Akt prawny
obowiązujący
Wersja aktualna od 2017-12-15
Wersja aktualna od 2017-12-15
obowiązujący
ZARZĄDZENIE Nr 38 MINISTRA KULTURY I DZIEDZICTWA NARODOWEGO1)
z dnia 27 lipca 2011 r.
w sprawie realizacji działania kontroli zarządczej w Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego
(ostatnia zmiana: DUMKiDN. z 2017 r., poz. 85) Pokaż wszystkie zmiany
Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.2)) zarządza się, co następuje:
§ 1.1. W celu zapewnienia właściwego zarządzania w Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego wprowadza się zasady funkcjonowania systemu kontroli zarządczej.
2. Zasady funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego określają sposób zapewnienia funkcjonowania systemu kontroli zarządczej.
§ 2.Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:
1) ministerstwie – rozumie się Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego;
2) ministrze – rozumie się Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego;
3) [1] komórce organizacyjnej – należy przez to rozumieć departamenty lub biura ministerstwa w rozumieniu zarządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 14 listopada 2017 r. w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego Ministerstwu Kultury i Dziedzictwa Narodowego (Dz. Urz. MKiDN poz. 75);
4) kontroli zarządczej – należy przez to rozumieć kontrolę zarządczą w rozumieniu art. 68 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;
5) standardach kontroli zarządczej – należy przez to rozumieć „Standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych”, stanowiące załącznik do Komunikatu nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84);
6) ustawie – rozumie się przez to ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.
§ 3.1. Minister zapewnia funkcjonowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w ministerstwie.
2. Kierownicy komórek organizacyjnych zapewniają funkcjonowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w kierowanych komórkach organizacyjnych.
3. Koordynację funkcjonowania kontroli zarządczej w ministerstwie, powierza się Biuru Audytu Wewnętrznego i Kontroli.
4. Zapewnienie funkcjonowania kontroli zarządczej obejmuje opracowanie systemu kontroli zarządczej, wdrożenie go do stosowania w ministerstwie, ciągłą ocenę jego funkcjonowania oraz w miarę potrzeb – aktualizowanie.
5. Kontrolę zarządczą uznaje się za adekwatną, jeżeli jest odpowiednia do zadań realizowanych przez ministerstwo/komórkę organizacyjną i obejmuje cały zakres działania ministerstwa/komórki organizacyjnej.
6. Kontrole zarządczą uznaje się za skuteczną, jeżeli system kontroli zarządczej nie jest jedynie zbiorem dokumentów, lecz faktycznie funkcjonuje w ministerstwie oraz pozwala na osiągnięcie zamierzonych celów.
7. Kontrolę zarządczą uznaje się za efektywną, jeżeli umożliwia osiąganie najlepszych efektów działania ministerstwa przy najmniejszych poniesionych nakładach.
§ 4.1. System kontroli zarządczej w ministerstwie funkcjonuje z uwzględnieniem przepisów ustawy oraz standardów kontroli zarządczej.
2. Standardy kontroli zarządczej nie stanowią przepisów powszechnie obowiązujących, lecz są wytycznymi dla kierowników komórek organizacyjnych, odpowiedzialnych za zapewnienie funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w kierowanej komórce organizacyjnej.
3. Zakres podejmowanych działań przez kierownika komórki organizacyjnej powinien być indywidualnie dostosowany do komórki organizacyjnej, z uwzględnieniem w szczególności takich czynników jak: realizowane cele i zadania, wielkość jednostki, wielkość zasobów komórki organizacyjnej, zatrudnionych pracowników.
§ 5.Na system kontroli zarządczej w ministerstwie składa się:
1) właściwe organizowanie działania ministerstwa oraz komórek organizacyjnych (element kontroli zarządczej „A. Środowisko wewnętrzne”, standardy nr 1–4);
2) identyfikowanie celów i zadań ministerstwa oraz komórek organizacyjnych, a także systemu zarządzania ryzykiem w ministerstwie oraz w komórkach organizacyjnych (element kontroli zarządczej „B. Cele i zarządzanie ryzykiem”, standardy nr 5–9);
3) stworzenie mechanizmów kontroli i nadzoru nad funkcjonowaniem ministerstwa oraz komórkami organizacyjnymi (element kontroli zarządczej „C. Mechanizmy kontroli”, standardy nr 10–15);
4) zapewnienie przepływu informacji i komunikacji wewnątrz ministerstwa oraz wewnątrz komórek organizacyjnych, a także z podmiotami zewnętrznymi (element kontroli zarządczej „D. Informacja i komunikacja”, standardy nr 16–18);
5) monitorowanie i ocena funkcjonowania kontroli zarządczej (element kontroli zarządczej „E. Monitorowanie i ocena”, standardy nr 19–22);
6) inne działania podjęte przez ministra, dyrektora generalnego oraz kierowników komórek organizacyjnych, nieujęte w standardach kontroli zarządczej.
§ 6.1. Zorganizowanie kontroli zarządczej zgodnie ze standardem 1 „Przestrzeganie wartości etycznych” polega na ustaleniu wartości, które będą przestrzegane w ministerstwie oraz w komórkach organizacyjnych, a także na stosowaniu ich przez pracowników komórek organizacyjnych.
2. Działania podjęte w celu funkcjonowania tego standardu polegają w szczególności na:
1) opracowaniu zasad postępowania przy realizacji poszczególnych rodzajów zadań;
2) przestrzeganiu zasad etycznych;
3) opracowaniu zasad wynagradzania pracowników.
