§ 1

1. Poczta specjalna działa:

1) w Komendzie Głównej Policji – jako Wydział Poczty Specjalnej Biura Łączności i Informatyki Komendy Głównej Policji;

2) w innych niż wymieniona w pkt 1 komendach Policji jako ich komórki organizacyjne.

2. Wydział Poczty Specjalnej Biura Łączności i Informatyki Komendy Głównej Policji oraz komórki, o których mowa w ust. 1 pkt 2, zwane dalej „placówkami poczty specjalnej”, wykonują czynności i usługi w zakresie przyjmowania, przemieszczania, wydawania i ochrony przesyłek zawierających:

1) materiały w rozumieniu ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631) stanowiące informacje niejawne w postaci:

a) tajemnicy państwowej – nadawane do adresatów zamiejscowych na terenie kraju;

b) tajemnicy służbowej;

2) informacje lub przedmioty inne, niż wymienione w pkt 1.

3. Czynności i usługi dotyczące przesyłek, o których mowa:

1) w ust. 2 pkt 1 i 2 są wykonywane na rzecz jednostek organizacyjnych Policji;

2) w ust. 2 pkt 1 lit. a są wykonywane na rzecz podmiotów wymienionych w art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych.

4. Wymiana korespondencji z instytucjami wykonującymi ekspertyzy zlecane Policji przez organa sądu i prokuratury odbywa się za pośrednictwem poczty specjalnej z pominięciem operatorów, o których mowa w § 3 ust. 2.

§ 2

Placówki poczty specjalnej wykonują także czynności i usługi, o których mowa w § 1 ust. 2 pkt 1 lit. b i pkt 2, na rzecz komórek organizacyjnych Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, z uwzględnieniem przepisów § 3.

§ 3

1. Przesyłki mogą być nadawane w obrocie miejscowym i zamiejscowym:

1) między podmiotami, o których mowa w § 2, oraz przez te podmioty do jednostek organizacyjnych Policji;

2) przez jednostki organizacyjne Policji do podmiotów, o których mowa w § 2.

2. Przesyłki, o których mowa w § 1 ust. 2 pkt 1 lit. b i pkt 2, nadane przez komórki organizacyjne Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz jednostki organizacyjne Policji, przeznaczone dla adresatów spoza resortu spraw wewnętrznych i administracji, są przemieszczane i doręczane za pośrednictwem urzędów pocztowych operatora publicznego lub placówek operatora uprawnionego do wykonywania działalności pocztowej, zwanych dalej „urzędami pocztowymi”, z zastrzeżeniem § 1 ust. 4.

3. Koszty poniesione przez placówki poczty specjalnej za przesyłki nadane w urzędach pocztowych na rzecz komórek organizacyjnych Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji podlegają refundacji na podstawie umowy zawartej przez właściwe komórki organizacyjne Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji i Komendy Głównej Policji.

4. Placówki poczty specjalnej nie przyjmują przesyłek, o których mowa w § 1 ust. 2 pkt 1 lit. b i pkt 2, kierowanych przez:

1) Agencję Bezpieczeństwa Wewnętrznego do adresatów spoza resortu spraw wewnętrznych i administracji;

2) nadawców spoza resortu spraw wewnętrznych i administracji do Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego.

5. Placówki poczty specjalnej nie przyjmują przesyłek nadawanych do adresatów zlokalizowanych w tym samym obiekcie co nadawca.

§ 4

1. Placówkom poczty specjalnej nadaje się numery ewidencyjne i oznaczenia literowe, zgodnie z wykazem określonym w załączniku nr 1 do decyzji.

2. Numery ewidencyjne i oznaczenia literowe placówkom poczty specjalnej działającym w komendach powiatowych (miejskich) Policji nadaje właściwy terytorialnie komendant wojewódzki Policji.

§ 5

1. Placówki poczty specjalnej są zobowiązane uzyskać oświadczenie od nadawcy zamawiającego wykonywanie usług przewożenia i ochrony materiałów, że jest on jednostką organizacyjną w rozumieniu ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych.

2. Nadawca składa oświadczenie na druku wniosku o przewożenie materiałów zawierających tajemnicę państwową, którego wzór określa załącznik nr 2 do decyzji.

