Na podstawie § 1 ust. 2 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 4 czerwca 2002 r. w sprawie szczegółowych zasad powoływania członków komisji przetargowej oraz trybu jej pracy (Dz. U. Nr 82, poz. 743) postanawiam, co następuje:

Załącznik do decyzji nr 191 Komendanta Głównego Policji
z dnia 12 sierpnia 2003 r.

REGULAMIN
pracy komisji przetargowej do przeprowadzania postępowań o udzielanie zamówień publicznych w Komendzie Głównej Policji

ROZDZIAŁ I

Postanowienia ogólne

§ 1

Ilekroć w regulaminie jest mowa o:

1) ustawie – należy przez to rozumieć ustawę o zamówieniach publicznych (Dz. U. z 2002 r. Nr 72, poz. 664 ze zmianami),

2) rozporządzeniu – należy przez to rozumieć rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 4 czerwca 2002 roku w sprawie szczegółowych zasad powoływania członków komisji przetargowej oraz trybu jej pracy (Dz. U. Nr 82, poz. 743),

3) KGP – Komendę Główną Policji,

4) kierowniku jednostki – Komendanta Głównego Policji lub osobę posiadającą pisemne upoważnienie do działania w jego imieniu,

5) biurach – należy przez to rozumieć Biuro Łączności i Informatyki KGP, Centralne Laboratorium Kryminalistyczne KGP, Biuro Ochrony Informacji Niejawnych i Inspekcji,

6) BLP – należy przez to rozumieć Biuro Logistyki Policji KGP,

7) komórkach organizacyjnych KGP – należy przez to rozumieć biura KGP,

8) wydziałach merytorycznych – należy przez to rozumieć wydziały BLP KGP z wyłączeniem wydziału zamówień publicznych i wydziału funduszy pomocowych BLP,

9) wydziale zamówień – należy to rozumieć Wydział Zamówień Publicznych BLP KGP,

10) regulaminie – należy przez to rozumieć Regulamin pracy komisji przetargowej do przeprowadzania postępowań o udzielanie zamówień publicznych,

11) komisji – należy przez to rozumieć komisję przetargową, o której mowa w ustawie, powołanej przez zamawiającego do przeprowadzenia określonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,

12) przewodniczącym – należy przez to rozumieć przewodniczącego komisji przetargowej,

13) sekretarzu – należy przez to rozumieć sekretarza komisji przetargowej.

ROZDZIAŁ II

Skład oraz tryb powoływania komisji przetargowej

§ 2

1. W skład komisji wchodzą przewodniczący, sekretarz oraz członkowie powołani spośród policjantów i pracowników BLP oraz innych komórek organizacyjnych KGP.

2. W uzasadnionych przypadkach w pracach komisji mogą uczestniczyć w charakterze biegłych (rzeczoznawców), po uprzednim uzyskaniu akceptacji komendanta właściwej jednostki organizacyjnej Policji, policjanci z innych jednostek organizacyjnych Policji.

3. W skład komisji do udzielania zamówień publicznych o wartości przekraczającej 30 000 euro powołuje się:

1) Przewodniczącego – spośród kadry kierowniczej, policjantów lub pracowników wydziału zamówień lub wydziału merytorycznego,

2) Członków komisji – spośród policjantów lub pracowników biur lub wydziałów merytorycznych, wnioskujących o rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,

3) Sekretarza – spośród policjantów lub pracowników wydziału zamówień.

4. W skład komisji do udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 30 000 euro powołuje się:

1) Przewodniczącego – spośród policjantów i pracowników wydziału zamówień,

2) Członków komisji – spośród policjantów i pracowników biur lub wydziałów merytorycznych, wnioskujących o rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,

3) Sekretarza – spośród policjantów i pracowników wydziału merytorycznego, w zależności od przedmiotu zamówienia.

§ 3

1. Do udzielania zamówień publicznych o wartości przekraczającej 30 000 euro komisję powołuje się odrębnie dla każdego postępowania. Do udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 30 000 euro można powołać komisję.

