§ 1. Decyzja określa:

1) zakres informacyjny, rzeczowy i terytorialny zbioru danych ALERT;

2) wewnętrzną strukturę, właściwości i przeznaczenie zbioru danych ALERT;

3) procedury przetwarzania informacji w zbiorze danych ALERT, dostosowane do rodzaju wykonywanych zadań służbowych i ustawowych celów przetwarzania informacji przez Policję;

4) procedury nadawania, zmiany i cofania uprawnień do przetwarzania informacji w zbiorze danych ALERT oraz osoby upoważnione do takiego działania w imieniu Komendanta Głównego Policji.

§ 2. Użyte w decyzji określenia i skróty oznaczają:

1) CBŚP – Centralne Biuro Śledcze Policji;

2) dokument źródłowy – dokument zawierający informacje wprowadzane do zbioru danych ALERT;

3) rozporządzenie – rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 21 lipca 2016 r. w sprawie przetwarzania informacji przez Policję;

4) WAK CBŚP – Wydział Analizy Kryminalnej CBŚP;

5) WAT CBŚP – Wydział do Zwalczania Aktów Terroru CBŚP;

6) zarządzenie – zarządzenie nr pf-634 Komendanta Głównego Policji z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie metod i form wykonywania przez Policję czynności operacyjno-rozpoznawczych, zmienione zarządzeniem nr pf-1292 z dnia 19 grudnia 2008 r., zarządzeniem nr pf-671 z dnia 7 czerwca 2011 r., zarządzeniem nr pf-11 z dnia 31 marca 2014 r. oraz zarządzeniem nr pf-59 z dnia 6 października 2014 r.

§ 3. 1. Zbiór danych ALERT prowadzi się od dnia 12 listopada 2009 r.¹⁾ w systemie teleinformatycznym.

2. Zbiór danych ALERT jest prowadzony w WAK CBŚP w celu:

1) wykorzystywania zgromadzonych informacji podczas realizacji czynności operacyjno-rozpoznawczych ukierunkowanych na rozpoznawanie i zwalczanie przestępczości zorganizowanej oraz rozpoznawanie zagrożeń terrorystycznych;

2) koordynacji czynności służbowych wykonywanych przez policjantów pełniących służbę w CBŚP;

3) uzyskiwania danych do prowadzenia analizy kryminalnej w sposób określony odrębnymi przepisami.

3. Do przetwarzania informacji w zbiorze danych ALERT stosuje się system teleinformatyczny opatrzony świadectwem akredytacji bezpieczeństwa teleinformatycznego, wydanym w trybie określonym w przepisach o ochronie informacji niejawnych.

§ 4. 1. W zbiorze danych ALERT gromadzi się i przetwarza informacje uzyskane przez policjantów pełniących służbę w CBŚP na terytorium kraju i za granicą, zawarte w dokumentach źródłowych, w szczególności w:

1) decyzjach o wszczęciu, przejęciu, przekazaniu lub zakończeniu rozpoznania operacyjnego, o której mowa w § 15, 17 i 19 zarządzenia;

2) decyzjach o wszczęciu, przejęciu, przekazaniu lub zakończeniu rozpracowania operacyjnego, o której mowa w § 25, 28 i 31 zarządzenia;

3) planach i aneksach do planów rozpracowań operacyjnych, o których mowa w § 27 zarządzenia;

4) meldunkach z realizacji sprawy operacyjnej w postępowaniu przygotowawczym, sporządzanych według wzoru określonego w załączniku nr 1 do decyzji, zwanych dalej „meldunkami”;

5) informacjach uzupełniających decyzje i meldunki, o których mowa w pkt 1, 2 i 4, przesyłanych do WAK CBŚP sporządzanych w formie wykazu zawierającego:

a) dane nowych figurantów obejmujące imię, nazwisko, imię ojca, numer PESEL, adres zameldowania, miejsce pobytu oraz przedsiębiorców ustalonych w trybie § 16 ust. 2 i § 27 pkt 1 i 2 zarządzenia,

b) określenie roli nowych figurantów w grupie przestępczej (kierujący, członek, pomocnik, poplecznik),

c) zwięzły opis aktualnych ustaleń w sprawie operacyjnej, nieuwzględnionych w decyzjach i meldunkach, o których mowa w pkt 1, 2 i 4;

6) informacjach dotyczących zdarzeń i osób mających związek z czynami noszącymi znamiona terroryzmu lub dokonanymi z użyciem materiałów i urządzeń wybuchowych;

7) informacjach uzyskanych w ramach międzynarodowej współpracy policyjnej prowadzonej przez CBŚP.

2. Przetwarzanie informacji w zbiorze danych ALERT odbywa się w sposób określony w § 15–17 rozporządzenia.

3. Zawarte w dokumentach źródłowych dane dotyczące krajowych osób fizycznych i osób prawnych podlegających obowiązkowi wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego powinny zawierać informacje identyfikacyjne w postaci numerów PESEL, NIP, KRS lub REGON.

