Akt prawny
obowiązujący
Wersja aktualna od 2023-01-01
Wersja aktualna od 2023-01-01
obowiązujący
DECYZJA NR 32
KOMENDANTA GŁÓWNEGO PAŃSTWOWEJ STRAŻY
POŻARNEJ
z dnia 8 kwietnia 2022 r.
w sprawie zasad postępowania z dokumentacją i wykonywania czynności kancelaryjnych, w tym czynności wspomagających pracę administracyjną w systemie EZD w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej
(ostatnia zmiana: DUKGPSP. z 2023 r., poz. 2)
Na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 1 i 16 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 r. o Państwowej Straży Pożarnej (Dz. U. 2021 r. poz. 1940, z późn. zm.) oraz § 3 ust. 2 i 4 Instrukcji kancelaryjnej Państwowej Straży Pożarnej, stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia nr 1 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 4 stycznia 2022 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt dla Państwowej Straży Pożarnej (Dz. Urz. MSWiA poz. 1) zarządza się, co następuje:
§ 1. 1. Podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania spraw oraz wykonywania czynności kancelaryjnych w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej, zwanej dalej „Komendą", jest system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego, zwany dalej „EZD".
2. Szczegółowe zasady, sposób i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Komendzie oraz postępowanie w tym zakresie z dokumentacją jawną określa Instrukcja kancelaryjna Państwowej Straży Pożarnej, zwana dalej „Instrukcją kancelaryjną", stanowiąca załącznik nr 1 do zarządzenia nr 1 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 4 stycznia 2022 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt dla Państwowej Straży Pożarnej (Dz. Urz. MSWiA poz. 1).
3. Dokumentacja powstająca i wpływająca do Komendy jest klasyfikowana i kwalifikowana na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt Państwowej Straży Pożarnej, zwanego dalej „JRWA", stanowiącego załącznik nr 2 do zarządzenia nr 1 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 4 stycznia 2022 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt dla Państwowej Straży Pożarnej.
4. Komendant Główny Państwowej Straży Pożarnej, zwany dalej „Komendantem", w załączniku nr 1 do niniejszej decyzji zatwierdza katalog klas z JRWA, które stanowią wyjątki od podstawowego sposobu wykonywania czynności kancelaryjnych oraz dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w Komedzie i prowadzone są w systemie tradycyjnym (akta papierowe). Pozostałe symbole klasyfikacyjne JRWA będą prowadzone w systemie EZD elektronicznie.
5. Organizację i zakres działania archiwum Komendy określa decyzja nr 17 Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej z dnia 22 kwietnia 2009 r. w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych oraz zasad postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w jednostkach organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej (Dz. Urz. KGPSP poz. 13 oraz z 2018 r. poz. 11).
6. Tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej w Komendzie reguluje decyzja nr 26 Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej z dnia 22 czerwca 2018 r. w sprawie trybu brakowania dokumentacji niearchiwalnej w Państwowej Straży Pożarnej (Dz. Urz. KGPSP poz. 11).
7. W systemie EZD nie mogą być tworzone, przetwarzane lub przechowywane dokumenty niejawne.
8. EZD służy do realizowania czynności kancelaryjnych, w szczególności:
1) prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących;
2) zakładania spraw;
3) prowadzenia kompletnych spisów spraw, które po wydrukowaniu z EZD będą przechowywane we właściwych teczkach aktowych;
4) przygotowywania projektów pism;
5) udostępniania i rozpowszechniania pism wewnątrz Komendy oraz wysyłania pism na zewnątrz z wykorzystaniem skrzynki ePUAP oraz poczty elektronicznej, spełniając wymagania przepisów prawa określone w Kodeksie postępowania administracyjnego;
6) prowadzenia metryk spraw;
7) gromadzenia i przetwarzania obiektów przydatnych w toku sprawy, ale niestanowiących akt sprawy.
§ 2. 1. Funkcję koordynatorów czynności kancelaryjnych pełnią odpowiednio kierownik Kancelarii Ogólnej Komendy oraz wyznaczony pracownik Komendy realizujący zadania w zakresie spraw archiwalnych całej jednostki organizacyjnej.
2. Do zadań koordynatorów czynności kancelaryjnych należy w szczególności:
1) nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, zwłaszcza w zakresie doboru klas z JRWA do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw;
2) udzielanie instruktażu funkcjonariuszom Państwowej Straży Pożarnej i pracownikom, o których mowa w § 3, w zakresie wykonywanych czynności kancelaryjnych i dokumentowania przebiegu załatwiania spraw w Komendzie;
3) informowanie kierownika komórki organizacyjnej właściwej do administrowania systemem EZD o wszelkich ujawnionych nieprawidłowościach i problemach związanych z wykonywaniem czynności kancelaryjnych i dokumentowaniem przebiegu załatwiania spraw w Komendzie;
4) podejmowanie innych działań w celu zapewnienia prawidłowego wykonywania czynności kancelaryjnych i dokumentowania przebiegu załatwiania spraw w Komendzie, w tym merytoryczne administrowanie systemem.
