W związku z Decyzją Nr 1622/2006/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 24 października 2006 r. ustanawiającą działanie Wspólnoty na rzecz obchodów „Europejskiej Stolicy Kultury” w latach 2007–2019 oraz z uchwałą nr 172/2009 Rady Ministrów Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 października 2009 r. w sprawie koordynacji udziału Rzeczypospolitej Polskiej w działaniu Wspólnoty na rzecz obchodów „Europejskiej Stolicy Kultury”, zarządza się, co następuje:

§ 2.Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załącznik
do Zarządzenia Nr 23
Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego
z dnia 29 października 2009 r.

REGULAMIN ORGANIZACYJNY

Komisji Selekcyjnej do spraw wyboru „Europejskiej Stolicy Kultury 2016”

Rozdział 1

Postanowienia ogólne

§ 1.

Regulamin organizacyjny Komisji Selekcyjnej do spraw wyboru „Europejskiej Stolicy Kultury 2016” określa tryb powoływania składu, zadania oraz sposób i tryb działania Komisji Selekcyjnej.

§ 2.

Ilekroć w Regulaminie organizacyjnym Komisji Selekcyjnej do spraw wyboru „Europejskiej Stolicy Kultury 2016” jest mowa o:

1) Decyzji – rozumie się przez to Decyzję nr 1622/2006/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 24 października 2006 roku ustanawiającą działanie Wspólnoty na rzecz obchodów „Europejskiej Stolicy Kultury” w latach 2007–2019;

2) ESK – rozumie się przez to „Europejską Stolicę Kultury”;

3) Komisji Selekcyjnej – rozumie się przez to Komisję Selekcyjną do spraw wyboru „Europejskiej Stolicy Kultury 2016”;

4) Ministrze – rozumie się przez to ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego;

5) Ministerstwie – rozumie się przez to Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego.

Rozdział 2

Skład i powoływanie Komisji Selekcyjnej

§ 3.

1. Komisję Selekcyjną powołuje Minister.

2. Komisja Selekcyjna składa się z trzynastu członków, w tym:

1) siedmiu członków Komisji Selekcyjnej mianowanych przez odpowiednie instytucje europejskie, zgodnie z art. 6 ust. 4 Decyzji;

2) pozostałych członków Komisji, w liczbie sześciu, mianowanych przez Ministra w porozumieniu z Komisją Europejską.

3. Minister, po przedstawieniu nominacji przez instytucje europejskie, ustanawia pełny skład Komisji Selekcyjnej.

§ 4.

1. Członkiem Komisji Selekcyjnej może zostać osoba spełniająca odpowiednie wymagania kwalifikacyjne, będąca niezależnym w stosunku do kandydujących miast ekspertem, posiadająca doświadczenie i wiedzę w dziedzinie kultury, w szczególności w zakresie zarządzania kulturą, organizacji wydarzeń kulturalnych, rozwoju kulturalnego miast lub organizacji obchodów „Europejskiej Stolicy Kultury”.

2. Członkowie Komisji Selekcyjnej powołani przez Ministra podpisują oświadczenie o niepozostawaniu w konflikcie interesów w odniesieniu do miast ubiegających się o tytuł ESK oraz zobowiązanie do zachowania tajemnicy informacji dotyczących wniosków miast. Ministerstwo przechowuje oryginały oświadczeń każdego z członków Komisji Selekcyjnej.

3. Członkostwo w Komisji Selekcyjnej członków powołanych przez Ministra wygasa:

1) z chwilą zakończenia prac Komisji Selekcyjnej;

2) z chwilą rezygnacji z członkostwa;

3) z chwilą odwołania członka Komisji Selekcyjnej;

4) z chwilą śmierci członka Komisji Selekcyjnej.

4. Minister może odwołać mianowanego przez siebie członka Komisji Selekcyjnej, w przypadku, gdy:

1) członek Komisji Selekcyjnej, bez pisemnego wyjaśnienia, nie brał udziału w posiedzeniu Komisji Selekcyjnej;

2) członek Komisji Selekcyjnej złamał zasadę nieujawniania informacji dotyczących wniosków kandydatów lub zaleceń Komisji odnoszących się do kandydatury miast przed zakończeniem selekcji końcowej.

5. W przypadkach, o których mowa w ust. 3 i 4, Minister może uzupełnić skład Komisji Selekcyjnej.

6. W przypadku wygaśnięcia mandatu członka Komisji Selekcyjnej mianowanego przez instytucje europejskie, skład Komisji Selekcyjnej zostanie uzupełniony zgodnie z art. 6 ust. 4 Decyzji.

7. Wszelkie koszty związane z pełnieniem funkcji członka Komisji Selekcyjnej w odniesieniu do osób mianowanych przez instytucje europejskie pokrywane są z budżetu Komisji Europejskiej. W odniesieniu do osób mianowanych przez Ministra, koszty te pokrywane są z budżetu Ministerstwa. Nie dotyczy to kosztów poniesionych podczas realizacji wizyt, o których mowa w § 10 ust. 4 i 5. Koszty te pokrywane są przez wizytowane miasta.

Rozdział 3

Zadania Komisji Selekcyjnej

§ 5.

Do zadań Komisji Selekcyjnej należy w szczególności:

1) merytoryczna ocena wniosków kandydatów;

2) przeprowadzenie pierwszego etapu selekcji;

3) wybór miast zakwalifikowanych do drugiego etapu selekcji poprzez sporządzenie właściwej listy;

4) ocena uzupełnionych wniosków kandydatów zakwalifikowanych do drugiego etapu selekcji;

5) przeprowadzenie drugiego etapu selekcji;

6) rekomendacja jednego z kandydujących miast do tytułu ESK 2016.

Rozdział 4

Tryb pracy Komisji Selekcyjnej

§ 6.

Zasady ogólne

1. Posiedzenia Komisji Selekcyjnej zwoływane są na wniosek Ministra.

2. Obrady Komisji Selekcyjnej są tajne. Członkowie Komisji Selekcyjnej nie mogą ujawniać informacji dotyczących złożonych wniosków kandydatów ani zaleceń Komisji odnoszących się do kandydatur miast przed zakończeniem selekcji końcowej. Wymóg ten dotyczy również osób, które uczestniczą w spotkaniach Komisji, zgodnie z § 6 ust. 6.

3. Językami obowiązującymi podczas obrad Komisji Selekcyjnej są polski oraz angielski.

4. Kworum dla obrad Komisji Selekcyjnej stanowi obecność przynajmniej dziewięciu członków, w tym przewodniczącego lub wiceprzewodniczącego.

5. Głosowanie przeprowadzane w Komisji Selekcyjnej jest jawne. Dla ważności głosowania niezbędne jest zachowanie kworum, o którym mowa w ust. 4.

6. W obradach Komisji Selekcyjnej uczestniczy przedstawiciel Ministra oraz przedstawiciel Komisji Europejskiej. Dodatkowe osoby mogą wziąć udział w obradach Komisji Selekcyjnej pod warunkiem uzyskania zgody wszystkich jej członków obecnych w czasie obrad.

7. Przedstawiciel Ministra uczestniczący w obradach Komisji Selekcyjnej pełni funkcję Sekretarza Komisji.

8. Ministerstwo zapewnia administracyjne i techniczne warunki pracy Komisji Selekcyjnej.

§ 7.

Przewodniczący i wiceprzewodniczący Komisji

1. Osobą przewodzącą obradom Komisji i odpowiadającą za ich przebieg jest przewodniczący Komisji Selekcyjnej.

2. Do momentu wyboru przewodniczącego i wiceprzewodniczącego obrady prowadzi przedstawiciel Ministra.

3. Komisja Selekcyjna wybiera przewodniczącego i wiceprzewodniczącego na pierwszym posiedzeniu:

1) przewodniczący wybierany jest spośród członków mianowanych przez instytucje europejskie;

2) wiceprzewodniczący wybierany jest spośród członków mianowanych przez Ministra.

4. W przypadku wygaśnięcia członkostwa przewodniczącego lub wiceprzewodniczącego Komisji, wybór ich następców następuje na pierwszym posiedzeniu, które będzie miało miejsce po uzupełnieniu składu Komisji.

5. Przewodniczący i wiceprzewodniczący Komisji Selekcyjnej wybierani są w drodze głosowania. Przewodniczącym i wiceprzewodniczącym Komisji Selekcyjnej zostają osoby, które uzyskały największą liczbę głosów oddanych przez członków Komisji Selekcyjnej obecnych podczas głosowania.

6. W przypadku, gdy przewodniczący i wiceprzewodniczący nie zostaną wybrani w pierwszej turze głosowania, z uwagi na równorzędną ilość głosów oddanych na kilku kandydatów, przedstawiciel Ministra przeprowadza drugą turę głosowania. Do drugiej tury głosowania przechodzą tylko ci kandydaci, którzy uzyskali taką samą największą liczbę głosów.

§ 8.

Udział przedstawicieli kandydujących miast

1. Obrady Komisji Selekcyjnej w sprawie selekcji wstępnej i selekcji końcowej prowadzone są przy obowiązkowym udziale przedstawicieli kandydujących miast, w części obrad dla nich przewidzianej.

2. Pisemne zaproszenia do wzięcia udziału w selekcji wstępnej są wysyłane do przedstawicieli miast, które złożyły wnioski spełniające wszystkie wymogi formalne.