2. Komisje, o których mowa w ust. 1, powołuje się w drodze decyzji kierownika jednostki.

3. Dyrektor biura lub naczelnik wydziału merytorycznego wnioskuje o rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wskazując:

1) cel powołania komisji,

2) przedmiot zamówienia,

3) propozycję imiennego składu komisji ze wskazaniem przewodniczącego i sekretarza,

ROZDZIAŁ III

Prawa i obowiązki członków komisji

§ 4

Członkowie komisji mają prawo do:

1) uczestnictwa we wszystkich pracach komisji,

2) dostępu do wszystkich dokumentów związanych z pracą komisji, w tym w szczególności do ofert, załączników, wyjaśnień złożonych przez oferentów, opinii biegłych (rzeczoznawców),

3) zgłoszenia przewodniczącemu lub naczelnikowi wydziału zamówień, w każdym czasie, pisemnych zastrzeżeń do pracy komisji. W przypadku nieuwzględnienia przez przewodniczącego komisji zastrzeżeń członek komisji ma prawo zgłosić zastrzeżenia dyrektorowi BLP, a w czasie jego nieobecności upoważnionemu zastępcy dyrektora BLP.

§ 5

1. Do obowiązków członków komisji należy w szczególności:

1) czynny udział w jej pracach,

2) wykonywanie poleceń przewodniczącego w zakresie dotyczącym prac komisji,

3) niezwłoczne informowanie przewodniczącego o okolicznościach uniemożliwiających wykonywanie obowiązków członków komisji.

2. Członkowie komisji nie mogą ujawniać żadnych informacji związanych z pracami komisji, w szczególności informacji związanych z przebiegiem badania i porównywania treści złożonych ofert.

3. Członkowie komisji składają pisemne oświadczenie o istnieniu lub braku istnienia okoliczności, o których mowa w art. 20 ustawy.

§ 6

Odwołanie członka komisji może nastąpić wyłącznie z przyczyn określonych w ustawie i rozporządzeniu.

§ 7

1. Zadania przewodniczącego komisji określa załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu.

2. Zadania sekretarza komisji określa załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu.

3. Zadania członka komisji określa załącznik nr 3 do niniejszego regulaminu.

ROZDZIAŁ IV

Tryb prac komisji

§ 8

1. Komisja rozpoczyna działalność z dniem powołania.

2. Komisja kończy pracę z dniem zawarcia umowy o udzielenie zamówienia publicznego, które było przedmiotem postępowania lub z chwilą unieważnienia postępowania.

3. Miejsce i termin posiedzeń komisji wyznacza przewodniczący.

4. O miejscu i terminie posiedzeń komisji, o ile nie wynika to z uzgodnionego w trybie roboczym harmonogramu, sekretarz powiadamia członków co najmniej na dwa dni przed posiedzeniem.

5. W szczególnie uzasadnionych przypadkach termin określony w ust. 4 może ulec skróceniu, a w szczególności w sytuacji konieczności zachowania terminów wynikających z ustawy.

§ 9

1) Komisja podejmuje decyzje w obecności, co najmniej połowy członków w drodze głosowania lub na podstawie sumy indywidualnych ocen jej członków.

2) Jeżeli w trakcie głosowania decyzja nie może być podjęta ze względu na równą liczbę głosów, rozstrzyga głos przewodniczącego.

3) W przypadku obecności mniej niż połowy członków komisji posiedzenie odracza się.

§ 10

1. Jeżeli dokonanie oceny ofert lub innych czynności w postępowaniu wymaga wiadomości specjalistycznych, przewodniczący komisji w zależności od wartości zamówienia występuje z pisemnym wnioskiem do kierownika jednostki o zasięgnięcie opinii biegłego (rzeczoznawcy).

2. Wniosek powinien zawierać wskazanie kandydatury biegłego, przedmiot i termin pisemnego przedłożenia komisji przetargowej opinii.