3. Na podstawie wniosku o przewożenie materiałów zawierających tajemnicę państwową placówka poczty specjalnej wydaje zainteresowanemu podmiotowi dowód rejestracyjny zawierający zasady korzystania z usług poczty specjalnej, którego wzór określa załącznik nr 3 do decyzji.

§ 6

1. Przyjmowanie i wydawanie przesyłek przez pocztę, specjalną odbywa się na podstawie wykazów przesyłek nadanych i wykazów przesyłek wydanych, których wzory określają załączniki nr 4 i 5 do decyzji, sporządzanych osobno dla przesyłek, o których mowa w § 1 ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2.

2. Numery wykazów przesyłek nadanych lub wydanych dla przesyłek, o których mowa w § 1 ust. 2 pkt 2, poprzedza się literą „J” lub słowem „jawne”.

§ 7

1. W odniesieniu do przesyłek w obrocie miejscowym wykazy przesyłek wydanych sporządza się w dwóch egzemplarzach.

2. Przesyłki w obrocie zamiejscowym są przemieszczane wraz z wykazem przesyłek wydanych sporządzonym w trzech egzemplarzach. Dwa egzemplarze tego wykazu umieszcza się w opakowaniu z przesyłkami a trzeci pozostawia się w placówce poczty specjalnej, w której przesyłkę, przyjęto, zwanej dalej „placówką nadawczą”, do chwili zwrotu pokwitowanego egzemplarza wykazu przesyłek wydanych z placówki poczty specjalnej właściwej dla adresatów przesyłek.

3. Jeżeli materiały są przekazywane tranzytem, w kolumnie piątej wykazu przesyłek wydanych wpisuje się numer ewidencyjny wojewódzkiej placówki poczty specjalnej nadającej materiały.

4. Przesyłki przemieszczane między placówkami poczty specjalnej komend wojewódzkich Policji, do których nie ma bezpośrednich połączeń kurierskich, przesyła się tranzytem. Materiały te umieszcza się w pojemnikach, pakietach lub rulonach kierowanych do placówki, która stanowi punkt tranzytowy. Jeżeli placówka ma do przesłania więcej niż trzy przesyłki, należy przesłać je w jednym pakiecie.

5. Numery przewożonych pojemników, pakietów i rulonów wpisuje się do wykazu pojemników i pakietów sporządzanego na każdą trasę oddzielnie, którego wzór określa załącznik nr 6 do decyzji.

§ 8

1. Przesyłki w obrocie zamiejscowym przemieszcza się w odpowiednio zaadresowanych, oznakowanych i zamkniętych opakowaniach w postaci:

1) pojemników workowych;

2) pakietów;

3) rulonów.

2. Rodzaj opakowania użytego do przemieszczania przesyłek jest uzależniony od ich ilości i rozmiarów.

3. Opakowania znakuje się numerem kolejnym i symbolem literowym placówki poczty specjalnej, przy czym nowo wprowadzane do użycia opakowania mogą otrzymać numery opakowań zużytych. Sposób znakowania opakowania określa załącznik nr 7 do decyzji.

4. Pojemniki workowe, pakiety i rulony po umieszczeniu w nich przesyłek zabezpiecza się obejmą oraz plombuje. Znaki szczególne plombownic zawierają symbole „KWP” i numery ewidencyjne wojewódzkich placówek poczty specjalnej albo symbole „KPP (KMP)”, numery ewidencyjne placówek w KPP (KMP) i numery ewidencyjne placówek nadrzędnych. Wzory plomb określa załącznik nr 8 do decyzji.

5. Masa pojemnika workowego wraz z umieszczonymi w nim przesyłkami nie może przekraczać 30 kg.

6. Każda placówka poczty specjalnej jest zobowiązana posiadać odpowiednią ilość zaewidencjonowanych opakowań wykorzystywanych do przewozu przesyłek.

§ 9

1. Opakowania zawierające przesyłki zamyka się i plombuje w placówce nadawczej.

2. Opakowania otwiera się w placówce poczty specjalnej, w której następuje ich przyjęcie, zwanej dalej „placówką odbiorczą”.

3. Otwarcie pojemników workowych lub pakietów następuje w obecności co najmniej dwóch osób spośród personelu poczty specjalnej.

4. W przypadku stwierdzenia uszkodzenia pojemnika workowego, pakietu, rulonu lub naruszenia zabezpieczenia należy powiadomić osobę nadzorującą pracę placówki poczty specjalnej, która niezwłocznie powołuje Komisję do otwarcia i sprawdzenia zawartości uszkodzonego opakowania oraz zabezpieczenia dowodów.