3. Prawidłowo złożony wniosek powinien zawierać:

1) uzupełnioną kartę zgłoszenia udziału w konkursie „Europejska Stolica Kultury 2016”;

2) wypełniony formularz kandydatury do tytułu „Europejska Stolica Kultury 2016”, zawierający odpowiedzi na wszystkie pytania wymagane na danym etapie konkursu.

4. Do wniosku można dołączyć dokumentację uzupełniającą, która może służyć poszerzeniu i dopełnieniu odpowiedzi zawartych w formularzu.

5. Nieobecność przedstawicieli zaproszonego miasta w posiedzeniu Komisji Selekcyjnej jest traktowana równoznacznie z wycofaniem wniosku kandydata.

6. Miasta wybrane przez Komisję Selekcyjną podczas selekcji wstępnej są zaproszone do wzięcia udziału w selekcji końcowej po uprzednim złożeniu uzupełnionych wniosków, nie później niż dziewięć miesięcy po dniu zakończenia etapu selekcji wstępnej.

Rozdział 5

Selekcja miast kandydatów do tytułu ESK

§ 9.

Selekcja wstępna

1. Przed rozpoczęciem etapu selekcji wstępnej i bezzwłocznie po upływie terminu określonego w zaproszeniu miast do składania wniosków, Ministerstwo wysyła wszystkim trzynastu członkom Komisji Selekcyjnej prawidłowo złożone wnioski kandydatów.

2. Ministerstwo przesyła wszystkim kandydującym miastom informację o konieczności wyznaczenia swoich przedstawicieli, maksymalnie sześciu osób, którzy będą reprezentowali miasto podczas obrad Komisji Selekcyjnej.

3. Ministerstwo określa termin oraz miejsce posiedzenia Komisji Selekcyjnej, przy czym etap selekcji wstępnej odbywa się nie później niż na pięć lat przed dniem rozpoczęcia obchodów ESK.

4. Przedstawiciel Ministra uczestniczący w posiedzeniu Komisji Selekcyjnej przedstawia w porządku alfabetycznym kandydujące miasta, które będą prezentować swoje projekty, oraz informuje o:

1) obowiązujących kryteriach wyboru ESK, określonych przepisami zawartymi w Decyzji;

2) przepisach zawartych w niniejszym Regulaminie.

5. Komisja Selekcyjna dokonuje oceny każdego kandydującego miasta na podstawie:

1) złożonego wniosku, a zwłaszcza jego zgodności z priorytetami i kryteriami określonymi w Decyzji;

2) prezentacji miasta przed Komisją Selekcyjną.

6. Prezentacja kandydujących miast składa się z:

1) 30-minutowego wystąpienia przedstawicieli kandydującego miasta;

2) 30-minutowej sesji pytań i odpowiedzi.

7. Po zakończeniu wszystkich prezentacji, Komisja Selekcyjna dokonuje wyboru co najmniej trzech i co najwyżej sześciu miast, które zostaną zaproszone do etapu selekcji końcowej.

8. Wybór miast zakwalifikowanych przez Komisję Selekcyjną do etapu selekcji końcowej odbywa się w drodze konsensusu. W przypadku niemożliwości osiągnięcia konsensusu, Komisja Selekcyjna poddaje pod głosowanie w porządku alfabetycznym każde kandydujące miasto.

9. Do selekcji końcowej przechodzą co najmniej trzy i co najwyżej sześć miast, które uzyskały największą liczbę głosów oddanych przez członków Komisji Selekcyjnej obecnych podczas głosowania.

10. W przypadku, gdy nie uda się osiągnąć konsensusu, lub gdy co najmniej trzy i co najwyżej sześć miast nie zostanie wybranych w pierwszej turze głosowania ze względu na równą ilość głosów oddanych na więcej niż sześciu kandydatów, przewodniczący lub wiceprzewodniczący przeprowadza drugą turę głosowania.

11. Do drugiej tury głosowania przechodzą tylko te miasta, które uzyskały taką samą największą liczbę głosów. Komisja Selekcyjna ponownie poddaje pod głosowanie każde z tych miast. W przypadku braku rozstrzygnięcia dla danego miasta, decydujący głos ma przewodniczący lub, w razie jego nieobecności, wiceprzewodniczący Komisji.

12. W ciągu 21 dni roboczych od zakończenia selekcji wstępnej Komisja Selekcyjna przekazuje Ministrowi oraz Komisji Europejskiej sprawozdanie zawierające opinie o wszystkich złożonych wnioskach oraz listę miast wybranych do drugiego, końcowego etapu selekcji wraz z zaleceniami dotyczącymi dalszego postępowania dla tych miast.

13. Minister ogłasza listę wybranych miast podczas konferencji prasowej. Ministerstwo zamieszcza sprawozdanie Komisji Selekcyjnej na swojej stronie internetowej.

§ 10.

Selekcja końcowa

1. Przed rozpoczęciem etapu selekcji końcowej miasta wyłonione w drodze selekcji wstępnej uzupełniają wnioski zgodnie z zaleceniami Komisji Selekcyjnej zawartymi w sprawozdaniu, o którym mowa w § 9 ust. 12.

2. Minister pisemnie informuje miasta o trybie składania uzupełnionych wniosków.

3. Bezzwłocznie po upływie terminu określonego w zaproszeniu miast do składania uzupełnionych wniosków Ministerstwo wysyła wszystkim trzynastu członkom Komisji Selekcyjnej prawidłowo złożone uzupełnione wnioski, a wszystkim kandydującym miastom wysyła informację o konieczności wyznaczenia swoich przedstawicieli, maksymalnie sześciu osób, reprezentujących miasto podczas obrad Komisji Selekcyjnej.

4. Komisja Selekcyjna może podjąć decyzję o przeprowadzeniu wizyt w miastach, które prawidłowo złożyły uzupełnione wnioski. Decyzja podjęta przez Komisję Selekcyjną dotyczy wszystkich miast. Nie dopuszcza się możliwości składania wizyt w wybranych miastach oraz przyjmowania przez członków Komisji Selekcyjnej indywidualnych zaproszeń od miast. Komisja Selekcyjna wyznacza spośród siebie od dwóch do czterech członków reprezentujących ją podczas przeprowadzania wizyt.

5. Ministerstwo pełni funkcję koordynatora wizyt. Wizyta może nastąpić po upływie terminu składania uzupełnionych wniosków i przed rozpoczęciem etapu selekcji końcowej. Wizyta nie może trwać dłużej niż 1 dzień. Koszty poniesione przez członków Komisji związane z realizacją wizyt pokrywane są przez zainteresowane miasta.

6. Etap selekcji końcowej odbywa się nie później niż dziewięć miesięcy od dnia zakończenia etapu selekcji wstępnej. Termin oraz miejsce posiedzenia Komisji Selekcyjnej określa Minister.

7. Przedstawiciel Ministra uczestniczący w posiedzeniu Komisji Selekcyjnej przedstawia w porządku alfabetycznym kandydujące miasta, które będą prezentować swoje projekty oraz informuje o:

1) obowiązujących kryteriach wyboru ESK, określonych przepisami zawartymi w Decyzji;

2) przepisach zawartych w niniejszym Regulaminie.

8. Komisja Selekcyjna dokonuje oceny każdego kandydującego miasta na podstawie:

1) złożonego wniosku uzupełnionego, a zwłaszcza jego zgodności z priorytetami i kryteriami określonymi w Decyzji;

2) prezentacji miasta przed Komisją Selekcyjną;

3) realizacji zaleceń Komisji Selekcyjnej zawartych w sprawozdaniu, o którym mowa w § 9 ust. 12.

9. Prezentacja kandydujących miast składa się z:

1) 30-minutowego wystąpienia przedstawicieli kandydującego miasta;

2) 60-minutowej sesji pytań i odpowiedzi.

10. Po zakończeniu wszystkich prezentacji, Komisja Selekcyjna w drodze konsensusu lub w przypadku, gdy nie uda się go osiągnąć, w drodze głosowania, ustala, które miasto zostaje zwycięzcą konkursu.

11. W przypadku, gdy zwycięskie miasto nie zostanie wyłonione w drodze konsensusu, Komisja Selekcyjna poddaje każde z miast pod głosowanie. Jeśli żadne z kandydujących miast nie uzyska wymaganej zwykłej większości głosów lub kilka miast uzyska równorzędną najwyższą ilość głosów, przewodniczący przeprowadza drugą turę głosowania.

12. Do drugiej tury głosowania przechodzą tylko te miasta, które uzyskały taką samą, największą liczbę głosów. Komisja Selekcyjna ponownie poddaje pod głosowanie każde z tych miast. W przypadku braku rozstrzygnięcia dla danego miasta decydujący głos ma przewodniczący, lub w razie jego nieobecności, wiceprzewodniczący Komisji.

13. W ciągu 21 dni roboczych od dnia zakończenia etapu selekcji końcowej Komisja Selekcyjna przekazuje Ministrowi oraz Komisji Europejskiej sprawozdanie zawierające opinie o wszystkich uzupełnionych wnioskach oraz szczegółowe uzasadnienie rekomendacji jednego miasta do tytułu ESK wyłonionego po końcowym etapie selekcji wraz z zaleceniami dotyczącymi dalszego postępowania dla tego miasta.

14. Minister ogłasza wynik konkursu podczas konferencji prasowej. Ministerstwo zamieszcza sprawozdanie Komisji Selekcyjnej na swojej stronie internetowej.

§ 11.

Odwołania od decyzji

Decyzja Komisji Selekcyjnej do spraw wyboru „Europejskiej Stolicy Kultury” jest ostateczna i nie przysługuje od niej odwołanie.