Na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, z późn. zm.¹⁾) w związku z art. 40 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.²⁾) oraz w związku z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetu jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289) zarządza się, co następuje:

Załączniki do zarządzenia nr 51
Komendanta Głównego Policji
z dnia 27 listopada 2015 r.

Załącznik nr 1

SPOSÓB PROWADZENIA KSIĄG RACHUNKOWYCH

Rozdział 1

Postanowienia ogólne

§ 1. 1. Jednostka prowadzi rachunkowość zgodnie z przepisami ustawy UOR, z uwzględnieniem zasad określonych w art. 40 ustawy.

2. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych Komendy Głównej Policji bezwzględnie przestrzegane są nadrzędne zasady rachunkowości, do których należą w szczególności:

1) Zasada rzetelnego i jasnego obrazu (art. 4 ust. 1 ustawy UOR) – przyjęte zasady (polityka) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy;

2) Zasada wyższości treści nad formą (art. 4 ust. 2 ustawy UOR) – zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną;

3) Zasada memoriału (art. 6 ust. 1, art. 20 ust. 1 ustawy UOR) – w księgach rachunkowych ujmuje się wszystkie osiągnięte, przypadające na rzecz jednostki przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym;

4) Zasada kasowa (art. 40 ust.2 pkt 1 ustawy) – w księgach rachunkowych ujmuje się dochody i wydatki w terminie ich zapłaty, niezależnie od rocznego budżetu, którego dotyczą;

5) Zasada istotności (art. 4 ust. 4 ustawy UOR) – w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości można zastosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy jednostki;

6) Zasada ciągłości (art. 5 ust. 1 ustawy UOR) – przyjęte zasady (politykę) rachunkowości należy stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, w tym także dokonywania odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, ustalania wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych tak, aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne. Wykazane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia stany aktywów i pasywów ujmowane są w tej samej wysokości, w otwartych na następny rok obrotowy księgach rachunkowych. W celu rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji można, ze skutkiem od pierwszego dnia roku obrotowego, bez względu na datę podjęcia decyzji, zmienić dotychczasowe rozwiązania na inne, przewidziane ustawą UOR (art. 8 ust. 2 ustawy UOR);

7) Zasada budżetowania brutto (art. 11 ust. 1 ustawy) – wydatki jednostki pokrywane są bezpośrednio z budżetu, natomiast pobrane dochody odprowadzane są bezpośrednio na rachunek dochodów budżetu państwa.

§ 2. Księgi rachunkowe jednostki prowadzi się w siedzibie Komendy Głównej Policji w Warszawie ul. Domaniewska 36/38.

Rozdział 2

Technika prowadzenia ksiąg rachunkowych

§ 3. 1. Księgi rachunkowe jednostki otwiera się na początek każdego roku obrotowego – tj. na dzień 1 stycznia, a zamyka na dzień kończący rok obrotowy, przy czym ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki następuje do dnia 30 kwietnia roku następnego.

2. Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi.

3. Księgi rachunkowe prowadzone za pomocą systemu informatycznego SKOP – FK zapewniają automatyczną kontrolę ciągłości zapisów oraz przenoszenia obrotów i sald.

§ 4. 1. Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, bezbłędne, sprawdzalne i bieżące, gdy wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, które wpłynęły do Wydziału Księgowości BF do dnia 3 po upływie danego miesiąca.

§ 5. 1. Księgi rachunkowe są:

1) trwale oznaczone skróconą nazwą jednostki, nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania;

2) prowadzone są w języku i walucie polskiej ( w złotych i groszach);

3) wyraźnie oznaczone, co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia.

§ 6. 1. Księgi rachunkowe podlegają wydrukowaniu nie później niż na koniec roku obrotowego. Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na inny komputerowy nośnik danych zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych.

§ 7. 1. Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą:

1) dziennik;

2) księgę główną;

3) księgi pomocnicze;

4) zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych;

5) wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

2. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone:

1) rzetelnie– co oznacza, że dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty;

2) bezbłędnie – co oznacza, że wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych;

3) sprawdzalnie – co oznacza możliwość stwierdzenia poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, w szczególności poprzez:

a) udokumentowanie zapisów pozwalających na identyfikację dowodów i sposobu ich ujęcia w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych,

b) uporządkowanie zapisów w sposób chronologiczny i systematyczny według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych,

c) zapewnienie kontroli kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych w księgach rachunkowych prowadzonych przy użyciu komputera,

d) zapewnienie dostępu do zbiorów danych pozwalających, bez względu na stosowaną technikę, na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy, jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych;

4) bieżąco – co oznacza, że:

a) pochodzące z nich informacje umożliwiają terminowe sporządzanie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych,

b) zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane co najmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, w terminie, umożliwiającym sporządzenie sprawozdań, a za rok obrotowy – nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym,

c) ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.

§ 8. 1. Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, na okres nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. W przypadku prowadzenia ksiąg przy pomocy komputera należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu.

2. Zapis księgowy zawiera co najmniej:

1) datę dokonania operacji gospodarczej;

2) określenie rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu dowodu księgowego oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji;

3) opis albo ustalony w odrębnym trybie skrót lub kod opisu operacji;

4) kwotę i datę zapisu;

5) oznaczenie kont, których dotyczy.

3. Zapisy księgowe dotyczące operacji wyrażonych w walutach obcych powinny być dokonywane w sposób umożliwiający ustalenie kwot zarówno w walucie polskiej, jak i obcej.

4. Zapisy w dzienniku i na kontach księgi głównej powinny być powiązane ze sobą w sposób umożliwiający ich sprawdzanie.

5. Uporządkowane chronologicznie i systematycznie zapisy powinny być powiązane z zapisami wynikającymi ze stosowanej formy i techniki prowadzenia ksiąg rachunkowych.

§ 9. 1. Zapisy w dzienniku zawierają chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Dziennik powinien umożliwić uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej.

2. Dziennik powinien zawierać:

1) kolejną numerację dziennika;

2) obroty dziennika miesięczne oraz narastająco w miesiącach i w roku obrotowym.

3. Przy prowadzeniu kilku dzienników należy sporządzać zestawienia zawierające obroty poszczególnych dzienników oraz ich łączne obroty miesięczne (narastająco).

§ 10. 1. Zbiór danych kont księgi głównej (ewidencji syntetycznej) stanowi zbiór zapisów w porządku systematycznym z zachowaniem chronologii, na kontach przewidzianych w zakładowym planie kont.

2. Konta księgi głównej powinny być uprzednio lub równolegle dokonane z zapisami w dzienniku.

3. Zbiór danych kont księgi głównej uzgadnia się z zapisami dziennika; obroty wszystkich kont powinny być zgodne z obrotami dziennika.

4. Konta ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna) są prowadzone dla:

1) środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów umorzeniowych;

2) rozrachunków z kontrahentami;

3) rozrachunków z pracownikami, w szczególności poprzez imienną ewidencję wynagrodzeń pracowników zapewniającą uzyskanie informacji z całego okresu zatrudnienia;

4) operacji sprzedaży i zakupu;

5) kosztów i istotnych dla jednostki składników aktywów;

6) operacji gotówkowych ujmowanych w raportach kasowych.

5. Sumy sald kont pomocniczych powinny być zgodne z saldami właściwych kont księgi głównej.

6. Konta ksiąg pomocniczych, służące uszczegółowieniu i uzupełnieniu zapisów kont księgi głównej, prowadzi się w porządku systematycznym jako wyodrębnione zbiory danych w ramach kont księgi głównej, tak aby suma sald początkowych i obrotów na kontach ksiąg pomocniczych stanowiła saldo początkowe i obroty odpowiedniego konta księgi głównej.

§ 11. 1. W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych w całości lub części przy użyciu komputera należy:

1) ujmować w dzienniku wyłącznie zapisy sprawdzone;

2) nie udostępniać zbioru w celu modyfikacji (dokonywania jakichkolwiek zmian) poza wprowadzaniem – w razie potrzeby – dowodów korekt księgowych;

3) zapewnić automatyczną kontrolę całości zapisów i przenoszenia obrotów;

4) dokonywać wydruków dziennika zgodnie z zasadami określonymi w niniejszym załączniku.

2. Wydruki komputerowe powinny być:

1) trwale oznakowane nazwą jednostki, której dotyczą, oraz zrozumiałą nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej;

2) wyraźnie oznakowane pod względem roku obrotowego, miesiąca i daty sporządzenia;

3) automatycznie numerowane na poszczególnych stronach z oznaczeniem pierwszej i ostatniej („koniec wydruku”) oraz sumowane w sposób ciągły w miesiącach i w roku obrotowym.

3. Ponadto wydruki komputerowe powinny zawierać:

1) symbole lub nazwy poszczególnych kont;

2) salda kont na początek roku;

3) daty początku i końca okresu, którego dotyczą;

4) nazwę programu sporządzającego wydruk;

5) faktyczną datę sporządzenia wydruku;

6) zapisy na poszczególnych kontach oznaczone numerem pozycji, pod którą zostały zaksięgowane w dzienniku;

7) obroty Wn i Ma miesięcznie oraz narastająco od początku roku i sumę obrotów;

8) salda kont na koniec okresu, na jaki sporządzony jest wydruk oraz sumę ogółem sald Wn i Ma.

4. Zapisy księgowe powinny być zapisane na komputerowym nośniku danych, sporządzonym w 2 egzemplarzach i przechowywanym w WK BF KGP, zapewniającym trwałość zapisu informacji, przy czym:

1) na koniec każdego miesiąca – zapis na komputerowym nośniku danych dotyczący zbiorów dziennika (zbiór, dekret), powinien zawierać:

a) kolejną numerację stron i poszczególnych pozycji,

b) datę miesiąca, którego operacje dotyczą i datę sporządzenia wydruku,

c) księgę obrotów.

2) do 15 każdego miesiąca – zapis na komputerowym nośniku danych, zapewniającym trwałość zapisu:

a) kont księgi głównej (ewidencji syntetycznej),

b) kont ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej),

c) zestawienie obrotów i sald ( bilans globalny i syntetyczny).

5. Na dzień zamknięcia ksiąg sporządza się zestawienie sald wszystkich kont pomocniczych zawierających oprócz danych, wymienionych w ust. 3, również:

1) symbole lub nazwy kont pomocniczych;

2) symbole lub nazwy konta księgi głównej (ewidencji syntetycznej), której dotyczą poszczególne konta ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna);

3) salda kont oraz ich łączne sumy.

6. Bilans otwarcia tworzony jest na podstawie danych bilansu zamknięcia roku ubiegłego.

Rozdział 3

Określenie roku obrotowego oraz okresów sprawozdawczych

§ 12. 1. Przyjmuje się, że rokiem obrotowym jest okres roku budżetowego, obejmujący rok kalendarzowy od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia.

2. W skład roku obrotowego wchodzą okresy sprawozdawcze, za które sporządza się sprawozdania:

1) miesięczne – na koniec każdego miesiąca;

2) kwartalne – na koniec każdego kwartału;

3) półroczne – na koniec pierwszego półrocza;

4) roczne – na koniec roku.

§ 13. Dane w sprawozdaniach wykazuje się:

1) na podstawie ewidencji księgowej jednostki, kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych;

2) w zakresie planu – w kwotach wynikających z planu finansowego jednostki, po uwzględnieniu zmian dokonanych w trybie przepisów zawartych w ustawie;

3) w zakresie wykonania – narastająco od początku roku do końca okresu sprawozdawczego;

4) w zakresie sprawozdań w układzie zadaniowym – według katalogu funkcji, zadań, podzadań oraz działań obowiązujących w danych okresach sprawozdawczych.

§ 14. 1. Rodzaje sporządzanych sprawozdań wynikają z obowiązujących przepisów oraz wytycznych dysponenta budżetu państwa wyższego stopnia.

2. Sprawozdania sporządza się zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej oraz wytycznymi Dyrektora BF lub Głównego Księgowego Resortu KGP.

3. Sprawozdania powinny być sporządzone rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz opatrzone podpisem Głównego Księgowego i Kierownika jednostki lub osoby przez nich upoważnione.

4. Sprawozdania budżetowe sporządza się w formie dokumentu elektronicznego, który opatruje się bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2013 r. poz. 262 z późn. zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego certyfikatu, natomiast sprawozdanie przekazywane na elektroniczną skrzynkę podawczą może być opatrzone potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP, o którym mowa w ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2014 r. poz. 1114).

§ 15. Sprawozdania, które nie są przekazywane w systemie informatycznym TREZOR i na ELEKTRONICZNĄ SKRZYNKĘ PODAWCZĄ KGP w systemie ePUAP sporządza się w formie papierowej.

ZAŁĄCZNIK nr 2

Opis modułu finansowo-księgowego SKOP-FK, ochrona danych i zbiorów ksiąg rachunkowych

Rozdział 1

Opis modułu finansowo-księgowego SKOP-FK

§ 1. W Jednostce stosowane są następujące systemy (programy) informatyczne:

1) system informatyczny pod nazwą: System Wspomagania Obsługi Policji (SWOP) wersja 6.1., składający się z:

a) modułu finansowo-księgowego (SKOP-FK),

b) modułu zarządzania kadrami,

c) modułu zarządzania płacami,

d) modułu środki trwałe,

e) modułu zarządzania gospodarką materiałową;

2) program informatyczny NBP „VIDEO – TEL” – Bankowość Elektroniczna;

3) program informatyczny obsługi budżetu państwa MF „TREZOR”;

4) program informatyczny – BGK @24 Biznes;

5) program informatyczny – BGK – Zlecenia;

6) program informatyczny MANKO – system ewidencji magazynowej składników majątku;

7) program „Płace funkcjonariuszy Policji”;

8) program „ System Kadrowo-płacowy pracowników cywilnych”;

9) program ewidencji majątku trwałego;

10) program „Płatnik”;

11) program informatyczny NBE „Bankowość Elektroniczna NBP”.

§ 2. 1. Moduł finansowo – księgowy SKOP – FK w Systemie Wspomagania Obsługi Policji został napisany w języku Visual Basic, aplikacja pracuje w architekturze klient – serwer; służy on do bieżącej, chronologicznej ewidencji operacji księgowych, w tym do:

1) zakładania i utrzymania w aktualnym stanie kartoteki kont księgowych;

2) ewidencjonowania dokumentów księgowych i na ich podstawie tworzenia ksiąg rachunkowych;

3) sporządzania zestawień syntetycznych i analitycznych dotyczących kont księgowych.

2. Moduł finansowo – księgowy SKOP – FK zapewnia możliwość:

1) uzyskania w dowolnej chwili informacji o stanach i obrotach na kontach syntetycznych i analitycznych, wynikających z ewidencji księgowej;

2) kontroli zarejestrowanych dokumentów przed zaksięgowaniem;

3) jednoczesnego księgowania dla różnych miesięcy obrachunkowych;

4) zabezpieczenia danych przez:

a) definiowanie identyfikatorów operatorów,

b) definiowanie haseł dostępu,

5) pracy w trybie „wielodostępu” (wielu użytkowników jednocześnie),

6) komunikatów informujących o kolejnych czynnościach oraz popełnionych błędach.

3. Szczegółowy opis funkcji poszczególnych modułów SKOP–FK przedstawia dokumentacja opisowo-techniczna oprogramowania znajdująca się w BF KGP.

4. Strukturę budowy poszczególnych kont pomocniczych stanowi załącznik do dokumentacji opisowo-technicznej modułu finansowo – księgowego SKOP – FK, która znajduje się w WK BF KGP.

§ 3. Moduł finansowo – księgowy SKOP – FK obejmuje następujące moduły funkcjonalne.

1) MODUŁ DEKRETY KSIĘGOWE – tworzenie dokumentów polecenia księgowania, księgowanie zweryfikowanych dokumentów księgowych;

2) MODUŁ KSIĘGI RACHUNKOWE – księgowanie na kontach księgi głównej, dzienniku zapisów, kartach kontowych, księgach pomocniczych, zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej – kontrola zapisów księgowych, przegląd księgowań;

3) MODUŁ REJESTRY – rejestracja dokumentów księgowych, rejestry VAT, generowanie księgowań z rejestru, rejestry pomocnicze, kontrola rejestrów;

4) MODUŁ BANKI – rejestracja wyciągów bankowych, generowanie polecenia księgowania z rejestru wyciągów bankowych wraz z księgowaniem;

5) MODUŁ KASA – rejestracja operacji kasowych, raporty kasowe, dekretacja operacji kasowych, generowanie polecenia księgowania operacji kasowych wraz z księgowaniem;

6) MODUŁ SPRAWOZDAWCZOŚĆ – tworzenie, naliczanie i sporządzanie sprawozdań budżetowych i finansowych;

7) MODUŁ GENERATOR DOKUMENTÓW – generowanie dokumentów potwierdzeń sald, not odsetkowych, not księgowych oraz wezwań do zapłaty;

8) MODUŁ KARTOTEKI – kartoteki i katalogi systemowe z uwzględnieniem klasyfikacji dochodów i wydatków budżetowych, klasyfikacji wydatków strukturalnych, katalogu programów i projektów, zadań, podzadań i działań;

9) MODUŁ USTAWIENIA – służący do obsługi funkcji administratora modułu SKOP – FK.

§ 4. System SWOP to zbiór elementów tworzących system informatyczny składający się oprogramowania o różnej funkcjonalności i przeznaczeniu, powiązany ze sobą w całość na poziomie jednostki organizacyjnej. System SWOP posiada budowę modułową przy czym, cała istota tego systemu polega na tym, że moduły są ze sobą wzajemnie powiązane, czyli tworzą system zintegrowany. Moduły SWOP.GM i SWOP. ST i SWOP Płace są źródłem danych przesyłanych automatycznie do modułu SWOP.FK poprzez utworzone powiązania. Poszczególne moduły są ze sobą wzajemnie zintegrowane nie tylko w obszarze technologii (baza danych, platforma sprzętowa i systemowa), ale również poprzez przesyłanie danych pomiędzy modułami.

§ 5. 1. Program informatyczny, o którym mowa w § 1 pkt 2, stanowi aplikację instalowaną w komputerze, pracującą w środowisku Windows.

2. Program służy do archiwizowania danych użytkownika, zarówno pobranych jak i wysłanych do banku.

3. Program zapewnia możliwość:

1) zdalnego korzystania z najważniej szych usług bankowych, takich jak składanie zleceń;

2) opracowywania raportów, które można drukować i wysyłać w postaci pliku w wybranym transporcie;

3) tworzenia szablonów raportów zgodnie z potrzebami użytkownika;

4) importu zleceń przelewów oraz kartotek adresowych z zewnętrznych systemów finansowo-księgowych;

5) importu zleceń przelewów z aplikacji ZUS-Płatnik;

6) wysyłanie zleceń przelewów do innych systemów;

7) tworzenia zestawień danych, ich sortowanie i przedstawianie w postaci wykresów.

4. Program wdrożony został w dniu 20 sierpnia 2003 r.

§ 6. 1. Program komputerowy, o którym mowa w § 1 pkt 3, to Informatyczny System Obsługi Budżetu Państwa TREZOR 3.0 wdrożony przez Ministerstwo Finansów.

2. Głównym celem wdrożenia systemu TREZOR 3.0 jest usprawnienie wymiany informacji pomiędzy dysponentami środków budżetowych oraz Ministerstwem Finansów w zakresie realizacji następujących procesów budżetowych:

1) planowania budżetu państwa, którego celem jest opracowanie projektu ustawy budżetowej oraz planu finansowego;

2) wykonywania budżetu państwa, obejmującego przekazywanie dysponentom środków na wydatki, zarządzanie płynnością budżetu państwa oraz prowadzenie rachunkowości budżetu państwa;

3) sprawozdawczości budżetowej, który polega na sporządzaniu i przekazywaniu okresowych sprawozdań dysponentów środków budżetowych z wykonania budżetu państwa;

4) opracowywania raportów dla kierownictwa, obejmującego generowanie wszelkich raportów dotyczących planowania oraz wykonywania budżetu państwa.