§ 10

1. Placówka odbiorcza otrzymująca pojemnik workowy, pakiet lub rulon po sprawdzeniu jego zawartości z otrzymanymi wykazami wydania dokonuje jego przyjęcia, potwierdzając to podpisem przyjmującego i odciskiem pieczęci na otrzymanych wykazach. Jeden z egzemplarzy wykazu zwraca się niezwłocznie do placówki nadawczej.

2. W przypadku rozbieżności między liczbą materiałów w opakowaniach, o których mowa w § 8 ust. 1 a zapisem w wykazie, należy niezgodność niezwłocznie wyjaśnić telefonicznie z placówką nadawczą i dokonać odpowiednich korekt na wykazach przesyłek wydanych.

3. W przypadku stwierdzenia braku przesyłki wpisanej do wykazu przesyłek wydanych osoba kierująca placówką poczty specjalnej powołuje komisję złożoną z 3 osób ze swoim udziałem, która sporządza w dwóch egzemplarzach protokół według wzoru określonego w załączniku nr 9 do decyzji. Jeden egzemplarz protokołu podlega odesłaniu do placówki nadawczej poczty specjalnej.

4. Protokół w sprawie braku materiału niejawnego, przedstawia się do wiadomości komendanta Policji, któremu placówka poczty specjalnej podlega.

5. W przypadku stwierdzenia uszkodzenia przesyłki, osoba kierująca placówką poczty specjalnej powołuje komisję, złożoną z 3 osób ze swoim udziałem, która sporządza protokół według wzoru określonego w załączniku nr 10 do decyzji.

§ 11

W przypadku stwierdzenia przyjęcia przez pocztę, specjalną przesyłek zawierających materiały dla adresatów obsługiwanych przez inną placówkę poczty specjalnej, należy:

1) niezwłocznie powiadomić o tym nadawczą placówkę, poczty specjalnej;

2) dokonać odpowiedniej korekty na wykazach przesyłek wydanych czyniąc o tym wzmiankę na tych wykazach;

3) przekazać materiały do właściwej placówki poczty specjalnej.

§ 12

1. Przy nadawaniu materiałów zawierających tajemnicę służbową przez placówkę poczty specjalnej, za pośrednictwem urzędów pocztowych stosuje się wykaz, którego wzór określa załącznik nr 11 do decyzji.

2. Materiały odebrane z urzędów pocztowych wydaje się:

1) za pokwitowaniem, zgodnie z załącznikiem nr 5 do decyzji;

2) bez wykazu, w przypadkach przesyłek nie rejestrowanych.

3. Placówki poczty specjalnej korzystają z usług urzędów pocztowych i rozliczają się z nimi na warunkach umów zawieranych z właściwymi organami operatora publicznego lub operatora uprawnionego do wykonywania działalności pocztowej.

§ 14

1. Ładunek poczty specjalnej przewozi się:

1) pociągami Polskich Kolei Państwowych;

2) statkami powietrznymi resortu spraw wewnętrznych i administracji;

3) samochodami służbowymi Policji.

2. Decyzję o wyborze środka lokomocji do przewozu ładunku poczty specjalnej podejmuje:

1) Dyrektor Biura Łączności i Informatyki Komendy Głównej Policji – w odniesieniu do magistralnych tras kurierskich;

2) właściwy komendant wojewódzki Policji – w odniesieniu do wewnątrzwojewódzkich tras kurierskich.

§ 15

1. Przewóz ładunku poczty specjalnej na magistralnych trasach kurierskich odbywa się zgodnie z planem przewozu poczty specjalnej na tych trasach, zatwierdzanym przez Dyrektora Biura Łączności i Informatyki Komendy Głównej Policji.

2. Przewóz ładunku poczty specjalnej na terenie poszczególnych województw odbywa się zgodnie z planem zatwierdzanym przez właściwego komendanta wojewódzkiego Policji, którego kopię należy przesłać do Wydziału Poczty Specjalnej Biura Łączności i Informatyki Komendy Głównej Policji.

3. Za koordynację planowania przewozu ładunku poczty specjalnej odpowiada Naczelnik Wydziału Poczty Specjalnej Biura Łączności i Informatyki Komendy Głównej Policji.