4. Zawarte w dokumentach źródłowych dane dotyczące zagranicznych osób fizycznych i osób prawnych powinny zawierać informacje identyfikacyjne, obejmujące w przypadku osób fizycznych co najmniej imię, nazwisko, datę urodzenia, obywatelstwo i narodowość, a w przypadku osób prawnych co najmniej nazwę, adres siedziby i rodzaj prowadzonej działalności.

§ 5. 1. Meldunek sporządza się w formie papierowej oraz elektronicznej. Opis zawarty w meldunku powinien być zwięzły, zrozumiały oraz odnosić się wyłącznie do działań związanych z przeprowadzoną realizacją.

2. Właściwy kierownik komórki organizacyjnej CBŚP obowiązany jest sprawdzić meldunek pod względem formalnym i merytorycznym.

3. Po sprawdzeniu, o którym mowa w ust. 2, meldunek w formie pisemnej przechowuje się w teczce prowadzonej sprawy operacyjnej.

4. Meldunek, o którym mowa w ust. 1, przesyła się pocztą elektroniczną do Dyżurnego Zespołu Obsługi Zdarzeń WAT CBŚP na adres „dyżurni.cbs@cbs.kgp.policja” w terminie do 3 dni po realizacji w sprawie operacyjnej lub w postępowaniu przygotowawczym.

§ 6. 1. Nazwy plików zawierających meldunki zapisuje się w celu przesłania pocztą elektroniczną w pliku MS Word według schematu: data sporządzenia meldunku, spacja, kryptonim sprawy operacyjnej, numer RSD.

2. Stosuje się następujące sposoby zapisywania nazw plików, o których mowa w ust. 1, przy czym daty sporządzenia, kryptonimy i numery RSD mają charakter przykładowy:

1) „2013-01-26 DYWAN 44-02” – w przypadku meldunku dotyczącego jednoczesnej realizacji sprawy operacyjnej i w postępowaniu przygotowawczym;

2) „2013-01-26 DYWAN 03-04” – w przypadku meldunku dotyczącego realizacji w tej samej sprawie operacyjnej z kolejnym wszczętym postępowaniem przygotowawczym;

3) „2013-01-26 19-03” – w przypadku meldunku dotyczącego realizacji w postępowaniu przygotowawczym;

4) „2013-01-26 DYWAN” – w przypadku meldunku dotyczącego realizacji w sprawie operacyjnej, której materiały przekazano do innej jednostki organizacyjnej Policji;

5) „2013-01-26” – w przypadku realizacji informacji bez sprawy operacyjnej, materiały przekazano do innej jednostki organizacyjnej Policji.

§ 7. Dyżurny Zespołu Obsługi Zdarzeń WAT CBŚP przesyła pocztą elektroniczną otrzymany z komórki organizacyjnej CBŚP meldunek w postaci elektronicznej do:

1) WAK CBŚP – w celu rejestracji w zbiorze danych ALERT;

2) właściwej rzeczowo, ze względu na informacje zawarte w dokumentach źródłowych, komórki organizacyjnej CBŚP:

a) Wydziału do Zwalczania Zorganizowanej Przestępczości Kryminalnej CBŚP,

b) Wydziału do Zwalczania Zorganizowanej Przestępczości Narkotykowej CBŚP,

c) Wydziału do Zwalczania Zorganizowanej Przestępczości Ekonomicznej CBŚP,

d) Wydziału do Zwalczania Aktów Terroru CBŚP.

§ 8. 1. Niezwłocznie po wykonaniu czynności służbowych policjant CBŚP sporządza dokument źródłowy, w celu rejestracji w zbiorze danych ALERT.

2. Dokument źródłowy policjant CBŚP obowiązany jest sporządzić w sposób rzetelny i kompletny.

3. Bezpośredni przełożony policjanta CBŚP przed przesłaniem dokumentu źródłowego do rejestracji sprawdza go pod względem formalnym i merytorycznym a następnie zatwierdza go.

4. Przepisów ust. 1 i 3 nie stosuje się do meldunków z realizacji sprawy operacyjnej w postępowaniu przygotowawczym.

§ 9. 1. Dokument źródłowy zwraca się bez rejestracji, jeżeli został sporządzony niezgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych, wypełniony nieprawidłowo lub nieczytelnie albo informacje w nim zawarte są powszechnie znane lub nieprzydatne do realizacji celów, o których mowa w § 3 ust. 2.

2. Informacje wprowadzone do zbioru danych ALERT mogą być modyfikowane w celu poprawienia omyłki pisarskiej, po konsultacji z wytwórcą dokumentu źródłowego.

§ 10. 1. Informacje zgromadzone w zbiorze danych ALERT podlegają ocenie w sposób określony w § 29, 30 i 32 rozporządzenia.

