obowiązany sprawdzić, czy w WZI BSWP znajduje się rejestracja dotycząca tej samej osoby lub sprawy.

3. Każdej rejestracji jest nadawany odrębny identyfikator WZI BSWP.

4. Dowodem dokonania rejestracji jest odpowiedni wydruk z WZI BSWP albo formularz lub dokument będący podstawą rejestracji z wpisanym identyfikatorem, o którym mowa w ust. 3. Wydruki potwierdzające dokonaną rejestrację przechowuje policjant rejestrujący w aktach kontrolnych postępowania przygotowawczego lub w odpowiedniej teczce sprawy operacyjnej.

5. Kierownik komórki organizacyjnej BSWP może określić inny sposób przechowywania dokumentów potwierdzających rejestrację, z zastrzeżeniem zapewnienia dostępu do dokumentów lub formularzy będących podstawą rejestracji w celu kontroli poprawności rejestracji.

§ 12. 1. Informacje w WZI BSWP rejestruje się niezwłocznie po zaistnieniu okoliczności uzasadniających rejestrację, w szczególności po:

1) uzyskaniu informacji o przestępstwie, w tym w formie zarządzenia prokuratora o powierzeniu poszczególnych czynności śledztwa;

2) otrzymaniu przez komórkę organizacyjną BSWP informacji o przedstawieniu przez prokuratora zarzutu popełnienia przestępstwa przez policjanta lub pracownika Policji lub o przesłuchaniu policjanta lub pracownika Policji w charakterze podejrzanego;

3) sporządzeniu protokołu zatrzymania policjanta lub pracownika Policji lub otrzymaniu przez komórkę organizacyjną BSWP informacji o takim zatrzymaniu;

4) uzyskaniu informacji operacyjnej, będącej podstawą rejestracji.

2. W przypadku zaistnienia okoliczności uzasadniających zmianę lub uzupełnienie dokonanej wcześniej rejestracji, rejestrujący po zebraniu niezbędnych danych, dokonuje w WZI BSWP uzupełnienia lub zmiany dotychczasowej rejestracji.

3. W terminie do 10 dnia każdego miesiąca kierownicy komórek organizacyjnych BSWP są obowiązani do uzupełnia danych zawartych w utworzonej w WZI BSWP zakładce "statystyka".

§ 13. Rejestracji sprawy lub osoby w WZI BSWP dokonuje się przy wykorzystaniu odpowiedniego formularza lub innego dokumentu zawierającego dane niezbędne do rejestracji.

Rozdział 5

Sprawdzanie i koordynowanie informacji w WZI BSWP

§ 14. 1. Sprawdzenia informacji w WZI BSWP dokonuje się:

1) w sytuacji, o której mowa w § 11 ust. 2;

2) na zlecenie uprawnionych osób, organów i podmiotów, o których mowa w § 8 ust. 1 i 2.

2. Sprawdzenia w WZI BSWP informacji o osobie dokonuje się przed podjęciem oraz podczas wykonywania czynności operacyjno-rozpoznawczych lub dochodzeniowo-śledczych wobec osoby lub z udziałem tej osoby.

§ 15. 1. Sprawdzeń w WZI BSWP dokonuje się przy wykorzystaniu odpowiednich formularzy zapytań, określonych i wprowadzonych do użytku odrębną decyzją Komendanta BSWP.

2. Sprawdzeń w WZI BSWP może dokonać:

1) osoba upoważniona bezpośrednio ze stanowiska dostępowego;

2) operator stanowiska dostępowego wyznaczony przez bezpośredniego przełożonego - na zlecenie osoby upoważnionej nieposiadającej technicznych możliwości sprawdzenia.

3. Wyniki sprawdzeń w WZI BSWP zleconych na potrzeby BSWP przechowuje się w materiałach sprawy operacyjnej lub w aktach kontrolnych postępowania przygotowawczego.

§ 16. 1. Podmioty uprawnione, o których mowa w§ 8 ust. 1 pkt 1, zlecają Komendantowi BSWP sprawdzenie osoby w WZI BSWP ustnie lub pisemnie, bądź przy wykorzystaniu odpowiedniego formularza zapytania.