§ 16

1. Wymiana lub przekazywanie ładunku poczty specjalnej:

1) może odbywać się na dworcach kolejowych, lotniskach, lądowiskach oraz w pomieszczeniach jednostek organizacyjnych Policji;

2) następuje po uprzednim wzajemnym okazaniu legitymacji służbowej oraz upoważnienia kuriera do odbioru i przekazywania materiałów, wystawionego według wzoru określonego w załączniku nr 12 i sprawdzeniu stanu pojemnika, jego zabezpieczenia oraz zgodności adresów i numerów z zapisami w wykazach.

2. W przypadku stwierdzenia rozbieżności między zapisem w wykazie a stanem faktycznym, przekazujący jest zobowiązany do naniesienia odpowiednich poprawek w wykazie.

3. W przypadku uszkodzenia pojemnika albo niewłaściwego zabezpieczenia przyjmujący ma prawo odmówić jego przyjęcia.

§ 17

1. Policjanci ochraniający i przewożący ładunek poczty specjalnej, zwani dalej „kurierami”, wykonują swoje zadania z obowiązującym grafikiem służby, obejmującym okres co najmniej połowy miesiąca, lub pozaplanowo zgodnie z bieżącymi potrzebami – na polecenie przełożonych.

2. Zgłaszając się do służby kurier ma obowiązek sprawdzenia, czy w grafiku służby nie nastąpiły zmiany co do pierwotnie przewidzianych dla niego zadań, a następnie zgłasza dyżurnemu poczty specjalnej gotowość do realizacji przewidzianego dla niego zadania.

3. Dyżurny poczty specjalnej:

1) sprawdza stan gotowości kuriera (dowódcy konwoju, członka konwoju) do podjęcia służby;

2) w przypadku braku zastrzeżeń przystępuje do omówienia zadania, które konwój ma do wykonania;

3) wydaje broń, środki łączności i niezbędne dokumenty.

4. Dowódca konwoju dokonuje:

1) kontroli stanu gotowości przydzielonych mu do służby policjantów wskazując swojego zastępcę;

2) sprawdzenia sprawności otrzymanych środków łączności;

3) sprawdzenia otrzymanych dokumentów, w tym wykazu łączności radiowej z niezbędnymi na danej trasie numerami telefonów i danych radiowych;

4) zgłoszenia dyżurnemu stwierdzonych nieprawidłowości w poczynionych czynnościach poprzedzających pobranie ładunku poczty specjalnej, jeżeli wystąpiły.

5. Ładunek poczty specjalnej kurierzy pobierają od dyżurnego poczty specjalnej lub innej upoważnionej osoby a następnie przekazują go tym osobom za pokwitowaniem.

6. Kwitowanie pobranych oraz wydanych przez kurierów dokumentów i ładunku poczty specjalnej odbywa się w książce pracy kurierów poczty specjalnej, której wzór określa załącznik nr 13 do decyzji.

7. Po pobraniu przez konwój ładunku poczty specjalnej dowódca konwoju:

1) sprawdza stan otrzymanego do konwojowania ładunku, w szczególności jego oznakowanie i oplombowanie, ilość ładunku i zgodność z otrzymanym wykazem;

2) wskazuje podwładnym kolejność rozmieszczenia przewożonego ładunku oraz podejmuje niezbędne przedsięwzięcia i ustalenia w celu zagwarantowania jego pełnej ochrony;

3) omawia z podwładnymi plan bezpiecznej realizacji powierzonego zadania.

8. Kurierzy ponoszą odpowiedzialność za bezpieczeństwo przyjętego ładunku do czasu jego przekazania właściwej placówce poczty specjalnej albo upoważnionemu przedstawicielowi (odbiorcy) zgodnie z obowiązującą procedurą przekazania.

9. Zabrania się pozostawiania ładunku poczty specjalnej bez nadzoru osób konwojujących. W przypadku pożaru osoby konwojujące są zobowiązane do ewakuowania się wraz z ładunkiem w celu jego zabezpieczenia.

10. Uszkodzony w czasie transportu pojemnik dowódca konwoju zabezpiecza w celu uniemożliwienia dalszego jego uszkodzenia i sporządza w tej sprawie notatkę służbową.