3. Realizacje standardu, o którym mowa w ust. 1, zapewniają:
1) w zakresie ministerstwa – zarządzenie Nr 70 Prezesa Rady Ministrów z dnia 6 października 2011 r. w sprawie wytycznych w zakresie przestrzegania zasad służby cywilnej oraz w sprawie zasad etyki korpusu służby cywilnej (M.P. poz. 953);
2) Regulamin Pracy.
§ 7.1. Zorganizowanie kontroli zarządczej zgodnie ze standardem 2 „Kompetencje zawodowe” polega na powierzaniu realizacji celów i zadań komórki organizacyjnej osobom posiadającym odpowiednie kwalifikacje, wiedzę, umiejętności oraz doświadczenie, a także wdrożeniu procesu naboru zapewniającego wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy oraz zapewnieniu możliwości rozwoju zawodowego i kształcenia pracowników.
2. Działania podjęte w celu wdrożenia tego standardu polegają w szczególności na:
1) opracowaniu zasad procesu rekrutacji, umożliwiających zatrudnienie najlepszych kandydatów;
2) opracowaniu zasad podnoszenia kwalifikacji pracowników, w tym kierowania na szkolenia oraz dofinansowania szkoleń.
3. Realizację standardu, zapewniają zasady szkolenia pracowników ministerstwa.
§ 8.1. Funkcjonowanie kontroli zarządczej zgodnie ze standardem 3 „Struktura organizacyjna” polega na stworzeniu takiej struktury organizacyjnej ministerstwa, która zapewni realizację wszystkich aktualnych celów i zadań oraz przypisanie ich do konkretnych komórek organizacyjnych i stanowisk.
2. Działania podjęte w celu wdrożenia tego standardu polegają w szczególności na:
1) opracowaniu aktu w sprawie organizacji ministerstwa oraz jego aktualizowanie;
2) opracowaniu regulaminu organizacyjnego ministerstwa, uwzględniającego rzeczywisty zakres zadań realizowanych przez komórki organizacyjne oraz jego aktualizowanie – w przypadku zmian w zakresie realizowanych zadań;
3) opracowanie dla wszystkich pracowników zakresów obowiązków i uprawnień, precyzyjnie określających ich obowiązki, uprawnienia i odpowiedzialność, a także ich aktualizowanie – w przypadku zmian na danym stanowisku.
3. Realizację standardu, o którym mowa w ust. 1, zapewniają aktualne, określone w formie pisemnej w sposób przejrzysty i spójny zakresy zadań komórek organizacyjnych oraz zakresy obowiązków i uprawnień i pracowników.
§ 9.1. Funkcjonowanie kontroli zarządczej zgodnie ze standardem 4 „Delegowanie uprawnień” polega na zdecentralizowaniu procesu decyzyjnego w ministerstwie i przypisaniu uprawnień decyzyjnych.
2. Działania podjęte w celu wdrożenia tego standardu polegają w szczególności na precyzyjnym określeniu uprawnień decyzyjnych, które minister oraz kierownicy komórek organizacyjnych przekazują do osób im podległych; dotyczy to również upoważnień ministra przekazywanych kierownikom komórek organizacyjnych i pracownikom.
3. Realizacje standardu, o którym mowa ust. 1, zapewnia:
1) podział zakresu obowiązków pomiędzy członków kierownictwa ministerstwa;
2) wydanie regulaminu organizacyjnego ministerstwa oraz nadanie kierownikom komórek zakresów obowiązków i uprawnień, których przyjęcie potwierdzone jest pisemnym oświadczeniem składanym w komórce kadrowej przez kierownika komórki organizacyjnej.
§ 10.1. Funkcjonowanie kontroli zarządczej zgodnie ze standardem 5 „Misja” odnosi się przede wszystkim do określenia misji realizowanej przez ministerstwo.
2. Misja ministerstwa zawarta jest w ustawach i statucie.
3. Kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych mogą określić misję tych komórek organizacyjnych w wewnętrznych regulaminach organizacyjnych tych komórek.
§ 11.Zorganizowanie kontroli zarządczej zgodnie ze standardem 6 „Określanie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji” polega w szczególności na:
1) określeniu przez ministra zadań do realizacji na dany rok kalendarzowy kierownikom komórek organizacyjnych, w szczególności ujęte w planie działalności ministra na dany rok kalendarzowy dla działu administracji rządowej kultura i ochrona dziedzictwa narodowego;
2) określeniu/zidentyfikowaniu przez kierowników komórek organizacyjnych zadań/głównych kierunków działania na dany rok i okresowym ich aktualizowaniu;
3) przekazywaniu ministrowi informacji/sprawozdania o realizacji przez komórki organizacyjne zadań/głównych kierunków działania na dany rok.
§ 12.Wdrożenie standardu, o którym mowa w § 11, jest kluczowe dla stworzenia systemu kontroli zarządczej, gdyż wdrożenie pozostałych standardów służy realizacji celów i zadań komórki organizacyjnej.
§ 13.1. Wdrożenie standardów: 7 „Identyfikacja ryzyka”, 8 „Analiza ryzyka” i 9 „Reakcja na ryzyko” polega na stworzeniu systemu zarządzania ryzykiem.
2. Identyfikacji i analizy ryzyka w ministerstwie oraz określenia rodzaju reakcji na ryzyko, na potrzeby zarządzania ryzykiem w komórce organizacyjnej, dokonuje się, co najmniej raz w roku. Procedurę zarządzania ryzykiem w ministerstwie, określa załącznik nr 1 do zarządzenia.
3. Realizację standardów, o których mowa w ust. 1, zapewnia:
1) dokonywanie, co najmniej raz w roku przez komórki organizacyjne identyfikacji ryzyka w zadaniach/głównych kierunkach działań komórek organizacyjnych;
2) w przypadku istotnej zmiany warunków, w których funkcjonuje każda z komórek organizacyjnych, dokonanie ponownej identyfikacji ryzyka w zadaniach/głównych kierunkach działań na dany rok kalendarzowy;
3) proces tworzenia rocznego planu kontroli sporządzanego w cyklach półrocznych w ramach, którego następuje identyfikacja ryzyka celem przeprowadzenia kontroli w najbardziej zagrożonych obszarach działalności;
4) proces tworzenia rocznego planu audytu wewnętrznego, w ramach, którego inicjowana jest identyfikacja ryzyka;
5) zidentyfikowane ryzyka należy poddawać analizie mającej na celu określenie prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka i możliwych jego skutków;
6) określanie, w stosunku do każdego istotnego ryzyka, rodzaju reakcji (działanie, tolerowanie, przeniesienie, wycofanie się);
7) określanie działań, które należy podjąć w razie wystąpienia ryzyka, w celu jego zmniejszenia do akceptowanego poziomu.
4. Reakcja na każde istotne ryzyko celem zmniejszenia do akceptowanego poziomu następuje poprzez:
1) wskazanie i podejmowanie przez komórki organizacyjne działań naprawczych, które wyeliminują lub zmniejszą skutki wystąpienia ryzyka;
2) realizację przez komórki kontrolowane wniosków sformułowanych w wystąpieniach pokontrolnych sporządzanych przez komórki organizacyjne właściwe do wykonywania czynności kontrolnych w ministerstwie;
3) planowanie potrzeb logistyczno-sprzętowych dostosowanych do zadań;
4) uzyskanie akceptacji ministra dla podjęcia działań naprawczych.
§ 14.Przykładowy katalog mechanizmów kontrolnych redukujących ryzyko zawiera załącznik nr 2.
§ 15.1. Zorganizowanie kontroli zarządczej zgodnie ze standardem 10 „Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej” polega w szczególności na:
1) ujęciu zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w komórce organizacyjnej w formie pisemnej (zakresów obowiązków i uprawnień pracowników, regulaminów organizacyjnych, procedur postępowania, instrukcji itp.);
2) sporządzenie wykazu dokumentacji regulującej funkcjonowanie kontroli zarządczej w Biurze Audytu Wewnętrznego i Kontroli oraz aktualizowaniu go nie rzadziej niż raz w roku.
2. Realizacje standardu, o którym mowa w ust. 1, zapewnia:
1) system regulaminu ministerstwa, zakres zadań komórek organizacyjnych oraz zakres obowiązków i uprawnień pracowników;
2) akty prawne oraz dokumenty wewnętrzne regulujące procesy o szczególnym znaczeniu dla ministerstwa;
3) przepisy prawa powszechnie obowiązujące dotyczące realizacji celów i zadań ministerstwa.
§ 16.1. Zorganizowanie kontroli zarządczej zgodnie ze standardem 11 „Nadzór” polega na stworzeniu zasad nadzoru kierownika komórki organizacyjnej nad realizacją celów i zadań.
2. Działania podjęte w celu wdrożenia tego standardu powinny polegać w szczególności na przypisaniu osobom pełniącym stanowiska kierownicze obowiązków w zakresie nadzorowania pracy osób podległych.
3. Realizację standardu, o którym mowa w ust. 1, zapewnia:
1) działalność kontrolna;
2) system planowania i zatwierdzania zadań (roczny);
3) system spotkań służbowych, zarówno bieżących, jak i rocznych;
4) organizowanie pracy w ministerstwie w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy, jak również osiąganie przez pracowników wysokiej wydajności pracy, z uwzględnieniem regulacji zawartych w Regulaminie pracy;
5) działalność zespołów eksperckich;
6) opracowanie dokumentów wewnętrznych regulujących procesy o szczególnym znaczeniu dla ministerstwa.
§ 17.1. Zorganizowanie kontroli zarządczej zgodnie ze standardem 12 „Ciągłość działalności” polega na zapewnieniu funkcjonowania komórki organizacyjnej w taki sposób, aby mogła ona stale realizować cele i zadania.
2. Realizację standardu, o którym mowa w ust. 1, zapewnia:
1) system zastępstw pracowników w przypadku ich nieobecności w pracy;
2) opracowanie zasad przejęcia przez pracowników obowiązków w przypadku ustania stosunku pracy innych pracowników lub powierzenia komórce organizacyjnej nowych celów i zadań;
3) funkcjonowanie systemu delegowania uprawnień i podziału obowiązków pomiędzy członków kierownictwa ministerstwa;
4) funkcjonowanie systemu delegowania uprawnień i podziału obowiązków pomiędzy poszczególnymi szczeblami struktury organizacyjnej;
5) funkcjonowanie technicznych systemów utrzymywania ciągłości funkcjonowania łączności w ministerstwie;
6) opracowanie zasad dotyczących zachowań w sytuacjach kryzysowych.
§ 18.1. Zorganizowanie kontroli zarządczej zgodnie ze standardem 13 „Ochrona zasobów” polega na zapewnieniu ochrony zasobów ministerstwa w sposób uniemożliwiający nieuprawniony dostęp do nich przez osoby spoza ministerstwa oraz zniszczenie ich, w tym również przez pracowników ministerstwa.
