§ 1.1. W celu zapewnienia sprawnej oraz prawidłowej realizacji zadań w zakresie prowadzenia postępowań kwalifikacyjnych w stosunku do kandydatów do służby w Policji poprzez zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie informacji, zwane dalej „przetwarzaniem danych” o tych kandydatach i postępowaniach, a także w celu wsparcia jednostek i komórek organizacyjnych Policji przy realizacji postępowań kwalifikacyjnych, w komórce organizacyjnej Komendy Głównej Policji właściwej w sprawach kadr i szkolenia od dnia 30 czerwca 2005 roku prowadzi się w systemach informatycznych Policji zbiór informacji o osobach ubiegających się o przyjęcie do służby w Policji o nazwie Centralny Rejestr Doboru Kandydatów, zwany dalej „CRDK”.

2. W CRDK przetwarza się informacje wprowadzane przez komórki organizacyjne właściwe do spraw doboru kandydatów Komendy Głównej Policji oraz komend wojewódzkich (Stołecznej) Policji, a w przypadku Wyższej Szkoły Policji w Szczytnie oraz szkół policyjnych – komórki organizacyjne realizujące zadania z zakresu zapewnienia właściwego przebiegu i oceny etapów postępowania kwalifikacyjnego w stosunku do kandydatów do służby w Policji, przeprowadzanych przez te jednostki organizacyjne Policji.

§ 2.Użyte w decyzji określenia oznaczają:

1) ustawa o ochronie danych osobowych – ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych;

2) ustawa o Policji – ustawa z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji;

3) rozporządzenie – rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 18 kwietnia 2012 r. w sprawie postępowania kwalifikacyjnego w stosunku do kandydatów ubiegających się o przyjęcie do służby w Policji (Dz. U. z 2012 r. poz. 432);

4) jednostka szkoleniowa – Wyższą Szkołę Policji w Szczytnie lub szkołę policyjną;

5) kandydat – kandydat do służby w Policji;

6) użytkownik CRDK – uprawniony do dostępu do CRDK policjant albo pracownik:

a) komórki organizacyjnej właściwej w sprawach kadr i szkolenia – w przypadku Komendy Głównej Policji lub komendy wojewódzkiej (Stołecznej) Policji,

b) komórki organizacyjnej realizującej zadania z zakresu zapewnienia właściwego przebiegu i oceny etapów postępowania kwalifikacyjnego – w przypadku jednostki szkoleniowej,

c) innej komórki organizacyjnej Policji – w przypadkach określonych w § 7 ust. 7;

7) postępowanie kwalifikacyjne – postępowanie kwalifikacyjne w stosunku do kandydatów prowadzone w trybie określonym w rozporządzeniu;

8) kwestionariusz osobowy kandydata – kwestionariusz osobowy kandydata do służby, stanowiący załącznik nr 1 do rozporządzenia;

9) identyfikator kadrowy – indywidualny numer nadawany policjantowi lub pracownikowi Policji przez komórkę właściwą do spraw kadrowych.

§ 3.W CRDK przetwarza się informacje o:

1) kandydacie w zakresie danych osobowych i informacji zawartych w kwestionariuszu osobowym kandydata;

2) wynikach uzyskanych przez kandydata w poszczególnych etapach postępowania kwalifikacyjnego;

3) punktach przyznanych kandydatowi z tytułu preferencji określonych w rozporządzeniu;

4) występowaniu lub niewystępowaniu przesłanek do odmowy wydania kandydatowi poświadczenia bezpieczeństwa po przeprowadzeniu wobec niego postępowania sprawdzającego, o którym mowa w art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228);

5) terminach i liczbie kandydatów przyjmowanych do służby w Policji;

6) terminach, liczbie kandydatów i miejscach realizacji etapów postępowania kwalifikacyjnego;

7) odmowie poddania kandydata postępowaniu kwalifikacyjnemu, odstąpieniu od prowadzenia wobec kandydata postępowania kwalifikacyjnego lub zakończeniu wobec kandydata postępowania kwalifikacyjnego.

§ 4.Informacje, o których mowa w § 3, wprowadzane są przez użytkowników CRDK do CRDK niezwłocznie po zakończeniu każdego etapu postępowania kwalifikacyjnego lub po zaistnieniu określonych w art. 25 ust. 5 ustawy okoliczności stanowiących podstawę do odmowy poddania kandydata postępowaniu kwalifikacyjnemu lub odstąpienia od jego prowadzenia.

§ 5.1. Kierownika komórki organizacyjnej, o której mowa w § 1 ust. 1, upoważnia się, z zastrzeżeniem ust. 2, do wykonywania w imieniu Komendanta Głównego Policji zadań administratora danych przetwarzanych w CRDK, w rozumieniu art. 7 ust. 4 ustawy o ochronie danych osobowych.

