Załącznik Nr 1 do Decyzji Nr 60
Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej
z dnia 15 grudnia 2017 r.

REGULAMIN PLANOWANIA I UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH W KOMENDZIE GŁÓWNEJ PAŃSTWOWEJ STRAŻY POŻARNEJ [1]

Rozdział 1.

Przepisy ogólne

§ 1. 1. „Regulamin planowania i udzielania zamówień publicznych w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej, zwany dalej „Regulaminem”, określa zasady i tryb postępowania w sprawach planowania i udzielania zamówień publicznych oraz zasady powołania i pracy komisji przetargowej zwanej dalej „Komisją”.

2. Komenda Główna PSP udziela zamówień publicznych zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579), zwanej dalej „Ustawą”, lub bez stosowania Ustawy w przypadkach określonych w Ustawie, zgodnie z zasadami określonymi w niniejszym Regulaminie.

3. Przepisy Regulaminu stosuje się do postępowań o udzielanie zamówień publicznych na usługi, dostawy oraz roboty budowlane.

4. Rozróżnia się następujące postępowania o udzielenie zamówienia publicznego:

1) postępowania, do których stosuje się przepisy Ustawy:

a) o wartości od 30 000 euro do 139 000 euro,

b) o wartości powyżej 139 000 euro,

c) na dostawy lub usługi w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa o wartości powyżej 428 000 euro,

d) na usługi społeczne o wartości powyżej 750 000 euro;

2) postępowania, do których nie stosuje się przepisów Ustawy, z zastrzeżeniem lit. d:

a) dotyczące zamówień i konkursów, których wartość wyrażona w złotych mieści się w przedziale od 10 000 do 30 000 euro,

b) dotyczące zamówień współfinansowanych ze środków europejskich o wartości od 20 000 zł do 30 000 euro,

c) dotyczące zamówień publicznych w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa, których wartość wyrażona w złotych mieści się w przedziale od 30 000 do 443 000 euro,

d) dotyczące usług społecznych, których wartość wyrażona w złotych mieści się w przedziale od 30 000 do 750 000 euro, do których stosuje się art. 138o Ustawy,

e) których wartość wyrażona w złotych nie przekracza 20 000 zł dla postępowań współfinansowanych ze środków europejskich, 10 000 euro albo wartości 30 000 euro dla postępowań w dziedzinie obronności i bezpieczeństwa lub usług społecznych.

5. Postępowania, o których mowa w ust. 4 pkt 1, przeprowadza się w oparciu o przepisy Ustawy oraz postanowienia Regulaminu.

6. Postępowania, o których mowa w ust. 4 pkt 2 litera a-d przeprowadza się w oparciu o postanowienia rozdziału 8 Regulaminu.

7. Postępowania, o których mowa w ust. 4 pkt 2 litera e przeprowadzają poszczególne komórki organizacyjne KG PSP. Zastosowanie mają zasady określone w rozdziale 3 Regulaminu dotyczące opisywania przedmiotu zamówienia, szacowania wartości zamówienia i dokumentowania tych czynności w poszczególnych komórkach właściwych dla przedmiotu zamówienia.

8. Zamówienia, udzielane są w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów w sposób umożliwiający terminową realizację zadań, w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

9. Zamawiającym jest Komendant Główny Państwowej Straży Pożarnej zwany dalej „Komendantem” lub upoważniony zastępca Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej, zwany dalej „Zastępcą Komendanta”.

10. Zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji i równe traktowanie wykonawców oraz zgodnie z zasadami proporcjonalności i przejrzystości, o którym mowa w art. 7 ust. 1 Ustawy.

11. Czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wykonują osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm zgodnie z art. 7 ust. 2 Ustawy.

12. Wydział Zamówień Publicznych Biura Finansów, zwany dalej „BF WZP”, zapewnia obsługę z zakresu zamówień publicznych na zasadach określonych w Ustawie oraz niniejszym Regulaminie.

Rozdział 2.

Planowanie zamówień publicznych

§ 2. 1. Zamówienia publiczne udzielane są zgodnie z rocznym planem zamówień publicznych, a do czasu jego sporządzenia projektem planu zamówień publicznych.

2. Komórki organizacyjne w terminie do 15 listopada każdego roku na podstawie projektów planów rzeczowo-finansowych przekazują do BF WZP propozycje planowanych zamówień publicznych na kolejny rok o wartości powyżej 10 000 euro, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do Regulaminu.

3. BF WZP w terminie do 30 listopada każdego roku sporządza projekt planu zamówień publicznych na rok następny na podstawie propozycji, o których mowa w ust. 2.

4. Przy sporządzaniu planów należy mieć na uwadze:

1) wynikający z przepisu art. 32 ust. 2 Ustawy zakaz zaniżania wartości zamówienia lub wybieranie sposobu obliczania wartości zamówienia w celu uniknięcia stosowania Ustawy. Jeżeli przewiduje się udzielenie zamówień, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 Ustawy, przy ustalaniu wartości zamówienia uwzględnia się wartość tych zamówień;

2) zakaz łączenia zamówień w celu uniknięcia stosowania przepisów Ustawy, które odrębnie udzielane wymagają zastosowania różnych przepisów;

3) zakaz dzielenia zamówienia na odrębne zamówienia, w celu uniknięcia łącznego szacowania ich wartości;

4) sytuację gdy na przedmiot zamówienia składają się zamówienia, do których mają zastosowanie różne przepisy Ustawy lub zamówienia, do których przepisy ustawy stosuje się i do których przepisów Ustawy nie stosuje się, a zamówienie można podzielić, ze względów technicznych, organizacyjnych, ekonomicznych lub celowościowych;

5) konieczność dokonania wstępnej analizy możliwości uwzględnienia aspektów społecznych w planowanych do udzielenia zamówieniach.

5. W przypadku, o którym mowa w ust. 4 pkt 4, można udzielić:

a) odrębnych zamówień, stosując przepisy właściwe ze względów na cechy tych zamówień,

b) jednego zamówienia na zasadach ogólnych jeżeli zamówienie obejmuje zamówienia na zasadach ogólnych, a nie jest możliwe określenie którego rodzaju działalności zamówienie dotyczy.

§ 3. 1. W terminie 7 dni od dnia otrzymania limitów wydatków wynikających z ustawy budżetowej na dany rok, komórka organizacyjna sporządza i przekazuje informacje zgodnie ze wzorem.

2. Na podstawie informacji przekazanych przez komórki organizacyjne, BF WZP sporządza plan zamówień publicznych KG PSP oraz plan postępowań o udzielenie zamówień KG PSP, które przedkłada do zatwierdzenia Komendantowi lub Zastępcy Komendanta.

3. BF WZP umieszcza na stronie internetowej KG PSP plan postępowań o udzielenie zamówień w terminie 30 dni od dnia przyjęcia planu finansowego.

§ 4. 1. W przypadku konieczności dokonania zmian w planie zamówień publicznych kierownik komórki organizacyjnej właściwej dla przedmiotu zamówienia, przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przekazuje do BF WZP korektę planu zamówień publicznych, zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do Regulaminu.

2. W przypadku niezłożenia wniosku o wszczęcie postępowania w terminie określonym w planie zamówień publicznych lub w przypadku unieważnienia postępowania, kierownik komórki organizacyjnej przesyła do BF WZP korektę planu, o której mowa w ust. 1, uaktualniającą dane w nim zawarte lub informuje o rezygnacji z postępowania.

3. BF WZP dokonuje aktualizacji planu zamówień publicznych KG PSP oraz aktualizacji planu postępowań o udzielenie zamówień KG PSP.

Rozdział 3.

Przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego

§ 5. 1. Kierownicy komórek organizacyjnych właściwi dla przedmiotu zamówienia przekazują do BF WZP wniosek o przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Wzór wniosku w zależności od rodzaju i wartości zamówienia stanowi załącznik nr 2 albo 3 do Regulaminu.

2. Wniosek powinien być sporządzony zgodnie z instrukcją przygotowania określoną we wzorze, o którym mowa w ust. 1. Wniosek wraz z załącznikami podpisuje kierownik lub zastępca kierownika komórki organizacyjnej właściwej dla przedmiotu zamówienia.

3. Przez komórkę organizacyjną właściwą dla przedmiotu zamówienia należy rozumieć komórkę merytoryczną, w której podejmowana jest decyzja o dokonaniu zakupu według planu rzeczowo-finansowego lub na podstawie innego dokumentu potwierdzającego zapewnienie finansowania.

4. Na każdym etapie przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego kierownik komórki organizacyjnej właściwej dla przedmiotu zamówienia może zasięgnąć opinii:

1) Biura Finansów;

2) Biura Prawnego;

3) innych komórek organizacyjnych, jeżeli będzie to niezbędne do prawidłowego sporządzenia wniosku o wszczęcie postępowania.

§ 6. W przypadku postępowań o udzielenie zamówień publicznych współfinansowanych ze środków europejskich rozpoczęcie procedury następuje po uzyskaniu decyzji ministra właściwego do spraw finansów publicznych o zapewnieniu finansowania przedsięwzięcia, lub innego dokumentu potwierdzającego finansowanie.

§ 7. 1. Wnioski, o których mowa w § 5 ust. 1, powinny być składane co najmniej 30 dni przed terminem określonym w planie zamówień publicznych, w celu umożliwienia przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przy zachowaniu terminów określonych w Ustawie.

2. Do obowiązków komórki organizacyjnej właściwej dla przedmiotu zamówienia należy w szczególności:

1) jednoznaczne i wyczerpujące opisanie przedmiotu zamówienia, a w przypadku wskazania znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, opisanie rozwiązań równoważnych oraz dokumentowanie procesu przygotowania opisu przedmiotu zamówienia;

1a) uwzględnienie w opisie przedmiotu zamówienia wymagań w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych lub projektowania uniwersalnego oraz stosowania klauzul społecznych we wszystkich zamówieniach, w których analiza, o której mowa w § 8 ust. 6 pkt 1a, na taką możliwość wskazała.