2. Przez zasoby komórki organizacyjnej należy rozumieć: dokumentację (w postaci papierowej i elektronicznej) oraz mienie powierzone komórce organizacyjnej do realizacji jej celów i zadań.
3. Działania podjęte w celu wdrożenia tego standardu powinny polegać w szczególności na:
1) zapewnieniu fizycznej ochrony obiektów, w których odbywa się realizacja celów i zadań komórki organizacyjnej;
2) opracowaniu zasad postępowania pracowników oraz innych osób korzystających z zasobów;
3) wprowadzeniu narzędzi zapewniających bezpieczeństwo danych i systemów informatycznych, w tym również wdrożenie standardu 15 „Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych”.
4. Realizację standardu, o którym mowa w ust. 1, zapewnia:
1) ocenianie i dokumentowanie ryzyka zawodowego związanego z wykonywaną pracą (dokonywanie oceny ryzyka zawodowego na stanowisku pracy) oraz stosowanie niezbędnych środków profilaktycznych zmniejszających ryzyko zawodowe;
2) zapewnienie ochrony systemów i sieci teleinformatycznych, w których są wytwarzane, przetwarzane lub przekazywane informacje jawne i niejawne (min. system loginów, haseł, kart dostępu);
3) regulacja odpowiedzialności materialnej pracowników;
4) szkolenie, przestrzeganie i kontrolowanie przestrzegania przepisów BHP i ppoż.;
5) zasady gospodarowania mieniem będącym w zarządzie ministerstwa;
6) dokumentacja opisująca sposób przetwarzania danych osobowych (Polityka bezpieczeństwa oraz Instrukcja zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych), opracowana na podstawie ustawy o ochronie danych osobowych.
§ 19.1. Zorganizowanie kontroli zarządczej zgodnie ze standardem 14 „Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych” polega w szczególności na:
1) opracowaniu polityki rachunkowości w ministerstwie;
2) opracowaniu instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych, uwzględniającej zasady zatwierdzania i weryfikowania operacji finansowych i gospodarczych.
2. Realizację standardu, o którym mowa w ust. 1, zapewnia:
1) funkcjonowanie zasad gospodarowania mieniem będącym w zarządzie ministerstwa;
2) funkcjonowanie procedur kontroli finansowej w ministerstwie;
3) funkcjonowanie klasyfikacji analitycznej wydatków budżetowych w ministerstwie na potrzeby planowania, sprawozdawczości oraz analiz;
4) Organizacja w ministerstwie postępowań o udzielenie zamówień publicznych prowadzonych na podstawie przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych.
§ 20.1. Zorganizowanie kontroli zarządczej zgodnie ze standardem 15 „Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych” polega na stworzeniu mechanizmów zapewniających bezpieczeństwo danych i systemów informatycznych.
2. Działania podjęte w celu wdrożenia tego standardu powinny polegać w szczególności na:
1) zastosowaniu oprogramowania uniemożliwiającego nieuprawnione ingerowanie w system informatyczny ministerstwa przez osoby spoza ministerstwa;
2) zabezpieczenie poszczególnych stanowisk pracy przed nieuprawnionym dostępem osób niepracujących na tych stanowiskach.
3. Realizację standardu, o którym mowa w ust. 1, zapewnia:
1) system zabezpieczenia danych osobowych w ministerstwie;
2) dokumentacja opisująca sposób przetwarzania danych osobowych, opracowana na podstawie ustawy o ochronie danych osobowych;
§ 21.1. Zorganizowanie kontroli zarządczej zgodnie ze standardami: 16 „Bieżąca informacja” i 17 „Komunikacja wewnętrzna” polega na określeniu zasad przekazywania informacji, niezbędnych pracownikom ministerstwa do realizacji jej celów i zadań oraz zasad przekazywania informacji bezpośredniemu przełożonemu i kierownikowi komórki organizacyjnej przez pracowników.
2. Przyjęte zasady powinny zapewniać przekazywanie niezbędnych informacji w sposób rzetelny, w odpowiednim czasie i formie.
3. Wdrożenie standardu „Komunikacja wewnętrzna” dotyczy również zasad przekazywania informacji pomiędzy komórkami organizacyjnymi oraz pomiędzy komórkami organizacyjnymi a członkami kierownictwa ministerstwa.
4. Realizację standardów, o których mowa w ust. 1, zapewnia:
1) działalność prasowo-informacyjna w ministerstwie;
2) system przekazywania w sieci intranetowej ministerstwa informacji jawnych za pośrednictwem poczty elektronicznej;
3) obowiązywanie jednolitego rzeczowego wykazu akt w ministerstwie;
4) opracowywanie i publikowanie wykazów obowiązujących aktów prawnych ministra;
5) system przekazywania informacji pracownikom w ramach spotkań służbowych;
6) regulamin organizacyjny ministerstwa;
7) sposób stosowania środków ochrony fizycznej;
8) system opracowywania, uzgadniania i ogłaszania aktów prawnych w ministerstwie.
§ 22.1. Zorganizowanie kontroli zarządczej zgodnie ze standardem 18 „Komunikacja zewnętrzna” polega na określeniu zasad przekazywania i przyjmowania informacji od podmiotów zewnętrznych, nie wchodzących w strukturę ministerstwa.