§ 11

1. Komisja, przygotowując postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, w szczególności:

1) proponuje wybór trybu udzielenia zamówienia publicznego na podstawie wniosku określonego w załączniku nr 4 do regulaminu, z wyjątkiem udzielania zamówienia na zasadach szczególnych,

2) opracowuje projekt specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszenia do udziału w postępowaniu, zaproszenia do składania ofert albo zapytania o cenę,

3) opracowuje propozycję zaproszenia do rokowań w trybie zamówienia z wolnej ręki ze wskazaniem dostawcy lub wykonawcy, z którym mogą być prowadzone rokowania,

4) przygotowuje projekty wniosków do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych o wydanie decyzji określonych w ustawie,

5) przygotowuje ogłoszenia o udzielenie zamówienia publicznego w przypadkach określonych w ustawie.

2. Dokumenty określone w ust. 1 komisja przedkłada kierownikowi jednostki za pośrednictwem naczelnika wydziału zamówień.

3. Przewodniczący komisji za pośrednictwem naczelnika wydziału zamówień informuje o rozpoczęciu procedury udzielenia zamówienia publicznego biura lub wydziały merytoryczne oraz Biuro Finansów KGP. Wzór informacji określa załącznik nr 5 do regulaminu.

§ 12

1. Do zadań komisji w zakresie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w szczególności należy:

1) udzielanie wyjaśnień dotyczących treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia,

2) prowadzenie negocjacji lub rokowań z dostawcami lub wykonawcami w sytuacjach określonych przez ustawę,

3) otwarcie ofert,

4) dokonanie oceny czy dostawcy lub wykonawcy, którzy złożyli oferty, spełniają warunki określone w ustawie, oraz specyfikacji istotnych warunków zamówienia,

5) wnioskowanie o wykluczenie dostawców lub wykonawców z ubiegania się o udzielenie zamówienia w przypadkach przewidzianych ustawą,

6) wnioskowanie o odrzucenie oferty w przypadkach określonych w ustawie,

7) dokonanie oceny ofert nie podlegających odrzuceniu,

8) przygotowanie propozycji wyboru oferty najkorzystniejszej,

9) wystąpienie o unieważnienie postępowania w przypadkach określonych w ustawie,

10) zapoznanie z wniesionymi przez oferentów protestami oraz przygotowanie stanowiska komisji w tej sprawie wraz z uzasadnieniem faktycznym i prawnym,

11) opracowanie projektu umowy.

2. Oferty pobiera z kancelarii Wydziału Ogólnego BLP przewodniczący komisji w obecności jednego z jej członków w dniu otwarcia ofert, sprawdzając ich zabezpieczenie oraz adnotacje o terminie ich wypływu.

3. Komisja dokonuje otwarcia ofert w dniu określonym w specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub innej dokumentacji z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, wykonując w szczególności następujące czynności:

1) sprawdza czy oferty nie zostały uszkodzone lub otwarte,

2) sprawdza termin złożenia ofert (datę i godzinę),

3) odsyła dostawcom/wykonawcom oferty złożone po terminie bez ich otwierania,

4) w trakcie procedury oceny i badania ofert komisja w szczególności sprawdza, czy każda z ofert:

a) spełnia kryteria i zasady określone w ustawie oraz specyfikacji istotnych warunków zamówienia, istotnych warunkach zamówienia lub zaproszeniu do składania ofert,

b) zawiera wszelkie wymagane przepisami dokumenty i oświadczenia.

4. Każdy członek komisji dokonuje indywidualnej oceny ofert wyłącznie na podstawie:

1) kryteriów oceny ofert określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub innej dokumentacji z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,

2) przy zastosowaniu kryteriów opisanych wzorami każdy z członków sporządza kartę indywidualnej oceny ofert,

3) każdy z członków komisji sporządza pisemne uzasadnienie indywidualnej oceny ofert w przypadku zastosowania kryteriów nieopisanych wzorami.

5. Komisja prowadzi rokowania w trybie zamówienia z wolnej ręki do czasu zawarcia umowy z dostawcą lub wykonawcą.

6. Komisja sporządza protokół według wzorów określonych w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 5.06.2003 r. w sprawie wzoru protokołu postępowania o zamówienie publiczne oraz dodatkowych wymagań, którym musi odpowiadać protokół (Dz. U. Nr 116, poz. 1101).

7. Komisja może zwołać zebranie dostawców lub wykonawców w trybie określonym w ustawie.

8. Komisja w toku prac zobowiązana jest do przestrzegania zasad określonych w przepisach dotyczących ochrony informacji niejawnych oraz ochrony danych osobowych.

§ 13

1. Komisja powołana do udzielenia zamówienia na zasadach szczególnych realizuje zadania zgodnie z ustawą, rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 16 kwietnia 2002 r. w sprawie prowadzenia postępowań o zamówienia publiczne na zasadach szczególnych (Dz. U. Nr 55, poz. 475) oraz postanowieniami regulaminu.

2. Komisja dokumentuje czynności z pracy komisji na drukach określonych w odrębnych przepisach.

§ 14

1. Przewodniczący komisji przekazuje naczelnikowi wydziału zamówień protokół zawierający propozycję wyboru najkorzystniejszej oferty, podpisany przez każdego z jej członków wraz z całą dokumentacją postępowania.

2. Naczelnik wydziału zamówień przedstawia do zatwierdzenia protokół z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego kierownikowi jednostki.

3. Po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty komisja przygotowuje projekt umowy.

§ 15

1. Komisja zapoznaje się z wniesionymi protestami, a następnie przygotowuje projekt stanowiska komisji w tej sprawie wraz z uzasadnieniem faktycznym i prawnym.

2. Przewodniczący komisji przedkłada stanowisko komisji w sprawie protestu kierownikowi jednostki za pośrednictwem naczelnika wydziału zamówień.

3. Arbitra do udziału w postępowaniu odwoławczym wyznacza kierownik jednostki na wniosek naczelnika wydziału zamówień.

4. Kierownik jednostki każdorazowo wyznacza policjantów i pracowników do udziału w postępowaniu odwoławczym przed Zespołem Arbitrów Urzędu Zamówień Publicznych.

§ 16

Komisja przetargowa kończy pracę po:

1) zawarciu umowy,

2) opublikowaniu ogłoszenia o wyniku postępowaniu przetargowego,

3) skompletowaniu dokumentacji postępowania,

4) przekazaniu dokumentacji postępowania do zespołu ds. planowania i analiz wydziału zamówień.

ROZDZIAŁ V

Postanowienia końcowe

§ 17

1. Obsługę kancelaryjną komisji zapewnia wydział zamówień.

2. Specyfikacje istotnych warunków zamówienia, istotne warunki zamówienia, zaproszenia do udziału w postępowaniu, zaproszenia do składania ofert, zapytania o cenę albo zaproszenie do rokowań w trybie zamówienia z wolnej ręki udostępnia dostawcom lub wykonawcom zespół do spraw planowania i analiz wydziału zamówień.

Załączniki
do Regulaminu pracy komisji przetargowej do przeprowadzania
postępowań o udzielanie zamówień publicznych
w Komendzie Głównej Policji.

Załącznik nr 1

ZADANIA PRZEWODNICZĄCEGO KOMISJI PRZETARGOWEJ

Do zadań przewodniczącego w szczególności należy:

1. Zadania ogólne:

1) Wyznaczanie terminów posiedzeń komisji oraz ich prowadzenie.

2) Podejmowanie decyzji dotyczących spraw organizacyjnych komisji.

3) Nadzorowanie prawidłowego prowadzenia dokumentacji postępowań o udzielanie zamówienia publicznego.

