Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1

Decyzja określa warunki i sposoby korzystania w Policji z zasobów informacyjnych Krajowego Centrum Informacji Kryminalnych, zwanego dalej „KCIK”, a w szczególności:

1) sposób upoważniania policjantów i pracowników Policji do kierowania zapytań do KCIK i otrzymywania odpowiedzi;

2) sposób wyznaczania i zakres zadań administratora lokalnego i administratora technicznego;

3) warunki techniczne i organizacyjne kierowania zapytań do KCIK i otrzymywania odpowiedzi z KCIK;

4) sposób koordynacji informacji kryminalnych;

5) tryb kontroli dostępu do baz danych KCIK osób upoważnionych do korzystania z informacji kryminalnych.

§ 2

Przez użyte w decyzji określenia należy rozumieć:

1) administrator lokalny – osoba sprawująca nadzór merytoryczny nad przestrzeganiem określonych w PBE procedur dostępu do KCIK;

2) administrator techniczny – osoba sprawująca nadzór merytoryczny nad sprawnością techniczną stanowisk dostępowych do KCIK, zgodnie z zadaniami zawartymi w PBE;

3) aplikacja dostępowa – oprogramowanie pozwalające na przekazywanie zapytań na karcie zapytania oraz odczyt odpowiedzi z KCIK;

4) karta EKD – karta zawierająca elektroniczny klucz dostępowy przypisany operatorowi i umożliwiająca po autoryzacji dostęp do KCIK oraz identyfikację podczas przetwarzania informacji kryminalnych w KCIK;

5) karta zapytania – elektroniczny dokument, którego wzór strukturalny i graficzny określa rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 25 października 2004 r. w sprawie wzoru karty zapytania oraz sposobu jej wypełnienia (Dz. U. Nr 242, poz. 2425);

6) operator – policjant lub pracownik Policji posiadający przypisaną kartę EKD i uprawniony do kierowania zapytań do KCIK w swoim imieniu lub na zlecenie osoby upoważnionej nieposiadającej stanowiska dostępowego;

7) osoba upoważniona – policjant lub pracownik Policji uprawniony do kierowania zapytań do KCIK i otrzymywania odpowiedzi z KCIK, posiadający poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „poufne” lub wyższą;

8) PBE – „Procedury Bezpiecznej Eksploatacji dla systemu Krajowe Centrum Informacji Kryminalnych”, opracowane na podstawie odrębnych przepisów o ochronie informacji niejawnych;

9) podmiot zobowiązany – podmiot zobowiązany do przekazywania informacji kryminalnych do KCIK, o którym mowa w art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 6 lipca 2001 r. o gromadzeniu, przetwarzaniu i przekazywaniu informacji kryminalnych;

10) stanowisko dostępowe – stanowisko komputerowe umożliwiające bezpośredni dostęp do KCIK za pomocą aplikacji dostępowej, wyposażone w urządzenie do szyfrowania;

11) ustawa – ustawa z dnia 6 lipca 2001 r. o gromadzeniu, przetwarzaniu i przekazywaniu informacji kryminalnych (Dz. U. z 2010 r. Nr 29, poz. 153, z późn. zm.²⁾);

12) zlecenie zapytania – dokument zawierający minimalny zakres kryteriów zapytania, umożliwiający operatorowi wypełnienie karty zapytania w aplikacji dostępowej, sporządzony przez osobę upoważnioną nieposiadającą stanowiska dostępowego, w celu uzyskania informacji z KCIK za pośrednictwem operatora.

Rozdział 2

Upoważnianie do kierowania zapytań do KCIK i uzyskiwania odpowiedzi z KCIK

§ 3

1. W celu nadania policjantowi lub pracownikowi Policji niebędącemu operatorem upoważnienia do kierowania zapytań do KCIK i otrzymywania odpowiedzi z KCIK, bezpośredni przełożony występuje z wnioskiem do właściwego komendanta lub dyrektora, o których mowa w ust. 2.

2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, zatwierdzają i nadają odpowiednie upoważnienia:

1) w Komendzie Głównej Policji – dyrektorzy biur lub ich zastępcy;

2) w Wyższej Szkole Policji w Szczytnie – Komendant-rektor lub jego zastępcy;

3) w komendach wojewódzkich (Stołecznej) Policji, komendach powiatowych (miejskich, rejonowych) Policji oraz szkołach policyjnych – komendanci lub ich zastępcy.