2. Informacje uznane w wyniku oceny za nieprzydatne lub zbędne do realizacji celów, o których mowa w § 3 ust. 2, usuwa się ze zbioru danych ALERT w sposób określony w § 31–33 rozporządzenia.

§ 11. 1. Policjanci i pracownicy CBŚP korzystają z informacji przetwarzanych w zbiorze danych ALERT w zakresie niezbędnym do realizacji zadań służbowych i zgodnie z posiadanymi uprawnieniami.

2. Policjant CBŚP nieuprawniony do bezpośredniego dostępu do informacji przetwarzanych w zbiorze danych ALERT może korzystać z tych informacji za zgodą naczelnika WAK CBŚP, udzieloną na pisemny wniosek właściwego kierownika komórki organizacyjnej CBŚP.

3. Policjant pełniący służbę poza CBŚP może korzystać z informacji przetwarzanych w zbiorze danych ALERT w ramach prowadzonych spraw dotyczących zwalczania przestępczości zorganizowanej, za zgodą Komendanta CBŚP udzieloną na pisemny wniosek właściwego kierownika jednostki organizacyjnej Policji lub kierownika komórki organizacyjnej Komendy Głównej Policji w zakresie określonym przez Komendanta CBŚP.

4. Informacje przetwarzane w zbiorze danych ALERT mogą być udostępniane podmiotom pozapolicyjnym uprawnionym do wykonywania czynności operacyjno-rozpoznawczych na zasadach i w trybie określonym w odrębnych przepisach.

§ 12. 1. Wniosek o dokonanie sprawdzenia, typowania lub analizy w zbiorze danych ALERT powinien zawierać:

1) znak sprawy lub liczbę dziennika;

2) imię i nazwisko, identyfikator kadrowy, numer telefonu policjanta lub pracownika sporządzającego wniosek;

3) dane jednostki lub komórki organizacyjnej Policji albo podmiotu pozapolicyjnego wnoszącego o udostępnienie informacji;

4) wskazanie informacji wnioskowanych do udostępnienia;

5) powód sprawdzenia, typowania lub analizy.

2. W przypadkach niecierpiących zwłoki informacje ze zbioru danych ALERT, w tym dane osobowe, mogą być udostępnione uprawnionemu policjantowi CBŚP na podstawie ustnego wniosku zawierającego dane, o których mowa w ust. 1. Ustny wniosek niezwłocznie potwierdza się wnioskiem pisemnym.

§ 13. 1. Udostępnienie informacji ze zbioru danych ALERT jest rejestrowane.

2. Odpowiedzi na wniosek, o którym mowa w § 12 ust. 1, udziela się pisemnie.

§ 14. 1. Upoważnia się Komendanta CBŚP do wykonywania czynności wchodzących w zakres funkcji administratora zbioru danych ALERT, w tym administratora danych osobowych przetwarzanych w tym zbiorze.

2. Upoważnia się Komendanta CBŚP i jego zastępców do wykonywania, w imieniu Komendanta Głównego Policji, następujących zadań:

1) nadawania, zmiany lub cofania uprawnień do przetwarzania informacji w zbiorze danych ALERT przez policjantów lub pracowników CBŚP;

2) udostępniania informacji ze zbioru danych ALERT w przypadkach, o których mowa w § 11 ust. 3 i 4;

3) wyznaczania komisji do usunięcia danych osobowych ze zbioru danych ALERT.

3. Uprawnienia, o których mowa w ust. 2 pkt 1, nadaje się, zmienia lub cofa w zakresie odpowiednim do wykonywanych przez policjanta lub pracownika zadań służbowych, na wniosek właściwego kierownika komórki organizacyjnej CBŚP, zaopiniowany przez naczelnika WAK CBŚP pod względem technicznych i organizacyjnych możliwości realizacji.

4. Wzór wniosku o nadanie, zmianę lub cofnięcie uprawnień do przetwarzania informacji w zbiorze danych ALERT określa załącznik nr 2 do decyzji.

§ 15. Do zadań naczelnika WAK CBŚP należy:

1) przekazywanie dokumentów źródłowych do właściwej komórki organizacyjnej CBŚP:

a) po rejestracji w zbiorze danych ALERT,

b) bez rejestracji w zbiorze ALERT w przypadkach, o których mowa w § 9 ust. 1;

2) udostępnianie informacji ze zbioru danych ALERT w przypadkach, o których mowa w § 11 ust. 2;

3) nadzorowanie przetwarzania informacji w zbiorze danych ALERT.

§ 16. Traci moc decyzja nr 375 Komendanta Głównego Policji z dnia 6 października 2014 r. w sprawie prowadzenia zbioru danych ALERT (Dz. Urz. KGP poz. 107).

§ 17. Decyzja wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia podpisania.