Na podstawie art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ( Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.²⁾) postanawia się, co następuje:

Załączniki do zarządzenia
Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego
z dnia 17 sierpnia 2012 r.
(poz. 42)

ZAŁĄCZNIK Nr 1
ROK OBROTOWY I WCHODZĄCE W JEGO SKŁAD OKRESY
SPRAWOZDAWCZE

1. Rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy.

2. Okresem sprawozdawczym jest miesiąc.

3. Ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki następuje najpóźniej do 30 kwietnia roku następnego po roku obrotowym.

ZAŁĄCZNIK Nr 2
METODY WYCENY AKTYWÓW I PASYWÓW ORAZ SPOSÓB USTALANIA
WYNIKU FINANSOWEGO

1. Na dzień bilansowy jednostka wycenia aktywa i pasywa w sposób następujący:

a) należności i roszczenia w kwocie wymagającej zapłaty,

b) środki pieniężne według wartości nominalnej,

c) zobowiązania krótkoterminowe i długoterminowe w kwocie wymagającej zapłaty.

2. Wynik finansowy ustalany jest zgodnie z wariantem porównawczym rachunków zysków i strat na koncie 860.

ZAŁĄCZNIK Nr 3
SPOSÓB PROWADZENIA KSIĄG RACHUNKOWYCH

1. Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe dysponenta głównego prowadzi się w Departamencie Finansowym w siedzibie Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego przy ul. Krakowskie Przedmieście 15/17 w Warszawie.

2. Wykaz ksiąg rachunkowych

2.1. Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą:

a) Dziennik - zawiera chronologicznie ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Obroty dziennika w zakresie kont bilansowych i pozabilansowych są zgodne z obrotami zestawienia obrotów i sald księgi głównej. Zapisy w dzienniku są kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) liczone w sposób ciągły. Numeracja zapisów w dzienniku umożliwia ich jednoznaczne powiązanie z numerem dekretu,

b) Księga główna (konta syntetyczne) - zawiera zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym. Na kontach księgi głównej obowiązuje ujęcie zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku zdarzeń, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Zapisów w księdze głównej dokonuje się automatycznie przy wprowadzeniu zapisów na kontach analitycznych w kolejności chronologicznej (zgodnie z zasadą memoriałową). Dochody i wydatki , ujmowane są w terminie ich zapłaty (zgodnie z zasadą kasową). Księga główna prowadzona jest w sposób umożliwiający powiązanie dokonanych w niej zapisów z zapisami w dzienniku,

c) Księgi pomocnicze (konta analityczne) - stanowią zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym, jako, wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych zgodny z saldami i zapisami na kontach księgi głównej w okresach na koniec każdego miesiąca. Konta ksiąg pomocniczych tworzy się w miarę istniejących potrzeb. Bieżąca aktualizacja kont analitycznych i syntetycznych nie wymaga odrębnego zarządzenia,

d) Zestawienie obrotów i sald - sporządza się automatycznie w programie finansowo-księgowym na dowolny dzień okresu obrotowego. Zestawienie obrotów i sald na koniec każdego miesiąca jest zgodne z zapisami na kontach księgi głównej. Obowiązkowo drukuje się zestawienie obrotów i sald na koniec roku,

e) Wykaz aktywów i pasywów - stanowi zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienie obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych. Zestawienie sporządza się na koniec roku obrotowego.

2.2. Księgi rachunkowe drukuje się nie później niż na koniec roku obrotowego. Wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych składają się z automatycznie ponumerowanych stron i są sumowane w sposób ciągły w roku obrachunkowym na kolejnych stronach. Księgi rachunkowe w postaci wydruków zawierają datę sporządzenia wydruku.

3. Technika prowadzenia ksiąg rachunkowych

3.1. Księgi rachunkowe prowadzone są przy pomocy systemu informatycznego ENOVA - firmy SONETA Spółki z o.o.

3.2. Księgi rachunkowe z uwzględnieniem techniki ich prowadzenia powinny być trwale oznaczone nazwą jednostki, której dotyczą oraz nazwa danego rodzaju księgi rachunkowej, wyraźnie oznaczone, co do roku obrotowego, którego dotyczą, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia. Księgi rachunkowe powinny być przechowywane starannie według kolejności chronologicznej.

3.3. Systemy informatyczne wykorzystywane do prowadzenia ksiąg rachunkowych zapewniają automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów i sald pomiędzy okresami sprawozdawczymi.

3.4. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej.

3.5. Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w danym okresie sprawozdawczym. Zapis księgowy dokonany komputerowo powinien zawierać dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu. Na podstawie zapisu księgowego możliwe jest stwierdzenie źródła jego pochodzenia - wprowadzane są wszystkie niezbędne elementy tj., co najmniej: rodzaj dowodu, numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu, określenie kontrahenta, wartość operacji, datę wykonania operacji, datę sporządzenia dokumentu, opis operacji, datę zapisu operacji, oznaczenie kont których dotyczy, numer pozycji dziennika.

3.6. księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i na bieżąco, przy czym księgi rachunkowe uznaje się za:

a) rzetelne - jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty,

b) bezbłędne - jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania dowody oraz zapewniono ciągłość zapisów,

c) sprawdzalne - jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych zapisów oraz sporządzenie na ich podstawie sprawozdań finansowych,

d) prowadzone na bieżąco - jeżeli pochodzące z nich informacje umożliwiają terminowe przygotowanie sprawozdań oraz dokonanie rozliczeń.

ZAŁĄCZNIK Nr 5
PRZETWARZANIE I SPOSÓB OCHRONY DANYCH

1. Wszystkie dokumenty związane z ewidencją księgową, a w szczególności:

a) dokumentację przyjętych zasad rachunkowości (zakładowy plan kont),

b) księgi rachunkowe,

c) dowody księgowe,

d) sprawozdania finansowe

- zwane dalej zbiorami przechowuje się w sposób należyty i chroni przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

2. Dowody księgowe przechowuje się w siedzibie dysponenta głównego w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, z podziałem na miesiące, w sposób pozwalający na ich szybkie odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem lat.

3. Dokumenty bieżące obejmujące okres ostatnich trzech lat przechowywane są w szafach zabezpieczonych przed dostępem osób niepowołanych. Pozostałe dokumenty zabezpieczone są w archiwum.

4. Dla prawidłowej ochrony ksiąg rachunkowych stosuje się:

a) wykonywanie kopii bezpieczeństwa,

b) odpowiedni poziom zarządzania dostępem do danych pracowników na różnych stanowiskach pracy (indywidualne konta użytkowników z bezpiecznie przechowywanymi hasłami dostępu, możliwość zróżnicowania dostępu do baz danych i dokumentów w zależności od zakresu obowiązków danego pracownika),

c) profilaktykę antywirusową - poprzez programy zabezpieczające.

5. Szczególnej ochronie poprzez zdeponowanie w sejfie poddane są:

a) kopie bezpieczeństwa,

b) karty bankowe z podpisem elektronicznym,

c) materiały kryptograficznego bankowości elektronicznej.

6. System finansowo-księgowy ENOVA.

Opis systemu i zabezpieczeń znajduje się w Biurze Administracyjno-Budżetowym Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego.