§ 1. Zarządzenie określa szczegółowy sposób postępowania pracowników Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego, zwanego dalej „Ministerstwem”, z podmiotami wykonującymi zawodową działalność lobbingową oraz z podmiotami wykonującymi bez wpisu do rejestru czynności z zakresu zawodowej działalności lobbingowej, zwanymi dalej „podmiotami wykonującymi działalność lobbingową”, przy załatwianiu spraw przedstawianych przez te podmioty Ministrowi Kultury i Dziedzictwa Narodowego, zwanemu dalej „Ministrem”.

§ 2. 1. Pracownicy Ministerstwa podczas postępowania z podmiotami wykonującymi działalność lobbingową są obowiązani do dokumentowania podejmowanych kontaktów. Kontakty podejmowane przez podmioty wykonujące działalność lobbingową mogą w szczególności dotyczyć przedkładania, w formie pisemnej lub ustnej, wniosków zmierzających do wywarcia wpływu na organy władzy publicznej w procesie stanowienia prawa.

2. Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, obejmuje w szczególności dokumentowanie kontaktów podejmowanych przez podmioty wykonujące działalność lobbingową w sprawach związanych z przedłożeniem:

1) wniosku o podjęcie określonej inicjatywy legislacyjnej;

2) propozycji rozwiązań prawnych;

3) opinii na temat proponowanych rozwiązań prawnych, zawierającej symulacje skutków ich wdrożenia;

4) propozycji odbycia spotkania w celu omówienia określonej kwestii uregulowanej prawnie lub wymagającej takiej regulacji;

5) zgłoszenia zainteresowania pracami nad projektem założeń projektu ustawy, projektem ustawy lub projektem rozporządzenia, o których mowa w art. 7 ustawy z dnia 7 lipca 2005 r. o działalności lobbingowej w procesie stanowienia prawa, zwanych dalej „projektem”.

3. Dokumentowanie kontaktów z podmiotami wykonującymi działalność lobbingową, polega na sporządzeniu po każdym kontakcie, w szczególności po spotkaniu, pisemnej notatki, zawierającej przede wszystkim:

1) informację o określeniu sprawy, w której działalność lobbingowa była podejmowana;

2) wskazanie podmiotu lub osoby, która wykonywała działalność lobbingową;

3) określenie form podjętej działalności lobbingowej, wraz ze wskazaniem, czy polegała ona na wspieraniu określonych projektów, czy też na występowaniu przeciwko tym projektom;

4) określeniu wpływu, jaki wywarł podmiot wykonujący działalność lobbingową w danej sprawie.

§ 3. W przypadku, gdy do Ministerstwa wpłynie wystąpienie od podmiotu wykonującego działalność lobbingową, właściwa merytorycznie ze względu na przedmiot wystąpienia komórka organizacyjna Ministerstwa:

1) rejestruje wystąpienie i datę jego wpływu;

2) sprawdza, czy podmiot od którego pochodzi wystąpienie został wpisany do rejestru podmiotów wykonujących zawodową działalność lobbingową, prowadzonego w wersji elektronicznej przez Ministra Administracji i Cyfryzacji; o niestwierdzeniu wpisu informuje się ministra właściwego do spraw informatyzacji;

3) dokonuje weryfikacji wystąpienia z punktu widzenia zakresu właściwości Ministra, a w przypadku jej niestwierdzenia kieruje sprawę do organu właściwego;

4) dokonuje weryfikacji wystąpienia z punktu widzenia zakresu swojej właściwości, a w przypadku jej niestwierdzenia kieruje sprawę do właściwej merytorycznie komórki organizacyjnej Ministerstwa lub do właściwej merytorycznie jednostki podległej lub nadzorowanej przez Ministra;

5) informuje członka kierownictwa Ministerstwa, o wystąpieniu do ministra właściwego do spraw informatyzacji, w przypadku gdy podmiot, nie jest wpisany do rejestru podmiotów wykonujących zawodową działalność lobbingową;

6) przesyła do Departamentu Legislacyjnego informację o:

a) wystąpieniu, ze wskazaniem podmiotu, od którego ono pochodzi,

b) treści wystąpienia oraz podmiotach, na rzecz których jest ono realizowane

– celem umieszczenia w Biuletynie Informacji Publicznej w przypadku, gdy wystąpienie dotyczy projektu ujętego w wykazie prac legislacyjnych Ministra lub projektu skierowanego do uzgodnień międzyresortowych.

§ 4. 1. Właściwa merytorycznie komórka organizacyjna Ministerstwa udziela na piśmie odpowiedzi na wystąpienie podmiotu wykonującego działalność lobbingową.

2. W razie potrzeby właściwa merytorycznie komórka organizacyjna może wyznaczyć termin spotkania w celu omówienia zagadnień zawartych w wystąpieniu podmiotu wykonującego działalność lobbingową. Przebieg spotkania dokumentuje się w formie notatki służbowej, stosownie do wymagań określonych w § 2 ust. 3.

3. W przypadku zgłoszenia, o którym mowa w § 2 ust. 2 pkt 5, właściwa merytorycznie komórka organizacyjna Ministerstwa obowiązana jest również ustosunkować się do propozycji w nim zawartych przez ich uwzględnienie w projekcie lub w razie ich nieprzyjęcia przez wyjaśnienie przyczyn takiego stanowiska w odpowiedniej części uzasadnienia do tego projektu.

§ 5. 1. Każda komórka organizacyjna Ministerstwa, w której były podejmowane kontakty, o których mowa w § 2, prowadzi rejestr wystąpień oraz dokumentacji kontaktów podejmowanych przez podmioty wykonujące działalność lobbingową.

2. W rejestrze, o którym mowa w ust. 1, zamieszcza się:

1) imię, nazwisko i adres lub firmę, siedzibę i adres podmiotu, wykonującego zawodową działalność lobbingową, od którego pochodzi wystąpienie;

2) numer w rejestrze podmiotów wykonujących zawodową działalność lobbingową – jeżeli podmiot ten został wpisany do tego rejestru;

3) imię, nazwisko i adres lub firmę, siedzibę i adres podmiotu, na rzecz którego zawodowa działalność lobbingowa jest wykonywana;

4) datę wpływu wystąpienia do Ministerstwa;

5) określenie formy podjętej działalności lobbingowej;

6) określenie przedmiotu wystąpienia, w tym postulowanych w nim rozwiązań;

7) opis sposobu załatwienia sprawy, ze wskazaniem właściwej komórki organizacyjnej Ministerstwa lub właściwej jednostki, o której mowa w § 3 pkt 4, z uwzględnieniem wpływu jaki wywarł podmiot wykonujący działalność lobbingową na sposób załatwienia sprawy.

3. Zbiorczy rejestr, na podstawie danych przekazywanych przez komórki organizacyjne Ministerstwa, prowadzi Departament Legislacyjny.

4. Komórki organizacyjne Ministerstwa są obowiązane do przekazywania danych za dany rok z rejestru, o którym mowa w ust. 1, do Departamentu Legislacyjnego w terminie do dnia 31 stycznia roku następującego po roku, którego dotyczą dane.

5. Na podstawie otrzymanych danych Departament Legislacyjny opracowuje raz w roku, do dnia 15 lutego roku następującego po roku którego dane dotyczą, informacje o działaniach podejmowanych wobec Ministra przez podmioty wykonujące zawodową działalność lobbingową.

§ 6. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.³⁾