§ 7. 1. Program komputerowy, o którym mowa w § 1 pkt 4, stanowi aplikację instalowaną w komputerze, pracującą w środowisku Windows.

2. Program służy do obsługi rachunków bankowych posiadanych przez Jednostkę w BGK.

3. Program zapewnia możliwość:

1) zdalnego korzystania z najważniejszych usług bankowych, takich jak składanie zleceń;

2) uzyskania informacji dotyczącej obrotów i sald na rachunkach bankowych;

3) przejrzenia operacji bieżących na rachunku;

4) wysyłanie zleceń przelewów do innych systemów;

5) wczytania (importu) przelewów z pliku w wybranym formacie danych.

§ 8. 1.Program komputerowy, o którym mowa w § 1 pkt 5, stanowi aplikację instalowaną w komputerze, pracującą w środowisku Windows.

2. Program został stworzony do obsługi systemu przepływu środków europejskich i krajowego współfinansowania. Program BGK-ZLECENIA, umożliwia wprowadzanie zleceń płatności w formie elektronicznej, a także bieżące informowanie instytucji o statusie zlecenia.

§ 9. 1. Program komputerowy, o którym mowa w § 1 pkt 6, pracuje w środowisku bazodanowym „SCO FoxBASE+ 2.1.2d” pod kontrolą systemu operacyjnego „ SCO Unix 5.0.5m”.

2. Program służy do prowadzenia ewidencji magazynowej składników majątku.

3. W skład programu wchodzą następujące części:

1) rejestr kart magazynowych – stany zapasów magazynowych;

2) rejestr dowodów przyjęcia;

3) rejestr dowodów wydania;

4) rejestr dowodów p-w-z;

5) sprawozdawczość magazynowa;

6) administrator magazynów;

7) planowanie – rozdzielniki;

8) administrator systemu.

4. Program został wdrożony w dniu 1 stycznia 2002 roku.

§ 10. 1. Program komputerowy, o którym mowa w § 1 pkt 7, pracuje w środowisku bazodanowym „Microsoft FozPro 2.6” pod kontrolą systemu operacyjnego „SCO Unix 5.0.5e”.

2. Program służy do sporządzania list płac oraz wykazów dodatkowych należności funkcjonariuszy Policji.

3. Program zapewnia możliwość „Generowania KEDU do Płatnika ZUS” – w formie eksportu danych na dyskietkę.

4. Program wdrożony został w 2003 r.

§ 11. 1. Program komputerowy, o którym mowa w § 1 pkt 8, pracuje w środowisku bazodanowym „ SCO FoxBASE+ 2.1.2d” pod kontrolą systemu operacyjnego „SCO Unix 5.0.5e”.

2. Program służy do sporządzania list płac oraz wykazów dodatkowych należności pracowników.

3. Program zapewnia możliwość „ Emisji danych do Płatnika” – w formie eksportu danych na dyskietkę.

4. Program został wdrożony w dniu 1 stycznia 1999 r.

§ 12. 1. Program komputerowy, o którym mowa w § 1 pkt 9, pracuje w środowisku bazodanowym „SCO FoxBASE+ 2.1.2d” pod kontrolą systemu operacyjnego „SCO Unix 5.0.5m”.

2. Program służy do prowadzenia ewidencji składników majątku.

3. Program umożliwia:

1) bieżącą ewidencję składników majątku;

2) uzyskiwanie informacji ze zbiorów:

a) sumy wartości początkowych,

b) sumy zwiększeń/zmniejszeń,

c) sumy umorzeń z lat poprzednich,

d) sumy odpisów amortyzacji w roku bieżącym,

e) sumy aktualnych wartości środków trwałych;

3) bieżące dokonywanie odpisów amortyzacyjnych i innych operacji na składnikach majątku.

4. System został wdrożony w dniu 1 stycznia 2002 roku.

§ 13. 1. Program komputerowy, o którym mowa w § 1 pkt 10, pracuje w środowisku bazodanowym „Microsoft SQL Server 2005” pod kontrolą systemu operacyjnego „Microsoft Windows XP Professional”.

2. Program służy do przeprowadzania operacji przekazywania składek na ubezpieczenie społeczne.

3. Program wdrożono w 1999 r.

§ 14. 1. Program komputerowy, o którym mowa w § 1 pkt 11 to program informatyczny realizujący kanał bankowości elektronicznej wspomagający obsługę rachunków bankowych.

2. Program ten charakteryzuje się następującymi cechami:

1) zapewnia ciągłość obsługi klientów NBP w trybie 24/7/365 w zakresie składania zleceń oraz obsługi zapytań;

2) spełnia wymagane standardy bezpieczeństwa w zakresie transmisji danych, ochrony dostępu do danych, bezpieczeństwa transakcji oraz ochrony sesji pracy z systemem;

3) dostarcza, oprócz podstawowego kanału WWW, również alternatywne sposoby dostępu do rachunków i wybranych usług: drogę awaryjną oraz kanał mobilny;

4) posiada interfejs użytkownika wykorzystujący nowoczesne rozwiązania technologiczne dla aplikacji webowych, zapewniający elastyczny, wygodny, intuicyjny i ergonomiczny dostęp do funkcji i danych systemu.

3. Program wdrożono 08 września 2015 roku.

Rozdział 2

Ochrona danych oraz zbiorów ksiąg rachunkowych

§ 15. 1. Ochrona danych w module finansowo-księgowym SKOP-FK podzielona jest na trzy grupy:

1) ochrona przed niepowołanym dostępem do bazy danych,

2) ochrona przed utratą spójności danych,

3) ochrona przed utratą całości lub części danych.

2. Ochrona przed niepowołanym dostępem do bazy danych polega na utworzeniu dla każdej osoby, która będzie korzystała z systemu, kodu (nazwy użytkownika), jako oddzielnego wejścia do systemu operacyjnego, każdy z zakładanych użytkowników ma indywidualne hasło, każdorazowe włączenie do systemu wymaga podania tego hasła. Ten poziom zabezpieczeń uniemożliwia wejście do systemu osobom nieuprawnionym. Każde hasło w systemie jest zakodowane i nie istnieje możliwość jego rozkodowania.

3. Ochrona przed utratą spójności danych polega na blokowaniu, z wypisaniem na monitorze komunikatu błędu, wprowadzenia danych niezgodnych z zawartością kartotek systemowych.

Wprowadzone są również kody określające źródło pochodzenia poszczególnych dekretów.

Tak dostarczone polecenia księgowania opisane są odpowiednimi kodami i rodzajami dokumentów księgowych, które nie są dostępne z poziomu manualnej rejestracji poleceń księgowania.

4. Ochrona przed utratą całości lub części danych polega na wykorzystaniu mechanizmów składowania baz danych „BACKUP DATABASE” ochraniając dane przed utratą oraz kopiowania danych na nośnik zewnętrzny w postaci taśmy magnetycznej lub dysku CD-R.

Taki sposób archiwizacji zabezpiecza kompleksowo wszystkie bazy danych SWOP równocześnie, w tym modułu finansowo – księgowego.

Wykorzystując ten system zabezpieczenia składowanie danych odbywa się raz dziennie na taśmie magnetycznej lub dysku CD-R w cyklu tygodniowym np. jedna taśma na poszczególny dzień tygodnia. Jako dodatkowe zabezpieczenie wszystkie nośniki zewnętrzne, na których zostały zapisane dane przechowuje się w specjalnej ogniotrwałej szafie w wydzielonym pomieszczeniu Jednostki.

5. Szczegółowe zasady ochrony danych osobowych, stanowiące odrębny dokument, zawarte są w politykach bezpieczeństwa określonych przez Komendanta Głównego Policji dla poszczególnych podsystemów SWOP.

§ 16. 1. Wprowadza się dla modułu finansowo-księgowego SKOP-FK obowiązek:

1) wykonywania przez administratora modułu kopii bezpieczeństwa na bezpiecznych nośnikach danych;

2) kontrolowania wszelkich nośników na obecność wirusów przy pomocy specjalnego oprogramowania i ich uaktualnionych wersji każdorazowo, gdy zachodzi podejrzenie zawirusowania.

2. Poza zabezpieczeniem danych na trwałych nośnikach przed ich utratą dokonuje się archiwizacji dokumentów i ksiąg rachunkowych, które mogą być w dowolnym momencie dostępne do odczytu poza aplikacją systemu SWOP. W związku z tym, po zamknięciu ksiąg danego roku budżetowego tworzy się w systemie SWOP wydruki wszystkich ksiąg rachunkowych i każdy z tych wydruków zapisuje się w wybranym formacie obsługiwanym przez program ACROBAT READER.

Wysłanie do odpowiedniego formatu umożliwia narzędzie tworzące wydruki (ikona „koperta” na ekranie podglądu wydruku).

Po wykonaniu wszystkich wydruków i przesłaniu do plików, całość zapisuje się na trwałym nośniku zewnętrznym.

3. Sprzęt komputerowy znajduje się w pomieszczeniach zamkniętych, dostęp do komputera możliwy jest jedynie za pomocą haseł, które mają osoby upoważnione.

4. Kopie bezpieczeństwa przeznaczone do archiwizacji muszą być zabezpieczone hasłem uniemożliwiającym odczyt przez osoby nieupoważnione.

5. Komputery zabezpieczone są przed awariami spowodowanymi nagłym brakiem zasilania przez zewnętrzny system podtrzymujący napięcie (UPS), umożliwiający bezpieczne zamknięcie systemu.

6. Dokumenty bieżące przechowywane są w zabezpieczonych szafach w Wydziale Finansów Jednostki.

7. Pozostałe dokumenty księgowe zabezpieczone są w specjalnie do tego przeznaczonym archiwum.

ZAŁĄCZNIK nr 3

INSTRUKCJA W SPRAWIE ZASAD FUNKCJONOWANIA GOSPODARKI KASOWEJ

Rozdział 1

Postanowienia ogólne

§ 1. Instrukcja reguluje zasady funkcjonowania gospodarki kasowej w jednostce.

§ 2. Określenia użyte w niniejszym załączniku oznaczają:

1) transport wartości pieniężnych – przewożenie lub przenoszenie wartości pieniężnych poza jednostkę;

2) uzbrojony konwój – osoby wyposażone w broń palną;

3) jednostka obliczeniowa – 120 krotność przeciętnego wynagrodzenia w poprzednim KWartale, ogłoszonego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski”;

4) kasjer – pracownik, który przyjął obowiązki kasjera i podpisał umowę o odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie;

5) kasa – wydzielona część budynku przeznaczona do przechowywania wartości pieniężnych;

6) pogotowie kasowe – ustalona przez Dyrektora BF KGP KWota, stanowiąca niezbędny zapas gotówki na bieżące wydatki;

7) dowody kasowe – to dokumenty zawierające pisemne stwierdzenie wypłaty lub wpłaty środków do kasy, dzielą się na źródłowe dowody kasowe i zastępcze własne dowody kasowe;

8) dokumenty dyspozycyjne– to dokumenty zawierające polecenie dokonania operacji gospodarczej.

§ 3. Odpowiedzialność za organizację gospodarki kasowej ponosi kierownik jednostki.

Rozdział 2

Sposób wyodrębnienia kasy i jej funkcjonowanie

§ 4. 1. Kasa w jednostce zlokalizowana jest w budynku Komendy Głównej Policji przy ul Domaniewskiej 36/38 w Warszawie.

2. Kasa zlokalizowana jest w budynku, który podlega stałej ochronie.

3. Kasa jest wydzielona, okna kasy oraz drzwi wyjściowe zostały odpowiednio zabezpieczone, przy jednoczesnym zapewnieniu jej prawidłowego funkcjonowania. Kasa została wyposażona w urządzenia alarmowe. Wydzielone stanowisko kasjera uniemożliwia swobodny dostęp do kasy osobom postronnym.

4. Kasa prowadzona jest przez osobę, której powierzono funkcję kasjera, odpowiedzialną za gotówkę w kasie i dokonywanie operacji kasowych.

5. Kasa realizuje obsługę kasową interesantów w dni robocze w godzinach określonych w zarządzeniu Komendanta Głównego Policji w sprawie regulaminu pracy Komendy Głównej Policji. Informacje o godzinach otwarcia kasy zamieszcza się przed wejściem głównym do budynku oraz na drzwiach pomieszczenia kasowego.

6. W czasie dokonywania operacji kasowych przy okienku kasowym może znajdować się tylko jedna osoba.

7. Wypłata gotówki następuje za okazaniem dowodu tożsamości przez osobę odbierającą należność, po złożeniu własnoręcznego podpisu wraz z datą, a w przypadku osoby upoważnionej dodatkowo po przedłożeniu pisemnego upoważnienia.

8. Po odejściu od okienka kasowego reklamacji w sprawie wpłat i wypłat gotówki nie uwzględnia się.

§ 5. 1. W kasie przechowuje się:

1) niezbędny zapas gotówki – pogotowie kasowe, którego wysokość określa Dyrektor Biura Finansów odrębną decyzją wydawaną na dany rok budżetowy;

2) gotówkę podjętą z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajowo wydatków, w zatwierdzonej przez Głównego Księgowego lub osobę przez niego upoważnioną, specyfikacji podjęcia gotówki;

3) gotówkę pochodzącą z bieżących wpłat do kasy;

4) gotówkę w formie depozytu, otrzymaną od osób fizycznych lub prawnych i podlegającą zwrotowi tym osobom;

5) środki funduszu operacyjnego.

2. Środki pieniężne z tytułu dokonanych do kasy wpłat należy odprowadzić na rachunek bankowy nie później niż w dniu następnym, po odpowiednim ich zabezpieczeniu.

3. Gotówka podjęta z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajów wydatków powinna być wydatkowana na cel określony w specyfikacji. Niewykorzystaną część gotówki pobraną z banku można przeznaczyć na inne cele po dokonaniu korekty w specyfikacji.

4. Gotówka podjęta z rachunku bankowego na pokrycie określonych wydatków, a nie zrealizowanych w danym dniu może być przechowywana w kasie przez 7 dni roboczych, pod warunkiem należytego jej zabezpieczenia.

5. Gotówka przechowywana w kasie w formie depozytu podlegająca zwrotowi osobie fizycznej lub prawnej, która depozyt złożyła, nie może być wykorzystywana na pokrywanie wydatków budżetowych oraz realizację wypłat ze środków pozabudżetowych.

6. Niewykorzystane środki pieniężne przechowywane w kasie zwracane są na rachunek bieżący wydatków Jednostki ostatniego dnia roboczego każdego miesiąca, w przepisach dotyczących szczegółowego sposobu wykonywania budżetu państwa.

7. Zasady określonej w ust. 6 można nie stosować do niewykorzystanych środków pieniężnych przeznaczonych na wypłatę należności dla policjantów i pracowników cywilnych do KWoty nie przekraczającej 350 000,00 zł.

8. Gotówki, o której mowa w ust. 4, 5 i 7 nie wlicza się do wysokości pogotowia kasowego.

9. Przyjęta do kasy gotówka stanowiąca dochód Skarbu Państwa powinna być przekazana na rachunek bieżący dochodów jednostki w dniu wpływu lub w uzasadnionych przypadkach, w zależności od wysokości przyjętej gotówki oraz właściwego jej zabezpieczenia, z częstotliwością umożliwiającą zachowanie terminów określonych w odrębnych przepisach dotyczących wpłat pobranych dochodów budżetowych do budżetu Państwa.

10. Gotówkę ponad ustalony limit, o którym mowa w ust. 1 pkt 1 należy odprowadzić na rachunek bankowy w dniu, w którym nastąpi przekroczenie limitu, a jeżeli istnieją warunki odpowiedniego zabezpieczenia przechowywanej gotówki – w dniu następnym.

§ 6. Niezbędny zapas gotówki w kasie, w miarę wykorzystania, powinien być bieżąco uzupełniany do ustalonej przez Dyrektora BF KGP wysokości.

§ 7. 1. Kasjer może przechowywać w kasie w formie depozytu zaplombowane kasety lub koperty zawierające gotówkę, pieczątki, druki ścisłego zarachowania itp.

2. Ewidencję przyjętych i wydanych depozytów prowadzi kasjer oraz komórka finansowa.

3. Ewidencja, o której mowa w ust. 2, musi zawierać, co najmniej następujące dane:

1) numer kolejnego depozytu;

2) określenie deponowanego przedmiotu, a przy deponowaniu gotówki jej KWotę;

3) datę i godzinę przyjęcia depozytu;

4) określenie podmiotu, którego własność stanowi depozyt;

5) datę i godzinę zwrotu depozytu oraz podpis osoby upoważnionej do podjęcia depozytu i podpis kasjera.

4. Kasjer wystawia pokwitowanie przyjęcia depozytu na wezwanie.

Rozdział 3

Dokumentacja kasowa

§ 8. 1. Wszystkie operacje kasowe muszą być udokumentowane kasowymi dowodami źródłowymi lub zastępczymi własnymi dowodami kasowymi.

2. Wpłat gotówkowych dokonuje się na podstawie dowodów kasowych Kasa Przyjmie. Muszą one być podpisane przez kasjera przyjmującego gotówkę.

3. Dowody kasowe KP oraz KW są drukami ścisłego zarachowania i podlegają ewidencji w rejestrze druków ścisłego zarachowania. Formularze dowodów wpłaty i wypłaty są numerowane z zachowaniem ciągłości numeracji w ciągu roku obrotowego.

4. Dowody kasowe KP i KW wystawiane są przez kasjera ręcznie w 3 egzemplarzach.

5. Formularze dowodów kasowych KP i KW połączone w bloczki, powinny zostać oznaczone nazwą jednostki oraz ponumerowane w sposób trwały, przed oddaniem do użytkowania kasjerowi.

6. Na okładce każdego bloczka dowodów kasowych KP i KW należy zamieścić:

1) kolejny numer bloczka formularzy;

2) numery kolejne formularzy w danym bloczku (od nr ......... do nr ............);

3) datę wydania do użytkowania oraz datę zwrotu (wydano dnia ............, zwrócono dnia............).

§ 9. 1. Rejestr druków ścisłego zarachowania prowadzony jest w BF.

2. Bloczki formularzy dowodów kasowych wydawane są osobom upoważnionym wyłącznie za pokwitowaniem w ewidencji druków ścisłego zarachowania.

§ 10. 1. Dokumentację kasową stanowią:

1) dokumenty operacyjne kasy:

a) dowód wpłaty „KP”,

b) dowód wypłaty „KW”,

d) raporty kasowe „RK”,

e) czek gotówkowy,

f) bankowy dowód wpłaty;

2) dokumenty źródłowe lub dyspozycyjne:

a) dowody zakupu i sprzedaży – faktury VAT, faktury VAT korygujące,

b) listy płac (uposażeń policjantów i wynagrodzeń pracowników),

c) listy wypłat zasiłków,

d) listy wypłat równoważników i innych świadczeń,

e) rachunki wynikające z zawartych umów cywilnoprawnych (umowy zlecenia, umowy o dzieło, itp.),

g) wnioski o zaliczki, udzielone wyłącznie w zakresie określonym w odrębnych przepisach,

h) rozliczenia delegacji służbowej,

i) inne dowody akceptowane przez Głównego Księgowego lub osobę przez niego upoważnioną,

j) wykazy i zestawienia dodatkowych należności,

k) dowody wpłat do banku;

3) dokumenty organizacyjne kasy:

a) instrukcja w sprawie gospodarki kasowej,

b) umowa o odpowiedzialności materialnej,

c) karta opisu stanowiska pracy,

d) protokoły przyjęcia – przekazania kasy,

e) protokoły kontroli kasy,

f) karty wzorów podpisów osób upoważnionych do dokonywania dyspozycji, bankowych i zatwierdzania dowodów księgowych,

g) protokoły inwentaryzacyjne;

4) inne dokumenty:

a) rejestr przechowywanych depozytów,

b) rejestr druków ścisłego zarachowania.