11. W czasie przewozu ładunku poczty specjalnej osoby konwojujące:

1) nie podejmują interwencji w sprawach nie dotyczących transportowanego ładunku;

2) są zobowiązani do zachowania pełnej gotowości do jego ochrony, w tym przedsięwzięcia wszystkich niezbędnych środków w celu niedopuszczenia do jego utraty.

12. Dowódca konwoju obowiązany jest do nawiązania łączności z upoważnionym przedstawicielem właściwej placówki poczty specjalnej na 10 minut przed dojazdem do planowanego miejsca wymiany, przekazania przewożonego ładunku poczty specjalnej lub zmiany środka transportu.

13. W przypadku wystąpienia sytuacji grożącej utratą przewożonego ładunku albo jego utraty, a także przy powstaniu innych nadzwyczajnych zdarzeń dowódca konwoju oraz pozostali kurierzy są zobowiązani do niezwłocznego poinformowania o tych faktach służbę dyżurną Wydziału Poczty Specjalnej Biura Łączności i Informatyki Komendy Głównej Policji albo jej kierownictwo a także najbliższą jednostkę Policji, wykorzystując posiadane środki łączności radiowej.

14. Dyżurny Wydziału Poczty Specjalnej Biura Łączności i Informatyki Komendy Głównej Policji po otrzymaniu informacji, o których mowa w ust. 13, analizuje je i podejmuje stosowne działania.

15. Osoby konwojujące ładunek poczty specjalnej deponują broń zgodnie z obowiązującymi przepisami na czas niewykonywania zadań.

16. Wykonanie zadania dowódca konwoju dokumentuje w dzienniku notatek służbowych kuriera poczty specjalnej.

§ 18

1. Placówki poczty specjalnej prowadzą bieżącą ewidencję obrotu przesyłek na podstawie wykazów przesyłek nadanych i wydanych w sposób umożliwiający ich dzienne rozliczenie, według wzoru określonego w załączniku nr 14 do decyzji.

2. Do celów statystycznych sporządza się miesięczne, kwartalne i roczne zestawienia obrotu przesyłek.

§ 19

1. Pomieszczenia placówek poczty specjalnej, w których przyjmuje się, przechowuje i wydaje przesyłki, muszą być oddzielone od innych pomieszczeń i zabezpieczone w następujący sposób:

1) drzwi wejściowe metalowe z zabezpieczeniem antywłamaniowym, wyposażone w dwa zamki o skomplikowanych mechanizmach;

2) okna pomieszczeń na parterze zabezpieczone kratą metalową;

3) w przypadku wydawania przesyłek przez okienko – okienko wyposażone w kratę metalową.

2. Po zakończeniu urzędowania drzwi i okna pomieszczeń placówki poczty specjalnej muszą być zamknięte, a drzwi wejściowe zaplombowane.

§ 20

1. Wstęp do pomieszczeń placówek poczty specjalnej, w których przyjmuje się, przechowuje i wydaje przesyłki mają tylko osoby w nich zatrudnione oraz ich przełożeni. Przyjmowanie i wydawanie przesyłek powinno odbywać się przez okienko lub w części pomieszczenia oddzielonej barierką.

2. Materiały znajdujące się w pomieszczeniach placówki poczty specjalnej przechowuje się zgodnie z przepisami ustawy o ochronie informacji niejawnych.

§ 21

1. Placówki poczty specjalnej zaopatrują się we własnym zakresie w druki i formularze, niezbędne do wykonywania przyjmowania, przemieszczania i wydawania przesyłek.

2. Wydział Poczty Specjalnej Biura Łączności i Informatyki Komendy Głównej Policji zaopatruje placówki poczty specjalnej w druki:

1) upoważnienia kuriera poczty specjalnej do odbioru i przekazywania materiałów;

2) zaświadczenia o wykonywaniu czynności konwojenta poczty specjalnej,

na podstawie zamówień składanych przez te placówki w terminie do 31 października każdego roku.

§ 22

Środki finansowe niezbędne dla prawidłowej realizacji zadań przez placówkę poczty specjalnej zapewnia jednostka organizacyjna Policji, w strukturze której działa placówka.

§ 23

Traci moc decyzja nr 197/pf/99 Komendanta Głównego Policji z dnia 27 października 1999 r. w sprawie działania poczty specjalnej w jednostkach organizacyjnych Policji.

§ 24

Decyzja wchodzi w życie z dniem podpisania.