2) sporządzenie projektu umowy;

3) merytoryczne uzasadnienie celowości udzielenia zamówienia publicznego;

4) ustalenie wartości zamówienia publicznego z uwzględnieniem ewentualnych przewidywanych zamówień, o których mowa w art. 67 Ustawy;

5) uzgodnienie wniosku z właściwymi komórkami organizacyjnymi, w przypadku gdy przedmiot zamówienia dotyczy również zakresu działania innej komórki organizacyjnej;

6) uzasadnienie niedokonania podziału zamówienia na części, które stanowi załącznik do protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;

7) ustalenie warunków udziału w postępowaniu oraz środków dowodowych proporcjonalnych i adekwatnych do przedmiotu zamówienia umożliwiających ocenę zdolności wykonawcy do należytego wykonania zamówienia, w szczególności wyrażając je jako minimalne poziomy zdolności oraz opisu sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków;

8) ustalenie obiektywnych, niedyskryminujących, jednoznacznych i zrozumiałych kryteriów oceny ofert, dostosowanych do charakteru realizowanych zamówień, umożliwiających sprawdzenie informacji przedstawianych przez wykonawców, wraz ze wskazaniem metodyki oceny, z podaniem wag tych kryteriów i sposobu oceny ofert z uwzględnieniem art. 91 Ustawy, oraz poszczególnych części, jeżeli przewiduje się składanie ofert częściowych;

9) dokonanie oceny przesłanek zakwalifikowania zamówienia do zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa z punktu widzenia wymogów Ustawy oraz wyboru trybu udzielenia zamówienia publicznego;

10) w przypadku trybu innego niż przetarg ograniczony albo nieograniczony, sporządzenie pisemnego uzasadnienia przesłanek zastosowania trybu;

11) wskazanie osób, które sporządziły opis przedmiotu zamówienia i ustaliły wartość szacunkową zamówienia, warunki udziału w postępowaniu, kryteria oceny ofert oraz wyznaczonych do pracy w komisji przetargowej (z podaniem stopnia oraz stanowiska służbowego);

12) określenie wymagania w zakresie żądania wadium – obowiązkowo w postępowaniach powyżej 139 000 euro;

13) ustalenie wysokości zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jeśli jest przewidziane;

14) powołanie Zespołu, o którym mowa w § 41 ust. 7 Regulaminu, jeżeli zachodzi taka okoliczność.

3. Do wniosku należy dołączyć:

1) notatkę służbową uzasadniającą celowość udzielenia zamówienia publicznego, zatwierdzoną przez Komendanta lub Zastępcę Komendanta nadzorującego komórkę organizacyjną właściwą dla przedmiotu zamówienia;

2) notatkę dotyczącą szacowania wartości zamówienia, zaakceptowaną przez kierownika lub zastępcę kierownika komórki organizacyjnej właściwej dla przedmiotu zamówienia;

3) notatkę uzasadniającą powody niedokonania podziału zamówienia na części, podpisaną przez kierownika lub zastępcę kierownika komórki właściwej dla przedmiotu zamówienia – jeżeli dotyczy;

4) notatkę z uzgodnień z Biurem Logistyki, określającą klasyfikację budżetową dotyczącą zakresu prac będących przedmiotem zamówienia (w przypadku robót budowlanych) – jeżeli dotyczy;

5) zaakceptowany program inwestycji budowlanej – jeżeli dotyczy;

6) notatkę służbową uzasadniającą zakwalifikowanie przedmiotu zamówienia jako zamówienie w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa zatwierdzoną przez Komendanta lub Zastępcę Komendanta nadzorującego komórkę organizacyjną właściwą dla przedmiotu zamówienia – w przypadku realizacji newralgicznych usług, zakupu sprzętu lub newralgicznych robót budowlanych, o których mowa w art. 2 pkt 5a, 5b i 5c Ustawy – jeżeli dotyczy;

7) notatkę uzasadniającą zastosowanie jedynego kryterium ceny wraz ze wskazaniem w jaki sposób w opisie przedmiocie zamówienia uwzględniono koszty cyklu życia przedmiotu zamówienia, podpisaną przez kierownika lub zastępcę kierownika komórki właściwej dla przedmiotu zamówienia – jeżeli dotyczy.

§ 8. 1. Opisując przedmiot zamówienia publicznego stosuje się przepisy Ustawy, w szczególności art. 29-31.

2. Przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty.

3. W opisie przedmiotu zamówienia należy zawrzeć minimalne warunki techniczne, jakościowe i funkcjonalne, opisane za pomocą norm, aprobat, systemów odniesienia, o których mowa w art. 30 ust. 1-9 oraz w przypadku zamówień o szczególnych cechach zgodnie z art. 30a albo art. 30b Ustawy, tak aby opisane wymogi mogło spełnić kilka podmiotów w danej branży na rynku.

4. Jeżeli przedmiotem zamówienia jest zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2017 r. poz. 1332), wnioskodawca opisuje przedmiot zamówienia za pomocą programu funkcjonalno-użytkowego, obejmującego opis zadania budowlanego, w którym podaje przeznaczenie ukończonych robót budowlanych oraz stawiane im wymagania techniczne, ekonomiczne, architektoniczne, materiałowe i funkcjonalne.

5. Przedmiotu zamówienia nie można opisać poprzez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, chyba że jest to uzasadnione specyfiką przedmiotu zamówienia. W takim przypadku należy dopuścić rozwiązania równoważne poprzez dopisanie wyrażenia „lub równoważny” wraz z określeniem rozwiązań równoważnych.

6. Pracownik albo pracownicy przygotowujący opis przedmiotu zamówienia zobowiązani są do:

1) przeprowadzenia i udokumentowania analizy w zakresie zdiagnozowania potrzeb i wymagań technicznych planowanego zakupu;

1a) przeprowadzenia analizy uwzględniającej możliwość zastosowania odpowiedniej klauzuli społecznej, biorąc pod uwagę cel i spodziewane korzyści zastosowania klauzuli, koszty oraz możliwości spełnienia tych wymogów przez potencjalnych wykonawców,

1b) jeżeli w wyniku przeprowadzonej analizy, o której mowa w pkt 1a, zastosowanie klauzul społecznych i kryterium społecznego jest niezasadne, w takim przypadku komórka organizacyjna właściwa dla przedmiotu zamówienia sporządza notatkę uzasadniającą odstąpienie od stosowania klauzul społecznych i kryterium społecznego. Notatkę zawierającą uzasadnienie podpisaną przez kierownika lub zastępcę kierownika komórki organizacyjnej właściwej dla przedmiotu zamówienia zatwierdza Komendant lub Zastępca Komendanta. Notatkę przechowuje komórka organizacyjna właściwa dla przedmiotu zamówienia wraz z dokumentacją, zgodnie z § 8 ust. 8.

2) szczegółowego dokumentowania procesu tworzenia opisów przedmiotu zamówienia, uwzględniającego podstawy wprowadzenia wymogów, nanoszenia zmian, a także zawierających dane umożliwiające identyfikację autorów poszczególnych zapisów;

3) złożenia oświadczenia w zakresie źródeł pozyskiwania informacji dotyczących przedmiotu zamówienia.

7. Dokumentację, o której mowa w ust. 6, podpisuje pracownik sporządzający opis przedmiotu zamówienia oraz akceptuje kierownik lub zastępca kierownika komórki organizacyjnej właściwej dla przedmiotu zamówienia.

8. Wszelkie zmiany i poprawki wprowadzone w dokumentach, o których mowa w ust. 6, opatruje się datą wraz z imieniem i nazwiskiem osoby, która wprowadzała zmianę. Dokumentację, o której mowa w ust. 6, przechowuje się w komórce organizacyjnej właściwej dla przedmiotu zamówienia.

9. Opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik do wniosku o wszczęcie postępowania.

10. Do postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, o których mowa w §1 ust. 4 pkt 2 litera a-d Regulaminu, stosuje się ust. 2 i ust. 6-9.

§ 9. 1. Przy ustalaniu wartości zamówienia komórka organizacyjna właściwa dla przedmiotu zamówienia przestrzega wskazań art. 32-35 Ustawy, w szczególności że:

1) podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością;

2) ustalenie wartości zamówienia następuje nie wcześniej niż:

a) 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem są dostawy lub usługi,

b) 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem są roboty budowlane.

2. Wnioskodawca nie może w celu uniknięcia stosowania przepisów Ustawy zaniżać jego wartości, ani łączyć zamówień w sposób, o którym mowa w § 2 ust. 4 Regulaminu. Za nieuprawnioną czynność zaniżenia wartości zamówienia, łączenia zamówień w celu uniknięcia procedur udzielania zamówień publicznych, czy łączenia zamówień, które odrębnie wymagają stosowania różnych przepisów oraz dzielenie zamówienia na odrębne w celu uniknięcia łącznego szacowania ich wartości odpowiedzialność ponosi kierownik komórki organizacyjnej właściwej dla przedmiotu zamówienia.

3. Wartość zamówienia publicznego określoną w euro oblicza się zgodnie z zasadami określonymi w Ustawie tj. dzieląc wartość netto zamówienia publicznego w złotych przez kurs euro określony w przepisach obowiązujących na dzień przeliczenia, wydanych na podstawie art. 35 ust. 3 Ustawy.

4. Jeżeli wnioskodawca dopuszcza możliwość składania ofert częściowych albo udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia.

5. Jeżeli wnioskodawca przewiduje udzielenie zamówień, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 Ustawy, przy ustalaniu wartości zamówienia uwzględnia się wartość tych zamówień.

6. Jeżeli wnioskodawca przewiduje udzielenie zamówienia wraz z prawem opcji, o którym mowa w art. 34 ust. 5 Ustawy, przy ustalaniu wartości zamówienia uwzględnia się największy możliwy zakres tego zamówienia z uwzględnieniem prawa opcji.

7. Pracownik, który wykonał czynności związane z ustaleniem wartości zamówienia sporządza notatkę, która powinna zawierać informacje na temat sposobu obliczania wartości zamówienia oraz wskazywać odpowiedni dokument, na podstawie którego ustalono wartość zamówienia np.: planowane koszty, kosztorys inwestorski, program funkcjonalno-użytkowy. Notatka powinna być podpisana przez osobę ustalającą wartość zamówienia, być opatrzona datą oraz zaakceptowana przez kierownika lub zastępcę kierownika komórki właściwej dla przedmiotu zamówienia. Komórka właściwa dla przedmiotu zamówienia odpowiedzialna jest za posiadanie dokumentów źródłowych, w tym dowodów dotyczących informacji na temat cen pozyskanych od wykonawców.

8. Do postępowań publicznych, o których mowa w §1 ust. 4 pkt 2 litera a-d Regulaminu zastosowanie mają ust. 1 pkt li ust. 2-7 niniejszego paragrafu.

9. Do szacowania wartości zamówienia może zostać wykorzystana platformazakupowa.pl.

§ 10. 1. Przy ustalaniu warunków udziału w postępowaniu, komórka organizacyjna właściwa dla przedmiotu zamówienia przestrzega właściwych przepisów Ustawy, w szczególności art. 22 Ustawy, oraz rozporządzenia Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie rodzajów dokumentów jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia (Dz. U. z 2016 r. poz. 1126).

2. W przypadku przetargu ograniczonego, dialogu konkurencyjnego lub negocjacji z ogłoszeniem, w których dokonuje się wstępnej selekcji i ustala ilość wykonawców spełniających warunki udziału w postępowaniu w najwyższym stopniu, sposób dokonania oceny spełnienia warunków udziału w postępowaniu powinien uwzględniać kryteria i punktację jakimi będzie się kierował zamawiający przy ustaleniu rankingu wykonawców.