2. Dowód wpłaty – KP wystawia kasjer lub osoba upoważniona podczas przyjmowania środków pieniężnych do kasy. Dowód wpłaty KP wystawia się w 3 egzemplarzach, z których:

1) oryginał dołączany jest do raportu kasowego;

2) pierwsza kopia jest pokwitowaniem dla wpłacającego;

3) druga kopia pozostaje do rozliczenia w bloczku.

3. Dowód wpłaty KP zawiera:

1) nazwę jednostki wystawiającej dokument;

2) określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny;

3) datę dokonania operacji;

4) imię, nazwisko i adres osoby lub nazwę i adres podmiotu dokonującego wpłaty;

5) dokładny tytuł wpłaty;

6) KWotę wpłaty wyrażoną cyfrowo i słownie;

7) podpis wystawiającego, w przypadku wydruku komputerowego – tylko nadruk imienia i nazwiska;

8) podpis kasjera.

4. W dowodzie wpłaty KP nie można dokonywać żadnych poprawek (wymazywania, przeróbek), ani zmian KWot wpłaty gotówki wyrażonej cyframi i słownie. Błędy popełnione w tym zakresie poprawia się przez anulowanie błędnego dowodu i wystawienie nowego prawidłowego dowodu.

5. Anulowanie dowodu wpłaty polega na jego przekreśleniu po przekątnej oraz umieszczeniu adnotacji „anulowano” wraz z datą i podpisem osoby, która dokument unieważniła. Anulowane formularze dowodów KP przechowywane są w bloczku.

6. Dowód wypłaty – KW potwierdza wypłatę gotówki w kasie. Wystawia się go na podstawie dokumentu źródłowego, który został zaakceptowany do wypłaty przez upoważnioną do tego osobę. Pracownik zobowiązany do wykonania tych czynności zamieszcza na dowodach kasowych swój podpis i datę.

7. Dowód wypłaty KW wystawia się w 3 egzemplarzach, z których:

1) oryginał dołączany jest do raportu kasowego;

2) pierwsza kopia jest pokwitowaniem dla pobierającego gotówkę;

3) druga kopia pozostaje do rozliczenia w bloczku.

8. Dowód wypłaty KW zawiera:

1) nazwę jednostki wystawiającej KW;

2) określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny;

3) datę dokonania operacji;

4) nazwę i adres odbiorcy lub imię i nazwisko osoby i jej adres

5) dokładny tytuł wypłaty;

6) KWotę wypłaty wyrażoną cyfrowo i słownie;

7) podpis wystawiającego;

8) podpis kasjera;

9) podpis otrzymującego gotówkę.

W przypadku błędów w dowodach KW oraz anulowania dowodu, należy przyjąć procedurę określoną dla dowodu KP.

9. Raport kasowy to zestawienie wszystkich operacji kasowych dotyczących wpłat i wypłat dokonywanych przez kasjera w danym okresie.

10. Dopuszczona jest możliwość sporządzenia raportu za okres dłuższy niż jeden dzień lecz nie dłuższy niż 5 dni. W takim przypadku okres sporządzenia raportu nie może wykraczać poza okres sprawozdawczy.

11. Raport kasowy sporządza według aplikacji systemowej SKOP – FK. Raport kasowy sporządza się w dwóch egzemplarzach. Wpisywane są w nim wpłaty i wypłaty z podziałem na poszczególne dni dokonania operacji kasowych, które dokonywane są w sposób chronologiczny i systematyczny, z zachowaniem liczby porządkowej operacji, podaniem symbolu i numeru źródłowego dowodu kasowego oraz krótkiej treści operacji.

12. Rejestrowanie operacji kasowych w raporcie kasowym (RK)

1) wpłaty i wypłaty gotówki w kolejnych dniach kasjer wpisuje na bieżąco w prowadzonym zestawieniu – raporcie kasowym (RK);

2) RK sporządza się oddzielnie dla:

a) wydatków budżetowych,

b) dochodów budżetowych,

c) środków sum depozytowych i na zlecenie,

d) środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,

e) środków Funduszu Socjalnego Emerytów Policyjnych,

f) pogotowia kasowego,

g) Funduszu Wsparcia Policji,

h) innych otwieranych rachunków bankowych w ciągu roku obrotowego.

3) RK zawiera min.:

a) nazwę jednostki,

b) oznaczenie okresu za jaki jest sporządzany,

c) numer raportu,

d) podpisy osób sporządzających i kontrolujących.

4) Do RK dołącza się dowody dokumentujące poszczególne operacje kasowe.

5) RK zamyka się sumowaniem wpłat i wypłat gotówkowych oraz obliczeniem stanu końcowego gotówki według następującej reguły, tj. stan początkowy gotówki na dzień rozpoczęcia raportu plus wpłaty, minus wypłaty, co daje stan końcowy na dzień zamknięcia raportu.

6) Kasjer sporządza raport kasowy RK w dwóch egzemplarzach, z których:

a) oryginał podpisuje i przekazuje wraz z dowodami księgowymi do sprawdzenia pod względem formalno – rachunkowym Kierownikowi komórki finansowej lub innej wyznaczonej przez niego osobie,

b) kopię pozostawia w kasie.

7) W dowodach źródłowych wypłat gotówki z kasy umieszcza się adnotacje dotyczące raportu kasowego RK wraz z pozycją, datą i podpisem kasjera.

13. Czek gotówkowy służy do udokumentowania podjęcia gotówki z banku. Czek gotówkowy zawiera m.in. :

1) nazwę banku;

2) numer czeku;

3) nr rachunku bankowego;

4) imię i nazwisko osoby, która ma pobrać gotówkę;

5) oznaczenie daty i miejsca wystawienia czeku;

6) podpisy osób upoważnionych do dysponowania środkami pieniężnymi.

14. Czek gotówkowy wypełnia się zgodnie z obowiązującą instrukcją bankową.

15. Na czeku nie można dokonywać żadnych poprawek. W razie popełnienia pomyłki w jego wypełnieniu – blankiet czeku należy anulować przez napisanie „anulowany” oraz postawienie daty i podpisu osoby anulującej czek. Czek anulowany pozostaje w jednostce.

16. Czeki powinny być wykorzystywane w kolejności wynikającej z numeracji nadanej przez bank. Numer czeku, na podstawie, którego nastąpiło przyjęcie gotówki do kasy zamieszcza się również na dowodzie wpłaty KP oraz w raporcie kasowym RK.

17. Bankowy dowód wpłaty wystawia się przy przekazywaniu środków pieniężnych na rachunek bankowy. Po przyjęciu gotówki, oryginał dowodu wpłaty pozostaje w banku, kopię otrzymuje wpłacający i umieszcza ją pod raportem kasowym, jako dowód rozchodu gotówki z kasy.

Rozdział 4

Kontrola kasy

§ 11. 1. Funkcjonowanie kasy podlega kontroli bieżącej, doraźnej i okresowej.

2. Kontrola bieżąca kasy polega na codziennym sprawdzaniu przez kasjera/ów zgodności rzeczywistego stanu gotówki ze stanem gotówki wynikającym z raportów kasowych i pozostałych dokumentów kasowych nie ujętych w raporcie.

3. Kontrolę doraźną kasy przeprowadza się:

1) przy przekazywaniu/przejmowaniu kasy;

2) w przypadku stwierdzenia przez kasjera niedoboru lub nadwyżki;

3) w przypadku stwierdzenia kradzieży lub włamania;

4) na polecenie kierownika jednostki, Dyrektora BF lub GK.

4. Kontroli doraźnej kasy dokonuje wyznaczona komisja w obecności kasjera.

5. Kontrola okresowa kasy powinna nastąpić nie rzadziej niż 3 razy w roku obrachunkowym.

§ 12. 1. Rozchód gotówki z kasy nieudokumentowany rozchodowymi dowodami kasowymi (tj. źródłowymi dowodami kasowymi i zastępczymi własnymi dowodami kasowymi) stanowi niedobór kasowy i obciąża kasjera/ów.

2. Przypadki losowe, kradzież z włamaniem, wydanie gotówki pod przymusem utraty życia lub zdrowia, podstępne zagarnięcie gotówki w wyniku przedstawienia sfałszowanych dokumentów nie obciążają kasjera/ów, stanowią straty nadzwyczajne.

3. W przypadku zdarzeń losowych, o których mowa w ust. 2, obowiązkiem kasjera jest natychmiastowe zgłoszenie tego faktu Dyrektorowi BF lub GK.

4. Gotówka w kasie nieudokumentowana przychodowymi dowodami kasowymi (KP) stanowi nadwyżkę kasową.

§ 13. 1. Zasady i warunki wymiany wartości nominalnej zużytych lub uszkodzonych znaków pieniężnych, reguluje § 3, 4 oraz § 10 Zarządzenia NR 31/2013 Prezesa Narodowego Banku Polskiego z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu wymiany znaków pieniężnych, które wskutek zużycia lub uszkodzenia przestają być prawnym środkiem płatniczym na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. Urz. NBP z 2013 r. poz. 23).

2. W przypadku przyjęcia do kasy uszkodzonego znaku pieniężnego kasjer postępuje następująco:

1) sporządza protokół w trzech egzemplarzach zawierający następujące dane:

a) nazwisko, imię i adres osoby, która przedstawiła znak uszkodzony (o ile jest to możliwe),

b) wartość nominalną, serię i numer znaku, datę emisji,

c) dane dotyczące przyczyn zużycia/ uszkodzenia/ rodzaj zanieczyszczenia znaków pieniężnych oraz szczegółowy opis uszkodzeń znaku,

d) datę i miejsce sporządzenia protokołu oraz podpisy osoby przedstawiającej do wymiany znak pieniężny oraz kasjera,

2) przedstawia w banku uszkodzony znak pieniężny do wymiany.

3. Odbiór równowartości znaku uszkodzonego osoba zainteresowana KWituje na protokole.

4. Zasady i sposób wymiany znaków pieniężnych, które zostały uszkodzone w wyniku badań wykonywanych w ramach przeprowadzonych czynności dochodzeniowo – śledczych, reguluje § 7 i § 8 ust. 7 Zarządzenia NR 31/2013 Prezesa Narodowego Banku Polskiego z dnia 17 grudnia 2013 r.

§ 14. 1. W przypadku wpłaty gotówki i otrzymania fałszywego lub budzącego wątpliwość co do jego autentyczności, krajowego lub zagranicznego znaku pieniężnego, kasjer postępuje następująco:

1) wręczony znak pieniężny, co do którego kasjer powziął podejrzenie, że jest sfałszowany, zatrzymuje i żąda dowodu osobistego od osoby wpłacającej;

2) sporządza protokół w trzech egzemplarzach ujmując w nim następujące dane:

a) nr protokołu i datę oraz miejsce sporządzenia,

b) nazwę i adres miejsca, w którym wpłacono znak pieniężny sfałszowany,

c) nazwę i adres osoby prawnej przedstawiającej znak pieniężny z wpisaniem nazwiska i imienia, adresu i stanowiska służbowego osoby ją reprezentującej, zaś w przypadku wpłaty przez osobę fizyczną imię, nazwisko, adres oraz numer i serię dowodu osobistego,

d) wartość nominalną, serię i numer znaku, datę emisji, zatrzymanego znaku pieniężnego.

2. Sporządzony protokół podpisuje osoba przedstawiająca sfałszowany znak pieniężny i kasjer.

3. Sfałszowane znaki pieniężne są jedynie depozytem i nie stanowią podstawy wystawienia dowodu wpłaty KP.

4. Obowiązkiem kasjera jest niezwłoczne powiadomienie o zaistniałym fakcie bezpośredniego przełożonego.

§ 15. 1. Dowody kasowe należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnieniem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

2. Dowody kasowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych jednostki, przechowuje się w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na miesiące.

3. Dowody kasowe przechowuje się przez okres 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dokumenty kasowe dotyczą.

Rozdział 5

Wymagania, obowiązki i odpowiedzialność kasjera

§ 16. 1. Kasjerem może być osoba:

3) posiadająca wykształcenie minimum średnie;

4) niekarana za przestępstwa gospodarcze lub wykroczenia przeciwko mieniu;

5) posiadająca nienaganną opinię;

6) posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych;

7) legitymująca się praktyką w księgowości finansowej lub posiadająca przeszkolenie w zakresie prowadzenia gospodarki kasowej.

2. Kasjer odpowiada materialnie za stan gotówki w kasie, prawidłowe udokumentowanie operacji kasowych, funkcjonowanie kasy oraz powierzone mienie.

3. Kasjer, przyjmując obowiązki, składa pisemną deklarację o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie i zobowiązuje się do przestrzegania przepisów w zakresie prowadzenia gospodarki kasowej.

4. Odpowiedzialność materialna kasjera rozpoczyna się z dniem określonym w umowie oraz przyjęciem protokołu przekazania/przyjęcia kasy, a kończy z chwilą dokonania inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej i dokonania ostatecznego rozliczenia potwierdzonego protokołem.

5. Funkcji kasjera nie łączy się z innymi funkcjami o charakterze dyspozycyjnym i kontrolnym w zakresie obrotu pieniężnego, w tym w szczególności z funkcją głównego księgowego.

6. Kasjer posiada jednoznacznie określony zakres obowiązków i odpowiedzialności, zgodny z obowiązującymi przepisami.

7. Zakres obowiązków kasjera ustala Główny Księgowy, a następnie przedkłada do zatwierdzenia Dyrektorowi Biura Finansów.

8. Dokumenty kasowe stanowiące podstawę wypłat gotówkowych nie mogą być sporządzane przez kasjera.

9. W zakresie odpowiedzialności karnej kasjera stosuje się odpowiednie przepisy kodeksu karnego.

§ 17. 1. Do obowiązków kasjera należy przestrzeganie zasad gospodarki kasowej, a w szczególności:

1) odpowiednie przechowywanie i zabezpieczenie wartości pieniężnych;

2) przeprowadzanie operacji gotówkowych w formie dokonywania wypłat i przyjmowania wpłat;

3) podejmowanie gotówki z rachunków bankowych;

4) odprowadzanie przyjętych wpłat na rachunki bankowe najpóźniej na drugi dzień po przyjęciu wpłaty;

5) sporządzanie dokumentacji z przeprowadzonych operacji kasowych;

6) informowanie bezpośredniego przełożonego o niedoborach lub nadwyżkach środków pieniężnych w kasie, stwierdzonych włamaniach do kasy, kradzieżach, naruszonych lub uszkodzonych zabezpieczeniach pomieszczenia kasy.

2. Kasjer zobowiązany jest:

1) przyjmować do realizacji tylko dokumenty podpisane przez upoważnione do tego osoby;

2) żądać okazania dowodu tożsamości od osób, którym wypłaca gotówkę;

3) żądać pokwitowania odbioru gotówki za przedłożone faktury i rachunki;

4) sprawdzać saldo gotówki w kasie z saldem raportu kasowego przed zakończeniem dnia.

3. Przejęcie stanu kasy następuje na podstawie komisyjnego protokołu przejęcia.

4. W protokole, o którym mowa w ust. 3, podaje się wyniki przeliczenia wszelkich wartości pieniężnych, jakie są przekazywane pracownikowi czasowo przejmującemu kasę. Protokół podpisują zarówno osoba przekazująca jak i osoba przyjmująca stan kasy.

§ 18. 1. Kasjer ponosi odpowiedzialność w zakresie znajomości i stosowania obowiązujących przepisów dotyczących dokonywania operacji kasowych, zabezpieczenia i przechowywania gotówki oraz jej transportu.

2. Kasjer ponosi odpowiedzialność za nie wykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków, w tym za:

1) niewłaściwe zabezpieczenie przechowywanej gotówki;

2) braki gotówki w kasie będące wynikiem zaniedbania obowiązków;

3) wypłacenia gotówki na podstawie dowodów nie zatwierdzonych do wypłaty;

4) wypłacenie gotówki osobom nieupoważnionym;

5) naruszenie przepisów z zakresu prowadzenia gospodarki kasowej.

Rozdział 6

Ochrona i transport wartości pieniężnych

§ 19. 1. Wartości pieniężne są przechowywane w warunkach zapewniających należytą ochronę przed zniszczeniem, utratą lub zagarnięciem.

2. Wszelkie uwagi i wątpliwości dotyczące technicznej organizacji kasy, funkcjonowania zabezpieczeń w postaci alarmów, zamków itp. kasjer natychmiast zgłasza na piśmie Głównemu Księgowemu, który przy pomocy innych wyznaczonych w tym celu osób (co najmniej dwóch), niezwłocznie dokonuje czynności mających na celu utrwalenie i udokumentowanie naruszonych zabezpieczeń kasy. Sporządzona dokumentacja niezwłocznie przekazywana jest kierownikowi jednostki.

3. Kierownik komórki finansowej lub osoba przez niego upoważniona co najmniej raz na KWartał dokonuje kontroli zabezpieczenia pomieszczeń kasowych. Z przeprowadzonej kontroli sporządza notatkę służbową, którą przedkłada kierownikowi jednostki.

§ 20. 1. Komplet kluczy od kas pancernych lub innych pojemników bezpiecznych oraz od drzwi wejściowych do pomieszczeń kasowych jest pobierany codziennie, od dyżurnego obiektu, przez kasjera, za pokwitowaniem. Po zakończonym dniu pracy kasjer w metalowej zaplombowanej kasetce przekazuje komplet kluczy do dyżurnego obiektu.

2. Zaplombowany komisyjnie zapasowy komplet kluczy od kas pancernych lub innych pojemników bezpiecznych i drzwi wejściowych jest zdeponowany u Dyrektora BF KGP.

3. Zamki i klucze (oryginały i duplikaty) do szafy pancernej lub innego pojemnika bezpiecznego oraz od drzwi wejściowych do pomieszczenia kasy należy wymienić na nowe, w razie ich zgubienia lub nie wyjaśnionego zerwania plomb zabezpieczających pojemnik, w którym przechowywane są klucze.

4. Po zakończonym dniu pracy kasjer zabezpiecza pomieszczenie kasowe między innymi poprzez:

1) zamknięcie na klucz i zaplombowanie szaf pancernych lub innych pojemników bezpiecznych oraz drzwi wejściowych;

2) zamknięcie okien;

3) włączenie dodatkowej instalacji alarmowej;

4) zdeponowanie kluczy od szaf pancernych, innych pojemników bezpiecznych i drzwi wejściowych w sposób określony w ust.1.

5. Przed rozpoczęciem pracy kasjer obowiązany jest sprawdzić czy nie zostały naruszone plomby drzwi wejściowych, szaf pancernych lub innych pojemników bezpiecznych oraz czy nie była uruchamiana instalacja alarmowa.

§ 21. 1. Transport wartości pieniężnych powinien odbywać się przy użyciu odpowiednich zabezpieczeń technicznych.

2. Transport wartości pieniężnych nie przekraczających 0,2 jednostki obliczeniowej, nie wymaga ochrony fizycznej i zabezpieczenia technicznego.

3. Wartości pieniężne większe niż 1 jednostka obliczeniowa transportowane są bankowozem.

4.Transport wartości pieniężnych jest chroniony:

1) przez jednego policjanta – przy transporcie wartości pieniężnych powyżej 1 do 8 jednostek obliczeniowych, z zastrzeżeniem § 7 ust. 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 września 2010 r. w sprawie wymagań jakimi powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne. (Dz. U. Nr 166, poz. 1128, z późn. zm.).

2) przez dwóch policjantów – przy transporcie wartości pieniężnych powyżej 8 do 24 jednostek obliczeniowych;

3) przez trzech policjantów – przy transporcie wartości pieniężnych powyżej 24 do 50 jednostek obliczeniowych;

4) przez czterech policjantów – przy transporcie wartości pieniężnych powyżej 50 jednostek obliczeniowych.

5. Transport wartości pieniężnej nie przekraczający 1 jednostki obliczeniowej, może być wykonywany przy użyciu samochodu osobowego, nie oznakowanego, wyposażonego w środki łączności. Osoba transportująca jest chroniona, co najmniej przez jednego policjanta, który jest wyposażony w broń palną.

6. Ochronę wartości pieniężnych transportowanych pojazdami mechanicznymi wykonują policjanci, wyposażeni w dwa niezależne środki łączności.

7. Warunki techniczne, jakim powinny odpowiadać pojazdy specjalne lub przystosowane w szczegółowy sposób uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 września 2010 r. w sprawie wymagań jakimi powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne.

8. Na dwa dni przed planowanym konwojem, Główny Księgowy zwraca się pisemnie do kierownika komórki, który sprawuje w niniejszym zakresie merytoryczny nadzór w jednostce, o spowodowanie zabezpieczenia transportu wartości pieniężnych zgodnie z przyjętymi zasadami.

9. Uzupełnienie pogotowia kasowego dokonywane jest do wysokości określonej dla pogotowia kasowego w odrębnej decyzji w najbliższym możliwym dniu roboczym.

Rozdział 7

Przepisy końcowe

§ 22. 1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą instrukcją, stosuje się przepisy powszechnie obowiązujące, właściwe w danym zakresie aktów normatywnych.

2. Kierownicy komórek organizacyjnych Jednostki są zobowiązani do przestrzegania przepisów niniejszej instrukcji.

3. Dopuszcza się stosowanie rozwiązań określonych przez Kierownika Jednostki – innych niż wskazane w niniejszej instrukcji – w zakresie ochrony obiektów, przechowywania kluczy od kas pancernych oraz od drzwi wejściowych do pomieszczeń kasowych.

ZAŁĄCZNIK NR 4

INSTRUKCJA OBIEGU I KONTROLI DOWODÓW KSIĘGOWYCH W JEDNOSTCE

Rozdział 1

Charakterystyka dowodów księgowych

§ 1. 1. Dowodem księgowym jest odpowiednio sporządzony dokument, stwierdzający dokonanie operacji gospodarczej w określonym miejscu i czasie. Prawidłowo wystawiony dowód księgowy stanowi podstawę do zaksięgowania go w odpowiedniej ewidencji.

2. Dowody księgowe stanowiące podstawę realizacji operacji gospodarczych i finansowych podlegają ocenie pod względem:

1) legalności – tj. zachowania zgodności z:

a) obowiązującymi zewnętrznymi i wewnętrznymi przepisami prawa,

b) ustaleniami i warunkami wynikającymi z realizowanych umów lub porozumień;

2) celowości – tj. czy działania powodujące skutki finansowe wiążą się z osiągnięciem zamierzonych efektów w ramach wykonywania zadań oraz zgodności z planem finansowym KGP;

3) gospodarności – tj. czy po dokonaniu analizy wszelkich dostępnych dokumentów, mogą wypływać wnioski świadczące o zachowaniu należytej staranności w zakresie wydatkowania środków publicznych pod względem oszczędności i wyboru najkorzystniejszej oferty oraz z zachowaniem procedur służących do wyeliminowania szkód i strat finansowych.

3. Dowód księgowy powinien spełniać następujące funkcje:

1) funkcja „dokumentu” – prawidłowo wystawiony dowód księgowy jest dokumentem w rozumieniu prawa: dowody księgowe wchodzą do zbioru dokumentów;

2) funkcja dowodowa – opisane w nim operacje gospodarcze lub finansowe rzeczywiście nastąpiły w określonym miejscu i czasie, w wymiarze wartościowym lub ilościowym jest to dowód w sensie prawa materialnego;

3) funkcja księgowa – jest podstawą do księgowania;

4) funkcja kontrolna – pozwala na kontrolę analityczną (źródłową) dokonanych operacji gospodarczych i finansowych.

4. Każdy dowód księgowy powinna charakteryzować:

1) chronologiczność wystawianych kolejno dowodów tego samego rodzaju oraz systematyczność i ciągłość numerowania;

2) jednolitość dokumentowania operacji gospodarczych lub finansowych przejawiająca się tym, iż na jednym dowodzie księgowym można dokumentować tylko operacje tego samego rodzaju;

3) trwałość zapisu na dowodzie (dokonywanie zapisu w sposób uniemożliwiający zanik treści z upływem czasu);

4) podmiotowość dowodu księgowego, oznaczająca, iż każdy dowód powinien zawierać dane o podmiocie lub podmiotach uczestniczących w operacji gospodarczej lub finansowej;

5) łatwość identyfikacji dowodu, przejawiająca się przez ustalenie w jednostce wzorów dowodów i ich symboliki identyfikacyjnej;

6) poprawność formalna – oznacza zgodność z przepisami;

7) poprawność merytoryczna – oznacza prawidłowość wystawienia dowodu i zawartej treści według zasad i metodologii, zgodnie z normami i klasyfikacjami;

8) poprawność rachunkowa – oznacza zgodność obliczeń rachunkowych za stanem faktycznym i zasadami matematyki.

§ 2. 1. Każda operacja gospodarcza, która nastąpiła w danym miesiącu, powinna być ujęta w księgach rachunkowych w postaci zapisu księgowego, z zachowaniem zasad:

1) kasowości – w odniesieniu do wydatków i dochodów budżetowych;

2) memoriału i współmierności – w odniesieniu do przychodów i kosztów.

2. Operacja gospodarcza to każde zdarzenie gospodarcze, które wywiera wpływ na aktywa i pasywa danej jednostki.

3. Podstawą zapisu operacji gospodarczych w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, określone jako „dowody źródłowe”, które są KWalifikowane jako:

1) zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów;

2) zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom;

3) wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

4. Podstawą zapisów księgowych mogą być również sporządzane przez jednostkę dowody księgowe:

1) zbiorcze – służące do dokonywania łącznych zapisów, dotyczących zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;

2) korygujące uprzednio dokonane zapisy księgowe;

3) zastępcze – wystawione w celu ujęcia operacji gospodarczej, w przypadku zewnętrznego dowodu źródłowego, do czasu jego otrzymania;

4) rozliczeniowe – wystawiane w celu ujęcia już dokonanych zapisów według nowych kryteriów KWalifikacyjnych.

5. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, GK może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej dowodem księgowym wewnętrznym, sporządzonym przez osoby dokonujące tych operacji, z zastrzeżeniem, że nie może to dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług. W operacjach zakupu i sprzedaży zawierającej VAT stosuje się dokumenty (faktury VAT, rachunki, faktury korygujące) sporządzane według wymogów określonych odrębnymi przepisami.

§ 3. 1. Dowód księgowy zawiera co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

2) określenie stron ( nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3) opis operacji gospodarczej oraz jej wartość, jeżeli jest to możliwe określoną w jednostkach naturalnych;

4) datę dokonania operacji gospodarczej, a gdy dowód księgowy został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca księgowania, oraz – o ile nie wynika to z techniki dokonania zapisów – sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

2. Na dowodach księgowych można zaniechać zamieszczania danych, o których mowa w ust. 1 pkt 5 i 6, jeżeli wynikają one z odrębnych przepisów prawa lub z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

3. Dowody księgowe muszą być rzetelne (zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują), kompletne (zawierające elementy, o których mowa w ust. 1) oraz wolne od błędów rachunkowych.

4. Dowód księgowy opiewający na waluty obce, powinien zawierać przeliczenia ich wartości na walutę polską według, stosowanego przez bank, z którego usług korzysta jednostka, kursu:

1) kupna lub sprzedaży walut – w przypadku operacji sprzedaży lub kupna walut oraz operacji zapłaty należności lub zobowiązań;

2) kupna – w przypadku wypłaty zaliczki.

5. Przeliczenie, o którym mowa w ust 4, powinno być zamieszczone bezpośrednio na dowodzie księgowym, chyba, że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczanie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk.

6. Jeżeli dowód księgowy nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów, przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo nie jest dowodem zastępczym, podpisy osób mogą być zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób. Podpisy na dokumentach ubezpieczenia i emitowanych papierach wartościowych mogą być odtworzone mechanicznie. Dowód księgowy przed ujęciem go w księgach powinien być sprawdzony pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym.

7. Dowód księgowy stanowiący podstawę wydatku powinien zawierać adnotację określającą czy stanowi on wydatek strukturalny, a jeżeli tak, określenie jego przyporządkowania do odpowiednich obszarów tematycznych oraz kodów z tematami priorytetowymi, sporządzoną według następującego wzoru:

8. Do wydatków strukturalnych nie KWalifikuje się wydatków ponoszonych na realizację zadań finansowanych ze środków Unii Europejskiej, jeżeli podlegają refundacji – bez względu na jej termin. Do wydatków strukturalnych zalicza się wydatki poniesione w części stanowiącej wkład krajowy w przedsięwzięcie.

9. Dowód księgowy stanowiący podstawę operacji gospodarczej dokonywanej na rzecz CBŚP lub BSW powinien zawierać adnotację określającą nazwę jednostki organizacyjnej Policji (CBŚP) lub nazwę komórki organizacyjnej KGP (BSW), na rzecz której operacja jest dokonywana.

10. Czynności, o których mowa w ust. 7 i 9, dokonuje pracownik właściwej komórki organizacyjnej BF, BLP lub BŁil, odpowiedzialny za potwierdzenie prawidłowości merytorycznej dokonanego wydatku.

§ 4. 1. Dowód księgowy stanowiący podstawę operacji gospodarczej powinien zawierać adnotację określającą symbol liczbowy działania realizowanego przez KGP w układzie budżetu zadaniowego, wraz z KWotą wydatku ujętego w dowodzie, którą w całości lub w ściśle określonej części można przypisać do danego działania (wydatek bezpośredni).

2. Katalog działań, wynika z planu finansowego KGP sporządzonego w układzie zadaniowym, a do czasu jego zatwierdzenia – z projektu tego planu.

3. Aktualne symbole liczbowe przypisane do poszczególnych działań, o których mowa w ust. 2, określa katalog funkcji, zadań, podzadań i działań zamieszczany w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczegółowego sposobu, trybu i terminów opracowania materiałów do projektu ustawy budżetowej na każdy rok budżetowy.

4. Jeżeli nie można jednoznacznie określić KWoty wydatku przeznaczonego na sfinansowanie danego działania, ustalenia jej wysokości dokonuje się z zastosowaniem procentowych współczynników udziału komórek organizacyjnych KGP w wydatkach ponoszonych na realizację poszczególnych działań w układzie budżetu zadaniowego, z zastrzeżeniem ust. 6 (wydatek pośredni).

5. Sposób podziału wydatków z zastosowaniem współczynników, o których mowa w ust. 4, stosuje się również do wydatków ponoszonych na uposażenia i wynagrodzenia oraz pozostałe należności policjantów i pracowników KGP.

6. Jeżeli wydatku, o którym mowa w ust. 4, nie można przypisać do danej komórki organizacyjnej KGP, stosuje się procentowe współczynniki podziału wydatków na poszczególne działania ustalone dla KGP ogółem.

7. Czynności, o których mowa w ust. 1 i 4–6:

1) dokonuje się również na etapie oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i realizacji wydatków;

2) dokonuje pracownik, o którym mowa w § 3 ust. 10 lub inny wyznaczony przez właściwego kierownika komórki organizacyjnej KGP.

8. Dyrektor BF ustala i aktualizuje współczynniki, o których mowa w ust. 4 i 6, na podstawie danych otrzymanych od kierowników pozostałych komórek organizacyjnych KGP.

9. Oceny aktualności współczynników, o których mowa w ust 4 i 6, dokonują kierownicy komórek organizacyjnych KGP nie rzadziej niż raz na KWartał, a także w przypadkach zmian:

1) planu finansowego KGP w układzie zadaniowym;

2) struktury organizacyjnej KGP;

3) zakresu działania poszczególnych komórek organizacyjnych KGP.

10. Czynności, o których mowa w ust. 8, każdorazowo zatwierdza kierownik jednostki.

§ 5. 1. Dowód księgowy powinien być sporządzony w sposób staranny, czytelny i trwały bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze zapiski lub zmiany.

2. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.

3. Błędy w dowodach księgowych źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie innym dokumentem zawierającym sprostowanie i uzasadnienie.

4. Błędy w dowodach księgowych wewnętrznych własnych można poprawiać przez skreślenie błędnej treści lub liczby i wpisaniu poprawnej treści lub liczby. Skreślenia należy dokonać w taki sposób, aby umożliwiało odczytanie pierwotnej treści lub liczby. Niedopuszczalne jest poprawianie pojedynczych liter lub cyfr.

5. Poprawka treści lub liczby w dowodzie księgowym powinna być opatrzona datą jej dokonania i czytelnym podpisem osoby upoważnionej do jej dokonania.

6. Dowody obce, a także te dowody własne, które uprzednio zostały przekazane kontrahentowi zewnętrznemu nie mogą być poprawiane w sposób, o którym mowa w ust. 4 i 5. Dowody te mogą być poprawiane jedynie przez wystawienie i wysłanie kontrahentowi dowodu korygującego.

7. W razie ujawnienia błędów po zamknięciu miesiąca dozwolone są korekty dokonywane przez wprowadzanie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów tylko zapisami dodatnimi lub tylko zapisami ujemnymi.

8. Przepis ust. 7 stosuje się odpowiednio przy korektach błędów ujawnionych w księgach rachunkowych prowadzonych przy użyciu komputera.

§ 6. 1. Dowodami księgowymi w szczególności są:

1) faktura VAT;

2) faktura korygująca VAT;

3) rachunek;

4) nota księgowa;

5) nota korygująca;

6) nota odsetkowa;

7) polecenie księgowania;

8) wyciąg bankowy;

9) lista płac;

10) polecenie wyjazdu (delegacje);

11) wnioski o zaliczkę, rozliczenie zaliczki;

12) dowód wpłaty (kasa przyjmie – KP);

13) dowód wypłaty (kasa wypłaci – KW);

14) ostateczne decyzje i postanowienia administracyjne albo decyzje i postanowienia opatrzone rygorem natychmiastowej wykonalności, powodujące skutki finansowe;

15) prawomocny wyrok sądowy powodujący skutki finansowe.

16) inne dowody wewnętrzne.

2. Dowody stanowiące podstawę księgowania należy sprawdzać przed zrealizowaniem i zaksięgowaniem w ramach procedury obiegu dokumentów księgowych.

3. W sprawdzaniu dowodów biorą udział pracownicy właściwych komórek organizacyjnych KGP.

4. Obieg dowodów księgowych obejmuje drogę dokumentów od chwili sporządzenia, względnie wpływu do jednostki, aż do momentu ich dekretacji i przekazania do zaksięgowania.

5. Obieg dowodów księgowych organizuje się najkrótszą drogą przez:

1) przekazywanie dokumentów tylko do tych komórek, które istotnie korzystają z zawartych w nich danych i są kompetentne do ich sprawdzania;

2) przestrzegania równomiernego obiegu wszystkich dokumentów w celu zapobiegania okresowemu spiętrzeniu się prac zwiększającego możliwości wystąpienia pomyłek;

3) skracanie czasu przetrzymywania dokumentów przez odpowiedzialne komórki do minimum.

§ 7. 1. Dekretowaniem określa się ogół czynności związanych z przygotowaniem dowodów księgowych do księgowania, wydaniem dyspozycji co do sposobu ich księgowania i pisemnym potwierdzeniem jej wykonania. Czynności te wykonuje upoważniony pracownik WK BF KGP.

2. Dekretowanie obejmuje następujące etapy:

1) segregację dowodów księgowych;

2) sprawdzenie prawidłowości dowodów księgowych;

3) oznaczenie sposobu księgowania.

3. Segregacja dowodów księgowych polega na:

1) wyłączeniu z ogółu dokumentów napływających do WK dokumentów, które nie podlegają księgowaniu, a w szczególności nie wyrażają operacji gospodarczych lub są ich zapowiedzią;

2) podziale dowodów księgowych na jednorodne grupy według rodzajów poszczególnych działalności jednostki, a w szczególności dochodów, wydatków, funduszy, inwestycji;

3) kontroli kompletności dokumentów na oznaczony okres, a w szczególności na dany dzień, dekadę lub KWartał.

4. Sprawdzenie prawidłowości dowodów księgowych polega na ustaleniu, że są one podpisane na dowód skontrolowania przez osobę odpowiedzialną za dany obszar działalności jednostki. W odniesieniu do dowodów kasowych stanowiących podstawę wypłaty gotówki, należy ponadto sprawdzić, czy zostały zatwierdzone przez kierownika jednostki, dyrektora BF i GK. W przypadku stwierdzenia, że dowody księgowe nie zostały zatwierdzone, należy je zwrócić do właściwej komórki w celu ich uzupełnienia.

5. Oznaczenie sposobu księgowania polega na:

1) nadaniu dowodom księgowym numerów, pod którymi zostaną zaewidencjonowane;

2) umieszczeniu na dowodach księgowych adnotacji, na jakich kontach syntetycznych i analitycznych dokument ma być zaksięgowany;

3) zaliczeniu danego dowodu do odpowiednich podziałek klasyfikacji budżetowej;

4) określeniu daty, pod jaką dowód ma być zaksięgowany.

§ 8. Zapisy w księgach rachunkowych podlegają kontroli, którą przeprowadzają pracownicy WK. Co miesiąc salda kont podlegają uzgodnieniu w drodze weryfikacji. Fakt przeprowadzenia uzgodnień sald potwierdza się złożeniem czytelnego podpisu przez pracownika dokonującego weryfikacji (uzgodnienia zapisów księgowych).

§ 9. 1. Wszystkie dowody księgowe, które stanowiły podstawę księgowań w poszczególnych miesiącach, należy przechowywać w segregatorach (teczkach), ułożone w porządku chronologicznym według poszczególnych rodzajów działalności, w sposób chroniący przed niedozwolonymi zmianami, bezprawnym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

2. Dowody księgowe za bieżący rok sprawozdawczy oraz za rok poprzedni przechowuje się w WK, a listy i karty uposażeń i wynagrodzeń w WWO.

3. Przekazanie dokumentów do GAP następuje protokolarnie na podstawie spisu akt przekazanych, a ich wybrakowanie i niszczenie może nastąpić po upływie okresu ich archiwizowania.

4. Dowody księgowe, które wpłynęły do WK i zostały zaksięgowane, nie mogą być, z zastrzeżeniem ust. 5, wydawane poza WK. W przypadku zaistnienia konieczności sprawdzenia dokumentu przez pracownika innego wydziału BF lub innej niż BF komórki organizacyjnej KGP, dokumenty udostępnia się wyłącznie w pomieszczeniach WK.

5. Udostępnienie i wydanie dowodów księgowych zewnętrznym podmiotom, a w szczególności organom ścigania, sądom lub innym instytucjom, może nastąpić na podstawie upoważnienia organu żądającego dowodu, zapisów w umowie oraz za pisemną zgodą kierownika jednostki lub osobę przez niego upoważnioną i pod warunkiem pozostawienia w jednostce potwierdzonego spisu wypożyczonych dokumentów.

§ 10. 1. Za prawidłowe przechowywanie przyjętych do GAP oraz przekazywanie akt na makulaturę odpowiedzialny jest kierownik GAP, który powinien zapewnić fachową segregację dokumentów.

2. Szczegółowe zasady przechowywania i klasyfikacji dokumentów finansowo-księgowych określają przepisy określające zasady archiwizowania dokumentacji.

Rozdział 2

Tworzenie i obieg dokumentacji w planowaniu i realizacji dochodów i wydatków

§ 11. 1. Zbiorcze zestawienie potrzeb zgłoszonych przez komórki organizacyjne KGP i CBŚP opracowują zgodnie z właściwą merytoryczną BLP, BŁil i BF.

2. BF na podstawie zgłoszonych potrzeb, o których mowa w ust. 1, dokonuje wstępnego podziału limitów wydatków przewidzianych dla KGP pomiędzy BLP, BŁil i BF.

3. BLP, BŁil i BF dokonują dalszego podziału otrzymanych limitów w odpowiedniej szczegółowości klasyfikacji budżetowej oraz w układzie zadaniowym.

4. Na podstawie dokumentów zawierających podział limitów, o których mowa w ust. 3, BF sporządza projekt planu finansowego, plan finansowy, ewentualną zmianę planu finansowego na dany rok oraz analogiczne dokumenty w układzie zadaniowym.

5. Dokumenty planistyczne, o których mowa w ust. 4, zatwierdza kierownik jednostki.

6. Na podstawie projektu planu finansowego oraz projektów planów rzeczowo-finansowych (cząstkowych) opracowywanych przez BLP, BŁil i BF przekazywanych do dnia 30 grudnia danego roku, WK BF KGP opracowywuje projekt planu rzeczowo-finansowego.

7. Po uchwaleniu ustawy budżetowej na dany rok BLP, BŁil i BF przekazują informację do WK BF KGP w zakresie planu finansowego za dany rok budżetowy.

7a. Aktualizacja planu rzeczowo-finansowego dokonywana jest do dnia 10 następnego miesiąca za miesiąc poprzedni.

8. Planowanie dochodów budżetowych odbywa się zgodnie z wytycznymi określonymi przez Ministerstwo Finansów, Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji lub dyrektora BF.

§ 12. 1. Zmiany planu finansowego wydatków budżetowych mogą być dokonywane na wniosek dyrektora BLP, BŁil i BF lub GK.

2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, przedkłada się do decyzji kierownika jednostki za pośrednictwem dyrektora BF, który wydaje opinię w sprawie dalszej jego realizacji.

3. Zmiany planu finansowego w poszczególnych pozycjach danego paragrafu, niepowodujące zmian jego wartości, w ramach jednego rozdziału dokonują dyrektorzy BLP, BŁil i BF samodzielnie. Informację o dokonanych zmianach dyrektorzy BLP i BŁil przesyłają do WK BF w terminie 7 dni roboczych od dnia jej dokonania.

4. Informacja o zmianach nie może wpłynąć do BF później, niż w ostatnim dniu miesiąca kalendarzowego, w którym dokonano zmiany. Zmiany planu finansowego, bez zgody dyrektora BF, można dokonywać do dnia 24 grudnia każdego roku kalendarzowego.

§ 13. 1. Do czasu zatwierdzenia planu finansowego na dany rok realizacja wydatków następuje na podstawie projektu planu finansowego KGP sporządzanego na podstawie cząstkowych projektów planu finansowego opracowywanych przez BLP, BŁil i BF.

2. Ewidencję wydatków w sposób umożliwiający wyodrębnienie ich dla poszczególnych komórek organizacyjnych jednostki prowadzi BF.

3. Dyrektorzy BLP, BŁil i BF odpowiadają za realizację wydatków w zakresie ustalonych limitów na wydatki.

4. Za terminową realizację zobowiązań wynikających z zawartych umów, z wyjątkiem opóźnień powstałych z winy banku lub w wyniku odrębnych decyzji podejmowanych przez dyrektora BF, a w szczególności dotyczących przesunięcia terminu płatności, odpowiadają dyrektor BLP, BŁil i BF, każdy w zakresie swojej właściwości.

§ 14. Przepisy § 12 i 13 stosuje się odpowiednio do planu finansowego jednostki sporządzanego w układzie zadaniowym.

§ 15. 1. Zaangażowanie to czynności prawne, na podstawie których kierownik jednostki budżetowej kształtuje zobowiązania, z których wynika obciążenie planu finansowego danego roku budżetowego.

2. Zaangażowanie jest etapem poprzedzającym dokonanie wydatku.

3. Na zaangażowanie składa się równowartość zawartych umów oraz aneksów do tych umów, decyzji, porozumień, aktów notarialnych, postanowień, porozumień, zleceń, zamówień oraz innych dokumentów skutkujących zaciągnięciem zobowiązań, a następnie dokonania wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym jednostki.

4. Ewidencja zaangażowania wydatków budżetowych roku bieżącego i lat przyszłych prowadzona jest według podziałek klasyfikacji budżetowej.

5. Jednorazowe wydatki dotyczące dostaw i usług nie objęte wcześniej zawartymi umowami, ewidencjonuje się na podstawie otrzymanych faktur VAT, rachunków, not księgowych natomiast ewidencja kosztów podróży służbowych odbywa się na podstawie rozliczonej delegacji.

6. Ewidencja zaangażowania dotyczącego wynagrodzeń odbywa się na podstawie „Zestawienia miesięcznego zaangażowania z tytułu wynagrodzeń” sporządzanego przez WWO i przekazywanego do WK do dnia 03 następnego miesiąca.

7. Zaangażowanie wydatków budżetowych w danym roku nie może przekroczyć wielkości określonych w zatwierdzonym planie finansowym KGP z wyjątkiem płatności wynikających z tytułów egzekucyjnych lub wyroków sądowych.

8. KWota zaangażowanych wydatków roku bieżącego nie może być niższa od sumy wydatków wykonanych i wykazanych w sprawozdaniu zobowiązań.

9. KWoty zaangażowania wykazane w sprawozdaniach budżetowych muszą być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.

§ 16. 1. Rozliczenia z tytułu wydatków poniesionych na rzecz innych jednostek organizacyjnych Policji, zgodnie z zawartymi umowami, porozumieniami, decyzjami kierownika jednostki, dokonywane są na podstawie not księgowych wystawionych przez BLP, BŁil, BF zgodnie z właściwością merytoryczną. Rozliczenia z innymi jednostkami dokonywane są na podstawie ogólnie obowiązujących dokumentów dotyczących zdarzeń gospodarczych.

2. Fakturę lub notę księgową wystawia BLP, BŁiI, BKS i BF, zgodnie z właściwością merytoryczną, w 3 egzemplarzach:

1) 1 egz. – dla adresata;

2) 2 egz. – dla komórki wystawiającej fakturę lub notę księgową, zgodnie z właściwością merytoryczną;

3) 3 egz. – dla BF.

3. Fakturę VAT lub notę księgową podpisują dyrektorzy BLP, BŁil, BF lub osoby przez nich upoważnione, zgodnie z zakresem rzeczowym komórek organizacyjnych.

4. BF prowadzi rejestr dotyczący faktur VAT i faktur korygujących oraz rejestr w zakresie not księgowych.

§ 17. 1. BF przekazuje do BLP, BŁil w celu weryfikacji informacje o zrealizowanych wydatkach do 4 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Na kopii informacji przekazywanej zwrotnie do BF do 7 dnia miesiąca w/w komórki zamieszczają adnotację, że wydatki są zgodne lub wykazują różnice ze wskazaniem pozycji analitycznych klasyfikacji wydatków budżetowych, których one dotyczą.

2. BF informację o wysokości zrealizowanych wydatków w ramach przyznanego limitu finansowego przekazuje do CBŚP wg stanu na ostatni dzień miesiąca do 5 dnia następnego miesiąca.

§ 18. 1. BLP, BŁil i BF, każde w zakresie swojej właściwości, wystawiają noty księgowe dotyczące kar umownych z tytułu niewykonania, bądź nienależytego wykonania przez kontrahenta umowy.

2. Po przekazaniu noty do BF upoważniony pracownik WK BF KGP dokonuje rejestracji dowodu księgowego oraz sprawdza pod względem formalno-rachunkowym prawidłowość naliczenia kar umownych.

3. Jeżeli kary umowne są potrącane z faktury pracownik WK BF KGP wystawia notę księgową dotyczącą przekazania KWoty kar z rachunku wydatków budżetowych na rachunek dochodów budżetowych.

4. Jeżeli kary umowne nie są potrącane z faktury, a termin płatności upłynął, BLP, BŁil i BF zgodnie z właściwością merytoryczną prowadzą przedsądowe postępowanie windykacyjne, a po bezskutecznym wyczerpaniu możliwości pozasądowego postępowania windykacyjnego przekazują sporną sprawę do komórki prawnej w KGP celem dalszego dochodzenia należności w toku postępowania sądowego.

5. BLP, BŁil, i BF, każde w zakresie swojej właściwości, prowadzą, w razie potrzeby, negocjacje z kontrahentami w sprawie prolongaty terminu płatności oraz korekty lub anulowania wystawionej przez kontrahenta noty odsetkowej.

6. Po wyczerpaniu możliwości negocjacyjnych notę odsetkową BLP, BŁil wraz z wyjaśnieniem okoliczności opóźnienia terminu płatności przekazuje do BF w celu realizacji i wszczęcia postępowania wyjaśniającego.

§ 19. 1. Dyrektor BF oraz dyrektorzy BLP, BŁil, opracowują i aktualizują, każdy w zakresie swojej właściwości, szczegółowe karty obiegu dowodów księgowych.

2. Karty obiegu dowodów księgowych oraz ich aktualizacja podlegają przekazaniu do WK w celu włączenia ich do „Zasad polityki rachunkowości KGP”.

Rozdział 3

Kontrola finansowo-księgowa

§ 20. 1. Kontrola finansowo-księgowa stanowi element kontroli zarządczej, o której mowa w art. 68 ustawy i ma na celu:

1) zapewnienie przestrzegania procedur kontroli finansowej;

2) przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków;

4) badanie i porównanie ze stanem wymagalnym faktycznego pobierania i gromadzenia środków pieniężnych;

5) ocenę prawidłowości udzielania zamówień publicznych;

6) ocenę prawidłowości dokonywanego przez jednostkę zwrotu środków pieniężnych;

7) ocenę prawidłowości prowadzenia gospodarki finansowej.

2. Zadaniem kontroli finansowo-księgowej jest:

1) badanie przebiegu finansowania procesów gospodarczych pod kątem ich zgodności z obowiązującymi przepisami;

2) wykrywanie odchyleń i odstępstw od ustalonych prawnych i ekonomiczno-finansowych zasad;

3) ustalanie przyczyn, skutków i osób odpowiedzialnych za zaistniałe nieprawidłowości;

4) wskazywanie sposobów i środków likwidacji stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobieganie powstawaniu analogicznych błędów w przyszłości.

§ 21. 1. Dowody księgowe podlegają kontroli finansowo-księgowej pod względem:

1) legalności – kontrola przebiegu operacji, a w szczególności zgodności z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, postanowieniami wewnętrznymi obowiązującymi w Jednostce oraz postanowieniami wynikającymi z zawartych przez Jednostkę umów;

2) rzetelności – kontrola wszelkich dostępnych dokumentów ze stanem rzeczywistym,

3) celowości – kontrola zgodności z obowiązującymi w jednostce kierunkami działalności, określonymi w planie finansowym Jednostki na dany rok budżetowy;

4) gospodarności – kontrola należytej staranności przy wydatkowaniu środków publicznych, przestrzegania zasad oszczędności, wyboru najkorzystniejszej oferty w celu uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów, pozwalająca na minimalizację wydatków a maksymalizację efektów gospodarczych;

5) merytorycznym – kontrola polegająca na ustaleniu czy operacja gospodarcza:

a) miała istotne miejsce i w jej wyniku nabyte, zbyte, nieodpłatnie przekazane składniki majątku Jednostki lub zlecone usługi zostały dokonane, przyjęte oraz zarejestrowane,

b) była zgodna z zawartą umową, porozumieniem oraz obowiązującymi przepisami prawa, w tym prawa zamówień publicznych,

c) była gospodarczo uzasadniona oraz niezbędna,

d) została rzetelnie odzwierciedlona w dokumencie wystawionym przez właściwego kontrahenta oraz ujęta w ewidencji jednostki;

a) formalno-rachunkowym – przez co należy rozumieć kontrolę dokumentu księgowego polegającą na ustaleniu, czy kontrolowany dokument jest:

a) kompletny – przez załączenie do niego wszystkich niezbędnych dokumentów uzupełniających,

b) zupełny – przez uwzględnienie w nim wszystkich niezbędnych danych do zobrazowania operacji, do której udowodnienia ma służyć,

c) poprawny – przez prawidłowe obliczenie wszystkich pozycji i sumy ogólnej na podstawie podanych w nim cen i stawek jednostkowych,

d) sprawdzony – przez zamieszczenie adnotacji przez pracowników właściwej komórki organizacyjnej KGP o dokonaniu kontroli pod względem merytorycznym.

2. Ze względu na etapowość kontrola finansowo-księgowa sprawowana jest w formie:

1) kontroli wstępnej – polegającej na ocenie poprawności dokumentacji (np. umów, projektów, założeń, planów) stanowiącej podstawę zamierzonych operacji, przed ich realizacją;

2) kontroli bieżącej – polegającej na badaniu czynności i operacji w toku ich wykonywania w celu stwierdzenia, czy przebiegają one prawidłowo;

3) kontroli następczej – obejmującej badanie udokumentowania zdarzeń gospodarczych i operacji finansowych po ich zrealizowaniu.

§ 22. 1. Zadania wynikające z wykonywania kontroli finansowo-księgowej są realizowane przez:

1) dyrektorów BLP, BŁil i BF – w ramach powierzonych zadań z zakresu gospodarki finansowej;

2) GK– w zakresie wynikającym z ustawy;

3) pracowników właściwych komórek organizacyjnych KGP, którym powierzono na piśmie wykonanie czynności kontrolnych w zakresie:

a) kontroli merytorycznej,

b) kontroli formalno-rachunkowej,

c) prawidłowości dekretacji dokumentów księgowych;

4) wyznaczonych pracowników Biura Bezpieczeństwa Informacji KGP w zakresie rozliczeń finansowych z tytułu obsługi Wydziału Poczty Specjalnej;

5) wyznaczonych pracowników BKS w zakresie rozliczeń finansowych z tytułu obsługi czasopisma „Policja 997”.

2. Wykazy pracowników, o których mowa w ust. 1:

1) w pkt 3 w lit. a i b – sporządza się w BLP, BŁiI i BF;

2) w pkt 3 w lit. c – sporządza się w BF;

3) w pkt 4 – sporządza się w Biurze Bezpieczeństwa Informacji KGP;

4) w pkt 5 – sporządza się w BKS.

3. Wykazy pracowników, o których mowa w ust. 2 oraz zaktualizowane wykazy zatwierdzają właściwi kierownicy komórek organizacyjnych KGP i przekazują niezwłocznie do wiadomości BF.

§ 23. 1. W razie ujawnienia nieprawidłowości w czasie wykonywania kontroli wstępnej, kontrolujący, jest zobowiązany zwrócić nieprawidłowe dokumenty właściwym komórkom organizacyjnym KGP (osobom) wraz z wnioskiem o dokonanie ich zmiany lub uzupełnień.

2. Kontrola wstępna operacji gospodarczych polega na sprawdzeniu celowości, gospodarności, legalności i zgodności planowanego wydatku z kierunkami działania jednostki oraz zasadą uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów i obejmuje w szczególności badanie pod tym kątem projektów umów, porozumień lub innych dokumentów powodujących powstanie zobowiązań.

3. Potwierdzeniem wykonania czynności, o których mowa w ust. 1, jest złożenie podpisu przez:

1) osobę upoważnioną do zaciągania zobowiązań na dokumencie stanowiącym podstawę wszczęcia procedury przeprowadzenia operacji gospodarczej;

2) GK wraz z adnotacją określającą, czy jednostka posiada środki w planie na realizację zakładanej operacji gospodarczej, jeżeli podlega ona procedurze wynikającej z przepisów ustawy PZP.

4. Adnotacja, o której mowa w ust. 3 pkt 2, oznacza również:

1) sprawdzenie, iż wydatek/operacja finansowa/ został uznany przez właściwych rzeczowo pracowników za prawidłowy pod względem celowości, gospodarności i legalności;

2) potwierdzenie, iż umowy cywilno-prawne rodzące skutki finansowe były uprzednio sprawdzone pod względem legalności przez radcę prawnego;

3) brak zastrzeżeń do merytorycznej prawidłowości operacji i jej zgodności z prawem;

4) brak zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów tej operacji.

§ 24. W razie ujawnienia w toku kontroli czynu mającego cechy przestępstwa:

1) pracownik wykonujący czynności z zakresu gospodarki finansowej:

a) niezwłocznie zawiadamia o tym kierownika jednostki za pośrednictwem bezpośredniego przełożonego,

b) zabezpiecza dokumenty i przedmioty stanowiące dowód przestępstwa;

2) kierownik jednostki:

a) zawiadamia o tym organy powołane do ścigania przestępstw,

c) niezwłocznie ustala, jakie warunki i okoliczności umożliwiły przestępstwo lub sprzyjały jego popełnieniu,

d) bada, czy przestępstwo wiąże się z zaniedbaniem obowiązków kontroli przez osoby powołane do wykonywania tych obowiązków,

e) na podstawie wyników przeprowadzonego badania wobec odpowiedzialnych pracowników wyciąga konsekwencje służbowe i w razie potrzeb podejmuje środki organizacyjne w celu zapobieżenia powstaniu podobnych nieprawidłowości w przyszłości.

§ 25. 1. Kontrola prawidłowości operacji gospodarczych polega na ich badaniu w toku ich wykonywania, w celu sprawdzenia prawidłowości ich przebiegu i zgodności z ustalonymi wskaźnikami planu finansowego, limitami wydatków, normami zużycia oraz zasadami racjonalnego i efektywnego gospodarowania.

2. Szczegółowy system funkcjonowania bieżącej kontroli pod kątem celowości, gospodarności i legalności wydatkowania środków wynika z ustalonych zasad dokumentowania wszelkich operacji gospodarczych i finansowych i obejmuje kompletne udokumentowanie zdarzenia księgowego prawidłowymi dowodami źródłowymi, potwierdzone poprzez zamieszczenie na tych dowodach adnotacji:

3. Czynności, o których mowa w ust. 1 i 2, dokonują pracownicy wymienieni w § 22 ust. 1 pkt 3 lit. a, pkt 4 i 5.

4. Fakt przeprowadzenia przez pracowników kontroli pod względem merytorycznym oraz formalno-rachunkowym dokumentowany jest poprzez umieszczenie na odwrocie dowodu księgowego adnotacji:

5. Przeprowadzenie kontroli zgodności realizacji wydatków z ustawą PZP potwierdza się poprzez zamieszczenie przez upoważnionego pracownika właściwej komórki organizacyjnej na dowodzie źródłowym adnotacji:

6. Do przeprowadzenia kontroli merytorycznej dowodów księgowych, o których mowa w § 6 ust. 1 pkt 14 i 15, zobowiązany jest dyrektor komórki organizacyjnej KGP lub CBŚP właściwej w toku prowadzonego postępowania administracyjnego lub sądowego. Kontroli dokonuje się poprzez przesłanie do BF KGP pisemnej informacji, dołączonej do wyroku, zawierającej wskazanie:

1) czy wyrok jest prawomocny i podlega wykonaniu;

2) KWoty jaką KGP ma zapłacić albo KWoty jaka powinna zostać wpłacona na rzecz KGP;

3) danych osobowych umożliwiających zapłatę;

4) formę zapłaty;

5) tytuł zapłaty.

