Na podstawie art. 4 ust. 5 oraz art. 26–28 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r., poz. 1047), w związku z art. 68 i 69 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.¹⁾) postanawiam, co następuje:

Załącznik Nr 1 do Decyzji Nr 67 Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej
z dnia 23 września 2016 r.

INSTRUKCJA PRZEPROWADZANIA INWENTARYZACJI W KOMENDZIE GŁÓWNEJ PAŃSTWOWEJ STRAŻY POŻARNEJ

Rozdział 1.

Zasady ogólne

§ 1.

Celem niniejszej instrukcji inwentaryzacyjnej jest określenie zasad weryfikacji aktywów i pasywów należących do Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej zwanej dalej „KG PSP”. Podstawę regulacji przyjętych w niniejszej instrukcji stanowią poniższe akty prawne:

1) ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047);

2) ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 poz. 885, z późn. zm.);

3) ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U z 2014 r. poz. 851, z późn. zm.);

4) ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2014 r. poz. 1502, z późn. zm.);

5) ustawa z dnia 7 maja 1999 r. o odpowiedzialności majątkowej funkcjonariuszy Policji, Straży Granicznej, Służby Celnej, Biura Ochrony Rządu, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Więziennej, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego i Centralnego Biura Antykorupcyjnego (Dz. U. z 2015 r. poz. 620);

6) rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz. U. poz. 1622);

7) rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 10 października 1975 r. w sprawie warunków odpowiedzialności materialnej pracowników za szkodę w powierzonym mieniu (Dz. U. z 1996 r. Nr 143, poz. 662);

8) rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289, z późn. zm.);

9) rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 grudnia 2004 r. w sprawie zasad i trybu powierzania mienia funkcjonariuszom Policji, Straży Granicznej, Biura Ochrony Rządu i Państwowej Straży Pożarnej (Dz. U. z 2005 r. poz. 51);

10) komunikat Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ( Dz. Urz. MF z 2009 r. poz. 84);

11) komunikat Nr 2 Ministra Finansów z dnia 20 lipca 2016 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów rachunkowości w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów (Dz. Urz. MF z 2016 r. poz. 55).

§ 2.

Inwentaryzacja to zespół czynności zmierzających do ustalenia lub sprawdzenia rzeczywistego stanu składników majątkowych. Inwentaryzacja jest jedną z form kontroli wewnętrznej jednostki, ponieważ tylko rzetelne i wnikliwe przeprowadzenie spisu z natury rzeczowych składników majątkowych oraz pozyskanie od banków i kontrahentów informacji o stanie środków pieniężnych na rachunkach bankowych oraz wzajemnych należności i zobowiązań, pozwala na ustalenie faktycznego wyniku finansowego. Inwentaryzacja jest również jednym z elementów kontroli zarządczej, która zgodnie z zapisem ustawy o finansach publicznych ma na celu min. zapewnienie wiarygodności sprawozdań oraz ochronę zasobów.

§ 3.

1. Inwentaryzację przeprowadza się następującymi metodami:

1) spis z natury ilości poszczególnych składników majątku;

2) uzgodnienie sald z bankami, dostawcami i odbiorcami;

3) porównanie stanów wynikających z ksiąg rachunkowych z danymi wynikającymi z dokumentacji i weryfikacja realnej wartości składników majątku nieobjętych spisem z natury lub uzgodnieniem sald.

2. Przedmiotem inwentaryzacji są wszystkie aktywa i pasywa KG PSP:

1) rzeczowe składniki aktywów trwałych, do których zalicza się:

a) środki trwałe,

b) środki trwałe w budowie;

2) wartości niematerialne i prawne;

3) rzeczowe składniki aktywów obrotowych, w tym materiały;

4) aktywa finansowe:

a) środki pieniężne krajowe i zagraniczne w kasie,

b) czeki i weksle,

c) środki pieniężne zgromadzone na rachunkach bankowych,

d) inne aktywa: gwarancje bankowe i ubezpieczeniowe oraz inne papiery wartościowe,

e) należności i zobowiązania;

5) znajdujące się w KG PSP obce składniki aktywów, które zostały powierzone do przechowywania lub użytkowania;

6) własne składniki aktywów, które zostały powierzone innym jednostkom w celu ich przechowywania lub użytkowania.

3. Wyniki inwentaryzacyjne służą:

1) doprowadzeniu stanu ewidencyjnego do zgodności ze stanem rzeczywistym;

2) rozliczeniu osób odpowiedzialnych za powierzone mienie;

3) dokonaniu oceny przydatności inwentaryzowanych składników oraz realności ich stanu księgowego;

4) rozliczeniu różnic w księgach rachunkowych danego roku obrotowego w celu doprowadzenia do zgodności zapisów księgowych ze stanem rzeczywistym,

4. Celami pośrednimi inwentaryzacji są:

1) ujawnienie zbędnych i nadmiernych zapasów;

2) prawidłowe przechowywanie i magazynowanie mienia publicznego pod kątem jego zabezpieczenia przed zniszczeniem, pożarem lub kradzieżą.