3. Zatwierdzony wniosek, o którym mowa w ust. 1, przekazuje się Dyrektorowi KCIK.

4. Wzór wniosku, o którym mowa w ust. 1, określa załącznik nr 1 do decyzji.

§ 4

1. W celu nadania policjantowi lub pracownikowi Policji będącemu operatorem upoważnienia do kierowania zapytań do KCIK i otrzymywania odpowiedzi z KCIK oraz przydzielenia i autoryzacji karty EKD, bezpośredni przełożony występuje z wnioskiem do właściwego komendanta lub dyrektora biura Komendy Głównej Policji, o których mowa w § 3 ust. 2, z zastrzeżeniem ust. 10.

2. Zatwierdzony wniosek, o którym mowa w ust. 1, przekazuje się Dyrektorowi Biura Łączności i Informatyki Komendy Głównej Policji.

3. Operatorowi przydziela się kartę EKD zarejestrowaną i autoryzowaną w Policyjnym Centrum Certyfikacji Kluczy.

4. Operator jest odpowiedzialny za przechowywanie i użytkowanie karty EKD w sposób uniemożliwiający wykorzystanie jej przez inną osobę, uszkodzenie, zniszczenie lub utratę.

5. Dystrybucję i rejestr kart EKD prowadzi Biuro Łączności i Informatyki Komendy Głównej Policji.

6. W przypadku wniosku o ponowną rejestrację i autoryzację do wniosku dołącza się kartę EKD.

7. Na podstawie wniosku, o którym mowa w ust. 1, w Biurze Łączności i Informatyki Komendy Głównej Policji kartę EKD przydziela się, rejestruje i autoryzuje albo rejestruje i autoryzuje.

8. Po rejestracji i autoryzacji karty EKD w Biurze Łączności i Informatyki Komendy Głównej Policji operatorowi przydziela się indywidualną skrzynkę pocztową w Systemie Bezpiecznej Poczty Elektronicznej, o której mowa w „Szczególnych Wymaganiach Bezpieczeństwa Systemu dla Krajowego Centrum Informacji Kryminalnych”.

9. Po rejestracji i autoryzacji karty EKD wniosek, o którym mowa w ust. 1, uzupełniony w Biurze Łączności i Informatyki Komendy Głównej Policji o nazwę skrzynki pocztowej, przesyła się do Dyrektora KCIK.

10. W przypadku wystąpienia o ponowną rejestrację i autoryzację karty EKD nie występuje się z wnioskiem o jej przydzielenie.

11. O ponowną rejestrację i autoryzację karty EKD występuje się w przypadku:

1) zmiany operatora, któremu przydzielono kartę;

2) zmiany danych osobowych operatora;

3) zablokowania karty.

12. Przed wysłaniem karty EKD do ponownej autoryzacji, administrator lokalny jest obowiązany skontaktować się telefonicznie z dyżurnym KCIK w celu dokonania sprawdzenia, czy w skrzynce pocztowej, o której mowa w ust. 8, znajdują się nieodebrane odpowiedzi na zapytania skierowane do KCIK.

13. Wzór wniosku, o którym mowa w ust. 1, określa załącznik nr 2 do decyzji.

§ 5

1. W celu odebrania operatorowi lub osobie uprawnionej upoważnienia do kierowania zapytań do KCIK i otrzymywania odpowiedzi z KCIK, bezpośredni przełożony występuje z wnioskiem do właściwego komendanta lub dyrektora, o których mowa w § 3 ust. 2.

2. Zatwierdzony wniosek przekazuje się Dyrektorowi KCIK w celu odebrania upoważnienia do kierowania zapytań do KCIK oraz otrzymywania odpowiedzi z KCIK.

3. Odebranie upoważnienia następuje w przypadkach:

1) zwolnienia ze służby lub pracy;

2) zawieszenia w czynnościach służbowych;

3) przeniesienia do pełnienia służby lub pracy w innej jednostce lub komórce organizacyjnej Policji;

4) wykonywania zadań służbowych nie wymagających korzystania z informacji zawartych w KCIK;

5) zaistnienia okoliczności wskazujących na wykorzystywanie informacji kryminalnych w celach innych niż określone w ustawie;

6) uzasadnionego przypuszczenia naruszenia przez operatora wymogów określonych w § 4 ust. 4.

4. Kopie, wniosku, o którym mowa w ust. 2, przekazuje się do Biura Łączności i Informatyki Komendy Głównej Policji.

5. Właściwy komendant lub dyrektor, o których mowa w § 3 ust. 2, informuje pisemnie Dyrektora KCIK o zmianie danych osobowych osoby upoważnionej.

6. Wzór wniosku, o którym mowa w ust. 1, stanowi załącznik nr 1 do decyzji.

§ 6

W celu ponownego nadania operatorowi lub osobie upoważnionej upoważnienia do kierowania zapytań do KCIK i otrzymywania odpowiedzi z KCIK, stosuje się. odpowiednio przepisy § 3 lub § 4.

