§ 1.1. W ramach Systemu Wspomagania Obsługi Policji tworzy się Centralny Rejestr Doboru Kandydatów II, zwany dalej „CRDK-II”.

2. W CRDK-II gromadzi się informacje o kandydatach ubiegających się o przyjęcie do służby w Policji.

§ 2.Użyte w decyzji określenia oznaczają:

1) ustawa– ustawę z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych;

2) rozporządzenie – rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 18 kwietnia 2012 r. w sprawie postępowania kwalifikacyjnego w stosunku do kandydatów ubiegających się o przyjęcie do służby w Policji (Dz. U. z 2012 r. poz. 432 oraz z 2013 r. poz. 1663);

3) identyfikator kadrowy – indywidualny numer nadawany policjantowi lub pracownikowi Policji przez komórkę organizacyjną właściwą w sprawach kadr i szkolenia;

4) jednostka szkoleniowa – Wyższą Szkołę Policji w Szczytnie lub szkołę policyjną;

5) kandydat – osobę ubiegającą się o przyjęcie do służby w Policji;

6) kwestionariusz osobowy kandydata – kwestionariusz osobowy kandydata do służby, którego wzór określa załącznik nr 1 do rozporządzenia;

7) użytkownik CRDK-II – uprawniony do dostępu do CRDK-II policjant albo pracownik Policji;

8) postępowanie kwalifikacyjne – postępowanie prowadzone w stosunku do kandydatów w trybie określonym w rozporządzeniu.

§ 3.W CRDK-II przetwarza się informacje:

1) zawarte w kwestionariuszu osobowym kandydata;

2) o wynikach uzyskanych przez kandydata w poszczególnych etapach postępowania kwalifikacyjnego;

3) o liczbie punktów przyznanych kandydatowi z tytułu preferencji określonych w rozporządzeniu;

4) o występowaniu lub niewystępowaniu przesłanek do odmowy wydania kandydatowi poświadczenia bezpieczeństwa po przeprowadzeniu wobec niego postępowania sprawdzającego, o którym mowa w art. 22 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1167 i 1948);

5) o terminach i liczbie kandydatów przyjmowanych do służby w Policji;

6) o terminach, liczbie kandydatów i miejscach realizacji etapów postępowania kwalifikacyjnego;

7) o odmowie poddania kandydata postępowaniu kwalifikacyjnemu, odstąpieniu od prowadzenia wobec kandydata postępowania kwalifikacyjnego lub zakończeniu postępowania kwalifikacyjnego.

§ 4.Informacje, o których mowa w § 3, są wprowadzane do CRDK-II przez użytkowników CRDK-II niezwłocznie po zakończeniu każdego etapu postępowania kwalifikacyjnego lub po stwierdzeniu okoliczności określonych w art. 25 ust. 5 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji.

§ 5.1. Kierownika komórki organizacyjnej Komendy Głównej Policji, zwanej dalej „KGP”, właściwej w sprawach doboru kandydatów, upoważnia się do wykonywania, w imieniu Komendanta Głównego Policji, zadań administratora danych przetwarzanych w CRDK-II.

2. Kierowników komórek organizacyjnych komend wojewódzkich (Stołecznej) Policji właściwych w sprawach doboru kandydatów oraz kierowników komórek organizacyjnych jednostek szkoleniowych, realizujących zadania z zakresu przeprowadzania etapów postępowania kwalifikacyjnego, o których mowa w § 10 pkt 2 i 3 rozporządzenia – w odniesieniu do danych przetwarzanych w CRDK-II – upoważnia się do wykonywania w imieniu Komendanta Głównego Policji zadań administratora danych określonych w art. 26, art. 32 ust. 1 pkt 1-6, art. 33 oraz art. 37-39 ustawy.

3. Kierownicy komórek organizacyjnych, o których mowa w ust. 1 i 2, zapewniają legalność, aktualność, integralność oraz prawidłowość administrowania i przetwarzania informacji w CRDK-II.