Rozdział 2.

Kompetencje osób odpowiedzialnych za przeprowadzenie inwentaryzacji

§ 4.

1. Za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiada Komendant Główny Państwowej Straży Pożarnej.

2. Komendant Główny PSP zarządza inwentaryzację w formie pisemnej decyzji, której wzór zawiera załącznik nr 1 do Instrukcji.

3. Do kompetencji Komendanta Głównego PSP w zakresie inwentaryzacji należy ponadto:

1) powoływanie Głównej Komisji Inwentaryzacyjnej, zwanej dalej „GKI” oraz zespołów spisowych;

2) zatwierdzanie zaopiniowanych przez głównego księgowego i radcę prawnego wniosków GKI dotyczących rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, przedstawionych w protokole GKI na zakończenie inwentaryzacji, podejmowanie decyzji w sprawie wykorzystania informacji i wniosków z przebiegu i wyników inwentaryzacji.

§ 5.

1. Do kompetencji głównego księgowego w zakresie inwentaryzacji należy:

1) wnioskowanie do Komendanta Głównego PSP w sprawie powołania przewodniczącego GKI;

2) opiniowanie projektu decyzji Komendanta Głównego PSP w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji;

3) zapewnienie uzgodnienia ewidencji syntetycznej składników majątku z ewidencją analityczną prowadzoną w Biurze Logistyki;

4) uzgadnianie z Przewodniczącym GKI terminarza wykonywania poszczególnych etapów inwentaryzacji;

5) opiniowanie wniosków GKI zawartych w protokole końcowym;

6) zapewnienie udziału służby finansowo-księgowej w przeprowadzeniu inwentaryzacji aktywów i pasywów finansowych nieobjętych spisami z natury:

a) potwierdzenie sald środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych oraz pozostałych rozrachunków podlegających uzgodnieniu,

b) weryfikacja danych ewidencyjnych pozostałych rozrachunków nie objętych obowiązkiem pisemnego potwierdzenia sald.

2. Główny księgowy sprawuje nadzór nad pracami inwentaryzacyjnymi w zakresie uzgadniania sald i weryfikacji danych ewidencyjnych, wykonywanymi przez służbę finansowo-księgową.

§ 6.

1. Przewodniczący GKI realizuje zadania związane z inwentaryzacją w taki sposób, aby zapewnić jej prawidłowość i terminowość i odpowiada za nie bezpośrednio przed Komendantem Głównym PSP.

2. Przewodniczącego GKI powołuje Komendant Główny PSP spośród pracowników na stanowisku kierowniczym, doradców lub radców Komendanta Głównego PSP na wniosek głównego księgowego.

3. Do uprawnień i obowiązków Przewodniczącego GKI należy w szczególności:

1) wnioskowanie w sprawie powołania składu osobowego GKI i zespołów spisowych, w porozumieniu z głównym księgowym;

2) przygotowywanie projektu decyzji Komendanta Głównego PSP w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji;

3) przeprowadzenie szkolenia członków GKI i zespołów spisowych;

4) opracowywanie terminarza prac inwentaryzacyjnych;

5) organizowanie i koordynowanie prac przygotowawczych do inwentaryzacji rzeczowych składników majątku oraz środków pieniężnych;

6) gospodarowanie arkuszami spisowymi tj. pobieranie ich, wydawanie, rozliczanie się z pobranych;

7) kontrola prawidłowego i terminowego przebiegu inwentaryzacji;

8) sprawdzanie pod względem formalno-rachunkowym wypełnionych arkuszy spisowych;

9) egzekwowanie terminowego złożenia wyjaśnień odnośnie stwierdzonych różnic inwentaryzacyjnych przez osoby odpowiedzialne za ich powstanie;

10) ustalenie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych i wnioskowanie w zakresie ich rozliczenia;

11) podjęcie decyzji o ponownym przeprowadzeniu określonego fragmentu spisu z natury bądź powtórzeniu go na danym polu spisowym w całości w razie trudności ustalenia przyczyn powstania różnic, a zarazem stwierdzenia uchybień w przebiegu spisu, zastrzeżeń co do poprawności i obiektywizmu ustaleń, a także w przypadku odmowy podpisania arkusza spisowego przez osobę odpowiedzialną materialnie z jednoczesnym wskazaniem powodów tej odmowy;

12) przygotowywanie wniosków o wszczęcie postępowania wyjaśniającego w przypadku niedoborów i szkód oraz sposobu zagospodarowania stwierdzonych składników niepełnowartościowych lub zbędnych;

13) sporządzanie protokołu na zakończenie inwentaryzacji w ustalonym w decyzji terminie;

14) wnioskowanie w sprawach szczególnych dotyczących organizowania prac inwentaryzacyjnych w ramach dopuszczonych przepisami rozwiązań.