§ 11. 1. BF WZP sprawdza wniosek w zakresie poprawności formalnej oraz zgodności z przepisami Ustawy i Regulaminu.

2. W przypadku stwierdzenia przez BF WZP, że złożony wniosek nie spełnia wymogów Ustawy lub Regulaminu, zawiera błędy lub braki BF WZP zwraca wniosek ze wskazaniem uchybień. Dopuszcza się dokonanie na wniosku poprawek odręcznie z parafowaniem przez kierownika lub zastępcę kierownika komórki właściwej dla przedmiotu zamówienia.

3. W przypadkach zamówień szczególnie skomplikowanych dopuszcza się sporządzenie pisemnej notatki z uzgodnień pomiędzy pracownikami BF WZP, a pracownikami komórki właściwej dla przedmiotu zamówienia. Ustalenia zawarte w notatce służbowej są wiążące dla BF WZP, po uzyskaniu akceptacji kierownika lub zastępcy kierownika komórki właściwej dla przedmiotu zamówienia.

§ 12. Do obowiązków BF WZP należy opracowanie dokumentacji do zatwierdzenia przez Komendanta lub jego Zastępcę, w szczególności:

1) propozycji wyboru trybu udzielenia zamówienia wraz z uzasadnieniem, sporządzonej na podstawie informacji przekazanej przez komórkę właściwą dla przedmiotu zamówienia;

2) specyfikacji istotnych warunków zamówienia zwanej dalej „SIWZ”, jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia zwanego, dalej „JEDZ” lub zaproszenia do złożenia oferty, zwanego dalej „Zaproszeniem”;

3) ogłoszeń;

4) zaproszeń do negocjacji i zaproszeń do składania ofert oraz zawiadomień informacji i wyjaśnień, właściwych dla zatwierdzonego trybu udzielania zamówienia;

5) propozycji wyjaśnień treści SIWZ;

6) protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Rozdział 4.

Zasady sporządzania, uzgadniania i podpisywania umów

§ 13. 1. Projekt umowy jest przygotowany przez komórkę organizacyjną właściwą dla przedmiotu zamówienia, a następnie przekazany do Biura Prawnego w celu akceptacji lub wniesienia uwag.

2. Uzgodniony z właściwymi komórkami organizacyjnymi projekt umowy parafuje kierownik lub zastępca kierownika komórki organizacyjnej właściwej dla przedmiotu zamówienia, radca prawny i główny księgowy lub jego zastępca, a w przypadku umów zawieranych na podstawie porozumień lub pełnomocnictw na przeprowadzenie postępowania parafuje również dyrektor lub zastępca dyrektora BF

3. Uzyskanie parafy na projekcie umowy:

1) kierownika lub zastępcy kierownika komórki organizacyjnej właściwej dla przedmiotu zamówienia – oznacza, że przyjęte w projekcie umowy zapisy są poprawne pod względem merytorycznym i właściwie określają sposób realizacji przedmiotu zamówienia;

2) radcy prawnego – oznacza, że projekt jest poprawny pod względem formalno-prawnym i zabezpiecza interesy KG PSP w zakresie kar umownych i ich limitów;

3) głównego księgowego lub jego zastępcy, a w przypadku umów zawieranych na podstawie porozumień lub pełnomocnictw również dyrektora lub zastępcy dyrektora BF – oznacza, że projekt jest poprawny pod względem formalno-rachunkowym.

4. Parafowany projekt umowy stanowi załącznik do wniosku o wszczęcie postępowania.

5. W przypadku konieczności dokonania zmian postanowień projektu umowy w toku postępowania, pracownik BF WZP uzgadnia zmianę z osobami, o których mowa w ust. 2.

6. Po przeprowadzonym postępowaniu BF WZP sporządza umowę w 2 egzemplarzach, po jednym dla zamawiającego i wykonawcy.

7. Naczelnik BF WZP odpowiada za zgodność umowy z treścią oferty, na potwierdzenie czego parafuje każdą stronę umowy i załączników.

8. Na zamówieniach, umowach, zleceniach, fakturach i innych dokumentach finansowych należy zamieszczać informację o sposobie wyboru wykonawcy.

9. W przypadku umów zawartych w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z Ustawą, nie zmienia się istotnych postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty najkorzystniejszej, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że możliwość dokonania takiej zmiany została przewidziana w SIWZ oraz określone zostały warunki takiej zmiany.

10. BF WZP przekazuje kopię podpisanej umowy komórce organizacyjnej właściwej dla przedmiotu zamówienia oraz głównemu księgowemu.

11. W przypadku postępowań o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonych w imieniu i na rzecz komendantów wojewódzkich lub powiatowych (miejskich) PSP, BF WZP dodatkowo przekazuje kopię umowy potwierdzoną za zgodność z oryginałem właściwym komendantom wraz z protokołem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na nośniku danych.

Rozdział 5.

Zasady sporządzania Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia, Zaproszenia do złożenia oferty lub Ogłoszenia

§ 14. 1. Projekt wewnętrzny SIWZ, JEDZ lub Zaproszenia przygotowanego przez BF WZP, na podstawie informacji zawartych we wniosku o wszczęcie postępowania, powinien być parafowany przez osobę sporządzającą, naczelnika BF WZP, dyrektora lub zastępcę BF oraz kierownika lub zastępcę kierownika komórki organizacyjnej właściwej dla przedmiotu zamówienia.

2. Uzyskanie na projekcie SIWZ, JEDZ lub Zaproszenia parafy:

1) kierownika lub zastępcy kierownika komórki organizacyjnej właściwej dla przedmiotu zamówienia – oznacza, że przyjęte w projekcie SIWZ, JEDZ lub Zaproszenia zapisy są poprawne pod względem merytorycznym i właściwie określają warunki udziału w postępowaniu, sposób oceny spełnienia tych warunków, kryteria oceny ofert oraz metodykę oceny ofert;

2) dyrektora lub zastępcę dyrektora BF – oznacza, że projekt SIWZ, JEDZ lub Zaproszenia jest poprawny pod względem formalnym.

3. Jeśli w Projekcie współfinansowanym ze środków europejskich powołany został Pełnomocnik do spraw Projektu, projekt wewnętrzny SIWZ, JEDZ lub Zaproszenia, parafuje również Pełnomocnik do spraw Projektu.

4. W postępowaniach publicznych, których wartość przedmiotu zamówienia przekracza kwotę 139 000 euro, przed przedłożeniem SIWZ, Zaproszenia lub JEDZ Komendantowi lub Zastępcy do zatwierdzenia, BF WZP przekazuje wewnętrzny SIWZ, JEDZ, lub Zaproszenie do parafowania przez zastępcę Komendanta nadzorującego komórkę organizacyjną właściwą dla przedmiotu zamówienia.

5. Projekt ogłoszenia o zamówieniu, SIWZ oraz projekt JEDZ w przetargu nieograniczonym, w przetargu ograniczonym, w negocjacjach z ogłoszeniem i w dialogu konkurencyjnym przygotowuje BF WZP, na podstawie informacji zawartych we wniosku o wszczęcie postępowania.

6. Projekt ogłoszenia, SIWZ oraz JEDZ zatwierdza Komendant lub Zastępca, po uprzednim podpisaniu przez dyrektora lub zastępcę dyrektora BF.

7. Zewnętrzną SIWZ lub Zaproszenie zatwierdza Komendant lub Zastępca, z uwzględnieniem ust. 1 i 2.

§ 15. 1. W przypadku konieczności dokonania zmian lub poprawek do SIWZ, JEDZ lub Zaproszenia, przed wszczęciem postępowania, wszelkie zmiany lub poprawki powinny być czytelnie podpisane przez osobę dokonującą zmiany lub korekty oraz zaparafowane przez kierownika lub zastępcę kierownika komórki organizacyjnej właściwej dla przedmiotu zamówienia.

2. W przypadku konieczności dokonania zmian lub wyjaśnień do SIWZ albo Zaproszenia, po wszczęciu postępowania, projekt pisma do wykonawców parafuje kierownik lub zastępca kierownika komórki organizacyjnej właściwej dla przedmiotu zamówienia, pod względem merytorycznym oraz dyrektor lub zastępca dyrektora BF w zakresie proceduralnym.

3. W postępowaniach publicznych, których wartość przedmiotu zamówienia przekracza kwotę 139 000 euro, przed przedłożeniem zmian lub wyjaśnień do SIWZ albo Zaproszenia, projekt pisma do wykonawców parafuje również Zastępca nadzorujący komórkę organizacyjną właściwą dla przedmiotu zamówienia.

4. W przypadku przetargu ograniczonego, dialogu konkurencyjnego lub negocjacji z ogłoszeniem, projekt ogłoszenia oraz JEDZ parafuje również kierownik lub zastępca kierownika komórki organizacyjnej właściwej dla przedmiotu zamówienia.

Rozdział 6.

Wszczęcie i prowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego

§ 16. 1. Wszczęcie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, o których mowa w § 1 ust. 4 pkt 1, w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem i dialogu konkurencyjnego następuje z chwilą zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu na stronie internetowej zamawiającego oraz odpowiednio po zamieszczeniu w Biuletynie Zamówień Publicznych lub publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. W trybach: negocjacje bez ogłoszenia i zamówienie z wolnej ręki wszczęcie postępowania następuje z chwilą wysłania zaproszenia do negocjacji. W przypadku zapytania ocenę wszczęcie postępowania następuje w chwili wysłania zaproszenia do złożenia oferty.

2. W przypadku zamówień, o których mowa w § 1 ust. 4 pkt 2 litera a-d, wszczęcie postępowania następuje z chwilą wysłania zaproszenia do złożenia oferty lub zamieszczenia ogłoszenia na stronie internetowej KG PSP albo umieszczenia ogłoszenia w bazie konkurencyjności.

3. W przypadku zwrócenia się przez wykonawcę o wyjaśnienie treści SIWZ albo Zaproszenia, odpowiedź niezwłocznie przygotowuje i przekazuje do BF WZP komórka organizacyjna właściwa dla przedmiotu zamówienia. BF WZP przygotowuje projekt odpowiedzi, który zawiera treść zapytań wraz z wyjaśnieniami. Projekt odpowiedzi podpisany przez Komendanta lub Zastępcę, BF WZP przekazuje wykonawcom, którym przesłano SIWZ lub Zaproszenie do złożenia oferty oraz umieszcza na stronie internetowej KG PSP, stosownie do trybu zamówienia.

4. Do czasu składania ofert czynności związane z prowadzonym postępowaniem wykonuje BF WZP. Wszelkie informacje przekazywane wykonawcom są uzgadniane z komórką organizacyjną właściwą dla przedmiotu zamówienia.