2. Podmioty uprawnione, o których mowa w § 8 ust. 1 pkt 2- 4, w celu dokonania sprawdzenia w WZI BSWP przesyłają odpowiedni formularz lub pismo do Komendanta BSWP lub właściwej miejscowo komórki organizacyjnej BSWP.

3. Podmioty uprawnione, o których mowa w § 8 ust. 1, otrzymują wyniki sprawdzenia osoby w WZI BSWP, w formie adnotacji umieszczonej na formularzu zapytania lub w formie odrębnego pisma albo, a w przypadku sprawdzenia na podstawie zlecenia ustnego - w formie ustnej.

§ 17. 1. Koordynowanie w WZI BSWP polega na:

1) monitorowaniu operacji przetwarzania danych w WZI BSWP dotyczących określonej osoby lub osób;

2) informowaniu komórek organizacyjnych BSWP prowadzących działania wobec określonej osoby lub osób, o dokonywanych w WZI BSWP operacjach przetwarzania danych dotyczących tej osoby lub osób.

2. W wyniku koordynowania, o którym mowa w ust. 1, w WZI BSWP jest tworzona informacja koordynacyjna, zawierająca:

1) datę zlecenia sprawdzenia;

2) dane identyfikujące operatora stanowiska dostępowego dokonującego sprawdzenia w WZI BSWP;

3) identyfikator WZI BSWP nadany koordynowanej rejestracji;

4) zestaw kryteriów użyty w zapytaniu.

3. Informacja koordynacyjna jest dostarczana do właściwej komórki organizacyjnej BSWP, o której mowa w ust. 1 pkt 2.

4. Nie tworzy się informacji koordynacyjnej w przypadku gdy:

1) rejestracji oraz monitorowanej operacji przetwarzania danych dokonano w tej samej komórce organizacyjnej BSWP;

2) sprawdzenia w WZI BSWP dokonuje administrator informacji.

Rozdział 6

Weryfikowanie i usuwanie informacji z WZI BSWP

§ 18. 1. Weryfikacji informacji, w tym danych osobowych, zgromadzonych w WZI BSWP dokonują kierownicy komórek organizacyjnych BSWP, które zarejestrowały te informacje.

2. Weryfikacji i usunięcia informacji, w tym danych osobowych, z WZI BSWP dokonuje się zgodnie z art. 20 ust. 17 i 18 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji oraz w sposób określony w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 21 lipca 2016 r. w sprawie przetwarzania informacji przez Policję.

3. W terminie do dnia 31 stycznia każdego roku administrator informacji przekazuje do weryfikacji właściwym kierownikom komórek organizacyjnych BSWP wykazy rejestracji dokonanych w WZI BSWP - nie później niż 10 lat od dnia wprowadzenia lub zgłoszenia informacji.

4. Kierownicy komórek organizacyjnych BSWP, w terminie do dnia 31 maja każdego roku, przekazują Komendantowi BSWP wyniki weryfikacji, ze wskazaniem ilości informacji, w tym danych osobowych, usuniętych z WZI BSWP.

5. W przypadku likwidacji lub reorganizacji komórki organizacyjnej BSWP, która zarejestrowała informacje w WZI BSWP, weryfikacji i usunięcia dokonuje komórka organizacyjna BSWP, będąca następcą prawnym komórki rejestrującej.

§ 19. Równocześnie z usunięciem informacji o osobie usuwa się z WZI BSWP informacje o przestępstwach, wprowadzone do zbioru danych w związku z rejestracją osoby.

Rozdział 7

Przepisy przejściowe i końcowe

§ 20. Uprawnienia dostępu do WZI BSWP wydane przed wejściem w życie niniejszej decyzji zachowują ważność do czasu ich uchylenia.

§ 21. Traci moc decyzja nr 94 Komendanta Głównego Policji z dnia 27 kwietnia 2017 r. w sprawie zbioru danych Biura Spraw Wewnętrznych Komendy Głównej Policji (Dz. Urz. KGP poz. 26).

§ 22. Decyzja wchodzi w życie z dniem 27 stycznia 2018 r.