4. Do składu GKI powinien zostać wyznaczony pracownik Komendy Głównej PSP z właściwej merytorycznie komórki organizacyjnej, który odpowiedzialny będzie za prawidłowe funkcjonowanie oprogramowania FT-ST7 firmy Fortech Kraków służącego do przeprowadzenia inwentaryzacji (spisu z natury) metodą elektroniczną.

§ 7.

1. Zespoły spisowe powoływane są przez Komendanta Głównego PSP na wniosek Przewodniczącego GKI.

2. Do obowiązków członków zespołu spisowego należy:

1) znajomość instrukcji inwentaryzacyjnej oraz przepisów o prowadzeniu spisu z natury;

2) pobranie od Przewodniczącego GKI arkuszy spisów z natury oraz rozliczenie się z nich (są to druki ścisłego zarachowania);

3) skompletowanie od osób materialnie odpowiedzialnych oraz osób prowadzących ewidencję analityczną oświadczeń stwierdzających między innymi, że:

a) dokumentacja komórki organizacyjnej jest aktualna i kompletna,

b) wszystkie dowody zostały przekazane do księgowości, a stany uzgodnione na dzień inwentaryzacji,

c) wszystkie składniki majątkowe znajdują się w danej komórce lub innych wskazanych miejscach i są uporządkowane (oznaczone, posegregowane),

d) nie występują (lub występują) okoliczności, które mogą mieć wpływ na wyniki spisu,

e) zabezpieczono pomieszczenia przed możliwością dokonania przemieszczeń poszczególnych składników majątku lub dokonywania obrotu (przyjmowania lub wydawania),

f) zabezpieczono pomocnicze urządzenia ewidencji rzeczowych składników majątku w celu uniemożliwienia porównania stanu rzeczywistego z ewidencyjnym (do czasu zakończenia spisu z natury członkowie zespołu spisowego nie mogą być informowani o stanach ilościowych wynikających z ewidencji).

Wzory oświadczeń stanowią załączniki nr 2, 3, 4 do Instrukcji.

4) sprawdzenie przyrządów pomiarowych pod względem użyteczności, sprawności i aktualnej legalizacji urzędowej;

5) zorganizowanie prac inwentaryzacyjnych w taki sposób, aby normalne funkcjonowanie komórki organizacyjnej nie zostało zakłócone;

6) terminowe przeprowadzenie spisu z natury na wyznaczonym polu;

7) prawidłowe i zgodne z przepisami sporządzanie arkuszy spisowych;

8) terminowe przekazanie Przewodniczącemu GKI arkuszy spisowych oraz informacji o wszelkich stwierdzonych w toku spisu nieprawidłowościach;

9) sporządzenie sprawozdania opisowego z przebiegu spisu z natury i w wymagalnym terminie przekazanie go Przewodniczącemu GKI; wzór sprawozdania stanowi załącznik nr 5 do Instrukcji;

10) sporządzenie protokołu z inwentaryzacji gotówki w kasie i w wymagalnym terminie przekazanie go Przewodniczącemu GKI; wzór protokołu stanowi załącznik nr 6 do Instrukcji.

Rozdział 3.

Terminy i formy inwentaryzacji

§ 8.

1. Ustala się następujące terminy inwentaryzacji:

1) środki trwałe i pozostałe środki trwałe inwentaryzowane są nie rzadziej niż raz na cztery lata;

2) składniki majątku objęte ewidencją ilościową inwentaryzowane są nie rzadziej niż raz na cztery lata;

3) pozostałe składniki aktywów i pasywów inwentaryzowane są corocznie.

2. Inwentaryzację w KG PSP przeprowadza się na ostatni dzień roku obrotowego.

3. Termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację składników aktywów – z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda – przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym.

4. W KG PSP inwentaryzację przeprowadza się również na dzień zakończenia działalności przez jednostkę oraz na dzień poprzedzający postawienia jej w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości.

5. Inwentaryzację można przeprowadzić również doraźnie, m.in. w sytuacji zdarzeń losowych (kradzież, pożar itp.), które mogły spowodować zmiany w stanie składników majątkowych, podejrzenia nieprawidłowości w gospodarowaniu mieniem oraz na żądanie uprawnionych organów (urząd skarbowy, sąd, policja itp.).

§ 9.

W KG PSP stosownie do art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości stosuje się następujące formy czynności inwentaryzacyjnych:

1. Spis z natury obejmujący:

1) środki pieniężne w kasie;

2) papiery wartościowe (gwarancje bankowe i ubezpieczeniowe oraz inne papiery wartościowe);

3) rzeczowe składniki majątku obrotowego (w tym materiały);

4) nieruchomości zaliczone do środków trwałych oraz inwestycji;

5) środki trwałe, z wyjątkiem środków trwałych do których dostęp jest znacznie utrudniony;

6) maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie;

7) pozostałe środki trwałe w używaniu, wyposażenie indywidualne funkcjonariuszy lub wydane pracownikom do indywidualnego używania;

8) składniki majątku objęte ewidencją ilościową;

9) składniki majątku będące własnością innych jednostek, powierzone do przechowywania lub użytkowania (znajdujące się na terenie KG PSP).