2. Do wykonywania w imieniu Komendanta Głównego Policji zadań administratora danych określonych w art. 26, art. 32 ust. 1 pkt 1–6, art. 33 ust. 1 oraz art. 37–39 ustawy o ochronie danych osobowych, upoważnia się również kierowników komórek organizacyjnych komend wojewódzkich (Stołecznej) Policji właściwych w sprawach kadr i szkolenia oraz kierowników komórek organizacyjnych jednostek szkoleniowych, realizujących zadania z zakresu zapewnienia właściwego przebiegu i oceny etapów postępowania kwalifikacyjnego – w odniesieniu do danych gromadzonych i przetwarzanych w CRDK w ramach działalności podległych komórek organizacyjnych.

3. Kierownicy, o których mowa w ust. 1 i 2, w ramach administrowania CRDK są również właściwi do administrowania informacjami przetwarzanymi w CRDK i w tym zakresie zapewniają legalność, aktualność, integralność oraz prawidłowość przetwarzania tych informacji.

§ 6.1. Przetwarzanie informacji w CRDK odbywa się z wykorzystaniem następujących operacji, zwanych dalej „operacjami przetwarzania”:

1) rejestrowania – polegającego na wprowadzaniu informacji po raz pierwszy do CRDK;

2) przeglądania – polegającego na zapoznaniu się z informacjami znajdującymi się w CRDK;

3) weryfikowania – polegającego na sprawdzaniu poprawności, kompletności i prawidłowości zarejestrowanych informacji;

4) modyfikowania – polegającego na zmianie zawartości wprowadzonych do CRDK informacji lub ich uzupełnianiu;

5) udostępnienia – polegającego na przekazywaniu informacji ze zbioru innemu uprawnionemu podmiotowi, bez względu na formę tej czynności;

6) usuwania – polegającego na usunięciu informacji w sposób uniemożliwiający dalsze ich przetwarzanie.

2. Użytkownicy CRDK wykonują operacje przetwarzania w następujący sposób:

1) bezpośrednio poprzez dokonanie odpowiedniej operacji przetwarzania;

2) pośrednio poprzez wypełnienie protokołu modyfikacji/usunięcia danych w CRDK, którego wzór określa załącznik nr 1 do decyzji, i przekazanie kierownikowi komórki organizacyjnej Komendy Głównej Policji właściwej w sprawach kadr i szkolenia.

§ 8.1. Udziela się upoważnienia do przetwarzania danych osobowych w CRDK w rozumieniu art. 37 ustawy o ochronie danych osobowych komendantom wojewódzkim (Stołecznemu) Policji, kierownikom jednostek szkoleniowych oraz kierownikom, o których mowa w § 7 ust. 3 pkt 1–3.

2. Uprawnia się kierowników, o których mowa w § 7 ust. 3 pkt 1–3, do udzielania w imieniu Komendanta Głównego Policji jako administratora danych, upoważnień do przetwarzania danych osobowych w rozumieniu art. 37 ustawy o ochronie danych osobowych użytkownikom CRDK oraz policjantom i pracownikom Policji, o których mowa w § 7 ust. 7.

3. Kierownicy, o których mowa w § 7 ust. 3 pkt 1–3, prowadzą oraz aktualizują wykazy użytkowników CRDK i innych osób uprawnionych do dostępu do CRDK oraz upoważnionych do przetwarzania danych osobowych w CRDK. Wykazy te mogą być prowadzone w formie papierowej lub elektronicznej oraz powinny zawierać:

1) dane osobowe policjanta lub pracownika, w tym identyfikator kadrowy;

2) datę przyznania, modyfikacji lub cofnięcia uprawnienia albo upoważniania;

3) nazwę jednostki i komórki organizacyjnej Policji, w której pełni służbę lub wykonuje pracę policjant lub pracownik Policji, któremu przyznano uprawnienie lub udzielono upoważnienia;

4) zakres uprawnienia i upoważnienia ze wskazaniem kategorii danych, jeżeli zakres przetwarzania został ograniczony.

§ 10.Zachowują moc uprawnienia do dostępu do CRDK wydane przed wejściem w życie niniejszej decyzji.

§ 11.Traci moc decyzja nr 164 Komendanta Głównego Policji z dnia 19 marca 2008 r. w sprawie prowadzenia centralnego zbioru informacji o osobach ubiegających się o przyjęcie do służby w Policji (Dz. Urz. KGP Nr 6, poz. 44).

§ 12.Decyzja wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia podpisania.