§ 26. Kontrola na etapie planowania i realizowania wydatku jest dokonywana przez osoby do tego upoważnione i polega na:

1) dokonaniu oceny opracowania planu finansowego z uwzględnieniem wskaźników i reguł obowiązujących przy budowie planu finansowego;

2) sprawdzeniu zgodności dokonywanych wydatków budżetowych z planem finansowym poprzez ocenę operacji już wykonanych, bieżących oraz tych, które mają być wykonane;

3) sprawdzeniu i ocenie stosowania zasady oszczędności i celowości wydatków.

§ 27. 1. Kontrola środków pieniężnych zmierza do ustalenia w szczególności czy:

1) obrót gotówkowy i bezgotówkowy realizowany jest zgodnie z obowiązującymi przepisami;

2) zawiadomiono właściwy urząd skarbowy oraz oddział Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o posiadanych przez jednostkę rachunkach bankowych;

3) stan gotówki i innych walorów pieniężnych w kasie jest prawidłowy;

4) operacje kasowe i ich dokumentowanie jest przeprowadzone prawidłowo;

5) prawidłowo są przeprowadzane operacje środków pieniężnych i operacji bankowych;

6) dokumentowanie operacji gospodarczych jest zgodne z przyjętymi uregulowaniami wewnętrznymi;

7) przestrzega się wysokości pogotowia kasowego;

8) przestrzegane są zasady transportu i przechowywania wartości pieniężnych;

9) zachowana jest ciągłość sald na rachunkach bankowych i kompletność załączników do wyciągu;

10) KWoty wykazane w wyciągach bankowych są zgodne z dokumentami źródłowymi, na podstawie których zrealizowano płatności.

2. Kontrola ewidencyjna (należności i zobowiązań) polega w szczególności na:

1) sprawdzeniu ewidencji rozrachunków z poszczególnymi kontrahentami,

2) sprawdzeniu terminów płatności, w celu ustalenia wielkości należności i zobowiązań:

a) bieżących,

b) wątpliwych lub spornych wynikających z korespondencji,

c) przeterminowanych,

d) przedawnionych, podlegających spisaniu w pozostałe koszty operacyjne.

3. Kontrola zatrudnienia i wynagrodzeń dokonywana jest przez Naczelnika Wydziału Wydatków Osobowych BF KGP i obejmuje w szczególności sprawdzenie:

1) stanu zatrudnienia w porównaniu do stanu etatowego jednostki;

2) prawidłowości ustalania wynagrodzeń i uposażeń w granicach określonych w obowiązujących przepisach;

3) prawidłowości potrącania wysokości zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

4. Główny Księgowy ustala w zakresach czynności poszczególnych pracowników odpowiedzialność za kontrolę poszczególnych rozrachunków występujących w jednostce.

§ 28. 1. Kontroli wydatków związanych z prowadzonymi postępowaniami przygotowawczymi, polegającej na sprawdzeniu czy wydatek ma charakter wymierny i uzasadniony, dokonują osoby zatwierdzające postanowienie o powołaniu biegłego.

2. Kontroli dokonywania wydatków administracyjno-rzeczowych jednostki dokonują kierownicy komórek zaopatrujących jednostki, każdy w zakresie swojego działania, które polega na sprawdzeniu czy:

1) wydatek ma charakter wymierny i uzasadniony z punktu widzenia funkcjonowania jednostki;

2) dokonano analizy (kalkulacji) kosztów i stwierdzono, że wydatek jest niezbędny i ustalony w sposób oszczędny i gospodarny.

3. Kontrola na etapie gromadzenia i przekazywania środków publicznych, stanowiących dochody budżetowe, polega w szczególności na sprawdzeniu prawidłowości i terminowości ustalenia, pobierania i ich odprowadzania.

4. Kontrola rzeczowych składników majątkowych oraz wartości niematerialnych i prawnych sprawowana jest przez:

1) prowadzoną ewidencję zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie uregulowaniami;

2) inwentaryzację przeprowadzoną zgodnie z instrukcją inwentaryzacyjną;

3) systematyczne kontrole gospodarki magazynowej, dokonywane przez kierowników komórek zaopatrujących lub upoważnione przez nich osoby.

6. Kontrola, o której mowa w ust. 5 pkt 3, obejmuje w szczególności badanie:

1) kompletności dokumentacji obrotu materiałowego;

2) terminowości zapisów w ewidencji magazynowej na bieżąco i w prawidłowy sposób;

3) zgodności ewidencji magazynowej z ewidencją księgową oraz stanem rzeczywistym materiałów;

4) prawidłowości przechowywania i zabezpieczenia materiałów przed zniszczeniem i kradzieżą;

5) prawidłowości powierzenia składników majątkowych pracownikom odpowiedzialnym materialnie za to mienie;

6) celowości przechowywania w magazynie poszczególnych materiałów, zwłaszcza w kontekście ewentualnego ustalenia materiałów zbędnych oraz sprawdzenia stanu zapasów w wielkościach gospodarczo uzasadnionych.

§ 29. Integralną częścią procedur kontroli finansowo-księgowej oraz zasad i sposobu dokumentowania wydatków, kompletowania dowodów księgowych, realizacji nadzoru nad prawidłowością poszczególnych operacji gospodarczych i finansowych są:

1) instrukcja inwetaryzacyjna;

2) instrukcja kasowa;

3) regulamin udzielania zamówień publicznych;

4) zakładowy plan kont, a w szczególności komentarz określający zasady ewidencji operacji gospodarczych;

5) zasady ewidencji i zabezpieczenia rzeczowych składników majątkowych;

6) zakresy zadań i odpowiedzialności na poszczególnych stanowiskach;

7) upoważnienia osób do dysponowania środkami finansowymi i zaciągania zobowiązań.

ZAŁĄCZNIK nr 6

INSTRUKCJA W SPRAWIE PRZYGOTOWANIA, PRZEPROWADZANIA ORAZ ROZLICZANIA WYNIKÓW INWENTARYZACJI SKŁADNIKÓW AKTYWÓW I PASYWÓW JEDNOSTKI

Rozdział 1

Podstawa prawna

Instrukcja reguluje zasady przygotowania oraz rozliczenia wyników inwentaryzacji składników aktywów i pasywów Komendy Głównej Policji i została opracowana na podstawie:

1) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, z późn. zm.);

2) ustawy z dnia 7 maja 1999 r. o odpowiedzialności majątkowej funkcjonariuszy Policji, Straży Granicznej, Biura Ochrony Rządu, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Więziennej i Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz Agencji Wywiadu (Dz.U. z 2015 r. poz. 620);

3) Działu V ustawy – Kodeks pracy z 26 czerwca 1974 r. (Dz. U. z 2014 r. poz. 1502, z późn. zm.) – „Odpowiedzialność materialna pracowników”;

4) rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz. U. Nr 242, poz. 1622);

5) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289);

6) rozporządzenia Rady Ministrów z 21 maja 2010 r. w sprawie sposobu i trybu gospodarowania składnikami rzeczowymi majątku ruchomego, w który wyposażone są jednostki budżetowe (Dz. U. Nr 114, poz. 761);

7) ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 168).

Rozdział 2

Przepisy ogólne

§ 1. Inwentaryzacja jest elementem rachunkowości, stanowiącym podstawową formę kontroli gospodarki składnikami aktywów i pasywów Komendy Głównej Policji, zwanej dalej „KGP”.

§ 2. 1. Podstawowym zadaniem inwentaryzacji jest okresowe ustalenie lub sprawdzenie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, celem rzetelnego prezentowania w sprawozdaniach finansowych.

2. Celem inwentaryzacji jest:

1) ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym;

3) udokumentowanie inwentaryzacji i jej wyników oraz wycenę składników majątkowych;

4) ustalenie różnic stwierdzonych między stanem rzeczywistym, a stanem księgowym;

5) wyjaśnienie różnic z podaniem przyczyn ich powstania;

6) rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych lub współodpowiedzialnych za powierzone im mienie;

7) rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im mienie w użytkowanie z obowiązkiem wyliczenia się z niego;

6) dokonanie oceny przydatności inwentaryzowanych składników majątku;

7) podjęcie decyzji w sprawie stwierdzonych różnic między stanem księgowym, a stanem rzeczywistym;

8) ocena prawidłowości zabezpieczenia mienia przed zniszczeniem, uszkodzeniem, kradzieżą i innymi możliwymi do przewidzenia zdarzeniami losowymi;

9) rozliczenie różnic w księgach rachunkowych danego roku obrotowego w celu doprowadzenia do zgodności zapisów księgowych ze stanami rzeczywistymi.

3. Przedmiotem inwentaryzacji są wszystkie ujęte w ewidencji aktywa i pasywa KGP.

4. Inwentaryzacją obejmuje się również:

1) znajdujące się w KGP obce składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone do przechowywania lub użytkowania;

2) własne składniki aktywów, które zostały powierzone innym jednostkom, w celu ich użytkowania lub przechowania.

Rozdział 3

Przedmiot inwentaryzacji

§ 3. 1. W celu zapewnienia prawidłowości, rzetelności i wiarygodności inwentaryzacji należy przestrzegać następujących zasad:

1) terminowości i częstotliwości – polegającej na przeprowadzaniu inwentaryzacji w terminach zgodnych z harmonogramem i z zachowaniem częstotliwości wymaganej ustawą UOR, umożliwiających przygotowanie w sposób prawidłowy rocznego zamknięcia ksiąg rachunkowych;

2) zamkniętych drzwi – polegającej na tym, że w czasie inwentaryzacji metodą spisu z natury nie dokonuje się, o ile to możliwe, obrotu magazynowego;

3) jednokrotności – polegającej na tym, że każdy składnik majątku objęty spisem z natury może być ujęty w arkuszu spisu z natury tylko jeden raz;

4) rzetelnego obrazu – polegającej na ustaleniu stanu rzeczywistego inwentaryzowanych aktywów i pasywów;

5) kompletności – polegającej na kompletnym objęciu spisem z natury wszystkich składników majątkowych, objętych ewidencją bilansową, jak i nie objętych tą ewidencją, a będących na stanie KGP;

6) kolejnych czynności – polegającej na określeniu kolejności prac w czasie inwentaryzacji;

7) zaskoczenia – polegającej na przeprowadzeniu spisu z natury w momencie nieoczekiwanym dla osób odpowiedzialnych materialnie i stosowanej do niezapowiedzianych kontroli gotówki w kasie, a także wobec osób, w stosunku do których istnieje ryzyko ograniczonego zaufania;

8) uczestnictwa w spisie z natury osób odpowiedzialnych za powierzone mienie – polegającej na tym, że w spisie z natury powinny uczestniczyć osoby odpowiedzialne za powierzone mienie lub osoby przez nie upoważnione;

9) komisyjności – polegającej na przeprowadzaniu spisu z natury, przez co najmniej dwuosobowe zespoły spisowe;

10) fachowości zespołów spisowych – polegającej na dobieraniu do zespołów spisowych, osób wykazujących znajomość merytoryczną spisywanych składników majątkowych.

2. Przeprowadzenie inwentaryzacji i jej wyniki powinny być udokumentowane w formie odpowiadającej wymogom określonym dla dokumentów księgowych.

3. Wyniki inwentaryzacji należy zaliczyć do roku obrotowego, w którym ją przeprowadzono.

4. Zaniechanie przeprowadzenia lub rozliczenia inwentaryzacji albo przeprowadzenie lub rozliczenie inwentaryzacji w sposób niezgodny z przepisami ustawy o rachunkowości stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

Rozdział 4

Uczestnicy inwentaryzacji, ich obowiązki i odpowiedzialność

§ 4. Obowiązki w zakresie inwentaryzacji realizują:

1) Komendant Główny Policji;

2) Główny Księgowy;

3) Główna Komisja Inwentaryzacyjna;

4) zespoły spisowe;

5) kontrolerzy inwentaryzacji;

6) osoby materialnie odpowiedzialne i osoby współodpowiedzialne materialnie;

7) osoby prowadzące ewidencję syntetyczną i analityczną;

8) pozostałe osoby (np. użytkownicy mienia, osoby obecne przy spisie, inne osoby upoważnione).

§ 5. 1. Główną Komisję Inwentaryzacyjną (GKI) powołuje Komendant Główny Policji na wniosek Głównego Księgowego.

2. Do obowiązków Komendanta Głównego Policji należy:

1) wydanie instrukcji inwentaryzacyjnej;

2) wprowadzenie harmonogramu inwentaryzacji;

3) wydanie decyzji/zarządzenia o przeprowadzeniu inwentaryzacji w zakresie określonym we wniosku Przewodniczącego GKI;

4) zapewnienie warunków i środków, a także należytej organizacji pracy w celu zagwarantowania prawidłowego przebiegu inwentaryzacji;

5) sprawowanie nadzoru nad całokształtem prac inwentaryzacyjnych;

6) podejmowanie stosownych decyzji odnośnie wniosków GKI po przeprowadzonych inwentaryzacjach.

§ 6. 1. Do zadań Głównego Księgowego KGP w zakresie inwentaryzacji należy, w szczególności:

1) przedstawianie Komendantowi Głównemu Policji, za pośrednictwem Dyrektora Biura Finansów KGP wniosków w sprawie:

a) powołania przewodniczącego GKI,

b) zasad inwentaryzowania i rozliczania składników, których ilość ustała się w drodze obliczeń technicznych lub szacunków,

c) częściowego lub całkowitego unieważnienia spisów z natury oraz zarządzania ponownych spisów, jak również spisów dodatkowych i uzupełniających;

2) sprawowanie ogólnego nadzoru nad przygotowaniem, przebiegiem i rozliczeniem inwentaryzacji na każdym jej etapie;

3) uzgodnienie z Przewodniczącym GKI terminarza realizacji poszczególnych etapów czynności inwentaryzacyjnych objętych harmonogramem;

4) zapewnienie:

a) ustalenia łącznej wartości wszystkich składników majątkowych objętych inwentaryzacją,

b) zaopiniowania wniosków GKI zawartych w protokole jej obrad w sprawie weryfikacji i rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych,

d) wykonania decyzji Komendanta Głównego Policji dotyczącej rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, zwłaszcza w zakresie ujęcia ich w księgach rachunkowych roku obrotowego.

2. Główny Księgowy KGP w ramach wykonywanych czynności ma prawo żądać od kierowników komórek organizacyjnych KGP pisemnej informacji o sposobie realizacji wniosków poinwentaryzacyjnych.

3. W przypadku wątpliwości, co do sposobu realizacji wniosków przez komórki organizacyjne KGP Główny Księgowy KGP może wyznaczyć ze składu GKI kontrolera do oceny poprawności realizacji wniosków poinwentaryzacyjnych informując o tym kierownika komórki organizacyjnej KGP. Kontroler sporządza notatkę służbową z przeprowadzonych czynności, którą po zaopiniowaniu przez Dyrektora Biura Finansów KGP i Głównego Księgowego KGP przedstawia się niezwłocznie Komendantowi Głównemu Policji.

§ 7. 1. Osoby wchodzące w skład Głównej Komisji Inwentaryzacyjnej powinny posiadać odpowiednie wykształcenie lub doświadczenie zawodowe w zakresie przeprowadzania inwentaryzacji, a jej przewodniczący powinien być osobą na stanowisku kierowniczym lub samodzielnym.

2. W skład Głównej Komisji Inwentaryzacyjnej nie mogą wchodzić pracownicy lub policjanci Biura Finansów KGP, odpowiedzialni za gospodarkę majątkiem lub jego ewidencję.

3. W skład GKI wchodzą:

1) przewodniczący;

2) zastępca przewodniczącego;

3) sekretarz;

5) członek/członkowie.

§ 8. 1. Do zadań Przewodniczącego Głównej Komisji Inwentaryzacyjnej należy:

1) przedłożenie Komendantowi Głównemu Policji wniosków w sprawach:

a) powołania członków zespołów spisowych (komisji inwentaryzacyjnej) i kontrolerów inwentaryzacji,

b) zastosowania uproszczonych metod inwentaryzacji,

c) ustalenia pól spisowych, sposobów przeprowadzania inwentaryzacji oraz harmonogramu prac inwentaryzacyjnych lub jego zmian;

2) sformułowanie programu prac przygotowawczych do inwentaryzacji i dokonanie podziału ról w zakresie wykonania czynności inwentaryzacyjnych przez poszczególne osoby;

3) zawiadomienie właściwych kierowników komórek organizacyjnych KGP o planowanym przeprowadzeniu czynności inwentaryzacyjnych w danej komórce organizacyjnej;

4) przeprowadzenie, w porozumieniu z Głównym Księgowym KGP, szkolenia przed-inwentaryzacyjnego dla wszystkich zainteresowanych, w tym dla członków GKI i zespołów spisowych, kontrolerów inwentaryzacji oraz osób odpowiedzialnych materialnie;

6) przygotowanie dokumentacji inwentaryzacyjnej, a zwłaszcza arkuszy spisowych, protokołów inwetaryzacyjnych, tekstów oświadczeń wstępnych pracowników odpowiedzialnych materialnie;

7) umożliwienie zapoznania się z niniejszą Instrukcją, zarządzeniami wewnętrznymi i innymi dokumentami inwentaryzacyjnymi wszystkim zainteresowanym osobom uczestniczącym w czynnościach inwentaryzacyjnych;

8) zabezpieczenie ewidencji ilościowej i ilościowo-wartościowej w sposób uniemożliwiający zespołom spisowym korzystanie z niej w czasie inwentaryzacji, chyba że przewiduje to założona metoda inwentaryzacji uproszczonej;

9) wydawanie dyspozycji w sprawie ruchów składników majątku w czasie trwania prac inwentaryzacyjnych;

10) odbiór od zespołów spisowych po zakończeniu inwentaryzacji arkuszy spisowych wraz z innymi dokumentami (oświadczenia końcowe, materiały pomocnicze z obmiarów i przeliczeń), sprawdzenie ich poprawności oraz rozliczenie z pobranych formularzy;

11) czuwanie nad należytym i terminowym przebiegiem prac inwentaryzacyjnych oraz podejmowanie interwencji w przypadkach zakłóceń założonego ich toku;

12) weryfikacja, przy udziale pozostałych członków GKI, zebranych informacji, ustalenie przyczyn powstania różnic oraz sporządzenie protokołu z tych czynności, zawierającego zaopiniowane przez Głównego Księgowego KGP i radcę prawnego wnioski dla Komendanta Głównego Policji w sprawie rozliczenia różnic;

13) opracowanie sprawozdania z przygotowania, przebiegu i rozliczenia prac inwetaryzacyjnych.

2. Podczas nieobecności Przewodniczącego Głównej Komisji Inwentaryzacyjnej, zadania realizuje jego zastępca.

3. Do zadań GKI należy:

1) czuwanie nad całością przygotowania, przebiegu i rozliczenia inwentaryzacji;

2) przegląd pól spisowych przed inwentaryzacją w celu stwierdzenia prawidłowości ich przygotowania do inwentaryzacji;

3) przygotowanie projektu harmonogramu inwentaryzacji;

4) wydanie zespołom spisowym arkuszy spisowych odpowiednio ponumerowanych i zaparafowanych za pokwitowaniem – do rozliczenia;

5) organizacja spisów z natury oraz nadzór i kontrola nad ich przebiegiem;

6) dokonanie weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych w drodze zebrania wyjaśnień osób odpowiedzialnych materialnie, a także innych informacji na temat przyczyn ich powstania;

7) przygotowanie i sformułowanie wniosków w zakresie:

a) uznania różnic inwentaryzacyjnych (niedoborów i szkód) za mieszczące się w granicach ubytków naturalnych i innych niezawinionych,

b) dokonania kompensat niedoborów z nadwyżkami,

d) rozliczenia nadwyżek rzeczowych składników majątku obrotowego oraz pozostałych aktywów i pasywów,

e) uznania niedoborów i szkód za zawinione,

f) sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych i ich księgowego ujęcia,

g) przygotowania spisów z natury i innych czynności inwentaryzacyjnych,

h) zagospodarowania zapasów zbędnych, nadmiernych, uszkodzonych lub przestarzałych,

i) usprawnienia organizacji i sposobu przechowywania mienia, jego zabezpieczania przed marnotrawstwem, niszczeniem lub zaginięciem,

j) określenia uczestników szkolenia przedinwentaryzacyjnego.

§ 9. 1. Zespoły spisowe liczące, co najmniej 3 osoby powołuje, na wniosek przewodniczącego GKI, Komendant Główny Policji, wyznaczając spośród tych osób przewodniczącego.

2. Za zgodą Przewodniczącego GKI czynności inwentaryzacyjne mogą być wykonywane w składzie dwuosobowym, jeżeli w czynnościach tych uczestniczy osoba materialnie odpowiedzialna.

3. Kandydatów do składów zespołów spisowych, spośród podległych policjantów lub pracowników, zgłaszają kierownicy komórek organizacyjnych odpowiedzialni zagospodarowanie powierzonym im majątkiem.

4. Członkowie zespołów spisowych powinni posiadać odpowiadające potrzebom inwentaryzacji przygotowanie i doświadczenie zawodowe.

5. Członkami zespołów spisowych nie mogą być osoby bezpośrednio odpowiedzialne za gospodarkę składnikami majątku, osoby materialnie odpowiedzialne za powierzone im mienie oraz osoby prowadzące ewidencję główną. Warunek ten nie dotyczy pracowników księgowości, prowadzących ewidencję środków pieniężnych w bankach, rozrachunków i innych aktywów oraz pasywów inwentaryzowanych drogą potwierdzenia sald lub weryfikacji.

6. Członkowie zespołów spisowych na czas wykonywania zadań, do których zostali powołani w zakresie inwentaryzacji, są zwolnieni od innych obowiązków służbowych.

7. Komendant Główny Policji, w wyjątkowych przypadkach, na wniosek Przewodniczącego GKI i w uzgodnieniu z właściwymi kierownikami komórek organizacyjnych może, odwołać członka zespołu spisowego, w szczególności w razie jego absencji albo nieprzewidzianej, spowodowanej pilnymi potrzebami jednostki organizacyjnej konieczności wykonywania przez niego innych zadań.

8. Przewodniczący GKI może czasowo zwolnić członka zespołu spisowego z obowiązku wykonywania czynności spisowych, jeżeli nie zakłóci to toku inwentaryzacji i jest niezbędne ze względu na pilną potrzebę realizacji zadań w komórce organizacyjnej KGP, w której pełni on służbę lub jest zatrudniony.

9. Do zadań zespołów spisowych należy:

1) uczestnictwo w szkoleniu przedinwentaryzacyjnym;

2) pobranie od Przewodniczącego GKI stosownej liczby odpowiednio oznaczonych arkuszy spisowych według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do Instrukcji za pokwitowaniem;

3) przeprowadzenie spisów z natury oraz innych czynności inwentaryzacyjnych w przydzielonych polach spisowych, zgodnie z harmonogramem prac inwentaryzacyjnych oraz niniejszą instrukcją;

4) uczestnictwo w czynnościach otwierania, zamykania i plombowania pomieszczeń pól spisowych w przypadku przerw w czasie trwania inwentaryzacji;

5) pobranie od osób materialnie odpowiedzialnych oświadczeń wstępnych i końcowych według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 i 3 do Instrukcji oraz o uzgodnieniu ewidencji magazynowej z ewidencją ilościowo-wartościową;

6) dokonanie oceny przydatności inwentaryzowanych składników, stanu zabezpieczania składników i pomieszczeń;

8) terminowe przekazanie Przewodniczącemu GKI materiałów z zakończonej inwentaryzacji oraz opracowanie i złożenie sprawozdania z jej przebiegu, sporządzonego według wzoru stanowiącego załącznik nr 7 do Instrukcji.

10. W przypadku inwentaryzacji przeprowadzanej drogą porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych, wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic, w miejsce zespołów spisowych powołuje się komisje inwentaryzacyjne. Przepisy ust. 1–8 stosuje się odpowiednio.

11. Do zadań komisji inwentaryzacyjnych należy również wykonywanie czynności wynikających z opisu drogi prowadzonej inwentaryzacji, a w szczególności sporządzenia dokumentacji, o której mowa w § 16 i 17.

§ 10. 1. Kontrolerów inwentaryzacji wyznacza Komendant Główny Policji na wniosek Przewodniczącego GKI spośród jej składu osobowego.

2. Kontrolerów inwentaryzacji można wyznaczyć na każdym etapie inwentaryzacji, uwzględniając w szczególności możliwość powierzenia im kontroli wniosków poinwentaryzacyjnych.

3. Do zadań kontrolerów inwentaryzacji należy:

1) odbycie szkolenia, o którym mowa w § 8 ust. 1 pkt 4;

2) realizacja czynności kontrolnych w zakresie:

a) zgodności działania osób uczestniczących w inwentaryzacji, głównie zespołów spisowych, z informacjami przekazanymi w czasie szkolenia przedinwentaryzacyjnego, a także postanowieniami Instrukcji,

b) złożenia przez osoby odpowiedzialne za powierzone mienie oświadczeń wstępnych lub końcowych,

c) prawidłowości przeprowadzenia spisów z natury i innych czynności inwentaryzacyjnych, potwierdzonego parafą złożoną przy każdej kontrolowanej pozycji spisowej,

d) poprawności sporządzania arkuszy spisów z natury oraz dokonywania w nich ewentualnych poprawek;

3) dokonanie sprawdzenia prawidłowości przygotowania:

a) poszczególnych pól spisowych do inwentaryzacji,

b) ujęcia w ewidencji księgowej wszystkich składników majątkowych znajdujących się w polach spisowych,

c) przestrzegania zakazu ruchu (przyjmowania i wydawania) inwentaryzowanych składników majątkowych w czasie trwania spisów z natury,

e) sprawdzenia przebiegu prac inwentaryzacyjnych zgodnie z harmonogramem.

4. Z przeprowadzonych czynności kontrolerzy sporządzają protokoły lub sprawozdania, podpisywane również przez członków zespołów spisowych i osoby materialnie odpowiedzialne. W przypadku braku uwag dokonują oni odpowiednich adnotacji w stosownych pozycjach arkuszy (protokołów) spisowych opatrując je podpisami.

§ 11. 1. Osoby materialnie odpowiedzialne lub współodpowiedzialne za składniki majątku przechowywanego w magazynie są zobowiązane:

1) uczestniczyć w szkoleniu przedinwentaryzacyjnym;

2) należycie przygotować pola spisowe inwentaryzowanych składników oraz niezbędną do spisu dokumentację i ewidencję, w zakresie i terminach określonych w harmonogramie;

3) uzgodnić ewidencję prowadzoną w polu spisowym z ewidencją główną ilościową lub ilościowo-wartościową;

4) przekazać przedstawicielowi zespołu spisowego oświadczenie wstępne i końcowe;

5) uczestniczyć w pracach inwentaryzacyjnych oraz dopilnować:

a) prawidłowości liczenia, mierzenia, ważenia składników oraz ustalenia na tej podstawie ich ilości z natury i ujęcia w arkuszu spisowym,

b) kompletności wpisania do arkuszy wszystkich składników,

c) ujmowania na odrębnych arkuszach zapasów niepełnowartościowych oraz obcych;

6) upoważnić swoich pełnomocników do reprezentowania ich w razie niemożności uczestniczenia w inwentaryzacji;

7) podpisywać arkusze spisowe oraz dopilnować ich poprawnego sporządzenia;

9) udzielać zespołom spisowym i kontrolerom inwentaryzacji wszelkich niezbędnych wyjaśnień;

10) ustosunkowywać się do różnic inwentaryzacyjnych przez wyjaśnienie i wskazanie na piśmie przyczyn ich powstania i proponowanego sposobu ich rozliczenia;

10) zaktualizować ewidencję o stwierdzone różnice inwentaryzacyjne.

2. Użytkownicy inwentaryzowanych składników są obowiązani w czasie inwentaryzacji okazywać je zespołowi spisowemu.

Rozdział 5

Przebieg i organizacja inwentaryzacji

§ 12. 1. Inwentaryzację zarządza Komendant Główny Policji w formie pisemnej decyzji, która określa:

1) zakres inwentaryzacji, wskazując rodzaj składników majątku podlegających inwentaryzacji oraz komórki organizacyjne, w których będzie przeprowadzana;

2) formy i drogi inwentaryzacji;

3) dzień, na który przeprowadza się inwentaryzację;

4) skład zespołów spisowych (komisji inwentaryzacyjnej);

5) skład kontrolerów inwentaryzacji;

6) termin rozpoczęcia i zakończenia inwentaryzacji (zgodnie z planem inwentaryzacji);

7) termin złożenia sprawozdania przez GKI, określony w sposób umożliwiający ujęcie w księgach rachunkowych jednostki wyników inwentaryzacji w roku, którego dotyczy inwentaryzacja.

2. Przewodniczący GKI opracowuje projekt decyzji w sprawie zarządzenia inwentaryzacji. Do projektu decyzji załącza harmonogram prac inwentaryzacyjnych.

3. Podstawę zarządzenia inwentaryzacji okresowej stanowi harmonogram inwentaryzacji.

4. W ramach czynności poprzedzających przeprowadzenie inwentaryzacji należy:

1) powiadomić komórki organizacyjne o terminie rozpoczęcia i zakończenia spisu z natury lub innej formy przeprowadzenia inwentaryzacji;

2) zaewidencjonować wszystkie dowody obrotu rzeczowymi składnikami majątku na kontach księgi głównej i kontach ksiąg pomocniczych na dzień inwentaryzacji;

3) uzgodnić dane wynikające z ewidencji magazynowej z ewidencją ilościowo-wartościową prowadzoną w komórkach zaopatrujących według stanów na dzień inwentaryzacji;

4) uzgodnić dane ewidencji kont księgi głównej prowadzonej w komórce organizacyjnej z kontami ksiąg ewidencji szczegółowej prowadzonymi w komórkach zaopatrujących według stanów na dzień inwentaryzacji;

5) uzgodnić dane ewidencji szczegółowej z kontami ksiąg pomocniczych majątku podlegającego inwentaryzacji według stanów na dzień inwentaryzacji;

6) uporządkować rzeczowe składniki majątku podlegające inwentaryzacji, przez:

a) posegregowanie składników według rodzajów, gatunków lub kategorii,

b) uzupełnienie brakującego oznakowania, a w magazynach wywieszek zawierających symbole indeksu materiałowego,

d) wyodrębnienie materiałów uszkodzonych, niechodliwych i nieprzydatnych dla KGP,

e) doprowadzenie materiałów w zwałach do regularnych brył geometrycznych ułatwiających ustalenie zapasu na podstawie obmiarów;

8) dokonać wszelkich niezbędnych przesunięć materiałów, środków trwałych i innych rzeczowych składników majątku do czasu rozpoczęcia inwentaryzacji;

9) przygotować pomieszczenia niezbędne do magazynowania przychodów materiałów nadchodzących w czasie trwania spisu z natury;

10) sprawdzić ważność legalizacji przyrządów pomiarowych wykorzystywanych przy spisie z natury.

11) nadzór nad właściwą realizacją czynności przygotowawczych do inwentaryzacji sprawują kierownicy komórek organizacyjnych KGP lub wyznaczone przez nich osoby.

§ 13. 1. Inwentaryzacja może być przeprowadzana w formie:

1) pełnej – polegającej na ustaleniu stanu wszystkich aktywów i/lub pasywów objętych inwentaryzacją;

2) wyrywkowej – polegającej na ustaleniu stanu rzeczywistego przedmiotu spisu z wydzielonego obszaru spisu.

Rozdział 6

Drogi inwentaryzacji

§ 14. 1. Inwentaryzację stanu aktywów lub pasywów przeprowadza się drogą:

1) spisu z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenie ewentualnych różnic.

2) potwierdzenia sald – polegającej na otrzymaniu od banków i uzyskaniu od kontrahentów potwierdzenia prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanów aktywów oraz powierzonych kontrahentom własnych aktywów, oraz wyjaśnienie rozliczenia ewentualnych różnic;

3) weryfikacji – polegającej na porównaniu danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników;

4) uproszczonymi – polegającymi na ustaleniu stanu rzeczywistego w sposób pośredni poprzez wykorzystanie metod zastępczych, takich jak pomiar, szacunek lub porównanie danych rzeczywistych z danymi ewidencyjnymi.

2. Inwentaryzacja przeprowadzona drogą spisu z natury może być przeprowadzane elektronicznie z wykorzystaniem systemów informatycznych, w szczególności w postaci czytników kodów kreskowych wraz z oprogramowaniem inwentaryzacyjnym. Arkusze spisu z natury mogą być sporządzane w postaci wydruków komputerowych z niewypełnionymi polami przeznaczonymi na wpisanie ilości i wartości stanu rzeczywistego (wpisu dokonuje zespół spisowy) oraz ilości i wartości stanu ewidencyjnego (wpisu dokonują osoby porównujące stan rzeczywisty ze stanem ewidencyjnym).

§ 15. 1. Spis z natury stanowi podstawową drogę inwentaryzacji.

2. W drodze spisu z natury przeprowadza się inwentaryzację:

1) aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych);

2) papierów wartościowych w postaci materialnej;

3) rzeczowych składników aktywów obrotowych;

4) środków trwałych oraz nieruchomości zaliczanych do inwestycji, a także maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie.

3. Spisem z natury należy również objąć znajdujące się w jednostce składniki aktywów będące własnością innych jednostek powierzone jej do przechowania lub używania i ujęte wyłącznie w ewidencji ilościowej, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu.

4. Inwentaryzacja w drodze spisu z natury polega na:

1) ustaleniu rzeczywistej ilości poszczególnych składników majątku poprzez ich przeliczenie, zważenie i ujęcie ustalonej ilości w arkuszu spisu z natury;

2) wycenie spisanych ilości;

3) porównaniu wartości spisanych ilości z danymi ksiąg rachunkowych;

4) ustaleniu ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych i wyjaśnieniu przyczyn ich powstania.

5. Spis z natury przeprowadza się w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej za składniki majątku lub innej osoby przez nią pisemnie upoważnionej.

6. Rzeczywistą ilość spisanych z natury składników majątku ustala zespół spisowy przez przeliczenie lub zmierzenie.

7. Przeliczenie składników majątku polega na fizycznym ustaleniu ich ilości w sztukach lub jej wielokrotnościach (np. 1000 szt.), egzemplarzach, arkuszach, kompletach itp.

8. Znajdujące się na określonym polu spisowym składniki majątku objęte spisem z natury nie powinny być wydawane lub przyjmowane do czasu zakończenia spisu.

9. W wyjątkowych sytuacjach zespół spisowy może wyrazić zgodę na wydanie określonego składnika majątku, jeżeli jest to niezbędne dla zapewnienia bieżącej działalności jednostki. Wydanie składnika majątku w tym przypadku powinno nastąpić na specjalnie oznaczonych dowodach magazynowych umożliwiających odpowiednie ich ujęcie w księgach rachunkowych.

10. Bezpośrednio po ustaleniu rzeczywistej ilości składnika majątku zespół spisowy dokonuje wpisu do arkusza spisu z natury w sposób umożliwiający osobie materialnie odpowiedzialnej sprawdzenie prawidłowości wpisu.

11. Spis z natury przeprowadza się na arkuszach spisu z natury.

12. Arkusze spisu z natury stanowią druki ścisłego zarachowania. Wydawane są zespołom spisowym, po uprzednim ponumerowaniu i zaparafowaniu przez upoważnioną osobę, za pokwitowaniem z obowiązkiem rozliczenia się po zakończeniu określonych zadań inwentaryzacyjnych.

13. Zespół spisowy powinien wypełniać arkusze spisu z natury w sposób umożliwiający podział ujętych w nich składników majątku według: miejsc przechowywania, osób materialnie odpowiedzialnych, a także wyodrębnienie składników własnych i obcych z dalszym ich podziałem na pełnowartościowe i niepełnowartościowe.

14. Arkusze spisu z natury stanowią dowód księgowy i powinny zawierać następujące informacje:

1) nazwę jednostki (nadruk lub odciśnięcie stempla zawierającego nazwę jednostki);

2) numer kolejny arkusza spisu oraz oznaczenie uniemożliwiające ich zamianę np. podpis Przewodniczącego GKI;

3) określenie formy i drogi przeprowadzanej inwentaryzacji (np. pełna inwentaryzacja okresowa – spis z natury);

4) nazwę obszaru spisowego tj. określenie magazyn, składowisko, komórka organizacyjna itp.;

5) datę rozpoczęcia i zakończenia spisu z natury, a jeżeli jest to niezbędne dla rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych, również godziny rozpoczęcia i zakończenia spisu z natury;

6) imię i nazwisko oraz podpisy:

a) osoby materialnie odpowiedzialnej,

b) członków zespołu spisowego,

c) osób uczestniczących w spisie;

7) numer kolejny pozycji arkusza spisu;

8) szczegółowe określenie składnika majątku, w tym także symbol identyfikujący np. numer inwentarzowy, symbol kodu towarowo – materiałowego (indeks);

9) ilość stwierdzoną w czasie spisu z natury, cenę jednostkową nabycia lub zakupu, jednostkę miary i wartość wynikającą z przemnożenia ilości składnika majątku stwierdzonej w czasie spisu z natury przez cenę jednostkową;

10) ilość stwierdzoną w czasie spisu z natury oraz jednostkę miary, w przypadku niemożności określenia ceny.

15. W arkuszach spisu z natury niedopuszczalne jest:

1) pozostawienie niewypełnionych wierszy;

2) korygowanie błędnych zapisów przez zamazywanie, wycieranie, lub przerabianie dokonanych zapisów.

16. Poprawianie błędnego zapisu polega na skreśleniu zapisu nieprawidłowego w taki sposób, żeby pierwotna treść była czytelna i wpisaniu poprawnego zapisu. Przy każdym poprawionym zapisie powinien być zamieszczony podpis członka zespołu spisowego i osoby materialnie odpowiedzialnej.

17. W przypadku prowadzenia spisu z natury za pomocą kolektora (czytnika kodów kreskowych) powyższe przepisy stosuje się odpowiednio (arkusz spisu z natury, powinien zawierać dane o których mowa w ust. 14). Dane o przedmiocie spisu opisane w ust. 14 pkt 8 podlegają weryfikacji i sprawdzeniu w trakcie inwentaryzacji. Czynności wykonywane przez zespół spisowy za pomocą kolektora:

1) odczytanie indeksu /numeru inwentarzowego przedmiotu spisu;

2) sprawdzenie zgodność zapisów na wyświetlaczu kolektora ze stanem rzeczywistym;

3) wpisanie stwierdzonej ilości składnika majątku do kolektora w sposób umożliwiający osobie materialnie odpowiedzialnej sprawdzenie prawidłowości wpisu.

18. W niezbędnych przypadkach z arkuszy spisu z natury sporządza się zestawienia zbiorcze.

19. W razie stwierdzenia w toku kontroli nierzetelności spisu lub w późniejszym terminie, że spis z natury w całości lub w części został przeprowadzony nieprawidłowo, niezbędne jest ponowne przeprowadzenie całości lub odpowiedniej części spisu z natury.

§ 16. 1. Drogą potwierdzenia sald inwentaryzuje się w szczególności:

1) aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki, w tym papiery wartościowe w formie zdematerializowanej;

2) należności z wyjątkiem należności spornych, z tytułów publicznoprawnych;

3) zobowiązania;

4) powierzone kontrahentom własne składniki aktywów.

2. Inwentaryzacji drogą potwierdzenia sald dokonuje Wydział Księgowości Biura Finansów KGP we współpracy z komisją inwentaryzacyjną.

3. Uzgodnienie sald odbywa się w formie pisemnej przy wykorzystaniu formularzy dostępnych w punktach sprzedaży druków akcydensowych lub wydruków komputerowych.

4. Po przeprowadzeniu inwentaryzacji drogą potwierdzenia sald sporządza się protokół zbiorczy z przeprowadzonych czynności według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do Instrukcji.

§ 17. 1. Drogą weryfikacji przeprowadza się inwentaryzację:

1) środków trwałych, do których dostęp jest szczególnie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości;

2) należności spornych i wątpliwych;

3) w bankach należności zagrożonych;

4) należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych;

5) należności z tytułów publicznoprawnych;

6) środków trwałych w budowie (inwestycji);

7) wartości niematerialnych i prawnych;

2. Drogą weryfikacji inwentaryzuje się aktywa i pasywa niewymienione w § 15 pkt 2 i § 16 pkt 1, jeżeli przeprowadzenie spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe.

3. Celem inwentaryzacji w drodze weryfikacji jest stwierdzenie, czy rzeczywiście posiadane dokumenty potwierdzają istnienie określonego stanu rzeczy oraz czy jest realne saldo (w przypadku weryfikacji sald) i prawidłowo wycenione.

4. Inwentaryzacji w drodze weryfikacji dokonuje Wydział Księgowości Biura Finansów KGP we współpracy z komisją inwentaryzacyjną, właściwymi komórkami merytorycznymi jednostki, radcą prawnym w zakresie należności spornych.

5. Ujawnione w toku weryfikacji różnice (nieprawidłowości i rozbieżności) między stanem rzeczywistym, a stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

6. Po przeprowadzeniu inwentaryzacji drogą weryfikacji sporządza się protokół z wykonanych czynności według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do Instrukcji.

§ 18. 1. Inwentaryzacja drogą uproszczoną może być przeprowadzona, jeżeli skutki tego uproszczenia nie wywrą istotnego, negatywnego wpływu na prawidłowe, jasne i rzetelne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki.

2. Uproszczona metoda inwentaryzacji polega na zastąpieniu spisów z natury, porównaniem danych ewidencyjnych ze stanem w naturze oraz ustaleniu i wyjaśnieniu stwierdzonych różnic. Uproszczona metoda inwentaryzacji polega, na wykorzystaniu w trakcie spisów z natury informacji zawartych w ewidencjach.

1. Uproszczona metoda inwentaryzacji może być stosowana w przypadku:

1) konieczności przeprowadzenia kontroli majątku przy podejrzeniu kradzieży, malwersacji lub nadużyć ze strony osób odpowiedzialnych materialnie lub z zewnątrz;

2) księgozbioru znajdującego się na stanie jednostki;

3) środków trwałych, pozostałych środków trwałych, w tym niskocennych składników majątkowych, składników majątkowych obcych, które są użytkowane na nieokreślonym obszarze spisu.

2. Zgodę na przeprowadzenie inwentaryzacji drogą uproszczoną wydaje Komendant Główny Policji.

3. Po przeprowadzeniu inwentaryzacji drogą uproszczoną sporządza się protokół z przeprowadzonych czynności.

Rozdział 7

Terminy i częstotliwość inwentaryzacji

§ 19. 1. Inwentaryzacja może być przeprowadzona okresowo lub doraźnie.

2. W każdym przypadku inwentaryzację zarządza Komendant Główny Policji.

3. Inwentaryzację okresową przeprowadza się zgodnie z harmonogramem inwentaryzacji. Terminy i częstotliwość inwentaryzacji okresowej ustala się zgodnie z ustawą o rachunkowości w czteroletnim harmonogramie inwentaryzacji określającym zakres, formy i drogi inwentaryzacji z podziałem na lata, opracowanym przez Przewodniczącego Głównej Komisji Inwentaryzacyjnej w porozumieniu z Głównym Księgowym oraz przy współudziale kierowników komórek organizacyjnych. Harmonogram inwentaryzacji zatwierdza Komendant Główny Policji.

4. W przypadku inwentaryzacji okresowej opracowuje się szczegółowe roczne harmonogramy inwentaryzacji.

5. Inwentaryzację wartości paliwa w pojazdach transportowych przeprowadza się, co roku według stanu na dzień 31 grudnia drogą weryfikacji.

6. Gotówkę w kasie należy inwentaryzować częściej niż raz w roku, przy czym obowiązkowo według stanu na dzień 31 grudnia.

7. Inwentaryzację doraźną przeprowadza się w szczególności:

1) zaistnienia zdarzeń losowych;

2) zmiany osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im składniki majątku;

3) kontroli i rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych;

4) likwidacji jednostki lub komórki organizacyjnej;

5) nieobecności w pracy osoby materialnie współodpowiedzialnej ponad czas określony w umowie o wspólnej odpowiedzialności materialnej za łącznie powierzone mienie.

8. Inwentaryzacje doraźne przeprowadzane w okresie pokrywającym się z terminami wynikającymi z ustawy o rachunkowości mogą być uznane przez Komendanta Głównego Policji za inwentaryzacje okresowe wykonane w ramach inwentaryzacji rocznej.

9. W jednym terminie powinny być spisane składniki majątkowe znajdujące się w położonych blisko siebie komórkach organizacyjnych, chyba że zostaną stworzone warunki wykluczające samowolne przemieszczanie składników majątkowych.

10. Inwentaryzację planowaną należy zarządzać na ostatni dzień miesiąca.

Rozdział 8

Dokumenty inwentaryzacyjne

§ 20. 1. Zarządzenie inwentaryzacji, przeprowadzenie inwentaryzacji i jej rozliczenie powinny być udokumentowane w formie odpowiadającej wymogom określonym dla dokumentów formalnych, prawnych i księgowych.

2. Dokumenty inwentaryzacyjne powinny być odpowiednio dobrane po uwzględnieniu przedmiotu inwentaryzacji i drogi inwentaryzacji.

3. Dokumentacja inwentaryzacyjna w szczególności to:

1) czteroletni harmonogram inwentaryzacji;

2) harmonogram inwentaryzacji na rok;

3) instrukcja inwentaryzacyja;

4) zarządzenie/decyzja o inwentaryzacji;

5) inne dokumenty np. oświadczenia, zaświadczenia, pełnomocnictwa, upoważnienia, protokoły z przeprowadzonych czynności przedinwentaryzacyjnych, protokoły z przeprowadzonych w trakcie inwentaryzacji czynności kontrolnych itd.;

6) arkusze spisu z natury;

7) potwierdzenia sald;

8) sprawozdanie zespołu spisowego z przeprowadzonych czynności inwentaryzacyjnych;

9) zbiorcze zestawienia arkuszy spisu z natury;

10) zestawienia różnic inwentaryzacyjnych;

11) zestawienia kompensat niedoborów i nadwyżek,

12) protokoły z rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, wraz z dokumentacją wyjaśniającą różnice inwentaryzacyjne;

13) sprawozdania GKI z przeprowadzonej inwentaryzacji.

Rozdział 9

Wycena, ustalenie oraz rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych

§ 21. 1. Wycenie podlegają rzeczowe składniki majątku objęte inwentaryzacją, dla których KGP prowadzi ewidencję syntetyczną oraz szczegółową w ujęciu ilościowo-wartościowym.

2. Poszczególne rodzaje rzeczowych składników majątku wycenia się zgodnie z uregulowaniami zawartymi w instrukcji w sprawie szczegółowych zasad wyceny, ewidencji i obrotu składników majątkowych w KGP.

3. Ujawnione w trakcie porównania, zawinione niedobory w składnikach majątku objętych ewidencją szczegółową w ujęciu ilościowym, wycenia się według ceny rynkowej lub wartości godziwej.

§ 22. 1. Wyceny rzeczowych składników majątku objętych inwentaryzacją dokonują komórki organizacyjne KGP, prowadzące ewidencję szczegółową w ujęciu ilościowo-wartościowym.

2. Wyceny rzeczowych składników majątku objętych inwentaryzacją dokonuje się na zbiorczych zestawieniach wyników inwentaryzacji.

3. Zbiorcze zestawienie arkuszy spisu z natury sporządza zespół spisowy przy współudziale GKI tylko wtedy, gdy tego samego rodzaju składniki majątkowe spisane są na kilku arkuszach spisowych. Zestawienie powinno być sporządzone w sposób zapewniający możliwość powiązania poszczególnych pozycji z arkuszami spisów z natury, przez wskazanie numerów arkuszy spisów z natury i pozycji spisu na arkuszu.

4. W przypadku przeprowadzenia inwentaryzacji przy użyciu systemów informatycznych, w szczególności w postaci czytników kodów kreskowych wraz z oprogramowaniem informatycznym, zestawienia zbiorcze mogą być sporządzone w postaci wydruków komputerowych.

§ 23. 1. Wycenie podlegają własne rzeczowe składniki majątku objęte inwentaryzacją, dla których w KGP jest prowadzona ewidencja ilościowo-wartościowa.

2. Obce składniki majątku podlegają wycenie tylko wtedy, gdy są ujmowane w ewidencji wartościowej. Za podstawę wyceny przyjmuję się w tym przypadku wartość wynikającą z ewidencji.

§ 24. 1. W zależności od drogi przeprowadzania inwentaryzacji różnice inwentaryzacyjne są ustalane:

1) przy inwentaryzacji drogą spisu z natury:

a) składników ewidencjonowanych w ujęciu ilościowo-wartościowym – przez porównanie ilości poszczególnych składników majątku ustalonych w toku spisu z natury z ilością wynikającą z ewidencji,

b) składników ewidencjonowanych wyłącznie w ujęciu wartościowym – przez porównanie ogólnej wartości składników majątku wynikającej ze spisu z natury z ich wartością wynikającą z ksiąg rachunkowych (niedobór/nadwyżka). Różnice inwentaryzacyjne ustala osoba prowadząca ewidencję szczegółową;

2) przy inwentaryzacji drogą uproszczoną (z wykorzystaniem urządzeń ewidencji głównej) bezpośrednio – w trakcie jej trwania – przez porównanie stanu rzeczywistego ze stanem ewidencyjnym. Ewentualne różnice inwentaryzacyjne zespół spisowy ustala w porozumieniu z komórką organizacyjną KGP prowadzącą ewidencję szczegółową/główną i ujmuje w odrębnych arkuszach spisowych;

3) przy inwentaryzacji drogą weryfikacji – przez porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami.

2. Różnice inwentaryzacyjne ujmuje się w zestawieniach różnic sporządzonych w sposób umożliwiający:

1) ustalenie łącznej sumy różnic inwentaryzacyjnych, z podziałem na miejsca ich powstania oraz osób materialnie odpowiedzialnych lub współodpowiedzialnych;

2) powiązanie poszczególnych pozycji zestawienia różnic z pozycjami arkuszy spisu z natury.

3. Wzór zestawienia różnic inwentaryzacyjnych stanowi załącznik nr 6 do instrukcji.

4. Zestawienie różnic stanowi podstawę korekty stanów w ewidencji:

1) analitycznej prowadzonej w ujęciu:

a) ilościowym w magazynie i komórkach organizacyjnych,

b) ilościowo-wartościowym w komórkach zaopatrujących;

2) syntetycznej.

5. Różnice inwentaryzacyjne mogą być:

1) uznane za nieistotne, niepowodujące konieczności korygowania stanu ewidencyjnego;

2) uznane za naturalne, powstałe na skutek nominalnych, nieuniknionych niedociągnięć lub właściwości składnika lub warunków jego składowania;

3) uznane za niezawinione, powstałe w szczególności na skutek pomyłkowej zamiany asortymentów, co uzasadnia dokonanie kompensaty nadwyżek z niedoborami;

4) uznane za zawinione.

6. GKI, po stwierdzeniu nadwyżek lub niedoborów przekraczających normalne ubytki naturalne, żąda wyjaśnienia na piśmie od osób odpowiedzialnych lub współodpowiedzialnych materialnie za stan składników majątku, przekazując osobie zainteresowanej jeden egzemplarz różnic inwentaryzacyjnych wraz z pismem określającym termin złożenia wyjaśnień.

7. Wyjaśnienia złożone przez zainteresowanych, po zaopiniowaniu przez właściwego przełożonego i akceptacji przez zespół spisowy, są przekazywane do GKI, która:

1) dokonuje ich oceny;

2) weryfikuje różnice inwentaryzacyjne;

3) przygotowuje wnioski, co do sposobu rozliczenia różnic.

§ 25. 1. Niedobory i nadwyżki inwentaryzacyjne ujmowane w ewidencji analitycznej urealniają stany przez dopisanie nadwyżek i odpisanie niedoborów.

2. Niedobory i nadwyżki w ewidencji syntetycznej ujmuje się zgodnie z zakładowym planem kont.

3. Niedobory oraz nadwyżki rzeczowych składników majątku wycenia się według cen ewidencyjnych, w jakich są ujmowane księgowo.

4. W przypadku pełnej odpowiedzialności majątkowej sprawcy wysokość roszczenia z tytułu niedoboru nowego składnika majątku ustała się według wartości ewidencyjnej (wartości nabycia), z uwzględnieniem aktualnej ceny nabycia nowego składnika majątku. Wysokość roszczenia z tytułu niedoboru używanego składnika majątku ustała się z uwzględnieniem stopnia jego zużycia. Wysokość roszczenia powiększa się o utracone przez jednostkę korzyści, jeżeli wynika to z charakteru niedoboru i zakresu odpowiedzialności majątkowej jego sprawcy.

§ 26. 1. Niedobory i nadwyżki inwentaryzacyjne mogą być kompensowane, jeżeli odpowiadają łącznie następującym warunkom:

1) zostały stwierdzone w ramach jednego (tego samego) spisu z natury i w tym samym polu spisowym;

2) dotyczą jednej osoby odpowiedzialnej lub jednego zespołu pracowników, którzy przyjęli wspólną odpowiedzialność materialną za powierzone mienie;

3) zostały stwierdzone w podobnych składnikach majątku lub dotyczą składników majątku w podobnych opakowaniach i o podobnym przeznaczeniu, co może uzasadnić możliwość omyłek ze strony osób odpowiedzialnych.

2. Wniosek w sprawie kompensaty niedoborów i nadwyżek inwentaryzacyjnych sporządza GKI, uwzględniając w nim:

1) wyszczególnienie różnic, z podaniem nazw rzeczowych składników majątku, ich symboli, jednostek miary, cen i wartości;

2) rezultat kompensaty w ujęciu wartościowym, w razie pokrycia braków składników droższych nadwyżką składników o niższej wartości;

3) uzasadnienie wykazujące przyczyny w powstaniu niedoborów i nadwyżek.

3. Ilość oraz wartość niedoborów i nadwyżek podlegających kompensacie ustala się przyjmując za podstawę mniejszą ilość stwierdzonego niedoboru lub nadwyżki i niższą cenę składników majątku wykazujących różnice inwentaryzacyjne.

4. Powstałe w wyniku kompensaty różnice wartościowe ujmuje się w ewidencji księgowej, zgodnie z zakładowym planem kont.

5. Przepisów ust. 1–4 nie stosuje się do niedoborów i nadwyżek środków trwałych i pozostałych środków trwałych w używaniu.

§ 27. 1. Rozliczenie wyników inwentaryzacji przez GKI obejmuje w szczególności:

1) sprawdzenie poprawności dokumentacji inwentaryzacyjnej, wyceny inwentaryzowanych składników oraz ustalenia różnic inwentaryzacyjnych;

2) wyjaśnienie przyczyn powstania różnic oraz innych okoliczności przez osoby materialnie odpowiedzialne lub współodpowiedzialne;

3) przeprowadzenie, w miarę potrzeby, inwentaryzacji uzupełniającej;

4) analizę, weryfikację i wyjaśnienie przyczyn powstania różnic, ewentualne uwzględnienie ubytków, zaników oraz innych okoliczności, a także rozpatrzenie i rozważenie wniosków w sprawie kompensat niedoborów z nadwyżkami;

5) opracowanie i przedstawienie Komendantowi Głównemu Policji wniosków w sprawie sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.

2. Wnioski GKI, o których mowa w ust. 1 pkt 5, są ujmowane w odrębnym protokole sporządzonym według wzoru stanowiącego załącznik nr 8 do Instrukcji, które po zaopiniowaniu przez Głównego Księgowego KGP i radcę prawnego pod względem formalno-prawnym, są przedstawiane Komendantowi Głównemu Policji do zatwierdzenia wraz ze sprawozdaniem z zarządzonej inwentaryzacji.

3. Zatwierdzone przez Komendanta Głównego Policji wnioski, o których mowa w ust. 1 pkt 5, stanowią podstawę:

1) zaksięgowania rozliczenia różnic, urealnienia stanów ewidencyjnych, odniesienia na przychody, koszty lub na obciążenie osób odpowiedzialnych materialnie;

2) dokonania kompensat niedoborów i nadwyżek;

3) windykacji należności z tytułu niedoborów i szkód od osób odpowiedzialnych materialnie.

4. Rozliczenia wyników inwentaryzacji składników majątku zakupionego ze środków funduszu operacyjnego, dokonują dysponenci funduszu operacyjnego, przekazując je do Biura Finansów KGP wyłącznie w ujęciu wartościowym, z uwzględnieniem podziału na grupy majątku określone przez Głównego Księgowego KGP.

5. Szczególne zasady spisu z natury rzeczowych składników majątkowych zakupionych ze środków funduszu operacyjnego określają dysponenci tego funduszu na podstawie upoważnienia udzielonego w odrębnej decyzji.

§ 28. 1. Na podstawie protokołu (sprawozdania) z przebiegu inwentaryzacji sporządzonego przez zespół spisowy oraz własnych ustaleń – Przewodniczący GKI opracowuje sprawozdanie z przebiegu zarządzonej inwentaryzacji, które przedkłada Komendantowi Głównemu Policji do zatwierdzenia w terminie określonym w jej harmonogramie.

2. Do sprawozdania załącza się pełną dokumentację źródłową przeprowadzonej inwentaryzacji.

3. Sprawozdanie sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 9 do Instrukcji. Ze sprawozdania sporządza się wyciągi i przesyła je wraz z odpowiednimi załącznikami do komórek organizacyjnych, których mienie objęte było inwentaryzacją.

Rozdział 10

Przepisy końcowe

§ 29. 1. Wyniki i ustalenia dokonane w trakcie inwentaryzacji powinny być wykorzystane do usprawnienia kierowania KGP, poprawy gospodarności i skuteczności zabezpieczania mienia, rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych w drodze windykacji równowartości niedoborów uznanych za zawinione przez te osoby, zagospodarowania składników zbędnych, nadmiernych lub uszkodzonych.

2. Do dokumentowania czynności inwentaryzacyjnych można stosować inne, niż określone w Instrukcji, wzory druków powszechnie dostępnych i używanych w tym zakresie.

3. Przepisy Instrukcji w zakresie inwentaryzacji mają odpowiednie zastosowanie do porównania stanu faktycznego składników majątkowych objętych ewidencją szczegółową w ujęciu ilościowym, pozaksięgowym.

Załączniki do instrukcji