2. Potwierdzenie uzyskane od banków i kontrahentów w zakresie prawidłowości wykazanych w księgach rachunkowych stanów aktywów i pasywów:

1) środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych;

2) należności, w wyjątkiem spornych i wątpliwych;

3) własnych rzeczowych składników majątku powierzonych innym jednostkom.

3. Porównanie danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami oraz weryfikacja realnej wartości tych składników aktywów i pasywów:

1) wartości niematerialnych i prawnych;

2) środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony;

3) środki trwałe w budowie, z wyjątkiem maszyn i urządzeń;

4) grunty oraz prawa zakwalifikowanych do nieruchomości;

5) należności spornych i wątpliwych;

6) rozrachunków publicznoprawnych;

7) innych, których zinwentaryzowanie w drodze spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe.

4. Inwentaryzacja nieruchomości powinna zapewnić porównanie danych wynikających z ewidencji księgowej z ewidencją odpowiednio gminnego, powiatowego i wojewódzkiego zasobu nieruchomości. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 7 do Instrukcji.

Rozdział 4.

Dokumentacja inwentaryzacyjna

§ 10.

1. Spis z natury powinien zostać udokumentowany na arkuszach spisu z natury, które stanowią druki ścisłego zarachowania.

2. Każdy arkusz spisu z natury powinien zawierać co najmniej:

1) nazwę „arkusz spisu z natury”;

2) nazwę jednostki;

3) numer kolejny arkusza, jeżeli nie został on z góry nadany;

4) identyfikację (nazwę lub numer) pola spisowego oraz przedmiotu spisu;

5) datę spisu oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia spisu;

6) numer kolejny pozycji spisowej;

7) szczegółowe określenie składnika majątku wraz z symbolem identyfikującym;

8) jednostkę miary;

9) ilość stwierdzoną z natury (po przeliczeniu, sprawdzeniu);

10) imię i nazwisko osoby materialnie odpowiedzialnej i jej podpis na każdej stronie arkusza spisowego;

11) imiona i nazwiska osób wchodzących w skład zespołu spisowego oraz ich podpisy na każdej stronie arkusza spisowego;

12) adnotacje: „Spis zakończono na poz. ...... strona .......” na ostatniej stronie, na której zakończono spis danej grupy składników. Jeśli dokonywano poprawek to należy wymienić je z podaniem numeru pozycji, np. w formie adnotacji „ W arkuszach spisowych dokonano poprawek (parafowanych) w następujących pozycjach ...”;

13) inne informacje, np. dotyczące ruchu w czasie spisu z natury, oceny przydatności gospodarczej, przeprowadzenia spisu bez obecności użytkownika.

3. Arkusze spisowe wypełnia się w sposób uniemożliwiający modyfikację zapisów. Drobne pomyłki i błędy można poprawiać przez skreślenie dotychczasowej treści z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, wpisywanie właściwej treści, podpisanie poprawki przez zespół spisowy i osobę odpowiedzialną materialnie oraz umieszczenie daty (art. 22 ust. 3 i art. 25 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości). W pozostałych wypadkach skreśla się błędny zapis i dokonuje poprawnego zapisu w odrębnej pozycji arkusza spisowego. Przy skreśleniu członkowie zespołu spisowego podpisują się i wskazują pozycję, w której figuruje poprawny zapis. Nie jest dopuszczalne dokonywanie poprawek z użyciem korektorów, zamazywań lub w inny sposób, uniemożliwiający odczytanie treści pierwotnego zapisu.

4. Dokonywanie poprawek w arkuszach spisowych winno znaleźć swoje odbicie w sprawozdaniu opisowym z przebiegu inwentaryzacji; uwaga odnośnie dokonanej poprawki zawierać powinna dane: pozycja spisowa, przyczyna poprawki, dane osoby, która jej dokonała.

5. Każdy arkusz spisowy wypełnia się w sposób czytelny bez pozostawiania pustych (wolnych) miejsc, a w razie ich wystąpienia lub pustych końcówek zakreśla się je, aby uniemożliwić dopiski.

6. Arkusze spisowe wypełniane ręcznie sporządza się w dwóch egzemplarzach, a przy inwentaryzacjach zdawczo-odbiorczych w trzech.

7. Składniki majątku będące własnością innych jednostek, powierzone do przechowywania lub użytkowania (znajdujące się na terenie KG PSP) spisywane są na odrębnych arkuszu spisowym. Składniki te nie są wyceniane. Biuro Logistyki informuje o wynikach spisu poszczególnych właścicieli składników majątku.

8. W KG PSP dopuszcza się przeprowadzenie spisu z natury korzystając ze specjalistycznego oprogramowania, zapewniającego bieżące wykazywanie wyników spisu oraz tworzenie dokumentacji spisowej, w tym ustalenie różnic inwentaryzacyjnych. Elektronicznie sporządzony arkusz spisowy posiada wszystkie elementy wymienione w ust. 2–5.