4) Informowanie dyrektora BLP lub upoważnionego zastępcy dyrektora BLP za pośrednictwem naczelnika wydziału zamówień o przebiegu prac komisji.

5) Podejmowanie decyzji o wyłączeniu członka komisji z udziału w jej pracach w przypadku zaistnienia okoliczności określonych w art. 20 ustawy lub niezłożenia oświadczenia określonego w § 3 ust. 1 rozporządzenia lub złożenia oświadczenia niezgodnego z prawdą.

6) Wykonywanie innych zadań i czynności wynikających z ustawy i wydanych na jej podstawie rozporządzeń wykonawczych.

2. Zadania realizowane w części jawnej posiedzenia komisji:

1) Otwarcie posiedzenia.

2) Przedstawienie składu osobowego komisji przybyłym oferentom.

3) Sprawdzenie, czy:

a) osoby reprezentujące oferentów, którzy złożyli oferty, posiadają pełnomocnictwa do składania oświadczeń w imieniu dostawców/wykonawców,

b) oferta została złożona w terminie.

4) Odebranie oświadczeń od członków komisji.

5) Nadzorowanie otwarcia ofert.

6) Udzielanie głosu przedstawicielom dostawców/wykonawców, obecnych przy otwieraniu ofert, w zakresie dotyczącym wyjaśnień i złożenia oświadczeń.

3. Zadania realizowane w części niejawnej posiedzenia komisji:

1) Organizowanie prac komisji w zakresie sprawdzenia ważności ofert poprzez ustalenie czy:

a) zostały zachowane zasady przygotowania ofert wskazane w specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub zaproszeniu,

b) oferty wpłynęły od dostawców lub wykonawców, którzy mogą brać udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego,

c) oferent nie podlega wykluczeniu z postępowania,

d) oferta nie podlega odrzuceniu.

Załącznik nr 2

ZADANIA SEKRETARZA KOMISJI PRZETARGOWEJ

Do zadań sekretarza komisji w szczególności należy:

1) Prowadzenie dokumentacji podstawowych czynności komisji, w tym sporządzenie protokołu oraz załączników do protokołu.

2) Udział w opracowaniu treści wniosków, odpowiedzi i wystąpień związanych z prowadzonym postępowaniem.

3) Przygotowanie zbiorczego zestawienia danych do oceny ofert zgodnie z kryteriami określonymi w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

4) Powiadamianie członków komisji o terminach posiedzeń.

5) Czuwanie nad prawidłowym wypełnieniem dokumentacji przetargowej przez członków komisji.

6) Przygotowywanie materiałów postępowania do udostępniania dla biegłych i rzeczoznawców itp.

7) Przygotowanie materiałów postępowania do archiwizacji przed przekazaniem ich do wydziału zamówień.

8) Nadzór nad przestrzeganiem przez członków komisji przepisów ustawy o ochronie informacji niejawnych.

9) Wykonywanie innych zadań określonych przez przewodniczącego komisji w zakresie związanym z udzielanym zamówieniem publicznym.

Załącznik nr 3

ZADANIA CZŁONKA KOMISJI PRZETARGOWEJ

Do zadań członka komisji w szczególności należy:

1) Wykonywanie zadań wyznaczonych przez przewodniczącego komisji.

2) Czynny udział w pracach komisji w wyznaczonych terminach.

3) Niezwłoczne informowanie przewodniczącego komisji o okolicznościach uniemożliwiających udział w pracach komisji.

4) Złożenie wymaganych oświadczeń z art. 20 ustawy.

5) Udział w przygotowaniu projektu umowy.

6) Wykonywanie innych zadań określonych przez przewodniczącego komisji w zakresie związanym z udzielanym zamówieniem publicznym.

Załącznik nr 4

WZÓR – WNIOSEK W SPRAWIE WYBORU TRYBU UDZIELENIA ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO

Załącznik nr 5

WZÓR – INFORMACJA O WSZCZĘCIU PROCEDURY UDZIELANIA ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO