Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. 1. Zarządzenie określa metody i formy wykonywania w Policji zadań w zakresie:

1) sprawozdawczości realizowanej przy wykorzystaniu Systemu Elektronicznej Sprawozdawczości w Policji, zwanego dalej „SESPol”;

2) sprawozdawczości niejawnej w Policji.

2. Przepisy zarządzenia nie naruszają przewidzianych w odrębnych przepisach obowiązków Policji w zakresie sprawozdawczości.

§ 2.Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) komendancie wojewódzkim Policji – należy przez to rozumieć także Komendanta Stołecznego Policji;

2) komendzie wojewódzkiej Policji – należy przez to rozumieć także Komendę Stołeczną Policji;

3) pracowniku – należy przez to rozumieć pracownika albo funkcjonariusza Policji;

4) wprowadzaniu i modyfikacji – należy przez to rozumieć wpisywanie danych do SESPol, ich modyfikację lub usunięcie przed zatwierdzeniem zestawienia sprawozdawczego;

5) odczyt – należy przez to rozumieć przeglądanie zestawień sprawozdawczych lub ich wydruk z SESPol w postaci raportu;

6) zatwierdzaniu – należy przez to rozumieć sprawdzanie poprawności danych przez porównanie danych w SESPol z danymi źródłowymi i nadanie zestawieniu sprawozdawczemu statusu „zatwierdzony”;

7) kontroli – należy przez to rozumieć czynności wykonywane przez pracowników posiadających w SESPol funkcję „kontrola” dla danego zestawienia sprawozdawczego, polegające na:

a) sprawdzaniu poprawności i modyfikacji danych w SESPol w zatwierdzonych zestawieniach sprawozdawczych,

b) systematycznym monitorowaniu wpływu i realizacji wniosków o korektę danych sprawozdawczych;

8) akceptacji – należy przez to rozumieć zaakceptowanie przez kierownika jednostki organizacyjnej Policji, jego zastępcę lub upoważnionego pracownika, posiadających nadane w SESPol uprawnienia do „akceptacji”, wniosku o korektę danych sprawozdawczych, dotyczącego tej jednostki, jednostki jej podległej lub nadzorowanej, w celu umożliwienia dalszego procedowania tego wniosku przez podmioty posiadające w SESPol funkcję „kontrola” dla danego zestawienia sprawozdawczego;

9) informacji sprawozdawczej w SESPol – należy przez to rozumieć systematycznie gromadzone dane, których pozyskanie wynika z istotnych, bieżących potrzeb służby albo następuje na wniosek upoważnionego organu.

Rozdział 2

Sprawozdawczość w Policji

§ 3. 1. Sprawozdawczość w Policji obejmuje:

1) zestawienia sprawozdawcze;

2) informacje sprawozdawcze.

2. Sprawozdawczość, o której mowa w ust. 1, jest prowadzona w SESPol, z wyjątkiem zestawień sprawozdawczych zawierających informacje niejawne.

§ 4.1. Wykaz zestawień sprawozdawczych zawierających informacje niejawne, terminy ich przekazywania, komórki organizacyjne Komendy Głównej Policji, zwanej dalej „KGP”, i jednostki organizacyjne Policji właściwe do ich przyjmowania oraz okresy sprawozdawcze określa załącznik nr 1 do zarządzenia.

2. Wzory formularzy zestawień sprawozdawczych zawierających informacje niejawne określa załącznik nr 2 do zarządzenia.

§ 5.1. W SESPol są gromadzone i przetwarzane informacje jawne.

2. Terminy wprowadzania i zatwierdzania danych dla zestawień sprawozdawczych gromadzonych w SESPol określa załącznik nr 3 do zarządzenia.

3. Zakresy danych zestawień sprawozdawczych gromadzonych w SESPol określa załącznik nr 4 do zarządzenia.

4. Właściwe merytorycznie dla zestawień sprawozdawczych komórki organizacyjne KGP oraz jednostki organizacyjne Policji określa załącznik nr 5 do zarządzenia.

§ 6.1. Za poprawność danych, kompletność oraz terminowość ich wprowadzania i zatwierdzania w SESPol odpowiada kierownik jednostki organizacyjnej Policji lub komórki organizacyjnej KGP, która jest obowiązana wprowadzić dane.

2. Kierownik jednostki organizacyjnej Policji lub komórki organizacyjnej KGP sprawuje nadzór nad realizacją zadań w zakresie określonym w ust. 1, odpowiednio w podległych jednostkach organizacyjnych Policji lub komórkach organizacyjnych jednostek organizacyjnych Policji, zwanych dalej „komórkami organizacyjnymi Policji”.

3. Zatwierdzanie danych jest dokonywane przez kierowników, o których mowa w ust. 1, lub upoważnionych pracowników.

4. Pracownik, który wprowadził dane do SESPol, nie może ich zatwierdzać.

5. Przepisu ust. 4 nie stosuje się do:

1) kierowników jednostek organizacyjnych Policji,

2) kierowników komórek organizacyjnych Policji,

3) zastępców kierowników, o których mowa w pkt 1 i 2

– wprowadzających dane do SESPol.

§ 7.1. Kierownicy komórek organizacyjnych KGP, Komendant Centralnego Biura Śledczego Policji, zwanego dalej „CBŚP”, oraz Dyrektor Centralnego Laboratorium Kryminalistycznego Policji, zwanego dalej „CLKP”:

1) mogą proponować dodanie, zmianę lub usunięcie funkcjonalności w SESPol, występując z wnioskiem o dodanie, zmianę lub usunięcie funkcjonalności SESPol, którego wzór określa załącznik nr 6 do zarządzenia;

2) mogą proponować zmianę zakresu danych gromadzonych w SESPol w zestawieniach sprawozdawczych i informacjach sprawozdawczych oraz terminów i zasad wprowadzania danych, występując z wnioskiem o zmianę zakresu danych gromadzonych w SESPol oraz terminów i zasad wprowadzania danych, którego wzór określa załącznik nr 7 do zarządzenia;

3) mogą proponować zmianę zakresu danych gromadzonych w SESPol w zakresie wprowadzenia informacji sprawozdawczej do SESPol, występując z wnioskiem o wyrażenie zgody na wprowadzenie informacji sprawozdawczej w ramach SESPol, którego wzór określa załącznik nr 8 do zarządzenia;

4) sprawują nadzór merytoryczny nad informacjami gromadzonymi w SESPol;

5) przygotowują i aktualizują w formie elektronicznej szczegółowe instrukcje do poszczególnych zestawień sprawozdawczych oraz informacji sprawozdawczych w SESPol w zakresie właściwości merytorycznej kierowanej jednostki organizacyjnej Policji lub komórki organizacyjnej Policji;

6) przekazują do zaopiniowania Dyrektorowi Biura Łączności i Informatyki KGP wnioski, o których mowa wpkt 1–3;

7) przedkładają do akceptacji Komendanta Głównego Policji lub zastępcy Komendanta Głównego Policji nadzorującego działania właściwej merytorycznie komórki organizacyjnej KGP wnioski, o których mowa w pkt 2 i 3;

8) przekazują do realizacji Dyrektorowi Biura Łączności i Informatyki KGP oraz do wiadomości Dyrektorowi Gabinetu Komendanta Głównego Policji zaakceptowane wnioski, o których mowa w pkt 2 i 3, oraz instrukcje, o których mowa w pkt 5.

2. W przypadku, gdy wniosek, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, dotyczy funkcjonalności SESPol w zakresie zestawienia sprawozdawczego lub informacji sprawozdawczej należących do właściwości innej, niż wnioskująca, komórki organizacyjnej KGP, CBŚP lub CLKP, niezbędne jest uzyskanie akceptacji właściwego kierownika komórki organizacyjnej KGP, Komendanta CBŚP lub Dyrektora CLKP.

3. Dyrektor Gabinetu Komendanta Głównego Policji:

1) akceptuje zaopiniowane przez Dyrektora Biura Łączności i Informatyki KGP wnioski, o których mowa w ust. 1 pkt 1;

2) opiniuje wnioski, o których mowa w ust. 1 pkt 2 i 3, i odsyła je wnioskodawcy w celu realizacji czynności określonych w ust. 1 pkt 8;

3) przekazuje do realizacji Dyrektorowi Biura Łączności i Informatyki KGP zaakceptowane wnioski, o których mowa w ust. 1 pkt 1.

4. Dyrektor Biura Łączności i Informatyki KGP:

1) sprawuje nadzór techniczny nad funkcjonowaniem i utrzymaniem SESPol;

2) prowadzi w SESPol rejestr zmian;

3) opiniuje wnioski, o których mowa w ust. 1 pkt 1–3;

4) przekazuje do zaopiniowania Dyrektorowi Gabinetu Komendanta Głównego Policji wnioski, o których mowa w ust. 1 pkt 2 i 3;

5) przekazuje do akceptacji Dyrektorowi Gabinetu Komendanta Głównego Policji wnioski, o których mowa w ust. 1 pkt 1;

6) realizuje wnioski, o których mowa w ust. 1 pkt 8;

7) publikuje w SESPol harmonogram prac modernizacyjnych;

8) publikuje w SESPol instrukcje, o których mowa w ust. 1 pkt 5.

§ 8.1. Wykaz funkcji wykonywanych przez jednostki organizacyjne Policji dla poszczególnych zestawień sprawozdawczych określa załącznik nr 9 do zarządzenia.

2. Ze względów organizacyjnych lub technicznych jednostki organizacyjne Policji mogą wprowadzać dane jednostek organizacyjnych Policji przez siebie nadzorowanych, z uwzględnieniem przyporządkowania tych danych jednostkom, których dane dotyczą.

3. Komendanci wojewódzcy Policji, Komendant-rektor Wyższej Szkoły Policji w Szczytnie, zwanej dalej „WSPol”, Komendant CBŚP i komendanci szkół policyjnych określą, w drodze decyzji, właściwe komórki organizacyjne Policji, które wykonują zadania kontroli w zakresie poszczególnych zestawień sprawozdawczych, zgodnie z wykazami funkcji, o których mowa w ust. 1, oraz sposób egzekwowania od kierowników podległych jednostek organizacyjnych Policji poprawności, kompletności oraz terminowości wprowadzania i zatwierdzania danych w SESPol.

§ 9.1. Z wnioskiem o nadanie, zmianę, odebranie uprawnień do SESPol dla pracownika:

1) komendy wojewódzkiej Policji lub jednostki organizacyjnej Policji przez nią nadzorowanej, WSPol albo szkoły policyjnej – występuje bezpośredni przełożony;

2) komórki organizacyjnej KGP, CBŚP lub CLKP – występuje odpowiednio kierownik komórki organizacyjnej KGP, Komendant CBŚP lub Dyrektor CLKP.

2. Uprawnienia do SESPol są nadawane w zakresie:

1) odczytu;

2) wprowadzania i modyfikacji, przy czym uprawnienie to obejmuje również możliwość odczytu i usuwania niezatwierdzonego zestawienia sprawozdawczego lub informacji sprawozdawczej;

3) zatwierdzania, przy czym uprawnienie to obejmuje również możliwość odczytu oraz złożenia wniosku o korektę danych sprawozdawczych;

4) kontroli, przy czym uprawnienie to obejmuje również możliwość odczytu, zatwierdzania i usuwania zatwierdzonego zestawienia sprawozdawczego lub informacji sprawozdawczej oraz zatwierdzenia złożonego i zaakceptowanego wniosku o korektę danych sprawozdawczych;

5) akceptacji.

3. W przypadku nadawania lub zmiany uprawnień do SESPol w zakresie zatwierdzania, akceptacji lub kontroli wniosek, o którym mowa w ust. 1, podlega zatwierdzeniu przez kierownika wnioskującej jednostki organizacyjnej Policji, jego zastępcę lub upoważnionego pracownika.

4. Nadanie, zmiana lub odebranie uprawnień do SESPol następuje po przekazaniu wniosku, o którym mowa w ust. 1, do komórki organizacyjnej właściwej w sprawach łączności i informatyki odpowiednio w KGP lub komendzie wojewódzkiej Policji.

5. W przypadku wniosku, o którym mowa w ust. 1, w zakresie nadania uprawnień do zestawienia sprawozdawczego, które nie pozostaje we właściwości merytorycznej wnioskującej komórki organizacyjnej Policji, niezbędne jest uzyskanie akceptacji kierownika komórki organizacyjnej Policji właściwej dla danego zestawienia sprawozdawczego.

6. Akceptacja, o której mowa w ust. 5, nie jest wymagana w odniesieniu do kierowników komórek organizacyjnych KGP lub ich zastępców oraz w przypadku uprawnień do zestawienia sprawozdawczego, które nie pozostaje we właściwości wnioskującej komórki organizacyjnej Policji a do którego jednostka organizacyjna Policji lub komórka organizacyjna Policji jest zobowiązana wpisywać dane.

7. W przypadku zmiany zakresu czynności realizowanych przez pracownika, bezpośredni przełożony może sporządzić wniosek, o którym mowa w ust. 1, w zakresie zmiany przydzielonych uprawnień do SESPol. Sporządzenie wniosku odbywa się na zasadach określonych w ust. 1 i 3.

8. W przypadku pracownika posiadającego uprawnienia do SESPol i odchodzącego ze służby lub pracy w Policji, przenoszonego do służby lub pracy w innej jednostce organizacyjnej Policji lub komórce organizacyjnej Policji, albo zawieszonego w czynnościach służbowych, bezpośredni przełożony niezwłocznie kieruje wniosek, o którym mowa w ust. 1, o odebranie uprawnień do SESPol.

9. Przepisu ust. 3 nie stosuje się dla wniosków dotyczących kierowników jednostek Policji, ich zastępców oraz pracowników komórek organizacyjnych KGP.

10. Wzór wniosku o nadanie, zmianę i odebranie uprawnień do SESPol określa załącznik nr 10 do zarządzenia.

§ 10.Kierownicy komórek organizacyjnych Policji, których pracownicy posiadają uprawnienia do SESPol, są obowiązani przynajmniej raz w roku do weryfikacji tych uprawnień. Weryfikacja uprawnień powinna zostać udokumentowana w formie notatki służbowej.

§ 11.1. Korekty danych nie zatwierdzonego zestawienia sprawozdawczego dokonuje pracownik, który wprowadził dane lub jego bezpośredni przełożony, posiadający uprawnienia w zakresie wprowadzania i modyfikacji danych.

2. Bezpośredni przełożony, posiadający uprawnienia w zakresie wprowadzania i modyfikacji danych, może usunąć uznane za niezgodne ze stanem faktycznym lub powielone, niezatwierdzone zestawienie sprawozdawcze.

3. Pracownik posiadający uprawienia do zatwierdzania zestawień sprawozdawczych kieruje elektroniczny wniosek o korektę danych sprawozdawczych do komórki organizacyjnej jednostki Policji, posiadającej w SESPol funkcję „kontrola” dla danego zestawienia sprawozdawczego w przypadku:

1) uznania zatwierdzonego zestawienia sprawozdawczego za niezgodne ze stanem faktycznym;

2) uznania zatwierdzonego zestawienia sprawozdawczego za powielone;

3) zablokowania możliwości zatwierdzenia zestawienia sprawozdawczego z powodu niewprowadzenia go do SESPol, w terminie określonym w załączniku nr 3 do zarządzenia;

4) zablokowania możliwości zatwierdzenia zestawienia sprawozdawczego z powodu braku jego zatwierdzenia, w terminie określonym w załączniku nr 3 do zarządzenia;

5) zablokowania możliwości zatwierdzenia zestawienia sprawozdawczego wprowadzonego dla zlikwidowanej jednostki Policji lub komórki organizacyjnej jednostki Policji.

4. Wniosek, o którym mowa w ust. 3, jest:

1) akceptowany odpowiednio przez kierownika wnioskującej jednostki organizacyjnej Policji lub komórki organizacyjnej KGP albo pracowników przez nich upoważnionych, posiadających uprawnienia w zakresie akceptacji;

2) zatwierdzany przez pracownika komórki organizacyjnej Policji, posiadającego w SESPol uprawnienie w zakresie kontroli dla danego zestawienia sprawozdawczego albo

3) odrzucany wraz z podaniem uzasadnienia na etapie akceptacji lub zatwierdzenia wniosku przez uprawnionego pracownika.

5. W przypadku określonym w ust. 3 pkt 1, w terminie 10 dni od zatwierdzenia, o którym mowa w ust. 4 pkt 2:

1) pracownik, posiadający uprawienia we wnioskującej jednostce Policji w zakresie wprowadzania i modyfikacji zestawień sprawozdawczych, dokonuje korekty zestawienia sprawozdawczego;

2) kierownik wnioskującej jednostki Policji lub komórki organizacyjnej KGP albo upoważniony pracownik zatwierdza skorygowane zestawienie sprawozdawcze.

6. Usunięcie, zatwierdzenie lub anulowanie zatwierdzenia zestawienia sprawozdawczego, o którym mowa w ust. 3 pkt 2–5, następuje automatycznie po zatwierdzeniu wniosku, w ramach funkcjonalności SESPol.

§ 12.1. W zakresie danych dotyczących jednostek organizacyjnych Policji podległych komendzie wojewódzkiej Policji, kontrola jest realizowana przez właściwą komórkę organizacyjną komendy wojewódzkiej Policji.

2. W przypadku danych dotyczących komendy wojewódzkiej Policji, WSPol, szkoły policyjnej i komórki organizacyjnej KGP oraz komórki organizacyjnej CBŚP kontrola jest realizowana przez właściwą komórkę organizacyjną KGP, CBŚP lub CLKP, określoną w wykazie funkcji.

3. Przepisu ust. 2 nie stosuje się w przypadku określenia w wykazie funkcji uprawnień kontroli dla komend wojewódzkich Policji, WSPol lub szkół policyjnych. W takim przypadku kontrola jest realizowana przez właściwą komórkę organizacyjną odpowiednio komendy wojewódzkiej Policji, WSPol lub szkoły policyjnej.

§ 13.1. Wniosek o korektę danych sprawozdawczych może być złożony w terminie do 30 dni od ostatniego dnia, w jakim należało wprowadzić dane, określonego w załączniku nr 3 do zarządzenia, z wyjątkiem zestawień sprawozdawczych nr III/l do 111/10 oraz XIII/1 do XIII/5, dla których termin ten wynosi 14 dni.

2. W szczególnie uzasadnionym przypadku wniosek, o którym mowa w ust. 1, może być złożony w terminie późniejszym.

§ 14.Zasady funkcjonowania informacji sprawozdawczych w SESPol określają zatwierdzone przez Komendanta Głównego Policji lub jego zastępców wnioski o wyrażenie zgody na wprowadzenie informacji sprawozdawczej w ramach SESPol, których część A wraz z wykazem funkcji jest publikowana w systemie SESPol przez Dyrektora Biura Łączności i Informatyki KGP.

§ 15.Przepisy niniejszego rozdziału dotyczące zestawień sprawozdawczych stosuje się do informacji sprawozdawczych, z wyjątkiem § 4 i § 6 ust. 4.

Rozdział 3

Przepisy epizodyczne, przejściowe i końcowe

§ 16. Terminy wprowadzania i zatwierdzania danych dla zestawień sprawozdawczych nr II/7, VI/7, VI/8, VII/1 i IX/2 w okresie od dnia 1 stycznia 2017 r. do dnia 28 lutego 2017 r. określa załącznik nr lido zarządzenia.

§ 17.Dane w SESPol za 2016 r. są gromadzone według przepisów dotychczasowych.

§ 18.Uprawnienia, wydane przed dniem wejścia w życie zarządzenia, zachowują ważność przez okres, na jaki zostały wydane lub do czasu zaistnienia okoliczności uzasadniających ich zmianę lub cofnięcie.

§ 19.Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia, z mocą od dnia 1 stycznia 2017 r.¹⁾.