5. Do wszczęcia postępowania, bez względu na wartość zamówienia, może zostać wykorzystana platformazakupowa.pl.

Rozdział 7.

Zasady powołania i pracy komisji przetargowej

§ 17. 1. Komisja przetargowa, powoływana jest przez Komendanta lub Zastępcę Komendanta do oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, badania i oceny ofert, prowadzenia negocjacji w trybach, w których zamawiający negocjuje warunki umowy z wybranym wykonawcą/wykonawcami oraz dialogu konkurencyjnego, o którym mowa w art. 60a Ustawy.

2. Komisję powołuje Komendant lub Zastępca Komendanta, poprzez zatwierdzenie wniosku dyrektora lub zastępcy dyrektora BF w sprawie powołania komisji.

3. Wzór wniosku w sprawie powołania komisji dla postępowań, o których mowa w § 1 ust. 4 pkt 1, stanowi załącznik nr 4 do Regulaminu. Wzór wniosku w sprawie powołania komisji dla postępowań, o których mowa w § 1 ust. 4 pkt 2 litera a-d, stanowi załącznik nr 5 do Regulaminu.

4. Wszelkie pisma oraz wezwania do złożenia wyjaśnień lub uzupełnień dokumentów, komisja przetargowa kieruje do wykonawców za pośrednictwem Biura Finansów. Pismo lub wezwanie podpisuje dyrektor lub zastępca dyrektora BF.

§ 18. Do procedur, o których mowa w § 1 ust. 4 pkt 2 litera a-d, stosuje się odpowiednio przepisy niniejszego Rozdziału, z wyjątkiem przepisów dotyczących:

1) zadań i składu komisji;

2) biegłych;

3) otwarcia ofert w rozumieniu Ustawy;

4) oceny i badania ofert w rozumieniu Ustawy;

5) postępowania w przypadku wniesienia odwołania;

6) unieważnienia postępowania w rozumieniu Ustawy.

§ 19. 1. Do zadań Komisji należy w szczególności przedstawienie Komendantowi lub Zastępcy Komendanta propozycji:

1) wykluczenia wykonawcy;

2) odrzucenia oferty;

3) wyboru oferty najkorzystniejszej;

4) unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia.

2. Komisja ma charakter doraźny i jest zespołem pomocniczym Komendanta. Komisja rozpoczyna pracę z dniem jej powołania.

3. Realizacja zadań w ramach prac Komisji przez jej członków jest czynnością nadrzędną w stosunku do zadań wynikających z zajmowanych stanowisk służbowych.

4. Komisja kończy pracę z dniem zatwierdzenia wyboru oferty najkorzystniejszej lub z chwilą unieważnienia postępowania, a w przypadku skorzystania przez wykonawcę ze środków ochrony prawnej – z chwilą ogłoszenia przez Krajową Izbę Odwoławczą wyroku lub postanowienia kończącego postępowanie odwoławcze.

§ 20. 1. Komisja dokonuje wyboru oferty najkorzystniejszej bez zbędnej zwłoki.

2. Termin wyboru oferty najkorzystniejszej, może ulec wydłużeniu, w uzasadnionych przypadkach, w szczególności w przypadku:

1) skorzystania przez wykonawców ze środków ochrony prawnej;

2) konieczności powołania biegłych lub konieczności zasięgnięcia opinii komórki organizacyjnej właściwej dla przedmiotu zamówienia;

3) żądania, jeżeli jest to niezbędne, wyjaśnień od wykonawców dotyczących treści złożonych ofert lub uzupełniania dokumentów;

4) zaistnienia innych okoliczności niezależnych od Komisji.

§ 21. 1. W skład Komisji wchodzą: przewodniczący wyznaczany spośród pracowników BF WZP oraz członkowie wyznaczani spośród pracowników komórki organizacyjnej właściwej dla przedmiotu zamówienia oraz innych komórek organizacyjnych KG PSP (jeżeli wymaga tego przedmiot zamówienia). W skład komisji mogą wchodzić przedstawiciele innych jednostek organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej wskazanych przez komórkę organizacyjną właściwą dla przedmiotu zamówienia we wniosku o wszczęcie postępowania.

2. W postępowaniach, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 139 000 euro, do składu Komisji powołuje się radcę prawnego, a w postępowaniach, których równowartość jest niższa od wymienionej kwoty, można powołać radcę prawnego do składu tej Komisji. Radca prawny nie dokonuje merytorycznej oceny i badania ofert.

3. Do prac Komisji wyznacza się co najmniej 3 osoby.

4. W przypadku zaistnienia szczególnych okoliczności skład osobowy Komisji może ulegać zmianie. Zmiana składu osobowego Komisji wymaga każdorazowo zatwierdzenia zmiany wniosku, o którym mowa w § 17 ust. 2.

§ 22. 1. Pracę Komisji organizuje oraz kieruje nią przewodniczący, który określa szczegółowe zadania członków Komisji.

2. W razie nieobecności przewodniczącego zastępuje go członek Komisji wskazany przez przewodniczącego. Ustęp ten nie narusza postanowień § 21 ust. 1.

3. Członkowie Komisji wykonują zlecone im prace na posiedzeniach kolegialnie lub indywidualnie.

4. Komisja podejmuje decyzje w drodze uzgodnienia lub głosowania.

5. Jeżeli w trakcie głosowania decyzja nie może być podjęta ze względu na równą liczbę głosów wzajemnie przeciwnych, rozstrzyga głos przewodniczącego.

6. Na każdym etapie pracy Komisja może zasięgać opinii:

1) Biura Prawnego;

2) komórki organizacyjnej właściwej dla przedmiotu zamówienia;

3) innych osób, jeżeli będzie to niezbędne dla prawidłowego dokonania czynności związanych z wyborem oferty.

7. Jeśli dokonanie oceny ofert lub innych czynności w postępowaniu wymaga wiedzy specjalistycznej, Komendant lub Zastępca z własnej inicjatywy lub na pisemny wniosek Komisji może powołać biegłego/biegłych. Wniosek powinien zawierać informację o przedmiocie opinii.

8. Przepisy dotyczące praw i obowiązków członków Komisji stosuje się odpowiednio do biegłych.

9. Biegły przedstawia opinię na piśmie, a na żądanie Komisji bierze udział w jej pracach z głosem doradczym i udziela dodatkowych wyjaśnień.

§ 23. 1. Z dokonanych w trakcie postępowania czynności wymagających udokumentowania sporządza się każdorazowo notatkę służbową.

2. Notatkę służbową podpisują członkowie Komisji, którzy brali udziału w posiedzeniu. Członkowie Komisji, którzy nie brali udziału w posiedzeniu z przyczyn od nich niezależnych – jeżeli zaistnieje taka okoliczność, potwierdzają swoim podpisem zapoznanie się z jej treścią.

§ 24. 1. Podczas prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego sporządza się:

1) protokół wewnętrzny, który zawiera co najmniej:

a) informacje o wykonawcach, którzy złożyli oferty (nazwy i adresy),

b) cenę i inne istotne elementy ofert,

c) informację o wykonawcach podlegających wykluczeniu i ofertach podlegających odrzuceniu, wykonawcach niespełniających wymagań Zaproszenia,

d) propozycję wyboru oferty najkorzystniejszej wraz z przyznaną punktacją;

2) protokół, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. 2016 r. poz. 1128) zwanego dalej „rozporządzeniem”, z zastrzeżeniem ust. 2.

2. W postępowaniach prowadzonych bez stosowania Ustawy nie sporządza się protokołu, o którym mowa w ust. 1 pkt 2.

3. Za sporządzenie oraz zawartość merytoryczną protokołu, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, odpowiedzialność ponoszą członkowie Komisji, z zastrzeżeniem § 21 ust. 2.

4. Za sporządzenie, kompletność załączników, oraz zawartość merytoryczną protokołu wymienionego w ust. 1 pkt 2 odpowiada pracownik BF WZP prowadzący sprawę.

5. Brak podpisu na protokole któregokolwiek z członków Komisji powinien zostać wyjaśniony w treści protokołu lub w załączonej do protokołu wewnętrznego notatce podpisanej przez przewodniczącego Komisji.

6. Jeżeli powodem braku podpisu są zastrzeżenia członka Komisji co do prawidłowości postępowania, do protokołu wewnętrznego załącza się również pisemne zastrzeżenia członka Komisji.

7. Przewodniczący przedkłada Komendantowi lub Zastępcy Komendanta do zatwierdzenia protokoły, o których mowa w ust. 1 pkt 1, przedstawiając najkorzystniejszą ofertę lub propozycję unieważnienia postępowania. Protokół, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, po uprzednim parafowaniu przez naczelnika BF WZP oraz dyrektora albo zastępcę dyrektora BF, przekazany zostaje do zatwierdzenia do Komendanta albo Zastępcy Komendanta.

8. Podczas prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego współfinansowanego ze środków europejskich sporządza się protokół w formie pisemnej, zawierający co najmniej:

1) informację o sposobie upublicznienia Zaproszenia do złożenia;

2) wykaz ofert, które wpłynęły w odpowiedzi na Zaproszenie do złożenia wraz ze wskazaniem daty wpłynięcia oferty do zamawiającego;

3) informację o spełnieniu warunku o niepowiązaniu osobowo lub kapitałowo;

4) informację o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, o ile były stawiane;

5) informacje o wagach punktowych lub procentowych przypisywanych do poszczególnych kryteriów oceny ofert i sposobie przyznawania punktacji za spełnianie danego kryterium;

6) wskazanie wybranej oferty wraz z uzasadnieniem;

7) datę sporządzenia protokołu i podpis zamawiającego;

8) załączniki do protokołu:

a) potwierdzenie publikacji Zaproszenia na stronie internetowej wskazanej w komunikacie ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego umieszczonym na stronie internetowej ministerstwa oraz stronie internetowej zamawiającego oraz informacji po podpisaniu umowy,

b) złożone oferty,

c) oświadczenie o braku powiązań z wykonawcami, którzy złożyli oferty, podpisane przez zamawiającego, członków Komisji oraz pozostałe osoby wykonujące czynności w imieniu zamawiającego związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania, a także realizacją umowy lub zmianami zawartej umowy.

§ 25. 1. Członkowie Komisji rzetelnie i obiektywnie wykonują powierzone im czynności, kierując się wyłącznie przepisami prawa, wiedzą i doświadczeniem.

2. Do obowiązków członków Komisji należy w szczególności:

1) czynny udział w pracach Komisji;

2) wykonywanie zadań określonych przez przewodniczącego dotyczących prac Komisji;

3) niezwłoczne informowanie przewodniczącego o okolicznościach uniemożliwiających wykonywanie obowiązków członka Komisji.

3. Radca prawny zapewnia wsparcie Komisji w zakresie prawnym, na zasadach określonych w Rozdziale 11.

§ 26. 1. Członek Komisji nie może wykonywać poleceń ani czynności, których wykonanie stanowiłoby naruszenie obowiązujących przepisów prawa lub groziłoby niepowetowaną stratą, nawet jeżeli otrzymał takie polecenie na piśmie.

2. Jeżeli w związku z pracą Komisji członek Komisji otrzymuje polecenie, które w jego przekonaniu jest niezgodne z prawem, godzi w interes zamawiającego lub interes publiczny albo wykazuje duże prawdopodobieństwo zaistnienia błędu lub pomyłki, obowiązany jest przedstawić, w formie pisemnej, swoje zastrzeżenia przewodniczącemu Komisji. Członek Komisji powinien również przedstawić przewodniczącemu Komisji swoje zastrzeżenia, jeżeli projekt dokumentu lub decyzji, będący przedmiotem prac Komisji, w jego przekonaniu jest niezgodny z prawem, godzi w interes zamawiającego lub interes publiczny albo zawiera błędy lub pomyłki.

3. W przypadku nieuwzględnienia zastrzeżeń, o których mowa w ust. 2, przez przewodniczącego Komisji, członek Komisji przedstawia je bezpośrednio Komendantowi lub Zastępcy Komendanta.

4. Członkowie Komisji oraz osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego mają prawo wglądu do wszystkich dokumentów związanych z pracą Komisji, w tym ofert, załączników, wyjaśnień złożonych przez wykonawców, opinii biegłych.

5. Członkowie Komisji mają prawo zgłoszenia przewodniczącemu Komisji, Komendantowi lub Zastępcy Komendanta w każdym czasie pisemnych zastrzeżeń dotyczących pracy Komisji.

6. Za naruszenie przepisów Ustawy lub przepisów zawartych w aktach wykonawczych wydanych na jej podstawie, członkowie Komisji ponoszą indywidualną odpowiedzialność przewidzianą w Ustawie lub w innych przepisach.

7. Członkowie Komisji oraz osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego składają, pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania, pisemne oświadczenia o zaistnieniu lub braku istnienia okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 Ustawy. Oświadczenia należy składać na druku ZP-1 wraz z określeniem charakteru wykonywanych czynności.

8. Przewodniczący komisji przyjmuje od osób wykonujących czynności w postępowaniu oświadczenia ZP-1 informując przed ich przyjęciem o odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.

9. Oświadczenia, o których mowa w ust. 7 i 8, dotyczą osób wskazanych w protokole postępowania, o którym mowa w § 24 ust. 1 pkt 2.

10. W przypadku złożenia przez członka Komisji lub osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oświadczenia o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 Ustawy lub niezłożenia takiego oświadczenia w terminie albo złożenia oświadczenia niezgodnego z prawdą, przewodniczący Komisji niezwłocznie wyłącza takie osoby z dalszego udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego i występuje do Komendanta lub Zastępcy Komendanta z wnioskiem o jego odwołanie.

11. Przewodniczący Komisji składa wniosek do Komendanta lub Zastępcy Komendanta o odwołanie członka Komisji lub osób wykonujących czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w razie:

1) konieczności wyłączenia członka Komisji lub osób wykonujących czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego z jej prac;

2) zaistnienia innych przeszkód uniemożliwiających udział w pracach Komisji.

12. Czynności podjęte przez osobę wyłączoną z postępowania podlegają powtórzeniu, z wyjątkiem otwarcia ofert oraz innych czynności faktycznych nie mających wpływu na wynik postępowania.

§ 27. 1. Pracami Komisji kieruje przewodniczący.

2. Do zadań przewodniczącego należy w szczególności:

1) koordynowanie i prowadzenie posiedzeń Komisji;

2) podział zadań między członków Komisji;

3) przedkładanie Komendantowi lub Zastępcy Komendanta, projektów dokumentów przygotowanych przez Komisję;

4) nadzorowanie i prowadzenie dokumentacji z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;

5) informowanie Komendanta lub Zastępcy Komendanta o problemach związanych z pracami Komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, za pośrednictwem dyrektora lub zastępcy dyrektora BF;

6) nadzór nad przechowywaniem wszelkich dokumentów związanych z postępowaniem o zamówienia publiczne, w trakcie jego trwania.

3. W przypadku powołania do składu Komisji przedstawicieli z innych jednostek organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej dopuszcza się przesyłanie ofert oraz wstępne uzgadnianie stanowiska pomiędzy członkami za pomocą korespondencji e-mail. Informacje i ustalenia uzyskane w ten sposób opisane są w notatkach i protokołach lub stanowią do nich załączniki, które członek Komisji podpisuje w dniu podpisania protokołu wewnętrznego z propozycją wyboru oferty lub unieważnienia postępowania. Oświadczenie w trybie art. 17 Ustawy zostaje podpisane przez członków Komisji w dniu dostępu do ofert oraz niezwłocznie przesłane do BF WZP, e-mailem na adres wskazany przez przewodniczącego. Członkowie Komisji zobowiązani są do dostarczenia niezwłocznie oryginału oświadczenia, o którym mowa powyżej.

§ 28. 1. Członkowie Komisji wykonują następujące czynności o charakterze organizacyjno-technicznym:

1) dokumentują podejmowane czynności;

2) opracowują projekty dokumentów, w zakresie zleconym przez przewodniczącego;

3) sprawują pieczę nad wszelkimi dokumentami związanymi z postępowaniem w sprawie o udzielenie zamówienia publicznego.

2. Otwarcie ofert następuje w terminie i miejscu, o którym poinformowano wykonawców.

3. Otwarcia ofert dokonuje Komisja w składzie co najmniej dwuosobowym.

4. Przed otwarciem ofert Komisja informuje obecnych wykonawców o kwocie brutto, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

5. Przed otwarciem każdej z ofert Komisja sprawdza i okazuje obecnym na posiedzeniu stan zabezpieczenia ofert.

6. Oferty złożone po terminie ich składania, wyznaczonym w SIWZ, nie zostaną otwarte i odczytane. W postępowaniach do 139 000 euro oferty te są zwracane niezwłocznie wykonawcy na adres wskazany na kopercie. W postępowaniach powyżej 139 000 euro, wykonawcy są poinformowani o złożeniu ofert po terminie, a oferty zostają zwrócone po upływie terminu przewidzianego na wniesienie odwołania.

7. Podczas otwarcia ofert członek Komisji odczytuje nazwę (firmę), adres (siedzibę) wykonawcy, a także informacje dotyczące ceny oferty, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności zawartych w ofercie.

8. Niezwłocznie po otwarciu ofert na stronie internetowej zamieszcza się informacje, o których mowa w ust. 4 i 7.

9. Dla postępowań prowadzonych za pośrednictwem platformyzakupowej.pl system weryfikuje termin złożenia oferty oraz ich nienaruszalność. Oferty złożone po terminie pozostają nieotwarte w systemie.

§ 29. Komisja:

1) dla postępowań powyżej 139 000 euro, na podstawie JEDZ złożonego wraz z ofertą, bada czy wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;

2) dla postępowań poniżej 139 000 euro, na podstawie stosownych oświadczeń złożonych wraz z ofertą, bada czy wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;

3) wzywa wykonawców do wyjaśniania treści złożonego wraz z ofertą dokumentu JEDZ lub oświadczeń oraz dokonuje sprawdzenia zawartych w nim informacji;

4) bada złożone oferty oraz stwierdza, czy:

a) oferty są ważne,

b) oferty nie są sprzeczne z Ustawą lub SIWZ,

c) złożenie oferty nie stanowi czynu nieuczciwej konkurencji,

d) oferta nie zawiera omyłki rachunkowej w obliczeniu ceny, których nie można poprawić w sposób wskazany w Ustawie lub błędu w obliczeniu ceny, w szczególności czy nie zawiera rażąco niskiej ceny;

5) w toku dokonywania oceny ofert żąda, jeśli to niezbędne, udzielenia przez wykonawcę/wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert;

6) w postępowaniu prowadzonym w trybie dialogu konkurencyjnego, w toku badania i oceny ofert, może przygotować projekt pisma, z żądaniem od wykonawców sprecyzowania i dopracowania treści ofert oraz przedstawienia informacji dodatkowych. Pismo podpisuje Komendant lub Zastępca Komendanta;

7) poprawia w ofercie:

a) oczywiste omyłki pisarskie,

b) oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonywanych poprawek,

c) inne omyłki polegające na niezgodności oferty ze SIWZ, nie powodujące istotnych zmian w treści oferty,

- niezwłocznie zawiadamiając o tym wykonawcę, którego oferta została poprawiona.

8) wnioskuje do Komendanta lub Zastępcy Komendanta o powołanie biegłego, jeśli zachodzi taka konieczność;

9) ocenia oferty nie podlegające odrzuceniu;

10) wzywa wykonawcę, który złożył ofertę najwyżej ocenioną do złożenia aktualnych oświadczeń lub dokumentów potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 25 i art. 25a Ustawy;

11) w przypadku gdy cena oferty najkorzystniejszej przekracza kwotę jaką zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia informuje o powyższym Komendanta lub Zastępcę Komendanta, albo komórkę organizacyjną właściwą dla przedmiotu zamówienia. Za pośrednictwem BF zwraca się o rozważenie możliwości zapewnienia dodatkowych środków i zwiększenie przeznaczonej kwoty do ceny oferty najkorzystniejszej;

12) wnioskuje do Komendanta lub Zastępcy Komendanta o wykluczenie wykonawcy i/lub o odrzucenie oferty, w przypadkach przewidzianych Ustawą, oraz przygotowuje propozycję wyboru najkorzystniejszej oferty bądź unieważnienia postępowania.

§ 30. 1. Komisja w protokole, o którym mowa w § 24 ust. 1 pkt 1, proponuje:

1) wybór najkorzystniejszej oferty, spośród ofert spełniających wymogi SIWZ, Zaproszenia oraz przepisów Ustawy (stosownie do procedury), na podstawie oceny ofert dokonanej przez członków Komisji, po szczegółowym zapoznaniu się z ofertami oraz opiniami biegłych (jeżeli byli powołani);

2) zawarcie umowy z wykonawcą po przeprowadzeniu negocjacji – w przypadku trybu zamówienia z wolnej ręki.

2. W przypadku zamówienia z wolnej ręki oraz trybów, w których wybór oferty najkorzystniejszej następuje z wykorzystaniem technik negocjacyjnych wszelkie odstępstwa od opisu przedmiotu zamówienia lub postanowień projektu umowy Komisja uzasadnia w odrębnej notatce służbowej ze wskazaniem okoliczności uzasadniających te odstępstwa.

3. Ocena ofert odbywa się wyłącznie na podstawie kryteriów oceny ofert oraz zgodnie z metodyką oceny ofert określonych w SIWZ.

4. Jeżeli ocena oferty jest subiektywną oceną członka komisji każdy z członków komisji sporządza pisemne uzasadnienie indywidualnej oceny oferty.

§ 31. W przypadku zaistnienia okoliczności, o których mowa w art. 93 ust. 1 oraz ust. 1a-d Ustawy, Komisja wnioskuje do Komendanta lub Zastępcy Komendanta o unieważnienie postępowania. Protokół, o którym mowa w § 24 ust. 1 pkt 1, zawiera wskazanie podstawy prawnej oraz okoliczności faktyczne, które spowodowały konieczność unieważnienia postępowania.

§ 32. Podpisany przez członków Komisji protokół stanowi propozycję wyboru oferty najkorzystniejszej lub propozycję unieważnienia postępowania.

§ 33. 1. W przypadku wniesienia do zamawiającego odwołania, informacja o wniesieniu odwołania zostaje wysłana przez BF WZP wszystkim uczestnikom postępowania – zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa. Informację podpisuje dyrektor lub zastępca dyrektora BF.

2. W przypadku odwołania złożonego przed terminem składania ofert, BF WZP przekazuje treść odwołania do komórki właściwej dla przedmiotu zamówienia, w celu zasięgnięcia opinii w sprawie zarzutów. Komórka właściwa dla przedmiotu zamówienia rozpatruje odwołanie i przygotowuje merytoryczną odpowiedź na podniesione zarzuty. BF WZP sporządza projekt odpowiedzi, który przekazuje do Biura Prawnego w celu zaopiniowania pod względem formalno-prawnym.

3. W przypadku wpłynięcia odwołania, po terminie składania ofert, projekt odpowiedzi na odwołanie przygotowuje Komisja. Merytoryczną odpowiedź na podniesione zarzuty przygotowują członkowie Komisji i przekazują projekt odpowiedzi radcy prawnemu wyznaczonemu do pracy w Komisji lub do Biura Prawnego w celu zaopiniowania projektu pod względem formalno – prawnym.

4. W przypadku uwzględnienia odwołania, Komisja dokonuje powtórzenia czynności albo dokonuje czynności zaniechanej, informując o tym wykonawców.

5. W przypadku postępowań do 139 000 euro informacja, o której mowa w art. 181 ust. 1 Ustawy, zostaje rozpoznana w BF WZP oraz jej kopia zostaje przekazana do komórki organizacyjnej właściwej dla przedmiotu zamówienia z prośbą o zajęcie stanowiska. W oparciu o uzyskane stanowisko na podniesione w informacji zarzuty, BF WZP przygotowuje projekt pisma do wykonawcy zawierający stanowisko zamawiającego. Projekt pisma podpisuje Komendant lub Zastępca Komendanta, po uprzednim parafowaniu przez dyrektora lub zastępcę dyrektora BF.

6. W przypadku uznania zasadności informacji, o której mowa w ust. 5, BF WZP dokonuje powtórzenia czynności albo dokonuje czynności zaniechanej, informując o tym wykonawców.

7. Wszystkie osoby występujące w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, a także kierownicy komórek organizacyjnych właściwych dla przedmiotu zamówienia, zobowiązane są udzielić pisemnych wyjaśnień, niezbędnych dla opracowania stanowiska Komisji albo BF WZP w sprawie odpowiedzi na odwołanie.

8. Projekt odpowiedzi na odwołanie/opozycji przeciw przystąpieniu (jeśli złożono ją w formie pisemnej)/ stanowisko w sprawie informacji, parafuje:

1) w zakresie przepisów Ustawy:

a) Komisja i/lub Naczelnik WZP lub osoba go zastępująca,

b) dyrektor lub zastępca dyrektora BF,

c) radca prawny;

2) w zakresie przedmiotu zamówienia – kierownik lub zastępca kierownika komórki organizacyjnej właściwej dla przedmiotu zamówienia.

9. Jeśli w Projekcie współfinansowanym ze środków europejskich został powołany Pełnomocnik do spraw Projektu, projekt odpowiedzi na odwołanie parafuje również Pełnomocnik do spraw Projektu.

10. W przypadku zgłoszenia opozycji przeciw przystąpieniu do postępowania odwoławczego postanowienie § 33 ust. 2 stosuje się odpowiednio.

11. Projekt odpowiedzi na odwołanie ostatecznie rozpatruje i podpisuje Komendant lub Zastępca.

12. W przypadku wniesienia odwołania, wpłynięcia informacji o czynnościach niezgodnych z ustawą przed powołaniem Komisji lub w przypadku nie powołania Komisji, wszelkich czynności związanych z udzieleniem odpowiedzi na odwołanie, przygotowaniem stanowiska w sprawie informacji dokonuje BF WZP po uzyskaniu opinii Biura Prawnego. W takim przypadku przepisy niniejszego paragrafu stosuje się odpowiednio.

§ 34. 1. Komendant lub Zastępca Komendanta stwierdza nieważność czynności podjętej z naruszeniem prawa.

2. Na polecenie Komendanta lub Zastępcy Komendanta, Komisja powtarza unieważnioną czynność podjętą z naruszeniem prawa.

Rozdział 8.

Postępowania, o których mowa w § 1. ust. 4 pkt 2 litera a-d

§ 35. 1. Postępowania, o których mowa w niniejszym Rozdziale, prowadzi BF WZP na wniosek komórki organizacyjnej właściwej dla przedmiotu zamówienia.

2. Wniosek o wszczęcie postępowania powinien zawierać wszelkie informacje określone we wzorze wniosku, stanowiącym załącznik nr 3 do Regulaminu. Przepisy § 5 ust. 3, § 7 ust. 1 – 3, § 8 ust. 10, § 9 ust. 8, § 11 ust. 1 – 3 stosuje się odpowiednio. Dla postępowań współfinansowanych ze środków europejskich dodatkowo stosuje się odpowiednio przepisy § 10.

§ 36. 1. Postępowanie jest wszczynane poprzez wysłanie do wskazanych we wniosku o wszczęcie postępowania, minimum trzech Wykonawców, Zaproszenia do złożenia oferty, zwanego dalej „Zaproszeniem”, które zawiera co najmniej:

1) opis przedmiotu zamówienia;

2) kryteria oceny ofert oraz sposób obliczenia ceny;

3) warunki udziału w postępowaniu;

4) dokumenty jakie wykonawca jest zobowiązany przedłożyć wraz z ofertą;

5) sposób postępowania z ofertami niekompletnymi lub zawierającymi błędy oraz zastrzeżenie o możliwości zakończenia postępowania bez wyboru jakiejkolwiek z ofert bez podania przyczyny;

6) termin składania ofert;

7) termin realizacji.

2. Jeżeli zamówienie jest współfinansowane ze środków europejskich, Zaproszenie zawiera co najmniej:

1) opis przedmiotu zamówienia, który nie powinien odnosić się do określonego wyrobu lub źródła lub znaków towarowych, patentów, rodzajów lub specyficznego pochodzenia chyba, że takie odniesienie jest uzasadnione przedmiotem zamówienia i został określony zakres równoważności;

2) warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełniania, przy czym stawianie warunków udziału nie jest obowiązkowe;

3) kryteria oceny ofert;

4) informację o wagach punktowych lub procentowych przypisywanych do poszczególnych kryteriów oceny oferty;

5) opis sposobu przyznawania punktacji za spełnianie danego kryterium oceny oferty;

6) termin składania ofert, przy czym termin na złożenie wynosi nie mniej niż 7 dni kalendarzowych dla usług lub dostaw, a w przypadku robót budowlanych – 14 dni od daty ogłoszenia Zaproszenia, liczonego zgodnie z Kodeksem Cywilnym;

7) termin realizacji umowy;

8) informacje na temat zakazu powiązań osobowych lub kapitałowych, o ile taki zakaz nie został wyłączony;

9) określenie warunków istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, o ile przewiduje się możliwość zmiany takiej umowy;

10) informacje o możliwości składania ofert częściowych o ile zamawiający przewiduje taką możliwość;

11) opis sposobu przedstawienia ofert wariantowych oraz minimalne warunki, jakim muszą odpowiadać oferty wariantowe wraz z wybranymi kryteriami oceny – jeżeli zamawiający dopuszcza ich składanie;

12) informacje o planowanych zamówieniach polegających na powtórzeniu podobnych usług lub robót budowlanych, udzielanych w okresie trzech lat od udzielenia zamówienia podstawowego.

3. Jeżeli zamówienie jest współfinansowane ze środków europejskich upublicznienie, rozumiane jako wszczęcie postępowania, polega na umieszczeniu ogłoszenia w Bazie konkurencyjności Funduszy Europejskich, a w przypadku zawieszenia działalności bazy potwierdzonego odpowiednim komunikatem ministra do spraw rozwoju regionalnego na umieszczeniu tego zapytania na stronie internetowej wskazanej przez instytucję będącą stroną umowy o dofinansowanie.

4. Jeżeli zamówienie jest współfinansowane ze środków europejskich, informacja o wyniku postępowania jest publikowana na stronie internetowej zamawiającego oraz w Bazie Konkurencyjności Funduszy Europejskich, o której mowa w ust. 3.

5. Wymóg zamieszczania ogłoszenia na stronie internetowej zamawiającego, może być również ustanowiony w przypadku innych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, na wniosek komórki organizacyjnej właściwej dla przedmiotu zamówienia.

§ 37. 1. Czynności oceny ofert dokonuje Komisja powołana przez Komendanta lub Zastępcę zgodnie z wnioskiem, którego wzór stanowi załącznik nr 5 do Regulaminu. W sprawach nieuregulowanych stosuje się odpowiednio postanowienia Rozdziału 7 Regulaminu.

2. Komisja składa się z co najmniej 2 osób: przewodniczącego, który jest przedstawicielem BF WZP oraz wskazanych we wniosku pracowników komórki właściwej dla przedmiotu zamówienia.

3. Członkowie Komisji powołani w postępowaniach, o których mowa w niniejszym rozdziale, składają pisemne oświadczenia o bezstronności.

4. Jeżeli zamówienie jest współfinansowane ze środków europejskich, w celu spełnienia zasady konkurencyjności wybiera się ofertę najkorzystniejszą spośród ofert złożonych przez wykonawców spełniających warunki udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w oparciu o ustalone w Zaproszeniu kryteria oceny. Wybór oferty jest dokumentowany protokołem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, o którym mowa w § 24 ust. 8.

5. Pytania dotyczące prowadzonego postępowania wniesione przez wykonawców do zamawiającego, BF WZP niezwłocznie przekazuje komórce organizacyjnej właściwej dla przedmiotu zamówienia w celu zajęcia stanowiska.

6. BF WZP przygotowuje projekt odpowiedzi, a jeżeli zachodzi konieczność proponuje przedłużenie terminu składania ofert.

7. Zakres pracy Komisji obejmuje ocenę ofert w oparciu o kryteria i zasady określone w Zaproszeniu do złożenia oferty oraz wniosku o powołanie Komisji.

8. Komisja może wezwać wykonawcę do uzupełnienia, wyjaśnienia lub poprawy treści oferty, zawierającej błędy lub braki, stosując przy tym zasadę równego traktowania wykonawców. Komisja może odstąpić od powyższych czynności, jeżeli oferta wykonawcy nie będzie wybrana pomimo ich dokonania, w szczególności w przypadku, gdy cena oferty przekracza kwotę przeznaczoną na sfinansowanie zamówienia przez zamawiającego, lub w przypadku gdy nie spełnia ona wymagań związanych z przedmiotem zamówienia lub warunkami jego realizacji.

9. Komisja może negocjować z wykonawcami cenę złożonych ofert, przy zachowaniu zasady równego traktowania i uczciwej konkurencji.

10. Komisja może rozpoznać ofertę, która wpłynęła po upływie terminu do składania ofert określonego w Zaproszeniu, a przed zatwierdzeniem przez Komendanta lub Zastępcę Komendanta protokołu, o którym mowa w § 24 ust. 1 pkt 1.

§ 38. 1. Podstawowym trybem przeprowadzenia postępowania, o którym mowa w niniejszym Rozdziale, jest przetarg cywilnoprawny, a Zaproszenie stanowi ogłoszenie o przetargu.

2. W postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego w dziedzinie obronności i bezpieczeństwa, na dostawę, usługę, zakup sprzętu lub robotę budowlaną newralgiczną, zgodnie definicją zawartą w art. 2 pkt 5a, 5b, 5c Ustawy, wykonawcy wskazani przez komórkę organizacyjną właściwą dla przedmiotu zamówienia powinni posiadać stosowne dopuszczenia do informacji niejawnych.

3. W przypadku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w dziedzinie obronności i bezpieczeństwa lub z uwagi na złożoność przedmiotu zamówienia, w postępowaniach wymagających negocjacji z wykonawcami, dopuszcza się możliwość zaproszenia wykonawców do negocjacji.

4. Do negocjacji zostają zaproszeni co najmniej trzej wykonawcy, wskazani we wniosku o wszczęcie postępowania przez komórkę właściwą dla przedmiotu zamówienia.

5. W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, w którym dopuszczono prowadzenie negocjacji, ze spotkań sporządzane są notatki służbowe, a wypracowane z wykonawcami rozwiązanie, w szczególności warunki realizacji zamówienia czy ustalenia co do opisu przedmiotu zamówienia, przedkładane są przez Komisję do zatwierdzenia przez Komendanta lub Zastępcę.

§ 39. 1. BF WZP przygotowuje informację o wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Informację podpisuje dyrektor lub zastępca dyrektora BF.

2. BF WZP przygotowuje umowę do podpisu z wykonawcą, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza. Umowa parafowana jest zgodnie z § 13 ust. 2.

3. Jeżeli ogłoszenie o zamówieniu było zamieszczone na stronie internetowej zamawiającego, niezwłocznie po udzieleniu zamówienia, BF WZP zamieszcza na stronie internetowej informację o udzieleniu zamówienia, podając nazwę albo imię i nazwisko wykonawcy, z którym zawarta została umowa lub informację o nieudzieleniu zamówienia.

4. Informacje, o których mowa w ust. 3, sporządza BF WZP a podpisuje dyrektor lub zastępca dyrektora BF.

Rozdział 9.

Pozostałe czynności w postępowaniu oraz zakończenie procedury o udzielenie zamówienia publicznego

§ 40. 1. BF WZP przygotowuje polecenie zwrotu wadium, w terminie określonym w Ustawie, wg wzorów stanowiących załączniki nr 7 i 8 do Regulaminu, stosownie do formy wniesienia wadium.

2. W przypadkach określonych w Ustawie, zamawiający może zatrzymać wadium. W takim przypadku BF WZP we współpracy z głównym księgowym po zasięgnięciu opinii prawnej Biura Prawnego podejmuje stosowne działania.

3. Oryginał gwarancji z tytułu zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jeżeli jej żądano, BF WZP przekazuje do Wydziału Księgowości i Sprawozdawczości, natomiast jej kserokopię wraz z kserokopią zawartej umowy przekazuje do komórki właściwej dla przedmiotu zamówienia.

4. Wszelkie pisma w prowadzonych przez BF WZP postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego o charakterze informacyjnym podpisuje dyrektor lub zastępca dyrektora BF.

5. Ogłoszenia o udzieleniu zamówienia publicznego do Biuletynu Zamówień Publicznych (BZP) lub Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej (DUUE) przygotowuje BF WZP, niezwłocznie po podpisaniu umowy. Ogłoszenia podpisane przez dyrektora lub zastępcę dyrektora BF, zamieszcza się odpowiednio w BZP lub przekazuje do publikacji w DUUE.

Rozdział 10.

Realizacja umowy o udzielenie zamówienia publicznego

§ 41. 1. Kierownik lub zastępca kierownika komórki organizacyjnej właściwej dla przedmiotu zamówienia odpowiada za prawidłową realizację umowy, w szczególności za przestrzeganie terminów wynikających z umowy zawartej z wykonawcą, w tym terminów gwarancji albo poręczenia oraz za powołanie Zespołu, o którym mowa w ust. 7.

2. W przypadku opóźnienia odbioru przedmiotu zamówienia, w sytuacjach wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy w gwarancjach lub poręczeniach, kierownik lub zastępca kierownika komórki właściwej dla przedmiotu zamówienia powinien wystąpić do wykonawcy z pismem o wydłużenie terminów wynikających z przedłożonych dokumentów.

3. W przypadku otrzymania oryginału gwarancji bankowej albo ubezpieczeniowej w sytuacji, o której mowa w ust. 2, oryginał dokumentu należy niezwłocznie przekazać do BF.

4. W przypadku konieczności dokonania zmian zawartej umowy, komórka organizacyjna właściwa dla przedmiotu zamówienia wnioskuje do BF WZP o sporządzenie aneksu do umowy. Wniosek powinien zawierać uzasadnienie wprowadzenia zmiany do umowy oraz brzmienie propozycji zmiany.

5. BF WZP przygotowuje projekt aneksu i po parafowaniu przez głównego księgowego lub jego zastępcę, radcę prawnego i kierownika komórki właściwej dla przedmiotu zamówienia, przedkłada Komendantowi lub Zastępcy do podpisu.

6. Kopię podpisanego aneksu BF WZP przekazuje komórce organizacyjnej właściwej dla przedmiotu zamówienia oraz głównemu księgowemu.

7. W przypadkach zamówień na roboty budowlane lub usługi, których wartość przekracza kwotę 1 000 000 euro, zgodnie z art. 20 a Ustawy powołuje się Zespół do nadzoru nad realizacją udzielonego zamówienia. W skład Zespołu wchodzą co najmniej dwaj przedstawiciele komórki właściwej dla przedmiotu zamówienia tj. członkowie komisji przetargowej będący pracownikami komórki właściwej dla przedmiotu zamówienia.

8. Zespół powołany jest dla jednego lub więcej powiązanych ze sobą zamówień.

9. Zespół powołuje każdorazowo Komendant lub Zastępca Komendanta, poprzez zatwierdzenie wniosku dyrektora lub zastępcy dyrektora komórki właściwej dla przedmiotu zamówienia. Wzór wniosku w sprawie powołania Zespołu stanowi załącznik nr 6 do Regulaminu.

10. Zakres prac oraz kompetencje poszczególnych członków Zespołu określa wniosek w sprawie powołania Zespołu, o którym mowa w ust. 9.

11. Niezwłocznie po zawarciu umowy komórka organizacyjna właściwa dla przedmiotu zamówienia przekazuje do BF WZP kserokopię zatwierdzonego wniosku w sprawie powołania Zespołu lub informację o jego niepowołaniu ze wskazaniem osób wykonujących czynności nad realizacją udzielonego zamówienia.

§ 42. 1. Komórka organizacyjna właściwa dla przedmiotu zamówienia, po zakończeniu realizacji umowy, występuje do BF, z wnioskiem sporządzonym na druku stanowiącym załącznik nr 7 do Regulaminu, o zwrot gwarancji albo poręczenia wystawcy lub na druku stanowiącym załącznik nr 8 do Regulaminu o zwrot zabezpieczenia wniesionego w formie pieniężnej.

2. Szczegółowe zasady postępowania określa „Instrukcja obiegu dokumentów księgowych (dowodów księgowych) w KG PSP”.

Rozdział 11.

Obsługa prawna postępowań o udzielenie zamówienia publicznego

§ 43. 1. Obsługę prawną postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, w zakresie wynikającym z art. 4 ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1870), zapewniają radcowie prawni pełniący służbę lub zatrudnieni w Biurze Prawnym KG PSP.

2. Do zadań radcy prawnego wyznaczonego do udziału w pracach Komisji należy:

1) udzielanie, na wniosek przewodniczącego Komisji, porad prawnych i wyjaśnień w sprawach budzących wątpliwości prawne powstałych w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;

2) opiniowanie pod względem formalno-prawnym projektów odpowiedzi na odwołanie wykonawcy, projektów opozycji przeciw przystąpieniu wykonawcy do zamówienia publicznego, projektów innych pism kierowanych do wykonawców, w których występują zagadnienia budzące wątpliwości prawne oraz projektów umów w sprawie zamówienia publicznego;

3) opiniowanie i podpisywanie (na podstawie stosownego pełnomocnictwa) skarg od orzeczeń Krajowej Izby Odwoławczej;

4) występowanie przed Krajową Izbą Odwoławczą lub sądem powszechnym (na podstawie stosownego pełnomocnictwa lub umowy o zastępstwo prawne);

5) parafowanie dokumentów, o których mowa w pkt 2;

6) formalno-prawne wsparcie prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

3. Zakres współpracy radców prawnych z Komisją wyznacza ustawa z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych. W przypadku wątpliwości co do zakresu współpracy radcy prawnego z Komisją, określonego w Regulaminie, rozstrzygające znaczenie mają przepisy wymienionej ustawy.

Rozdział 12.

Roczne sprawozdania o udzielonych zamówieniach

§ 44. 1. WZP BF sporządza roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach, zwane dalej „sprawozdaniem”, zgodnie z art. 98 Ustawy.

2. Zakres informacji zawartych w sprawozdaniu, jego wzór i sposób przekazywania określa rozporządzenie wydane na podstawie art. 98 ust. 4 Ustawy.

§ 45. 1. Komórki organizacyjne właściwe dla przedmiotu zamówienia prowadzą rejestr wszystkich zamówień realizowanych poza BF WZP. Rejestr powinien zawierać nazwę przedmiotu zamówienia, wartość netto, wartość brutto oraz podstawę wyłączenia ustawowego.

2. Przyjmowana do rejestru zamówień wartość udzielonych zamówień zależy od formy zawartej umowy w sprawie zamówienia publicznego. W przypadku zawarcia umowy w formie pisemnej, przyjmuje się całkowitą wartość umowy zawartej w danym roku, również w przypadku, gdy umowa nie została jeszcze w całości wykonana i nie została wydatkowana cała kwota, na jakie umowa została zawarta. W przypadku zaś zawarcia umowy w formie ustnej, przyjmuje się wartości wskazane w dokumencie wystawianym przez wykonawcę, w którym wykonawca określa wysokość należnego mu wynagrodzenia tytułem realizacji przedmiotu zamówienia, tj. na fakturze bądź innym dowodzie stanowiącym podstawę dokonania płatności^#.

3. Na podstawie rejestru, o którym mowa w ust. 1, komórki organizacyjne właściwe dla przedmiotu zamówienia obliczają łączną kwotę netto udzielonych zamówień i przekazują ją do BF WZP, do dnia 31 stycznia następnego roku, którego dotyczy sprawozdanie.

4. BF WZP sporządza sprawozdanie na podstawie uzyskanych informacji, o których mowa w pkt 3. Po parafowaniu przez dyrektora lub zastępcę dyrektora BF oraz zatwierdzeniu przez Komendanta lub Zastępcę, w terminie ustawowym przekazuje sprawozdanie Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych.

Rozdział 13.

Odpowiedzialność za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania

§ 46. 1. Kierownik komórki organizacyjnej właściwej dla przedmiotu zamówienia odpowiada za:

1) prawidłowe i rzetelne opisanie przedmiotu zamówienia, uzasadnienie celowości udzielenia zamówienia publicznego, uzasadnienie niedokonania podzielenia zamówienia na części, o którym mowa w § 7 ust. 2 pkt 6 Regulaminu oraz uzasadnienie odstąpienia od stosowania klauzul społecznych i kryterium społecznego.

2) przygotowanie wniosku o wszczęcie postępowania zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2 lub 3 do Regulaminu;

3) przygotowanie projektu umowy;

4) ustalenie wartości szacunkowej zamówienia, z uwzględnieniem art. 5b-g Ustawy oraz zgodnie z art. 36aa;

5) ustalenie warunków udziału w postępowaniu w sposób związany z przedmiotem zamówienia i proporcjonalny do przedmiotu zamówienia wraz z opisaniem sposobu ich oceny;

6) sporządzenie planu zamówień publicznych, w zakresie komórki właściwej dla przedmiotu zamówienia i ustalenie czy istnieje możliwość zastosowania klauzul społecznych;

7) ustalenie kryteriów oceny ofert;

8) wskazanie przesłanek zastosowania odstępstwa od trybów podstawowych, jeżeli dotyczy;

9) wskazanie wykonawców, z którymi będą prowadzone negocjacje lub do których należy wysłać zaproszenie do złożenia oferty, po dokonaniu analizy rynku;

10) żądanie wadium, zabezpieczenia należytego wykonania umowy;

11) ustalenie zasad realizacji zamówienia tj. zasad odbiorów, szkolenia, liczby osób do przeszkolenia/odbioru, warunków gwarancji, serwisów, kar umownych itp.;

12) zaakceptowanie SIWZ lub zaproszenia do złożenia oferty poprzez parafowanie dokumentu na każdej stronie;

13) usunięcie braków lub uzupełnienia albo wyjaśnienia treści odpowiedzi na wyjaśnienia do SIWZ, w tym parafowanie propozycji wyjaśnień do SIWZ lub zmian SIWZ;

14) opracowanie stanowiska w sprawie zarzutów przedstawionych w odwołaniu lub informacji wniesionej zgodnie z art. 181 Ustawy;

15) parafowanie projektu odpowiedzi na odwołania, odpowiedzi na informację wniesioną na podstawie art. 181 Ustawy;

16) realizację umowy zgodnie z ustaleniami umowy;

17) powołanie Zespołu, o którym mowa w § 41 ust. 7;

18) złożenie dyspozycji zwrotu zabezpieczenia należytego wykonania umowy lub wydłużenie jego ważności, jeżeli zmianie uległ termin realizacji.

2. Dyrektor BF odpowiada za zapewnienie obsługi z zakresu postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w KG PSP. Zastępca Dyrektora BF odpowiada za przeprowadzenie postępowania publicznego, w szczególności za:

1) przestrzeganie terminów wynikających z Ustawy;

2) przestrzeganie wzorów dokumentów wynikających z obowiązujących aktów prawnych (ogłoszeń, sprawozdań);

3) zawartość SIWZ/Zaproszenia do złożenia ofert oraz JEDZ w zakresie zamawiającego, oraz zgodności z Ustawą;

4) zamieszczanie informacji zgodnych z prawem na stronie internetowej KG PSP;

5) zgodność planu zamówień publicznych KG PSP z planem przekazanym przez komórkę właściwą dla przedmiotu zamówienia;

6) zgodność planu postępowań o udzielenie zamówienia publicznego KG PSP z informacjami przekazanymi przez komórkę właściwą dla przedmiotu zamówienia oraz terminowe zamieszczenie go na stronie internetowej;

7) obsługę dialogu technicznego w zakresie ustalonym w Regulaminie dialogu technicznego.

Rozdział 14.

Zasady prowadzenia dialogu technicznego

§ 47. 1. W przypadku prowadzenia dialogu technicznego poprzedzającego postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, o którym mowa w art. 31a-31c Ustawy, zwanego dalej „Dialogiem”, komórka organizacyjna właściwa dla przedmiotu zamówienia zobowiązana jest przygotować regulamin przeprowadzenia dialogu technicznego, zwany dalej „Regulaminem DT” oraz „ogłoszenie”. Wzór Regulaminu DT oraz ogłoszenia stanowią załącznik nr 9 i 10 do Regulaminu.

2. Biuro Finansów opiniuje dokumenty, o których mowa w ust. 1, oraz zapewnia wsparcie komórki organizacyjnej właściwej dla przedmiotu zamówienia w zakresie umieszczania ogłoszeń na stronie KG PSP i rejestracji wpływających do Zamawiającego zgłoszeń.

3. Dialog prowadzi się w sposób zapewniający zachowanie przejrzystości, uczciwej konkurencji oraz równego traktowania uczestników i oferowanych przez nich rozwiązań.

4. Przedmiotem Dialogu mogą być w szczególności:

1) zagadnienia techniczne, technologiczne, prawne, wykonawcze, organizacyjne, handlowe, ekonomiczne oraz logistyczne, związane z realizacją zamówienia zgodnie z potrzebami Zamawiającego;

2) oszacowanie wartości zamówienia;

3) najnowsze, najkorzystniejsze, najtańsze oraz najlepsze rozwiązania techniczne, technologiczne, prawne, wykonawcze, organizacyjne, handlowe, ekonomiczne oraz logistyczne w dziedzinie będącej przedmiotem zamówienia;

4) zebranie informacji służących do opracowania dokumentacji zamówienia.

5. Informacje o przeprowadzonym Dialogu, komórka właściwa dla przedmiotu zamówienia przekazuje do BF WZP wraz z wnioskiem o wszczęcie postępowania.

Rozdział 15.

Odstępstwa od stosowania regulaminu

§ 48. 1. Odstępstwa od stosowania Regulaminu są dopuszczalne w wyjątkowych sytuacjach na podstawie decyzji Komendanta lub Zastępcy pod warunkiem, iż nie naruszają przepisów Ustawy.

2. W przypadku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na wyłonienie wykonawcy na świadczenie usługi transportu lotniczego grupy ratowników w ramach pomocy międzynarodowej, czynności i odpowiedzialność poszczególnych osób wynikają z procedury wewnętrznej „Organizacja transportu lotniczego zasobów ratowniczych PSP poza granice kraju w przypadku prowadzenia działań międzynarodowych”.

3. W przypadku przeprowadzenia konkursu na podstawie art. 110 Ustawy, w którym przez publiczne ogłoszenie zamawiający przyrzeka nagrodę za wykonanie i przeniesienie prawa do wybranej przez Sąd Konkursowy pracy konkursowej. Pracownik BF WZP powołany jest do składu Sądu Konkursowego. Skład, organizację i tryb pracy Sądu Konkursowego określają odrębne przepisy, opracowane przez komórkę organizującą konkurs.

Rozdział 16.

Postanowienia końcowe

§ 49. 1. Za przestrzeganie Regulaminu w poszczególnych komórkach organizacyjnych KG PSP odpowiedzialni są kierownicy tych komórek.

2. Kierownicy komórek organizacyjnych właściwych dla przedmiotu zamówienia obowiązani są do zapoznania z treścią Regulaminu podległych pracowników oraz zobligowania ich do stosowania.

3. Postanowień Regulaminu nie stosuje się, jeżeli w drodze porozumienia z innymi jednostkami, podmiotami realizującymi wspólnie zadania z zamawiającym lub podmiotami biorącymi udział w finansowaniu zadania ustalono inne procedury udzielenia zamówienia.

4. Do kwestii nieuregulowanych w przepisach niniejszego Regulaminu stosuje się bezpośrednio przepisy Ustawy lub wytyczne instytucji nadzorujących Projekt – w przypadku środków funduszy europejskich;

5. Spory interpretacyjne w zakresie treści Regulaminu rozstrzyga Komendant lub Zastępca Komendanta.

Załącznik Nr 2 do Regulaminu

WNIOSEK O WSZCZĘCIE POSTĘPOWANIA PUBLICZNEGO NA

Załącznik Nr 3 do Regulaminu

WNIOSEK O WSZCZĘCIE POSTĘPOWANIA PUBLICZNEGO NA

Załącznik Nr 4 do Regulaminu

WNIOSEK W SPRAWIE POWOŁANIA KOMISJI PRZETARGOWEJ

Załącznik Nr 5 do Regulaminu

WNIOSEK W SPRAWIE POWOŁANIA KOMISJI DO PRZEPROWADZENIA POSTĘPOWANIA

Załącznik Nr 6 do Regulaminu

WNIOSEK W SPRAWIE POWOŁANIA ZESPOŁU DO NADZORU NAD REALIZACJĄ ZAMÓWIENIA

Załącznik Nr 7 do Regulaminu

PRZEKAZ

Załącznik Nr 8 do Regulaminu

PRZEKAZ

Załącznik Nr 9 do Regulaminu

REGULAMIN PRZEPROWADZANIA DIALOGU TECHNICZNEGO

Załącznik Nr 10 do Regulaminu

OGŁOSZENIE O DIALOGU TECHNICZNYM