9. Zasady przeprowadzania spisu z natury metodą elektroniczną poprzez odczyt kodów kreskowych identyfikujących poszczególne środki trwałe i pozostałe środki trwałe oraz generowania arkuszy spisowych określone zostały w § 18 i 19.

10. Arkusze spisu z natury sporządzane ręcznie Przewodniczący GKI przekazuje niezwłocznie do Biura Logistyki w celu dokonania wyceny, natomiast sporządzone elektroniczne przekazuje w formie zestawienia zbiorczego.

11. Użytkownik składników majątku zobowiązany jest do udostępnienia tychże składników zespołom spisowym, a także przekazania oświadczenia użytkownika, którego wzór stanowi załącznik nr 8 do Instrukcji.

12. Zespół spisowy może przeprowadzić spis bez obecności użytkownika, przy czym informacja ta powinna być zawarta w sprawozdaniu opisowym.

§ 11.

1. Po otrzymaniu arkuszy spisu z natury i zestawienia zbiorczego pracownik ds. księgowości analitycznej Biura Logistyki dokonuje wyceny spisanych składników majątku oraz porównania ilości i wartości poszczególnych składników majątku ustalonych w toku spisu z natury z ilością i wartością tych składników wynikającą z ewidencji księgowej, stosując zasady określone w ustawie o rachunkowości.

2. Jeżeli stan rzeczywisty ustalony w drodze spisu z natury jest niższy od stanu ewidencyjnego wynikającego z prawidłowo prowadzonych ksiąg rachunkowych, powstaje niedobór, w sytuacji odwrotnej powstaje nadwyżka.

§ 12.

1. Różnice inwentaryzacyjne ujmuje się w „Zestawieniu różnic inwentaryzacyjnych”.

2. Różnice inwentaryzacyjne należy ująć w zestawieniach różnic sporządzonych w sposób umożliwiający ustalenie łącznej sumy różnic inwentaryzacyjnych z podziałem według poszczególnych kont syntetycznych oraz według osób materialnie odpowiedzialnych i użytkowników oraz powiązanie poszczególnych pozycji zestawienia różnic z pozycjami arkuszy spisu z natury.

§ 13.

1. Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych wraz z wycenionymi arkuszami spisu z natury przekazywane jest przez dyrektora lub zastępcę dyrektora Biura Logistyki Przewodniczącemu GKI.

2. Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych stanów magazynowych sporządza się wg wzoru stanowiącego załącznik nr 9 do Instrukcji.

3. W celu ustalenia przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych Przewodniczący GKI przeprowadza postępowanie weryfikacyjne.

4. W trakcie prac weryfikacyjnych GKI ma prawo żądać od osoby materialnie odpowiedzialnej lub użytkownika złożenia pisemnych wyjaśnień dotyczących przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych.

5. GKI przy weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych może korzystać z pomocy kompetentnych pracowników KG PSP. Ustalenia przydatności składników majątku KG PSP i cen sprzedaży netto możliwych do uzyskania za nie dokonuje na wniosek Przewodniczącego GKI w zakresie informatyki i łączności – Biuro Informatyki i Łączności, w zakresie pozostałych składników – Biuro Logistyki.

§ 14.

1. Rezultatem zakończonego postępowania weryfikacyjnego powinien być protokół, w którym GKI przedstawia umotywowane wnioski co do sposobu rozliczenia niedoborów i nadwyżek inwentaryzacyjnych.

2. Zaopiniowany przez radcę prawnego i głównego księgowego Protokół GKI sporządzony na zakończenie inwentaryzacji podlega zatwierdzeniu przez Komendanta Głównego PSP w terminie określonym w decyzji zarządzającej inwentaryzację.

3. Wzór Protokołu, o którym mowa w ust. 2 stanowi załącznik nr 10 do Instrukcji.

§ 15.

1. Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem ewidencyjnym należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji.

2. Podstawą działań, o których mowa w ustępie 1, jest Protokół GKI sporządzony na zakończenie inwentaryzacji, zatwierdzony przez Komendanta Głównego PSP.

3. Różnice inwentaryzacyjne mogą wystąpić jako:

1) niedobory – gdy stan ewidencyjny jest wyższy od rzeczywistego;

2) nadwyżki – gdy stan ewidencyjny jest niższy od rzeczywistego.

4. Zarówno nadwyżki jak i niedobory mogą być pozorne lub rzeczywiste.

5. Różnice pozorne to różnice, które w rzeczywistości nie istnieją, a ich wystąpienie spowodowane zostało błędami w ustalaniu stanu rzeczywistego, np. poprzez pominięcie danego składnika w czasie spisu, błąd rachunkowy itp.

6. Różnice pozorne bezwzględnie wymagają wyjaśnienia, a po wyjaśnieniu wyeliminowania (skorygowania) przez:

1) przeprowadzenie inwentaryzacji uzupełniającej;

2) weryfikację różnic inwentaryzacyjnych pozornych.

7. Niedobory rzeczywiste dzieli się na :

1) Zawinione;

2) niezawinione.

8. Niedobory zawinione to ewidentne braki ilościowe, wynikłe z winy osoby materialnie odpowiedzialnej lub użytkownika.

9. Niedobory niezawinione to niedobory spowodowane wypadkami losowymi lub niezależnymi od osoby materialnie odpowiedzialnej lub użytkownika.

10. GKI po stwierdzeniu nadwyżek lub niedoborów żąda na piśmie złożenia wyjaśnień od osób odpowiedzialnych lub użytkowników.

11. Wyjaśnienia, o których mowa w ustępie 10, stanowią dla GKI podstawę do sformułowania wniosków co do sposobu rozliczenia różnic.

12. Różnice inwentaryzacyjne tj. niedobory i nadwyżki mogą być kompensowane, jeżeli spełnione są równocześnie trzy warunki:

1) dotyczą tej samej osoby materialnie odpowiedzialnej;

2) dotyczą podobnych składników majątku, przyjmując za podstawę do zrównania mniejszą ilość stwierdzonego niedoboru lub nadwyżki z niższą ceną;

3) zostały stwierdzone podczas tego samego spisu z natury.

13. Nie dokonuje się kompensat w zakresie różnic w środkach trwałych.

14. Podobny do niedoborów charakter mają szkody spowodowane pełną lub częściową utratą przez składnik pierwotnej przydatności gospodarczej (wartości użytkowej) wskutek uszkodzeń, zniszczeń, przeterminowania.

15. Szkody ustala się jak niedobory, a rozlicza je na podstawie uwag zamieszczonych w arkuszach spisowych bądź odrębnego protokołu, stosując następujący tok postępowania:

1) sporządza się zestawienie różnic jakościowych na wzór zestawienia różnic ilościowych z podziałem na rodzaje, osoby odpowiedzialne za określone składniki materiałów o obniżonej przydatności gospodarczej z jednoczesnym wskazaniem miejsca, w którym się one znajdują; wykazane w zestawieniu składniki o obniżonej przydatności gospodarczej są wyceniane przez pracownika ds. księgowości analitycznej Biura Logistyki po cenach stosowanych w ewidencji księgowej;

2) Przewodniczący GKI przekazuje zestawienie różnic jakościowych kompetentnym osobom w zakresie informatyki i łączności – do Biura Informatyki i Łączności, w zakresie pozostałych składników – do Biura Logistyki z zaleceniem weryfikacji stanu jakościowego składników wykazanych w zestawieniu i ustaleniu cen sprzedaży netto możliwych do uzyskania za nie; uznaje się, że zapasy przeznaczone do zniszczenia mają zerową wartość;

3) Po ustaleniu różnic miedzy wartością składników o obniżonej przydatności gospodarczej według cen stosowanych w ewidencji a ich wartością po możliwych do uzyskania cenach sprzedaży netto, przewodniczący GKI przekazuje zestawienie różnic jakościowych wraz z protokołem sporządzonym na zakończenie inwentaryzacji do rozpatrzenia i decyzji kierownika jednostki.

§ 16.

1. W drodze uzgodnienia sald inwentaryzuje się w KG PSP:

1) środki pieniężne zgromadzone na rachunkach bankowych;

2) rozrachunki z kontrahentami podlegające uzgodnieniu.

2. Roczna inwentaryzacja środków pieniężnych na rachunkach bankowych odbywa się w oparciu o zawiadomienia banków prowadzących rachunki KG PSP odnośnie stanu środków na dzień 31 grudnia; saldo uznaje się za uzgodnione w przypadku nie zgłoszenia różnic. Protokół inwentaryzacji środków pieniężnych na rachunkach bankowych podpisują członkowie zespołu wykonujący inwentaryzację, główny księgowy, Przewodniczący Głównej Komisji Inwentaryzacyjnej, a zatwierdza Komendant Główny PSP lub Zastępca. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 11 do Instrukcji.

3. Roczna inwentaryzacja rozrachunków z kontrahentami polega na uzyskaniu od kontrahenta pisemnego potwierdzenia salda.

4. Termin potwierdzenia sald to ostatni dzień roku obrotowego, przy czym inwentaryzację można rozpocząć w ostatnim kwartale roku i skończyć do 15 stycznia roku następnego, a ustalenie stanu nastąpić musi poprzez dopisanie lub odpisanie od potwierdzonego salda przychodów i rozchodów jakie miały miejsce między datą potwierdzenia a dniem 31 grudnia.

5. Pismo o potwierdzenie salda wystawia się w dwóch egzemplarzach i wysyła listem poleconym do kontrahenta celem potwierdzenia salda; jeden z wysłanych egzemplarzy powinien wrócić do jednostki potwierdzony przez dłużnika.