3. Pracownik komórki organizacyjnej realizującej zadania w zakresie spraw archiwalnych pełni nadzór nad modułem „Archiwum Zakładowe" w EZD.
4. Administratorami EZD w zakresie bieżącej obsługi systemu są wyznaczeni pracownicy Biura Bezpieczeństwa Informacji, zwanego dalej „BBI", do zadań których należy w szczególności:
1) zapewnienie ciągłości działania systemu (kopie zapasowe, obsługa awarii systemu);
2) wprowadzanie i usuwanie kont użytkowników;
3) ustawianie uprawnień, w tym wprowadzanie rejestrów i szablonów, konfiguracja raportów
oraz nadzór nad nimi;
4) wdrażanie nowych modułów i wersji;
5) aktualizacja struktury organizacyjnej.
5. W celu usprawnienia procesu rozwiązywania problemów z systemem EZD lub zgłaszania uwag do funkcjonalności tego systemu wykorzystywana zostaje do komunikacji zakładka w aplikacji nVision.
6. BBI może samodzielnie wprowadzać usprawnienia w systemie EZD.
7. Komórki organizacyjne Komendy mają obowiązek zgłaszania do BBI wszelkich zmian kadrowych, wraz ze wskazaniem typu użytkownika, celem nadania lub zmiany uprawnień w EZD. Zgłoszenie realizowane jest w EZD przez kierownika komórki organizacyjnej Komendy lub jego zastępcę.
§ 3. W poszczególnych komórkach organizacyjnych Komendy sprawy prowadzone w EZD koordynują naczelnicy wydziałów, kierownicy sekcji (lub wyznaczone osoby zastępujące) oraz pracownicy samodzielnych stanowisk pod nadzorem kierownika komórki organizacyjnej lub jego zastępcy (zastępców), a w szczególności:
1) biorą udział w spotkaniach roboczych inicjowanych przez koordynatorów czynności kancelaryjnych;
2) udzielają instruktażu podległym pracownikom w zakresie obsługi EZD oraz obowiązujących procedur związanych z zarządzaniem dokumentacją;
3) informują koordynatorów czynności kancelaryjnych o wszelkich nieprawidłowościach i problemach związanych z wykonywaniem czynności kancelaryjnych i dokumentowaniem przebiegu załatwianych spraw w komórkach lub podczas realizacji czynności kancelaryjnych pomiędzy komórkami w Komendzie;
4) wykonują w EZD samodzielnie lub przez wyznaczonego pracownika okresowe raporty sprawdzające realizację czynności kancelaryjnych oraz dokumentowanie spraw przez pracowników, w szczególności w zakresie kontroli czy wszystkie dokumenty posiadające numer rejestru przesyłek wpływających (RPW) w EZD mają założoną sprawę lub zostały dołączone do sprawy;
5) współpracują z koordynatorami czynności kancelaryjnych w zakresie wyjaśnienia oraz usunięcia w wyznaczonym terminie ujawnionych nieprawidłowości dotyczących wykonywania czynności kancelaryjnych oraz dokumentowania spraw przez koordynatorów;
6) współpracują z koordynatorami czynności kancelaryjnych w zakresie udzielania niezbędnych informacji i przekazywania danych przetwarzanych w EZD.
§ 4. 1. Przesyłki adresowane do Komendy podlegają rejestracji w EZD zgodnie z zasadami określonymi w § 18-25 Instrukcji kancelaryjnej.
2. Przesyłki na nośniku papierowym po zarejestrowaniu w systemie EZD są skanowane w całości, z zastrzeżeniem ust. 3-5.
3. Nie wykonuje się odwzorowania cyfrowego przesyłek papierowych ze względu na:
1) rozmiar strony większy niż A4;
2) liczbę stron większą niż 50;
3) nieczytelną treść;
4) postać inną niż papierowa;
5) postać lub formę niemożliwą do skanowania, np. dokument zbindowany, klejony, książeczka lub legitymacja uprawniająca do wykonywania czynności, nośnik danych.
4. Kancelaria Ogólna Komendy oraz wyznaczone punkty kancelaryjne nie odwzorowują także w systemie EZD niżej wymienionych przesyłek wpływających do Komendy:
1) akt spraw sądowych i korespondencji z sądami;
2) akt spraw dyscyplinarnych;
3) akt osobowych strażaków i pracowników;
4) raportów o zwolnienie ze służby;
5) dokumentów dotyczących przeniesienia, oddelegowania lub wyznaczenia funkcjonariuszy;
6) wniosków o emeryturę;
7) wniosków weryfikacyjnych;
8) wniosków dotyczących stopni służbowych i awansów;
9) wniosków o nadanie orderów, odznaczeń, wyróżnień i dyplomów;
10) wniosków o przyznanie dopłaty do wypoczynku;
11) wniosków socjalnych, w tym wniosków emerytów i rencistów Państwowej Straży Pożarnej;
12) wniosków o wypłacenie równoważnika pieniężnego za niewykorzystany przejazd;
13) oświadczeń mieszkaniowych;
14) oświadczeń majątkowych;
15) dokumentacji finansowo-księgowej, w szczególności faktur, rachunków, not księgowych, potwierdzeń sald i sprawozdań finansowych;
16) [1] (uchylony)
17) akt prawnych i projektów aktów prawnych, opini prawnych, porad prawnych oraz korespondencji z organami administracji oraz związkami zawodowymi w tym zakresie;
18) dokumentów dotyczących audytu oraz spełniających funkcje kontroli, lustracji, wizytacji, inspekcji lub urzędowego badania, przeprowadzonych przez organy uprawnione do tych kontroli oraz organy Państwowej Straży Pożarnej;
19) ofert związanych z postępowaniem w sprawie o udzielenie zamówienia publicznego;
20) przesyłanych do opiniowania planów obrony cywilnej, planów reagowania kryzysowego i planów ochrony zabytków;
21) planów zabezpieczeń operacyjnych oraz dyspozycji użycia sił i środków krajowego systemu ratowniczo-gaśniczego;
22) załączników bez pisma przewodniego;
23) potwierdzeń odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy;
24) umów cywilnoprawnych;
25) innych dokumentów, które nie mogą być przetwarzane na postać elektroniczną z uwagi na odrębne przepisy.
5. Kancelaria Ogólna Komendy oraz wyznaczone punkty kancelaryjne nie rejestrują (nie nadają numeru RPW) i nie odwzorowują w EZD niżej wymienionych przesyłek wpływających do Komendy:
1) korespondencji wpływającej w postaci papierowej niemającej charakteru dokumentu, w szczególności: książki, czasopisma, gazety, broszury informacyjne, materiały reklamowe, katalogi, afisze i ogłoszenia;
2) niezamawianych przez podmiot reklam, ofert i ulotek informacyjnych;
3) zaproszeń, życzeń, podziękowań i kondolencji.
6. W uzasadnionym przypadku, o indywidualnym odwzorowaniu lub zarejestrowaniu w systemie EZD dokumentów wymienionych w ust. 4 i 5 decyduje Komendant lub jego zastępcy oraz kierownik komórki organizacyjnej lub jego zastępca realizujący daną sprawę.
7. W odniesieniu do dokumentów wymienionych w ust. 4, do systemu EZD wprowadza się koszulkę ze zwięzłym opisem dokumentów na podstawie danych zawartych na kopercie lub piśmie przewodnim wraz z ewentualnym pismem przewodnim, jeśli jest załączone.
8. Rejestracja przesyłek wpływających polega na nadaniu przesyłce unikatowego numeru z RPW wygenerowanego automatycznie w systemie EZD oraz uzupełnieniu podstawowych metadanych opisujących tę przesyłkę.
9. Wszystkich użytkowników systemu obowiązuje zachowanie tajemnicy informacji określonej w odrębnych przepisach, w tym danych i informacji wynikających z dokumentacji zamieszczonej w EZD.
10. Wprowadza się do stosowania w Komendzie Zalecenia do obsługi elektronicznego obiegu dokumentów w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej, które stanowią załącznik nr 2 do niniejszej decyzji.
§ 5. Traci moc decyzja nr 13 Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej z dnia 25 stycznia 2022 r. w sprawie wskazania podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych oraz dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej (Dz. Urz. KGPSP poz. 3).
§ 6. Decyzja wchodzi w życie z dniem podpisania.
Załącznik Nr 1 do decyzji Nr 32
Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej
z dnia 8 kwietnia 2022 r.
KATALOG KLAS JRWA [2]
Załącznik Nr 2 do decyzji Nr 32
Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej
z dnia 8 kwietnia 2022 r.
ZALECENIA DO OBSŁUGI ELEKTRONICZNEGO OBIEGU DOKUMENTÓW W KOMENDZIE GŁÓWNEJ PAŃSTWOWEJ STRAŻY POŻARNEJ
[1] § 4 ust. 4 pkt 16 uchylony przez § 1 pkt 1 decyzji nr 82 Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej z dnia 29 grudnia 2022 r. zmieniającej decyzję w sprawie zasad postępowania z dokumentacją i wykonywania czynności kancelaryjnych, w tym czynności wspomagających pracę administracyjną w systemie EZD w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej (Dz.Urz.KGPSP. z 2023 r. poz. 2). Zmiana weszła w życie 1 stycznia 2023 r.
[2] Załącznik nr 1 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 2 decyzji nr 82 Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej z dnia 29 grudnia 2022 r. zmieniającej decyzję w sprawie zasad postępowania z dokumentacją i wykonywania czynności kancelaryjnych, w tym czynności wspomagających pracę administracyjną w systemie EZD w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej (Dz.Urz.KGPSP. z 2023 r. poz. 2). Zmiana weszła w życie 1 stycznia 2023 r.