§ 8

W jednostkach lub komórkach organizacyjnych Policji, w których nie zainstalowano stanowiska dostępowego, komendant lub dyrektor, o których mowa w § 3 ust. 2, wyznacza osobę prowadzącą lokalną ewidencję osób upoważnionych.

§ 9

Komendant lub dyrektor, o których mowa w § 3 ust. 2, weryfikuje nie rzadziej niż co 12 miesięcy upoważnienia podległych policjantów i pracowników Policji pod względem zgodności z zakresem wykonywanych zadań służbowych oraz aktualności danych przekazanych we wnioskach o nadanie upoważnień.

Rozdział 4

Kierowanie zapytań do KCIK i otrzymywanie odpowiedzi z KCIK

§ 10

1. Kierowanie zapytań do KCIK i otrzymywanie odpowiedzi z KCIK następuje z wykorzystaniem stanowiska dostępowego.

2. Stanowiska dostępowe wyznaczają:

1) w Komendzie Głównej Policji – Dyrektor Biura Łączności i Informatyki w porozumieniu z kierownikami właściwych komórek organizacyjnych;

2) w komendach wojewódzkich (Stołecznej) Policji i komendach powiatowych (miejskich, rejonowych) Policji oraz w szkołach policyjnych – komendanci;

3) w Wyższej Szkole Policji w Szczytnie – Komendant-rektor.

3. Zapytania do KCIK kieruje się w formie odpowiednio wypełnionej elektronicznej karty zapytania.

§ 11

1. Zapytanie do KCIK zawierające zlecenie uzupełnienia informacji kryminalnych kierowane do podmiotów zobowiązanych, powinno być uzasadnione potrzebami wynikającymi z prowadzonego postępowania karnego, czynności operacyjno-rozpoznawczych lub innych czynności prowadzonych w celu zapobiegania i zwalczania przestępczości.

2. Zapytania do KCIK kieruje operator w imieniu własnym albo na podstawie zlecenia zapytania przekazanego przez osobę upoważnioną nieposiadającą stanowiska dostępowego.

3. Zlecenie zapytania przekazuje się operatorowi:

1) drogą elektroniczną z wykorzystaniem poczty elektronicznej Kryptomail;

2) faksem w sieci resortowej Polifax;

3) za pośrednictwem Poczty Specjalnej;

4) drogą przekazu bezpośredniego.

4. Wzory zlecenia, o którym mowa w ust. 3, określają załączniki do decyzji:

1) załącznik nr 3 – wzór zlecenia zapytania o osobę/osoby;

2) załącznik nr 4 – wzór zlecenia zapytania o podmiot/podmioty;

3) załącznik nr 5 – wzór zlecenia zapytania o przedmiot/przedmioty;

4) załącznik nr 6 – wzór zlecenia zapytania o przestępstwo/przestępstwa;

5) załącznik nr 7 – wzór zlecenia zapytania o rachunek/rachunki.

§ 12

1. Odpowiedzi z KCIK przekazuje się:

1) do operatora – w formie elektronicznej;

2) od operatora do osoby upoważnionej nieposiadającej stanowiska dostępowego – w sposób określony w § 11 ust. 3, z zastrzeżeniem ust. 2.

2. Odpowiedzi z KCIK zawierające informacje niejawne przekazuje się w sposób określony w odrębnych przepisach o ochronie informacji niejawnych.

3. W przypadkach uzasadnionych formą informacji kryminalnych lub na żądanie osoby upoważnionej przekazuje się oryginalne dokumenty stanowiące odpowiedź podmiotu zobowiązanego, z zastrzeżeniem art. 17 ust. 3 ustawy.

4. Odpowiedzi z Krajowego Rejestru Karnego przekazuje się elektronicznie, a następnie w oryginale, również w przypadku braku żądania osoby upoważnionej.

§ 13

Adresy poczty elektronicznej Kryptomail oraz numery faksów, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 1 i 2, wyznaczają:

1) w Komendzie Głównej Policji – dyrektor biura lub naczelnik zarządu;

2) w komendach wojewódzkich (Stołecznej) Policji i komendach powiatowych (miejskich, rejonowych) Policji oraz w szkołach policyjnych – komendanci;

3) w Wyższej Szkole Policji w Szczytnie – Komendant-rektor.

Rozdział 5

Koordynacja informacji kryminalnych

§ 14

1. Informacje kryminalne przekazane do KCIK podlegają koordynacji, z zastrzeżeniem ust. 4 i 5.

2. Koordynacja polega na dokonywanym automatycznie przez system teleinformatyczny KCIK niezwłocznym powiadamianiu podmiotu, który przekazał do KCIK daną informację kryminalną o zainteresowaniu tą informacją przez inny podmiot.