6. Forma uzgodnienia sald może być również:

1) w drodze faksowej;

2) za pomocą poczty elektronicznej;

3) telefonicznie – należy wówczas sporządzić krótką notatkę z przeprowadzonych uzgodnień.

7. Mając na uwadze wymóg terminowego rozliczenia inwentaryzacji przyjmuje się, że z braku możliwości uzyskania od kontrahenta uzgodnienia salda, dopuszcza się możliwość weryfikacji stanu faktycznego ze stanem księgowym takiego salda.

8. Nie zezwala się na tzw. „milczące potwierdzenia salda”.

9. Nie wymagają pisemnego uzgodnienia sald:

1) należności sporne i wątpliwe;

2) rozrachunki z pracownikami;

3) drobne należności i zobowiązania, w przypadku których koszty uzgodnienia przekraczałyby związane z tym korzyści;

4) rozrachunki publicznoprawne.

10. Protokół inwentaryzacji drogą potwierdzenia salda podpisują członkowie zespołu wykonujący inwentaryzację drogą uzgodnienia sald, główny księgowy, Przewodniczący Głównej Komisji Inwentaryzacyjnej, a zatwierdza Komendant Główny PSP lub Zastępca. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 12 do Instrukcji.

§ 17.

1. Aktywa i pasywa, które nie mogą być zinwentaryzowane w drodze spisu z natury lub uzgodnienia salda, podlegają inwentaryzacji w drodze weryfikacji danych ewidencyjnych z odpowiednimi dokumentami.

2. W drodze weryfikacji danych ewidencyjnych (dokumentów) inwentaryzuje się między innymi należności i zobowiązania z pracownikami, publicznoprawne, sporne, z tytułu niedoborów i szkód i inne, grunty oraz prawa zakwalifikowane do nieruchomości, środki trwałe do których dostęp jest znacznie utrudniony, wartości niematerialne i prawne oraz środki trwałe w budowie (inwestycje) z wyjątkiem maszyn i urządzeń.

3. Celem inwentaryzacji w drodze danych ewidencyjnych jest stwierdzenie, czy rzeczywiście posiadane dokumenty potwierdzają istnienie określonego salda, czy jest ono realne i prawidłowo wycenione oraz ustalenie faktycznego stanu składników majątku na dzień inwentaryzacji.

4. Inwentaryzacji w drodze weryfikacji dokonuje zespół d/s weryfikacji we współpracy z właściwymi służbami KG PSP, o ile wystąpi taka potrzeba.

5. Inwentaryzacji wartości niematerialnych i prawnych w drodze porównania danych ewidencyjnych (dokumentów) dokonuje zespół spisowy d/s weryfikacji we współpracy z Biurem Informatyki i Łączności oraz innymi komórkami organizacyjnymi KG PSP, o ile wystąpi taka potrzeba.

1) Zespół spisowy dokonuje weryfikacji zestawienia wartości niematerialnych i prawnych sporządzonego w Wydziale Administracyjnym Biura Logistyki;

2) Zestawienie powinno zawierać co najmniej:

a) nazwę,

b) symbol – numer inwentarzowy,

c) wartość,

d) datę nabycia,

e) dowód nabycia;

3) Weryfikacji wartości niematerialnych i prawnych dokonuje się poprzez:

a) porównanie danych ewidencyjnych zawartych w zestawieniu z dokumentami – licencjami, umowami, itp., będącymi w dyspozycji komórek organizacyjnych KG PSP,

b) potwierdzenie wykorzystywania wartości niematerialnych i prawnych do realizacji zadań komórek organizacyjnych KG PSP.

6. Z inwentaryzacji pozostałych aktywów i pasywów sporządzany jest protokół weryfikacji, który podpisują członkowie zespołu dokonujący weryfikacji, główny księgowy, Przewodniczący Głównej Komisji Inwentaryzacyjnej, a zatwierdza Komendant Główny PSP lub Zastępca. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 13 do Instrukcji.

7. Z inwentaryzacji przeprowadzonej drogą weryfikacji danych ewidencyjnych sporządzany jest przez zespół spisowy protokół, który podpisują członkowie zespołu spisowego. Wzór protokołu weryfikacji wartości niematerialnych i prawnych stanowi załącznik nr 14 do Instrukcji, natomiast wzór protokołu weryfikacji środków trwałych w budowie (inwestycje) z wyjątkiem maszyn i urządzeń stanowi załącznik nr 15 do Instrukcji.

8. Ujawnione w toku weryfikacji sald różnice (nieprawidłowości i rozbieżności) między stanem rzeczywistym a stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji.

Rozdział 5.

Zasady przeprowadzania inwentaryzacji (spisu z natury) metodą elektroniczną

§ 18.

1. Inwentaryzacja metodą elektroniczną polega na czytaniu identyfikującego kodu kreskowego danego rzeczowego składnika podlegającego inwentaryzacji za pomocą czytnika laserowego.