§ 6.1. Przetwarzanie informacji w CRDK-II odbywa się z wykorzystaniem następujących operacji:

1) rejestrowania – polegającego na wprowadzeniu informacji po raz pierwszy do CRDK-II,

2) przeglądania – polegającego na zapoznaniu się z informacjami wprowadzonymi do CRDK-II,

3) weryfikowania – polegającego na sprawdzaniu poprawności, kompletności i prawidłowości informacji wprowadzonych do CRDK-II,

4) modyfikowania – polegającego na zmianie zawartości informacji wprowadzonych do CRDK-II lub ich uzupełnianiu,

5) udostępnienia – polegającego na przekazywaniu informacji wprowadzonych do CRDK-II pomiędzy zarządzającymi i prowadzącymi postępowanie kwalifikacyjne, o których mowa w art. 25 ust. 4 ustawy o Policji,

6) usuwania – polegającego na usunięciu informacji wprowadzonych do CRDK-II w sposób uniemożliwiający dalsze ich przetwarzanie

– zwanych dalej „operacjami przetwarzania”.

2. Użytkownicy CRDK-II wykonują operacje przetwarzania:

1) bezpośrednio poprzez dokonanie odpowiedniej operacji;

2) pośrednio poprzez wypełnienie protokołu modyfikacji/usunięcia danych w CRDK-II, którego wzór określa załącznik do decyzji, i przekazanie go kierownikowi komórki organizacyjnej KGP właściwej w sprawach doboru kandydatów.

§ 7.1. Do przetwarzania danych w CRDK-II dopuszcza się użytkownika CRDK-II, który:

1) odbył przeszkolenie w zakresie zasad bezpieczeństwa zbiorów danych osobowych prowadzonych w systemach informatycznych;

2) posiada uprawnienia do dostępu do CRDK-II oraz do wykonywania poszczególnych operacji przetwarzania, zwane dalej „uprawnieniami do dostępu do CRDK-II”, przyznane na podstawie wniosku, którego wzór określa dokumentacja bezpieczeństwa dla Systemu Wspomagania Obsługi Policji;

3) posiada upoważnienie do przetwarzania danych osobowych zawartych w CRDK-II, którego wzór określa dokumentacja bezpieczeństwa dla Systemu Wspomagania Obsługi Policji.

2. Przeszkolenie, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, zapewnia komórka organizacyjna właściwa w sprawach bezpieczeństwa teleinformatycznego oraz ochrony danych osobowych odpowiednio w KGP, komendzie wojewódzkiej (Stołecznej) Policji lub jednostce szkoleniowej.

3. Tryb nadawania upoważnień do przetwarzania danych osobowych zawartych w CRDK-II oraz uprawnień do dostępu do CRDK-II jest określony w dokumentacji bezpieczeństwa dla Systemu Wspomagania Obsługi Policji.

4. Uprawnienia do dostępu do CRDK-II mogą być nadawane użytkownikom CRDK-II:

1) z komórki organizacyjnej KGP właściwej w sprawach doboru kandydatów, którzy pełnią rolę użytkowników centralnych – w pełnym zakresie operacji przetwarzania;

2) z komórek organizacyjnych komend wojewódzkich (Stołecznej) Policji właściwych w sprawach doboru kandydatów, którzy pełnią rolę użytkowników lokalnych – w zakresie określonym w § 6 ust. 1 pkt 1-5;

3) z komórek organizacyjnych jednostek szkoleniowych realizujących zadania z zakresu przeprowadzania etapów postępowania kwalifikacyjnego, o których mowa w § 10 pkt 2 i 3 rozporządzenia, którzy pełnią rolę użytkowników szkolnych – w zakresie określonym w § 6 ust. 1 pkt 1 i 4, i tylko w odniesieniu do wyników uzyskanych przez kandydatów ze wskazanych wyżej etapów.

5. W przypadkach uzasadnionych rodzajem wykonywanych czynności służbowych można nadać uprawnienie do dostępu do CRDK-II lub upoważnienie do przetwarzania danych osobowych innym, niż użytkownicy CRDK-II policjantom i pracownikom Policji, po spełnieniu odpowiednio warunków, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 3. Przepisy ust. 2-4 stosuje się odpowiednio.

§ 8.1. Komendantów wojewódzkich (Stołecznego) Policji, kierowników jednostek szkoleniowych oraz kierowników, o których mowa w § 5 ust. 1 i 2, upoważnia się do przetwarzania danych osobowych w CRDK-II.

2. Upoważnia się kierowników, o których mowa w § 5 ust. 1 i 2, do udzielania, w imieniu Komendanta Głównego Policji jako administratora danych, upoważnień do przetwarzania danych osobowych policjantom i pracownikom Policji, o których mowa w § 7 ust. 5.

3. Zasady prowadzenia wykazu użytkowników CRDK-II i innych osób uprawnionych do dostępu do CRDK-II lub upoważnionych do przetwarzania danych osobowych są określone w dokumentacji bezpieczeństwa dla Systemu Wspomagania Obsługi Policji.

§ 9.1. Dane osobowe kandydata przechowuje się w CRDK-II nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu ich przetwarzania.

2. Dane osobowe kandydata usuwa się z CRDK-II bez zbędnej zwłoki w przypadku:

1) zgłoszenia przez kandydata żądania usunięcia danych osobowych w trybie określonym w art. 32 ust. 1 pkt 6 ustawy lub stwierdzenia okoliczności uzasadniających usunięcie danych, o których mowa w art. 35 ustawy;

2) stwierdzenia, że dane osobowe są przetwarzane z naruszeniem ustawy albo stały się zbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane;

3) nakazującego usunięcie danych prawomocnego rozstrzygnięcia Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych lub innego uprawnionego organu.

3. Dane osobowe kandydata bez zbędnej zwłoki uzupełnia się, uaktualnia, prostuje albo czasowo lub na stałe wstrzymuje ich przetwarzanie – w przypadku:

1) wystąpienia okoliczności, o których mowa w art. 35 ustawy;

2) stwierdzenia, że dane osobowe zgromadzone w CRDK-II są niekompletne, nieaktualne lub nieprawdziwe.

4. Dane osobowe przetwarzane w CRDK-II uznaje się za zbędne dla realizacji celów postępowania kwalifikacyjnego w przypadku zakończenia postępowania kwalifikacyjnego wobec kandydata i wystąpienia okoliczności, o której mowa w § 43 rozporządzenia, jeżeli kandydat żąda usunięcia tych danych lub odwołał zgodę na ich przetwarzanie.

5. Dane osobowe kandydata można przetwarzać w CRDK-II przez okres niezbędny dla realizacji celów postępowania kwalifikacyjnego, nie dłużej jednak niż przez okres:

1) 6 miesięcy od dnia odstąpienia od prowadzenia postępowania kwalifikacyjnego z przyczyn określonych w § 44 ust. 1 pkt 1 lit. a rozporządzenia lub odmowy poddania kandydata postępowaniu kwalifikacyjnemu z przyczyny określonej w § 44 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia;

2) 12 miesięcy od dnia odstąpienia od prowadzenia postępowania kwalifikacyjnego z przyczyn określonych w § 44 ust. 1 pkt 1 lit. b rozporządzenia;

3) w którym nie upłynęły terminy, o których mowa w § 30 ust. 4 i § 34 ust. 3 rozporządzenia, jeżeli wobec kandydata zostało zakończone postępowanie kwalifikacyjne.

6. Protokół modyfikacji/usunięcia danych w CRDK-II sporządza się z czynności:

1) usunięcia danych, o których mowa w § 3 pkt 1;

2) modyfikowania danych, z wyjątkiem danych osobowych oraz terminów etapów postępowania kwalifikacyjnego.

7. Protokoły, o których mowa w ust. 6, przechowuje się przez okres 12 miesięcy.

§ 10.Uprawnienia do dostępu do centralnego rejestru doboru kandydatów oraz upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, wydane na podstawie przepisów decyzji nr 196 Komendanta Głównego Policji z dnia 12 czerwca 2012 r. w sprawie prowadzenia centralnego zbioru informacji o kandydatach do służby w Policji (Dz. Urz. KGP z 2012 r. poz. 32 oraz z 2013 r. poz. 41), zachowują moc i stanowią podstawę do dostępu do CRDK-II oraz przetwarzania danych osobowych zawartych w CRDK-II.

§ 11.Decyzja wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia podpisania.