3. Powiadomienie, o którym mowa w ust. 2, jest określane jako informacja koordynacyjna i zawiera:

1) datę i godzinę dokonania operacji przetwarzania stanowiącej podstawę informacji koordynacyjnej;

2) nazwę podmiotu, który dokonał operacji, o której mowa w pkt 1;

3) numer informacji koordynacyjnej;

4) numer rejestracji KCIK;

5) dane o rejestracji będącej przedmiotem zainteresowania;

6) informację o przekazaniu informacji kryminalnej, a w przypadku zastrzeżenia, o którym mowa w art. 31 ustawy, informacje, o nieprzekazaniu informacji.

4. Dyrektor KCIK w drodze decyzji może upoważnić podległych policjantów lub pracowników Policji, realizujących zadania związane z zapewnieniem sprawnego działania KCIK oraz jakości i spójności przetwarzanych danych, do dostępu do systemu KCIK w trybie niegenerującym informacji koordynacyjnych.

5. Upoważnia się Dyrektora Biura Spraw Wewnętrznych Komendy Głównej Policji do wnioskowania o upoważnienie podległych policjantów lub pracowników Policji do dostępu do KCIK w trybie niegenerującym informacji koordynacyjnych w odniesieniu do informacji kryminalnych przekazanych przez organy Policji.

§ 15

Nie przekazuje się informacji koordynacyjnych o podmiocie zlecającym uzupełnienie informacji w zasobach podmiotów zobowiązanych.

Rozdział 6

Tryb kontroli dostępu do informacji kryminalnych

§ 16

1. Komendanci wojewódzcy (Komendant Stołeczny) Policji, Komendant-rektor Wyższej Szkoły Policji w Szczytnie, komendanci szkół policyjnych oraz dyrektorzy biur Komendy Głównej Policji, a także ich zastępcy, są uprawnieni do zlecenia przeprowadzenia kontroli w zakresie dostępu do informacji uzyskanych z KCIK przez podległych policjantów i pracowników Policji.

2. Dyrektor Biura Spraw Wewnętrznych Komendy Głównej Policji (a także jego zastępca) są uprawnieni do zlecenia przeprowadzenia kontroli, o której mowa w ust. 1, w stosunku do wszystkich policjantów i pracowników Policji.

3. Pisemne zlecenie przeprowadzenia kontroli, o której mowa w ust. 1, przesyła się do Dyrektora KCIK.

4. Zlecenie, o którym mowa w ust. 3, powinno zawierać:

1) imię, nazwisko oraz numer PESEL kontrolowanego policjanta lub pracownika;

2) jednostkę lub komórkę organizacyjną Policji, w której pełni służbę lub pracuje kontrolowany policjant lub pracownik Policji;

3) okres objęty kontrolą;

4) inne informacje istotne dla realizacji zlecenia.

5. Kontrolę przeprowadza upoważniony przez Dyrektora KCIK policjant lub pracownik KCIK.

§ 17

1. W przypadku powzięcia wiadomości o zaistnieniu okoliczności określonych w § 5 ust. 3 Dyrektor KCIK zawiesza upoważnienie do kierowania zapytań do KCIK.

2. O zawieszeniu upoważnienia Dyrektor KCIK niezwłocznie powiadamia właściwego komendanta lub dyrektora biura, o których mowa w § 3 ust. 2, z wnioskiem o przekazanie stosownych wyjaśnień.

3. Dyrektor KCIK na wniosek komendanta lub dyrektora, o których mowa w § 3 ust. 2 przywraca lub odbiera upoważnienia – odpowiednio do ustaleń dokonanych w ramach wyjaśnień określonych w ust. 2.

Rozdział 7

Przepisy końcowe

§ 18

Zachowują moc upoważnienia do kierowania zapytań do KCIK i otrzymywania odpowiedzi z KCIK wydane na podstawie dotychczasowych przepisów.

§ 19

Biuro Łączności i Informatyki Komendy Głównej Policji umieści w Centrum Dystrybucji Oprogramowania elektroniczne wersje wzorów określonych w załącznikach nr 1–7 do decyzji.

§ 20

Traci moc decyzja nr 300 Komendanta Głównego Policji z dnia 27 kwietnia 2007 r. w sprawie przekazywania informacji kryminalnych i zasad korzystania przez policjantów oraz pracowników Policji z zasobów informacyjnych Krajowego Centrum Informacji Kryminalnych (Dz. Urz. KGP Nr 8, poz. 75).

§ 21

Decyzja wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia podpisania.