2. Inwentaryzacja metodą elektroniczną umożliwia wprowadzenie importowanych danych zgodnych z instrukcją przeprowadzania inwentaryzacji, tj.:

1) sporządzanie poszczególnych arkuszy spisowych ze wszystkich pól;

2) wycenę arkuszy;

3) sporządzanie zestawienia różnic inwentaryzacyjnych, itp.

3. Wszystkie wydruki muszą spełniać wymogi zapisów § 10 Instrukcji.

4. Czytniki posiadają oprogramowanie napisane dla potrzeb przeprowadzania inwentaryzacji metodę elektroniczną.

5. Przetwarzanie danych z czytników odbywa się zgodnie z instrukcją oprogramowania FT-ST7 firmy Fortech Kraków przez osoby wyznaczone przez Przewodniczącego Głównej Komisji Inwentaryzacyjnej.

§ 19.

1. Poszczególne arkusze spisowe oraz wydruki są drukami ścisłego zarachowania (numerowanie odbywa się automatycznie – numer sesji).

2. Przed przystąpieniem do czynności spisowych (skanowania) zespoły spisowe muszą wprowadzić do czytnika dane identyfikujące konkretne pole spisowe

tj. zeskanowany numer pokoju.

3. Po dokonaniu wpisu tzw. danych wejściowych można przystąpić do odczytu kodów kreskowych.

4. Zespół spisowy w każdym pomieszczeniu przy pomocy ręcznego skanera odczytuje numery inwentarzowe z kodów kreskowych umieszczonych na rzeczowych składnikach majątku; wydruk w postaci arkusza spisowego z odczytanych danych zawartych na serwerze.

5. Wskazani członkowie GKI otrzymują na czas trwania inwentaryzacji indywidualne hasła do logowania się do aplikacji FT-ST7 (Biuro Informatyki i Łączności przydzieli ID użytkownika, hasła dostępu oraz uprawnienia w zakresie obsługi oprogramowania FT-ST7 Inwentaryzacja). Możliwy jest przegląd wprowadzonych arkuszy.

6. W przypadku pojawienia się w polu spisowym przedmiotów podlegających inwentaryzacji, które nie posiadają kodów kreskowych /np.: nieczytelny kod kreskowy, odklejony kod kreskowy/ winny być one spisane ręcznie, a następnie wprowadzone do bazy oraz wydrukowane bez dokonania automatycznej wyceny.

7. Po zakończeniu spisu w danym polu spisowym i potwierdzeniu przyciskiem ESC na ekranie menu pojawia się możliwość otwarcia następnego pola spisowego i wpisywania danych identyfikacyjnych nowego pola spisowego, bądź powrót do wcześniejszego pola spisowego lub wyjście – zakończenie skanowania.

8. Przegrywanie z czytników do komputera GKI danych z dokonanego spisu odbywa się automatycznie za pomocą specjalnej przystawki – integralnej części skanera.

9. Po wprowadzeniu danych z czytnika zespołu spisowego do pliku należy go importować do FT-ST7 zgodnie z instrukcją użytkownika programu a następnie wydrukować arkusz spisu z natury.

10. Po zakończeniu inwentaryzacji arkusze spisowe sporządzane ręcznie zostaną wpisane do jednego arkusza spisowego w programie komputerowym; przy poszczególnych pozycjach arkusza w polu „uwagi” zostanie odnotowany numer arkusza spisanego ręcznie; arkusz ten zostanie następnie wyceniony i dołączony do arkuszy generowanych z programu.

11. Na końcowy dokument arkusza spisowego składać się będzie komplet podpisanych wydruków, sporządzony przez zespoły spisowe.

12. Na podstawie wycenionych arkuszy spisu z natury, pracownik Biura Logistyki sporządza zestawienie różnic inwentaryzacyjnych; jest ono podpisane przez osobę wykonującą zestawienie oraz parafowane przez naczelnika Wydziału Administracyjnego BT.

13. Do dokumentacji sporządzonej przez BT zostanie dołączony wydruk zestawienie wartości ogółem wszystkich arkuszy spisowych, z podziałem na poszczególne konta syntetyczne, podpisany przez osobę wykonującą zestawienie oraz parafowane przez dyrektora BT lub jego zastępcę. Zestawienie to zostaje przekazane Przewodniczącemu GKI w celu ustalenia przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych.

Rozdział 6.

Postanowienia końcowe

§ 20.

Dopuszcza się modyfikowanie określonych w załącznikach nr 1–13 do Instrukcji wzorów dokumentów w zakresie wynikającym z bieżących potrzeb jednostki.

§ 21.

W sprawach nieuregulowanych niniejszą Instrukcją mają zastosowanie powszechnie ustalone praktyki księgowe zwyczajowo stosowane w trakcie czynności inwentaryzacyjnych oraz bieżące zarządzenia wewnętrzne Komendanta Głównego PSP w takim zakresie, w jakim dopuszcza to ustawa o rachunkowości.

Załączniki do Instrukcji przeprowadzania inwentaryzacji
w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej

Treść załączników w formie PDF do pobrania tutaj