2. Realizację standardu, o którym mowa w ust. 1, zapewnia:
1) działalność sekretariatów ministerstwa;
2) działalność komórki prasowej ministerstwa;
3) regulamin organizacyjny ministerstwa;
4) system wymiany informacji z instytucjami innych państw;
5) procedura uruchamiania oraz przyznawania zapewnienia finansowania przedsięwzięcia ze środków budżetu państwa;
6) internet.
§ 23.1. Zorganizowanie kontroli zarządczej zgodnie ze standardem 19 „Monitorowanie systemu kontroli zarządczej” polega na wdrożeniu w komórkach organizacyjnych mechanizmów pozwalających ich kierownikowi na uzyskanie wiedzy o sposobie funkcjonowania tej kontroli w komórkach organizacyjnych. Narzędziem wspomagającym kierownika w tym działaniu są sprawozdania z realizacji zadań audytowych.
2. Realizację standardu, o którym mowa w ust. 1, zapewnia:
1) system działań dla zapewnienia realizacji celu kontroli zarządczej przez komórki organizacyjnej;
2) bieżącą działalność audytową na podstawie aktów powszechnie obowiązujących;
3) coroczną analizę ryzyka w ministerstwie, realizowaną przez komórki organizacyjne;
4) system sprawozdawczości wprowadzony przepisami regulaminów organizacyjnych komórek organizacyjnych;
5) system spotkań służbowych, zarówno bieżących, jak i rocznych;
6) działalność BHP;
7) monitorowania sprawności funkcjonowania sieci;
8) powoływanie zespołów eksperckich do monitorowania projektów/przedsięwzięć o strategicznym znaczeniu dla funkcjonowania ministerstwa;
9) system natychmiastowych zgłoszeń opisujących zaistniałe incydenty w zakresie bezpieczeństwa informacji.
§ 24.1. Zorganizowanie kontroli zarządczej zgodnie ze standardem 20 „Samoocena” polega na okresowym przeprowadzaniu weryfikacji sposobu funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w komórce organizacyjnej.
2. [2] Działania podjęte w celu wdrożenia tego standardu powinny polegać w szczególności na wypełnieniu przez:
1) kierowników komórek organizacyjnych kwestionariusza samooceny – według wzoru określonego w załączniku nr 3;
2) pracowników ministerstwa kwestionariusza samooceny – według wzoru określonego w załączniku nr 4 oraz podsumowaniu uzyskanych wyników i podjęciu działań zmierzających do wyeliminowania ewentualnych nieprawidłowości.
3. Samoocena powinna być przeprowadzona do 31 marca każdego roku kalendarzowego.
§ 25.1. Zorganizowanie kontroli zarządczej zgodnie ze standardem 21 „Audyt wewnętrzny” polega na dokonywaniu oceny funkcjonowania kontroli zarządczej w komórkach organizacyjnych przez audytora wewnętrznego podczas realizacji zadań audytowych.
§ 26.1. Zorganizowanie kontroli zarządczej zgodnie ze standardem 22 „Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej” polega na przekazywaniu ministrowi przez kierowników komórek organizacyjnych, za pośrednictwem właściwego członka kierownictwa ministerstwa, oświadczenia o stanie kontroli zarządczej według wzoru określonego w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 2 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oświadczenia o stanie kontroli zarządczej (Dz. U. Nr 238, poz. 1581) w terminie do dnia 31 marca roku następującego po roku, którego dotyczy oświadczenie.
2. W przypadku, gdy w danym roku zaszła jedna z poniższych okoliczności, w oświadczeniu o stanie kontroli zarządczej należy zamieścić następujące informacje:
1) dokonane zostały zmiany w systemie kontroli zarządczej komórki organizacyjnej – należy przedstawić wprowadzone zmiany;
2) audytor przedstawił kierownikowi komórki organizacyjnej zalecenia – należy przedstawić sposób realizacji zaleceń;
3) w wyniku przeprowadzonych kontroli w komórce organizacyjnej kierownikowi komórki organizacyjnej przedstawione zostały zalecenia – należy przedstawić sposób realizacji zaleceń;
4) w komórce organizacyjnej przeprowadzono samoocenę – należy przedstawić wyniki samooceny i ewentualne działania podjęte w celu wyeliminowania nieprawidłowości w kontroli zarządczej.
3. Zbiorcza i udokumentowana analiza kontroli zarządczej za rok poprzedni sporządzana jest na podstawie gromadzonych materiałów dotyczących funkcjonowania kontroli zarządczej w dziale administracji rządowej kultura i ochrona dziedzictwa narodowego, ministerstwie (w tym oświadczeń kierowników komórek organizacyjnych o stanie kontroli zarządczej w kierowanych przez nich komórkach).
§ 27.Podstawą przeprowadzenia oceny systemu kontroli zarządczej jest:
1) [3] samoocena systemu kontroli zarządczej;
2) oświadczenie o stanie kontroli zarządczej;
3) kontrole wewnętrzne;
4) kontrole zewnętrzne;
5) czynności doradcze;
6) czynności sprawdzające;
7) opinie audytu zewnętrznego;
8) opinie audytu wewnętrznego.
§ 28.Proces przepływu informacji dotyczącej oceny kontroli zarządczej będzie przebiegał według następujących etapów:
1) kierownicy jednostek podległych lub nadzorowanych przekazują oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w terminie do 31 marca danego roku do jednostki nadzorującej, zgodnie z właściwością komórki organizacyjnej ministerstwa;
1a) kierownicy jednostek organizacyjnych wchodzących w skład państwowej sieci archiwów oraz szkół i placówek artystycznych przekazują oświadczenie o stanie kontroli zarządczej odpowiednio Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych i Centrum Edukacji Artystycznej, w terminie określonym przez kierowników tych jednostek;
2) [4] (uchylony)
3) [5] Biuro Audytu Wewnętrznego i Kontroli, w terminie do 10 kwietnia danego roku, sporządza zbiorczą samoocenę systemu kontroli zarządczej, dokonując odrębnie analizy wypełnionych załączników 3 oraz 4 i przekazuje wyniki przeprowadzonej analizy Ministrowi.
§ 29.Ocena funkcjonowania kontroli zarządczej należy do kierowników komórek organizacyjnych w ramach bieżącego nadzoru nad funkcjonowaniem komórki organizacyjnej.
|
|
1) Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego kieruje działem administracji rządowej - kultura i ochrona dziedzictwa narodowego, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 listopada 2007 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego (Dz. U. Nr 216, poz. 1595).
2) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2010 r. Nr 28, poz. 146, Nr 96, poz. 620, Nr 123, poz. 835, Nr 152, poz. 1020, Nr 238, poz. 1578 i Nr 257, poz. 1726.
Załącznik nr 1
do zarządzenia nr 38
MKiDN
z dnia 27.07.2011 r.
Procedura zarządzania ryzykiem
1. Kierownicy komórek organizacyjnych ministerstwa są odpowiedzialni za zarządzanie ryzykiem w zakresie realizowanych zadań. Zarządzanie ryzykiem polega w szczególności na:
1) identyfikacji ryzyka;
2) ocenie ryzyka;
3) określeniu poziomu ryzyka;
4) zaplanowaniu i realizacji działań w celu obniżenia poziomu ryzyka.
2. Komórki organizacyjne ministerstwa dokonują analizy ryzyka, w szczególności: identyfikacji i oceny ryzyka, określenia poziomu istotności i wskazania działań w celu obniżenia poziomu ryzyka, zgodnie z arkuszem analizy ryzyka przekazanym przez Biuro Audytu Wewnętrznego i Kontroli.
3. Dyrektor Biura Audytu Wewnętrznego i Kontroli przygotowuje wzorcowy arkusz analizy ryzyka służący do zebrania informacji, o których mowa w ust. 1, i przekazuje go komórkom organizacyjnym ministerstwa w terminie do końca stycznia.
4. Pierwszym etapem analizy ryzyka jest identyfikacja ryzyka, czyli wskazanie zdarzeń, które będą miały negatywny wpływ na realizację zadań komórki organizacyjnej.
5. Zidentyfikowane ryzyka są oceniane w zakresie prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka oraz skutków wystąpienia ryzyka na realizowane zadania. Oceny są dokonywane zgodnie z klasyfikacją przedstawioną w poniższych tabelach.
Prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka powinno zostać ocenione w skali od 1 do 5 gdzie:
| Ocena | Opis | |
| 1 | Znikome | Zdarzenie objęte ryzykiem może wystąpić jedynie w wyjątkowych okolicznościach. |
| 2 | Mało prawdopodobne | Istnieje niewielkie prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzenia objętego ryzykiem. |
| 3 | Prawdopodobne | Zdarzenie objęte ryzykiem może wystąpić w określonych przypadkach. |
| 4 | Bardzo prawdopodobne | Wystąpienie zdarzenia objętego ryzykiem jest bardzo prawdopodobne. |
| 5 | Prawie pewne | Oczekuje się, że zdarzenie objęte ryzykiem wystąpi. |
Ocena skutków wystąpienia ryzyka powinna zostać dokonana w skali od 1 do 5 gdzie:
| Ocena skutków (S) | Opis | |
| 1 | Nieznaczne | Zdarzenie objęte ryzykiem powoduje nieznaczną stratę finansową lub krótkotrwałe zakłócenia lub opóźnienie w wykonywaniu zadań. Nie wpływa na wizerunek. Skutki zdarzenia można łatwo usunąć. |
| 2 | Małe | Zdarzenie objęte ryzykiem powoduje niewielką stratę finansową, niewielkie zakłócenia lub opóźnienie w wykonywaniu zadań. Nie wpływa na reputację. Skutki zdarzenia można łatwo usunąć. |
| 3 | Średnie | Zdarzenie objęte ryzykiem powoduje znaczną stratę posiadanych zasobów, ma negatywny wpływ na efektywność działania, jakość wykonywanych zadań, reputację. Z wystąpieniem zdarzenia objętego ryzykiem może się wiązać trudny proces przywracania stanu poprzedniego. |
| 4 | Poważne | Zdarzenie objęte ryzykiem powoduje brak realizacji kluczowego zadania lub osiągnięcia konkretnego założonego celu, poważną stratę finansową i reputacji, ciężki uszczerbek na zdrowiu osób. Z wystąpieniem zdarzenia objętego ryzykiem wiąże się długotrwały i trudny proces przywracania stanu poprzedniego. |
| 5 | Katastrofalne | Zdarzenie objęte ryzykiem powoduje brak realizacji kluczowych zadań albo osiągania założonych celów – poważny uszczerbek w zakresie jakości wykonywanych zadań, poważna strata finansowa albo na reputacji, utratę życia osób. Z wystąpieniem zdarzenia objętego ryzykiem wiąże się długotrwały i trudny proces przywracania stanu poprzedniego. |
6. Poziom ryzyka to wynik iloczynu oceny prawdopodobieństwa (P) i skutków (S) przyporządkowany zgodnie z poniższą tabelą.
| Wynik (P x S) | Poziom ryzyka |
| 1–5 | Niski |
| 6–9 | Średni |
| 10–16 oraz gdzie P=1 a S=5 | Duży |
| 20–25 | Krytyczny |
7. Działania podejmowane wobec ryzyka zależą od jego poziomu. Sposób postępowania dla określonych poziomów ryzyka przedstawia poniższa tabela.
| Poziom ryzyka | Postępowanie z ryzykiem według kolejności rozważanych do podjęcia działań2) |
| Niski | Tolerowanie |
| Średni | 1. Tolerowanie 2. Zapobieganie |
| Duży | 1. Zapobieganie (w tym opis zaplanowanego działania) 2. Przeniesienie 3. Tolerowanie (w tym pisemne uzasadnienie) 4. Unikanie |
| Krytyczny | 1. Zapobieganie (w tym opis zaplanowanego działania) 2. Przeniesienie (w tym opis zaplanowanego działania) 3. Tolerowanie (w tym pisemne uzasadnienie) 4. Unikanie |
8. Wyniki zarządzania ryzykiem przedstawione w arkuszu, o którym mowa w ust. 2 oraz informacja o sposobie wykonania zaplanowanych w ubiegłym roku działań, o których mowa w ust. 1 pkt 4, dla ryzyka o poziomie dużym i krytycznym, są przekazywane przez kierowników komórek organizacyjnych do dyrektora Biura Audytu Wewnętrznego i Kontroli w terminie do końca lutego.
9. Dyrektor Biura Audytu Wewnętrznego i Kontroli sporządza zbiorczą Analizę ryzyka w działalności Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego wraz z informacją o sposobie wykonania zaplanowanych w ubiegłym roku działań i przekazuje ją do akceptacji ministrowi za pośrednictwem dyrektora generalnego, w terminie do 20 marca.
10. Zatwierdzona Analiza ryzyka w działalności Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego jest przekazywana przez dyrektora Biura Audytu Wewnętrznego i Kontroli do wiadomości kierownikom komórek organizacyjnych.
11. Kierownik komórki organizacyjnej monitoruje ryzyka w realizowanych zadaniach, a w przypadku istotnego wzrostu dokonuje aktualizacji analizy ryzyka, a jej wyniki przekazuje dyrektorowi Biura Audytu Wewnętrznego i Kontroli.
|
|
2) Rodzaje działań:
Tolerowanie – akceptowanie ryzyka.
Zapobieganie – działania w celu zmniejszeniu poziomu ryzyka.
Przeniesienie – powierzenie ryzyka innemu podmiotowi np. ubezpieczenie.
Unikanie – zaprzestanie działań, które wiążą się z ryzykiem.
Załącznik Nr 2
do zarządzenia Nr 38
MKiDN
z dnia 27.07.2011 r.
Katalog mechanizmów kontrolnych redukujących ryzyko
1. Regulacje zewnętrzne i wewnętrzne: ustawy, umowy międzynarodowe, rozporządzenia, uchwały, zarządzenia, plany, polityki, wytyczne, instrukcje, procedury, standardy przyjęte, jako obowiązujące w jednostce, metodyki, umowy cywilno-prawne.
2. Opisy funkcji i stanowisk pracy, zakresy czynności i obowiązków. Dokumenty określające zakres:
1) kompetencji i odpowiedzialności,
2) upoważnień i pełnomocnictw,
3) zastępstw, sprawowanego nadzoru,
4) wykonywanej kontroli wewnętrznej.
3. System obiegu informacji i raportowania:
1) zapewnienie dostępu do informacji w terminie i zakresie właściwym do wykonywania zadań,
2) raportowanie wykonania zadań wobec przełożonych,
3) porównywanie osiągniętych wyników z zamierzonym i celami.
4. Uzgadnianie stanowisk, kierunków działań:
1) zasięganie opinii zainteresowanych jednostek, wewnętrznych i zewnętrznych w celu wypracowania wspólnej strategii działania,
2) uzgadnianie aktów prawnych regulacji wewnętrznych i zewnętrznych.
5. Uzgadnianie danych. Porównywanie zgodności danych zawartych w różnych dokumentach lub systemach informatycznych, aplikacjach pomocniczych.
6. Zasada komisyjności „czworga oczu” , „na dwie ręce”:
1) wykonywanie czynności przy współudziale, co najmniej dwóch osób,
2) komisje inwentaryzacyjne, spisowe,
3) zespoły kontrolne,
4) rejestracja i autoryzacja transakcji.
7. System limitów i ograniczeń:
1) ograniczenia czasowe dla: rejestracji operacji, załatwiania spraw, udzielania odpowiedzi,
2) ustawowe ograniczenie czasowe np. spłaty zaciągniętych zobowiązań,
3) ograniczenia finansowe przy podejmowaniu decyzji, zawieraniu transakcji, zaangażowaniu wobec stron trzecich,
4) ustawowe ograniczenia finansowe dla jednostek sektora finansów publicznych w ustawie o finansach publicznych przy zaciąganiu zobowiązań pieniężnych.
8. Analiza kontrahentów/uczestników rynku, w tym sprawdzanie wiarygodności:
1) finansowej podmiotów zewnętrznych,
2) uczestników przetargu,
3) dostawców towarów i usług.
9. Kontrola dostępu oraz zabezpieczenia teleinformatyczne:
1) zakazy i ograniczenia dostępu fizycznego osób do: pomieszczeń, systemów i danych, internetu, zagranicznych i zamiejscowych rozmów telefonicznych, szyfrowania, podpisu elektronicznego,
2) możliwości nagrywania rozmów telefonicznych.
10. Inwentaryzacja i spis z natury:
1) porównywanie zgodności stanu fizycznego/rzeczywistego zasobów ze stanem zapisów w księgach rachunkowych, rejestrach,
2) inwentaryzacja rzeczowych składników majątkowy,
3) dzienne uzgadnianie stanu wartości.
11. Zabezpieczenia fizyczne:
1) ochrona fizyczna zasobów jednostki rzeczowych, osobowych, w tym zabezpieczenie gotówki, papierów wartościowych, obiektów,
2) dokumentów zakwalifikowanych do informacji niejawnych w kancelarii tajnej,
3) zabezpieczenie fizyczne serwerów przed dostępem osób nieuprawnionych, zalaniem lub pożarem.
12. Kopie zapasowe, na wypadek utraty oryginalnych danych, zapasowe generatory prądotwórcze, na wypadek awarii zasilania.
13. Plany zarządzania kryzysem:
1) plany awaryjno-odtworzeniowe, odtworzenie infrastruktury krytycznej, obszarów uznanych za krytyczne,
2) plany działania procesów, podtrzymywanie działania procesów, świadczenia usług na akceptowalnym poziomie podczas kryzysu,
3) plany ciągłości działania, systemowe podejście do utrzymania funkcjonowania działalności przed – w czasie – i po katastrofie,
4) testowanie opracowanych planów, ćwiczenie zdolności zespołów do praktycznego wypełniania zaplanowanych działań oraz sprawdzanie aktualności planów w zmieniającym się otoczeniu i nowych rodzajach ryzyka.
14. Rezerwy finansowe, na pokrycie strat związanych z niewypłacalnością kontrahentów koniecznością pokrycia kwot gwarancji i poręczeń.
15. Ubezpieczenia mienia od zdarzeń losowych, kradzieży.
16. Usługi zewnętrzne, dzielenie się ryzykiem, które obciążałoby jednostkę w sytuacji gdyby zadania były wykonywane przy wykonywaniu zasobów własnych.
17. Audyt i kontrola:
1) kontrole prawidłowości i terminowości realizacji zadań,
2) kontrole czasu pracy i ruchu osobowego,
3) kontrole realizacji reakcji na ryzyko, poprawności i terminowości,
4) kontrola realizacji zaleceń pokontrolnych,
5) ocena skuteczności kontroli funkcjonalnej,
6) ocena systemu zarządzania ryzykiem, kontroli wewnętrznej i ładu organizacyjnego.
18. Analiza mierników: wydajności, efektywności, osób i urządzeń, awaryjności urządzeń i utraconego czasu pracy, BHP, obrażeń i odszkodowań oraz absencji.
19. Testowanie nowych rozwiązań, projektów, systemów informatycznych przed ich wdrożeniem.
20. Zarządzanie bezpieczeństwem informacji szkolenie pracowników.
21. Analiza informacji przekazywanych od pracowników oraz pozyskiwanych od stron zewnętrznych: mieszkańców, klientów, dostawców, odbiorców usług, ekspertów, audytorów i konsultantów.
Podana powyżej lista mechanizmów kontrolnych stanowi przykładowy wzór do uzupełnienia i dostosowania do specyfiki komórki organizacyjnej.
Załącznik nr 3
do zarządzenia Nr 38
MKiDN
z dnia 27.07.2011 r.
Kwestionariusz Samooceny Kontroli Zarządczej [6]
Załącznik nr 4
do zarządzenia Nr 38
MKiDN
z dnia 27.07.2011 r.
Kwestionariusz Samooceny Kontroli Zarządczej dla pracowników ministerstwa [7]
[1] § 2 pkt 3 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 1 zarządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 15 grudnia 2017 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie realizacji działania kontroli zarządczej w Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego (Dz.U.MKiDN. poz. 85). Zmiana weszła w życie 15 grudnia 2017 r.
[2] § 24 ust. 2 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 2 zarządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 15 grudnia 2017 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie realizacji działania kontroli zarządczej w Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego (Dz.U.MKiDN. poz. 85). Zmiana weszła w życie 15 grudnia 2017 r.
[3] § 27 pkt 1 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 3 zarządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 15 grudnia 2017 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie realizacji działania kontroli zarządczej w Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego (Dz.U.MKiDN. poz. 85). Zmiana weszła w życie 15 grudnia 2017 r.
[4] § 28 pkt 2 uchylony przez § 1 pkt 4 lit. a) zarządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 15 grudnia 2017 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie realizacji działania kontroli zarządczej w Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego (Dz.U.MKiDN. poz. 85). Zmiana weszła w życie 15 grudnia 2017 r.
[5] § 28 pkt 3 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 4 lit. b) zarządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 15 grudnia 2017 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie realizacji działania kontroli zarządczej w Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego (Dz.U.MKiDN. poz. 85). Zmiana weszła w życie 15 grudnia 2017 r.
[6] Załącznik nr 3 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 5 zarządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 15 grudnia 2017 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie realizacji działania kontroli zarządczej w Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego (Dz.U.MKiDN. poz. 85). Zmiana weszła w życie 15 grudnia 2017 r.
[7] Załącznik nr 4 dodany przez § 1 pkt 6 zarządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 15 grudnia 2017 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie realizacji działania kontroli zarządczej w Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego (Dz.U.MKiDN. poz. 85). Zmiana weszła w życie 15 grudnia 2017 r.
