Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. Decyzja określa:

1) zakres informacyjny, rzeczowy i terytorialny zbioru danych Biura Spraw Wewnętrznych Komendy Głównej Policji, zwanego dalej „WZI BSW”;

2) wewnętrzną strukturę, właściwości i przeznaczenie WZI BSW;

3) procedury przetwarzania informacji w WZI BSW;

4) procedury nadawania, zmiany i cofania uprawnień do przetwarzania informacji w WZI BSW oraz osoby upoważnione do działania w tym zakresie w imieniu Komendanta Głównego Policji.

§ 2. Użyte w decyzji określenia i skróty oznaczają:

1) PBE – opracowane w Komendzie Głównej Policji, zwanej dalej „KGP”, „Procedury Bezpiecznej Eksploatacji System Niejawny Policji (SNP)”;

2) SWB – „Szczególne Wymagania Bezpieczeństwa dla Systemu Niejawnego Policji (SNP)”;

3) administrator informacji – osoba realizująca zadania związane z zapewnieniem bezpiecznej eksploatacji WZI BSW, w zakresie funkcjonalnym oraz przetwarzanych danych, zgodnie z zadaniami zawartymi w PBE;

4) administrator lokalny – osoba wykonująca czynności pomocniczo-nadzorcze związane z zapewnieniem prawidłowej obsługi stanowiska dostępowego, zgodnie z zadaniami zawartymi w PBE;

5) administrator techniczny – osoba wykonująca czynności techniczne związane z obsługą stanowiska dostępowego, zgodnie z zadaniami zawartymi w PBE;

6) operacja przetwarzania informacji – przetwarzanie informacji w sposób, o którym mowa w § 17 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 21 lipca 2016 r. w sprawie przetwarzania informacji przez Policję;

7) operator stanowiska dostępowego – osoba uprawniona do przetwarzania informacji w WZI BSW w imieniu własnym lub na zlecenie innych osób upoważnionych w tym zakresie, posiadająca poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „poufne” lub wyższą;

8) osoba upoważniona – osoba uprawniona do przetwarzania informacji w WZI BSW, posiadająca poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „poufne” lub wyższą;

9) identyfikator WZI BSW – niepowtarzalny numer nadawany automatycznie przez system teleinformatyczny WZI BSW informacjom wprowadzanym;

10) komórka rejestrująca – komórka organizacyjna Biura Spraw Wewnętrznych KGP, zwanym dalej „BSW KGP”, w której pełni służbę policjant lub jest zatrudniony pracownik Policji, rejestrujący daną informację w WZI BSW;

11) sprawa operacyjna – jedna z form pracy operacyjnej, o których mowa w zarządzeniu nr pf-634 Komendanta Głównego Policji z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie metod i form wykonywania przez Policję czynności operacyjno-rozpoznawczych, zmienionym zarządzeniem nr pf-1292 z dnia 19 grudnia 2008 r., zarządzeniem nr pf-671 z dnia 7 czerwca 2011 r., zarządzeniem nr pf-11 z dnia 31 marca 2014 r. oraz zarządzeniem nr pf-59 z dnia 6 października 2016 r.

Rozdział 2

Zakres informacyjny i przeznaczenie WZI BSW

§ 3. 1. W BSW KGP prowadzi się od dnia 15 listopada 1999 r. WZI BSW obejmujący zakresem informacyjnym terytorium całego kraju, w którym przetwarza się w szczególności informacje o:

1) przestępstwach ściganych z oskarżenia publicznego, co do których zachodzi uzasadnione przypuszczenie, że zostały popełnione przez policjantów lub pracowników Policji lub z ich udziałem;

2) policjantach lub pracownikach Policji podejrzanych o popełnienie przestępstw, o których mowa w pkt 1;

3) czynnościach operacyjno-rozpoznawczych realizowanych w związku z przestępstwami, o których mowa w pkt 1;

4) przedsięwzięciach zapobiegających popełnianiu przestępstw przez policjantów i pracowników Policji.

2. W WZI BSW przetwarza się informacje, w tym dane osobowe, o których mowa art. 14 ust. 4 oraz art. 20 ust. 1, 2a, 2b i 15 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji (Dz. U. z 2016 r. poz. 1782, z późn. zm.¹⁾).

3. Do przetwarzania informacji w WZI BSW stosuje się system teleinformatyczny opatrzony świadectwem akredytacji bezpieczeństwa teleinformatycznego, wydanym w trybie określonym w przepisach o ochronie informacji niejawnych. Szczegółowy sposób zapewnienia bezpieczeństwa teleinformatycznego oraz sprawnego funkcjonowania WZI BSW pod względem technicznym określają PBE i SWB.

§ 4. 1. WZI BSW prowadzi się w celu:

1) zwalczania przestępstw popełnianych przez policjantów i pracowników Policji przez wykorzystywanie informacji w nim zgromadzonych do planowania i koordynowania czynności operacyjno-rozpoznawczych i dochodzeniowo-śledczych, a zwłaszcza analizy kryminalnej i typowania osób podejrzanych o popełnianie przestępstw;

2) podejmowania przedsięwzięć zapobiegających przestępczości w Policji na podstawie analizy kryminalnej i statystycznej informacji w nim zgromadzonych.

2. Analizę kryminalną i statystyczną oraz typowanie osób podejrzanych o popełnianie przestępstw prowadzi się na polecenie dyrektora BSW KGP lub jego zastępcy albo na wniosek kierownika komórki organizacyjnej BSW KGP.

3. Zakres i formy analizy kryminalnej i statystycznej prowadzonej na podstawie informacji zgromadzonych w WZI BSW określa dyrektor BSW KGP.

Rozdział 3

Sposób administrowania WZI BSW i udostępniania informacji w nim przetwarzanych

§ 5. 1. Upoważnia się dyrektora BSW KGP do wykonywania czynności wchodzących w zakres funkcji administratora WZI BSW oraz administratora danych osobowych przetwarzanych w tym zbiorze danych.

2. Upoważnia się dyrektora BSW KGP i jego zastępcę do:

1) zatwierdzania, w imieniu Komendanta Głównego Policji, wniosku o nadanie lub odebranie uprawnień dostępu do WZI BSW przez policjantów lub pracowników BSW KGP, którego wzór określa załącznik nr 11 do PBE;

2) udostępniania informacji z WZI BSW podmiotom, osobom i organom, o których mowa w § 8 ust. 1 i 2.

3. Upoważnia się kierowników komórek organizacyjnych BSW KGP do udostępniania informacji z WZI BSW podmiotom, o których mowa w § 8 ust. 1 pkt 3, na zapytania skierowane do tych komórek, zgodnie z ich właściwością miejscową.

4. Upoważnia się dyrektora BSW KGP, jego zastępcę oraz kierowników komórek organizacyjnych BSW KGP do wyznaczania komisji do usunięcia danych osobowych z WZI BSW.

§ 6. 1. Kierownicy komórek organizacyjnych BSW KGP występują do dyrektora BSW KGP o zatwierdzenie wniosku, o którym mowa w § 5 ust. 2 pkt 1.

2. Zatwierdzony wniosek przekazuje się dyrektorowi Biura Łączności i Informatyki KGP, zgodnie z trybem określonym w PBE.

3. W przypadku zmiany zakresu czynności służbowych realizowanych przez policjanta lub pracownika BSW KGP, upoważnionego do przetwarzania informacji w WZI BSW, kierownik komórki organizacyjnej BSW KGP niezwłocznie sporządza wniosek, o którym mowa w § 5 ust. 2 pkt 1.

4. Kierownik komórki organizacyjnej BSW KGP niezwłocznie kieruje do dyrektora BSW KGP wniosek o odebranie uprawnień dostępu do WZI BSW w przypadku:

1) zawieszenia policjanta BSW KGP w czynnościach służbowych;

2) zawieszenia pracownika BSW KGP w pełnieniu obowiązków albo zawieszenia stosunku pracy tego pracownika;

3) przeniesienia policjanta BSW KGP do innej jednostki organizacyjnej Policji lub komórki organizacyjnej KGP;

4) zmiany warunków zatrudnienia pracownika BSW KGP, polegającej na świadczeniu pracy w innej jednostce organizacyjnej Policji lub komórce organizacyjnej KGP;

5) zwolnienia policjanta BSW KGP ze służby w Policji albo rozwiązania stosunku pracy z pracownikiem BSW KGP.

§ 7. Przed dopuszczeniem do przetwarzania informacji w WZI BSW wyznaczeni przez dyrektora BSW KGP administratorzy lokalni:

1) zapoznają z PBE policjantów lub pracowników BSW KGP, posiadających dostęp do WZI BSW;

2) prowadzą i aktualizują lokalną ewidencję operatorów, o której mowa w tych procedurach;

3) udzielają merytorycznej pomocy policjantom lub pracownikom BSW KGP, posiadającym dostęp do WZI BSW.

§ 8. 1. Uprawnionymi do otrzymywania informacji z WZI BSW są:

1) Komendant Główny Policji i zastępcy Komendanta Głównego Policji;

2) kierownicy komórek organizacyjnych KGP, Komendant Centralnego Biura Śledczego Policji, dyrektor Centralnego Laboratorium Kryminalistycznego Policji i ich zastępcy;

3) komendanci wojewódzcy Policji, Komendant Stołeczny Policji, Komendant-Rektor Wyższej Szkoły Policji w Szczytnie, komendanci szkół policyjnych, oraz ich zastępcy.

2. Informacje przetwarzane w WZI BSW udostępnia się sądom, prokuratorom lub innym uprawnionym do tego podmiotom lub osobom, których dane przetwarzane są w tym zbiorze, w ustawowo przewidzianych przypadkach i trybie.

3. O zakresie informacji udzielanej podmiotom wymienionym w ust. 1 pkt 2 i 3 decyduje dyrektor BSW KGP, z zastrzeżeniem ust. 4.

4. W przypadku, gdy zapytanie podmiotów, o których mowa w ust. 1 pkt 3, o udostępnienie informacji z WZI BSW, zostanie skierowane do właściwej miejscowo komórki organizacyjnej BSW KGP, o zakresie udzielanej informacji decyduje kierownik tej komórki.

5. Udostępnianie lub udzielanie informacji podmiotom, o których mowa w ust. 1 pkt 2 i 3, następuje w formie pisemnej odpowiedzi na wniosek, sporządzonej na podstawie informacji uzyskanych z WZI BSW.

§ 9. Nadzór nad jakością przetwarzania informacji w WZI BSW sprawowany przez administratora informacji polega na:

1) stałej analizie wykonywanych operacji przetwarzanych informacji;

2) monitorowaniu sposobu dokonania rejestracji zgodnie z trybem określonym w § 13.

Rozdział 4

Wprowadzanie informacji do WZI BSW

§ 10. 1. Policjant lub pracownik BSW KGP wykonujący czynności służbowe, podczas lub w związku z którymi zaistniały okoliczności uzasadniające rejestrację, zwany dalej „rejestrującym”, wprowadza te informacje do WZI BSW albo, w przypadku braku możliwości technicznych dokonania rejestracji osobiście, przekazuje odpowiednio wypełniony formularz rejestracyjny operatorowi stanowiska dostępowego.

2. Rejestrujący jest odpowiedzialny za poprawność rejestracji dokonanej osobiście oraz za poprawność wypełnienia formularza rejestracyjnego w przypadku rejestracji dokonanej za pośrednictwem operatora stanowiska dostępowego.

3. Operator stanowiska dostępowego jest odpowiedzialny za zgodność informacji wprowadzonych do WZI BSW z danymi zawartymi w otrzymanym formularzu rejestracyjnym.

4. Nadzór nad jakością i aktualnością danych zawartych w formularzach rejestracyjnych i wprowadzonych do WZI BSW sprawują bezpośredni przełożeni rejestrujących, niezależnie od nadzoru sprawowanego przez administratora informacji.

§ 11. 1. Rejestracji osoby lub sprawy w WZI BSW dokonuje się na podstawie:

1) formularzy określonych i wprowadzonych do użytku służbowego decyzją dyrektora BSW KGP;

2) informacji sporządzanych w jednostkach lub komórkach organizacyjnych Policji w ramach rozpoznania przestępczości i przesyłanych do właściwych miejscowo wydziałów BSW KGP;

3) informacji uzyskanych od organów prokuratury w związku z czynnościami prowadzonymi wobec policjantów i pracowników Policji.

2. Przed rejestracją osoby lub sprawy w WZI BSW rejestrujący lub operator stanowiska dostępowego jest obowiązany sprawdzić, czy w WZI BSW znajduje się rejestracja dotycząca tej samej osoby lub sprawy.

3. Każdej rejestracji jest nadawany odrębny identyfikator WZI BSW.

4. Dowodem dokonania rejestracji jest odpowiedni wydruk z WZI BSW albo formularz lub dokument będący podstawą rejestracji z wpisanym identyfikatorem, o którym mowa w ust. 3. Wydruki potwierdzające dokonaną rejestrację przechowuje policjant rejestrujący w aktach kontrolnych postępowania przygotowawczego lub w odpowiedniej teczce sprawy operacyjnej.

5. Kierownik komórki organizacyjnej BSW KGP może określić inny sposób przechowywania dokumentów potwierdzających rejestrację, z zastrzeżeniem zapewnienia dostępu do dokumentów lub formularzy będących podstawą rejestracji w celu kontroli poprawności rejestracji.

§ 12. 1. Informacje w WZI BSW rejestruje się niezwłocznie po zaistnieniu okoliczności uzasadniających rejestrację, w szczególności po:

1) uzyskaniu informacji o przestępstwie, w tym w formie zarządzenia prokuratora o powierzeniu poszczególnych czynności śledztwa;

2) otrzymaniu przez komórkę organizacyjną BSW KGP informacji o przedstawieniu przez prokuratora zarzutu popełnienia przestępstwa przez policjanta lub pracownika Policji lub o przesłuchaniu policjanta lub pracownika Policji w charakterze podejrzanego;

3) sporządzeniu protokołu zatrzymania policjanta lub pracownika Policji lub otrzymaniu przez komórkę organizacyjną BSW KGP informacji o takim zatrzymaniu;

4) uzyskaniu informacji operacyjnej, będącej podstawą rejestracji.

2. W przypadku zaistnienia okoliczności uzasadniających zmianę lub uzupełnienie dokonanej wcześniej rejestracji, rejestrujący po zebraniu niezbędnych danych, dokonuje w WZI BSW uzupełnienia lub zmiany dotychczasowej rejestracji.

3. W terminie do 10 dnia każdego miesiąca kierownicy komórek organizacyjnych BSW KGP są obowiązani do uzupełnia danych zawartych w utworzonej w WZI BSW zakładce „statystyka”.

§ 13. Rejestracji sprawy lub osoby w WZI BSW dokonuje się przy wykorzystaniu odpowiedniego formularza lub innego dokumentu zawierającego dane niezbędne do rejestracji.

Rozdział 5

Sprawdzanie i koordynowanie informacji w WZI BSW

§ 14. 1. Sprawdzenia informacji w WZI BSW dokonuje się:

1) w sytuacji, o której mowa w § 11 ust. 2;

2) na zlecenie uprawnionych osób, organów i podmiotów, o których mowa w § 8 ust. 1 i 2.

2. Sprawdzenia w WZI BSW informacji o osobie, dokonuje się przed podjęciem oraz podczas wykonywania czynności operacyjno-rozpoznawczych wobec osoby lub dochodzeniowo-śledczych z udziałem tej osoby.

§ 15. 1. Sprawdzeń w WZI BSW dokonuje się przy wykorzystaniu odpowiednich formularzy zapytań, określonych i wprowadzonych do użytku odrębną decyzją dyrektora BSW KGP.

2. Sprawdzeń w WZI BSW może dokonać:

1) osoba upoważniona bezpośrednio ze stanowiska dostępowego;

2) operator stanowiska dostępowego wyznaczony przez bezpośredniego przełożonego – na zlecenie osoby upoważnionej nieposiadającej technicznych możliwości sprawdzenia.

2. Wyniki sprawdzeń w WZI BSW przechowuje się w materiałach sprawy operacyjnej lub w aktach kontrolnych postępowania przygotowawczego.

§ 16. 1. Podmioty uprawnione, o których mowa w § 8 ust. 1 pkt 1, zlecają dyrektorowi BSW KGP sprawdzenie osoby w WZI BSW ustnie lub pisemnie, bądź przy wykorzystaniu odpowiedniego formularza zapytania.

2. Podmioty uprawnione, o których mowa w § 8 ust. 1 pkt 2 i 3, w celu dokonania sprawdzenia w WZI BSW przesyłają odpowiedni formularz lub pismo do dyrektora BSW KGP lub właściwej miejscowo komórki organizacyjnej BSW KGP.

3. Podmioty uprawnione, o których mowa w § 8 ust. 1, otrzymują wyniki sprawdzenia osoby w WZI BSW, w formie adnotacji umieszczonej na formularzu zapytania lub w formie odrębnego pisma albo w formie ustnej -w przypadku sprawdzenia na podstawie zlecenia ustnego.

§ 17. 1. Koordynowanie w WZI BSW polega na:

1) monitorowaniu operacji przetwarzania danych w WZI BSW dotyczących określonej osoby lub osób;

2) informowaniu komórek organizacyjnych BSW KGP prowadzących działania wobec określonej osoby lub osób, o dokonywanych w WZI BSW operacjach przetwarzania danych dotyczących tej osoby lub osób.

2. W wyniku koordynowania, o którym mowa w ust. 1, w WZI BSW jest automatycznie tworzona informacja koordynacyjna, zawierająca:

1) datę zlecenia sprawdzenia;

2) dane identyfikujące operatora stanowiska dostępowego dokonującego sprawdzenia w WZI BSW;

3) identyfikator WZI BSW nadany koordynowanej rejestracji;

4) cel sprawdzenia;

5) zestaw kryteriów użyty w zapytaniu.

3. Informacja koordynacyjna jest dostarczana wewnętrzną pocztą elektroniczną KGP do właściwej komórki organizacyjnej BSW KGP, o której mowa w ust. 1 pkt 2.

4. Informacja koordynacyjna nie jest tworzona w przypadku, gdy:

1) rejestracji oraz monitorowanej operacji przetwarzania danych dokonano w tej samej komórce organizacyjnej BSW KGP;

2) w okresie 24 godzin od utworzenia pierwszej informacji koordynacyjnej została utworzona kolejna informacja koordynacyjna, dotycząca sprawdzenia dokonanego przez tego samego operatora stanowiska dostępowego;

3) sprawdzenia w WZI BSW dokonuje administrator informacji lub administrator lokalny.

Rozdział 6

Weryfikowanie i usuwanie informacji z WZI BSW

§ 18. 1. Weryfikacji informacji, w tym danych osobowych, zgromadzonych w WZI BSW dokonują kierownicy komórek organizacyjnych BSW KGP, które zarejestrowały te informacje.

2. Weryfikacji i usunięcia informacji, w tym danych osobowych, z WZI BSW dokonuje się zgodnie z art. 20 ust. 17-18 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji oraz w sposób określony w § 29-33 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 21 lipca 2016 r. w sprawie przetwarzania informacji przez Policję.

3. W terminie do dnia 31 stycznia każdego roku administrator informacji przekazuje do weryfikacji właściwym kierownikom komórek organizacyjnych BSW KGP wykazy rejestracji dokonanych w WZI BSW nie później niż 10 lat od dnia wprowadzenia lub zgłoszenia informacji.

4. Kierownicy komórek organizacyjnych BSW KGP w terminie do dnia 31 maja każdego roku przekazują dyrektorowi BSW KGP wyniki weryfikacji, ze wskazaniem ilości informacji, w tym danych osobowych, usuniętych z WZI BSW.

5. W przypadku likwidacji lub reorganizacji komórki organizacyjnej BSW KGP, która zarejestrowała informacje w WZI BSW, weryfikacji i usunięcia dokonuje komórka organizacyjna BSW KGP będąca następcą prawnym komórki rejestrującej.

§ 19. Równocześnie z usunięciem informacji o osobie usuwa się z WZI BSW informacje o przestępstwach, wprowadzone do zbioru danych w związku z rejestracją osoby.

Rozdział 7

Przepisy przejściowe i końcowe

§ 20. Zachowują ważność uprawnienia dostępu do WZI BSW wydane przed wejściem niniejszej decyzji.

§ 21. Decyzja wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia ogłoszenia.²⁾